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PLANO ESTRATÉGICO 2012-2014

PLANO ESTRATÉGICO

2012 –

2014

2.ª Versão aprovada em Direção a

18/ 10/ 2012

Mod.PGM.68/0


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Mod.PGM.68/0


Índice

Apresentação............................................................................................................................... 3

1. Enquadramento Institucional....................................................................................................4

1.1. Síntese Histórica da Associação 29 de Abril....................................................................4

1.2. Instalações e Meios Humanos..........................................................................................4

1.3. Organograma...................................................................................................................5

2. Análise Estratégica...............................................................................................................6

3. Formulação de Estratégia....................................................................................................7

3.1. Visão................................................................................................................................ 7

3.2. Missão.............................................................................................................................. 7

3.3. Valores............................................................................................................................. 7

3.4. Política da Qualidade.......................................................................................................7

3.5. Objetivos Estratégicos......................................................................................................8

4. Aplicação da Metodologia BSC............................................................................................9

4.1. Mapa Estratégico 2012-2014............................................................................................9

4.2. Ações e Programas Estratégicos...................................................................................10

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Apresentação

A necessidade de planear a atividade da Associação 29 de Abril faz sentir-se no médio prazo, tornando-se imperioso definir e comunicar uma estratégia que, sendo clara e compreensível, conforma a actuação anual para o período definido.

O presente Plano Estratégico tem, pois, a sua origem, mais do que na necessidade de planear os próximos anos de atividade da Associação 29 de Abril, na vontade de garantir que nos próximos 3 anos o seu desempenho está solidamente ancorado numa análise estratégica cuidada e no consequente planeamento das iniciativas a desenvolver e dos indicadores para a sua monitorização.

Na elaboração do Plano Estratégico para o período de 2012-2014, é adoptada a metodologia Balanced Scorecard pelas seguintes razões: necessidade de utilizar uma ferramenta de avaliação do desempenho da organização, assegurar o desenvolvimento e a execução da estratégia definida, descrever um sistema de avaliação, controlar o feedback, definir objectivos, indicadores, metas e iniciativas e alinhar programas, investimentos e recursos, culminando na adopção de um verdadeiro plano de gestão estratégica.

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1. Enquadramento Institucional

1.1. Síntese Histórica da Associação 29 de Abril

A Associação 29 de Abril é uma Associação que tem com principal objetivo apoiar pessoas

portadoras de deficiência mental e /ou física.

Formou-se em 1991 e logo estabeleceu como primeiro objetivo construir um lar residencial,

uma casa com todas as condições especiais para pessoas “especiais”. Foi inaugurado no dia

29 de Abril de 1996 e no dia 3 de Agosto do mesmo ano abriu as portas aos seus primeiros 10

jovens.

Em Outubro de 1999 foi inaugurada uma nova casa situada mesmo ao lado da primeira de

forma a aumentar a Associação que assim podia acolher 12 novos amigos.

Atualmente a Associação acolhe 22 clientes internos, tem 2 Lares Residenciais e um Centro de

Apoio Ocupacional (CAO). Este Centro de Apoio Ocupacional dá apoio a 10 dos 22 clientes,

onde se desenvolvem atividades com um objetivo terapêutico. Todos os clientes são

diariamente acompanhados pelas colaboradoras que os ajudam em tudo o que for necessário.

Para além das atividades no CAO existem também as atividades externas como ir ao ginásio,

natação e Hipoterapia. Existem também passeios nos quais os clientes podem sempre

participar se quiserem.

Dentro da Associação todos partilham o seu dia-a-dia, as suas alegrias e as suas tristezas.

1.2. Instalações e Meios Humanos

Número total de colaboradores: 20

Para assegurar o bom funcionamento do Lar Residencial existe o seguinte quadro de pessoal:

- 1 Director (a) Técnico (a)

- 2 Encarregadas de Serviços Gerais

- 9 Ajudantes de Acção Directa

- 1 Escriturário

- 2 Cozinheiras

- 1 Lavadeira

Para assegurar o bom funcionamento do Centro de Atividade Ocupacional existe seguinte quadro de pessoal:

- 1 Coordenadora

- 1 Monitora

- 1 Ajudante de Estabelecimento de Apoio ao Deficiente

- 1 Escriturário

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1.3. Organograma

A Associação 29 de Abril organiza-se de acordo com a seguinte estrutura:

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2. Análise Estratégica

A Associação 29 de Abril realizou a seguinte análise SWOT (Forças e Fraquezas, Ameaças e Oportunidades):

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FORÇAS - STRENGTHS FRAQUEZAS -WEAKENESSES

Funcionamento em meio familiar Dificuldades no envolvimento activo da família

Permitir o acesso a actividades sócio-culturais Incapacidade de dar respostas às solicitações (lista de espera)

Acolhimento temporário ou permanente Falta de complementaridade entre as entidades congéneres do

território

Gestão Financeira cuidadaRecursos humanos insuficientes para o Centro de Actividades

Ocupacionais

Bom relacionamento com os parceiros ou entidades do concelhoRecursos humanos insuficientes para o Lar Residencial (Ajudante

de Acção Directa ou Ajudante de limpeza)

Reconhecimento da importância da actualização de conhecimentos aos colaboradores (Formação Profissional)

Boa comunicação interna

OPORTUNIDADES - OPPORTUNITIES AMEAÇAS - THREATS

Acordos com o Centro Distrital da segurança Social de ÉvoraAusência de outras fontes de financiamento para além da

segurança social

Participação da Associação no Projecto Arquimedes Crise económica actual

Estratégia Nacional para a protecção e inclusão Falta de serviços com resposta mais adequada

Plano Nacional de Integração de pessoas com incapacidades

Plano Nacional de Acessibilidades

ANALISE SWOT

ANALISE I

NTERNA

ANALISE EXTERNA


3. Formulação de Estratégia

3.1. Visão

Ser uma organização de referência na região, ao nível dos serviços que prestamos, apostando

na satisfação permanente dos clientes através de respostas inovadoras e adaptadas a novas

realidades.

3.2. Missão

A Associação 29 de Abril assume como missão o acolhimento, temporário ou permanente, de

jovens e adultos portadores de deficiência mental do Concelho e todos os utentes da Cercimor

que dela careçam, contribuindo para o seu bem-estar social e das suas famílias, para a sua

integração na comunidade, para a protecção e promoção da saúde, para a promoção na

educação e formação profissional.

3.3. Valores

A Associação 29 de Abril compromete-se assumir como valores:

Solidariedade Responsabilidade social Respeito Igualdade Confidencialidade Individualidade Equidade Família Ética Profissional Responsabilidade profissional Participação Inovação e competência Protecção de dados Qualidade Integridade de carácter Honestidade

3.4. Política da Qualidade

A obtenção da Qualidade nas actividades desenvolvidas e nos serviços prestados aos clientes

pela Associação 29 de Abril é um compromisso assumido e partilhado pela Direcção e por

todos os colaboradores da Instituição, mediante a aplicação dos princípios de serviço de

solidariedade e os conceitos de trabalho em equipa e dos processos de melhoria contínua.

Através da qualificação, sensibilização e motivação dos nossos colaboradores para a

excelência do serviço prestado e na orientação da gestão pelos princípios do desenvolvimento

sustentável, o nosso objectivo é oferecer aos clientes serviços que satisfaçam as suas

necessidades, acrescentando continuamente valor aos padrões globais da qualidade de vida.

É nosso propósito consolidar o reconhecimento da Instituição como sendo das que apresentam

mais altos indicadores de qualidade de vida do país.

Neste sentido, a nossa Política da Qualidade traduz-se nos seguintes factores chave:

Oferta de serviços que vão de encontro às necessidades específicas de cada caso;

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Contribuir para a melhoria da Qualidade de vida dos clientes e das suas famílias

Aposta na qualidade dos serviços (material, higiene e alimentação, segurança das

instalações, eficiência dos colaboradores, formação de pessoal, etc);

Fidelizar os actuais clientes através da qualidade dos serviços prestados;

Estudar as associações de sucesso (benchmarking);

Incentivar a participação dos colaboradores e clientes na estratégia da instituição;

Manter e melhorar o relacionamento com os parceiros e outras partes interessadas

Contribuir para a integração na comunidade

3.5. Objetivos Estratégicos

OE.01Garantir a satisfação dos Clientes

Com este objetivo pretende-se ir ao alcance das necessidades dos Clientes da Associação, promovendo a sua qualidade de vida e mantendo padrões elevados de satisfação com os serviços/programas da Associação.

