NOES BSICAS PARA ORGANIZAO DE ARQUIVOS ATIVOS E SEMI-ATIVADOS

PROGRAMA:Conceitos Bsicos Roteiro para organizao de Arquivo Plano de classificao Rotinas de Arquivamento Plano de Destinao de Documentos

NEIRE DE ROSSIO MARTINS Arquivo Central do Sistema de Arquivos/UNICAMP

Campinas, setembro de 1998

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SUMRIO

Apresentao 1-Noes Bsicas de Arquivos 1.1-O Que Arquivo 1.2-Tipos de Arquivos 1.3-Sistema de Arquivos 1.4-Natureza dos Documentos 1.5-Idade dos Arquivos 2-Roteiro Para Organizar Correntes e Intermadirios 2.1-Recursos Humanos 2.2-Instalaes 2.3-Recursos Materiais 3-Como Organizar um Arquivo 3.1-Plano de Classificao 3.2-Montagem do Plano de Classificao 3.3-Rotinas de Arquivamento 3.4-Plano de Destinao de Documentos Anexos 1-Regras de Alfabetao Anexos 2-Transparncias Bibliografia

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APRESENTAO

Esta apostila foi preparada para municiar o Curso Noes Bsicas para Organizao de Arquivos Ativos e Semi-ativos, oferecido para servidores administrativos que atuam na rea Hospitalar da Unicamp, a pedido da Diretoria Geral de Recursos Humanos. O programa geral proposto foi o de apresentar conceitos bsicos utilizados em arquivos, um roteiro para a organizao dos arquivos, incluindo noes de preparao de planos de classificao e destinao de documentos e rotinas de arquivamento. As informaes contidas neste documento foram baseadas em experincias da instrutura com a estruturao e organizao de arquivos da Universidade e com o auxlia da bibliografia citada.

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1-NOES BSICAS DE ARQUIVOS

Para que voc possa entender como organizar e como escolher o melhor mtodo ou sistema de organizao que atenda a instituio que voc trabalha, necessrio que se entenda o que so ARQUIVOS e DOCUMENTOS 1.1-O que Arquivo?Voc j sabe mas, vamos tentar dar mais valor a essa palavra? A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. Os conjuntos de atas de reunies da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatrios de atividades, mais os conjuntos de pronturios mdicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Ex. Arquivo Central da Unicamp Ex.DAME do Hospital de Clnicas E tem mais: ARQUIVO tambm conhecido como mvel ou armrio que guarda documentos (mas no vamos considerar essa definio nesse texto).

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1.2-Tipos de ArquivosBaseados nas primeiras definies podemos dizer que existem vrios tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competncias das entidades que os produzem. .Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em: Pblicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes); Comerciais (empresas, corporaes, companhias) ;e Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc) Temos tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados

1.3-Sistema de ArquivosSistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio. que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp

E Documento?

a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma ATIVIDADE. O documento pode ser Simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento) ou Composto (Processo)5

1.4-Natureza dos DocumentosSabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los: 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa

2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom,)

4.Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial.

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1.5-Idade dos ArquivosVoc sabia que os Arquivos tambm tem ciclo de vida?. , e este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso. Essa fase se diz na Arquivstica que tem relao com a VIGNCIA do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado. Ento o ciclo pode ser categorizado em trs fases ou arquivos: Arquivo Corrente ou de Gesto tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e frequncia de uso. So muito usados pela administrao. Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou SemiAtivo. So Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final. Apresenta pequena frequncia de uso pela administrao. Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou Histrico. So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor. O acesso pblico. Ateno: Por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo considerado morto ou inativo. Lembre-se importante saber estes conceitos porque os mtodos de organizao em cada fase do ciclo poder sofrer algumas diferenas, devido a frequncia de uso e mesmo pelo perfil do usurio.

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2-ROTEIRO PARA SE ORGANIZAR ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

Nessa apostila no trataremos da organizao de Arquivo Permanente, muito embora a organizao deste seja uma consequncia natural da gesto dos Arquivos anteriores.

