PLANEJAMENTO, GESTÃO E OPERAÇÃO DE COMPRASliveuniversity.com/downloads/MBA COMPRAS - 1259/M1 -...

PLANEJAMENTO, GESTÃO E

OPERAÇÃO DE COMPRAS

INDICADORES

PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES

Objetivo

Construir e implantar um programa de métricas para gestão da área de

compras.

Pessoas Liderança – Capital Humano

Processos Fluxo de Valor e Priorização

Estrutura Arquitetura Organizacional - Organograma

Projetos Waterfall ou Ágil

Planejamento - Execução

Indicadores BSC – Dashboard – Plano de Ação

Estratégia Clientes – Missão – Visão – Mapa Estratégico

PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO


Indicadores de Desempenho - Definição

KPI’s - Key Performance Indicators (Indicadores Chave de Performance)

São dados ou informações, preferencialmente numéricos , que representam

um determinado fenômeno e são utilizados para medir o negócio da

organização, um processo ou o trabalho.


Indicadores de Desempenho - Definição

Os indicadores servem para comparar a métrica com um valor base definido

previamente (baseline) ou com um resultado esperado. Por isso, são

instrumentos de gestão essenciais nas atividades de monitoramento e

avaliação das organizações, pois permitem acompanhar o alcance das metas, identificar avanços, melhorias de qualidade, correção de problemas, necessidades de mudança etc.

Exemplo OTIF (On Time in Full): Percentual de pedidos entregues dentro do prazo e com as quantidades e especificações acordadas atendidas com o cliente.


Ficha Básida de um Indicador

INDICADOR

DESCRIÇÃO

FÓRMULA

Nome do indicador

O que o indicador mede e qual é a sua

finalidade

Como o indicador é calculado e se é

um número, %, valor etc.


Ficha Básida de um Indicador - Exemplo

INDICADOR

DESCRIÇÃO

FÓRMULA

On time

Número de entregas realizadas dentro do

prazo / Número de entregas totais (%)

Calcula a taxa de entregas realizadas dentro

do prazo negociado com o fornecedor


Funções Básicas dos Indicadores

Os indicadores possuem, basicamente, as

seguintes funções:

1. Mensurar os resultados e gerir o

desempenho;

2. Embasar a análise crítica dos resultados

obtidos e do processo de tomada decisão;

3. Contribuir para a melhoria contínua dos

processos organizacionais;

4. Facilitar o planejamento e o controle do

desempenho;

5. Viabilizar a análise comparativa do

desempenho da organização.

PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO INDICADORES “Se você não mede algo, você não pode entender o processo. Se você não entende o processo, não pode aperfeiçoá-lo”

Peter Drucker Escritor, professor e consultor administrativo de origem austríaca, considerado como o pai

da administração moderna.


Indicadores de Desempenho - Exemplo

Que indicadores um professor utiliza para avaliar o desempenho do aluno?

Notas (provas, trabalhos)

Frequência

Participação



Que indicadores um país utiliza para avaliar a qualidade de vida da população?

Expectativa de vida

Taxa de mortalidade

Taxa de mortalidade infantil

Taxa de analfabetismo

Renda Nacional Bruta (RNB) per capita

Alimentação (ingestão calórica diária per capita).

Condições médico-sanitárias (acesso a esgoto, água tratada, pavimentação

etc.)

Acesso ao consumo (número de carros, de computadores, televisores,

celulares, acesso à internet entre outros)



Que indicadores as

organizações internacionais

utilizam para avaliar o

desenvolvimento dos

países?

IDH - Índice de

Desenvolvimento

Humano


E na área de compras, quais são os indicadores que avaliam o desempenho?

Economia?

Contratos?

Acuracidade do inventário?

Gasto com transporte?

Planos de melhoria?

FOCO Discutir e analisar indicadores utilizados na área de Compras.

INSTRUÇÕES

1. Organizem-se em grupos. 2. Usando o template entregue, listem os

indicadores que vocês utilizam em suas áreas de Compras atualmente.

3. Atribuam a fórmula do indicador e a unidade de medida.

4. Preparem-se para apresentar o resultado desta atividade.

5. Participem da discussão plenária.


Atividade


Atividade - Template (Ficha do Indicador)

Indicador Fórmula Tipo de Métrica

Nº % Valor Outra


Gestão Estratégica por Meio de Indicadores - Modelo

Definição de objetivos

estratégicos

Seleção de indicadores

Definição de diretrizes

Apuração Reporte Acompanhamento

e gestão


Planejamento Estratégico

Mapa estratégico

Traduz a estratégia

Estratégia

Nosso plano de jogo ou plano de voo

Visão

O que queremos ser

Valores

O que é importante para nós

Missão

Quem somos e por que existimos

Balanced Scorecard

Mensuração e foco


Planejamento Estratégico




estratégicos




e gestão


Resgatem o Mapa Estratégico da Área de Compras

Ap

ren

diz

ado

e

Cre

scim

ento

P

roce

sso

s C

lien

te

Fin

ance

ira

Reduzir custo total da cadeia de suprimento

Aumentar prazo de

pagamento

Melhorar satisfação do cliente com a

área de Compras

Aumentar percepção de

valor agregado

Reduzir rotatividade

Melhorar maturidade dos

compradores

Melhorar qualificação

dos profissionais

Melhorar eficiência de

Compras

Redimensionar área de

Compras

Automatizar processamento

de pedidos

Melhorar participação

de Compras na empresa




estratégicos




e gestão

Álcool no sangue

Nível de Embriaguez


Medidas e Constructos

Copos de vinho

Latas de cerveja

Doses de vodka

Teste de bafômetro

Teste para tempo de reação física

Tempo para término de teste de memória

Doses de whisky

Variáveis observadas e não necessariamente correlacionadas.

Variáveis observadas e correlacionadas.

Qualidade da área de Cómpras

Satisfação do cliente


Medidas e Constructos em Compras - Exemplo

Atendimento do prazo de entrega

Custo Atendimento da especificação de qualidade

NPS Quantidade de reclamações

Pesquisa de satisfação

FOCO

Exercitar medidas e constructos dos indicadores de Compras.

INSTRUÇÕES

1. Organizem-se em grupos. 2. Com base no exemplo anterior, analisem

as medidas e constructos do indicador OTIF - On Time In Full.

