PLANO DE ATIVIDADES 2018 · EXCELÊNCIA – Porque nos pautamos por um elevado grau de qualidade...

PLANO DE ATIVIDADES 2018| SGMF

RIGOR

Aprovo o presente Plano de Atividades

SG

MF

PLANO DE ATIVIDADES

2018


V ALORES DA SGMF

Os valores que norteiam a atuação da SGMF são:

RIGOR – Porque as nossas decisões têm impacto na vida das pessoas.

EXCELÊNCIA – Porque nos pautamos por um elevado grau de qualidade no serviço.

COMPROMISSO – Porque interiorizamos coletivamente a nossa missão.

INTEGRIDADE - Porque damos testemunho e exemplo de acordo com um elevado padrão ético.

RESPONSABILIDADE – Porque prestamos contas e assumimos as consequências da nossa

atividade.

RIGOR

COMPROMISSO

RESPONSABILIDADE INTEGRIDADE

EXCELÊNCIA


ÍNDICE

1. Introdução – missão, visão e atribuições………………… 4

2. Prioridades estratégicas e planeamento da sua operacionalização………………………………………………….. 7

3. Iniciativas e projetos………………………………………….. 10

4. Recursos humanos e financeiros…………………………. 14

5. Modernização administrativa…………………………………. 18

6. Siglas e acrónimos….………………………………………………. 26

ANEXOS:

ANEXO A – QUAR 2018

ANEXO B – Planeamento estratégico e operacional: BSC 2018

ANEXO C – Atividade corrente prevista

ANEXO D – Projetos programados

Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º 5 1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55 [email protected]

mailto:[email protected]


1. INTRODUÇÃO – MISSÃO, VISÃO E ATRIBUIÇÕES

A elaboração deste Plano de Atividades encontra-se sustentada na missão e atribuições da

Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF), tendo-se procurado descrever

sucintamente o conjunto de atividades planeadas para 2018.

Tendo em conta a dotação previsional de meios humanos e financeiros, são mencionadas as

ações estratégicas prioritárias, elencados os objetivos operacionais e os indicadores das

unidades orgânicas e referidas outras medidas e iniciativas de melhoria a implementar ao longo

do ano.

ISSÃO DA SGMF

A missão da SGMF pode definir-

se da seguinte forma:

Garantir um elevado nível de

qualidade no apoio técnico aos

gabinetes dos membros do Governo

integrados no Ministério das

Finanças e na prestação de serviços

às entidades públicas da sua

administração direta assegurando a

economia, eficiência e eficácia na

prestação de serviços comuns

ARACTERIZAÇÃO DO

SERVIÇO

A SGMF é um serviço central da

administração direta do Estado dotado de

autonomia administrativa, cujas atribuições

estão elencadas no Decreto-Lei n.º

117/2011, de 15 de dezembro, que aprovou

a lei orgânica do Ministério das Finanças

(cfr. o artigo 9.º) e, de forma mais

especificada, na sua própria lei orgânica

aprovada pelo Decreto-Regulamentar n.º

37/2012, de 10 de abril.

A sua organização interna corresponde ao

modelo de estrutura hierarquizada,

constituída por seis unidades orgânicas

nucleares e um número máximo de quatro

unidades orgânicas flexíveis, de acordo

com o n.º 1 do artigo 1.º e com o artigo 8.º

da Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril.

ISÃO

Ser reconhecido como um serviço

de referência na prestação de

serviços na administração pública.

Pretendemos que a SGMF, pela forma

como atua e pela forma como se encontra

organizada, se assuma decisiva e

definitivamente como um serviço público de

referência no âmbito da Administração

Pública, prestando serviços partilhados com

elevados níveis de qualidade, sustentados

na sólida qualificação dos seus recursos e

na agilização dos seus processos.

M

C

V


TRIBUIÇÕES

As atribuições da Secretaria-Geral encontram-se definidas no n.º 2 do Artigo 9.º da lei

orgânica do Ministério das Finanças e no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto Regulamentar n.º

37/2012, de 10 de abril.

