UNIVERSIDADE DE SÃO PAULOFACULDADE DE ODONTOLOGIA

SERVIÇO DE DOCUMENTAÇÃO ODONTOLÓGICA

Organograma Estrutural e Funcional do SDO/FOUSP

SAA – Seção de Apoio AdministrativoSADTC – Serviço de Assistência e Divulgação Técnico-CientificaSTI – Serviço de Tratamento da InformaçãoSIDC – Serviço de Informação Documentária e CirculaçãoBVS – Biblioteca Virtual em Saúde-Odontologia BrasilCRAI – Centro de Recursos para a Aprendizagem e Investigação

Este modelo de organograma representa a real situação do SDO/Biblioteca. O mesmo foi encaminhado para a Comissão de Biblioteca e se aprovado será avaliado pelo colegiado competente.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 2019

O planejamento estratégico é o planejamento da alta direção e consiste na decisão sobre

as decisões da instituição, de forma a alcançar seus objetivos. Esse tipo de planejamento segue

os mesmos conceitos e normas de uma empresa. A biblioteca não visa o lucro econômico, mas o

planejamento é importante como forma de aprimorar serviços e maximizar o uso de recursos.

As vantagens da elaboração de um planejamento estratégico são, em termos

econômicos: minimização de custos, substituição de atividades fragmentárias e não coordenadas

por um esforço em grupo, substituição do fluxo desigual de trabalho por um fluxo uniforme,

pauta-se em decisões premeditadas, traz segurança, favorece a produtividade e facilita o

controle.

Em consonância com os anos anteriores, o Serviço de Documentação Odontológica

(SDO) da Faculdade de Odontologia da Universidade de São Paulo (FOUSP) em 2019 tem por

objetivo implantar e implementar novos serviços e produtos, atendendo as expectativas dos

usuários, bem como da Faculdade no contexto de ensino, pesquisa e extensão.

A Política Básica do SDO engloba: Comunicação Interna, Comunicação & Marketing,

Equipamentos, Gestão de Pessoas e de Estrutura de Bibliotecas, Infraestrutura Predial da

Biblioteca, Sustentabilidade, Desenvolvimento e Preservação de Acervos, Qualidade dos

Produtos e Serviços, Tecnologia da Informação e Biblioteca Virtual em Saúde Odontologia.

Para tanto, tem seus pressupostos voltados à equipe, ética, inovação, qualidade, resultado,

relacionamento e reconhecimento.

Comunicação Interna (Endomarketing)

▪ Desenvolver ações integradas com os Departamentos, Comissões de Graduação, Pós-

Graduação, Comissão de Cultura e Extensão e Pesquisa para a interação da Biblioteca

nas necessidades da FOUSP frente a pesquisa científica, bem como apoio

administrativo e da comissão de informática visando atingir as metas estabelecidas.

Comunicação & Marketing (Marketing Externo)

▪ Manter política de marketing para divulgação dos produtos e serviços desenvolvidos e oferecidos pela biblioteca.

▪ Desenvolvimento de um estudo de usuário conjuntamente com o Departamento de Informação e Cultura da Escola de Comunicações e Artes da USP.

▪ Aprimorar meios de comunicação utilizados – Facebook e site institucional - para atendimento de demandas virtuais e abastecer os usuários com informações relevantes (horário de funcionamento, serviços prestados etc.)

Equipamentos

▪ Manter e atualizar os equipamentos do parque informacional (hardware e software), por meio de ações pró-ativas de manutenção pelos técnicos de informática do SDO.

▪ Firmar contrato de manutenção periódica do sistema de climatização da biblioteca.

Gestão de Pessoas e de Estrutura de Bibliotecas▪ Continuar promovendo a capacitação da equipe da biblioteca, por meio da divulgação

de cursos voltados a bibliotecas como também divulgação da Comissão de Incentivo e Apoio à Capacitação dos Servidores Técnicos Administrativos da FOUSP.

