Políticas Gestão Contábil e Fiscal (GCON) · procedimentos, transações e operações que...
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Políticas Gestão Contábil e
Fiscal (GCON)
MANUAL DE PROCESSOS E POLÍTICAS
Políticas de Gestão Contábil e Fiscal
VERSÃO FOLHA Nº
01 2 / 21
ÍNDICE
OBJETIVO ..................................................................................................................... 3
RESPONSABILIDADES.................................................................................................... 4
DESCRIÇÃO DO PROCESSO ............................................................................................ 5
EQUIPE ........................................................................................................................ 6
POLÍTICAS GERAIS ........................................................................................................ 9
NORMAS E POLÍTICAS DA GESTÃO CONTÁBIL E FISCAL ................................................ 10
6.1 GCON – 010 MANUTENÇÃO DO PLANO DE CONTAS ............................................................ 11 6.2 GCON – 020 FECHAMENTO CONTÁBIL MENSAL .................................................................. 12 6.3 GCON – 030 FECHAMENTO CONTÁBIL DO EXERCÍCIO ........................................................... 17 6.4 GCON – 040 PREPARAÇÃO DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS MENSAIS ................................. 18 6.5 GCON – 050 PREPARAÇÃO E DIVULGAÇÃO TRIMESTRAL E ANUAL .......................................... 19 6.6 GCON – 060 REALIZAR OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS ............................................................... 20
VIGÊNCIA ................................................................................................................... 21
ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO .................................................................. 21
MANUAL DE PROCESSOS E POLÍTICAS
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VERSÃO FOLHA Nº
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Elaborado por: Luciano Mota Aprovado por: Simone Rattacaso
Controller Gerente Administrativa
OBJETIVO
Descrever os Processos, Normas e Políticas, de forma a estruturar e padronizar o
processo da Gestão Contábil e Fiscal da OAB Pernambuco.
Os objetivos e funções básicas do processo da Gestão Contábil e Fiscal são:
Garantir que as normas, políticas e procedimentos dos processos da Gestão
Contábil e Fiscal sejam cumpridas.
Manter o Plano de Conta atualizado para atender às necessidades específicas
da instituição, possibilitando a perfeita harmonia com a espécie de atividade,
grandeza patrimonial, constituição jurídica e disposições legais às quais se
subordinam.
Restringir o acesso à edição do Plano de Contas da OAB Pernambuco somente
a profissionais autorizados, de forma a evitar retrabalhos, redundância de dados
e propiciar a informação no grau de detalhamento necessário.
Manter os dados da Contabilidade de forma ordenada e uniforme, garantindo a
integridade dos registros contábeis.
Realizar a conciliação contábil tempestiva dos lançamentos efetuados pelos
setores.
Garantir a alocação das despesas nos centros de custo e contas contábeis
devidos, realizando reclassificações quando necessário.
Realizar o fechamento contábil mensal obedecendo ao cronograma estabelecido
e analisar as causas dos eventuais atrasos para que os gargalos sejam tratados,
otimizando a performance nos próximos encerramentos contábeis.
Acompanhar as principais causas de variações significativas nas contas
patrimoniais e de resultado, realizando a comparação ao realizado de períodos
anteriores e ao orçamento.
Gerar e divulgar Demonstrações Contábeis íntegras que satisfaçam as diversas
necessidades de informação da Diretoria, Conselho Federal, associados e
partes interessadas.
Realizar as obrigações acessórias, atendendo aos prazos legais estabelecidos
pela Receita Federal do Brasil.
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RESPONSABILIDADES
É de responsabilidade de cada colaborador envolvido nas atividades da Gestão Contábil
e Fiscal conhecer e entender os processos, normas e políticas:
1. Da Gestão Contábil e Fiscal.
2. De outras áreas que possuem interligação com processos da Gestão Contábil e
Fiscal.
Todas as atividades e políticas aqui demonstradas apresentam princípios orientadores
básicos, não abordando todas as situações extraordinárias possíveis.