2 — A SG prossegue, designadamente, as

seguintes atribuições:

a) Apoiar administrativa, técnica e juridicamente

os gabinetes dos membros do Governo

integrados no MF, bem como os órgãos,

serviços, comissões e grupos de trabalho que

não disponham de meios apropriados, bem

como assegurar os serviços de apoio jurídico -

contencioso do MF;

b) Assegurar a prestação centralizada de

serviços comuns, designadamente na área de

recursos humanos, financeiros, logísticos e

patrimoniais, em particular para os serviços

integrados na administração direta, no âmbito

do MF;

c) Assegurar as funções de Unidade Ministerial

de Compras;

d) Assegurar as funções de Unidade de Gestão

Patrimonial do MF;

e) Gerir o edifício -sede do MF e coordenar as

ações referentes à organização e preservação

do património e arquivo histórico, procedendo à

recolha, tratamento, conservação e

comunicação dos arquivos que deixaram de ser

de uso corrente por parte dos organismos

produtores;

f) Assegurar as atividades do MF no âmbito da

comunicação e relações públicas e gerir a

documentação e informação, assegurando o

funcionamento da biblioteca, dos arquivos dos

gabinetes dos membros do Governo integrados

no MF e da SG;

g) Promover a aplicação das medidas de

política de organização e de recursos humanos

definidas para a Administração Pública,

coordenando e apoiando os serviços e

organismos do MF na respetiva implementação,

bem como emitir pareceres em matéria de

organização, recursos humanos e criação ou

alteração de mapas de pessoal;

h) Processar, financiar e pagar as despesas

resultantes de reconstituição de bens do Estado

ou de indemnizações devidas a trabalhadores

ou terceiros, nos termos definidos na lei.

A partir da publicação do Decreto-Lei n.º 18/2016, de 13 de abril, que estabeleceu as disposições

necessárias à execução do Orçamento do Estado para 2016, aprovado pela Lei n.º 7 -A/2016, de

30 de março, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 35-A/2016, de 30 de junho foi

operacionalizado o modelo de partilha de atividades comuns, com a celebração de quatro

Protocolos de Cooperação - Serviços Partilhados entre a SGMF e a DGAEP, a DGO, a DGTF e o

GPEARI.

A


Nestes Protocolos destaca-se o propósito de “estabelecer as bases de uma forma de trabalho

colaborativo, através da definição das regras de atuação” entre as entidades outorgantes

“necessárias à operacionalização da prestação de serviços comuns por parte da SGMF nas áreas

de gestão de recursos financeiros, patrimoniais e de recursos humanos”, especificando-se nos

anexos as responsabilidades das partes pelo desenvolvimento das atividades partilhadas.

STRUTURA NUCLEAR E FLEXÍVEL

A estrutura nuclear da SGMF, o estabelecimento do número máximo de unidades

flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares

são determinadas pela Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril.

O Despacho n.º 7489/2012, de 31 de maio, republicado em anexo à Declaração de retificação n.º

1035/2012, de 10 de agosto, define e implementa a sua estrutura flexível.

N.B. Não se encontra preenchido um cargo de direção intermédia de 1º grau, relativo à unidade orgânica nuclear Direção de Serviços de Arquivos e Documentação (DSAD).

E


2. PRIORIDADES ESTRATÉGICAS E SUA OPERACIONALIZAÇÃO

As opções estratégicas de gestão, definidas no Plano Estratégico, vêm sendo corporizadas

anualmente nos Planos de Atividades, com especial destaque para os QUAR anuais, suportados

metodologicamente no BSC.

Os três vetores estratégicos para os quais convergem os Objetivos plurianuais têm vindo a ganhar

centralidade indiscutível na orientação da organização, traduzida nas medidas acionadas

anualmente nos diferentes pontos do mapa organizacional.

Vetores Estratégicos

EFICÁCIA

Objetivos Estratégicos

Mantém-se como compromisso inequívoco a focalização da SGMF nos seus clientes externos e

internos e nos seus stakeholders, procurando prestar serviços pautados pela eficiência da

resposta, desiderato traduzido na prossecução de indicadores de qualidade e assentes em service

level agreements, com um grau de exigência elevado, incluídos no BSC, em ANEXO B, e no

QUAR para 2018, em ANEXO A.

