Prêmio Intranet Portal 2009 - Trilha Colaboração

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Intranet DocumentarIntranet Documentar

COLABORAÇÃOCOLABORAÇÃO

Ângela Guimarães – Sócia DiretoraÂngela Guimarães – Sócia Diretora

Kellen Mendes – Coord. da Informação e do ConhecimentoKellen Mendes – Coord. da Informação e do Conhecimento

Unidade de Gestão de Conteúdo e Conhecimento - UGC Unidade de Gestão de Conteúdo e Conhecimento - UGC

gustavo.caran

De modo geral, a apresentação representa de maneira completa a Intranet, e os aspectos da colaboração relacionados a ela.Alguns pontos podem ser levantados:1. A parte final não trata de assuntos levantados na apresentação do Grand Prix? Há problema em repetir alguns itens?2. Trazer para o discurso um pouco sobre como envolver as equipes na melhoria, levando a UGC (detentora do Know How) a estimular e sugerir soluções.3. Reforçar o papel dos Gestores das Áreas enquanto promotores de Inovação, em um conceito de construção colaborativa de vantagens para os processos e negócios da empresa.4. Organização das etapas de implementação da Intranet em um esquema, de forma a permitir a compreensão das etapas em um todo.



Sobre a Documentar

..

..

Gestão do Conhecimento

Corporativo

Gestão do Conhecimento

Corporativo

Organização de DocumentosOrganização de Documentos

2007/09

2005

2000

1995

1985

Gestão física e eletrônica de conteúdos informacionais

corporativos

Gestão física e eletrônica de conteúdos informacionais

corporativos

Mais de 24 anos de atuaçãoMais de 24 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos e Informação

Mais de 24 anos de atuaçãoMais de 24 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos e Informação

Carteira constituída por grandes grandes clientes, com atuação em todo o clientes, com atuação em todo o território Nacionalterritório Nacional

Carteira constituída por grandes grandes clientes, com atuação em todo o clientes, com atuação em todo o território Nacionalterritório Nacional Empresa inovadora Empresa inovadora e precursora nesse segmento com Metodologiacom Metodologia e Competência Competência reconhecidas pelo mercado

Empresa inovadora Empresa inovadora e precursora nesse segmento com Metodologiacom Metodologia e Competência Competência reconhecidas pelo mercado

Mais de duzentos funcionáriosduzentos funcionários, profissionais diversas áreas do conhecimento

Empresa Reconhecida - Empresa Reconhecida - 2008 2008

Entre as 200 maiores empresas Entre as 200 maiores empresas brasileiras de TI – Info Examebrasileiras de TI – Info Exame

Entre as 200 maiores empresas do Entre as 200 maiores empresas do segmento PME – Revista Exame segmento PME – Revista Exame PMEPME

Empresa Reconhecida - Empresa Reconhecida - 2008 2008

Entre as 200 maiores empresas Entre as 200 maiores empresas brasileiras de TI – Info Examebrasileiras de TI – Info Exame

Entre as 200 maiores empresas do Entre as 200 maiores empresas do segmento PME – Revista Exame segmento PME – Revista Exame PMEPME



Na Documentar a implantação da Intranet é um dos projetos da Unidade de Gestão de Conteúdo e Conhecimento (UGC)

Sobre a Documentar

Conselho Executivo Documentar

Unidade de Gestão do Conhecimento

(UGC)

Unidade de Negócios e Marketing

(UNG )

Unidade Executiva e de Operações

(UEX)

Operações (OPR)

Administrativo

(ADM)

Gerência de Aplicação Tecnológica (GAT)

Escritório da Qualidade

Laboratório de Inteligência Aplicada

(LIA)



Objetivos da UGC

INTRANET DOCUMENTARINTRANET DOCUMENTAR

Espaço de integração e colaboração



Colaboração e Web 2.0

Colaboração é hoje a palavra Colaboração é hoje a palavra de ordem no mundo dos de ordem no mundo dos

negóciosnegócios.

Colaboração é hoje a palavra Colaboração é hoje a palavra de ordem no mundo dos de ordem no mundo dos

negóciosnegócios.

Web 2.0 é o termo que define a atual tendência de troca de informações e colaboração em serviços

virtuais. A idéia é que o ambiente on-line se torne mais dinâmico e que os usuários colaborem para a

organização de conteúdo.



Enquetes

Fórum de

discussão(SBGC, Guia do

Hardware)

Chats (Teia)

Wikis (Wikipedia,

Wikicrimes)

Comunidades virtuais

(Circuito de conhecimento -

Documentar, Ning, AMIGOS)

Redes Sociais (Orkut,

Teia, LinkedIN)

Construindo uma companhia com a mídia social

COMO UTILIZAR TANTAS POSSIBILIDADES?



