Pessoas e Tecnologia · PESSOAS E TECNOLOGIA 4 PRODUTIVIDADE EM POWERPOINT As teclas Crtl e Shift e...

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Fernando Andrade

AULA ONLINE

PRODUTIVIDADE EM POWERPOINT

PESSOAS E TECNOLOGIA 1


Índice

Teclas de atalho e a produtividade que todos precisamos..................................................................... 2 A tecla Shift e o desenho de círculos e retas ....................................................................................... 2 A tecla Crtl e a criação de cópias ......................................................................................................... 3 As teclas Crtl e Shift e a criação de cópias alinhadas ........................................................................... 4 O espaçamento uniforme entre as várias formas ............................................................................... 5 A tecla Alt e o posicionamento de formas no slide ............................................................................. 7

A melhor imagem ................................................................................................................................... 8 Compactando e excluindo áreas recortadas de imagens .................................................................... 8 Removendo partes de uma imagem ................................................................................................. 10 Capturas de partes de uma imagem ou de uma tela ........................................................................ 12

Animações em slide? Gratuitas não, de contexto sim! ........................................................................ 14 Animação APARECER como estratégia de foco ................................................................................. 14 Propriedades de uma animação ....................................................................................................... 17

Slide mestre, solução DEFINITIVA para a criação produtiva de apresentações! ................................... 19 Slide mestre e o logotipo de um projeto ........................................................................................... 19 Slide mestre e a formatação dos títulos ............................................................................................ 23



Teclas de atalho e a produtividade que todos precisamos

A tecla Shift e o desenho de círculos e retas

Embora o PowerPoint

tenha uma série de

formas prontas para seu

slide, não há um círculo.

Só uma elipse.

Felizmente uma tecla – essencial – facilita nosso

trabalho. É a tecla Shift.

1. Na guia Página Inicial, grupo Desenho,

clique no botão Formas para exibir todas as

formas disponíveis no PowerPoint.

2. Clique e solte o mouse sobre a forma Elipse

para selecioná-la.

3. Antes de começar a desenhar, pressione a

tecla Shift.

4. Mantenha Shift pressionada e desenhe um círculo na posição e

tamanho desejados.

Alguns conhecem a tecla Shift como tecla limitadora. Sem Shift, você

desenha a elipse que quiser; com Shift você está limitado a desenhar apenas círculos.

COMENTÁRIO 1

Veja esta dica dada pelo aluno Denis

Jose da Silva durante a aula. Se você

selecionar a forma Elipse e clicar de

imediato no slide, aparecerá um círculo

com um tamanho específico.

No entanto, se quiser aumentar o

tamanho, será necessário manter a tecla

Shift pressionada durante o movimento.

Você conseguirá assim manter a elipse

no formato de um círculo.

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2

4



COMENTÁRIO 2

Você já teve alguma

dificuldade para

desenhar linhas

retas em um slide?

Experimente

desenhar linhas com

a tecla Shift

pressionada. Você

conseguirá linhas

completamente alinhadas na horizontal, vertical ou diagonal.

A tecla Crtl e a criação de cópias

Continuando o exercício, vamos criar mais DOIS círculos iguais a este. É possível, claro, usar

os tradicionais Ctrl+C e Ctrl+V para copiar o círculo já criado e colar as cópias nos lugares

desejados.

Estamos tão acostumados a copiar e colar que nem percebemos que este é um processo

que envolve muitos passos:

• Selecionar o círculo original

• Copiar

• Colar

• Arrastar a cópia até o local desejado

• Eventualmente alinhar esta cópia

• Repetir todo o processo para o terceiro

Muitos passos. Felizmente a tecla Ctrl agiliza – bastante – o processo.

1. Mantenha pressionada a tecla Crtl.

2. Clique na forma e arraste-a até o ponto em que você deseja a

primeira duplicata.

Pronto! Muito rapidamente, criamos uma duplicata!



As teclas Crtl e Shift e a criação de cópias alinhadas

Se não formos firmes no arraste de uma forma, a duplicata feita

conforme orientação da página anterior pode ficar desalinhada.

Aqui podemos aliar a tecla Ctrl – a tecla que duplica – à tecla Shift –

a tecla limitadora de movimentos.

Sem Shift, a duplicata pode ficar em qualquer lugar; com Shift, a nova forma

obrigatoriamente ficará na mesma horizontal ou mesma vertical da forma original. Uma

solução perfeita para a criação alinhada de cópias.

1. Mantenha pressionadas as teclas Crtl e Shift.

2. Clique na forma e arraste-a até o ponto em que você deseja a

primeira duplicata.

3. Se quiser, repita o processo para todas as demais cópias que

você precisar.