3. Preparem-se para apresentar os resultados.



Atividade

Confiabilidade:

Grau ao qual as mensurações são isentas

de erros aleatórios e, portanto, fornecem

dados consistentes.

Uma escala de mensuração que fornece

resultados consistentes no decorrer do

tempo é confiável.

Validade:

Verifica se uma tentativa de mensuração

foi bem-sucedida (isento de erros).


Confiabilidade X Validade

Validade

Co

nfi

abili

dad

e

Alta Baixa

Alt

a

Bai

xa


Indicadores

Indicadores de Mercado

Indicadores Próprios


Principais Indicadores Utilizados Pela Área de Compras Saving; Cost Avoidance; Volume de compras; Prazo médio de pagamento; Lead Time; Erro nas requisições; Requisições eletônicas; Requisições devolvidas; Evolução de preço; Itens sob contrato; Custos de Suprimentos; Coverage; Eficiência de cotação; Solicitações atendidas; Solicitações atendidas no prazo; Solicitações urgentes;

Satisfação do cliente; Percepção de valor; Entregas sem erro; Devoluções; Atendimento do pedido (Fill Rate); Tempo de entrega dos produtos; OTIF On Time In Full ROI Nível de compliance dos fornecedores Gastos de compras non-compliant Turnover Capacitação técnica da equipe de

compras Nível de maturidade do comprador

INDICADOR Saving

DESCRIÇÃO

Ganhos obtidos com relação a um baseline.

Ex.1: preços no sistema do dia 31/Dez.

Ex.2: budget base Nov.2012

Ex.3: negociação anterior (compra contínua, compra spot,

projeto).

FÓRMULA

a)Diferença entre o que se pagava e o que se passou a

pagar;

b)Diferença entre o valor fechado e o valor da menor

proposta recebida;

c)Diferença entre o orçamento e o valor fechado


Saving

INDICADOR Cost Avoidance

DESCRIÇÃO É a economia obtida por se evitar um gasto que já estava

planejado

FÓRMULA Valor orçado menos valor efetivamente gasto


Cost Avoidance


Atividade O contrato de manutenção do fornecedor Manute’s teve um gasto anual em 2012 de R$ 74.400,00. A cláusula de reajuste está baseada no IGPM, que neste ano foi de 5,60%. No período de 2013, através de uma análise de TCO (Total Cost Ownership), tivemos uma melhoria de processo que acabou resultando numa redução de custos na ordem de 8%. Ao final da negociação, conseguimos fechar com o fornecedor um pagamento mensal de R$ 5.900,00. Esta diferença entre o valor anterior e o da nova negociação é um Saving ou um Cost Avoidance? De que valor?

Resposta: Saving de R$ 3.600,00/ano ou 4,8%

Resposta: Cost Avoidance de R$ 11.537,50 ou 3,55%


Atividade Para o contrato de fornecimento de refeições, o reajuste é calculado através de uma cesta de indicadores composta por IGPM, reajuste negociado pelo sindicato e outro corretor específico do mercado em questão. Em 2013, esta composição formou um índice de 9,72% de reajuste. Esta conta tem um impacto significativo em nossa formação de custos, representando 35% do spend e um valor anual de R$ 325 mil. Do ponto de vista comercial, nossa empresa já tem um posicionamento de preço de mercado, de modo a ficar sempre 10% abaixo dos preços praticados pela concorrência. Assim sendo, temos uma forte pressão de custos e não podemos repassar todos os aumentos para nosso preço final, pois isto causaria um forte impacto em nossa margem. Depois de uma longa negociação, conseguimos, junto com o fornecedor, obter alguns ganhos de produtividade que podem representar cerca de R$ 30 mil/ano e fechamos a negociação concedendo um reajuste de 6,17%. Neste negociação, nossa equipe conseguiu obter um Saving ou um Cost Avoidance? De que valor?

INDICADOR Volume de compras

DESCRIÇÃO

Afere a precisão do planejamento do volume de compras

mensal da empresa ao contrapor o volume de compras

efetivado versus o volume planejado, mês a mês, com base

na projeção de faturamento do plano orçamenário (budget).

FÓRMULA (Valor das compras efetivadas / valor previsto para

compras) X 100 (%)


Volume de Compras

INDICADOR Prazo médio de pagamento

DESCRIÇÃO Avalia a contribuição de suprimentos no que se refere à

negociação de prazos de pagamento.

FÓRMULA Soma dos prazos de pagamentos negociados / Número de

pedidos negociados (dias)


Prazo Médio de Pagamento

INDICADOR Lead Time

DESCRIÇÃO

Mede a eficiência operacional do processo de compras

apontando o tempo gasto no atendimento das demandas de

aquisição.

FÓRMULA Total de tempo decorrido entre a requisição e a entrega do

pedido / Total de requisições no período (dias)


Lead Time

INDICADOR Erro nas requisições

DESCRIÇÃO

Mede a capacidade técnica dos solicitantes em fazer as

requisições de compras, segundo dados e parâmetros

definidos pelos procedimentos da empresa. Este indicador

está diretamente ligado à aprendizagem empresarial.

FÓRMULA (Requisições com erros / Total de requisições) X 100 (%)


Erro nas Requisições

INDICADOR Requisições devolvidas

DESCRIÇÃO

Este indicador, junto do indicador de % de erro das

requisições, mede a qualidade técnica e conhecimento dos

requisitantes.

