UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOASPró-Reitoria de Gestão de Pessoas e do Trabalho – PROGEP

Coordenadoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos - CDRH

O PERFIL DO SERCRETÁRIO DA UFAL:

RELATÓRIO DE PESQUISA

MACEIÓAGOSTO DE 2010

UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS

ReitoraAna Deyse Rezende Dorea

Vice-ReitorEurico de Barros Lôbo Filho

PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS E DO TRABALHO

Pró-Reitora

Sílvia Regina Cardeal

Coordenadoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos

Coordenadora: Cleide Ferreira Pinto

Setor de Capacitação

Coordenadora do Programa de Capacitação: Lucenilda de Andrade Rocha

Édina Ferreira de Sá

Maria Anunciada Casado de Albuquerque

Miguel Rodrigues dos Santos

Rafaelly Francine Nascimento França

Silmar Paes de Lima

Thatiane Oliveira Pita dos Santos

Responsável pela pesquisa e elaboração do documento:

Thatiane Oliveira Pita dos Santos

2

1. APRESENTAÇÃO............................................................................................. 4

2. INTRODUÇÃO.................................................................................................. 5

3. METODOLOGIA............................................................................................... 5

4. AVALIAÇÃO....................................................................................................... 6

4.1 Perfil......................................................................................................... 7

4.2 Demandas de trabalho..............................................................................11

4.3 Dificuldades no ambiente de trabalho.....................................................13

4.4 Necessidades............................................................................................14

4.5 Resultados................................................................................................16

5. CONCLUSÕES..................................................................................................18

6. ANEXOS.............................................................................................................19

6.1 Questionário de Perfil dos Secretários

6.2 Perguntas e respostas (questões abertas) do Questionário do Perfil do

Secretários

3

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO

A pesquisa do perfil do secretário foi realizada com o intuito de identificar as

características, necessidades e principais problemas enfrentados no desempenho das

atividades dos secretários da Universidade Federal de Alagoas, para que, diante de tais

dados, obtivéssemos informações suficientes para direcionar nossas ações e

investimento na capacitação visando a melhoria na produtividade e satisfação do

secretário da UFAL.

Público-alvo:

Secretários Executivos e Administrativos da UFAL.

Data da pesquisa:

15 de Julho de 2010.

Local:

A referida pesquisa foi realizada na ocasião do II Fórum dos Secretários, onde pudemos

reunir a grande maioria dos secretários da universidade, no Hotel Enseada.

4

INTRODUÇÃO

O relatório em questão visa apresentar o perfil do secretário para que de posse do

conhecimento a respeito deste nosso servidor, tenhamos subsídios para trabalharmos em

seu desenvolvimento.

O relatório é estruturado da seguinte forma: INTRODUÇÃO, AVALIAÇÃO E

CONCLUSÕES. Na AVALIAÇÂO são expostas informações relativas: 1) ao Perfil

encontrado, onde são identificadas as principais características deste servidor; 2) às

Demandas de Trabalho, onde são apontadas as principais atividades desempenhadas

pelos secretários no dia a dia de seu trabalho; 3) às Dificuldades no ambiente de

trabalho, onde são expostos os maiores problemas e limitações relacionados ao

ambiente de trabalho dos secretários, e; 4) às Necessidades, onde são indicadas as

principais necessidades em capacitação para esta categoria profissional.

A referida pesquisa possui extrema relevância, pois ao obtermos informações e

adquirirmos conhecimento mais profundo a respeito dos nossos servidores e do

ambiente de trabalho o qual o mesmo está inserido, podemos, com maior segurança,

traçar ações futuras que irão atuar no desenvolvimento individual e institucional.

METODOLOGIA

A pesquisa foi descritiva, quantitativa e qualitativa, viabilizada pela utilização do

método Survey com a aplicação de questionários estruturados, tais questionários

compostos de questões dicotômicas, abertas, de múltipla escolha intervalares e nominal.

Sendo sete questões fechadas e quatro questões abertas.

O questionário foi aplicado em quase a totalidade da população de secretários, 63

servidores. Obtivemos um índice de respostas em torno de 70%.

5

AVALIAÇÃO

A função de secretário na UFAL é desempenhada em todas as unidades acadêmicas,

departamentos e órgãos. Sendo sua função apoiar gerentes, supervisores e outros

profissionais nos vários serviços administrativos, a atividade de secretariado

proporciona um apoio fundamental às atividades administrativas e aos gestores.

