ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Lic. Jacqueline Suárez

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¿Por qué “Eventos”La palabra Evento significa:“Acontecimiento o suceso imprevisto”, “suceso

imprevisto o de realización contingente”.

A pesar de su significado, el uso frecuente hizo que la Real Academia aceptara la palabra “Evento” cuando alguien se refiere a una reunión de naturaleza variada, desde una fiesta, un desfile, una convención, una exposición, etc.

¿Qué es un EVENTO?

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“Los eventos son sucesos temporales que tienen una duración limitada…”.Getz 1997

“ Un momento único en el tiempo celebrado con una ceremonia y un ritual que satisfaga las necesidades específicas”. Goldblatt.

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La organización de eventos se divide en :

• Planificación : Definir objetivos• Organización: La logística • Implementación: La puesta en marcha del evento• Control: Seguimiento y evaluación

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Planificación del evento

Todo evento requiere planificación con un estudio detallado de todo lo que se debe hacer.

Para garantizar el éxito se debe idear un plan general para su evento que incorpore objetivos

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Establecer los objetivos

a) APRECIABLES

b) ESPECÍFICOS

c) RELEVANTES Y REALISTAS

d) ALCANZABLES

e) OPORTUNOS

• Deben ser medibles para poder conocer su alcance.

• Considerar variables como: empresa, profesión, cargos, edades etc.

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¿En qué se va a concentrar?

Los objetivos le ayudarán a determinar el tipo de evento que quiere organizar y su enfoque principal.

Ejemplos: •Talleres•La promoción del negocio y el reclutamiento •El lanzamiento de productos •Encuentros •Conferencias •Cursos formativos•Seminarios•Rueda de negocios

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¿A qué tipo de público va a dirigir su evento? Esta pregunta está ligada a los objetivos y el enfoque que pretende utilizar, y los motivos para crear su propio evento.

Variables para comprender el tipo de público al que va a dirigir su evento:

•Variables demográficas: Edad y ubicación •Variables psicográficas: Intereses, pasatiempos y personalidad

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Aspectos básicos en la planificación de eventos Búsqueda exhaustiva de información. Asista a otros

eventos, exhibiciones, encuentros y exposiciones para familiarizarse con lo que da resultado y lo que no. ( Experiencia de los expertos en el area)

Reúna información acerca de los hoteles y lugares en los que le gustaría celebrar su evento.

Elabore una línea de tiempo que determine el plazo para completar las tareas, también conocida como “línea de tiempo para la implementación de tareas”.

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Fije las fechas en las que se celebrará el encuentro, y asegúrese de que esas fechas/horarios les vienen bien a los principales asistentes.

Visite el lugar de celebración que ha seleccionado para asegurarse de que la ubicación es acertada para el evento y el tipo de público que asistirá a este.

¿Cuántas salas necesitará reservar en el lugar de celebración seleccionado? ¿Cuánto le costará? ¿Qué se especifica o no se especifica en el contrato?

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Ejemplo : Evento en un hotel

Visite las instalaciones del hotel. ¿Los invitados tendran la opción de comprar comida, bebidas y souvenirs?

También debería considerar la opción de reservar habitaciones en el hotel si su evento dura más de un día. Con la debida anticipación de tiempo.

Haga que el hotel muestre interés por su evento, deles motivos para querer que sus instalaciones sean las elegidas.

Deje que piensen en la publicidad de la que podrían beneficiarse si el evento se realiza allí.

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•Estudie la disposición de la sala y visualice la presentación dentro de esta; puede que necesite mesas o simplemente sillas.

•Ofrezca un sistema de registro simple y fácil de utilizar.

•Elabore un plan promocional y publicitario para informar y suscitar interés.

•¿Precisará equipo en la sala o se plantea alquilarlo? Puede que el hotel disponga del equipo que necesita.

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Oradores invitados

Con antelación asegure la participación de oradores

Tiene que tener una lista alterna por si alguno falla

Calcule los costos y la cantidad de personas para cubrir el costo.

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Registro

La clave para experimentar éxito con su evento es ofrecer un sistema de registro efectivo.

•Costos: ¿Cuánto costara la participación al evento para los Consultores/invitados? ¿Cuánto dinero asignará para los materiales del evento?

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• Materiales:

¿Ha diseñado e imprimido los pases de los asistentes?, ¿ha conseguido los cordones de los pases?

Las copias impresas (materiales) podrían estar a disposición de los asistentes cuando realicen el registro.

¿Se ha planteado preparar un pack evento para los asistentes? Este podría comprender: un regalo, el programa del evento, hojas informativas de los productos y formularios de evaluación.

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Promoción & Marketing

Hay muchas maneras diferentes de promocionar y transmitir información acerca de su evento, dependiendo del público al que se dirija.

Algunas opciones pueden ser:

•Redes sociales– Facebook, Twitter, LinkedIn o publicaciones en blogs.

•Publicidad - carteles, banners publicitarios, exposiciones, folletos del evento y otro material relacionado con el evento.

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• El boca a boca – tanto en Internet como en la vida real con amigos, familia y posibles clientes.

• Itinerario del evento – un documento con la programación del evento que especifique el programa, el horario, los lugares de celebración, los temas que se van a tratar y la ubicación.

• Descuentos promociones – Podría promocionar con descuentos por grupos o inscripciones hasta cierta fecha.

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Contenido & publicidad de su evento Su campaña publicitaria no acaba con la ceremonia de inauguración del evento.

El evento debería ser promocionado durante el período previo a la celebración, durante el evento e incluso una vez que este haya finalizado.

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Logística • Cree un programa para el evento. • Confirme el lugar de celebración del evento, la

organización, la distribución de planta, las áreas de exposición de los productos , y la disposición de los asientos y el escenario.

• Confirme la participación de los oradores y el contenido del programa, incluyendo la hora de llegada y los tiempos de intervención.

• Proporcionará refrescos? Meriendas• Manténgase en contacto con el hotel; compruebe

que todo está en orden y hable con ellos acerca del apoyo que podrían prestar.

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Producción & equipo audiovisual

Materiales visuales & contenido de la presentación en PowerPoint :

•Descargar la presentación en PowerPoint, los vídeos y la música que planea utilizar antes del evento.•Tenga los archivos disponibles en su portátil, con vistas a poder utilizarlos cuando los necesite. •Asegúrese de que cuenta con suficientes copias del material impreso . •¿Necesitará una pantalla y un proyector para exponer su presentación? •Y lo más importante, compruebe que cuenta con todos los cables necesarios para su portátil.

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Música/efectos de sonido :

•La música debe guardar relación con su evento; piense detenidamente en el público al que va a dirigir su presentación y en el estilo de música.

• Micrófonos: Puede escoger entre micrófonos de mano, de solapa o auriculares (para eventos de más de 50 asistentes aconsejable utilizar micrófonos de mano. Mas de doscientas personas , micrófono auricular )

•Asegúrese de que el audio del sistema audiovisual está instalado.

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Prueba de sonido :

•Siempre realice una comprobación de sonido; asegúrese de que todo funciona correctamente y de que los asistentes que se sientan al fondo pueden oír al orador.

•Traductor – Si va a contar con la participación de un orador que no habla el idioma del auditorio, contar con un traductor de similares características del orador.

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Control o seguimiento del evento

• Evaluación del evento

• Notas de agradecimiento

• Comunicado de prensa

• Intercambio de fotos/vídeos

• Memorias

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“ Oficiales de protocolo, los héroes anónimos de la diplomacia ” Hilary Clinton

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