FÓRMULA (Requisições devolvidas / Total de requisições) X 100 (%)


Requisições Devolvidas

INDICADOR Requisições eletrônicas

DESCRIÇÃO Mede o % de requisições feitas por meio eletrônico à área

de Compras

FÓRMULA (Requisições eletrônicas / Total de requisições) X 100 (%)


Requisições Eletrônicas

INDICADOR Evolução de preço

DESCRIÇÃO Análise comparativa da evolução do preço dos

produtos/serviços adquiridos

FÓRMULA

a)Preço X Orçamento

b)Preço X Mercado

c)Preço X Preço anterior


Evolução de Preço

INDICADOR Itens sob contrato

DESCRIÇÃO Mede % de itens comprados sob contrato

FÓRMULA Itens comprados sob contrato / Total de itens comprados


Itens Sob Contrato

INDICADOR Custos de suprimentos

DESCRIÇÃO Revela a participação dos custos de suprimentos nas

vendas de uma empresa

FÓRMULA

a)Custo de Suprimentos / Venda total

b)Custo de Suprimentos / Valor total comprado

c)Volume de compras / Venda total

d)Custo de Suprimentos / Valor do produto final


Custos de Suprimentos

INDICADOR Coverage

DESCRIÇÃO Mostra quanto do total em valor que está sendo comprado

por toda a empresa está passando por compras

FÓRMULA Total comprado por compras / Total comprado pela empresa


Coverage

INDICADOR Eficiência de cotação

DESCRIÇÃO Mede a % de cotações que se transformam efetivamente em

pedidos pela área de Compras

FÓRMULA (Item aprovado como pedido / Quantidade de item cotado) X

100 (%)


Eficiência de Cotação

INDICADOR Solicitações atendidas

DESCRIÇÃO Mede o volume de solicitações atendidas pela área de

Compras

FÓRMULA Nº total de requisições


Solicitações Atendidas

INDICADOR Solicitações atendidas no prazo

DESCRIÇÃO Mede a capacidade da área de Compras de atender as

requisições dentro do prazo estipulado

FÓRMULA (Requisições atendidas no prazo / Total de requisições) X

100


Solicitações Atendidas no Prazo

INDICADOR Solicitações urgentes

DESCRIÇÃO Mede a porcentagem de requisições feitas com caráter de

urgência à equipe de compras.

FÓRMULA (Requisições urgentes / Total de requisições) X 100


Solicitações Urgentes

INDICADOR Satisfação do Cliente

DESCRIÇÃO Mede a satisfação dos clientes (internos, externos e stake

holders) em relação às atividades de Compras

FÓRMULA

Média das avaliações de satisfação de cada área-cliente,

obtidas por meio de pesquisa pontual (ex. atendimento de

requisições) ou periódica (por tipo de serviço)


Satisfação do Cliente

INDICADOR Percepção de valor

DESCRIÇÃO Mede a percepção de valor dos clientes (internos, externos

e stake holders) em relação às atividades de Compras

FÓRMULA

Média das avaliações de percepção de valor de cada área-

cliente, obtidas por meio de pesquisa pontual (ex. tempo de

entrega de pedido) ou periódica (por tipo de serviço)


Percepção de Valor

INDICADOR Devoluções

DESCRIÇÃO Analisa a quantidade de devoluções ao fornecedor

FÓRMULA (Quantidade de pedidos devolvidos / Total de pedidos) X

100


Devoluções


Atendimento do Pedido (Fill Rate)

INDICADOR Atendimento do pedido (Fill Rate)

DESCRIÇÃO Reflete se o fornecedor está entregando a quantidade de

produtos solicitada

FÓRMULA Quantidade de produtos entregues / Quantidade de

produtos pedidos


Tempo de Entrega dos Produtos

INDICADOR Tempo de entrega dos produtos

DESCRIÇÃO É o tempo que o fornecedor leva para entregar um pedido

FÓRMULA Data e/ou hora da entrega do pedido menos data e/ou hora

da realização do pedido


OTIF (On Time In Full)

INDICADOR OTIF (On Time In Full)

DESCRIÇÃO Corresponde às entregas realizadas dentro do prazo e

atendendo as quantidades e especificações do pedido

FÓRMULA Entregas Perfeitas / Total de entregas realizadas


On Time

INDICADOR On Time

DESCRIÇÃO Mede % de entregas realizadas no prazo acordado com o

Cliente

FÓRMULA Entregas no prazo/Total de entregas realizadas


In Full

INDICADOR In Full (Taxa de preenchimento do pedido)

DESCRIÇÃO Mede % de pedidos atendidos na quantidade e

especificações solicitadas pelo cliente

FÓRMULA Pedidos integralmente atendidos/Total de Pedidos

Expedidos


ROI (Return On Investment - Retorno Sobre Investimento)

INDICADOR ROI

DESCRIÇÃO

Mede a relação entre a quantidade de dinheiro ganha (ou

perdida) como resultado dos gastos feitos pela área de

compras.

FÓRMULA

a) (Lucro do Investimento - Custo do Investimento) / Custo

do Investimento

b) Ganho obtido / Quantia gasta com o investimento x 100

(%)


Nível de Compliance dos Fornecedores

INDICADOR Nível de compliance dos fornecedores

DESCRIÇÃO

Mede o nível de maturidade do relacionamento com os

fornecedores, indicando o porcentual de fornecedores que

atua de acordo com as políticas da empresa.

FÓRMULA (Nº de fornecedores com atuação enquadrada na política da

empresa / Nº total de fornecedores) X 100


Gastos de Compras Non-Compliant

INDICADOR Gastos de compras non-compliant

DESCRIÇÃO Mede a porcentagem de gastos efetuados com compras

que não se enquadram na política da empresa.

FÓRMULA (Gasto total com compras non-compliant / Gasto total de

compras) X 100


Turnover

INDICADOR Turnover

DESCRIÇÃO Mete a rotatividade dos colaboradores da área de Compras.

FÓRMULA

(Número de colaboradores que saíram de Compras+

Número de colaboradores contratados por Compras) /

Número total de colaboradores da área de Compras* 100,

em um determinado período


Nível de Maturidade do Comprador

INDICADOR Nível de maturidade do comprador

DESCRIÇÃO Mede o domínio técnico dos compradores a partir do

feedback dos requisitantes.

FÓRMULA Média das avaliações de cada área-cliente, obtidas por meio

de pesquisa pontual ou periódica.


Capacitação Técnica da Equipe de Compras

INDICADOR Capacitação técnica da equipe de compras

DESCRIÇÃO

Porcentual de colaboradores capacitados para atuar com

autonomia no processo de compras dos produtos/serviços

adquiridos pela empresa.

FÓRMULA (Número de colaboradores treinados/Total de

colaboradores) X 100


Indicadores

Indicadores de Mercado




Se os indicadores habituais não atenderem aos objetivos da sua área, crie

indicadores próprios.


Como Criar Indicadores - Passo a Passo

1- Defina o problema a ser enfrentado.

