1. Noções de Administração Geral:

1.1 Administração: Conceitos e objetivos;

Processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar os objetivos. A palavra administração vem do latim: Ad (Direção) e Minister (subordinação, obediência). Pessoa que exerce uma função abaixo do comando de outra pessoa. A tarefa da administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização.

A tarefa básica da administração é a de fazer as coisas, por meio das pessoas, de maneira eficiente e eficaz.

Eficácia: Determina o quanto uma empresa realiza seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos, mais a organização é eficaz.

Eficiência: Determina o quanto uma organização usa corretamente seus recursos. Quanto mais alto o grau de produtividade na utilização de seus recursos, mais eficiente é a organização. Eficiência significa a realização de atividades ou tarefas de maneira certa e inteligente, com o mínimo de esforço e o máximo de aproveitamento de recursos.

A eficiência significa realizar um trabalho correto, sem muitos erros, por outro lado a eficácia consiste em realizar um trabalho que atinja totalmente o resultado, concluindo o que se propôs a fazer com um bom almejo do resultado. Tratando-se dos níveis de decisões da empresa, a eficácia está relacionada ao nível tático (gerencial, logo abaixo do estratégico), e a eficiência ao nível operacional (como realizar as operações com menos recursos - menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc.)

1.2.Níveis hierárquicos e competências gerenciais;

Dentro dos atuais contextos organizacionais da administração, os níveis hierárquicos são uma importante forma de definição de escopo administrativo, ou seja, os níveis hierárquicos são os responsáveis pela definição estratégica do administrador dentro da instituição. Os administradores são classificados em três níveis hierárquicos: estratégico, tático e operacional.

Estratégico: é o nível mais elevado da hierarquia, compreende presidentes, diretores e demais gestores da alta cúpula e decidem os objetivos globais da empresa. As tendências do mercado, a situação financeira do mesmo e a sua influência na organização, analisam as mudanças de comportamento do consumidor e qual serão as estratégias políticas e financeiras para adaptar-se as adversidades encontradas.

Tático: nesse nível estão inclusos os chefes de cada sessão e os gerentes. Nessa posição as tarefas a serem desempenhadas são todas da área organizacional (financeiro, recursos humanos, linhas diferenciadas de produtos e etc). Esse nível administrativo é também responsável pela implementação das decisões estratégicas tomadas pelo nível acima.

Operacional: Nesse nível os administradores devem extrair o máximo das potencialidades do colaborador através das ferramentas administrativas que lhe são concedidas, seu papel é aperfeiçoar a produção de bens e serviços de maneiras satisfatórias em curto prazo, sempre seguindo as diretrizes estabelecidas no nível tático. Dentre os cargos inerentes a essa posição podemos citar os chefes de equipe e supervisores.

É importante reconhecer o papel estratégico de cada um dos níveis administrativos, pois se não houver competências correlacionadas entre os setores, a chance de que as decisões tomadas não sejam repassadas ou cumpridas de maneira eficiente são grandes. Os níveis hierárquicos da administração são importantes definições para o contexto organizacional da empresa.

As soluções para estabelecer os níveis hierárquicos, os papéis e as competências dos gerentes e demais ocupantes de cargos de comando, podem ser sintetizados em três diretrizes:

Cadeia de comando: conjunto contínuo e interligado de comunicação que se espalha pela instituição, no sentido vertical, do mais alto escalão até a área operacional.

Unidade de comando: cada colaborador reporta-se a apenas um superior imediato.

Amplitude de controle: refere-se à determinação do número de pessoas que pode ser supervisionado por um superior hierárquico.