Objetivos da Intranet

Interação e compartilhamento da informação entre os

colaboradores

Facilitação do processo de comunicação entre as

pessoas

Otimização da recuperação dos documentos e

informações

Aproximação dos colaboradores dispersos

geograficamente

Melhoria dos processos internos

Informações institucionais e técnicas que agregassem

valor

Linguagem única e padrão

Possibilitar a reutilização do conhecimento já gerado

pela empresa (em projetos já realizados e novos)

Objetivos da Intranet

Interação e compartilhamento da informação entre os

colaboradores

Facilitação do processo de comunicação entre as

pessoas

Otimização da recuperação dos documentos e

informações

Aproximação dos colaboradores dispersos

geograficamente

Melhoria dos processos internos

Informações institucionais e técnicas que agregassem

valor

Linguagem única e padrão

Possibilitar a reutilização do conhecimento já gerado

pela empresa (em projetos já realizados e novos)



Quais as ferramentas adotadasQuais as ferramentas adotadas Fórum

Tecnologia Wiki

Blog

Base de links

Tags (taxonomia)

Compartilhamento de vídeos e apresentações (youtube,

slideshare)

RSS

Fórum

Tecnologia Wiki

Blog

Base de links

Tags (taxonomia)

Compartilhamento de vídeos e apresentações (youtube,

slideshare)

RSS As tecnologias foram definidas de As tecnologias foram definidas de forma a atender as necessidades forma a atender as necessidades existentes na empresa. existentes na empresa.

As tecnologias foram definidas de As tecnologias foram definidas de forma a atender as necessidades forma a atender as necessidades existentes na empresa. existentes na empresa.



Metodologia para estruturação da Intranet

1.1. PlanejamentoPlanejamento

2.2. Levantamento com todas as áreas da empresa para Levantamento com todas as áreas da empresa para

mapeamento das necessidades informacionaismapeamento das necessidades informacionais

3.3. Análise das tecnologiasAnálise das tecnologias

4.4. Estruturação do ConteúdoEstruturação do Conteúdo

5.5. Desenvolvimento das aplicações Desenvolvimento das aplicações

6.6. Validação e definição de responsabilidadesValidação e definição de responsabilidades

7.7. Busca constante de melhoriaBusca constante de melhoria

8.8. FuncionamentoFuncionamento



2. Levantamento com todas as áreas da empresa para mapeamento das necessidades informacionais


Levantamento e definição das informações Informações da própria área que precisavam que estivessem

disponíveis Informações de outras áreas ou informações externas que julgavam

ser importantes estar na Intranet Sugestões

Levantamento e definição das informações Informações da própria área que precisavam que estivessem

disponíveis Informações de outras áreas ou informações externas que julgavam

ser importantes estar na Intranet Sugestões

1. Planejamento Definição do modelo

Intranet e WebSite - 1ª EtapaPortal Corporativo - 2ª Etapa

Definição das etapas de implementação da IntranetCronograma

Definição do modeloIntranet e WebSite - 1ª EtapaPortal Corporativo - 2ª Etapa

Definição das etapas de implementação da IntranetCronograma



Formulário: Suporte para criação da Estrutura de Conteúdo

para Intranet

Formulário: Suporte para criação da Estrutura de Conteúdo

para Intranet




Estrutura de conteúdo, definição das

responsabilidades, permissões de acesso.

Estrutura de conteúdo, definição das

responsabilidades, permissões de acesso.




Mapa do Site Mapa do Site




CMS (Content Management Systems) GED

CMS (Content Management Systems) GED

3. Análise de TecnologiasCritérios de seleção:1.Recursos como blog, wiki, fóruns, enquetes e formulários nativos do sistema.2.Compatibilidade com a tecnologia i4BS.3.Critérios técnicos de TI

Critérios de seleção:1.Recursos como blog, wiki, fóruns, enquetes e formulários nativos do sistema.2.Compatibilidade com a tecnologia i4BS.3.Critérios técnicos de TI




Organização das informações

Definição de modelos e ferramentas para cada conteúdo e

ambiente de trabalho

Organização das informações

Definição de modelos e ferramentas para cada conteúdo e


4. Estruturação do conteúdo

5. Desenvolvimento das aplicações

Treinamento da equipe UGC para

administração e desenvolvimento da

Intranet

Adequação e implantação dos modelos

e ferramentas para cada conteúdo e


Apoio externo para desenvolvimento do

Design da Intranet

Treinamento da equipe UGC para

administração e desenvolvimento da

Intranet

Adequação e implantação dos modelos

e ferramentas para cada conteúdo e


Apoio externo para desenvolvimento do

Design da Intranet




6. Validação e definição de responsabilidades

Validação da estrutura proposta pelas áreas

Validação do Mapa do Site e Política de acesso

Treinamento de “gestores de conteúdo”, responsáveis pela

atualização do conteúdo das áreas.

Validação da estrutura proposta pelas áreas

Validação do Mapa do Site e Política de acesso

Treinamento de “gestores de conteúdo”, responsáveis pela

atualização do conteúdo das áreas.




Envolvimento das unidades na melhoria dos

recursos

Sugestão de novos recursos para otimização

dos processos da empresa

Integração da equipe no processo contínuo

de desenvolvimento e gestão da Intranet.