Estrutura Bsica NecessriaPara poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o Arquivo necessita de uma estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes elementos: Recursos Humanos Instalaes Recursos Materiais

2.1-RECURSOS HUMANOS A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo dever ser confiada a pessoal competente e responsvel para executar as operaes de: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Selecionar documentos Registrar documentos Estabelecer o mtodo de classificao adequado Codificar documentos Ordenar documentos Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado Localizar documentos Controlar a sada de documentos do arquivo Transferir e descartar documentos Orientar e treinar usurios

Para desenvolver estas atividades, o tcnico em arquivos deve possuir alguns requisitos indispensveis, dentre os quais destacamos:

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a) Estar ao par de todas as atividades e interesses da Instituio e da sua rea de atuao; b) Conhecer as principais regras para classificar documentos; c) Conhecer abreviaturas importantes; d) Possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos documentos; e) Ser leal e discreto; f) Ser metdico; g) Possuir boa memria 2.2-INSTALAES A instalao dos arquivos requer anlise do seguintes aspectos: Localizao: acessvel (se for volumoso prefervel que seja no andar trreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se; Iluminao: ampla, mas, difusa, isto sem que tenha incidncia direta do sol; Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel; Higienizao: limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica; Disposio: (lay out): espao livre para locomoo; fcil consulta e conservao do acervo; Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes etc. 2.3-RECURSOS MATERIAIS Mobilirio: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos que economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso, seguro e resistente; Acessrios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gnero dos documentos. Observar tambm as etiquetas e projees para que sejam ideais. Obs.: para os Arquivos Intermedirios que so instalados em depsitos centralizados, o ideal o uso de Caixas para o armazenamento de documentos.

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3-Como Organizar um Arquivo?

interessante que a sua Unidade ou rea de trabalho tenha um plano de classificao para que voc possa guardar os documentos dentro dos dossis ou pastas certas. Classificao , portanto, a sequncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um Arquivo.

3.1-Plano de ClassificaoTodas as Unidades possuem planos de classificao de documentos. Cada rea identifica as suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, interessante entender como a sistemtica para se montar um Plano que facilite o trabalho de arquivamento, acesso e destinao dos documentos. Vamos apresentar um modelo denominado estrutural/funcional que se baseia nas estruturas e funes da instituio, pode ser utilizado por qualquer Unidade da Unicamp. Siga as etapas abaixo sugeridas: a) Identifique as Atribuies e Atividades da Instituio e da rea em que voc trabalha Voc poder encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais que vezes so Portarias, Deliberaes, Estatuto, outras vezes, voc encontra essas informaes nas primeiras Atas e Relatrios da sua rea. Em ltimo caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as. b) Relacione e organize o que voc levantou. Dica: aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a implantao de sua rea/rgo e/ou o que voc conseguiu descrever. c) Identifique os tipos de documentos que nascem a partir do cumprimento das atividades identificadas Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades foram levantadas10

Obs.: uma atividade pode gerar vrios documentos e um tipo de documento pode ser produzido em grande escala.

3.2-Montagem do Plano de Classificao1. Relacione as atividades da sua rea Exemplos: Agendar pacientes para atendimento odontolgico Agendar pacientes para atendimento mdico Assessorar reunies da Diretoria Preparar minutas de correspondncias para Diretoria Controlar o inventrio patrimonial do rgo Registrar frequencia de funcionrios Proceder ao cadastro de funcionrios Controlar frias Solicitar materiais de consumo/almoxarifado Solicitar aquisio de materiais permanentes Administrar convnios e contratosVoc pode usar o Modelo de Levantamento documental em anexo

2. Classifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores (classes) ordenando-as em sub-classes: Voc pode dar uma numerao sequencial s classes e subclasses: Veja os Exemplos: At. 1. Assessorar Diretoria 1.1 Assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas) 1.2 Elaborar/Minutas de Correspondncias Notao/Pastas - 1. Asses.Diretoria 1.1Reunies/Diretoria 1.2Correspond/Convocaes At..2. Inventariar Bens Patrimoniais 2.1 Inventariar Mveis (inventrios, correspondncias)) 2.2 Inventariar Equipamentos (inventrios, manuais)) 2.3 Inventariar Instalaes/Prdio (codificao e plantas) At..3 Administrar Recursos Humanos 3.1 Cadastrar Pessoal (lista de necessidades, concursos) 3.2 Controlar Frias (escala, avisos de frias e recibos de frias