O espaçamento uniforme entre as várias formas

Embora a tecla Shift mantenha o

alinhamento das cópias de uma forma,

ainda precisamos lidar com o

espaçamento entre elas. Se você seguiu

as orientações até este ponto,

provavelmente estará com alguns círculos em seu slide espaçados irregularmente.

O PowerPoint oferece um recurso muito prático para uniformizar o espaçamento entre

formas.

1. Selecione as três formas deste exemplo mostrado na figura acima.

2. Na guia Página Inicial, grupo Desenho, clique no botão Organizar.

3. Na lista de opções exibidas, escolha Alinhar.

4. Para garantir um espaçamento uniforme na horizontal dos círculos, escolha Distribuir

Horizontalmente.

Conseguimos o tal espaçamento horizontal entre os

círculos, mas apenas entre eles. Em relação ao slide, o

posicionamento destas formas ainda não é a ideal.

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A solução é simples, basta habilitar um recurso do PowerPoint.

5. Para fazermos tudo certo desde o início, clique no botão Desfazer para voltar o

espaçamento original dos três círculos.

6. Ainda com os círculos selecionados, clique novamente no botão Organizar e escolha

Alinhar.

A solução está bem na parte final das opções

que aparecem. Por padrão, o PowerPoint

assinala a opção Alinhar Objetos Selecionados,

uma alternativa excelente para alinhar as formas ENTRE ELAS.

É por isso que os círculos ficaram igualmente espaçado ENTRE ELES, mas não em relação

ao slide.

7. Selecione a opção Alinhar ao Slide.

Nada acontece no slide, por enquanto apenas instruímos o PowerPoint para fazer

alinhamentos EM RELAÇÃO AO SLIDE. Vamos então ao alinhamento!

8. Mantendo os círculos selecionados, escolha novamente Organizar, Alinhar e Distribuir

Horizontalmente.

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6

7

8



Desta vez, a distribuição horizontal foi

feita EM RELAÇÃO AO SLIDE,

exatamente como queríamos.

A tecla Alt e o posicionamento de formas no slide

Em algumas situações o PowerPoint ajuda muito no

posicionamento de elementos em um slide. A figura ao lado mostra

uma tentativa de colocar um círculo embaixo de outro, alinhado na

mesma vertical.

Felizmente o PowerPoint exibe guias que “puxam” o círculo inferior

e o colocam exatamente na mesma vertical do círculo superior.

Em algumas situações, no entanto,

precisamos colocar uma das formas

ligeiramente deslocada em relação à

outra. Na imagem ao lado, por exemplo,

se precisássemos colocar o círculo inferior

minimamente deslocado para a esquerda

ou direita, o recurso de alinhamento automática do PowerPoint

dificultaria o processo.

É nestes momentos que a tecla Alt tem um papel essencial. Se

você arrastar uma forma com Alt pressionada, o PowerPoint não

se prende às guias.



A melhor imagem Compactando e excluindo áreas recortadas de imagens

Fotos atualmente são de muito boa qualidade, tanto smartphones quanto máquinas

fotográficas oferecem imagens de grande resolução.

No entanto, muitas fotos de alta resolução em uma apresentação PowerPoint produzem um

arquivo muito grande. Consumimos muito espaço de armazenamento e aumentamos a

chance de travamentos durante a exibição dos slides.

Mais ainda, se exibidos apenas em telas e telões, fotos de menor resolução atendem muito

bem às necessidades. Vamos então reduzir a resolução de uma imagem.

1. Selecione a imagem.

2. Na guia Formato da Imagem, clique no botão Compactar.

3. No quadro Compactar

Imagens, seção Resolução,

escolha a resolução adequada.

COMENTÁRIO Para slides exibidos

em telas e telões, a opção

Email (96 ppi) apresenta o

melhor resultado. Você deve

manter resolução maior apenas

se seus slides forem impressos.

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2

3



Você pode compactar apenas

uma única imagem selecionada

ou aplicar esta compactação a

todas as imagens usadas em

seu arquivo. Esta normalmente

é a melhor opção.

4. Desmarque a opção Aplicar

somente a esta imagem.

Quando você recorta uma

imagem, não está de fato

cortando, mas apenas OCULTANDO

partes indesejadas de uma imagem.

Assim, qualquer pessoa que receber

seus slides pode clicar novamente no

botão Cortar e reexibir todas as partes

ocultas/recortadas de suas imagens.

A solução é excluir DEFINITIVAMENTE

as partes indesejadas das imagens.

5. No quadro Compactar Imagens,

mantenha assinalada a opção Excluir

áreas cortadas das imagens.

6. Marcadas todas as opções necessárias, clique em OK para efetuar a compactação.

Veja que a

menor

resolução não

impacta na

qualidade das

imagens. Em

telas e telões,

enxergamos a

mesma coisa!

