PES-SBC-008 - rev 02 - Sistema de Avaliacao SASSMAQ.pdf

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Documento Estabelecido em Revisão nº Data Folha PES-SBC- 008 17/07/2008 02 08/06/2011 1/10

PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE DO SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE SEGURANÇA, SAÚDE, MEIO AMBIENTE E QUALIDADE - SASSMAQ

1. OBJETIVO

Este procedimento estabelece os requisitos para Avaliação da Conformidade para Sistemas de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade – SASSMAQ, através do mecanismo de avaliação de conformidade voluntária.

2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

NBR ISO/IEC 17021 Avaliação da Conformidade – Requisitos para organismos que

fornecem auditoria e certificação de sistemas de gestão; NBR ISO 19011 Diretrizes para auditoria de sistema de gestão da qualidade

e/ou ambiental; NIT DICOR 008 Critérios para a acreditação de organismo de certificação de

sistemas de gestão da qualidade; Critérios para Credenciamento de Entidade de Verificação e Regras para participa-ção do Sistema – ABIQUIM. Manual do Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade Módulos: Transporte Rodoviário e Estação de Limpeza – ABIQUIM.

3. DEFINIÇÃO

Organismo de Avaliação de Sistema de Gestão da Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade: Organismo de terceira parte acreditado pela Associação Brasileira da Indústria Química - ABIQUIM com base nos princípios e políticas adotadas no âmbito do Sistema Brasileiro de Avaliação da Conformidade (SBAC), para executar o programa de avaliação da conformidade do Sistema de Gestão da Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade (SASSMAQ), baseado no Manual do Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade – Módulos: Transporte Rodoviário e Estação de Limpeza e nos critérios para acreditação de Entidade de Verificação e Regras para participação do Sistema – ABIQUIM.

4. CONDIÇÕES ESPECÍFICAS

Todos os serviços avaliados pelo IFBQ devem atender aos requisitos deste procedimento em conformidade à NIT-DICOR-008 para certificação do SASSMAQ – Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade – Requisitos.

Sempre que houver revisão dos documentos que servem de base para o processo de Avaliação da Conformidade, o IFBQ deve comunicar seus clientes e partes interessadas, considerar suas opiniões, quando aplicável, e estabelecer um prazo para a adequação às novas exigências.

Todos os serviços avaliados pelo IFBQ atenderão aos requisitos deste procedimento, em conformidade ao SASSMAQ – Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio


Ambiente e Qualidade - Requisitos e outros documentos do sistema da qualidade do IFBQ.

Caso haja modificação no serviço prestado, a Organização deve comunicar este fato ao IFBQ que, por deliberação do Gerente Geral, poderá exigir nova auditoria para verificação das modificações efetuadas.

4.1 Codificação da Certificação

A codificação da certificação do sistema da qualidade deve obedecer às considerações do PSQ-IFBQ-003, adotando como identificação seqüencial - SQ nº xxx/ano, onde:

xxx – número seqüencial da Organização certificado

4.2 Certificado do Sistema de Avaliação SSMAQ

Documento emitido com base em princípios e políticas adotadas no âmbito do SBAC, pelo IFBQ, outorgando um certificado, mediante o Contrato de Uso da Marca de Conformidade, de acordo com este procedimento.

O Certificado do Sistema de Avaliação SSMAQ da Organização, deve conter os seguintes dados:

a. Razão social, nome fantasia, endereço completo e CNPJ da Organização,

incluindo Filiais e Pontos de Apoio; b. Razão social do IFBQ e número de registro no INMETRO; c. Datas de emissão e validade; d. Escopo da certificação; e. Mecanismo de avaliação da conformidade; f. Assinatura do responsável do IFBQ; g. Identificação Unívoca do certificado (número do certificado).

4.3 Identificação da Certificação

A Organização só deve utilizar a identificação da certificação, para indicar o sistema da qualidade.

A identificação não pode ser usada em um produto, ou de modo a poder ser interpretado como denotando conformidade ao produto.

Toda exibição da identificação da certificação feita pela Organização, deverá ser antecipadamente encaminhada ao IFBQ, para exercer o controle quanto à propriedade, uso da logomarca e do certificado do sistema da qualidade.

As condições de utilização da identificação da conformidade estão descritos no Anexo A.

5. FLUXO DO PROCESSO


In ício

SiN ã

Contato com o cl iente

Env iar o Pe rfi l da Co mpa nhi a Ava lia da

Emitir Dimens ion amen to SASSMAQ

R ece ber o P erfil d a C omp anh ia Aval iad a

dev ida men te pre en chid o NÃO

SIM

Emitir Proposta Técnico-Comerc ial

rene go ciaçã oAcei te da Propo sta

SIM

NÃO

Solicitar Documentação Inic ial

SIM

Analisar a Documentação Planejar a Auditoria

RealizarAuditoria Relatór io de Auditoria

Há aç ões a serem

A empresa deve tomar as ações cor retivas

SIM

Acompanhar e analisar as ações cor retivas

Encaminhar processo para Deliberação

Assinatura de Contrato

Entregar o Certificado

Cadastro no site ABIQUIM

Comunicar R ecer tificação

F im

N ÃO

NÃO


6. ETAPAS DA AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE

O modelo utilizado para Avaliação da Conformidade de Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade, é a Certificação.