OE.02

Melhorar a qualidade de vida dos Clientes Pretende-se promover aos Clientes uma ocupação saudável e adequada, atividades que estimulem as suas capacidades e desenvolvam uma maior autonomia e integração social, pensando sempre nas suas necessidades e expectativas individuais e do grupo, respeitando a sua qualidade de vida.

OE.03Melhorar a qualidade dos serviços prestados Este objetivo tem como finalidade melhorar as condições de trabalho, conforto, higiene e segurança, nas instalações atuais de funcionamento da Associação.

OE.04

Aprofundar o envolvimento dos Clientes e das partes interessadas

Com este objetivo pretende-se promover a participação das famílias de uma forma mais ativa na vida dos Clientes

OE.05Melhorar a articulação com as entidades congéneres e parceirosEste objetivo pretende que exista um maior envolvimento com os parceiros de forma a aprofundar a relação com os parceiros estratégicos e de investimento.

OE.06Obter a certificação EQUASS nível I

Com este objetivo pretende-se garantir uma melhoria contínua dos nossos serviços.

OE.07Definir uma estratégia de Marketing institucionalPretende-se com este objetivo dar a conhecer a Associação na comunidade, transmitindo uma imagem positiva das pessoas com deficiência, mostrando aquilo que são capazes de fazer em diversas áreas.

OE.08

Garantir a formação adequada aos colaboradores e dirigentes.

Com este objetivo pretende-se investir na formação profissional e pessoal para garantir uma melhor prestação de serviços aos Clientes.

OE.09

Reduzir a dependência das entidades financiadoras

Devido à conjuntura atual, a questão da sustentabilidade leva-nos à definição de prioridades e rigor nas decisões a tomar, criando e desenvolvendo ações de salvaguarda da sustentabilidade e auto financiamento.

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4. Aplicação da Metodologia BSC

O Balanced Scorecard é um modelo de gestão estratégico que traduz a visão e estratégia da organização num conjunto de objectivos interligados, medidos através de indicadores associados aos factores críticos. A filosofia do BSC assenta na abordagem global da estratégia das organizações, apoiada em quatro perspectivas (clientes, processos, aprendizagem e crescimento e perspectiva financeira), para as quais são fixados objectivos que têm que funcionar de um forma integrada (balanceada) estabelecendo relações de causa e efeito entre todas as perspectivas.

4.1.Mapa Estratégico 2012-2014

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4.2.Ações e Programas Estratégicos

Prespectiva Processo (Sigla)

Objectivo Estratégico Indicador Fómula Meta

2012Meta 2013

Meta 2014 FM Resp. Suporte

Programas Estratégicos

Ações Projectos

Clie

ntes

PGM

; PC

AO

; PLR

Garantir satisfação do Cliente

Índice Médio de satisfação de

clientes

Médias das pontuações obtdas para todos os

clientes≥ 65% ≥ 70% ≥ 75% 1 ano PGM Relatório de

satisfação Auscultação ativa e planeamento das atividades em

consonância com as necessidades dos clientes

Avaliação de satisfação dos

clientesNº de

Reclamações Nº de Reclamações ≤ 4 ≤ 3 ≤ 2 4 meses PGM

Livro de reclamações/

Caixa sugestões

PCA

O, P

LR

Melhorar Qualidade de vida dos Clientes

Percentagem de Objectivos

concretizados dos PI's

(Nº de objectivos Concretizados/Total de objectivos planeados)

*100

≥ 65% ≥ 70% ≥ 75% 1 ano PCAO e PLR PI´s

Diagnóstico das necessidades e expectativas dos clientes e

implementação de objetivos de Qualidade de Vida

Planos de Desenvolvimento

Individual

Proc

esso

s

PGM

; PC

AO

, PLR

; Pap

; PM

Melhorar qualidade dos serviços

prestados


clientes


clientes≥ 65% ≥ 70% ≥ 75% 1 ano PGM Relatório de

satisfação

Auscultação ativa e planeamento das atividades em

consonância com as necessidades dos clientes

Avaliação de satisfação dos

clientes

Índice Médio de satisfação dos colaboradores

Médias das pontuações obtidas para todos

colaboradores≥ 65% ≥ 65% ≥ 70% 1 ano PGM Relatório de

satisfação

Envolvimento dos colaboradores no planeamento e

desenvolvimento dos serviços e sua auscultação, para garantir

níveis de satisfação e motivação

Avaliação de satisfação dos colaboradores

Média dos níveis finais da

avaliação do desempenho dos

colaboradores (Escala 1 a 5)