▪ Identificar novas tendências da ação bibliotecária junto ao ambiente institucional.▪ Participar da Semana de Pesquisa com apresentação de trabalhos e/ou pôsteres.▪ Participar de eventos na área de Ciência da Informação com apresentação de trabalhos

e/ou pôsteres.

Infraestrutura Predial da Biblioteca listados em ordem de prioridade

▪ Instalar um sistema de iluminação de emergência. ▪ Readaptar a iluminação dos acervos I e II ▪ Instalar um sistema de detecção de fumaça no acervo.▪ Instalar porta de saída de emergência.▪ Instalar um sistema de ar condicionado▪ Participar de editais direcionados para melhorias em bibliotecas.▪ Implantar câmeras de segurança nas entradas dos acervos.▪ Trocar as persianas.▪ Trocar o piso do auditório do SDO▪ Trocar o forro do piso inferior

Sustentabilidade

Manter o recipiente para armazenar: pilhas/baterias, papel, plástico etc. Plano de parceria com alguma instituição (Santander, Colgate etc.) para ações de

sustentabilidade.

Desenvolvimento e Preservação de Acervos

▪ Cadastro no Portal de Biblioteca Digital de Trabalhos Acadêmicos (BDTA) – TCC FUNDECTO

▪ Preparar estudo de descarte de obras dos seguintes acervos: sala de desbaste, periódicos estrangeiros (alemão; chinês e japonês) e indexes/enciclopédias para discussão em reunião de bibliotecários e da Comissão de Biblioteca.

▪ Continuar com os reparos, conservação, encadernações e acondicionamento de material bibliográfico, na oficina do SDO.

Qualidade dos Produtos e Serviços

▪ Kardex eletrônico (desdobramento de fascículos de coleções retrospectivas de revistas cadastradas no Banco de Dados Bibliográficos – DEDALUS, Aleph 500 – Versão 20.01). Em andamento.

▪ Verificar custos e procedimentos para implantação de sistema de auto devolução do material bibliográfico emprestado.

▪ Elaborar Programa Educativo para capacitação do usuário utilizando recursos de videoconferência, EaD, entre outros. Pretende-se que essas capacitações sejam certificadas pela Comissão de Cultura e Extensão da FOUSP.

▪ Solicitar a acessibilidade para portadores de necessidades especiais nas dependências da biblioteca.

▪ Manual simplificado para o Pós-Graduando (Parceria com os Departamentos e Serviço de Pós-Graduação

▪ Roda de conversa (Projeto) – buscar parcerias com o Centro Acadêmico, Atlética, FFO e outros.

▪ Disponibilizar na home page os tutoriais – do EndNote, Portal de Periódicos Capes. Teses USP. Dedalus, Web of Science, JCR. Procedimento para entrega de dissertações e teses para normalização entre outros.

Tecnologia da Informação

▪ CRAI – ampliação dos recursos ▪ Desenvolvimento do Sistema de mineração de teses – back end

▪ Aquisição de um sistema de backup (para armazenar a Produção Científica; Portal Rev@Odonto; Kardex eletrônico; Indexação nas bases de dados etc.)

▪ Desenvolvimento do Site do Minerador de Textos de teses de Doutorado da USP – front end

▪ Criação do aplicativo para o sistema IOS - Apple▪ Desenvolvimento do simulador em Unity – simuladores de movimento

Biblioteca Virtual em Saúde Odontologia

▪ Curso EaD Metodologia FI-Admin (LIS e DirEve). Outubro 2017 – A Bireme está atualizando a metodologia FI-Admin desde o final de 2016, temos que aguardar a finalização da atualização para ministrarmos o curso.

▪ Renovar/ampliar o Portal de Revistas Eletrônicas em Odontologia (Rev@Odonto). (Pela plataforma OJS-Open Journal Systems)

▪ Plano de atualização e reciclagem dos serviços já existentes para os Centros Cooperantes da rede SIEO. Em estudo.

▪ Capacitação para os novos Centros Cooperantes da rede SIEO, da metodologia LILACS.

