Cartilha

eSocial

SMS CONTABILIDADE E

ASSESSORIA JURIDICA

O que vai mudar na

nossa relação trabalhista

e previdenciária?

O que é o eSocial? Nova forma de enviar ao Governo (Ministério doTrabalho, Receita Federal,, Previdência Social e CaixaEconômica Federal (gestora do FGTS), as informaçõestrabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICOBANCO DE DADOS na internet.

O eSocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e maisdetalhes estão no portal www.esocial.gov.br.

O eSocial teve inicio em 16/07/2018. Nesta fase foramentregues os cadastros dos empregadores e tabelas decargos e horários.

A 2º fase inicia-se em 01/09/2018. Nesta fase, devemosentregar o cadastro dos funcionários ativos nesta data eadmitidos a partir de 01/09/2018 e será obrigatório oenvio dos eventos de admissões, demissões eafastamentos obedecendo os prazos determinados noManual do Esocial.

Em 01/11/2018 inicia-se a 3º fase, que compreende naentrega das folhas de pagamento. E a 4º e ultima faseterá inicio em 01/2019. Nesta fase a GFIP será substituídae serão enviados os dados de segurança e saúde dotrabalhador. No qual a clinica ocupacional da empresadeve estar de acordo com as regras do eSocial.

Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre osprocedimentos que precisarão ser seguidos para evitarAUTUAÇÕES e MULTAS para empresa!

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Quais os objetivos

do eSocial? Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. Ostrabalhadores terão acesso a todos os dados

da sua relação laboral com o empregador

através da internet.

Para o Governo: Maior poder de fiscalização nagarantia de direitos dos trabalhadores e

exigência do cumprimento das obrigaçõesfiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo

empregador.

Para os empregadores: simplificação deprocessos, porém esta simplificação só virá

quando todos os procedimentos estiverem

adequados ao eSocial.

E é para apresentar estes PROCEDIMENTOS queelaboramos esta Cartilha, que deverá ser

seguida pelos empregadores.

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Admissões As contratações nas empresas privadas serão

informadas no eSocial ANTES da Admissão! Ou seja,o arquivo da admissão deve ser enviado ao eSocialno dia imediatamente anterior ao do inicio daprestação de serviço.

Os documentos completos (conforme ficha deregistro) dos novos empregados precisam chegarao escritório TRÊS DIAS ANTES da admissão. O enviopode ser realizado por e-mail(dp4@smscontabil.com.br) ou pelo WhatsApp (11)99340-0930 desde que as fotos estejam legíveis ouatravés do visitador desde que haja tempo hábilpara que possamos fazer a admissão no prazoestipulado.

Antes de realizarmos o cadastro, teremos que fazera qualificação cadastral do empregado, onde osdados CPF x PIS x Nome x Data de nascimentodevem estar consistentes. Caso dê algum erro, ocandidato deverá corrigir os dados antes dacontratação.

Por exemplo, se o funcionário casou e atualizou onome somente no RG e no CPF, titulo e PIScontinuam de solteiro, até que seja feita aregularização não será possível fazer a admissão.

O Exame Médico Admissional. Faz parte dosdocumentos que devem ser entregues ao escritóriotrês dias antes da admissão.

No caso de Dependentes, só será possível fazer ocadastro mediante o número do CPF(independente da idade), juntamente com acertidão de nascimento do (s) filho (s) ou no casode cônjuge com a certidão de casamento .

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Contratação de

Estagiários A contratação de estagiários deve obedecer à lei

11.788/08, que será exigida no eSocial.

Os estagiários devem fazer Exame MédicoAdmissional, Periódico e Demissional.

Dentre os documentos que constam na ficha deadmissão, também serão necessários asinformações abaixo:

Instituição de ensino;

Coordenador do curso;

Agente de integração;

Apólice do seguro de vida ( é obrigatório para

estagiários);

Previsão do término do estágio;

Nível do estágio;

Área de atuação;

Supervisor na empresa

O supervisor do estágio deve ter formação na áreado curso do estagiário (se de nível superior) ouexperiência profissional na área.

O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez)estagiários.

Os contratos assinados no mês devem ser enviadosao setor até o dia 30 daquele mês.

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Contratação de

Estrangeiros Devemos informar a contratação de

Estrangeiros com detalhes ao eSocial.

