Colaboração e inovação no ambiente cooperativo com ferramentas de

comunicação interna

Redes sociais para

cooperativas

1. Introdução

2. Demandas e desafios das cooperativas

3. Redes sociais corporativas no dia a dia das cooperativas

4. Quero implantar uma rede social corporativa na minha cooperativa. E agora?

5.Conclusão

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ÍNDICE

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O cooperativismo vem, desde o século XIX, tomando força dentro da economia

brasileira em diferentes áreas. Segundo dados da Organização das Cooperativas

Brasileiras (OCB), apurados em reportagem da Agência Brasil, foram registradas, no

ano passado, 6.587 cooperativas com 10,4 milhões de cooperados. Essas entidades

empregaram, em 2012, cerca de 304 mil pessoas em 13 setores econômicos

Como qualquer organização, as cooperativas apresentam algumas características

específicas de gestão e relacionamento e, em alguns casos, problemas a enfrentar.

Um dos principais desafios, destacado neste artigo da OCB, é a comunicação. Para

contornar essa dificuldade, algumas ferramentas podem ser adotadas – entre

elas, as redes sociais corporativas, que ajudam em outros aspectos, além do fluxo

comunicativo.

Neste material educativo, mostraremos como as redes sociais corporativas

podem ajudar cooperativas de todos os tamanhos, abrindo caminhos para a

comunicação interna e deixando-as com um espírito mais colaborativo. Além disso,

incluímos neste texto um “guia do implantador”, com os passos básicos para o gestor

que pretende implantar uma ferramenta do gênero em uma instituição. O processo

é simples e os benefícios atingem todos os cooperados.

Boa leitura!

1. Introdução

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Antes de começar a falar dos desafios das cooperativas, é preciso separar bem

essa instituição de outras organizações jurídicas que contam com o respaldo da lei

brasileira.

Por definição, a cooperativa é uma sociedade civil, porém comercial, sem fins

lucrativos, montada para atender interesses dos cooperados, cada qual com suas

“cotas partes” da organização. Ela precisa ter uma área de atuação e objetivos

bem definidos. Além disso, para ser aceita como tal, a instituição precisa seguir

sete princípios básicos estipulados pela Aliança Cooperativa Internacional: adesão

voluntária e livre, participação econômica dos membros, autonomia e independência,

educação, interesse pela comunidade, gestão democrática e intercooperação.

Esses dois últimos princípios são essenciais para garantir o sucesso de uma

cooperativa. Afinal, trata-se de uma instituição que preza pela horizontalidade e

pela autogestão. O ambiente cooperativo tende a ser mais democrático, já que cada

cooperado é dono de um pedaço simbólico da entidade. Nesse contexto, é natural

que o colaborativismo surja e que fique mais forte, pois todas as pessoas envolvidas

desejam que a organização tenha sucesso em relação aos seus objetivos.

O ambiente colaborativo, por sua vez, contribui para mais uma característica

importante: a inovação. Parte-se do princípio que o grupo se reuniu com o propósito

de criar uma instituição com características diferenciadas e objetivos benéficos para

todos os membros. Por ser um ambiente mais aberto à discussão, onde as escolhas

tendem a ser feitas democraticamente, é possível ter acesso a diferentes opiniões,

diferentes experiências, o que gera, sem dúvidas, um ambiente inovador. Uma

2. Demandas e desafiosdas cooperativas

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ideia discutida em uma conversa interna pode se transformar no diferencial de sua

cooperativa em relação ao resto do mercado.

O ambiente inovador só aparece em uma organização que cultiva a comunicação

como valor interno – mais uma característica inerente às cooperativas. Ter uma canal

aberto para a discussão das propostas, ainda que as pessoas envolvidas ocupem

diferentes cargos e exerçam funções definidas, é fundamental, pois a cooperativa

nada mais é do que uma construção coletiva dos cooperados para um propósito

comum. É possível medir a maturidade de uma instituição por meio do grau de

integração e troca de ideias entre os membros. Quanto maior, melhor.

Contar com uma estrutura de comunicação satisfatória é essencial para

resolver uma questão comum dentro do ambiente cooperativo: a distância entre

os cooperados. Em alguns casos, os integrantes moram muito longe e mantém

contato muito raramente – como em algumas instituições espalhadas por cidades

do interior. Por isso, é fundamental aproximar a cooperativa das pessoas e viabilizar

sua integração com o resto do grupo, o que pode ser feito com a ajuda de uma boa

ferramenta de comunicação interna, como veremos a seguir.