Qualquer questão ou dúvida referente ao documento que influencie no desenvolvimento
das atividades devem ser imediatamente esclarecidas junto ao Controller (Gerente de
Controladoria).
As oportunidades de melhorias devem ser constantes na dinâmica do crescimento
organizacional. Caso o colaborador possua alguma sugestão, esta deve ser
encaminhada Controller, responsável por avaliar a possibilidade de incorporar a
sugestão.
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DESCRIÇÃO DO PROCESSO
O processo da Gestão Contábil e Fiscal inicia-se com o planejamento do Encerramento
Contábil Mensal, através da elaboração de cronograma contendo as atividades a serem
desempenhadas por cada profissional dos diversos setores envolvidos. O Controller
(Gerente de Controladoria) é responsável por cadastrar e atualizar os prazos,
responsáveis e ações predecessoras de cada atividade a ser realizada durante o
Encerramento Contábil Mensal.
Os profissionais dos setores Contas a Pagar, Contas a Receber, Contabilidade Fiscal,
Caixa, Compras, Subseccionais, ESA, Escritório de Contabilidade e Folha (Folha de
Pagamento), executam as atividades estabelecidas no cronograma, ao passo que, os
gestores dessas áreas monitoram o status das ações no SAP Business One,
intercedendo quando necessário. Após a execução de todas as atividades previstas, o
Coordenador de Contabilidade e o Controller analisam e aprovam o balancete do mês,
encerrando o período contábil para novos lançamentos.
Mês a mês, o processo repete-se até o Encerramento Contábil do Ano Fiscal, que ocorre
em dezembro, quando, depois de realizadas todas as etapas padrão de encerramento
contábil mensal, é apurado o resultado do exercício e são transportados os saldos das
contas patrimoniais para o ano seguinte.
As Demonstrações Contábeis são elaboradas mensalmente pela Contabilidade, e
revisadas pelo Controller e pelo(a) Diretor(a) Tesoureiro(a) da Instituição, com o objetivo
de atestar que os dados apresentados à Diretoria e ao Conselho Federal são fidedignos.
Ao final de cada trimestre, são elaboradas as Informações Trimestrais, compostas pelo
Balanço Patrimonial, DFC, DVP e DRE e notas explicativas. Os relatórios são
submetidos à aprovação do Controller e Diretoria, e submetidas à revisão de Auditores
Independentes. Após o recebimento do Parecer da Auditoria Independente, as
Demonstrações Contábeis são mais uma vez disponibilizadas para apreciação do
Controller e Diretoria e posteriormente divulgadas no site institucional da OAB/PE.
Por fim, além das atividades acima mencionadas, faz parte das atividades da Gestão
Contábil e Fiscal a criação e manutenção do Plano de Contas. O Controller, com suporte
do Coordenador de Contabilidade designado, é responsável por adequar a estrutura das
contas contábeis ao dinamismo da prática contábil e à própria adaptação a novos
procedimentos, transações e operações que possam vir a ser executados pela OAB/PE.
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EQUIPE
A equipe diretamente responsável pela Gestão Contábil e Fiscal da OAB-PE é composta
pela área e cargos relacionados abaixo. A tabela ilustra as principais responsabilidades
de cada cargo, relacionadas aos processos descritos neste Manual:
Setor Cargo Principais Responsabilidades
Contabilidade
Diretor Tesoureiro
Analisar relatórios gerenciais e indicadores de desempenho do setor.
Aprovar as Demonstrações Contábeis e demais relatórios financeiros, previamente à divulgação.
Gerente Financeiro e
Contábil
Gerenciar as atividades e acompanhar os resultados do setor.
Analisar relatórios gerenciais e indicadores de desempenho do setor.
Definir e divulgar cronograma de encerramento contábil mensal.
Dar suporte ao atendimento às demandas consultivas internas (dentro do próprio setor) e externas (demais setores).
Aprovar as Demonstrações Contábeis e demais relatórios financeiros, previamente à divulgação.