Abaixo segue as informações que devem ser

enviadas:

Data da chegada ao Brasil;

Portaria da naturalização;

Data da naturalização;

Se é casado com brasileiro (a);

Se tem filhos com brasileiro (a);

Informações do passaporte;

Dados do Estrangeiro RNE ( numero, órgão

emissor, expedição e vencimento) e CTPS

(número, tipo de visto, expedição e

vencimento).

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Contratação por

Contrato Intermitente Considera-se como intermitente o contrato detrabalho no qual a prestação de serviços, com

subordinação, não é contínua, ocorrendo com

alternância de períodos de prestação de

serviços e de inatividade, determinados emhoras, dias ou meses, independentemente do

tipo de atividade do empregado e do

empregador, exceto para os aeronautas,

regidos por legislação própria.

O empregador convocará por qualquer meio

de comunicação eficaz para a prestação de

serviços, informando qual será a jornada, com

pelo menos três dias corridos de antecedência.

Recebida a convocação, o empregado terá o

prazo de um dia útil para responder ao

chamado, presumindo-se, no silêncio, a recusa.

A recusa da oferta não descaracteriza a

subordinação para fins do contrato de trabalho

intermitente.

A empresa deve nos comunicar com 5 dias de

antecedência do início da prestação de

serviços. Pois devemos comunicar o eSocial emcada convocação que a empresa fizer.

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Contratação de

Autônomos Será necessário solicitar ao contribuinte

individual autônomo antes da contratação:

1. Fazer a Qualificação Cadastral – se

houver erro não conseguiremos informar

no eSocial;

2. CPF;

3. PIS/PASEP/NIT;

4. DATA DE NASCIMENTO.

Se declarar Dependentes, será necessário

preencher a Declaração de Encargos para

Fins de Imposto de Renda.

Se trouxer comprovante que já contribuiu

para outras fontes, será necessário que esse

comprovante identifique o CNPJ da

empresa, o valor recebido e o valor

descontado de INSS.

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Contratação de MEI –

Microempreendedor

Individual

Contratando o MEI para os serviços deHidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria,Alvenaria, Manutenção ou Reparo deVeículos, o contratante deverá informá-lono eSocial

Nos serviços citados, haverá o pagamentode contribuição patronal previdenciáriano valor de 20% da remuneração paga aoMEI.

Solicitar o número do PIS/PASEP ou NIT.

Deve ser feita previamente a Qualificação

Cadastral.

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Reintegração do

empregado Reintegração do empregado consiste emrestabelecer a posse completa, ou seja, em

devolver ao empregado o vínculo de

emprego que lhe foi tirado pelo abuso de

poder da empresa e com ele todas as

garantias contratuais havidas antes da

demissão.

Existem duas formas de reintegração:

A primeira pode ocorrer pelo próprio

empregador ao verificar que a demissão foi

indevida, razão de algum impedimento legal,

como, por exemplo, estabilidade no

emprego.

A outra forma de reintegração doempregado poderá ocorrer por

determinação judicial ao verificar que o

empregador excedeu seu poder diretivo

demitindo injustificadamente o empregado

que gozava de estabilidade no emprego, por

exemplo.

Não podemos confundir reintegração comrecontratação.

A empresa deve nos comunicar

imediatamente para reintegrar o funcionário.

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Contratação trabalhador

sem vínculo

Nesta categoria está incluído o cadastro dos

sócios da empresa.

Na abertura ou alteração de sócios na

empresa, será entregue uma ficha com as

informações que serão necessárias para a

inclusão.

Qualquer alteração, como estado civil,

endereço, inclusão de dependentes,

alteração de pro- labore devem ser

informadas dentro do mesmo mês.

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Exames Médicos

Todos os empregados deverão fazer os examesmédicos que serão informados no eSocial.

Verificar com a clínica ocupacional da empresaos prazos para exames periódicos ecomplementares, pois há variações conforme aatividade da empresa.

Admissional: antes da admissão

Periódicos: nos prazos previstos

Demissional: logo após o comunicado dodesligamento. Caso este exame dê o laudo deINAPTO, o empregado não poderá serdispensado, devendo ser encaminhado paraperícia médica do INSS.

Exames complementares: conforme previsto noslaudos, se houver necessidade, o empregadodeverá fazer os exames complementaresdentro dos prazos previstos.

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Alterações Cadastrais e

de Contrato de Trabalho

Sempre que houver alterações de endereço,

estado civil, grau de instrução, contato,

dependentes entre outros, devemos ser

informados no mesmo mês para envio ao

eSocial.