O planeamento para o próximo ano procura prosseguir a linha de rumo traçada e traduzir em

ações e iniciativas as orientações do Plano Estratégico definido pelo Senhor Secretário-Geral,

FOCALIZAÇÃO NO CLIENTE ANTECIPANDO

AS SUAS NECESSIDADES

GESTÃO CRITERIOSA DE RECURSOS (accountability) E RESPONSABILIDADE

QUALIDADE OPERACIONAL DO SERVIÇO E

IMPACTO NO MF E NA SOCIEDADE

Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos membros do Governo e

respetivos Gabinetes, aos restantes órgãos e serviços do MF e a outras Comissões

Contribuir para o aumento da

eficiência e eficácia

da despesa pública

Promover a inovação,

modernização e reconversão de procedimentos

internos

Garantir a Prestação de

Serviços Partilhados relativos a

atividades comuns

Reforçar a política de gestão na área

da responsabilidade

social

Criar os modelos organizacionais de

atuação da SGMF no

âmbito do MF

QUALIDADE

EFICIÊNCIA

EFICIÊNCIA


optando-se pela manutenção dos cinco objetivos estratégicos plurianuais, que se consideram

manter a necessária pertinência, relevância e atualidade.

A atividade corrente desenvolvida pelas unidades orgânicas internas consta do ANEXO C. Para

além da inventariação dos processos de negócio e de suporte, são identificados os utilizadores

e/ou clientes de cada UO, que abaixo se resumem:

CLIENTES EXTERNOS

Membros do Governo

Gabinetes Governamentais do MF

Ministro das Finanças

Secretário de Estado Adjunto e das Finanças

Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais

Secretário de Estado do Orçamento

Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público

Secretário de Estado do Tesouro

Entidades do MF no âmbito da Partilha de atividades comuns

GPEARI, IGF, DGO, DGTF, DGAEP

CNC, CReSAP, UTAP, UTAM, UNILEO

Outros

AT, INA, SSAP, ESPAP, I.P.

Tribunais; Tribunal de Contas (TC); Outras tutelas

Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP, E.P.E)

SGMF

MEMBROS DO GOVERNO (MF)

Outros clientes

Entidades do MF no âmbito da Partilha de

atividades comuns


Segurança Social

Trabalhadores da AG

Órgãos e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio

Todos os serviços, organismos e entidades da Administração Pública Central

Empresas e Público em geral

CLIENTES INTERNOS

SGMF

Gabinetes do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos

Direções de Serviços e Divisões (DSIQ, DSAJC, DSAD, DSIRP, UMC, DGAP, DGRH,

DPGF, DA)


3. INICIATIVAS E PROJETOS

Embora conste do ANEXO D a documentação com a descrição integral dos projetos planeados

para 2018 por algumas unidades orgânicas, nas páginas seguintes sumariam-se alguns dos

elementos que se consideram importantes para a identificação e propósitos destas iniciativas:

a. Designação de cada projeto

b. Unidade orgânica responsável

c. Objetivos, indicadores e metas

d. Cronograma previsional de execução

DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ)

DESIGNAÇÃO OBJETIVOS INDICADORES METAS

PROJETO 1/DSIQ

Plataforma de Partilha de

Atividades Comuns –

Gestão de Serviços

Comuns

01out 2016 a 31 jul 2018

Implementar o balcão único da

plataforma de partilha de atividades

comuns (permitirá o acesso

desmaterializado ao catálogo de

serviços, à solicitação e

acompanhamento da execução desses

serviços e a relatórios e meios de

análise on demand dos níveis de

serviço e dos indicadores de

desempenho e risco dos processos

subjacentes)

Grau de

implementação do

projeto

90%

PROJETO 2/DSIQ


Atividades Comuns -

Desmaterialização de

processos

01out 2016 a 31mar 2018

Desmaterializar os processos comuns,

transversais e específicos da SGMF

que suportam a prestação de serviços

comuns, sobre a plataforma Plêiades.

Grau de

implementação do

projeto

90%


PROJETO PARTILHADO

DSIQ/DSAD


Atividades Comuns -

Instrumentos de gestão de

informação

01nov 2017 a 30nov 2018

Elaborar novos instrumentos

funcionais de gestão da informação

(plano de classificação, portaria de

gestão de documentos e plano de

preservação digital) alinhados com a

MEF e o ASIA e suportados nos

resultados do diagnóstico e do

levantamento e modelação dos

processos de prestação de serviços

comuns.