Média dos níveis finais da avaliação dos

colaboradores ≥ 3 ≥ 3 ≥ 3 1 ano PRH

Divulgação das competências a

avaliar Assegurar a fromação adequada para o bom desempenho dos colaboradores e conseuente

qualidade dos serviços prestados

Avaliação de Desempenho

17 Fichas de Auto-Avaliação

17 Fichas de Avaliação de Desempenho

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Prespectiva Processo (Sigla)


2012Meta 2013



Ações Projectos

Proc

esso

s

PGM

; PC

AO

, PLR

; Pap

; PM

Melhorar qualidade dos serviços

prestados

Cumprimento do Plano HACCP

Nº de NC detectadas por auditoria ≤ 4 ≤ 4 ≤ 3 3x ano PGM Relatório de

auditoria

Acompanhamento dos Plano HACCP e de Manutenção, para garantia da higiene, segurança e

consequente qualidade dos serviços

--Cumprimento dos planos de manutenção (viaturas e

instalações e equipamentos)

nº de Nc por incumprimento dos

panos≤ 1 ≤ 1 ≤ 1 Anual PM

Modelo de manutenção n.º

Aprofundar o envolvimento dos

clientes e das partes interessadas

% de clientes envolvidos na elaboração e

revisão dos PDI's

Nºde clientes envolvidos na elaboração e revisão

dos PDI's/ Nº total de clientes

≥ 85% ≥ 85% ≥ 85% 1 anoPCAO e PLR

PI´S

Diagnóstico das necessidades e expectativas dos clientes e

implementação de objetivos de Qualidade de Vida

Planos de Desenvolvimento

Individual

Identificação das necessidades e expectativas das

partes interessadas

nº de nec. Exp. Identificadas/parte

interessada≥ 2 ≥ 2 ≥ 2 1 ano PCAO

e PLR

Modelo de Ident. de

necessidades e expectativas e questionários de satisfação

Auscultação ativa e planeamento da Associação em

consonância com as necessidades dos stakeholders

---

Melhorar a articulação com as entidades

congeneres e parceiros


parceiros


parceiros≥ 65% ≥ 70% ≥ 75% 1 ano PGM

Relatório de satisfação

Envolvimento dos parceiros no planeamento e desenvolvimento dos serviços e sua auscultação

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Prespectiva

Processo (Sigla)


2012Meta 2013



Ações Projectos

Apr

endi

zage

m e

Cre

scim

ento PG

M Obter a certificação EQUASS nível I

Auditoria final S/N - - = Abril - - Quadramestral PGM Modelo de NC Cumpriemnto do Projeto Arquimedes, com vista à

Certificação

Projeto Arquimedes

PGM

Definir estratégia de Marketing

institucional

Criar uma página na Internet

S/N - - =

Anual - - 1 ano PGM SiteDesenvolver mecanismos de

divulgação da Associação junto dos stakeholders

---

PRH

Garantir a Formação

adequada aos colaboradores e

dirigentes

Cumprimento do Plano de formação

Taxa de cumprimento do plano de formação

- - ≥ 65% ≥ 70% Trimestral PRH Certificado

Assegurar a fromação adequada para o bom

desempenho dos colaboradores e conseuente

qualidade dos serviços prestados

---

Fina

ncei

ra

PGM

Reduzir a dependencia das

entidades financiadoras

Nº de recursos aos programas e medidas do

IEFP

# = 1 = 1 = 1 1 ano PAF Candidatura

Aumentar o autofinanciamento da

Associação, como garantia de sustentabilidade

---Nº de novos donativos e

novos sócios# ≥ 1 / 3 ≥ 1 / 3 ≥ 1 / 3 PAF

Recibos de donativo e fichas de

novos sócios

nº de parcerias # + 2 + 2 + 2 PGM Protocolos

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