Segundo a Lei 9.261 de 11/01/96 são atribuições deste profissional:

I – Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;

II – Assistência e assessoramento direto a executivos;

III – Coleta de informações para consecução de objetivos e metas da empresa;

IV – Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;

V – interpretação e sintetização de textos e documentos;

VI – taquigrafia de ditados, discursos e conferências, palestras de explanações, inclusive

em idioma estrangeiro;

VII – versão e tradução em idioma estrangeiro para atender às necessidades de

comunicação da empresa;

VIII – registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;

IX – orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento

à chefia;

X – conhecimentos protocolares.

A Universidade Federal de Alagoas definiu como descrição sumária deste cargo nesta

instituição: Assessorar direções, gerenciando informações, auxiliando na execução de

tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos; coordenar

e controlar equipes e atividades; controlar documentos e correspondências; atender

usuários externos e internos; organizar eventos e viagens e prestar serviços em idioma

estrangeiro. Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.

Os dados a seguir, obtidos através da aplicação de questionários, demonstram quem é

esse profissional na UFAL, bem como suas demandas de trabalho, dificuldades e

necessidades.

6

PERFIL DOS SECRETÁRIOS

Perfil

Como mostrado no gráfico, a maioria dos secretários está no grupo de secretários

administrativos. Ou seja, servidores oriundos de outros cargos que desempenham a

função de secretário mediante portaria.

7

SECRETÁRIO EXECUTIVO; 929%

SECRETÁRIO ADMINISTRATIVO; 2065%

não respondeu; 26%

SECRETÁRIO

FEMININO; 2581%

MASCULINO; 619%

SEXO

Observa-se que mais da metade (53%) dos secretários tem idade superior a 35 anos.

8

18 A 25 ANOS17%

26 A 35 ANOS30%

36 A 45 ANOS20%

MAIS DE 45 ANOS33%

FAIXA ETÁRIA

SOLTEIRO; 1135%

CASADO; 1652%

DIVORCIADO; 310%

NÃO RESPONDEU; 13%

ESTADO CIVIL

9

ENSINO MÉDIO 10%

ENSINO SUPERIOR 45%

ESPECIALIZAÇÃO 45%

GRAU DE INSTRUÇÃO

SIM; 1858%

NÃO; 1342%

EXPERIÊNCIA ANTERIOR COMO SECRETÁRIO

10

MENOS DE 5 ANOS69%

DE 5 A 10 ANOS17%

DE 11 A 20 ANOS10%

MAIS DE 20 ANOS3%

TEMPO DE ATUAÇÃO COMO SECRETÁRIO NA UFAL

NÃO; 1652%

SIM; 1548%

CURSO ESPECÍFICO NA ÁREA DE SECRETARIADO

Através das questões abertas conseguimos obter os seguintes dados referentes a

Demanda de Trabalho, Dificuldades no Ambiente de Trabalho e Necessidades em

capacitação:

Demandas de Trabalho

Atividades desempenhadas pelos secretários em seu ambiente de trabalho:

• atendimento ao público (alunos, docentes e público externo);

• utilização do SIE;

• relacionadas ao uso de Informática;

• diligência em processos;

• orientação a alunos;

• acompanhamento dos alunos do Curso de Direito em audiências;

• orientação em petições;

• fotocópias;

• reuniões de centro;

• elaboração,encaminhamento e acompanhamento de documentos (ofícios,

relatórios, fichas, declarações, certificados etc);

• administração de prédios;

11

MAIS DE 20 ANOS23%

ENTRE 10 E 20 ANOS10%

MENOS DE 4 ANOS68%

TEMPO DE SERVIÇO NA UFAL

• assessorar Coordenadores;

• solicitação de diárias e passagens;

• elaboração de boletim de ocorrência mensal;

• responsabilidade pelos cursos “Prof. Substituto ICBS – Prof. Efetivo”;

• auxílio à direção em tudo;

• redigir atas;

• viabilizar o funcionamento da coordenação;

• organização de ementas;

• agendamentos;

• manuseio de correspondência;

• trâmite de processos;

• arquivamento de documentos;

• aumentação de sistemas inerentes à pós-graduação;

• apoio nas atividades culturais;

• coordenação do fluxo de documentação;

• presidir reuniões;

• selecionar correspondências;

• organização de bancas de defesa;

• fazer solicitações de material de documentos para o departamento;

• atender fornecedores, bolsistas e servidores ao telefone ou presencialmente;

• utilizar o ACDP;

• apoio à pós-graduação da unidade acadêmica;

• agendamento de férias;

• solicitação de serviços e compras no SIE;

• gerenciamento de processos administrativos e licitações;

• assessoramento ao SACA;

• apoio administrativo aos gerentes da unidade;

• programação de reuniões;

• controle de material (consumo e permanente);

• emissão de folhas de pagamento de bolsistas.