Grau de

implementação do

projeto

90%

DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVOS E DOCUMENTAÇÃO (DSAD)


PROJETO 1/DSAD

Revisão da descrição da série

documental “Administração dos

Bens Cultuais” da Comissão

Jurisdicional dos Bens Cultuais

02 jan a 29 dez 2018

Promover a revisão da

descrição dos processos

da série documental

“Administração dos Bens

Cultuais” da ex-CJBC

N.º de unidades de

instalação tratadas

30

PROJETO 2/DSAD

Digitalização de bobines de

microfilme do GPP (Gabinete de

Planeamento e Políticas e

Administração Geral da

Agricultura, Florestas,

Desenvolvimento Rural e Mar)

Projeto plurianual

(continuação de projeto iniciado

em 2017)

02 jan a 29 dez 2018

Transferência para

suporte digital de bobines

de microfilme

% de bobines

digitalizadas face

ao total

60


PROJETO 3/DSAD

Tratamento da série documental

“Processos Especiais” da ex-

Direcção Geral da Fazenda

Pública

02 jan a 29 dez 2018

Promover o tratamento da

série documental

“Processos Especiais” da

ex-DGFP

N.º de unidades de

instalação tratadas

30

DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS (DSIRP)


PROJETO 1/DSIRP

Criação e Implementação da

Plataforma Access de Gestão

de dados da Atividade corrente

da DSIRP

01 jan a 01 nov 2018

Registo das atividades

correntes da DSIRP para

fins estatísticos

Grau de execução

do projeto

90%


4. RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS

a) Carreira que ainda não foi objeto de revisão

b) Neste total estão incluídos 16 trabalhadores em exercício de funções nos Gabinetes

Ministeriais do MF (6 Assistentes Técnicos e 10 Assistentes Operacionais)

c) Neste total estão incluídos 7 postos de trabalho automaticamente previstos – n.º 1 do

artigo 27.º do RVP, conjugado com os artigos 6.º, n.º 1, alínea a), e 9.º, n.º 2, da Lei

n.º 25/2017

POSTOS DE TRABALHO PLANEADOS PARA 2018 – MAPA-SÍNTESE

GRUPO DE PESSOAL

ÁREA FUNCIONAL CARREIRA E/OU CATEGORIA

POSTOS DE TRABALHO

Biblioteca e Arquivo Técnica Superior 9

Jurídica e Contencioso

8

Generalista 50

Subtotal 67

Informática a) Informática Especialista de Informática a)

4

Técnico de Informática a) 4

Subtotal 8

Biblioteca e Arquivo Assistente Técnico 5

Relações Públicas 6

Generalista 45

Coordenação Coordenador Técnico 3

Subtotal 59

Assistente Operacional 26

Subtotal 26

TOTAL b) 160


O quadro abaixo contém a distribuição pelas unidades orgânicas nucleares e flexíveis internas dos

postos de trabalho necessários para 2018, incluindo o número de trabalhadores que exercerão

funções nos Gabinetes dos membros do Governo do Ministério das Finanças e nos Gabinetes da

Direção da SGMF.

SIGLA E DESIGNAÇÃO DA UNIDADE

ORGÂNICA

N.º DE POSTOS DE TRABALHO

NECESSÁRIOS PARA DESENVOLVIMENTO

DAS ATIVIDADES

Trabalhadores da SG em exercício de funções nos Gabinetes Ministeriais

16

GSG e SGA (Gabinete do Secretário-Geral e dos Secretários-Gerais Adjuntos)

5

DSIQ (Direção de Serviços de Inovação e Qualidade)

13

DGRH (Divisão de Gestão de Recursos Humanos)

34

DPGF (Divisão de Planeamento e Gestão Financeira)

18

DSAJC (Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso)

9

DSAD (Direção de Serviços de Arquivos e Documentação)

15

DSIRP (Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas)

14

UMC (Unidade Ministerial de Compras)

5

DGAP (Divisão de Gestão do Aprovisionamento e Património)

31

TOTAL 160

N.B. O total de postos de trabalho não inclui 3 cargos de direção superior e 10 de direção

intermédia previstos nos diplomas orgânicos da SGMF.


Apresenta-se no gráfico abaixo a distribuição relativa dos postos de trabalho planeados pelas

unidades orgânicas, face ao total previsto, não se considerando, porém, os cargos ocupados, quer

pelos dirigentes superiores, quer pelos dirigentes intermédios da SGMF. Também não são

contabilizados os trabalhadores da SGMF que se prevê manterem exercício de funções nos

Gabinetes dos membros do Governo do MF.

Observa-se a maior concentração de trabalhadores nas áreas de Gestão de Recursos Humanos

(DGRH – 24%), de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP - 22%) e de Planeamento e

Gestão Financeira (DPGF - 13%).

