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DEFINIÇÃO Gráfico que representa a estrutura ou arquitetura formal da empresa em determinado momento.

PERMITE VISUALIZAR:- a estrutura geral e formal da empresa- a estrutura dos segmentos da empresa- a divisão do trabalho- a relação hierárquica ou de autoridade- as relações funcionais

É COMPOSTO POR:- Retângulos que representam as unidades organizacionais (órgãos ou cargos)- Linhas contínuas verticais e horizontais que representam as relações de autoridade e responsabilidade- Linhas tracejadas horizontais que representam as relações de assessoria (staff)

ORGANOGRAMA

ORGANOGRAMA TRADICIONAL:

 Primeiro  passo  é  determinar  todas  as  funções  e  setores  que  serão  apresentadas  no organograma, e definir suas posições hierárquicas. Faça uma lista..Presidente.Diretores (Financeiro, Administr., Operacional, Comercial, etc.).Gerentes  (Financeiro, Administr., Produção, Vendas, etc.)Seções da Produção, Contabilidade, Depto. Financeiro, Depto. Jurídico, 

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ORGANOGRAMA HORIZONTAL

Também  é  criado  com  base  na  hierarquia  da  empresa,  mas  tem  essa  característica amenizada pelo fato dessa relação ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na hierarquia não está numa posição abaixo dos outros 

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CRONOGRAMA

CRONOGRAMA

- São gráficos que permitem comparações fáceis e rápidas. Relaciona um resultado a um padrão previamente estabelecido. Sua função é relacionar os eventos em função do tempo.

- É um gráfico de dupla entrada: linhas - são colocados os eventos planejados colunas - são colocados os períodos de tempo (considerados como padrão)

- Demonstra o início e o término de cada evento de um processo operacional dentro de um período de tempo considerado.

- Permite o sincronismo dos tempos dos vários eventos de um processo de maneira simples, através de simples traços cheios, pontilhados ou espaços coloridos, onde geralmente as linhas cheias representam o que foi planejado, enquanto que as linhas pontilhadas o que foi realizado.

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Tarefas1o.T 2o.T 3o.T 4o.T 1o.T 2o.T 3o.T 4o.T

Ano 2007 Ano 2008Até

( A )

( B )

( C )

( D )

( E )

Legenda: (A), (B), ... ,(E) – Tarefas a serem realizadas - Planejado - Realizado.

CRONOGRAMA

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- É a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e as unidades envolvidas no processo.

OBJETIVOS- Verificar o funcionamento real dos componentes do sistema.- Proporcionar leitura mais rápida e interpretações mais precisa.- Descrever qualquer sistema simples ou complexos.- Identificar com facilidade e clareza as debilidades do processo.- Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos.

VANTAGENS- Visão geral e identificação de “gargalos” nos processos.

INFORMAÇÕES BÁSICAS DE UM FLUXOGRAMA- O tipo de operações que integram o circuito de informações.- O sentido de fluxo ou circulação de informação.- As unidades organizacionais onde se realiza cada operação.- O volume das operações efetuadas.- Os níveis hierárquicos.

FLUXOGRAMA

É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo. 

A  primeira  finalidade  de  um  arquivo  e  servir  à  administração  de  uma  instituição qualquer que   seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos  começam  a  funcionar    para  a  história  e  para  a  cultura.  Temos  aí  a  outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior:  servir à história, como fonte de pesquisa. 

No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas  funções básicas são as     mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses  pessoais ou oficiais. 

ARQUIVO

Lembramos  que,  desde  o  momento  em  que  o  documento  chega  a  uma empresa, já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento. Por isso  é  que  a  classificação  dada  ao  documento  no  serviço  de  protocolo, quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. 

E esses métodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os métodos mais  indicados e adequados às suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir  plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de empréstimos e  consultas aos funcionários e setores da empresa

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTAÇÃO

Método  de  arquivamento  é  um  plano  preestabelecido  de  colocação  dos documentos  que  visa  a  facilidade  de  guarda  e  pesquisa.  Os  métodos  de arquivamento estão relacionados com os sistemas, o que  equivale  a  dizer  que  cada  sistema  de  arquivamento  tem  métodos específicos que a ele se  adaptam.

Tanto  na  organização  de  arquivos  como  na  de  fichários,  os  elementos  a serem considerados nos documentos, para efeito de classificação, são: 

• Nome (do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem). • Local (de expedição ou recebimento dos documentos). • Data (de elaboração, validade ou referência dos documentos). • Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos). • Número (de ordem, código etc.)

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de  organização  de  um  arquivo,  respeitando-se  o  grau  de importância e freqüência com que são solicitados. 

No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comum são: • Alfabético. 

• Geográfico. 

• Numérico (simples, cronológico, decimal...)

• Por assuntos.