Aprovar as alterações no Plano de Contas.
Coordenador de
Contabilidade
Supervisionar todas as atividades e acompanhar os resultados do setor.
Coordenar equipe do setor de Contabilidade e acompanhar a execução de todos os processos da área.
Realizar o atendimento às demandas consultivas internas (dentro do próprio setor) e externas (demais setores).
Realizar a abertura e encerramento de períodos contábeis.
Aprovar alterações no Plano de Contas. Revisar as Demonstrações Contábeis. Fornecer os documentos necessários à
Auditoria Externa e providenciar a divulgação das Demonstrações Contábeis da OAB/PE.
Revisar e aprovar as Obrigações Acessórias. Monitorar os projetos em andamento do setor,
realizando o reporte de status periodicamente.
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Setor Cargo Principais Responsabilidades
Realizar a apropriação mensal das despesas
antecipadas. Efetuar a conferência das provisões da folha
de pagamentos (FGTS, INSS, 13º salário e férias).
Realizar as provisões necessárias. Conferir se as atividades de fechamento do
Financeiro foram devidamente executadas: Realização de provisões para os juros dos
empréstimos; Conciliação Bancária; Contabilização das Despesas/Receitas
Financeiras provenientes dos investimentos.
Capitalização dos juros sobre os Ativos. Conferência do cálculo da
depreciação/amortização do Ativo Imobilizado. Realizar as reclassificações contábeis quando
necessário. Realizar a conferência da contabilização dos
tributos retidos no período. Analisar e justificar formalmente as variações
relevantes dos saldos das contas contábeis em comparação com períodos anteriores.
Analisar e conciliar mensalmente os movimentos das contas contábeis com base na documentação suporte encaminhada pelas áreas (ex.: planilhas eletrônicas);
Preparar Demonstrações Contábeis (DRE, DFC, DVP, Balanço Patrimonial e notas explicativas);
Realizar a manutenção dos Planos de Contas registrados no sistema (criação, modificação e inativação de contas contábeis);
Realizar Obrigações Acessórias.
Assistente Contábil
Realizar a apropriação mensal das despesas
antecipadas. Efetuar a conferência das provisões da folha
de pagamentos (FGTS, INSS, 13º salário e férias).
Realizar as provisões necessárias. Conferir se as atividades de fechamento do
Financeiro foram devidamente executadas: Realização de provisões para os juros dos
empréstimos; Conciliação Bancária; Contabilização das Despesas/Receitas
Financeiras provenientes dos investimentos (aplicações);
Capitalização dos juros sobre os Ativos.
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Setor Cargo Principais Responsabilidades
Confererir cálculo da depreciação/amortização
do Ativo Imobilizado. Realizar as reclassificações contábeis quando
necessário. Identificar e justificar formalmente as variações
relevantes dos saldos das contas contábeis em comparação com períodos anteriores.
Conciliar mensalmente os movimentos das contas contábeis com base na documentação suporte encaminhada pelas áreas (ex.: planilhas eletrônicas).
Apoiar nas atividades de manutenção do plano de contas.
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POLÍTICAS GERAIS
É de responsabilidade de cada colaborador envolvido nas atividades da Gestão
Contábil e Fiscal conhecer e aplicar as normas e políticas do processo.
As atividades e políticas aqui demonstradas apresentam diretrizes orientadoras
básicas, não abordando todas as situações extraordinárias possíveis
relacionadas à Gestão Contábil e Fiscal.
A Gestão Contábil e Fiscal da OAB Pernambuco é regida pelos princípios e
pronunciamentos contábeis, bem como pela legislação vigente.
Toda documentação relacionada e utilizada pela Gestão Contábil e Fiscal é
estritamente confidencial e está sob a segurança do Controller (Gerente de
Controladoria).
Conforme os princípios de governança corporativa cabem aos profissionais da
Contabilidade suportar a disponibilização e auxílio às interpretações das
demonstrações contábeis, garantindo a transparência das informações à
Diretoria.