A alteração só será realizada mediante o

envio do documento, como por exemplo

comprovante de endereço, certidão de

nascimento ou casamento, comprovante de

escolaridade, entre outros.

Essas alterações também incluem os

cadastros de estagiários, autônomos e sócios.

As alterações do contrato de trabalho, como

por exemplo remuneração, função, horário

entre outros, não podem ser retroativos, pois

devemos informar o eSocial no mesmo mês.

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Férias O prazo para a empresa solicitar as férias a

contabilidade são de 40 dias antes do inicio do

gozo, pois devem ser seguir as regas abaixo:

As férias devem ser avisadas com 30 dias deantecedência ao trabalhador, conforme consta

na CLT.

As férias devem ser pagas com dois dias antes doinício do gozo.

Os períodos de férias podem ser negociados

entre empregado/empregador, em até três

períodos desde que:

– Um dos períodos seja maior que 14 dias;

– E os outros dois períodos sejam de no mínimo 05

dias cada um.

O fracionamento do período, é apenas uma

alternativa de acordo entres as partes e não uma

regra, portanto, nada impede que o empregado

usufrua dos 30 dias de uma vez só.

Importante lembrar que as férias não poderam

iniciar em dias que antecedem feriados ou emdias de intervalo semanal para iniciar o período

de descanso (geralmente aos sábados e

domingos). E no caso de funcionário escalistas,

ficar atentos as folgas.

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o Os pagamentos serão informados no eSocial,

no mês do pagamento. O afastamento e o

retorno das férias também serão informados no

eSocial.

o Conferir as escalas de férias que são

enviadas mensalmente junto com a folha de

pagamento, para que possam se programar

e nos comunicar no prazo estipulado.

o Caso haja alteração na escala, avise-nos.

o Caso não sejamos avisados com

antecedência, o empregador pode ser

autuado pela não informação, além do

retrabalho de informar, que será cobrado.

Emendar Férias com

Afastamentos superiores a 30 dias.

Os empregados afastados por partoou doença acima de 30 diasdeverão fazer o exame médico deretorno obrigatoriamente noprimeiro dia de retorno (NR 7, item7.4.3.3).

Assim, como as férias devem serpagas com dois dias deantecedência, as férias só poderãoiniciar no 3º dia após o afastamento.

Reforçamos que tanto o examemédico de retorno, quanto opagamento e o afastamento deférias precisarão ser informados noeSocial.

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Afastamentos Todos os afastamentos abaixo devem ser

informados dentro do prazo estipulado. Orientamosa todas as empresas a comunicar seuscolaboradores, estipulando os prazo para a entregados atestados, pois não conseguiremos enviar asinformações de afastamentos fora do tempodeterminado.

Afastamentos por acidente/doença do trabalho,independente de sua duração, ou seja, mesmo osde duração de 1 dia. O prazo de envio paracontabilidade é de no máximo 2 dias, contando apartir data da emissão.

Afastamentos por doenças não relacionadas aotrabalho, com duração de 03 (três) dias ou maisdevem ser comunicados. O prazo de envio paracontabilidade é de no máximo 2 dias, contando apartir data da emissão.

Afastamentos de acidente de trabalho ou doençacom duração superior a 15 dias. O prazo de enviopara contabilidade se dá no 1º dia útil após oatestado.

Afastamentos temporários ocasionados pelomesmo acidente ou doença, que ocorreremdentro do prazo de 60 (sessenta) dias e totalizar, nasomatória dos tempos, duração superior a 15(quinze) dias, independentemente da duraçãoindividual de cada afastamento, devem serenviados, isoladamente, até o 16º dia doafastamento caso não tenham transcorrido osprazos previstos nos itens relatados anteriormente.

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o Os demais afastamentos como: licença sem

remuneração, aposentadoria por invalidez,

acompanhamento de membro da família enfermo

e licença maternidade também dever serinformados no eSocial. O prazo de envio é até o

fechamento da folha de pagamento.

o Para os afastamentos por doença ou acidente

que são relacionados ao trabalho, é obrigatório ser

informado o CID da doença.

o Para qualquer afastamento por auxílio doença

ou acidente relacionado ao trabalho ou não, deve

ser informado a quantidade de dias do atestado

medico, obrigatoriamente.

o Envie-nos as informações tão logo que ocorra,

para gerar os dados ao eSocial. E não perderem os

prazos.

o Os empregados afastados por mais de 30 dias

por doença, acidente de trabalho ou PARTO

deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame

médico de retorno no primeiro dia de retorno ao

trabalho.