12

As atividades citadas como as que são desempenhadas com maior frequência foram as

que envolvem Elaboração e Gestão de documentos, seguida das que envolvem

Comunicação e na terceira posição as que envolvem a utilização de Informática. A

atividade menos citada foi a de arquivamento.

Dificuldades no ambiente de trabalho

Problemas mais frequentes encontrados no desempenho da função:

• Relativos à informática : Sistema fora do ar, falta de internet, instabilidade

do SIE;

• Relativos ao relacionamento interpessoal : lidar com pessoas, pontualidade,

resistência a mudanças;

• Relativos à comunicação e organização : falta de coordenação, falta de

estrutura padrão na documentação, desorganização do mestrado, falta de

orientações antecipantes, problemas relativos à desorganização anterior do

setor, indefinições de atribuições;

• Relativos ao fluxo de trabalho : inexperiência, sobrecarga de tarefas

ocasionada pela falta de pessoal, falta de conhecimento sobre normas e

procedimentos inerentes à universidade e - por consequência - ao seu

trabalho, falta de liberdade para criar novas rotinas administrativas,

burocracia nos processos, falta de privacidade no desempenho de algumas

atividades;

13

0

5

10

15

20

25

3%

8%9%

10%

13%

27%

32%

ÀREAS DE ATIVIDADES DESEMPENHADAS COM MAIOR FREQUÊNCIA

ArquivamentoAgendamentos

Apoio logístico, administrativo e patrimonialAssessoria

Infórmática/SIEComunicação/Atendimento ao públicoElaboração e gestão de documentos

TIPOS DE ATIVIDADES

FRE

QU

ÊN

CIA

• Relativos à infraestrutura : espaço físico - inadequado, desconfortável e

desorganizado – falta de material de consumo, falta de material permanente,

deficiência em alguns equipamentos (impressoras, scanners etc)

• Outros : falta de segurança pessoal, substituição.

Os problemas citados como sendo os maiores empecilhos no desempenho do trabalho

foram em primeiro lugar os de Infraestrutura, em segundo os de Fluxo de trabalho e na

terceira posição os de Comunicação e Relacionamento Interpessoal, esses seguidos bem

de perto pelos problemas relativos à informática.

Necessidades em Capacitação

Cursos que indicariam como necessidade de capacitação para a melhoria do

trabalho:

• Encontros como o Fórum dos Secretários;

• cursos na área de Direito de família;

• Atendimento ao público;

• Na área de: comunicação, atendimento, informática (BrOffice) e

principalmente mostrar como a UFAL funciona;

• Relacionamento interpessoal;

• Curso específico para a área de secretariado, inclusive com rotinas

administrativas de uma forma bem prática;

14

0

2

4

6

8

10

12

10%

12%12%

22%

29%

5% 5% 5%

CONCENTRAÇÃO DOS PROBLEMAS

InformáticaRelac. InterpessoalComunic. e OrganizaçãoFluxo de trab.InfraestruturaOutrosNão tem problemaNão respondeu

TIPOS DE PROBLEMAS

OC

OR

RÊ

NC

IA N

A P

OP

ULA

ÇÃO

ES

TUD

ADA

• Relações humanas para servidores e chefes em conjunto e ao mesmo

tempo;

• atualização português;

• Curso de padronização de documentos oficiais;

• Redação oficial;

• licitação e compras para noção de pedido material;

• funcionamento da PG e sistemas informatizados utilizados pala PG;

• legislação;

• saúde do servidor;

• curso de libras;

• treinamentos específicos no SIE;

• Postura e ética profissional e etiqueta;

• gerenciamento de reuniões e administração do tempo;

• funcionamento da administração pública;

• Motivação e melhorias contínuas no ambiente de trabalho;

• cursos na área laboral (ler, tendinites etc);

• padronização dos documentos da universidade;

• arquivologia (noções);

• integrando grupos, administrando conflitos;

• medicina do trabalho;

• qualidade de vida.

