Informações gerais da inspeção: neste campo devem constar informações referentes a data de realização da inspeção, local inspecionado, objetivo da inspeção, responsáveis pela inspeção e elaboração do relatório, etc.

Não conformidades identificadas: devem ser relatados os problemas encontrados durante a inspeção. Ex.: presença de agentes ambientais, ausência de dispositivos de segurança e proteção de máquinas e equipamentos, problemas gerais das instalações da empresa, etc. Os problemas encontrados devem ser relatados com riqueza de detalhes, dando ênfase aos itens críticos encontrados.

Enquadramento técnico/legal: Os problemas (apresentados no campo “Não conformidades identificadas”) devem ser enquadrados do ponto de vista técnico e legal. Para tanto, devem ser transcritos trechos da literatura técnica e da legislação, que atestem que tais problemas transgridem regulamentos técnicos e legais, dando embasamento ao relatório. Para relatórios de segurança, o embasamento técnico/legal deve ser executado prioritariamente com o auxílio nas NR’s. Em caso de omissão das NR’s, o autor do relatório deve buscar sustentação em outras normas, leis, estudos e regulamentos técnicos/ legais que tenham aplicação ao assunto tratado.

Proposta para soluções das não conformidades: Depois de descritos e enquadrados, os problemas encontrados devem ser solucionados. Para tanto, é necessário que medidas corretivas sejam elaboradas. Para relatórios de segurança, tais medidas devem ter como características a eliminação dos riscos encontrados, ou ao menos a minimização/neutralização dos mesmos. As medidas de segurança devem ser prioritariamente administrativas e coletivas (EPC). Em caso de necessidade, tais medidas devem ser complementadas com o uso de medidas de proteção individual (EPI).

Registro de evidências: Os problemas encontrados durante as inspeções devem ser evidenciados. Fotografias das não conformidades devem ser inseridas no relatório com o objetivo de ilustrá-las. É importante ainda que o autor do relatório comente sobre as imagens, chamando a atenção para os pontos críticos.

Conclusões: Neste campo o autor do relatório deve apresentar suas conclusões sobre os problemas encontrados, reforçar a necessidade de adoção das medidas de controle propostas, além de salientar a importância do cumprimento da legislação de segurança e saúde do trabalho.