Ex.: Ausência de gestão da memória administrativa.

2- Pergunte: qual o sinal concreto e objetivo de que este problema existe?

Ex.: As informações e fatos gerados são registrados e arquivados no momento

que ocorrem, mas não de forma estruturada e organizada.

3- Identifique e selecione as soluções a serem adotados, processos a serem realizados, objetivos a serem alcançados etc.

Ex.:Implementar um modelo de gestão da memória

administrativa.



4- Faça a crítica dos enunciados, para que se tornem claros e autoexplicativos.

5- Expresse metas SEMPRE em termos de: quantidade, objeto e prazo.

Ex.: 100% dos processos do modelo de gestão da memória administrativa

implementados até dez/2015.

6- Diante de metas e objetivos, pergunte: “Como posso saber se isto foi realizado? Como saber se isso ocorreu ou não?”

Ex.: Informações registradas e organizadas de acordo com o

novo modelo.



7- Identifique e isole a unidade mínima a ser definida como objeto: uma ação, um produto, um resultado.

Ex.: Processos implementados

8- Averigue a possibilidade de estabelecer relações numéricas (proporção, razão, média, etc.).

Ex.: Nº de processos implementados / Nº de processos previstos X 100



9- Identifique onde (em que fontes) estarão os dados disponíveis para alimentar o indicador. Caso não existam, preveja como obtê-los.

Ex.: Relatório de auditoria de cada processo implementado

10- Se não for possível quantificar os indicadores, verifique quais os sinais que melhor evidenciam o fato ou objeto focalizado: documentos, relatos, observações.


Escolha de Indicadores

Os indicadores devem contribuir de forma explícita para o cumprimento

dos objetivos estratégicos da empresa;

Devem estar intimamente relacionados às principais conclusões do

processo de elaboração do planejamento;

Devem medir performance e não atividade;

Devem ser analisados em conjunto e nunca isoladamente;

Devem custar o mínimo possível e ter o máximo de justificativa possível;

Devem ser simples e de preferência exigir pouca ou nenhuma explicação;

Devem permitir fixação de metas e autonomia na obtenção das mesmas;

A interpretação dos dados deve subsidiar o processo decisório.


Vamos criar um indicador para a área de Compras?

Que problema iremos atacar?

Que objetivo queremos alcançar?

Qual é a nossa meta?

Como podemos saber que o objetivo e a meta

estão sendo alcançados?

Qual será nossa unidade de referência?

Que relações numéricas podemos

estabelecer?

Que fonte de dados usaremos para obter as

informações necessárias?

72

• Estabelecimento de objetivos não realistas

• Indicador fora do contexto

• Indicador não aceito por algum dos envolvidos

• Quantidade indevida de indicadores

(excesso ou falta)

• Indicadores muito complexos

Problemas na

definição

• O indicador é medido incorretamente

Problemas na

medição

72


Erros Frequentes na Escolha de Indicadores

FOCO Refletir sobre os aspectos críticos da escolha de indicadores para a área de Compras.

INSTRUÇÕES

1. Organizem-se em grupos. 2. Leiam o artigo “O que um crime ensina sobre

indicadores corporativos” 3. Com base no texto, reflitam:

Quais são os principais problemas ao escolher indicadores para a área de Compras? O que é possível fazer para preveni-los e/ou resolvê-los?

4. Preparem-se para apresentar os resultados 5. Participem da discussão plenária.


Atividade


Por que não podemos olhar para os indicadores isoladamente?

dor nas costas

febre

tosse

dor nos membros

calafrios

“É VIROSE”!! dizem todos...


Observem os Sintomas (Indicadores) Desse Paciente:


Ao Tratar os Sintomas Isoladamente…

antitérmico

xarope

anti-inflamatório

analgésico

agasalho

dor nas costas

febre

tosse

dor nos membros

calafrios

Hora de buscar um diagnóstico preciso

Recorrer a um especialista.


Os Sintomas Persistem!

Exame de

sangue Pneumococo na corrente sanguínea

(PNEUMONIA)

Pulmões comprometidos

Debilidade muscular

dor nas costas

febre calafrios

tosse

dor nos membros

Mecanismo de defesa acionado

? Pneumococo na corrente sanguínea

(PNEUMONIA)

É pneumonia!!

Pulmões comprometidos

Debilidade muscular

dor nas costas

febre calafrios

tosse

dor nos membros

Mecanismo de defesa acionado

Pneumococo na corrente sanguínea

(PNEUMONIA)

antibiótico


O Paciente Passa a Combater os Sintomas Conjuntamente


Nosso Mapa Estratégico da Área de Compras


Mapa Estratégico - Exemplo

Ap

ren

diz

ado

e

Cre

scim

ento

P

roce

sso

s C

lien

te

Fin

ance

ira


Aumentar prazo de

pagamento

Melhorar satisfação do cliente com a

área de Compras

Aumentar percepção de

valor agregado

Reduzir rotatividade

Melhorar maturidade dos

compradores

Melhorar qualificação

dos profissionais

Melhorar eficiência de

Compras

Redimensionar área de

Compras

Automatizar processamento

de pedidos

Melhorar participação

de Compras na empresa


Escolha de Indicadores Associados ao Mapa Estratégico

Perspectivas Objetivos Indicador

Financeira Reduzir custo total da cadeia de suprimento

Saving

Aumentar prazo de pagamento Prazo médio de pagamento

Clientes Melhorar satisfação do cliente Satisfação do cliente Aumentar percepção de valor agregado Percepção de valor

Processos

Melhorar eficiência de compras Lead Time Redimensionar área de compras Solicitações atendidas Melhorar participação de compras na empresa

Coverage

Automatizar processamento de pedidos

Requisições eletrônicas

Aprendizado e Crescimento

Reduzir rotatividade Turnover Melhorar maturidade dos compradores Nível de maturidade

Melhorar qualificação dos profissionais Capacitação técnica da equipe

FOCO Relacionar indicadores aos objetivos estratégicos estabelecidos para a área de Compras.

INSTRUÇÕES

1. Organizem-se em grupos. 2. Resgatem o Mapa Estratégico

estabelecido pelo grupo. 3. Escolham os indicadores necessários para

avaliar cada um dos objetivos estabelecidos.

