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Serviços Partilhados do MS BI CSP
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Portal BI CSP- Relatórios de Atividades
Guia de utilização dos formulários de suporte à monitorização das áreas: Serviços,
Qualidade organizacional, Formação profissional.
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Controlo
Versão Data Autores Alterações
1.0 2018 SPMS Versão inicial
1.1 29/05/2019 SPMS Funcionalidade de pré-preenchimento dos dados do PAUF
Área das atividades nos formulários da qualidade organizacional
1.2 30/07/2020 SPMS Alteração na área das atividades dos formulários de qualidade organizacional Adição da área das auditorias nos mesmos formulários.
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Índice
1. ACERCA ...................................................................................................................................................... 4
2. SIGLAS E ACRÓNIMOS .......................................................................................................................................... 5
3. ACESSO AOS FORMULÁRIOS ................................................................................................................................. 6
4. PÁGINA DOS FORMULÁRIOS ................................................................................................................................ 7
5. EDIÇÃO DOS FORMULÁRIOS ......................................................................................................................... 10
5.1. Perfis de Acesso ......................................................................................................................................................... 10
5.2. Registo de dados nos formulários ............................................................................................................................. 10
Pré-preenchimento com os dados do PAUF .................................................................................... 12
5.2.1. Formulário: Serviços > Serviços de carácter assistencial > serviços de carácter assistencial ................................... 14
5.2.1.1 – Edição do formulário pela UF ............................................................................................. 15
Carregar documentos: ..................................................................................................................................... 19
Gravar o formulário: ........................................................................................................................................ 25
5.2.1.2 Validação do Conselho Clínico e de Saúde (CCS) .................................................................. 26
5.2.2. Formulário: Serviços > serviços de caráter não assistencial > Atividades de Governação Clínica do ACES. ............ 27
5.2.3. Formulário: Qualidade organizacional > Melhoria Contínua da Qualidade > Acesso ............................................... 30
5.2.4. Formulário: Qualidade organizacional > Melhoria Contínua da Qualidade > Programas de melhoria contínua de
qualidade e processos assistenciais integrados ........................................................................................................................ 33
5.2.5 Formulário: Formação profissional > Formação Interna > Formação da equipa multiprofissional .......................... 36
5.2.6. Formulário - Formação profissional > Formação Interna > Formação de internos e alunos .................................... 39
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1. Acerca Este manual tem como objetivo auxiliar na utilização dos formulários para a monitorização das áreas Serviços,
Qualidade Organizacional, Formação. Encontra-se organizado da seguinte forma:
• Acerca, que descreve a organização deste guião;
• Siglas e Acrónimos, que contém as siglas e acrónimos usados ao longo do documento;
• Formulários para a Monitorização, onde são descritos os diferentes campos presentes nos formulários
e respetivas funcionalidades.
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2. Siglas e Acrónimos
A tabela seguinte contém a descrição de siglas e acrónimos usados ao longo do documento.
Sigla/Acrónimo Designação
ACES Agrupamento de Centros de Saúde
ARS Administração Regional de Saúde
IDS Índice de desempenho setorial
UF Unidade Funcional
CCS Conselho Clínico de Saúde
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3. Acesso aos Formulários
Para aceder aos formulários o utilizador deve efetuar login na área autenticada do Portal BI CSP
(https://bicsp.min-saude.pt), com o sua conta Office 365. Após autenticação deve selecionar o menu
Contratualização > Relatórios de Atividade.
Será apresentada no canto superior direito a opção serviços, qualidade organizacional, formação profissional
que encaminhará o utilizador para a página dos formulários.
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4. Página dos formulários
Após selecionar a opção serviços, qualidade organizacional, formação profissional a primeira página
apresentada ao utilizador é a seguinte:
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Na parte superior surge:
• (1) ano dos dados do formulário;
• (2) A hierarquia ARS, ACES e UF - vêm pré-preenchidos de acordo com o perfil e local CSP do utilizador
autenticado.
De acordo com o local CSP é apresentada uma listagem com os formulários aos quais o utilizador tem acesso.