As Demonstrações Contábeis Individuais e Consolidadas da OAB/PE são
auditadas por Auditoria Independente, e divulgadas trimestralmente e
anualmente ao Conselho Federal e aos Associados (através do site da OAB/PE).
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NORMAS E POLÍTICAS DA GESTÃO CONTÁBIL E FISCAL
A figura a seguir representa a matriz de processos Gestão Contábil e Fiscal, na qual
estão organizados e descritos os respectivos processos da área:
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6.1 GCON – 010 Manutenção do Plano de Contas
POLÍTICA GCON-010.01 Cadastro e Edição do Plano de Contas
Descrição O cadastro do Plano de Contas da OAB/PE e a abertura,
bloqueio ou alteração de contas contábeis são executados
no sistema SAP BO somente pelo Coordenador de
Contabilidade e pelo Controller. As solicitações de abertura
de contas contábeis pelas áreas de negócio devem ser
encaminhadas por e-mail ao Coordenador de
Contabilidade, o qual analisa a materialidade da nova conta
contábil e, se aprovado pelo Controller, realiza a abertura
da mesma. Caso sejam criadas novas contas contábeis de
resultado, os setores devem ser informados para que a
Contabilidade associe aos centros de custos devidos.
POLÍTICA GCON-010.02 Manutenção do Plano de Contas
Descrição Revisões do Plano de Contas são realizadas
semestralmente com intuito de verificar a existência de
contas contábeis com pouca ou nenhuma movimentação
no período de 12 (doze) meses e se estão de acordo com
as diretrizes do Conselho Federal. Caso sejam detectadas
contas contábeis sem utilização neste período, deve-se
comunicar ao Coordenador de Contabilidade para que sua
manutenção no Plano de Contas seja reavaliada.
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6.2 GCON – 020 Fechamento Contábil Mensal
POLÍTICA GCON-020.01 Calendário do Fechamento Contábil
Descrição Anualmente, o calendário do fechamento contábil é
definido pelo Controller junto a Diretoria, e tem o objetivo
de atender aos prazos legais e aos prazos gerenciais
estabelecidos pela Diretoria.
O cronograma anual e mensal contempla mecanismos de
acompanhamento do andamento das atividades,
considerando os prazos estabelecidos, os responsáveis e
as áreas envolvidas e devem ser comunicados via e-mail
para os setores e estar disponibilizadas na intranet.
POLÍTICA GCON-020.02 Atividades de Fechamento Contábil
Descrição Com o intuito de assegurar o cumprimento dos prazos de
fechamento contábil estabelecidos pela OAB/PE, todos os
envolvidos no processo de fechamento contábil,
previamente responsabilizados por cada atividade, devem
disponibilizar os dados requisitados nas datas
estabelecidas, conforme abaixo:
Entrada de materiais – Penúltimo dia útil da
competência.
Folha de pagamento – Último dia útil da
competência.
Faturamento (anuidade e serviços) – Último dia útil
da competência.
Ativo Fixo – 1º dia útil do mês subsequente.
Contas a Receber – 2º dia útil.
Contas a Pagar – 2º dia útil.
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Prestações de Contas (ESA e Subseccionais) – 2º
dia útil.
Caixa (disponibilidades) – 3º dia útil.
Operações financeiras – 3º dia útil.
Relacionamento bancário – 4º dia útil.
Caso alguma(s) das atividades acima descrita(s) não
tenha(m) sido executada(s) no prazo mencionado, os
responsáveis são contatados para que esta(s) seja(m)
prontamente realizada(s), evitando-se atrasos no processo
de fechamento mensal.
POLÍTICA GCON-020.03 Conciliações Contábeis
Descrição O processo de conciliação contábil é realizado de forma
mensal, com o intuito de verificar se todas as operações
ocorridas no período foram registradas corretamente e
atendendo às normas contábeis vigentes.