15

As maiores necessidades apontadas foram nos cursos mostrados no gráfico, variando

apenas na quantidade de vezes que cada curso foi citado como necessidade. Apesar de

no gráfico o grupo OUTROS mostrar maior porcentagem, esse grupo representa

diversos cursos que foram indicados, porém em sua maioria por apenas um respondente.

Resultados:

Como mostram os gráficos, o perfil encontrado na população estudada foi: pelo menos

65% são secretários administrativos; a grande maioria (4/5) é do sexo feminino; mais da

metade tem mais de 35 anos, sendo apenas 1/7 do total compreendida na faixa etária de

18 a 25 anos; pouco mais de 1/3 é solteiro; 90% têm ensino superior e destes metade

tem especialização.

Ao observarmos que quase 70% dos secretários estão a menos de 5 anos na UFAL e que

aproximadamente esta mesma porcentagem atua como secretário na universidade a

menos de 5 anos, constatamos que a maioria dos que estão atuando como secretários são

servidores que ingressaram recentemente na universidade e que, apesar de terem um

cargo distinto, estão desempenhando a função de secretário administrativo (uma

estimativa de pelo menos 41%, se considerarmos a totalidade dos 29% de secretários

executivos como sendo recém-admitidos).

Constatamos que quase 60% já atuou como secretário antes e pouco mais da metade tem

16

0

2

4

6

8

10

12

14

5% 5% 5%

7%

9% 9% 9%

13%13%

24%

CURSOS APONTADOS COMO NECESSIDADE

ComunicaçãoAdministração PúblicaPostura e Ética prof issionalAtendimento ao PúblicoRelac. InterpessoalSecretariadoPortuguêsInformáticaRedação OficialOutros

CURSO

QU

ANTI

DAD

E D

E IN

DIC

AÇÕ

ES

algum curso específico na área. Considerando que quase 70% dos secretários não têm

formação superior na área, fica evidente a necessidade de cursos específicos em

secretariado para atender a esta parcela sem a formação específica.

Os cursos apontados como de maior necessidade foram os de Redação Oficial e

Informática, seguidos dos de Português, Secretariado e Relações Interpessoais, e na

terceira posição o de Atendimento ao publico (que está inserido na área de

comunicação).

O quadro abaixo demonstra alguns dados extraídos da pesquisa em questão:

ATIVIDADES

DESEMPENHADAS

PROBLEMAS

FREQUENTES

CURSOS

INDICADOS1º

LUGAR

Elaboração e gestão de

documentos

Infraestrutura Redação Oficial /

Informática2º

LUGAR

Comunicação Fluxo de trabalho Português/Secretaria

do/Relações

Interpessoais3º

LUGAR

Informática Comunicação e

organização/Relacioname

nto Interpessoal

Atendimento ao

público

Podemos observar que há uma forte relação dos cursos apontados como necessidade

com os problemas apontados como maiores empecilhos e com as atividades

desempenhadas com maior frequência. Há uma relação também dos problemas e dos

cursos indicados com o perfil predominantemente encontrado na população de

secretários estudada que é o de secretário administrativo. Observe que as principais

necessidades de cursos apontadas foram as de conhecimento técnico na área de

secretariado, além das de comunicação, que são inerentes à atividade do secretário.

Os problemas apontados também nos mostra essa necessidade de capacitação, pois os

relacionados ao fluxo de trabalho foram os mais citados, com exceção dos relacionados

à infraestrutura, ao qual não nos detemos mesmo porque os problemas estruturais vão

mais além, exigindo medidas mais profundas e alheias ao campo de atuação tanto do

secretário quanto da capacitação.

17

CONCLUSÕES

Esta pesquisa foi de grande valia, pois forneceu informações importantes com relação

aos servidores estudados. Identificamos que o perfil apresentado é de secretários mais

maduros em sua idade, porém uma parcela considerável é inexperiente na função,

apesar da boa formação, pois a formação apresentada pela maioria corresponde a outras

áreas de conhecimento. Somado a isso, temos o fato de que grande parte destes

servidores ingressaram recentemente na UFAL, não detendo ainda conhecimento

suficiente dos procedimentos adotados na universidade. Assim, detectamos a

necessidade de capacitação na área de secretariado.

Diante dos resultados obtidos, recomenda-se a realização de cursos introdutórios à

atividade de secretariado para os secretários administrativos; a padronização da

documentação na universidade; a realização de eventos que atuem na integração dos

secretários; e a realização de cursos em comunicação.