4. Preparem-se para apresentar os resultados



Atividade


Atividade - Template (Indicadores e Objetivos)

Perspectivas Objetivos Indicador

Financeira

Clientes

Processos





estratégicos




e gestão


Controle de Indicadores

Para um controle eficiente

de indicadores, é necessário

formalizar uma planilha com

as diretrizes.


Itens Necessários Para Controle de Indicadores

FICHA TÉCNICA Nome, descrição e fórmula do indicador

GRUPO Financeiro, Processos, Cliente, Aprendizado&Crescimento

DATA E PERIODICIDADE DE APURAÇÂO Diário, semanal, quinzenal, mensal etc.

OBJETIVO Objetivo estratégico ao qual o indicador está associado

META Resultado esperado para o indicador em determinado período

TIPO DE MÉTRICA %, número, dias, moeda etc.

FONTE DE DADOS Onde estão as informações necessárias para cálculo do indicador (ERP, CRM, planilhas de controle etc.)

Nome da pessoa responsável pela apuração e reporte do indicador

RESPONSÁVEL


Itens Necessários Para Controle de Indicadores

FICHA TÉCNICA Nome, descrição e fórmula do indicador

GRUPO Financeiro, Processos, Cliente, Aprendizado&Crescimento

DATA E PERIODICIDADE DE APURAÇÂO Diário, semanal, quinzenal, mensal etc.

OBJETIVO Objetivo estratégico ao qual o indicador está associado

META Resultado esperado para o indicador em determinado período

TIPO DE MÉTRICA %, número, dias, moeda etc.

FONTE DE DADOS Onde estão as informações necessárias para cálculo do indicador

Nome da pessoa responsável pela apuração e reporte do indicador

RESPONSÁVEL


Meta - Definição

Meta é a expressão quantitativa e mensurável de um objetivo e normalmente representa um fim específico mais próximo. Uma meta é constituída por três componentes: objetivo, valor e prazo.


Objetivos Estratégicos e Metas


Como as Metas Ajudam a Melhorar o Desempenho

Ajudam a focalizar o uso do tempo e dos recursos;

Definem prioridades no cotidiano, evitando o desperdício de energia com atividade de menor importância;

Estabelecem um mapa do caminho a ser percorrido até o resultado desejado.


Meta SMART

Atributo Finalidade

S Específico (specific)

A meta deve medir um objetivo específico

M Mensurável (mensurable)

A meta deve ser mensurável

A Atingível (attainable)

A meta deve refletir uma situação possível

R Relevante (relevant)

A meta deve fazer sentido para o objetivo

T Temporal (time-based)

A meta deve ter um prazo para ser cumprida


Meta de Compras - Exemplo

Objetivo: Melhorar a eficiência operacional da área de compras.

Meta: reduzir o tempo decorrido entre a realização do pedido e a entrega de 30 para 10 dias até dezembro de 2014.

Indicador: Lead Time.

Valor: de 30 para 10 dias.

Prazo: até dezembro de 2014.


SLA - Conceito (Service Level Agreement - Acordo de Nível de Serviço)

SLA é um acordo firmado entre a área e seu cliente, que descreve o serviço, suas metas de nível de serviço, além dos papéis e responsabilidades das partes envolvidas no acordo.

A área de Compras pode criar, por exemplo, um SLA de 10 dias para atendimento de requisição entregue dentro das especificações estabelecidas.

Benefícios do SLA: Maior confiabilidade no processo de compras; Melhor entendimento entre o usuário e a área de compras; Maior confiabilidade para o fornecedor dos serviços; Economias no processo como um todo.


Ficha Técnica de Controle de Indicadores - Exemplo

Indicador Grupo OperacionalData e periodicidade

de apuração

Dia 1º e 15º de cada

mês - quinzenalResponsável Fabrício

Descrição

Objetivo

Fórmula Tipo de métrica Dias Meta 10 dias (até dez/2014)

Fonte de dados SAP

Ficha Técnica de Controle de Indicadores

CARACTERÍSTICAS GERAIS

Tempo decorrido entre a realização do pedido por um cliente e a data de entrega

Melhorar a eficiência operacional da área de compras

Lead Time

Total de tempo decorrido entre a requisição e o fechamento do pedido

/ Total de requisições no período (dias)


Vamos estabelecer as diretrizes de controle para um dos indicadores aprendidos.

Indicador GrupoData e periodicidade

de apuraçãoResponsável

Descrição

Objetivo

Fórmula Tipo de métrica Meta

Fonte de dados

Ficha Técnica de Controle de Indicadores

CARACTERÍSTICAS GERAIS

FOCO

Estabelecer as diretrizes de controle dos indicadores da área de Compras

INSTRUÇÕES

1. Organizem-se em grupos. 2. Resgatem o Mapa Estratégico e

indicadores relacionados. 3. Utilizando o template entregue,

preencham a ficha de controle para cada indicador.




Atividade


Atividade - Template (Ficha Técnica de Controle de Indicadores)




estratégicos




e gestão


Apuração de Indicadores

Seguindo as diretrizes estabelecidas, cada indicador deve ser medido regularmente.

As apurações devem ser registradas formalmente em excel ou outra ferramenta de controle.


“O que não é medido não é gerenciado”

Robert Kaplan Co-idealizador, junto com David Norton, do

método de gestão Balanced Scorecard (BSC) e doutor em Administração de Empresas pela

Universidade de Harvard.


Controle de Diabetes


Brainstorming

Quais “indicadores” são utilizados para o controle de diabetes?

Qual foi a meta alcançada? O que contribuiu para o alcance da meta?


Apuração de Indicadores

Palavra-chave do processo:


Ficha Técnica de Apuração de Indicadores - Exemplo

Meta Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Média*

Volume de compras (%) 110,6 110,5 111,2 111,6 111,4 111,5 109,2

Economia nas compras (%) 7,0 6,0 5,0 6,0 7,0 5,0 1,0 7,5

Prazo médio de pagamento (dias) 30 19 23 27 29 30 28 24,6

Pontualidade no atendimento da requisição (%) 55 52,0 52,0 52,0 54,0 52,0 53,0 54,0

Lead Time (dias) 5 6 6 5 5 6 5 5

Prazo solicitado (%) 40 21 21 22 25 26 24 23

*Valores referentes ao período de janeiro a dezembro

APURAÇÃO

Ficha Técnica de Apuração de Indicadores




estratégicos




e gestão


Reporte de Indicadores - Dashboard


Dashboard - O Que É Dashboard ou Painel de Controle é um conjunto de gráficos de indicadores que

permite, em uma única tela, a visualização rápida de aspectos-chave de um

negócio.