Tal facto encontra explicação na especial importância do trabalho que efetuam, porquanto estas

unidades têm vindo a assegurar o desenvolvimento de uma notável quantidade de processos de

negócio e de suporte, de acordo com as suas atribuições específicas relativas à prestação

partilhada de serviços comuns às entidades da administração direta do MF.

GSG e SGA 3%

DSIQ 9%

DGRH 24%

DPGF 13%

DSAJC 6%

DSAD 10%

DSIRP 10%

UMC 3% DGAP

22%

Distribuição percentual dos trabalhadores por Unidade Orgânica Postos de trabalho planeados para 2018


RECURSOS FINANCEIROS PLANEADOS PARA 2018

Designação Planeados

Orçamento de Funcionamento (SG) 5.006.855,00

Despesas com Pessoal 4.244.385,00

Aquisição de Bens e Serviços 577.065,00

Outras Despesas Correntes 52.946,00

Despesas de capital 132.459,00

Orçamento de Encargos Gerais 18.597.457,00

Despesas com Pessoal 2.000.000,00

Aquisição de Bens e Serviços 4.470.402,00

Outras Despesas Correntes 156.021,00

Transferências Correntes 10.798.887,00

Despesas de capital 1.172.147,00

Orçamento de Encargos Gerais (Investimento) 329.178,00


UniLEO (Funcionamento) 580.000,00

Despesas com Pessoal


Despesas de capital 200.000,00

UniLEO (Investimento) 2.640.000,00

Aquisição de Bens e Serviços 1.438.000,00

Outras Despesas Correntes

Despesas de capital 1.202.000,00

Total 27.153.490,00


5. MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

O artigo 40.º do Decreto-Lei n.º 73/2014, de 13 de maio dispõe sobre a obrigatoriedade de

integrar nos planos de atividades anuais um capítulo sobre modernização administrativa.

Os planos e relatórios de atividades devem contemplar, em capítulo próprio, as medidas de

modernização administrativa, nomeadamente relativas à desburocratização, qualidade e inovação,

e, em especial, as que deem cumprimento ao n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 74/2014, de 13

de maio, que se propõem desenvolver, bem como avaliar a sua aplicação em cada ano e a

previsão das poupanças associadas a tais medidas.

Em 2017 a SGMF continuou a apostar na desmaterialização dos seus processos de negócio,

destacando-se, entre outras iniciativas a seguinte:

Plataforma de partilha de atividades comuns

Com a aprovação da Lei do Orçamento de Estado para 2016 (Lei n.º 7-A/2016), o modelo de

prestação de serviços é alterado, transitando-se para uma partilha de atividades, em que a SGMF

é responsável por executar um conjunto de serviços comuns, mantendo-se a competência de

aprovação legalmente atribuída ao dirigente máximo de cada organismo.

Fruto desta alteração, foram estabelecidos protocolos de cooperação entre a SGMF e os vários

organismos abrangidos pela partilha de atividades comuns, onde se define o detalhe dessas

atividades, bem como os níveis de serviços que deverão ser observados pelas partes.

Estes protocolos foram individualmente estabelecidos com os seguintes organismos: Gabinete de

Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI), Inspeção-Geral de

Finanças (IGF), Direção Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP), Direção Geral

do Orçamento (DGO), Direção Geral do Tesouro e Finanças (DGTF).

As 363 atividades identificadas nesses protocolos dividem-se pelas seguintes áreas:

Gestão financeira e orçamental: 83 atividades;

Gestão patrimonial e da aquisição de bens e serviços: 193 atividades;

Gestão de recursos humanos: 87 atividades.

Adicionalmente, os protocolos estabelecem unicamente períodos de execução/ disponibilidade do

serviço ou tempos de resposta às solicitações, não havendo visibilidade do contributo da SGMF

para alcançar os objetivos dos organismos servidos.


Para que esta transição seja eficiente, eficaz e efetiva, é determinante que se adote uma visão

supra-organizacional dos processos, suportada por plataformas interoperáveis que permitam gerir

os serviços prestados de forma transparente e gerir a informação produzida segundo as normas e

boas práticas, ao longo de todo o seu ciclo de vida (records continuum).