A listagem apresenta os seguintes atributos:
• (3) O código do indicador;
• (4) A área, subárea e dimensão da matriz;
• (5) O nome da Unidade Funcional;
• (6) Período, representado pelo último mês do trimestre ao qual correspondem o dados inseridos.
• (7) O valor do IDS calculado no formulário de acordo com os dados inseridos pela Unidade
Funcional;
• (8) O valor do IDS após validação do CCS;
• (9) O estado do formulário.
Cada formulário tem num determinado momento um estado.
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Estados possíveis:
• Não iniciado pela UF: A UF ainda não fez qualquer edição no formulário.
• Iniciada pela UF: O formulário já foi editado pela UF, mas não foi ainda alvo de validação por
parte do CCS.
• Não contratualizado-UF: O formulário foi editado pela UF, sendo assinalado pela mesma que
a dimensão não foi contratualizada. A Informação do formulário ainda não foi alvo de
validação por parte do CCS.
• Não contratualizado - Validação do CCS: O formulário foi validado pelo CCS que confirmou
que a UF não contratualizou a dimensão. Neste caso não existe resultado do IDS da dimensão.
Após a atribuição pelo CCS deste estado o formulário fica bloqueado para edição da UF.
• Validado -Validação do CCS: Os valores inseridos pela UF e resultado do IDS da dimensão
foram validados pelo CCS. Após a atribuição pelo CCS deste estado o formulário fica bloqueado
para edição da UF.
• Não validado - Validação do CCS: O CCS registou que não confirma os valores inseridos pela
UF e resultado do IDS da dimensão. O CCS regista obrigatoriamente as razões da não validação
e o resultado do IDS da dimensão passa a ser zero. Após a atribuição pelo CCS deste estado o
formulário fica bloqueado para edição da UF.
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5. Edição dos formulários
5.1. Perfis de Acesso
Existem dois níveis de acessos aos formulários:
• As UF’s que são os editores dos formulários
• Os ACES’s que são os aprovadores dos resultados das UF e desbloqueadores dos formulários.
Para poder preencher ou aprovar os formulários, existem os seguintes pressupostos:
• Editores – Estar associado a uma UF e perfil de editor no PAUF. Ter perfil de editor portal para
conseguir carregar documentos.
• Aprovadores – Estar associado a um ACES e possuir umas das seguintes funções:
o Diretor Executivo
o Presidente do Conselho Clínico
o Vogal do Conselho Clínico
5.2. Registo de dados nos formulários
Para o aceder aos formulários o utilizador deverá selecionar o ícone do “olho” posicionado no canto direito de
cada formulário.
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Para escolher outro formulário o utilizador poderá alterar as caixas de texto da área, subárea e dimensão (1)
ou carregar no botão “Limpar Filtros” (2), posicionado na parte superior da página, voltando à página inicial e
podendo selecionar o formulário pretendido.
Existem duas opções de registo de dados no formulário:
• Preenchimento da totalidade dos campos pela UF;
• Pré-preenchimento de forma automática, dos campos assinados em tooltip, com os dados do PAUF.
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Pré-preenchimento com os dados do PAUF
Ao entrar, pela primeira vez em cada um dos formulários, será apresentada à UF a mensagem representada
na imagem seguinte. A UF poderá escolher se pretende pré-carregar os dados do PAUF ou não.
Caso a UF selecione o botão Confirmar, os dados do PAUF serão imediatamente carregados no formulário. No
caso da UF selecionar o botão Cancelar os dados não serão pré-carregados. Depois desta primeira ação e
tendo a UF gravado o formulário, a mensagem não voltará a aparecer.
Todos os campos possíveis de serem pré-carregados do PAUF estão devidamente assinalados em tooltip.
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Durante o período em que os formulários estiverem disponíveis para edição é sempre possível pré-carregar os
dados do PAUF, e para o efeito, no canto superior direito de cada formulário, fica disponível um botão “Pré-
preencher”.
Deverá ter em atenção que ao selecionar a opção pré-preencher, e na janela da mensagem selecionar o botão
Confirmar o formulário voltará ao seu estado inicial, ou seja, os dados inseridos até ao momento no
formulário serão todos apagados, e nos campos assinalados como possíveis de pré-preenchimento serão pré-
carregados com os dados presentes há data atual no PAUF. Ao clicar no botão Gravar os novos dados do
formulário serão armazenados. Caso a UF não pretenda guardar os novos dados deve sair do formulário sem
efetuar a gravação.