4 5

6

Parte oculta



Removendo partes de uma imagem

Às vezes pode ser um pouco trabalhoso encontrar a imagem certa para um slide. Também às

vezes podemos ter uma boa imagem que

precisa de alguns poucos ajustes.

Por exemplo, vamos imaginar que a

imagem que estamos usando nesta

apostila será usada para ilustrar um slide

sobre as vantagens de conviver com um

cachorro amigo. Queremos manter o foco

apenas no pequeno animal, não no

ambiente em que a foto foi feita.

1. Selecione a imagem.

2. Na guia Formato da Imagem, clique no botão Remover Plano de Fundo.

O PowerPoint mostra em rosa todas as

partes que irá remover. Dá para

perceber dois problemas:

• Algumas partes serão removidas,

mas não queremos;

• Partes que deveriam ser removidas

serão mantidas.

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2



Felizmente o recurso Remover Plano de Fundo apresenta ferramentas para MANTER

ou REMOVER partes específicas de uma imagem.

3. Clique no botão Marcar Áreas para Manter e selecione as

partes da imagem que você quer

manter no slide.

4. Clique no botão Marcar Áreas para

Remover para retirar partes não

selecionadas pelo PowerPoint.

5. Pronto, agora é só clicar em

qualquer lugar do slide fora da

imagem para ver o resultado.

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Capturas de partes de uma imagem ou de uma tela

Muitas vezes precisamos usar em nossos slides partes específicas de uma imagem ou de

uma tela qualquer em nosso computador.

Por exemplo, vemos na ilustração abaixo uma tela de notícias na Internet, como poderíamos

em um slide apenas a parte destacada em vermelho?

1. O processo

precisa começar

na página da

internet, então

exiba o site

desejado.

2. Para tornar a

explicação mais

fácil, clique no

botão Novo

Slide para

inserir um slide

vazio.

3. Na guia Inserir, clique no botão Instantâneo.

4. Escolha Recorte de Tela.

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2

4

3



Aparece a última

página que você

visualizou, neste

exemplo a

página de

internet.

5. Selecione com o

mouse a parte

desejada da tela.

Assim que você

solta o mouse,

esta parte da

imagem aparece

no slide.

5



Animações em slide? Gratuitas não, de contexto sim!

Animação APARECER como estratégia de foco

O slide ao lado mostra

três casos de

solidariedade, será usado

em uma reunião

motivacional em uma

empresa.

Embora sejam fatos bem

interessantes, há muito

texto no slide. Além

disso, o líder da reunião

quer manter o foco das

pessoas em um só caso

de cada vez. Assim,

quando for apresentar o

segundo, não quer a

atenção dos participantes

no primeiro e terceiro.

Tal como mostra este

outro slide ao lado.

Apresentar informações e

OCULTÁ-LAS depois é uma excelente estratégia de comunicação em uma apresentação.

Felizmente, a animação APARECER – uma das mais simples oferecidas pelo PowerPoint – é

uma excelente solução.

1. Selecione as três

caixas que deverão

ser aparecer e depois

desaparecer durante

a apresentação.

1



2. Na guia Animações, clique no botão Aparecer.

Cada caixa de texto está animada, mas o PowerPoint vai exibi-las todas AO MESMO

TEMPO. Veja que cada uma aparece com o número 1 ao lado.

A solução é simples, é só orientar o PowerPoint para executar cada animação Ao

Clicar o mouse.

3. Mantendo todas as caixas selecionadas, procure na guia Animação o botão Iniciar e

escolha Ao Clicar.

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2



Funcionou! Veja que as

animações de cada caixa

estão numeradas

sequencialmente.

No entanto, este slide

será animado

exatamente como

pedimos, o que ainda

não é suficiente:

• Durante a apresentação, clicar o

mouse uma vez exibe a primeira

caixa. A princípio parecer ser o

que queremos.

• No entanto, clicar novamente o

mouse exibe a segunda SEM

OCULTAR a primeira caixa.

Muitos aqui usam duas soluções:

• Criar três slides, algo muito

trabalhoso e que gera um

arquivo desnecessariamente

grande;

• Inserir mais uma animação em

cada caixa, DESAPARECER; é uma alternativa que vai funcionar, mas teremos

então SEIS animações para administrar, é também muito trabalhoso.

Uma solução bem mais imediata e prática é mudar as PROPRIEDADES destas

animações aplicadas às caixas.



Propriedades de uma animação

Existe uma propriedade bastante útil associada à animação APARECER, ela informa ao

PowerPoint para ocultar o objeto animado quando o mouse for clicado novamente.

1. Selecione as três caixas que receberam a animação APARECER.

2. Na guia Animações, clique na pequena seta que aparece no canto inferior direito do

grupo Animação.