Para dar resposta efetiva à sua missão, em particular no que se refere à prestação de serviços

comuns, e tendo por base o diagnóstico preliminar realizado, a SGMF lançou uma iniciativa de

modernização administrativa, denominada Plataforma de Partilha de Atividades Comuns (PPAC),

com os seguintes objetivos:

Disponibilizar um ponto único de acesso (balcão único) no âmbito dos protocolos de

prestação de serviços comuns, que permita gerir todas as interações entre as entidades,

integre com os processos desmaterializados e faça o controlo transparente do

cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos;

Desmaterializar os processos da SGMF, suportando-os na plataforma existente (Plêiades)

e disponibilizando os processos transversais e comuns aos restantes organismos

aderentes;

Implementar um arquivo digital que assegure a gestão da informação digital segundo os

instrumentos legais atuais (temáticos) e futuros (funcionais), com particular enfoque na

adoção dos resultados do projeto ASIA (avaliação supra-institucional da informação

arquivística) e do modelo de requisitos para sistemas de gestão de informação de arquivo

(MoReq2010);

Disponibilizar serviços de interoperabilidade para acesso ao arquivo digital na plataforma

de interoperabilidade da administração pública (iAP), adotando um modelo centralizado

(em vez de ligações ponto-a-ponto), e promover a macroestrutura funcional (MEF) e os

processos de negócio como instrumento semântico (linguagem comum) na recuperação da

informação.

No âmbito desta iniciativa e para cumprimento destes objetivos, será necessário:

Levantar e modelar/rever os processos de negócio em que a SGMF participa, segundo os

princípios, conceitos e objetivos da abordagem funcional (MEF, ASIA); identificar os

indicadores chave de desempenho e de risco desses processos, de forma transversal a

todos os seus intervenientes;


Atualizar tecnologicamente a plataforma Plêiades, enquanto medida de preservação

digital, para assegurar a continuidade do acesso ao acervo de cerca de 12 anos de

informação digital mantida neste sistema;

Evoluir funcionalmente a plataforma Plêiades para simplificar operações, melhorar a

produtividade dos utilizadores e permitir a adoção de planos de classificação funcionais

(MEF, ASIA) – a solução utilizada é atualmente a única com certificação MoReq;

Proceder a reengenharia dos processos que suportam a atividade da SGMF, adequando-

os à execução desmaterializada e promovendo uma maior transparência no que respeita

ao contexto da realização das atividades comuns;

Rever/evoluir o catálogo de serviços, com particular enfoque nos serviços protocolados no

âmbito da prestação de serviços comuns;

Implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns como ponto

único e desmaterializado de acesso aos serviços comuns prestados pela SGMF;

Rever/evoluir a solução analítica de suporte à decisão no sentido de incorporar a

monitorização e controlo dos indicadores chave dos processos (gestão e prestação de

serviços comuns), a análise de dados pelos utilizadores (self service) e a produção

automatizada de relatórios e dashboards;

Levantar a situação atual dos sistemas de informação que mantêm informação digital e

definir a arquitetura futura e o roadmap de transformação que dela resulta;

Elaborar novos instrumentos legais para a gestão da informação, de âmbito setorial e

baseados na MEF e no ASIA, que operacionalizem a gestão da informação por processos;

rever o plano de preservação digital no sentido de se adequar aos novos instrumentos e à

transformação prevista da arquitetura;

Avaliar a utilização de software aberto (open source) para a implementação do arquivo

digital; prever a autenticação com cartão de cidadão, utilização da gateway de SMS (para

notificações) e disponibilização de serviços através da iAP;

Implementar um sistema unificado de gestão do acervo digital, que integre com as

aplicações de negócio existentes, disponibilize meios de consulta aos cidadãos, empresas

e organismos públicos e permita conservar ou eliminar a informação de acordo com os

instrumentos legais atuais (temáticos) e do futuro (funcionais).


Entendemos esta iniciativa como sendo transversal à SGMF, aos seus clientes e aos seus

parceiros, com um impacto maior do que a soma dos impactos individuais das atividades a

realizar, pelos efeitos de rede que irá gerar junto de todas as partes interessadas.

Atividades da operação

A iniciativa tem a duração de 24 meses, com início em 01 de agosto de 2016 e fim em 31 de julho

de 2018.