A Organização deverá obedecer às exigências do modelo a seguir, para a obtenção do certificado, de acordo com o demonstrado no Fluxograma do Processo, item 5 deste Procedimento.

6.1 Solicitação da Certificação

A Organização deve formalizar ao IFBQ, seu pedido para a obtenção da certificação, através do preenchimento do impresso IMP 136 - Perfil da Companhia Avaliada.

O Coordenador de Negócios de Sistema de Gestão do IFBQ, de posse do IMP 136, gera o IMP 137 – Dimensionamento SASSMAQ e posteriormente a Proposta Técnico-Comercial (Sistema Informatizado do IFBQ) a qual deverá ser encaminhada ao Gerente Comercial para aprovação e posterior entrega à Organização. Esta proposta der acompanhada pelo Coordenador de Negócios de Sistemas de Gestão do IFBQ, em havendo necessidade de renegociação da proposta esta deverá ser registrada e reencaminhada a Organização onde novamente receberá o acompanhamento até o “aceite” formal da mesma, ou seja, o recebimento da última página da Proposta.

Após o recebimento de “aceite” a Organização deverá apresentar os seguintes documentos:

− Cópia da proposta técnico-comercial com o respectivo “aceite”; − Cópia autenticada ou original eletrônico do contrato social da empresa e sua

última alteração; − Cópia eletrônica do cartão de inscrição no CNPJ; − Cópia do Manual do SASSMAQ atualizado (se aplicável).

6.2 Análise da Documentação

O processo de certificação só terá início após a análise da documentação do sistema SASSMAQ da Organização pelo técnico responsável designado pelo Gerente Operacional do IFBQ.

A Análise da documentação deverá ser registrada no IMP 065 - Análise do Processo de Certificação.

6.3 Programação da Auditoria Inicial

Após análise e aprovação da documentação supracitada, o IFBQ entrará em contato com o Cliente para confirmação da data da Auditoria de Avaliação SASSMAQ.


Os auditores serão selecionados dentro do quadro de auditores internos ou auditores externos que fazem parte do banco de auditores do IFBQ. Para a seleção dos auditores devem ser analisados os critérios previstos no PSQ-IFBQ-008. A quantidade de auditores/dia deve ser definida levando em conta a Proposta Técnico-Comercial, aceita pela Organização. A seleção da equipe auditora deve garantir que a competência coletiva seja apropriada às atividades a serem auditadas.

Caso haja qualquer necessidade, a Organização poderá apelar contra a designação de quaisquer auditores ou especialistas, em particular. A solicitação de substituição de qualquer membro da equipe auditora por parte do solicitante deve ser encaminhada por escrito ao Gerente Geral do IFBQ.

6.4 Auditoria Inicial

Os integrantes da equipe auditora devem ter acesso às documentações pertinentes aos sistemas de gestão da empresa com um prazo mínimo de 3 dias úteis da data de realização da auditoria.

O auditor líder deve providenciar toda a documentação necessária para a realização da auditoria. Deve garantir que os relatórios de auditoria, os termos de confidencialidade, as Listas de verificação e demais documentos estão disponíveis para os demais membros da equipe auditora.

O auditor líder deve conduzir, nas dependências da empresa solicitante, uma reunião inicial, na qual deve comparecer a área responsável pelo sistema de avaliação de segurança, saúde, meio ambiente e qualidade - SASSMAQ, a alta direção da empresa e por qualquer membro da empresa solicitante.

Durante a reunião inicial a equipe auditora do IFBQ é apresentada aos membros da empresas, e o auditor líder faz um breve relato de como as atividades da auditoria serão cumpridas.

O auditor líder deve, durante a reunião inicial:

1. confirmar com o solicitante a programação da auditoria; 2. acordar possíveis alterações devido a horários, pessoas ou locais a serem

auditados; 3. confirmar os recursos a serem utilizados durante a auditoria; 4. entregar o termo de compromisso de confidencialidade assinado por todos

membros da equipe auditora do IFBQ; 5. esclarecer quaisquer dúvidas da Organização sobre a auditoria.