Para as atividades de encerramento programadas
conforme a Política GCON-020.02 – Atividades de
Encerramento Contábil, as conciliações são elaboradas
pelos setores responsáveis e disponibilizadas ao setor de
Contabilidade nas datas de encerramento previstas. Cabe
ao Coordenador de Contabilidade ou Assistente Contábil (a
depender do nível de complexidade das operações)
analisar os relatórios disponibilizados e conferir se todas as
conciliações foram devidamente realizadas pelos setores
envolvidos. Caso sejam identificadas inconsistências,
essas são investigadas e tempestivamente regularizadas
pelo setor.
A partir do 4º dia útil, o Coordenador de Contabilidade e o
Assistente Contábil realizam o confronto entre os registros
na contabilidade e os relatórios e planilhas dos setores,
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01 14 / 21
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com o objetivo de garantir que os lançamentos a débito e a
crédito nas contas contábeis estejam de acordo com os
documentos que deram origem a esses lançamentos. As
correções são realizadas em sua maioria no mês
subsequente, entretanto, em casos específicos (ajustes
referentes ao mês de dezembro ou ao exercício anterior),
podem ser necessárias reaberturas de períodos já
encerrados, com a aprovação do Controller.
POLÍTICA GCON-020.04 Apropriação das Despesas Antecipadas
Descrição É responsabilidade do Coordenador de Contabilidade ou
Assistente Contábil (a depender do nível de complexidade
das operações da empresa) a contabilização da
apropriação mensal das Despesas Antecipadas, tais como,
IPTU a Apropriar, Seguros em Geral a Apropriar, Licenças
de Software a Apropriar, entre outras. Assim, no último dia
útil de cada mês, com suporte das planilhas eletrônicas de
controle das Despesas Antecipadas e respeitando-se ao
Princípio da Competência, o Assistente Contábil realiza o
cálculo da parcela a ser apropriada no período e efetua a
contabilização da Despesa no SAP BO.
POLÍTICA GCON-020.05 Reclassificações Contábeis
Descrição No 4º dia útil, são realizadas as reclassificações contábeis
que se fizerem necessárias. Em paralelo, o Coordenador
de Contabilidade e Assistente Contábil verificam a
existência de lançamentos em contas contábeis incorretas
e realizam os ajustes cabíveis para evitar resultados
distorcidos. A reclassificação entre centros de custo e todos
os lançamentos manuais que envolverem alteração de
centros de custo devem estar suportados por
documentação suporte e ser aprovados pelo Controller,
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conforme a Política GCON–020.09 – Controle dos
lançamentos contábeis manuais.
POLÍTICA GCON-020.06 Análise das Contas de Resultado
Descrição No 5º dia útil, são analisadas as contas de resultado e
identificadas as contas contábeis que apresentaram maior
variação em relação ao período anterior e ao orçado. Para
as contas que apresentarem desvios mais relevantes, o
Coordenador de Contabilidade e Assistente Contábil
acessam o SAP BO, verificam o lançamento que ocasionou
a variação e sinalizam o fato através de comentários.
POLÍTICA GCON-020.07 Revisão dos Balancetes Individuais
Descrição No 5º dia útil, os balancetes individuais e as planilhas de
análise do resultado são revisados pelo Controller. Caso
sejam necessários ajustes, o Controller solicita ao
Coordenador de Contabilidade ou Assistente Contábil que
preparou os documentos que os realize. Após a aprovação
dos documentos, é concluído o fechamento contábil do mês
e encerrado o período para novos lançamentos nas demais
contas patrimoniais e nas contas de resultado.
POLÍTICA GCON-020.08 Análise do Fechamento Contábil Mensal
Descrição Após o fechamento contábil do mês, as atividades que
demandaram maior tempo ou incorreram em atrasos são
analisadas para que os gargalos sejam tratados,
otimizando a performance nos futuros encerramentos
contábeis.