É composta por 6 atividades, conforme descrito no quadro seguinte:

Designação Início Fim

Levantamento e modelação de

processos

2017-01-01 2017-06-30

Desmaterialização de processos 2016-08-01 2018-03-31

Gestão de serviços comuns 2016-08-01 2018-07-31

Diagnóstico 2017-10-01 2017-10-31

Instrumentos de gestão de

informação

2017-11-01 2017-11-30

Arquivo digital 2018-01-01 2018-06-30

A atividade de levantamento e modelação de processos de negócio visa desenhar e documentar

os vários processos de negócio existentes na SGMF, tanto numa lógica exclusivamente interna,

como também aqueles que suportam a partilha de serviços com outros organismos. O resultado

desta atividade servirá de base às atividades seguintes.

A atividade de desmaterialização de processos de negócio permitirá transitar esses processos

para uma realidade digital e desmaterializada e garantirá a base para o desenvolvimento de uma

ferramenta de gestão de serviços partilhados com outros organismos.

A atividade de gestão de serviços partilhados irá disponibilizar aos organismos que interagem com

a SGMF, uma forma mais eficiente de executar esses serviços, bem como a disponibilização de

métricas de execução e de níveis de serviço prestado pela SGMF.

A atividade de diagnóstico visa estabelecer a situação atual da informação digital e o roadmap de

transformação, que será implementado através dos instrumentos de gestão da informação e do

arquivo digital.


A atividade de implementação de instrumentos de gestão de informação precede a atividade de

implementação do arquivo digital, na medida em que estabelece definições que serão aplicadas

no sistema de arquivo.

A atividade de implementação do arquivo digital aplica as definições dos instrumentos legais e

captura a informação dos processos desmaterializados.

Levantamento e modelação de processos

Esta atividade visa definir os processos comuns, transversais e específicos da SGMF que

suportam a prestação de serviços comuns.

Pretende-se com esta definição melhorar os processos atuais tendo em vista a sua

desmaterialização, simplificando-os, alinhando-os com as melhores práticas e automatizando

tarefas de menor valor acrescentado.

Desmaterialização de processos

Esta atividade visa desmaterializar os processos comuns, transversais e específicos da SGMF

que suportam a prestação de serviços comuns, sobre a plataforma Plêiades.

Para tal, já se procedeu à atualização tecnológica da plataforma e à revisão e extensão funcional

da mesma para suportar na íntegra a gestão da informação segundo instrumentos temáticos

(passado) e funcionais (futuro) e os requisitos do MoReq2010.

Pretende-se também qualificar os utilizadores para executarem os processos em contexto

desmaterializado.

Para suportar a interoperabilidade com organismos autónomos (não aderentes), serão definidos e

implementados novos serviços que permitam gerir de forma centralizada os metadados comuns,

ter uma visão agregada dos processos e um maior controlo sobre as interações e o cumprimento

dos níveis de serviço estabelecidos. Esses serviços serão disponibilizados através da iAP.

Gestão de serviços comuns

Esta atividade visou implementar o balcão único da plataforma de partilha de atividades comuns,

que permite o acesso desmaterializado ao catálogo de serviços, à solicitação e acompanhamento

da execução desses serviços e a relatórios e meios de análise on demand dos níveis de serviço e

dos indicadores de desempenho e risco dos processos subjacentes.


Para tal, ainda será necessário rever o catálogo de serviços segundo os critérios definidos para os

processos desmaterializados e recolher e tratar os indicadores desses processos de forma

sistemática.

A revisão do catálogo de serviços será feita de forma gradual, no sentido de minimizar os

impactos da transição para o balcão único e o suporte pelos processos desmaterializados.

A recolha e tratamento de níveis de serviço e indicadores, a análise on demand e a produção de

relatórios serão também desenvolvidos sobre a plataforma analítica existente.

Diagnóstico

Esta atividade visa definir uma estratégia e uma arquitetura futura para a gestão da informação

digital e um plano de transformação que, tendo por base um levantamento da situação atual da

informação e dos sistemas e infraestruturas que a suportam, estabeleça as atividades e

dependências a assegurar ao longo desta iniciativa.

Atendendo aos objetivos de preservação digital, será também neste contexto avaliada a utilização

de software aberto (open source) para a implementação do arquivo digital.

Instrumentos de gestão de informação

Esta atividade visa elaborar novos instrumentos funcionais de gestão da informação (plano de

classificação, portaria de gestão de documentos e plano de preservação digital) alinhados com a

MEF e o ASIA e suportados nos resultados do diagnóstico (atividade 4) e do levantamento e

modelação dos processos de prestação de serviços comuns.