Através do dashboad, é possível:

Visualizar o desempenho da área;

Identificar desvios e tendências;

Tomar decisões.


Dashboard - Exemplo

DASHBOARDMENSALDETECNOLOGIADAINFORMAÇÃO

RelatórioMensaldeIndicadoresdaDTI-REF.Novembrode2012-Atualizadoem10/12/12

-

20,00

40,00

60,00

80,00

100,00

120,00

140,00

PO12 Real.

108,70 106,00

22,00 23,4

GASTOS(s/depreciação)-R$MM(PO2012)

Acumulado Radar

500566

430

789876

656608

550 525600 590

400466

400

750800

556508

450 425

550500

10 14 23 20 11 16 19 10 14 23 14

jan/12 fev/12 mar/12 abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 nov/12

Incidentes-Evolução2012TotalIncidentesAbertos TotalIncidentesFechados RCAfechadas

0

100

200

300

400

500

600

700

jan/12

fev/12

mar/12

abr/12

mai/12

jun/12

jul/12

ago/12

set/12

out/12

nov/12

dez/12

IncidentesdeSegurançadaInformaçãoInforma onal Warning

626 619 497 708 437578

11.159 10.438 10.913 11.493

9.13210.153

89,63% 89,15%90,79%

97,68%

84,52%

100,00%

75,00%

80,00%

85,00%

90,00%

95,00%

100,00%

0

5.000

10.000

15.000

20.000

mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12

Sa sfaçãodoUsuário(Helpdesk)-Evolução2012

PesquisasRespondidas PesquisasNãoRespondidas %BomeÓ mo(EscritórioeEditorial)

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

jan/12

fev/12

mar/12

abr/12

mai/12

jun/12

jul/12

ago/12

set/12

out/12

nov/12

80%89%

65%78% 79% 80% 83%

90%79% 80% 79%

20%11%

35%22% 21% 20% 17%

10%21% 20% 21%

PromoçõesàProduçãoProgramada Emergencial

10 30 24 12 8 15 23 28 32 38 27

98,0%97,0%

98,0%97,0%

98,0%99,0%

98,0%98,5%

98,0%

99,7% 99,9%

90,0%

95,0%

100,0%

0102030405060708090

100

jan/12

fev/12

mar/12

abr/12

mai/12

jun/12

jul/12

ago/12

set/12

out/12

nov/12

DisponibilidadedaInfraestrutura-Sistemas(Evolução2012)

TotalIndisponibilidades %Acordado(media) %Real.

15

1 1

VariaçãodoCusto-PRJsemAndamentoNov2012

dentrodocustoprevisto

Até10%acimadoprevisto

Acimade10%doprevisto

13

2

2

VariaçãodoPrazo-PRJsemAndamentoNov2012

Dataterminodentrodoprevisto


Acimade10%doprevisto2

3

15

13

9

3

4

1

0

1

2

3

16

10

9

4

2

1

0

1

dez/12

jan/13

fev/13

mar/13

abr/13

Previsãodeencerramentoprojetosemandamento-2012/2013

Desenv.Sistemas-Assinaturas

Desenv.Sistemas

InfraestruturaeTelecom

GovernançaeArquitetura

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Dentrodocustoprevisto



80%

10% 10%

ProjetosencerradosnoCustoAcumulado2012

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Dataterminodentrodoprevisto



80%

10% 10%

ProjetosencerradosnoPrazoAcumulado2012

Desenv.Sistemas-Assinaturas

Desenv.Sistemas

GovernançaeArquitetura

InfraestruturaeTelecom

Totalprojetosentregues

12

17

3

67

99

TotalprojetosencerradosAcumulado2012

Estes20%representamR$X.XXMil

180

185

190

195

200

jan/12 fev/12 mar/12 abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12

187188

190193 195

196 198 199 197196

Racionalização-ContaCorrenteSistemas

TotalSistemasA vos

Real. Tendência PI2012

23,34

36,69

13,34

INVESTIMENTO-PIECONÔMICOR$MM


Dashboard - Como Fazer

Definir objetivo e

público-alvo do

dashboard

Escolher os indicadores

que irão compor o dashboard

Definir o melhor tipo de gráfico para cada indicador

Escolher a ferramenta necessária para criar o dashboard

Consolidar as

informações em uma

única tela


Objetivo

Especificar claramente qual é a “história” que se deseja contar em um dashboard é o primeiro passo. Quanto mais específico e conciso, melhor. Embora um dashboard seja generalista, seu conteúdo deve ser o mais específico possível – é isso que o torna eficaz.


Público-alvo Público-alvo: É preciso ter claro quem terá contato com o dashboard: a própria equipe, os clientes internos, o CEO (mais preocupado com o lucro e o retorno obtido do que com o número de requisições e volume de trabalho, por exemplo).

OPERACIONAL

TÁTICO

ESTRATÉGICO CEO e

DIRETORIA

GERÊNCIA E EQUIPE

INTERNA

EQUIPE INTERNA


Público-alvo O público-alvo faz toda a diferença na forma como a tal “história” será contada.

Estratégico Tático Operacional



Definir objetivo e

público-alvo do

dashboard





Consolidar as


única tela


Dashboard - Escolha de Indicadores A função de um dashboard não é vasculhar os detalhes e nuances dos dados, mas reduzi-los ao mínimo necessário para a compreensão. Você dispõe de uma série de métricas que parecem fantásticas e fundamentais, mas em um dashboard você terá que cortar muitas delas. É um processo doloroso, mas necessário. Mantenha apenas as métricas elementares para a compreensão da informação (aquelas sem as quais nada fará sentido) e as que são facilmente compreensíveis, que dispensem explicações adicionais. Se você não conseguir chegar a um número razoável de métricas para trabalhar, considere que você deveria fazer um relatório (ou análise) mais completo.