3. No quadro de

propriedades da

animação

APARECER, clique

na seta para baixo

da caixa Após a

animação.

4. Selecione Ocultar

no próximo clique

no mouse entre

as opções

exibidas.

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3

4



Pronto, experimenta agora exibir este slide clicando no mouse algumas vezes.

• No primeiro clique aparece a

primeira caixa, tal como já

acontecia antes.

• No entanto, o segundo clique

dispara duas animações ao

mesmo tempo:

• A segunda caixa é exibida, já

que a animação APARECER

está associada a ela.

• A primeira caixa desaparece,

já que a propriedade da

animação APARECER

associada está configurada

para Ocultar no próximo

clique no mouse.

Estamos prontos agora para usar todo o potencial da animação APARECER durante

uma apresentação de slides. O apresentador terá total condições de levar o foco dos

participantes ao ponto desejado no slide.

Existe ainda mais um recurso do PowerPoint, associado à animação APARECER, que

pode ser muito útil na interação entre apresentador e participantes durante uma

reunião, palestra ou evento. Veja na próxima página.



Slide mestre, solução DEFINITIVA para a criação produtiva de apresentações!

Slide mestre e o logotipo de um projeto

Uma apresentação é formada por alguns slides, muitos com título e conteúdo, outros com

conteúdo sem qualquer título. A imagem a seguir mostra exemplo.

Vamos supor que estes slides serão usados para a apresentação de um projeto

que tem este logo representado ao lado. Queremos colocá-lo nos slides!

Claro, não queremos copiar e colar o logo em cada slide. É trabalhoso, demorado e – pior –

fará o arquivo PowerPoint ficar desnecessariamente grande, já que esta imagem será

repetida várias vezes. É para isso que usaremos o slide mestre, um recurso que MODIFICA de

uma só vez os vários slides de uma apresentação.

1. Para que você

possa perceber o

funcionamento

de um slide

mestre, vamos

começar esta

explicação a

partir de um slide

específico. Assim,

vá para o slide 2.

2. Na guia Exibir,

clique no botão

Slide Mestre.

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2



3. No slide mestre que aparece, cole o logotipo do projeto na posição desejada.

4. Clique no botão Fechar modo de exibição mestre.

Deu parcialmente certo. O logo apareceu de fato em vários slides, mas não em todos.

Veja que apenas os slides 2, 3 e 4 apresentam o logo. O que eles têm comum? Todos

são slides que contêm título e um conteúdo.

Uma apresentação PowerPoint contém vários mestres, não apenas um. Vamos exibir

novamente a área de mestres para entender melhor.

5. Mais uma vez, na guia

Exibir, clique no

botão Slide Mestre.

3

4

5



Uma apresentação padrão possui vários mestres, estão todos

representados no painel à esquerda da tela.

Se você levar o mouse sobre o terceiro mestre, verá o nome Título e

Conteúdo

Layout.

Mais ainda, há

uma indicação

dizendo que os

slides 2-4 estão

usando este

mestre.

Leve o mouse

sobre o sexto

mestre, o nome

Em Branco

Layout indica o

nome deste

mestre.

Aqui também aparece a

informação sobre os slides

utilizando este mestre, 5-6.

Queremos o logo também

nestes dois slides.

6. Selecione o mestre Em Branco

Layout.

7. Cole o logo também neste mestre.

COMENTÁRIO 1

Felizmente o PowerPoint cola o logo na mesma posição do mestre anterior.

6

7



COMENTÁRIO 2

O mestre no alto do painel modifica

cada um dos mestres abaixo. Assim,

o logo colado neste mestre

apareceria em todos os slides – com

e sem título – mas também no slide

de abertura, algo que não

desejamos neste exemplo.



Slide mestre e a formatação dos títulos

Vários de nossos slides têm títulos, gostaríamos de mudar a cor e o alinhamento de todos

eles.

Sem o conceito de slide mestre, teríamos que fazer a mudança slide por slide. Felizmente, se

fizermos as alterações desejadas apenas no mestre correspondente, todos os slides que

seguem este mestre refletirão as mudanças.

1. Se você não estiver na área de mestres, vá para a guia Exibir e clique novamente no

botão Slide Mestre.

2. Selecione o mestre Título e Conteúdo Layout.

3. Selecione a caixa que indica a posição dos títulos em cada slide.

4. Na guia Página Inicial, clique no botão Cor da Fonte e escolha uma nova cor para os

títulos de todos os slides que seguem o mestre Título e Conteúdo Layout.

5. Clique também no botão Centralizar para centralizar os títulos nestas caixas.

6. Vamos fechar o mestre para ver o resultado. Na guia Slide Mestre, clique no botão

Fechar modo de exibição mestre.

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6



Os títulos dos slides 2 a 4 aparecem centralizados e com uma nova cor.

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