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3.3 Controlar Frequncia de Pessoal(papeletas, atestados) At..4 Administrar Material/Suprimentos 4.1 Comprar Material/Consumo (solicitao de compra...) 4.2 Comprar Material/Permanente (solicitao de compra...) 4.3 Controlar Almoxarifado (lista de materiais...) At.5 Atender Pacientes 5.1 Agendar Pacientes/Atendimento Odontolgico (agendas...). 5.2 Agendar Pacientes/ Atendimento Mdico (agendas....) At.6 Administrar Convnio 6.1 Convnio/SUS (contratos, projeto, relatrios...) At.7 Controlar Manuteno do Prdio (solicitao de pintura... Ateno: O ideal que esse Plano seja elaborado em conjunto com todas as pessoas que vo utilizar e manter o Arquivo. importante que todos saibam como que o arquivo esta organizado, para que o acesso seja facilitado. 3. Codificao: As Pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento que voc adotou podero ser identificadas com cdigos correspondentes da classificao: Nmero (ou cdigo da Classificao), ou Nmero e o Nome da Atividade, ou Nome da Atividade (pode ser abreviada) Ex.1 . MATERIAL/SUPRIMENTOS Compra/Consumo 4.SUPRIMENTOS/MATERIAL 4.1 Compra/M.Consumo Voc poder ainda, alm desses elementos, escolher CORES para identificar as Classes: Ex. Amarelo para as Classes que representam as Atividades Administrativas; Azul para as Atividades Fim (como Agendamento)

Ex.2 Projeo 1

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ATENO, ATENO: Sempre identifique a Pasta ou a Caixa com a Sigla da Unidade e da rea ou Sub-rea que os documentos pertencem, no canto superior esquerdo. Ex. CSS/CECOM Serv.Odontologia CSS/CECOM Serv.Atend./Mdico

Agora o critrio a ser adotado para a identificao das Pastas deve levar em conta os usurios do Arquivo. Quanto mais simples mais fcil de ser mantido e utilizado.PERCEBA COMO A IDENTIFICAO DAS ATIVIDADES FUNDAMENTAL. QUALQUER UM QUE CONSULTAR O SEU ARQUIVO VAI VERIFICAR QUE EXISTE UMA COERENCIA ENTRE OS DOCUMENTOS E AS ATIVIDADES DESEMPENHADAS PELO RGO

3.3-ROTINAS DE ARQUIVAMENTO: Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis correspondentes, os funcionrios de arquivo devero obedecer a uma sequncia de etapas: 1. Inspeo: consiste na verificao de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar ao Arquivo por diversos motivos: a) b) c) d) para arquivamento para solicitar informao para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc. em obedincia a uma rotina

importante que o funcionrio ao fazer esta inspeo, verifique se os documentos possuem autorizao para serem arquivados (OK, arquivese) e se a ao nele contida j foi cumprida e encerrada. Verificar o ltimo despacho. . Nesta inspeo tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se esses esto no documento. Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de origem, ou se for do seu conhecimento complet-lo. 2. Leitura cada documento deve ser lido cuidadosamente afim de verificar o seu contedo e sob que classificao dever ser arquivado. (se j existe pasta ou se h necessidade de abrir nova).

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3. Seleo selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias, comunicados passageiros). A manuteno de um arquivo dispendiosa e ocupa muito espao, portanto este trabalho de seleo requer conhecimento, critrio e cuidado, para no deixar de arquivar o que necessrio, nem entulhar o arquivo de papis desnecessrios. Ateno: o responsvel pela seleo deve conhecer as exigncias que determinam a conservao de documentos, tanto por lei como por necessidade de servio. Exemplos: 1. A sua rea assessora administrativamente a Diretoria do rgo e recebeu do: IMECC Cartazes, folders e convite ao Diretor para participar de um evento. Destinao possvel dos documentos: Afixar os cartazes e distribuir os folders Eliminar quando tiver ocorrido o evento. Convite ao Diretor Arquivar juntamente com a resposta do Diretor na Pasta Participao/Eventos/Convites (em ordem cronolgica). Caso o Diretor faa parte do Evento como organizador ou conferencista arquivar em Pasta: Diretoria/Participao/Eventos juntamente com o folder e texto apresentado. Isso se tiver relao com a Unidade. (Se for particular do Diretor, sem que haja ligao com o rgo, voc poder ser gentil e arquivar numa Pasta individual devolvendo ao mesmo) 4 Marcar a hora e a data de entrada do documento no arquivo, a fim de anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documento no arquivo; 5 Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que daro entrada no Arquivo ou no Expediente. Colocar a data, procedncia, breve descrio de contedo, nmero da RR/Procedncia e o cdigo de localizao (de encaminhamento ou arquivamento). Isso possibilitar estabelecer uma estatstica diria de arquivamentos efetuados, e facilitar a busca. OBS: Se o seu setor tambm cuidar do Expediente da rea fazer esse Registro quando o documento entrar na rea ou quando se expedido. Assim sendo, coloque todos as informaes necessrias e no campo de localizao preencha para onde ele foi encaminhado.