Nesta auditoria a equipe auditora deverá buscar informações que sirvam para avaliar o Sistema Documental, a Estrutura de Processos, os elementos estruturais do SASSMAQ (Manual do Sistema, Análise Crítica pela Direção, Auditorias Internas, Controle de Documentos) e Regulamentações e/ou Legislações aplicáveis. Estas informações devem ser evidenciadas através de registros, utilizando-se o CKL 015 – Check-List SASSMAQ, o qual deverá ser totalmente preenchido, incluindo justificativas para utilização de “Não Aplicáveis”.

Após a realização das constatações, a equipe auditora deve se reunir, discutir sobre


todas as atividades e fatos ocorridos durante o processo de auditoria e elaborar o relatório de auditoria, conforme Rel. 014 – Relatório de Auditoria SASSMAQ.

Após a elaboração do relatório de auditoria, o auditor líder convoca uma reunião de encerramento, para discorrer sobre o processo de auditoria, comunicando os resultados (baseados nos critérios estabelecidos na tabela abaixo) e as decisões da equipe auditora do IFBQ. Devem ser relatados os pontos fortes dos sistemas e os pontos fracos e oportunidades de melhoria, bem como as não conformidades evidenciadas.

Elementos Centrais

Itens Mandatórios (M) 100% Itens da Indústria (I) >70% Itens Desejáveis (D) livre

Elementos Específicos Itens Mandatórios (M) 100% Itens da Indústria (I) >70% Itens Desejáveis (D) livre

As informações pertinentes aos objetivos, escopo e critérios da auditoria, inclusive informações relativas às atividades e processos, devem ser coletadas de forma aleatória, com amostragem apropriada. As informações coletadas devem ser evidenciadas através de registros.

As informações podem ser coletadas através dos métodos abaixo, porém não se restringindo a eles:

entrevistas; observação de atividades; análise de documentação; indicadores de desempenho; consulta à bancos de dados e internet;

Após a realização das constatações, a equipe auditora deve se reunir, discutir sobre as atividades e fatos ocorridos durante o processo de auditoria e elaborar o relatório de auditoria, conforme Rel. 014. Após a elaboração do relatório de auditoria, o auditor líder convoca uma reunião de encerramento, para discorrer sobre o processo de auditoria, comunicando os resultados e as decisões da equipe auditora do IFBQ. Devem ser relatados os pontos fortes dos sistemas e os pontos fracos e oportunidades de melhoria, bem como as não conformidades evidenciadas.

O relatório de auditoria deve ser assinado por todos os integrantes da equipe auditora e os representantes da empresa solicitante.

6.5 Deliberação do Processo de Certificação Cumpridos todos os requisitos exigidos neste procedimento, o processo é analisado pelo Gerente Geral, que com competência exclusiva, delibera pela aprovação da certificação da Organização.


Com o parecer do Gerente Geral, o IFBQ comunica a Organização a deliberação da mesma e envia a Organização o contrato de concessão da certificação.

6.6 Entrega do Certificado

Após a assinatura do contrato é enviada à Organização o Certificado de Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade – SASSMAQ, o qual deverá também ser cadastrado no site da ABIQUIM (www.abiquim.org.br/sassmaq), conforme orientações da mesma. Este certificado deverá ser emitido individualmente por cada unidade avaliada (Matriz, Filiais e Pontos de Apoio).

6.7 Reavaliação (recertificação)

A cada período de dois anos, o IFBQ realiza uma auditoria de reavaliação. Essas auditorias são realizadas seguindo os mesmos critérios à partir do item 6.4 – Auditoria Inicial – deste procedimento.

6.1. Redução, Mudança e Extensão do Escopo de Certificação

O IFBQ realizará, quando solicitada extensão de escopo de certificação por parte da Organização, nova avaliação de documentação do sistema SASSMAQ da empresa e programará uma auditoria para verificação da adequação dos novos processos. Caso sejam considerados adequados, e a empresa não apresentar não conformidades, será emitido novo certificado contemplando a extensão solicitada.

O IFBQ deve, quando solicitada a redução de escopo de certificação por parte da Organização, receber a solicitação por escrito, e programar uma auditoria para verificação da manutenção do sistema SASSMAQ para os outros itens do escopo. Após a constatação de que os sistemas SASSMAQ para os demais itens do escopo de certificação continuam atendendo aos requisitos das normas específicas, o IFBQ deve emitir novo certificado onde a redução do escopo de certificação não seja mais evidenciado.

Caso sejam verificadas mudanças significativas no sistema, onde sejam constatadas interferências nas operações das Organizações, o IFBQ deve realizar, de comum acordo com a mesma, uma auditoria extraordinária para verificação da manutenção das condições que deram origem ao seu processo de certificação. Caso seja constatado que o sistema do cliente não mais atende os requisitos descritos em normas apropriadas, a certificação será imediatamente suspensa e a Organização deve informar ao IFBQ o fato.

Imediatamente o Gerente Geral comunica a ABIQUIM o nome da empresa suspensa e a mesmo dará o tratamento adequado.