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Cooperativas de todos os portes podem se beneficiar de uma boa estrutura

de comunicação interna. Ferramentas não faltam: desde um tradicional jornal

corporativo (o house organ) até meios virtuais mais sofisticados. Uma opção

econômica e moderna, que ganha espaço entre as instituições do gênero, é a rede

social corporativa.

A rede social corporativa (RSC ou enterprise social network) é uma solução

privada, totalmente controlada pelo cliente, com características, layout e recursos

similares aos dos sites de relacionamentos como Facebook e Twitter. Ela contém

grupos de debate, ferramentas de mensagens instantâneas, compartilhamento de

imagens, vídeos e textos, além de ferramentas mais alinhadas com os objetivos

da empresa, como a gestão de tarefas. É possível usá-la para integrar colegas de

trabalho – usuários regulares da rede. Por meio desse tipo de solução, o empresário

fornece um ambiente amigável e interativo, similar aos sites que as pessoas estão

acostumadas a usar na vida pessoal, mas alinhado aos objetivos da empresa, focando

o fluxo comunicativo da organização para um canal interno.

A estrutura das redes sociais corporativas é naturalmente propícia para as

cooperativas. As conexões criadas com colegas reproduzem em um ambiente virtual

a integração que se espera dos cooperados. Com esses vínculos criados, fica mais fácil

estimular o colaborativismo: colegas podem criar um tópico público para discutir um

novo projeto antes dele ser lançado, gerando um debate limpo e proveitoso para a

organização, respeitando o princípio cooperativo da gestão democrática. E, como já

explicamos, a colaboração é o caminho mais rápido para inovar. Muitos sistemas do

gênero contam, inclusive, com a possibilidade de criar enquetes, coletando a opinião

3. Redes sociais corporativasno dia a dia das cooperativas

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dos usuários sobre um determinado tema, com respostas abertas ou pré-definidas.

A colaboração só é viável se os integrantes da instituição trocarem muitas ideias.

A comunicação interpessoal torna-se um fator fundamental para criar um ambiente

colaborativo e inovador. Neste aspecto, as redes sociais corporativas são soluções

completas, pois atuam em dois níveis. Para as conversas entre dois colegas, pode-

se usar o mensageiro instantâneo embutido nestas ferramentas sociais, criando um

canal de diálogo privado e rápido.

Além disso, é possível enviar mensagens massivas para debates públicos (ou

voltados para um grupo específicos), envolvendo todos os cooperados ou apenas um

departamento: “um recado somente para membros do financeiro”, por exemplo.

As ferramentas modernas de comunicação interna podem ajudar a instituição a

identificar o perfil dos cooperados. Pense em uma ferramenta que mostra as aptidões

dos usuários e que pode indicar a pessoa ideal para assumir uma determinada tarefa.

As redes sociais corporativas viabilizam isso, atuando como sistema de apoio aos

recursos humanos. Sua cooperativa pode ter, por exemplo, especialistas em direito

ou finanças que assumam certos departamentos.

Outro aspecto inovador das redes sociais corporativas é a capacidade de

aproximar cooperados que estão distantes. Afinal, boa parte das ferramentas

disponíveis no mercado ficam hospedadas na nuvem, acessíveis de qualquer lugar

por meio da internet. Uma cooperativa distribuída em várias cidades pode usar a

solução para enviar mensagens, convocar reuniões (criando eventos, por exemplo)

e distribuir uma informação de interesse dos integrantes – tudo isso, independente

da distância física.

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A disponibilidade das redes sociais corporativas na nuvem ajuda as cooperativas

em um último aspecto: a praticidade. Para implantar e usar uma ferramenta do

gênero, não é preciso uma grande infraestrutura tecnológica – um limitador para

muitas instituições. Basta ter acesso à Web e a ferramenta está disponível, sem

complicação. Para uma instituição de pequeno porte, sem condições iniciais para

um grande investimento, pode ser uma boa alternativa.

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Como mostramos acima, os benefícios das redes sociais corporativas não ficam

apenas na comunicação interna. É possível estimular o colaborativismo, a inovação

e a interação entre cooperados com a ajuda dessas ferramentas. Implantar uma

solução do gênero em um ambiente cooperativo não é uma operação complicada.

Basta fazer o processo de forma organizada, dialogando com os outros integrantes.

Abaixo, fizemos um passo-a-passo básico para implantar de forma satisfatória

uma rede social corporativa na sua cooperativa. As orientações podem variar um

pouco de acordo com o tamanho da instituição – pequenos ajustes, feitos com o

tempo e com a experiência na rede.