1.3.Noções de planejamento, organização, direção e controle

1.3.1. Planejamento: decidir antecipadamente o que deve ser feito para alcançar determinado objetivo ou meta. Objetivo: determinadas ações que a empresa quer fazer, só um desejo. Mas se adicionar tempo e espaço nesse objetivo, este passa a ser uma meta. Planejamento especial: é o que, atingindo a meta, deixa de ser utilizado. Planejamento geral: É usado, muitas vezes, de forma permanente. O projeto é um instrumento que possibilita avaliar as vantagens e desvantagens de reunir ou combinar todos os recursos num investimento empresarial. Este visa a montagem ou expansão das empresas, deve justificar o interesse em se manter um programa de produção e tambem reduzir os riscos do empresário ao tomar a decisão de investir.

Planejamento Estratégico – Porque e quando? Procedimento de analises internas e externas, definição de missão, visão, valores, análise de mercado, direcionamento e posicionamento do negócio em relação aos clientes e concorrentes, enfim, criar toda uma estrutura de gerenciamento de estratégias. Vai decidir o porquê e quando tomar as decisões mais

importantes da organização. Função típica: tomar decisões fundamentais e fornecer recursos para os projetos estratégicos. Empreender.

Planejamento tático – Onde e quando? Desdobrar os planos estratégicos nas suas áreas de atuação, especificando onde e como realizar na prática as linhas gerais que foram definidas no planejamento estratégicos. Administrar.

Planejamento operacional – Plano de ação para desdobrar o plano tático em ações práticas para cada pessoa ou para pequenos grupos de pessoas, especificando o que fazer efetivamente. Executar.

1.3.2. Organização: É a distribuição de trabalho, de recursos e autoridade dos membros. Visa a estruturação da empresa reunindo pessoas e equipamentos de acordo com o planejamento efetuado. Organograma é a representação gráfica da estrutura de uma organização, mostrando função, cargos e departamentos de uma empresa, especificando como estes se comunicam e se relacionam. Estrutura organizacional é como as unidades são ordenadas para que se alcance um objetivo.

Estrutura funcional: mais comum na administração, dirigido de acordo com as tarefas e funções organizacionais. Mais adequadas a empresas menores em ambientes estáveis, com poucos produtos e ou serviços, ou que operem em uma região pequena. Autoridade em linha vertical com unidade de comando, na qual o executor recebe ordens de um único supervisor, porém o modelo é bastante rígido e cria dificuldade para transmissão de informações.

Estrutura divisional: nessa estrutura a organização agrega tarefas e recursos em divisões de acordo com os produtos, clientes ou mercados. Cada divisão fica semi autônoma, tendo suas próprias áreas funcionais para gerir seus produtos. A autoridade está mais horizontal, tendo redução dos níveis hierárquicos, tendo maior rapidez na tomada de decisões.

Estrutura em rede: junta o melhor da estrutura funcional e divisional, agregando os especialistas em cada área funcional, permitindo extrair o máximo da divisão do trabalho. Nesta estrutura há uma autoridade dual, ou seja, dois chefes.

Fatores que norteiam uma organização: Estratégia – quando ocorre mudança na estratégia geralmente se muda a estrutura; tecnologia – determinante da estutura organizacional; ambiente – quanto mais estável e previsível, mais fácil para se organizar.

Princípios básicos de organização

Especialização: divisão do trabalho = especialização das pessoas em determinadas áreas, aumentando um aumento a quantidade e qualidade do trabalho executado.

Definição funcional: O trabalho de cada pessoa, a atividade de cada órgão e as relações de autoridade e responsabilidade são aspectos que devem ser claramente formalizados.

Princípio da paridade entre Autoridade e Responsabilidade: e estabelece que precisa haver uma correspondência entre o volume de autoridade e de responsabilidade atribuída a cada pessoa ou órgão.

Princípio Escalar ou Hierárquico: Este princípio é decorrente do princípio anterior, e pode ser entendido assim: cada pessoa deve saber exatamente a quem prestar contas e sobre quem possui autoridade.

1.3.3. Direção: Processo que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas antecipadamente planejadas. Fazer com que os empregados executem as tarefas ou serviços pelas quais respondem.