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POLÍTICA GCON-020.09 Controle dos Lançamento Contábeis Manuais
Descrição O acesso à realização de lançamentos manuais na
contabilidade é restrito aos usuários autorizados pelo setor
de Contabilidade. Para todos os lançamentos contábeis
manuais, o profissional responsável deve preencher o
formulário de solicitação de contabilização manual,
indicando a conta, descrição, centro de custo, valor,
histórico e necessidade do lançamento. O formulário é
enviado via e-mail para aprovação do Controller. Após
aprovação, o usuário realiza o lançamento manual,
utilizando sempre o campo texto do sistema SAP BO para
registro detalhado do histórico do lançamento contábil,
especificando a necessidade e natureza do lançamento,
conforme normas contábeis vigentes.
POLÍTICA GCON-020.10 Bloqueio para Lançamentos Retroativos
Descrição É vedado a inclusão/alteração de registros em período
anterior à data do fechamento contábil.
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6.3 GCON – 030 Fechamento Contábil do Exercício
POLÍTICA GCON-030.01 Transporte de Saldos
Descrição Após o encerramento contábil do mês de dezembro, o
Coordenador de Contabilidade realiza o transporte do saldo
inicial das contas patrimoniais para o novo exercício, através
do SAP BO.
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6.4 GCON – 040 Preparação das Demonstrações Contábeis Mensais
POLÍTICA GCON-040.01 Demonstrações Contábeis Mensais
Descrição As Demonstrações Contábeis e relatórios gerenciais mensais
são elaborados a partir da emissão dos balancetes
aprovados, no 6º dia útil do mês. Os demonstrativos e
relatórios são revisados pelo Controller, e submetidos à
aprovação do Diretor Tesoureiro. Após aprovação, são
disponibilizados aos Diretores.
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6.5 GCON – 050 Preparação e Divulgação Trimestral e Anual
POLÍTICA GCON-050.01 Demonstrações Contábeis Trimestrais e Anuais para
Divulgação
Descrição As Demonstrações Financeiras Trimestrais e Anuais são
preparadas conforme cronograma de divulgação. As
demonstrações contêm a DRE, DVP, DFC, Balanço e notas
explicativas as quais são submetidas à aprovação do
Controller, Diretor Tesoureiro, Diretores e Presidente da
OAB/PE e encaminhadas à revisão de Auditores
Independentes. Após o recebimento do Parecer da Auditoria
Independente, as Demonstrações Financeiras são
disponibilizadas para aprovação da Diretoria e
posteriormente divulgadas, trimestralmente, no site
institucional na OAB/PE e Conselho Federal.
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6.6 GCON – 060 Realizar Obrigações Acessórias
POLÍTICA GCON-060.01 Obrigações Acessórias
Descrição A OAB/PE é uma entidade sem fins lucrativos, portanto não
é tributada. Contudo, na contratação de serviços terceiros,
retém na fonte, dependendo do serviço, os seguintes
impostos: IR, ISS, PIS, COFINS, CSLL e INSS.
Sabendo disto, no 5º dia útil é analisado o cálculo realizado
pelo SAP BO dos valores de impostos retidos na fonte.
Caso seja identificado divergências, é mandatória a revisão
da memória de cálculo. Após a validação, são geradas e
encaminhadas as seguintes Guias ao Contas a Pagar para
pagamento:
Documentação de Arrecadação de Receitas
Federais (DARF), através do Sicalc;
Guia da Previdência Social (GPS), através da GFIP;
Declaração de Arrecadação Municipal (DAM),
através do site da Prefeitura.
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VIGÊNCIA
Este manual entra em vigor na data de sua assinatura e divulgação, revogando-se
disposições em contrário.
ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO
A tabela abaixo relaciona os campos necessários para o controle das atualizações,
revisões e aprovações do manual de processo, a serem preenchidos sempre que
julgado necessário.
CONTROLE DE VERSÕES E ALTERAÇÕES
Versão Data Responsável Tipo de Alteração Revisor/Aprovador
01 25.04.2018 Luciano Mota Confecção Simone Rattacaso