Definir objetivo e

público-alvo do

dashboard





Consolidar as


única tela


Dashboard - Tipos de gráficos

Gráfico é a expressão visual de dados ou valores numéricos, de modo a facilitar a compreensão dos mesmos. Você deve selecionar o tipo de gráfico mais eficiente para tornar seus dados mais claros, enfáticos e informativos.

Tipos de gráficos: Linha Coluna Coluna Sobreposta Área Barra Barra Sobreposta Radar Bolha Rosca Pizza Scatter (Dispersão XY) Velocímetro

Qual Gráfico Usar? Um guia rápido para a difícil tarefa de escolher um gráfico.

Não

Você tem uma ou múltiplas categorias?

Quantas séries de dados você

tem?

Sim

Uma

Várias

É importante ver o detalhe dos dados ou apenas a tendência?

Tendência Detalhado

LINHA

Sinto muito...

Sim Não

COLUNAS

ÁREA

Não

Sim

Estas categorias compõem um

todo?

Não, quero comparar

LINHAS + COLUNAS COLUNAS

SOBREPOSTAS LINHAS

Duas Várias Uma

Quer comparar os pontos fortes

e fracos?

Não Sim

3 dimensões por série?

Não, só uma. Minhas séries formam um

todo de 100%.

Você quer comparar estas

séries?

Sim

Não

ROSCA BOLHAS RADAR BARRAS

PIZZA

BARRAS SOBREPOSTAS

SCATTER

Sim, um todo

INÍCIO

VELOCÍMETRO

Sim

Este grupo totaliza 100%?

Sua série tem muitos pontos de dados?

Seus dados são temporais (por dia,

por mês)?

Fonte: DP6


Escolha o Gráfico Certo



Definir objetivo e

público-alvo do

dashboard





Consolidar as


única tela


Dashboard - Ferramenta É possível elaborar um dashboard usando Excel ou outras ferramentas de inteligência de negócios específicas para design de dashboards, como: IBM Cognos Dynistics Tableau Jaspersoft iDashboards Atom BI

Seja qual for a ferramenta escolhida, tenha em mente que o processo de criação deve ser o mais otimizado e automatizado possível: um dashboard é entregue em intervalos relativamente curtos, geralmente há mais de uma versão ou mais de um dashboard e ele não elimina a necessidade de relatórios e análises. Por todos estes motivos, deve tomar o menor tempo possível.



Definir objetivo e

público-alvo do

dashboard





Consolidar as


única tela


Dashboard - Consolidação e Organização das Informações Um dashboard deve ser pensado e estruturado em torno de boas práticas de visualização de dados e voltada para a tomada de decisão. Organize os indicadores a partir de um critério de hierarquia, começando do mais importante. Não deixe espaço para dúvidas: gráficos devem ter legendas, nomes e unidades bem definidas e sem redundâncias ou inconsistências. Para cada métrica, ofereça o máximo de informação possível, antecipando as questões que podem ser criadas diante de cada número (“Qual a variação?”, “O que causou o aumento?”, “Qual era a meta?”).


Dashboard - Exemplo

Com o dashboard em mãos, é possível identificar claramente quais metas estão sendo cumpridas e quais precisam de atenção para garantir que a área de Compras continue a caminhar em direção a seus objetivos estratégicos.





estratégicos




e gestão


Acompanhamento e Gestão - PDCA


PDCA - O Que É

PDCA (Planejar-Fazer-Checar-Agir, do inglês Plan-Do-Check-Act) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. O PDCA foi criado na década de 30 por Walter A. Shewart. Contudo, esse método foi popularizado por William Edward Deming, que o tornou mundialmente reconhecido por aplicá-lo no Japão, por isso, a partir da década de 50, o ciclo PDCA passou a ser conhecido também como “Ciclo Deming”. Seu objetivo principal é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos. Pode ser utilizado em qualquer tipo de empresa, como forma de alcançar um nível de gestão melhor a cada dia, atingindo ótimos resultados dentro do sistema de gestão do negócio.


PDCA - Como Fazer

Identificar indicadores que não atingiram a meta.

Estabelecer Plano de Ação.

Executar o Plano de Ação.

Acompanhar indicadores.

Verificar atingimento de metas.

Ação corretiva no insucesso.

Padronizar e treinar no sucesso.


1- Planejar

Identificar indicadores que não atingiram a meta. Estabelecer

Plano de Ação.

Perspectivas Objetivos Indicador Atual Meta Status

Financeira


Saving R$ 248 milhões

R$ 250 milhões


18 dias 30 dias

Clientes Melhorar satisfação do cliente Satisfação do cliente 8 8

Aumentar percepção de valor agregado

Percepção de valor 8,5 8

Processos

Melhorar eficiência de compras Lead time 45 dias 20 dias

Redimensionar área de compras Solicitações atendidas 80/

comprador 60/

comprador Melhorar participação de compras na empresa

Coverage 65% 75%

Automatizar processo de pedidos Requisições eletrônicas 95% 100%


Reduzir rotatividade Turnover 35% 20%

Melhorar maturidade dos compradores

Nível de maturidade 7 8

Melhorar qualificação dos profissionais

Capacitação técnica da equipe

60% 75%


Identificar Indicadores Que Não Atingiram a Meta


1- Planejar

Identificar indicadores que não atingiram a meta. Estabelecer

Plano de Ação.


Plano de Ação - Definição

É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. O Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito para o cumprimento dos objetivos e metas. Quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta.

Perspectivas Objetivos Indicador Atual Meta Status Ações

Financeira



R$ 250 milhões

Desenvolver fornecedores

Aumentar prazo de pagamento

Prazo médio de pagamento

18 dias 30 dias Negociar com fornecedores

Clientes

Melhorar satisfação do cliente

Satisfação do cliente 8 8 Entender necessidade dos clientes


Percepção de valor 8,5 8 Entender necessidade dos clientes

Processos

Melhorar eficiência de compras

Lead time 45 dias 20 dias Contratar colaboradores e treinar equipe

Redimensionar área de compras

Solicitações atendidas 80/

comprador 60/

comprador Contratar colaboradores

Melhorar participação de compras na empresa

Coverage 65% 75% Treinar clientes internos

Automatizar processo de pedidos

Requisições eletrônicas

95% 100% Treinar clientes internos


Reduzir rotatividade Turnover 35% 20% Instaurar pesquisa de clima organizacional


Nível de maturidade 7 8 Treinar equipe



60% 75% Contratar treinamentos incompany


Estabelecer Plano de Ação

Executar o Plano de Ação.