Esta é a função da tomada de decisões, de liderança e intercomunicação com os subordinados. Fazer acontecer, dinamizar, esta função exige muito da habilidade humana do profissional pela área relacionada. A direção pode ser a nível institucional abarcando toda a empresa, nível departamental abrangendo as unidades em separado e por fim a nível operacional.

Princípio básicos:

Unidade de Comando: Cada funcionário tem um superior ao qual deve prestar contas.

Delegação: Designação de tarefas, de autoridade, de responsabilidade

Amplitude de Controle: há um limite quanto ao numero de posições que podem ser eficientemente supervisionado por um único indivíduo.

Princípio da coordenação ou relações humanas: harmoniza os esforços individuais em benefício de um bem comum.

Meios de direção

Ordens ou Instruções: Transmissão de decisões aos subordinados

Motivação: proporcionar um motivo a uma pessoa estimulando-a a agir de maneira desejada. Formas de motivação: melhor remuneração, oportunidade de progredir, trabalho interessante, tratamento humano, entre outros.

Comunicação: processo de transmissão de mensagem ou informações

Coordenação: ligar, unir e harmonizar todos os atos e esforços. A coordenação deve estar presente em todas as fases da administração, isto é, quando se planeja, organiza, dirige ou controla uma empresa.

Liderança: Está baseada no prestígio pessoal do administrador e na aceitação pelos dirigidos ou subordinados.

Tomada de decisões: escolha entre várias alternativas ou diversas opções num curso de ação. Saber ou ter conhecimento das informações é fundamental.

1.3.4. Controle

Verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as falhas e erros, a fim de repará-los e evitar sua repetição. Deve-se definir padrões de desempenho, monitorar o desempenho com os padrões e tomar a ação corretiva passa assegurar os objetivos desejados. Sua finalidade é assegurar maior controle possível dos resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido aos objetivos previamente estabelecidos. As características do controle são: maleabilidade: possibilitar a introdução de mudanças decorrentes de alteração nos planos e nas ordens; instantaneidade: Acusar o mais depressa possível as faltas e os erros; correção: Permitir a reparação das faltas e dos erros. Objetivos: Identificar e propor a correção de falhas e erros e prevenir a ocorrência de novas falhas ou erros.

Fases do controle:

Fase 1: fixação de padrões de desempenho. Os padrões podem ser físicos (quantitativo de mão de obra, vendas, etc); expressos em dinheiro (valor do investimento, custo de um serviço, etc); ou de ordem pessoal ( opinião do público, reação do cliente, etc.)

Fase 2: Avaliação do desempenho. Comparar, medir ou verificar os resultados obtidos em relação ao padrão estabelecido.

Fase 3: Comparação do desempenho atual com o desejado Fase 4: Ação corretiva.

Os padrões podem ser:

Físico: estão ligados à produção da empresa e pode ser quantitativo (homens-hora, máquinas-hora) ou qualitativo (sabor do produto, durabilidade)

De Custo: são expressos em termos monetários e estão diretamente ligados à produção. Custos da produção. De Capital: refere-se ao capital social da empresa. Lucro líquido. Da Receita: atribuição de valores monetários as vendas realizadas. Imponderáveis: não avaliáveis ou intangíveis.

Classificação quanto ao tempo: antecedente, concomitante, subsequente.

Quanto à duração: Permanente ou temporário.

Quanto ao processo: estabelecimento de padrões, avaliação de desempenho ou correção de desvios.

Controle Orçamentário: consiste no processo de investigar o que está sendo realizado e comparar os resultados com os dados do orçamento correspondente, com o objetivo de verificar o que foi alcançado ou entender as diferenças. Os tipos de orçamentos são: Orçamento vendas, orçamento de produção, orçamento de custo de produção e orçamento de caixa. São desenvolvidas como meio de avaliar a eficácia e a eficiência dos resultados da empresa.