Para implantar uma rede social corporativa, é preciso:

a) Conversar com os outros cooperados sobre a ferramentaSe você deseja implantar uma rede social corporativa, é preciso apresentá-la para

todo o grupo de cooperados – afinal, estamos em um ambiente democrático.

Mostre os benefícios e a facilidade de uso da ferramenta. Muitas delas permitem

“experimentar” a solução por um tempo, sem custos, para testes e exibição. Se a

ideia for bem aceita, hora de passar para a próxima fase.

4. Quero implantar uma rede socialcorporativa na minha cooperativa.E agora?

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b) Criar uma equipe de implantaçãoDepois de aprovar a ideia, os cooperados precisam criar uma equipe responsável

pelo processo. Na nossa experiência neste setor, é comum encontrar profissionais

das áreas de comunicação, marketing, recursos humanos e tecnologia da informação

interessados em projetos do gênero. As pessoas escolhidas devem ter afinidade

com redes sociais e tecnologias colaborativas, além de conhecer profundamente o

ambiente cooperativo.

c) Definir objetivos e públicosDepois de criar a equipe, é possível começar a traçar os objetivos da rede social

corporativa dentro da cooperativa. Qual a expectativa dos cooperados em relação à

ferramenta? E, principalmente, qual problema pode ser resolvido com ajuda dessa

solução? É importante hierarquizar os interesses da organização: afinal, inovação

pode ser mais importante que comunicação dentro da sua área de atuação. Outras

metas também podem acrescentadas, desde que suas premissas sejam bem

definidas.

Com os objetivos determinados, chegou a hora de pensar em um público. Quem

vai usar minha rede social corporativa? Todos os cooperados? Somente um

setor específico? No início, recomendamos que a ferramenta seja usada em um

departamento específico, como um teste. Depois, ela pode ser estendida para o

resto da organização.

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d) Identificar os entusiastas da ferramentaAlguns usuários têm mais afinidade com ferramentas sociais e tendem a abraçá-la

com mais facilidade. Cabe à equipe gestora identificá-los e organizar ações para que

eles disseminem a ferramenta dentro da cooperativa. Você pode incentivá-los a

criar debates relevantes dentro de um grupo específico ou para toda a companhia.

Com a chancela dos influenciadores e entusiastas, a adesão dos outros cooperados

tende a ser mais fácil.

e) Armazenar informações relevantes dentro da redeUma ação importante que os administradores da rede podem fazer é migrar alguns

procedimentos internos para dentro da ferramenta. O processo deve ocorrer aos

poucos: primeiro, mova alguns debates do e-mail interno para o sistema. Depois,

passe a divulgar avisos relevantes na rede social. Você pode, por exemplo, criar um

evento chamado “Assembleia” e convocar os cooperados para a reunião por meio

da rede social corporativa. Esse apoio é fundamental para que a ferramenta vire

ponto de referência e encontro para os funcionários.

Esse guia básico deve ajudar cooperativas de todas as escalas na fase de

estruturação de uma rede social corporativa. Recomendamos que os colaboradores

designados para essa tarefa leiam nosso e-book específico sobre o assunto: 7 segredos para uma implantação eficaz.

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O ambiente cooperativo é, na sua essência, colaborativo. A interação

entre os integrantes é fundamental para o sucesso da instituição – o que leva,

consequentemente, a vantagens para os cooperados. Acreditamos que, neste

ambiente, as redes sociais corporativas podem cair muito bem. Afinal, elas usam

a lógica de colaboração dos sites de relacionamento aplicada aos interesses da

organização.

Se a sua cooperativa tem interesse em uma rede social corporativa, temos

alguns materiais educativos que podem ajudá-los nesse processo, disponíveis no

nosso site. Em especial, sugerimos dois e-books: Sua empresa está preparada para

ter uma rede social corporativa? e Comunicação Corporativa: Desafios, Planos e Soluções Tecnológicas.

Além disso, no nosso blog, produzimos artigos sobre tendências e inovações no

universo das redes sociais para instituições. Se você busca novas informações sobre

o assunto, acesse o Blog da Rede Social Corporativa.

Por fim, se você busca experimentar uma ferramenta na sua cooperativa, você

pode usar a nossa rede, a SocialBase, no plano gratuito. Saiba mais no nosso site:

www.socialbase.com.br.

5. Conclusão

Rede Social Corporativa

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