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Modelo de Registro de Entrada

Data RR

Procedncia Descrio

Destinatrio

Data Arquivo

Modelo de Registro de Sada

_________________________________________________________________ N Descrio Destinatrio Data RR Arquivo _________________________________________________________________

6 Classificao: Determinar como ser arquivado o documento, de acordo com o mtodo e a classificao adotados pela organizao. Escrever lapis no documento onde dever ser arquivado. Lembre-se: analisar o tipo do documento, a atividade que o gerou, a sua procedncia e a data. Ex.1 Procedncia: Gabinete do Reitor. Comunicado com Normas para Contratao de Funcionrios, em um Arquivo da Direo Pasta: Diretoria - RH-ATOS/GR (podero entrar Portarias e demais atos do Reitor relativos a RH). Ex.2 Procedncia: SUS. - Ofcio ao Diretor solicitando reunio para tratar de assuntos relativo a Convnio. (j despachado pelo Diretor) Pasta: Diretoria - CONVNIOS/SUS/CONTRATO Ex.3. Procedncia: SUS. - Cpia do Termo Aditivo de Convnio firmado (j despachado pelo Diretor e Original no Processo) Pasta: Diretoria. CONVNIO/SUS/CONTRATO (entra contrato, termos e todos os documentos relativos ao Contrato inclusive os Termos de Encerramento) Ex.4 Procedncia: a prpria Diretoria. Cpia do Ofcio do Diretor solicitando auxlio da rea X para elaborar o Projeto A que est em anexo. Pasta: Diretoria: PROJETO A (acondicionar as cpias do Ofcio e do Projeto, depois arquivar tudo o que estiver relacionado ao Projeto nesta Pasta. Se necessrio abrir outra subclasse dentro dessa. Ex. Pasta Diretoria PROJETO A/PRESTAO DE CONTAS Dica: Caso voc tenha um Caderno para registrar o Ofcios expedidos, indique em um campo especfico a Pasta em que foi arquivada a cpia.

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( prefervel que ele faa parte do conjunto de outros documentos gerados pela mesma funo). Ex.5 Memorando ao ESTEC solicitando conserto de torneira. O que o conserto de torneira seno uma das atividades de Manuteno do Prdio. Ento voc poder arquivar em uma Pasta: MANUTENO do PRDIO (ai dentro voc poder arquivar todos os documentos que nascerem em funo da Manuteno, independente do assunto: conserto de torneira, pintura, telhado). Outra pasta pode ter relao com a MANUTENO DE EQUIPAMENTOS e assim por diante. Se houver necessidade, dado o volume de documentos acumulados, pode-se abrir sub-classe (nova Pasta) para a Atividade.Ex.MANUTENO DE EQUIPAMENTOS/MICROCOMPUTADORES.

7. Ordenao: a disposio dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A escolha da forma de ordenao depende muito da natureza dos documentos. Vejam os mtodos bsicos:

Ordenao Alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sequncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopedico e dicionrio quando se trata de assuntos. Ordenao Cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de acordo com a sucesso temporal Ordenao Geogrfica: disposio de acordo com as unidades territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outras) Ordenao Temtica: disposio de acordo com temas ou assuntos Ordenao Numrica: disposio de acordo com a sequncia numrica atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliar para busca de dados. Ex. Na Pasta MANUTENO/PRDIO voc poder arquivar os documentos em ordem cronolgica, assim sendo teramos: primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informao de que j foi adquirida a torneira, e por ltimo a Informao do ESTEC que o servio foi concludo.