Desligamentos Os avisos prévios para os pedidos de demissão

(trabalhado ou descontado) e para as demissões com

aviso prévio trabalhado. Devem ser comunicadas a

contabilidade no dia do pedido de demissão ou no

caso de demissão, dois dias antes se der aplicado o

aviso prévio ao funcionário.

Não será mais possível emitir aviso prévio

trabalhado com data retroativa.

A recusa do empregado de comparecer ao trabalho

durante o período do cumprimento do aviso prévio não

altera o tipo de aviso, devendo os dias sem

comparecimento serem considerados como faltosos.

No caso de aviso prévio indenizado, é necessário

somente avisar o desligamento no 1º dia útil após a

demissão.

o No caso de cancelamento do aviso prévio deve ser

enviado tão logo haja a decisão sobre a continuidade

do contrato, porém, se isso não ocorrer nenhum outro

evento será afetado.

Em caso de termino de contrato de trabalho, deverá

comunicar a contabilidade um dia antes do

vencimento da experiência. Em caso de quebra de

contrato, nos comunicar no 1º dia útil após a dispensa.

O prazo para pagamento em qualquer tipo de

desligamento são de 10 dias corridos, contando o dia

da dispensa. No caso de aviso prévio trabalhado,

contando da data do termino do aviso.

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Folha de Pagamento

As informações para o fechamento da

folha de pagamento devem ser

enviadas conforme a folha de ponto de

cada empresa.

As que seguem o período de 21 a 20,

até no máximo o dia 25.

As que seguem o período de 01 a 30,

até no máximo o dia 03 do mês

subsequente.

Caso as informações sejam enviadas

depois e haja retrabalho para gerar

recálculo da folha, haverá a cobrança

do retrabalho.

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Declaração de

Encargos de Família

para fins de Imposto

de Renda

Todos os dependentes de qualquer idadedeverão ter inscrição do CPF.

Em caso de dependentes em comum, aDeclaração deverá ter a assinatura docônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90).

Uma pessoa só pode ser dependente deuma outra. Exemplo: um filho só pode serdependente do pai ou da mãe.

Enviaremos modelo de Declaração paraser atualizado para todos os empregados.

Quem paga pensão alimentícia não podededuzir como dependente o própriobeneficiado com a pensão.

Será obrigatório informar todos osdependentes no eSocial.

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LTCAT – Laudo Técnico

das Condições

Ambientais de

Trabalho

Para os itens abaixo favor consultar oresponsável pela medicina ocupacionalda empresa.

O LTCAT precisa ser atualizado, já que suasinformações serão transmitidas ao eSocial(descrição de todos os ambientes detrabalho, todos os riscos e uso de EPI).

Na contratação de empresas terceirizadascom cessão de mão de obra os laudosdeverão de entregues (cópia), para que aempresa informe o seu ambiente comriscos (IN RFB 971/09, art 291).

Os EPI (Equipamentos de ProteçãoIndividual) serão informações com seusrespectivos CA (Certificados deAprovação).

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CAT – Comunicação

de Acidente de

Trabalho e PPP – Perfil

Profissiográfico

Previdenciário

A CAT passará a ser elaborada dentro doeSocial. Para isso, precisamos informar todos osacidentes de trabalho no mesmo dia (em casode morte) ou no primeiro dia útil após oacidente.

Informe-nos imediatamente para que possamosenviar as informações ao eSocial.

O PPP passará a ser eletrônico a partir do eSociale ele contém todas as atividades que oempregado desempenha.

Caso haja alguma alteração de atividades ourisco do empregado, precisamos ser informadosainda dentro do mesmo mês, para envio aoeSocial.

O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP.

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Termo de

Responsabilidade Eu ____________________, declaro querecebi a cartilha com os novosprocedimentos a serem seguidos emfunção do eSocial.

comprometo-me a enviar asinformações conforme as novasnormas previstas nesta cartilha – emfunção da implantação do eSocial.

Declaro estar ciente do risco deautuação, isentando a empresa dequalquer responsabilidade jurídica ecivil, caso não envie as informaçõesconforme previsto.

Local, data: ______. ___/___/____.

Assinatura: ____________________

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