Identificamos como limitação desta pesquisa: o número de respondentes ter sido inferior

ao esperado. Observa-se que, com os resultados obtidos, os objetivos deste estudo

foram alcançados. Esta pesquisa é de grande relevância para a instituição, pois possui

aplicação prática nos níveis de planejamento e execução de ações de Gestão de

Pessoas. Além de fornecer informações que poderão ser de uso das chefias em geral.

18

ANEXOS

19

UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOASPRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS E DO TRABALHOCoordenadoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos

PROGRAMA DE CAPACITAÇÃO

QUESTIONÁRIO DE PERFIL DOS SECRETÁRIOS

Objetivando melhor atender às necessidades do profissional Secretário com

relação à capacitação na UFAL, a Progep vem através deste questionário

identificar o perfil desse profissional.

Assim, é muito importante a sua colaboração.

[ ]SECRETÁRIO EXECUTIVO [ ]SECRETÁRIO

ADMINISTRATIVO

1) Sexo:

[ ] Feminino [ ] Masculino

2) Faixa etária:

[ ] 18 a 25 anos [ ] 26 a 35 anos [ ] 36 a 45 anos

[ ] Mais de 45 anos

3) Estado civil:

[ ] Solteiro (a) [ ] Casado (a) [ ] Viúvo (a)

[ ] Divorciado (a) [ ] Outros: __________________

4) Grau de instrução:

[ ] Ensino médio [ ] Superior [ ] Especialização

[ ] Mestrado [ ] Doutorado

5) Ano de admissão na UFAL: _____________

6) O(a0 Senhor(a) já atuou antes como secretário?

[ ] Não

[ ] Sim. Onde? Durante quanto tempo?__________________________________

______________________________________________________________________

20

7) O (a) Senhor(a) atua como secretário na UFAL a quanto tempo?

[ ] Menos de 5 anos [ ] De 5 a 10 anos [ ] De 11 a 15

anos

[ ] De 16 a 20 anos [ ] Mais de 20 anos

8) O(a) Senhor(a) possui algum curso específico na área?

[ ] Não

[ ] Sim. Quais?_______________________________________________________

______________________________________________________________________

9) Quais as atividades que o(a) Senhor(a) realiza no dia a dia do seu trabalho?

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

6) Quais são os problemas mais frequentes que o(a) Senhor(a) encontra no

desempenho das suas funções?

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

7) Que cursos o(a) Senhor(a) indicaria como necessidade de capacitação para a

melhoria no seu trabalho?

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Obrigado!

21

QUESTÃO 09 - Quais as atividades que o(a) senhor(a) realiza no dia a dia do seu trabalho?

• Atendimento ao público, sistema do SIE e informática.

• Atualmente, estou lotado no escritório modelo de assistência jurídica onde funciona a

prática forense dos alunos de Direito e estamos lá dando diligência em processos,

orientando os alunos, acompanhando-os nas audiências, orientando nas petições e

outros.

• Atendimento ao público, xerox, computador com vários sistemas diferentes,

atendimento direto com a direção do centro, reuniões de centro, plenários e outros.

• -Elaboração de ofícios, relatórios, fichas, etc.

• -Acompanhar documentos

• -Administrar o prédio da Usina Ciência

• -Assessorar os coordenadores

• Solicitação de diárias e passagens, boletim de ocorrência todo mês, ofícios, declarações.

Responsável pelos cursos “Prof. Substituto ICBS - Prof. Efetivo”. Enfim auxilio a

direção em tudo da secretária.

• Atendo alunos e docentes, redijo atas, viabilizo o funcionamento da coordenação,

organizo ementas, etc.

• Agendamento, correspondência, trâmite de processos, arquivamento de documentos.

• Atendimento ao público, elaboração de documentação, aumentação de sistemas

inerentes à pós-graduação.

• Encaminhamento de processos, relatórios, agendamento, etc.

• Atendimento ao público, elaboração, arquivo, encaminhamento de documentos, apoio

nas atividades culturais.

• Coordenar o fluxo de documentação, presidir reuniões, fazer atas, elaboração e

digitação de documentos, organizar arquivos.

• Atendimento ao público, expedição ofício, documentação diárias e passagens, etc...

Atas, selecionar correspondências, etc...