À semelhança do que já hoje sucede, pretende-se que os instrumentos de gestão da informação a

desenvolver no contexto desta atividade, em particular o plano de classificação e a portaria de

gestão de documentos, sejam de âmbito setorial, abrangendo transversalmente os organismos do

Ministério das Finanças.

Arquivo digital

Esta atividade visa selecionar e implementar um sistema de arquivo digital que suporte a

estratégia de preservação digital definida, assegurando a conversão da informação produzida no

contexto dos processos de prestação de serviços comuns para formatos abertos, e integre com as

aplicações que suportam esses processos, no sentido de assegurar a gestão continuada da

informação (records continuum), desde a sua captura ou produção até à sua eliminação,

transferência ou conservação permanente.


Pretende-se ainda neste âmbito integrar o sistema de arquivo com a plataforma Plêiades,

disponibilizar meios de autenticação com o cartão de cidadão, disponibilizar serviços de consulta

através da iAP e integrar com a gateway de SMS, para envio de notificações.

Esta iniciativa vem dar continuidade aos esforços de modernização administrativa e de realização

das estratégias comuns da administração pública, bem como dos princípios que lhes estão

subjacentes, e será um veículo fundamental para o cumprimento da missão da SGMF e para a

promoção de formas mais efetivas de colaboração com as entidades a quem presta serviços.

No âmbito do programa Simplex+ 2016, a iniciativa contribui também para as seguintes medidas:

Autenticação.gov +.

Esta iniciativa está também alinhada com as orientações da autoridade arquivística nacional

(DGLAB), em particular:

Na criação de instrumentos de gestão da informação de âmbito setorial baseados na MEF

e nos resultados do projeto ASIA, no qual a SGMF e outros organismos do Ministério das

Finanças têm estado ativamente envolvidos;

Na operacionalização desses instrumentos através de uma gestão da informação por

processos, supraorganizacional e interoperável;

Na adoção da estrutura de metainformação MIP (metainformação para a

interoperabilidade);

Na desmaterialização da informação e na capacitação das organizações para a

preservação digital;

Na acessibilidade da informação em arquivo, através da disponibilização de meios

eletrónicos de pesquisa e consulta.

Contributo para a integração de serviços, modernização e capacitação

Esta iniciativa vem consolidar uma rede permanente de cooperação entre a SGMF e as entidades

protocoladas, centrada na modernização e na capacitação desses serviços.

A partilha de plataformas, a disponibilização de novos canais (balcão único) e a melhoria dos

serviços de interoperabilidade contribuirão conjuntamente para uma maior integração dos serviços

públicos.


6. SIGLAS E ACRÓNIMOS

Gabinetes Governamentais do MF

GMF – Gabinete do Ministro das Finanças GSEATF – Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e das Finanças GSEAF - Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais GSEO - Gabinete do Secretário de Estado do Orçamento GSEAEP – Gabinete da Secretária de Estado da Administração e do Emprego Público GSET - Gabinete do Secretário de Estado do Tesouro

MF – Ministério das Finanças

AT – Autoridade Tributária e Aduaneira DGAEP - Direção-Geral da Administração e Emprego Público DGO – Direção-Geral do Orçamento DGTF - Direção-Geral do Tesouro e Finanças GPEARI – Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais IGF – Inspeção-Geral de Finanças INA – Direção-Geral de Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas SSAP – Serviços Sociais da Administração Pública CNC – Comissão de Normalização Contabilística CReSAP – Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública, UNILEO - Unidade de Implementação da Lei de Enquadramento Orçamental UTAP - Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos UTAM - Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial

SGMF – Secretaria-Geral do Ministério das Finanças ACMF – Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças UGP – Unidade de Gestão Patrimonial

Outras BEP - Bolsa de Emprego Público BSC – Balanced Scorecard CEGER – Centro de Gestão da Rede Informática do Governo GAF – Gestão Administrativa e Financeira GERFIP - Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (sistema de informação) GERHUP – Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (sistema de informação) OE – Objetivo Estratégico OO – Objetivo Operacional PGPI – Programa de Gestão do Património Imobiliário QGA – Quadro Geral de Adidos QEI – Quadro de Efetivos Interdepartamentais RH – Recursos Humanos SG – Secretaria-Geral SIADAP – Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública SME – Sistema de Mobilidade Especial UO – Unidade Orgânica

PLANO DE ATIVIDADES 2018 · EXCELÊNCIA – Porque nos pautamos por um elevado grau de qualidade...

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