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5.2.1. Formulário: Serviços > Serviços de carácter assistencial > serviços de carácter assistencial
Para o formulário 389- “Serviços de Caráter Assistencial” poderão ser pré-preenchidos com os dados do PAUF
os seguintes campos:
- Número de meses contratualizados
- Mês de início de contratualização
- Número de profissionais
- Tipologia de serviço
- Descrição do serviço
- Quantidade de horas contratualizadas com a equipa para o ano de contratualização (C), para
médicos, Enfermeiros, Secretários Clínicos, outros profissionais.
- Opção “Não contratualizado”
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5.2.1.1 – Edição do formulário pela UF Após a seleção da dimensão é apresentado ao utilizador o formulário e respetivo nome do indicador associado
(1) com hiperligação ao Bilhete de Identidade do Indicador.
No canto superior direito é apresentado o estado do formulário (2).
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Área do período dos dados
Área dos profissionais
Área do IDS
Área dos serviços
Área Edição/validação
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Área Edição/Validação
A tabela seguinte contém, para cada período de dados, a data início e a data fim em que o formulário estará
disponível para a edição e validação.
Área do período dos dados
• (1) Número de meses contratualizados: corresponde ao período anual de contratualização. O
utilizador deve selecionar o número de meses contratualizados;
• (2) Mês de início da contratualização: corresponde ao início do período de contratualização UF. O
utilizador deve selecionar o mês de início da contratualização;
• (3) Período dos dados: é um campo não editável e corresponde ao período dos dados registados. Os
valores registados para um determinado trimestre são cumulativos com os trimestres anteriores do
ano.
• (4) Ao passar o rato sobre o (i) é apresentado ao utilizador texto complementar de ajuda daquele
campo.
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Área dos Profissionais
A tabela dos profissionais apresenta 3 colunas: grupo profissional, número de profissionais e número de horas
máximas a contratualizar. A coluna Nº de profissionais (1) é o único campo a ser preenchido pelo utilizador e
corresponde ao número de profissionais à data da contratualização refletida na carta de compromisso.
O nº de horas máximo a contratualizar é calculado automaticamente pelo sistema segundo a regra: duas
horas por profissional (pertencente à equipa) por semana. O número de horas máximas, calculado
automaticamente pelo sistema, é o somatório das horas dos profissionais.
Passando o rato sobre a opção (i) (2), é apresentado ao utilizador texto complementar de ajuda daquele
campo.
Área dos serviços
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1
4 5
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Na tabela da tipologia de serviços os utilizadores vão registar aos dados das atividades realizadas. A descrição
detalhada de cada um dos campos é apresentada seguidamente:
• A coluna da Tipologia de serviço (1) vem pré-preenchidas com os tipos possíveis para a dimensão.
É possível adicionar novas linhas com tipologias de serviço (3).
• Para adicionar uma nova linha à tabela deverá selecionar a opção + adicionar linha (3),
selecionando depois a tipologia que pretende adicionar. Para eliminar uma linha deve selecionar
o x no canto esquerdo de cada tipologia de serviço (2).
• A coluna com variável C (4) corresponde à quantidade de horas contratualizadas com a equipa
para o ano de contratualização. Nesta coluna devem ser introduzidas as horas contratualizadas
pela unidade para os serviços assistenciais. O valor total nunca deve ultrapassar o número de
horas máximas a contratualizar por cada grupo profissional.
• A variável F (5) corresponde à quantidade de horas contratualizadas com a equipa para o período
em análise, não realizadas por falta dos respetivos elementos. Devem ser inseridas as faltas
correspondentes ao período dos dados identificado no canto superior direito do formulário.
• Em cada linha é ainda possível fazer uma descrição do serviço através de texto livre nos campos
da coluna da descrição do serviço.