7. OBRIGAÇÕES DA EMPRESA CERTIFICADA

7.1. Quando a Organização possuir propagandas em catálogos, prospectos

comercial ou publicitário, referenciando o seu Sistema de Avaliação se Segurança. Saúde, Meio Ambiente e Qualidade - SASSMAQ, estas só podem


ser feitas para os escopos certificados, conforme Anexo A e no contrato entre IFBQ e a Organização.

7.2. Gerenciar e manter o Sistema de Avaliação se Segurança. Saúde, Meio

Ambiente e Qualidade – SASSMAQ pertinente à certificação concedida e assegurar a conformidade, conforme inicialmente aprovado.

7.3. Informar, para análise do IFBQ, qualquer modificação do escopo, do processo

de fabricação ou do Sistema Avaliação se Segurança. Saúde, Meio Ambiente e Qualidade - SASSMAQ, que possam afetar a avaliação já realizada. Neste caso, o IFBQ notificará à Organização das ações a serem tomadas.

7.4. Manter um arquivo com registro de reclamações e ações corretivas de suas

Organizações para serem evidenciadas nas auditorias subseqüentes.

7.5. Aceitar todas as condições que constam dos Procedimentos do IFBQ, quando aplicáveis;

7.6. Facilitar o acesso dos auditores do IFBQ a todos os meios necessários para

realização dos controles definidos neste procedimento;

7.7. Fazer uso da certificação somente em documentos que façam referência aos escopos certificados;

7.8. Informar ao IFBQ a ocorrência de situações especiais tais como: suspensão

definitiva ou temporária da produção, transferência do local de fabricação, abandono da licença, modificação jurídica ou mudança da razão social da empresa.

7.9. Aceitar as decisões tomadas na aplicação deste procedimento e nas

condições estabelecidas para cada caso;

7.10. Efetuar todos os pagamentos pertinentes ao processo de certificação, acordados em documentos contratuais e propostas técnico-comerciais.

8 OBRIGAÇÕES DO IFBQ 8.1. Implementar o Programa de Avaliação da Conformidade, previsto neste

procedimento, dirimindo obrigatoriamente as dúvidas com a ABIQUIM.

8.2. Utilizar o sistema de banco de dados, fornecido pela ABIQUIM, para manter atualizadas as informações acerca dos serviços certificados.

8.3. Notificar imediatamente a ABIQUIM, a suspensão, extensão, redução e

cancelamento da certificação, através do banco de dados supra.

8.4. Notificar às Organizações sobre quaisquer alterações que se pretenda fazer nos seus requisitos para certificação.


9 USO INDEVIDO DA IDENTIFICAÇÃO DA CERTIFICAÇÃO

A Organização que fizer o uso indevido do certificado, logomarca, licenças e marcas de conformidade, estará sujeito às penas previstas na Lei de Propriedade Industrial nº 9279/96, conforme descrito no procedimento PSQ-IFBQ-015.

10 CONTROLE DE ALTERAÇÕES

Revisão Motivo 00 Elaboração do Procedimento 01 Atualização do item 6.3 02 Inclusão do Módulo Estação de Limpeza


ANEXO A

As condições para uso da identificação da certificação pelas empresas solicitantes devem atender aos requisitos abaixo: 1. Não é permitido o uso da identificação da certificação ou de referência à conformidade

antes da assinatura do contrato entre o solicitante e o IFBQ.

2. O uso e a divulgação da certificação é de responsabilidade única e exclusiva do solicitante. Caso se configure comportamento infrator, o solicitante estará sujeito às penalidades pertinentes, incluindo cancelamento da certificação.

3. Caso a licença para uso da identificação da certificação seja cancelada, suspensa ou reduzida, o solicitante deve interromper imediatamente a utilização e distribuição de qualquer certificado, relatório, correspondência ou material publicitário, relacionados aos escopos envolvidos na certificação e dar ciência do fato aos seus clientes.

4. A identificação da conformidade pode ser utilizada em material promocional e publicitário, e seu uso somente deve ocorrer em situações que referenciem a atividade acreditada.

5. Quando o material promocional e publicitário envolver, também, outras atividades que não sejam cobertas pela licença de uso da identificação da certificação, a apresentação da identificação deve deixar claro que a mesma se aplica somente aos casos das atividades certificadas.

6. Não deve haver publicidade envolvendo a certificação que seja depreciativa, abusiva ou falsa.

7. A identificação da conformidade pode ser utilizada em papel timbrado. Quando envolver cotações, propostas, relatórios ou certificados de serviços ou atividades não incluídos no escopo certificado, esses serviços ou atividades devem estar claramente identificados como não fazendo parte do escopo da certificação.

8. Não é permitido o uso da identificação da certificação em cartões de visita.

9. A empresa solicitante não deve utilizar a identificação da certificação em embalagens ou aposta em seus produtos

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