PLANO DE METAS

O Plano de Metas do SDO/FOUSP está fundamentado em alguns aspectos, relacionados a

seguir, mas está alicerçado no conhecimento da necessidade de avançar na qualidade da

prestação de serviços, adotando as novas tecnologias de informática e comunicação.

Diagnóstico organizacional

Diagnóstico organizacional é o processo sistematizado de avaliação de serviços. Tem

por objetivos identificar os pontos fracos e fortes da estrutura e no funcionamento da

organização. No caso do SDO partimos de um autodiagnóstico – diagnóstico conduzido pela

própria equipe da unidade de informação.

A partir das reuniões feitas com os serviços resultou o diagnóstico abaixo que abordou

dois grandes aspectos:

a) Estrutura social, que incluía dados sobre os funcionários da biblioteca, grau de satisfação,

acompanhamento e envolvimento com o trabalho, posição quanto aos conhecimentos

técnicos, reconhecimento e estímulo no trabalho.

b) Recursos humanos

Em relação aos recursos humanos, cumpre ressaltar que nos últimos anos o SDO vem

sofrendo uma expressiva queda de pessoal em decorrência de aposentadorias, suspensão de

contratação de estagiários pela Reitoria, funcionários transferidos para outras seções e

outra unidade, bem como pelas saídas pelo Plano de Incentivo a Demissão Voluntária

(PIDV). Conforme Quadro 1 período de 2009 a 2013 e Quadro 2 período de 2014 a 2018.

Quadro 1 – Recursos Humanos período 2009 a 2013Anos 2009 2010 2011 2012 2013

SUPE

RIO

RCarlos Carlos  Carlos 

Claudia Claudia Claudia Claudia  Claudia Fabio Fabio Fabio Fabio FabioGlauci Glauci Glauci Glauci GlauciLucia Lucia Lucia Lucia Lucia

Rubenildo Rubenildo  Rubenildo Solange Solange   Solange Solange   Solange

Sueli Suely Suely  Suely  Suely Vânia Vânia Vânia Vânia Vânia

Total 7 7 9 9 9Anos 2009 2010 2011 2012 2013

TÉ

CN

ICO

David David David David DavidMarcos

Marlene Marlene Marlene Marlene Marlene Nicanor Nicanor Nicanor Nicanor NicanorPascoal Pascoal Pascoal Pascoal PascoalRegina Regina Regina Regina ReginaRenato Renato  Renato Renato Renato

Rita Rita Rita Rita Rita Robson Robson Robson Robson RobsonSimone Simone Simone Simone Simone

Total 09 09 09 09 10Anos 2009 2010 2011 2012 2013

BÁ

SIC

O

Afonso Afonso Afonso Afonso AfonsoAgnaldo Agnaldo Agnaldo Agnaldo AgnaldoAmarildo Amarildo Amarildo Amarildo  Amarildo 

Ana Ana Ana Ana AnaAndré André André André AndréMaria

BernadeteMaria

BernadeteMaria

BernadeteMaria

BernadeteMaria

BernadeteEunice Eunice Eunice  Eunice EuniceValter Valter Valter Valter Valter

Total 8 8 8 8 8

Quadro 2 – Recursos Humanos período 2014 a 2018Anos 2014 2015 2016 2017 2018

SUPE

RI

OR

Carlos Carlos Carlos    Claudia Claudia Claudia    Fabio Fabio Fabio Fabio Fabio

Glauci Glauci Glauci Glauci GlauciLucia Lucia Lucia Lucia Lucia

Rubenildo Rubenildo      Solange        

Sueli Suely      Vânia Vânia Vânia Vânia Vânia

Total 9 7 4 4 4Anos 2014 2015 2016 2017 2018

TÉ

CN

ICO

David David David David DavidMarcos Marcos Marcos Marcos MarcosMarlene Marlene Marlene Marlene  Nicanor Nicanor Nicanor Nicanor NicanorPascoal Pascoal Pascoal Pascoal PascoalRegina Regina Regina Regina ReginaRenato   Jônatas Jônatas Jônatas