Envolvimento das unidades na melhoria dos

recursos

Sugestão de novos recursos para otimização

dos processos da empresa

Integração da equipe no processo contínuo

de desenvolvimento e gestão da Intranet.

7. Busca constante de melhoria





Equipe UGC: Administração, Desenvolvimento e Manutenção na Estrutura da Intranet

Equipe GAT e TI: Comunicação da Intranet com outros Sistemas (i4BS) e Manutenção do Servidor

Gestores de conteúdo (Outras áreas): Manutenção de documentos e informações, sugestão de melhorias.

Equipe UGC: Administração, Desenvolvimento e Manutenção na Estrutura da Intranet

Equipe GAT e TI: Comunicação da Intranet com outros Sistemas (i4BS) e Manutenção do Servidor

Gestores de conteúdo (Outras áreas): Manutenção de documentos e informações, sugestão de melhorias.

8. Funcionamento



Atualização/ inserção de conteúdo

Gestores de conteúdo treinados e responsáveis pelo conteúdo da área.

Segurança da informação Permissão estabelecida por bibliotecas (conjunto) de

documentos

Interface da IntranetTemplate personalizado às necessidades da

Documentar

Envio/validação/divulgação de documentos técnicos

Workflow nativo do sistema

Divulgação de atualizaçãoSistema automático de alerta de atualizações de

conteúdo

Busca da informação Criação de mapa do site e busca automática

Entendimento do conteúdoDesenvolvida conforme estrutura e taxonomia adotada

na empresa

Gestão do conhecimento Reuso da informação, referência entre documento,

versionamento, foco no processo




• Desenvolvimento da “Base do Conhecimento” (todos colaboram)• Incentivo à participação dos funcionários (Logo e Slogan UGC,

Medalha de Honra e Logo Intranet, sensibilização e inclusão das áreas para definição dos produtos de interesse)

• Desenvolvimento da “Base do Conhecimento” (todos colaboram)• Incentivo à participação dos funcionários (Logo e Slogan UGC,

Medalha de Honra e Logo Intranet, sensibilização e inclusão das áreas para definição dos produtos de interesse)

Projetos já realizados pela UGC com foco em colaboração

• Ampliação dos canais de comunicação entre a empresa e os colaboradores (Atende RH e Notícias da Qualidade, Notícias gerais, Dicas)

• Elaboração da Taxonomia e do Glossário Técnico • Implementação de espaço para apoio às práticas de Gestão do

Conhecimento (Fórum, Notícias do Conhecimento, DSI, Alerta on-line, Pesquisas, Padrões, Apoio a treinamentos, Inteligência Competitiva )

• Recursos para disponibilização e troca de informações

• Ampliação dos canais de comunicação entre a empresa e os colaboradores (Atende RH e Notícias da Qualidade, Notícias gerais, Dicas)

• Elaboração da Taxonomia e do Glossário Técnico • Implementação de espaço para apoio às práticas de Gestão do

Conhecimento (Fórum, Notícias do Conhecimento, DSI, Alerta on-line, Pesquisas, Padrões, Apoio a treinamentos, Inteligência Competitiva )

• Recursos para disponibilização e troca de informações



I4BS Web:I4BS Web:

• Busca por Dossiê Eletrônico• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).• Busca pela Estrutura de Pastas• Busca Avançada• Busca por Tipo de Documento• Busca por Perspectivas (Taxonomias)

I4BS Web:I4BS Web:

• Busca por Dossiê Eletrônico• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).• Busca pela Estrutura de Pastas• Busca Avançada• Busca por Tipo de Documento• Busca por Perspectivas (Taxonomias)

Base do Conhecimento – Base de Base do Conhecimento – Base de ProjetosProjetos

Base do Conhecimento – Base de Base do Conhecimento – Base de ProjetosProjetos

Alguns serviços da Intranet (Foco

Colaboração)



Concepção baseada nos processos de negócio da Documentar

A Intranet esta inserida na rotina Documentar, sendo caminho obrigatório para registro de solicitações, da informação e do conhecimento produzido pela empresa.

Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do Conhecimento

Disponibilização de canais de comunicação Aperfeiçoamento dos processos de

interação e comunicação interna

Concepção baseada nos processos de negócio da Documentar

A Intranet esta inserida na rotina Documentar, sendo caminho obrigatório para registro de solicitações, da informação e do conhecimento produzido pela empresa.

Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do Conhecimento

Disponibilização de canais de comunicação Aperfeiçoamento dos processos de

interação e comunicação interna

INTRANET DOCUMENTAR

Fatores de Sucesso

Intranet Documentar

“Espaço para integração, conexão e colaboração”

Intranet Documentar

“Espaço para integração, conexão e colaboração”



Equipe

CKO (Chief Knowledge Officer) Coordenadora da Informação e do Conhecimento Analista da Informação Estagiário de TI

CKO (Chief Knowledge Officer) Coordenadora da Informação e do Conhecimento Analista da Informação Estagiário de TI

Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento (UGC)



[email protected]@documentar.com.br

UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.

Obrigada!!!

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