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importante no Arquivo que os documentos de uma mesma funo sejam guardados juntos, para que se perceba como comeou a ao e como terminou, formando assim os dossis de fcil compreenso para quem pesquisa. EVITE MANTER SEPARADOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS E RECEBIDOS SIMPLESMENTE. PROCURE AGRUPAR AQUELES QUE CORRESPONDAM MESMA AO. 8. Arquivamento Guarde os documentos dentro das Pastas e das Caixas j contidas no arquivo ou monte-as de acordo com o plano de classificao. Nesse ltimo caso faa as etiquetas indicando o cdigo da atividade correspondente. No se esquea de anotar no canto superior esquerdo da Pasta o cdigo do rgo/rea respectivos. Dica: Se o seu arquivo for constituido por Pastas Suspensas voc pode montar a pasta suspensa com o cdigo da atividade na Projeo e guardar os documentos em pastas lisa (ou intercaladora) ou mesmo em papel almao sem pauta. Repete-se o cdigo nessa ltima, juntamente com o perodo que se refere a documentao.. Isso facilita as transferncias dos documentos semi-ativos para outros arquivos ou para a eliminao, porque voc poder mandar apenas o. miolo, deixando a pasta suspensa pronta para o perodo seguinte. Guarde finalmente no mvel respectivo que tambm dever estar identificado.

9. Emprstimo de Documentos Para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo, interessante que se adote um sistema de controle de emprstimo de documentos. Voc pode criar um formulrio de Requisio de documentos com os seguintes dados: .Identificao do Documento; .Classificao ou Pasta a qual ele pertence .O nome do requisitante e o Setor .Assinatura e datas de emprstimo e devoluo

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Ou ainda Se o Emprstimo for da Pasta inteira sugerimos que se crie uma Guia Fora, que poder ser uma Pasta (suspensa por exemplo) e que ocupar o lugar da que saiu, colocando a requisio dentro dela. A Projeo da Pasta pode ser de cor diferente: vermelha que chama a ateno, por exemplo .. O ARQUIVAMENTO CORRETO E A LOCALIZAO IMEDIATA DOS DOCUMENTOS, DEPENDE, EM GRANDE PARTE, DA PRECISO E CUIDADO COM QUE SO EXECUTADAS CADA UMA DESSAS OPERAES:

3.4-Plano de Destinao de Documentos o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrncia da avaliao, se encaminhe os documentos guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo. O mais importante desses instrumentos a Tabela de Temporalidade que apresenta a identificao dos documentos, os seus prazos de guarda e a sua destinao para eliminao ou guarda permanente. Na Unicamp essa Tabela deve ser elaborada por Comisso constituda nas Unidades e consolidada e aprovada pela Comisso Central de Avaliao de Documentos que avalia aspectos legais, jurdicos e histrico dos documentos. Essas Normas so publicadas em DOE. O Arquivo Central da Unicamp o rgo que tem a atribuio de assessorar a elaborao dessas tabelas e se utiliza dos formulrios em Anexo. 1. Eliminao de Documentos Ao eliminar conjuntos de documentos a Unidade deve entrar em contato com o Arquivo Central para, conjuntamente, avaliar os aspectos jurdicos, legais e administrativos que envolvem a documentao e definir se deve proceder a eliminao. Havendo aprovao para a eliminao obrigatrio a elaborao do Termo de Descarte (formulrio em Anexo) com todas as assinaturas exigidas. Os documentos devem ser destrudos por incinerao ou fragmentao. 2 Transferncia de Documentos a) guarda permanente

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O Arquivo Central tem a responsabilidade de custodiar a documentao de carter histrico da Universidade, portanto, os documentos decorrentes da avaliao promovida nas Unidades, devem ser transferidos ao Arquivo Central atravs do Formulrio Relao de Destinao de Documentos (Anexo). Este deve ser preenchido em duas vias: sendo que uma permanecer no Arquivo Central e a outra ser arquivada na rgo/rea produtor. b) guarda temporria As Unidades geralmente possuem depsitos que centralizam o armazenamento de documentos das suas vrias reas. Para o Arquivo Corrente encaminhar os documentos que j esto destitudos de valor administrativo ou cujas aes j se encerraram, poder utilizar o Formulrio Relao de Destinao de Documentos. Este deve ser preenchido em duas vias: sendo uma entregue para o responsvel pelo depsito e a outra dever ficar arquivada no rea produtora dos documentos e que servir como instrumento de busca.