Rita Rita Rita Rita  Robson Robson Robson Robson RobsonSimone Simone Simone Simone Simone

AlbertoTotal 10 9 9 8 8Anos 2014 2015 2016 2017 2018

BÁ

SIC

O

Afonso Afonso Afonso Afonso AfonsoAgnaldo Agnaldo Agnaldo Agnaldo AgnaldoAmarildo Amarildo Amarildo    

Ana Ana Ana Ana AnaAndré André André André AndréBete Bete Bete Bete Bete

Eunice Eunice   Crispiniana CrispinianaValter Valter Valter Valter Valter

Total 8 7 6 7 6

Legenda 

Saída de funcionários (PIDV, aposentadoria e/ou transferência)

Óbito  Ingresso de funcionários

Comparando o Quadro 1 com o Quadro 2 observa-se que ocoreu um decréscimo consideravél do número de funcionários do SDO. Apresentado uma queda de cerca de 30% do número de funcionários no período analisado, com destaque para queda de mais de 55% no número de Bibliotecários.

c) Capacitação de funcionários

No gráfico 1 apresentamos um panorama geral da formação profissional e capacitação dos

funcionários do SDO.

Gráfico 1 – Panorama geral do nível de escolaridade da equipe do SDO

Os gestores da FO e do SDO sempre primaram pela capacitação dos seus funcionários

incentivando-os a estudarem, escreverem trabalhos, apresentarem trabalhos em eventos etc.

Aproveitando a oportunidade oferecida, os bibliotecários incentivados pelas chefias tiveram a

oportunidade de cursarem um curso de pós-graduação. Dois dos bibliotecários cursaram o

doutorado na Área de Ciência da Informação na Escola de Comunicações e Artes da USP. Estas

ações contribuem para aprimoramento do desenvolvimento de novas políticas de trabalho,

melhor compreensão da vida acadêmica e docente, assim como, no desempenho de atividades

que possam melhorar a criação de serviços e produtos oferecidos aos usuários da biblioteca, os

quais são a razão maior de sua existência (Gráfico 2).

Gráfico 2 – Funcionários com curso superior e Doutorado

Constatamos que os funcionários de nível técnico 50% possuem curso superior em diversas áreas do conhecimento (Direito, Letras, Biblioteconomia, Administração de empresas) Gráfico 3.

Gráfico 3 – Escolaridade funcionários nível médio

No que se refere aos funcionários de nível básico observamos uma diversificação na formação escolar sendo que 50% possui ensino médio completo; 25% possui curso superior; 13% ensino médio incompleto e 12% cursaram especialização. Gráfico 4.

Gráfico 4 – Diversificação de escolaridade dos funcionários de nível básico

d) Estrutura organizacional, que abrange objetivos institucionais, divisão do trabalho, relacionamento entre as instâncias decisórias, postura diante das mudanças, agilidade e grau de autonomia, ambiente físico e recursos, falhas e incentivos institucionais.

Os dados levantados no diagnóstico mostraram duas realidades:

1ª) o atendimento ao usuário com toda a gama de recursos disponibilizados, exigindo eficiência e agilidade, com integração de pessoas e processos de trabalho.

2ª) a estrutura interna deve apresentar os seguintes aspectos:● Responsabilidades;● Lideranças;● Motivações;● Organização das funções, informações e recursos.

Pautando-se nos seguintes fatores:

● Objetivos estabelecidos pela biblioteca;● Realizar ações para atingir os objetivos;● Distribuir as funções administrativas para cada funcionário desempenhar;● Levar em consideração as habilidades e condições do capital humano;● Levar em consideração habilidades e limitações tecnológicas.

Sabe-se que a relação entre usuário e informação exige equipes interativas, detentoras

de todas as informações referentes aos processos de trabalho, agindo com autonomia e decisão.