2- Fazer


Executar o Plano de Ação - 5W2H


Plano de Ação 5W2H - Exemplo

Reduzir o número de requisições erradas

Treinar os clientes internos área a área

Salas de treinamento

Todo dia 15 de cada mês durante 6 meses

Melhorar satisfação do cliente e eficiência de Compras

Juliana e André

R$ 500/treina-mento


Vamos desenvolver o 5W2H para executar o plano de ação de melhoria do indicador Coverage.


3- Checar

Acompanhar indicadores. Verificar

atingimento de metas.


Acompanhar Indicadores - Apuração

Meta Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Média*

Volume de compras (%) 110,6 110,5 111,2 111,6 111,4 111,5 109,2

Economia nas compras (%) 7,0 6,0 5,0 6,0 7,0 5,0 1,0 7,5

Prazo médio de pagamento (dias) 30 19 23 27 29 30 28 24,6

Pontualidade no atendimento da requisição (%) 55 52,0 52,0 52,0 54,0 52,0 53,0 54,0

Lead Time (dias) 5 6 6 5 5 6 5 5

Prazo solicitado (%) 40 21 21 22 25 26 24 23

*Valores referentes ao período de janeiro a dezembro

APURAÇÃO

Ficha Técnica de Apuração de Indicadores


Acompanhar Indicadores - Dashboard


3- Checar

Acompanhar indicadores. Verificar

atingimento de metas.

Perspectivas Objetivos Indicador Atual Meta Status

Financeira



R$ 250 milhões


18 dias 30 dias

Clientes Melhorar satisfação do cliente Satisfação do cliente 8 8


Percepção de valor 8,5 8

Processos

Melhorar eficiência de compras Lead time 45 dias 20 dias

Redimensionar área de compras Solicitações atendidas 80/

comprador 60/

comprador Melhorar participação de compras na empresa

Coverage 65% 75%

Automatizar processo de pedidos Requisições eletrônicas 95% 100%


Reduzir rotatividade Turnover 35% 20%


Nível de maturidade 7 8



60% 75%


Verificar Atingimento de Metas


4- Agir

Ação corretiva no insucesso. Padronizar e

treinar no sucesso.


Quais ações foram ruins e devem ser revistas ou descartadas?

Quais ações foram eficientes e contribuíram para o cumprimento das metas?


Atividade FOCO

Propor um plano de ação para melhoria dos indicadores, com base nas diretrizes do PDCA.

INSTRUÇÕES

1. Organizem-se em grupos. 2. Analisem o Dashboard recebido. 3. Utilizando o template entregue, façam

um plano de ação relacionado a cada um dos indicadores para estimular o atingimento das metas.




Atividade Template - Planilha de Controle de Plano de Ação

Data da criação do plano: Responsável: Objetivo: Meta:

Data da revisão do plano: Responsável: Indicador:

Início FimO que Como Quem

Quando Situação

Atual

%

CompletoQuantoPor queOnde Hoje

Tipos de Gráficos Anexo



Linha São ótimos para representar sequências de dados em uma escala de tempo dividida em períodos iguais. Normalmente, no eixo horizontal temos a divisão do tempo em dias, meses ou qualquer unidade de tempo (em casos em que se está trabalhando com assuntos que envolvam tempo); e no eixo vertical os valores.


Coluna É útil para ilustrar comparações entre itens. Em gráficos de colunas, as categorias são geralmente organizadas ao longo do eixo horizontal (X), e os valores ao longo do eixo vertical (Y).


Coluna Sobreposta É útil para ilustrar comparações entre itens. Em gráficos de colunas, as categorias são geralmente organizadas ao longo do eixo horizontal (X), e os valores ao longo do eixo vertical (Y).


Área Enfatizam a magnitude da mudança no decorrer do tempo e podem ser usados para chamar atenção para o valor total ao longo de uma tendência. Exibindo a soma dos valores, o gráfico de área mostra também a relação das partes com um todo.


Barra Ilustra comparações entre itens individuais. As categorias são organizadas na vertical e os valores na horizontal para enfocar valores de comparação e dar menos ênfase ao tempo. Sua utilização é recomendada quando os rótulos dos eixos forem longos e para comparar múltiplos valores.


Barra Sobreposta Mostra o relacionamento de itens individuais com o todo.


Radar Compara os valores agregados de várias séries de dados. Cada série de dados tem uma cor ou um padrão exclusivo e é representada na legenda do gráfico. É possível inserir uma ou mais séries de dados em um gráfico.


Bolha É um tipo de gráfico que consegue determinar bem os valores determinados pelo usuário. Isso porque ele exige uma ordem de inserção de dados. Na primeira coluna devem estar os dados que estarão no eixo X, enquanto os dados do eixo Y devem estar na segunda coluna e o tamanho da bolha (normalmente representa a porcentagem) na terceira.


Rosca Exibe a relação das partes com um todo, podendo conter mais de uma série de dados. Cada anel do gráfico de rosca representa uma série de dados.


Pizza Mostra quanto cada valor representa sobre o valor total. São utilizados quando há apenas uma série de dados a ser comparados e todos os valores são positivos.


Scatter (Dispersão XY) Mostra a relação existente entre os valores numéricos em várias séries de dados ou plota dois grupos de números como uma série de coordenadas xy. Esse gráfico mostra intervalos irregulares ou clusters de dados e é usado geralmente para dados científicos. Quando ordenar seus dados, coloque valores x em uma linha ou coluna e insira valores y correspondentes nas linhas ou colunas adjacentes.


Velocímetro Muito utilizado para a montagem de dashboard, é uma junção do gráfico de rosca com o gráfico de dispersão.

PLANEJAMENTO, GESTÃO E OPERAÇÃO DE COMPRASliveuniversity.com/downloads/MBA COMPRAS - 1259/M1 -...

Documents

Transcript of PLANEJAMENTO, GESTÃO E OPERAÇÃO DE COMPRASliveuniversity.com/downloads/MBA COMPRAS - 1259/M1 -...