• Emissão de documentos relativos às atividades de PG (atas, declarações, certidões,

memorandos, históricos) e atendimento aos alunos.

• Solicitação de diárias e passagens, confecção de documentos, atendimento a alunos e

professores, organização de documentos, organização de bancas de defesas...

• receber e encaminhar processos; fazer solicitações de material de documentos para o

22

PERGUNTAS E RESPOSTAS DO QUESTIONÁRIO DO PERFIL DO SECRETÁRIO

departamento (consultando cada divisão/seção). Preparar boletins de ocorrências para

enviar ao DAP; atender fornecedores, bolsistas e servidores ao telefone e

presencialmente. Utilizar o ACDP e etc...

• Todas as atividades de secretária geral e apoio a pós-graduação da unidade acadêmica.

• Avaliação de desempenho e estágio probatório de todos os servidores da UFAL;

pagamento de curso e concurso; atendimento ao público, etc...

• Suporte aos programas de pós-graduação. Gestão de documentação, auxílio à

coordenação, solicitação de diárias e passagens, elaboração de diversos na área.

• Solicitação de diárias e passagens no SCDP, abertura de processos, agendamento de

férias, solicitação de serviços e compras no SIE e também, desempenho de todas as

atividades de secretária de pós-graduação.

• Gerencio processos administrativos e licitações, solicito diárias e passagens,

agendamento do superintendente do SINFRA, assessoramento ao SACA e apoios

administrativos aos gerentes da SINFRA.

• Agenda diversa, programação de reuniões, redação de atas, ofícios e demais

documentos, secretária a direção executiva e as demais atividades inerentes à função.

• -Rotinas Adm. Do setor (atendimento ao público (int. e ext.))

• -Controle de documentos (externos e internos)

• -Assessorar aos gestores; dentre outros.

• Atendimento ao público; coordenar as atividades de secretária; controle de documentos;

redação de documentos; controle de material (consumo e permanente0 e outros.

• Redações oficiais, atendimento, assistência logística, administrativa e patrimonial.

• Assessoramento a chefia, agendamento de reuniões, atendimento ao público interno e

externo.

• Assessorar à direção, emissão de expedientes administrativos, atendimento ao público

interno e externo.

• Redação de documentos oficiais, condução de reuniões, organização de eventos, rotinas

administrativas, atendimento ao usuário, colegiado, etc.

• Atendimento ao público; redação de documentos oficiais, assessoramento, comissões,

concursos, processos administrativos.

• Atendimento ao público, assessoramento à direção, encaminhamento de documentos,

processos, procedimentos administrativos, etc.

• Assessorar correspondências (documentos) e atendimento aos docentes.

• Confecção de ofícios gerais, emissão de certificação dos cursos, eventos, seminários ou

projetos de extensão, (média anual de mais ou menos 18.000 certificações) atendimento

ao público, assistência direta ao Pró-reitor de extensão, atendimento telefônico, arquivo

geral, emissão de folhas de pagamento de bolsistas e uso no SIE, de maneira geral.

23

QUESTÂO 10 – Quais são os problemas mais frequentes que o(a) senhor(a) encontra no desempenho de suas funções?

• O sistema de informática, precisa de mais potência, sai do ar constantemente.

• Nenhuma, porque é muito prazeroso, saber que, estamos contribuindo com a instituição

diante do convênio UFAL, em atender o público carente daquela jurisdição junto aos

alunos.

• Lidar com seu humano em geral, principalmente com doutores estressados e querendo

tudo para ontem.

• -Falta de compromisso da equipe com horário

• -Falta de material de consumo e permanente

• -Falta de segurança pessoal

• Na secretária é um setor com pouca privacidade é muito aberta, tira a atenção, todas as

pessoas entram no ambiente, não se importam com a zoada.

• Falta de equipamentos que realmente funcionem quando precisamos.

• Problemas com os sistemas implantados, porque não funcionam a contento.

• Falta de infraestrutura e material adequado ao desempenho de nossas atividades.

• Deficiência em alguns equipamentos, impressoras, scanners.

• Falta de estrutura padrão na documentação.

• Limitações de material permanente, computadores só temos um, armários para

armazenar material, mas já está sendo providenciado pela unidade acadêmica.

• Falta de orientações antecipantes.

• Falta de coordenação e de outro funcionário ou bolsista para me auxiliar.

Desorganização do mestrado. Falta de estrutura física.