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ANEXO 1 REGRAS DE ALFABETAO

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REGRAS DE ALFABETAO

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, que so as seguintes: 1 Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o pronome. Exemplo: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do pronome. Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vtor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vtor 2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo21

Villa-Lobos, Heitor 3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos 4 As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: Vieira, J Vieira, Jonas Vieira, Jos 5 Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9). Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mais no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Antnio Almeida Filho Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique

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Obs. Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge 7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Paulo Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge 9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John23

OBrien, Gordon 10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Ros, Antonio de los 11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang 12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm para fins de ordenao, os artigos e preposies que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The) 13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia24

3. Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3.) Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Flix Alves Pacheco Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino Jnior, Jos Flix Pacheco, Jos Colocam-se remissivas em: Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha Pacheco, Jos Flix Alves

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ANEXO 2 TRANSPARNCIAS

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ROTEIRO BSICO PARA ORGANIZAR ARQUIVOS ATIVOS E SEMI-ATIVOS

Diagnstico Recursos Humanos Instalaes Recursos Materiais Plano de Arquivamento Plano de Destinao de Documentos

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RECURSOS HUMANOS

Requisitos: a) b) c) d) Estar ao par das atividades e interesses da Unidade/reas Conhecer regras de classificao Conhecer abreviaturas Possuir habilidade para ler e compreender o contedo dos documentos e) f) g) Ser leal e discreto Ser metdico Possuir boa Memria

INSTALAES

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LOCALIZAO: acessvel (se for volumoso prefervel que seja no andar trreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se; ILUMINAO: ampla, mas, difusa, isto sem que tenha incidncia direta do sol; AREJAMENTO: ventilao natural, constante e regulvel; HIGIENIZAO: limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica;

DISPOSIO (lay-out): espao livre para locomoo; consulta e conservao do acervo;

fcil

SEGURANA: contra incndio, roubo, infiltraes etc

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RECURSOS MATERIAIS

MOBILIRIO: armrios de gavetas, armrios com prateleitas, estantes, mapotecas etc. . que economize espao; que permita arrumao racional dos documentos, que apresente capacidade de expanso; seguro e resistente

ACESSRIOS: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras e caixas; o material deve ser especfico para o tipo de , mobilirio dependendo do formato/gnero dos documentos.

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PLANO DE CLASSIFICAO

Classificao a sequncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um Arquivo

O plano o esquema de como se processa a classificao dos documentos

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COMO PREPARAR UM PLANO

Identifique as atribuies e atividades da sua Unidade ou rea de trabalho (Deliberaes, Portarias, Atas e Relatrios, entrevistas) Relacione e organize os dados (monte um dossi com a legislao encontrada e o que foi descrito) Identifique os documentos que nascem a partir do cumprimento das atribuies e atividades identificadas Classifique as atividades de acordo com as atribuies maiores (classes) ordenando-as em sub-classes Codifique com numerao decimal ou outro mtodo de modo a poder identificar as atividades Monte o Plano e utilize-o para classificar e armazenar os documentos

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ROTINAS DE ARQUIVAMENTO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

INSPEO LEITURA SELEO HORA/DATA REGISTRO CLASSIFICAO ORDENAO ARQUIVAMENTO EMPRSTIMO

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PLANO DE DESTINAO

o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrncia da avaliao, se encaminhe os documentos guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo

Eliminao consultar o Arquivo Central do Sistema ou seguir as Tabelas de Temporalidade de sua Unidade Guarda Temporria os documentos encerrados podero ser transferidos para outros depsitos da Unidade. Guarda Permanente O Arquivo Central recolhe os documentos que tem carter permanente depois de avaliados.

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CARACTERSTICAS DOS DOCUMENTOS

1. 2. 3.

Formato formulrios, fichas, caderno, planta Espcie atas, relatrios, carta, diploma Gnero audiovisual, fonogrfico, eletrnicos

4. Tipo do documento Ata de Posse, Boletim de Atendimento de Urgncia, Tabela Salarial, Boletim de Notas e Frequncia

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Bibliografia.

Paes, Marilena Leite Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 1986. Associao dos Arquivistas Brasileira Ncleo de So Paulo. Dicionrio de Terminologia Arquivstica. AAB/SP, 1997.

Universidade Estadual de Campinas. Arquivo Central do Sistema de Arquivos Neire do Rossio Martins e-mail: neire@.unicamp.br Campinas, 03 de setembro de 1998.

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