Baseado no diagnóstico deve ser formulado um programa de ação para valorização do

trabalho, reconhecimento e estímulo pessoal, ao qual se insere a adoção de um modelo de gestão

participativa. Este modelo visa transformar os setores funcionais em equipes de processos, nas

quais as pessoas possam ter mais autonomia de ação e, com isso, maior grau de

comprometimento com os resultados.

Características do SDO como Centro de Informação e Referência

Frente a este modelo de gestão, objetiva-se a atuação da biblioteca como um Centro de

Informação e Referência em Odontologia, atuando em quatro frentes:

a) na seleção, tratamento e armazenamento de publicações e outros materiais, melhorando a qualidade do tratamento, com a inclusão de outras informações de interesse aos usuários, como conteúdos, indicadores de qualidade, resumos etc., nos catálogos on-line e bases institucionais;

b) na busca e acesso à informação desejada e obtida em qualquer lugar que ela esteja. Foram planejados: consulta remota às bases de dados locais e serviços oferecidos aos usuários; ampliação do acesso a bases de textos completos, de diretórios etc.; cursos que visem à auto capacitação do usuário na recuperação da informação; criação de um serviço de vigilância informacional a usuários, internos e externos, sobre problemas e progressos relevantes da área; acesso à Internet pelo usuário; serviço de comutação extensivo a todos os usuários;

c) criação de outros formatos de disseminação e divulgação da informação, pretendendo-se criar outras bases de dados como, por exemplo, de referência da produção nacional da área; base de diretórios; base de especialistas, entre outras; criação de novos veículos de divulgação da informação, inclusive no formato eletrônico;

d) na manutenção de sistemas de acompanhamento e avaliação por intermédio do desenvolvimento de estudos de necessidades dos usuários, como meio de criação de novos serviços e avaliação dos existentes; constante atualização na identificação de novas tecnologias necessárias à melhoria dos serviços prestados.

Em conclusão, o SDO quer unir o papel tradicional das bibliotecas acadêmicas de

pesquisa, de adquirir e preservar a palavra impressa, ao papel inovador de incorporar as novas

tecnologias de informação e comunicação.

Além desses propósitos, incorpora-se o desafio de transformar o SDO em Referência

Nacional no campo da Odontologia.

Para que estas características se tornem efetivas faz-se necessárias as seguintes ações:

a) Abordagem sistêmica: utilizar uma tecnologia compatível com o estágio de desenvolvimento da biblioteca, observando as dimensões sociais e técnico-administrativas.

b) Relacionamento:

● Criar e manter um clima de integração, baseado na troca de informações, experiências e na administração participativa;

● Assegurar o comprometimento dos integrantes da biblioteca com as decisões/escolhas adotadas, de forma que o aprendizado e mudanças geradas no trabalho sejam duradouros;

● Assegurar a participação de toda a equipe no processo de reorganização, de modo que as mudanças sejam lideradas pelos gestores das áreas e os trabalhos sejam realizados com as pessoas.

Principais Benefícios

● Maior controle e comprometimento com os resultados.● Maior integração das atividades, à medida que a estruturação se dá observando os

processos de trabalho.● Motivação para que a organização se volte mais para os usuários, resultados e ambiente

externo.● Preservação do conhecimento técnico com a manutenção de áreas organizacionais por

processos de trabalho.● Valorização, crescimento, reconhecimento e realização pessoal/profissional pela maior

participação das equipes nos processos decisórios.● Comunicação transparente e sistemática, facilitada pelo aumento da participação e do

acesso às informações.

PROGRAMA EDUCATIVO

Curso Fontes de Informação

Oferecer curso de capacitação ao usuário para que utilize de forma eficiente, a

tecnologia para acesso à informação que a biblioteca disponibiliza. Este curso será oferecido no

período de março a novembro do corrente ano. É destinado ao público composto por

graduandos, pós-graduandos, docentes e pesquisadores que atuam na área da Odontologia.