• Instabilidade do SIE; falta de internet;

• Lentidão no SIE, burocracia nos processos são os principais problemas.

• Dificuldades relativas à infraestrutura para um ótimo funcionamento da secretária;

inexperiência; problemas relativos à desorganização anterior do setor.

• Sobrecarga de tarafes ocasionada pela falta de pessoal.

• Falta de conhecimento sobre funcionamento de aquisição na administração pública e os

procedimentos dentro da lei.

• Não temos problemas.

• Resistências a mudança.

• A falta de liberdade para criar novas rotinas administrativas.

• Privacidade necessária para a redação de atas tendo em vista o atendimento de pessoas e

telefones.

24

• Substituição, falta de espaço físico suficiente, escassez de material.

• Falta de união dos que, fazem parte da unidade, falta de recurso e estrutura da unidade e

locais da UFAL que, travam o serviço.

• Infraestrutura, equipamentos, material de trabalho, recursos, etc.

• Falta de material e espaço físico.

• Indefinições de atribuições.

• Falta de estrutura física, seja móveis ou mesmo a reforma do setor que, ainda não saiu

do papel e onde trabalhamos num grande desconforto bem como num meio de fios

(computadores, redes e outros.)

QUESTÃO 11 – Que cursos o(a) senhor(a) indicaria como necessidade de capacitação para a melhoria no seu trabalho?

• Encontro como este e outros que, foram realizados, cursos e mais cursos.

• Participação nos cursos na área de Direito de família, pois ´pe o nosso cotidiano.

Necessitamos de cada vez aprimorarmos nossos conhecimentos.

• Atendimento ao público.

• Na área de; comunicação, atendimento, informática e principalmente mostrar como a

UFAL funciona.

• Relacionamento interpessoal, capacitação específica ao cargo de secretário.

• Relações humanas para servidores e chefes em conjunto e ao mesmo tempo.

• Comunicação, relacionamento, atendimento ao público.

• Curso específico para a área de secretariado, inclusive com rotinas administrativas de

uma forma bem prática.

• Informática, atualização português, regras para arquivo.

• Curso de padronização de documentos oficiais.

• Redação empresarial, informática para uso do BR office, licitação e compras para noção

de pedido material, etc... Dois Fóruns para os secretários anuais, com 2 dias, um para

palestra e outras oficinas de trabalhos com dinâmicas das questões.

• Atendimento ao público, funcionamento da PG, sistemas informatizados utilizados pala

PG, redação oficial.

• Curso de legislação, redação oficial, saúde do servidor, curso de libras.

• Alguns treinamentos específicos no SIE, exemplo ou módulo de marcação de férias

(não apenas o procedimento, mas explicando tudo o que, está por trás do sistema

(legislação, etc.)

• Postura e ética profissional e etiqueta.

• O setor de capacitação da PROGEP já fornece os cursos necessários e importantes para

25

a melhoria do meu trabalho, tais como: informática, qualidade no atendimento, etc.

• Indico os cursos de redação oficial, gerenciamento de reuniões e administração do

tempo.

• Curso de capacitação dos servidores como é que, funciona a administração pública,

curso postura ética profissional, entre outros.

• Motivação e melhorias contínuas no ambiente de trabalho, cursos na área laboral (ler,

tendinites, etc.), postura e ética profissional, administração pública (contexto geral)

• Postura e ética profissional, redação oficial, padronização dos documentos da

universidade.

• Cursos específicos para os sistemas usados na UFAL e mais atualizações na área de

secretariado administrativo (língua portuguesa, redações oficiais, redações humanas e

comunicação interpessoal).

• Atualização em Português, relações técnicas, práticas para elaboração de atas.

• Postura ética, atividade laboral, noções de administração pública.

• Pós-graduação em secretariado executivo

• Redação oficial, gerenciando reuniões, administração do tempo, procedimentos da

UFAL, arquivologia (noções), integrando grupos, administrando conflitos, relações

interpessoais, português.

• Além de cursos como: redação oficial. Sinto falta da presença da medicina do trabalho e

de uma presença mais efetiva da coordenação de qualidade de vida.

• Cursos na área de informática, recursos humanos e língua portuguesa.

• Técnicas secretariais.

• Curso na área de informática, banco de dados, curso na área de secretariado em nível de

mestrado profissional e cursos condizentes às rotinas usadas na secretaria, para um

melhor atendimento aos alunos, professores, comunicadores e melhor qualidade do

trabalho executado.

26