Área do IDS
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Na parte inferior do formulário:
• (1) Valor do IDS da dimensão, cálculo automático de acordo com os dados inseridos pelo UF;
• (2) Caixa de texto para inserir observações;
• (3) Checkbox para registar a opção de não contratualizado pela UF;
• (4) Carregar documentos;
• (5) Gravar;
• 6) A fórmula aplicada para o cálculo do IDS está de acordo com o especificado no Bilhete de
identidade.
• Carregar documentos: Para inserir documentos, o utilizador deve selecionar, no respetivo formulário, a opção carregar documentos.
De seguida clicar sobre o campo carregar
Escolher o ficheiro que pretende adicionar na opção escolher ficheiro.
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Após selecionar na lista o documento pretendido clicar em ok.
Na nova janela apresentada o utilizador deve classificar o documento. Os campos Nome, título, Data de
referência, Autor, Categoria e Subcategoria são campos obrigatórios. Os restantes campos são opcionais.
Quando a edição do documento estiver concluída selecionar Dar entrada.
Inserir a data de referência
do documento.
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O documento será carregado e ficará disponível para consulta.
Aparecerá na listagem de documentos anexados, identificado pelo título e ano de referência.
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o Carregar documentos pelo método “drag and drop”
1- O utilizador deve arrastar o ficheiro que pretende e largar no local assinalado para o efeito.
2- Depois de carregado o ficheiro é necessário editar as propriedades do mesmo. Para isso o utilizador
deve clicar sobre o visto no canto esquerdo e de seguida selecionar “editar propriedades”
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3- Os campos Nome, título, Data de referência, Autor, Categoria e Subcategoria são campos
obrigatórios. Os restantes campos são opcionais. Quando a edição do documento estiver concluída
selecionar Guardar.
4- Dar entrada do documento para que este fique visível para os outros utilizadores.
Inserir a data de referência
do documento.
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5- Depois de dar entrada do documento selecionar o x no canto superior direito para voltar à página do
formulário.
É possível eliminar documentos através do botão direito do rato no documento que pretende eliminar.
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Para sair da opção de carregar documento, fechar a janela selecionando o x no canto superior direito.
• Gravar o formulário: Para que as inserções e alterações efetuadas nos formulários fiquem guardadas o utilizador deve sempre selecionar o botão gravar .
a. Selecionar a opção gravar.
b. Selecionar a opção confirmar.
c. No canto superior direito deverá aparecer a seguinte mensagem a verde, no caso da
informação ter sido gravada com sucesso.
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5.2.1.2 Validação do Conselho Clínico e de Saúde (CCS)
Estes campos não são editáveis para a UF. A informação é preenchida pelo perfil do ACES.
O ACES seleciona um dos 3 estados disponíveis (Não Contratualizado - Validação do CCS, Validado -Validação
do CCS, Não Validado - Validação do CCS) e sustenta o registo do estado no campo “Notas do conselho Clínico
e de saúde”.
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5.2.2. Formulário: Serviços > serviços de caráter não assistencial > Atividades de Governação Clínica do ACES.
Para o formulário 390- “Atividades de Governação Clínica do ACES” poderão ser pré-preenchidos com os dados
do PAUF os seguintes campos:
- N.º meses contratualizados
- Mês de início da contratualização
- Nº Profissionais
-Tipologia de serviço
- Descrição do serviço
- Número de horas contratualizadas (C)
- Opção “Não Contratualizado”
As áreas assinaladas no formulário são comuns ao formulário anterior.
1
Área dos
profissionais
2
Área dos serviços
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Área dos profissionais
Na tabela dos profissionais, o Nº de profissionais (1) é o único campo editável, sendo partilhado com a tabela
dos serviços assistenciais. O número de horas obrigatórias a contratualizar é calculado automaticamente
sendo o valor obrigatório de horas a contratualizar com cada unidade funcional de 0,8 horas por profissional
(pertencente à equipa) por mês.
Área dos serviços
Na tabela da tipologia de serviços é apresentada a seguinte informação:
• As linhas da coluna Tipologia de serviço (1) vêm pré-preenchidas. Ao inserir o formulário tem de
existir pelo menos uma linha de cada tipologia. É possível adicionar novas linhas com tipologias de
serviço.