Serão oferecidas 20 vagas por período. O objetivo do curso é capacitar o participante no acesso

e uso dos recursos informacionais do SDO e da Biblioteca Virtual Odontologia Brasil (BVS

Odontologia Brasil) como fonte de recurso de informação especializada na Web. O conteúdo do

curso será composto por aulas expositivas com apresentação geral do SDO e da BVS

Odontologia Brasil, suas fontes de informação com ênfase no controle da produção científica

brasileira em Odontologia. As aulas práticas serão diretamente nos computadores, explorando

os campos, interfaces e procedimentos de busca nas bases de dados e demais fontes da BVS

Odontologia Brasil. Os alunos avaliarão o curso respondendo a um questionário elaborado pelo

SDO, com a finalidade de coletar sugestões sobre o conteúdo, estrutura e metodologia do curso,

bem como o desempenho dos professores e a satisfação com a infraestrutura oferecida.

Curso Research ID e Índice H para secretários da FOUSP

Oferecer o curso de capacitação em Research ID e Índice H para os secretários de

Departamentos para que possam auxiliar o corpo docente a manter atualizada sua produção

científica e acompanhar o índice H. Estas informações são importantes para relatórios

individuais e institucionais com vistas à visibilidade da produção acadêmica da FOUSP.

Equipe

O Curso será ministrado por equipe capacitada, constituída por bibliotecários com

especialização, mestrado e doutorado em Ciência da Informação, que vem adquirindo know-how

nas tecnologias de informação a partir da infraestrutura de rede, equipamentos e instalações do

SDO. Os bibliotecários são experientes nos serviços de referência, na recuperação automatizada

da informação e estão familiarizados com os temas da área de Odontologia. O domínio da

terminologia em ciências da saúde e o conhecimento das tecnologias para o acesso às

bibliotecas virtuais são condições básicas para o profissional tornar-se instrutor desses cursos.

CAPACITAÇÃO TÉCNICA

● Participação dos funcionários em eventos nacionais e internacionais relacionados com suas atividades.

● Solicitação de participação em palestras e treinamentos para atualização.● Solicitação de cursos para aprimoramento técnico.

CRONOGRAMA DE ATIVIDADES - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SDO 2018

ATIVIDADE PERÍODO

Renovar/ampliar o Portal de Revistas Eletrônicas em Odontologia (Rev@Odonto)

março-dezembro

Curso EaD Metodologia FI-Admin (LIS e DirEve) Agosto-outubro

Cadastro no Portal de Biblioteca Digital de Trabalhos Acadêmicos (BDTA)

Verificar com a graduação se serão cadastrados os Trabalhos da FUNDECTO

Firmar contrato de manutenção periódica do sistema de climatização da biblioteca

2019

Preparar estudo para analisar as obras dos seguintes acervos: sala de desbaste, periódicos estrangeiros (alemão; chinês e japonês) e indexes/enciclopédias. Esta análise terá como objetivo levantar subsídios para discutir em reunião de bibliotecários e da Comissão de Biblioteca a possibilidade de desbaste e descarte de obras em duplicidade no acervo, não utilizadas ou obsoletas.

2019

Kardex eletrônico (desdobramento de fascículos de coleções retrospectivas de revistas cadastradas no Banco de Dados Bibliográficos – DEDALUS, Aleph 500 – Versão 20.01)

2019 – Em andamento

CRAI – ampliação dos recursos 2019 – 2020

Desenvolvimento do Sistema de mineração de teses 2019 – 2020

Treinamentos EndNote Web, Word, Orcid Março-Outubro

Disponibiblizar Tutoriais: EndNote, Portal de Periódicos Capes. Teses USP. Dedalus, Web of Science, JCR entre outros

Maio-Junho

Vídeo de Formatação de Dissertações e Teses Abril-Maio

Capacitação para os novos Centros Cooperantes na metodologia LILACS

Abril-Junho

Manual simplificado para o Pós-Graduando Abril-Maio

São Paulo, 12 de março 2019

Lúcia Maria Sebastiana Verônica Costa Ramos Chefe Técnica – SDO/FOUSP