1
1
2
3
4 5
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• Para adicionar uma nova linha à tabela deverá selecionar a opção + adicionar linha (2). Para eliminar
selecionar o x no canto esquerdo, atrás de cada tipologia de serviço (3). Apaga a linha a que se refere.
• Na coluna com a letra C (4) deverá colocar as horas anuais contratualizadas, para cada tipologia de
serviço, para o período total de contratualização desse ano.
• Ao longo do ano deverá inserir as horas realizadas pela equipa (R) (5) para cada tipologia de serviço,
para o período em análise.
• Por cada uma das atividades contratualizadas com a unidade funcional, a mesma deve referir também
a existência de um plano de ação (PA) e a existência de um relatório de atividades (RA). Nessas duas
colunas deverá selecionar a opção sim ou não, conforme tenha ou não feito o plano de ação e relatório
de atividade.
• Os campos participação (P), cumprimento (D), ponderação, pontuação PA e RA e Resultados Parciais
são calculados automaticamente pelo sistema.
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5.2.3. Formulário: Qualidade organizacional > Melhoria Contínua da Qualidade > Acesso Para o formulário 391- “Melhoria Contínua da qualidade na dimensão Acesso” poderão ser pré-preenchidos
com os dados do PAUF os seguintes campos:
- Número de meses contratualizados
- Mês de início de contratualização
- Nome da auditoria
- Data fim planeada do ciclo
- Opção “Não contratualizado”
Os campos assinalados no formulário são comuns aos formulários anteriores.
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Área das fases
Na tabela das fases a coluna da Fase, Nome e Descrição são campos não editáveis. Apenas a coluna Cumprido?
é editável. Em cumprido? deverá selecionar a opção sim ou não. Na fase 5 será feito o cálculo percentual
automático de acordo com as atividades presentes na listagem de atividades em baixo.
Área das auditorias
Na tabela das auditorias, neste formulário, apenas é possível ao utilizador inserir uma auditoria. A informação
dessa auditoria pode ser pré-carregada do PAUF ou inserida manualmente pelo utilizador no portal.
Área das atividades
Na tabela das atividades/estratégias o utilizador deve inserir as estratégias que se propôs a implementar no
ano de contratualização e que vão entrar para o cálculo da percentagem da fase 5 da tabela das fases.
Esta tabela é preenchida diretamente no formulário.
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Para inserir atividades o utilizador deve carregar no campo “adicionar linha”:
Será acrescentada uma nova linha à tabela onde no campo “nome da atividade” deverá ser inserido o nome
da respetiva atividade. Deverá selecionar o mês planeado para o fim daquela atividade e quando esta for
executada selecionar o respetivo mês.
A data de execução das atividades aqui inseridas terá impacto no cálculo da fase 5 - Introdução das mudanças-
da tabela das fases.
Aqui só é possível selecionar o mês de execução das atividades cuja data fim planeada se encontre dentro do
período dos dados.
Para eliminar uma atividade deverá carregar sobre o x no canto esquerdo da tabela.
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5.2.4. Formulário: Qualidade organizacional > Melhoria Contínua da Qualidade > Programas de melhoria contínua de qualidade e processos assistenciais integrados
Para o formulário 391- “Programas de Melhoria Contínua de Qualidade e Processos Assistenciais Integrados”
poderão ser pré-preenchidos com os dados do PAUF os seguintes campos:
- Número de meses contratualizados
- Mês de início de contratualização
- Nome da atividade e a data fim planeada na lista de atividades.
- Opção “Não contratualizado”
Os campos assinalados no formulário são comuns aos formulários anteriores.
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Área das fases
Na tabela presente neste formulário os campos da Fase, Nome e Descrição não são editáveis. Na coluna
Cumprido? escolher a opção sim ou não, para cada uma das linhas da tabela. Na fase 5 será feito
automaticamente o cálculo percentual de acordo com as atividades presentes na listagem de atividades em
baixo.
Área das auditorias
Na tabela das auditorias, neste formulário, o utilizador pode inserir mais do que uma auditoria. A informação
das auditorias pode ser pré-carregada do PAUF ou inserida manualmente pelo utilizador no portal.
Por cada auditoria inserida na tabela é gerado um formulário. Através do ícone do olho no canto superior
direito o utilizador pode visualizar e editar a informação relativa aquela auditoria.
Área das atividades
Na tabela das atividades/estratégias o utilizador deve inserir as estratégias que se propôs a implementar no
ano de contratualização e que vão entrar para o cálculo da percentagem da fase 5 da tabela das fases.
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Esta tabela é preenchida diretamente no formulário.
Para inserir atividades o utilizador deve carregar no campo “adicionar linha”:
Será acrescentada uma nova linha à tabela onde no campo “nome da atividade” deverá ser inserido o nome
da respetiva atividade. Deverá selecionar o mês planeado para o fim daquela atividade e quando esta for
executada selecionar o respetivo mês.
A data de execução das atividades aqui inseridas terá impacto no cálculo da fase 5 - Introdução das mudanças-
da tabela das fases. Aqui só é possível selecionar o mês de execução das atividades cuja data fim planeada se
encontre dentro do período dos dados.
Para eliminar uma atividade deverá carregar sobre o x no canto esquerdo da tabela.
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5.2.5 Formulário: Formação profissional > Formação Interna > Formação da equipa multiprofissional
No formulário 393- “Formação da equipa multiprofissional” poderá ser pré-preenchido com os dados do PAUF
os seguintes campos:
- Número de meses contratualizados
- Mês de início de contratualização
- Campo Meta Contratualizada (%) na área das métricas das formações.
- Opção “Não contratualizado”
Os campos assinalados no formulário são comuns aos formulários anteriores.
1
1
Área dos
requisitos
Área das
métricas das
formações
Área das
métricas dos
profissionais
2
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Área dos requisitos
Na tabela das métricas das formações os campos da coluna Requisito e Descrição-Plano de formação não são
editáveis. Selecionar a opção sim ou não para cada linha da tabela, na coluna cumprido?
Área das métricas das formações
Nesta tabela a coluna dos itens não é editável. A Meta Contratualizada (%), numerador e Denominador, são
campos editáveis. O utilizador deve preencher cada linha destas colunas com um valor numérico.
A coluna resultado e cumpre? São calculados automaticamente pelo sistema com base nos valores inseridos
pelo utilizador.
Área das métricas dos profissionais
Esta tabela corresponde à % profissionais envolvidos por cada grupo profissional (enquanto formandos).
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Por grupo profissional, o utilizador deve inserir valores para o Nº médio de profissionais em que (n.º de
profissionais de equipa no último dia do mês de Janeiro + n.º de profissionais de equipa no último dia do mês
de Fevereiro + n.º de profissionais de equipa no último dia do mês de Março + …) /12, devendo incluir os
profissionais em férias ou em formação, Meta contratualizada (%), o Nº total de presenças (A) para o período
em análise (o período em análise corresponde ao campo referido acima com a designação período do registo
de dados) e Nº Reuniões Formativas (B).
Os campos Resultado = A / (B x C), CP e CF são calculados automaticamente pelo sistema com base na
informação inserida pelo utilizador.
O campo % de execução dos itens do requisito 4 é calculado automaticamente pelo sistema com base na
informação inserida nas duas tabelas anteriores.
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5.2.6. Formulário - Formação profissional > Formação Interna > Formação de internos e alunos
No formulário 393- formação de internos e alunos, poderão ser pré-preenchidos com os dados do PAUF os
seguintes campos:
- Número de meses contratualizados
- Mês de início de contratualização
- Opção “Não contratualizado”
5.2.7.
Os campos assinalados no formulário são comuns aos formulários anteriores.
1
1
2
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Área dos
requisitos
Área da
descrição
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Área dos requisitos
Esta tabela divide-se em Requisito, Descrição-Manual de Acolhimento e Cumprido?. Os únicos campos
editáveis da tabela pertencem à coluna cumprido?, onde o utilizador deve selecionar a opção sim ou não para
cada requisito. O sistema calcula automaticamente se foram cumpridos os três requisitos.
Área da descrição
Nesta tabela o utilizador deve indicar se o Manual de Acolhimento foi formalmente cumprido com todos os
internos, selecionando a opção Sim/Não na coluna cumprido a 100%?.