Prestação de Contas de Viagens

Orientações para o recebimento de NOTAS FISCAIS/RECIBOS

nas prestações de contas de viagens

Prestações de contas de viagens Pag 01

HOSPEDAGEMA hospedagem é considerada uma prestação de serviços, portanto, os hotéis são

obrigados a efetuar a emissão de Nota Fiscal de Prestação de Serviços . Logo, não podem ser aceitas Notas Fiscais de Venda de Produtos. Observar modelo correto abaixo.

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JOSÉ PEREIRA DA SILVARUA ANTONIO FALCÃO, 402 – BOA VIAGEM

RECIFE PE123.123.123-12

Observações importantes no ato do recebimento da Nota Fiscal de Serviços de Hospedagem:

1. Verificar a data limite para emissão da Nota Fiscal (essa informação pode constar na parte superior ou inferior). As Notas Fiscais emitidas após a data de validade, não tem valor fiscal;

2. Verificar se a Nota Fiscal contém o número de autorização para emissão;

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José Pereira da Silva

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Preenchimento da Nota Fiscal de Serviços:

• No campo DATA: preencher com a data em que a NF está sendo emitida;

• No campo CLIENTE: preencher com o nome do funcionário;• No campo ENDEREÇO: Preencher com o endereço da UEP Nordeste;• No campo Inscrição do CNPJ/CPF: Preencher com o CPF do funcionário;• No campo QUANTIDADE: Informar a quantidade de diárias;• No campo DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS: Preencher com o nome

DIÁRIAS, HOSPEDAGEM;• No campo PREÇO UNITÁRIO: Informar o valor unitário da hospedagem;• No campo TOTAL: Informar o valor total das despesas com diárias de

hospedagem;

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Não colocar no campo “DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS” a expressão “DESPESAS COM HOSPEDAGEM”. Essa expressão pode levar a interpretação de que houveram outras despesas além da hospedagem que não são cobertas pela Embrapa. Isso ocorre, principalmente, quando a NF está preenchida sem o valor unitário da hospedagem e o valor total da NF contém centavos, pois normalmente o valor de uma (1) diária é fixado pelos hotéis sem centavos.

JOSÉ PEREIRA DA SILVA

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A Nota Fiscal de Venda a Consumidor para comprovação de despesa de hospedagem NÃO É ACEITA pela Embrapa, portanto, o funcionário que apresentar este tipo de NF para comprovação de despesa de hospedagem não receberá o valor pago.

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COMBUSTÍVEL

IMPORTANTE:É VEDADO O ACEITE DE CUPOM FISCAL PELA EMBRAPA QUE NÃO POSSUA O PREENCHIMENTO DE TODOS OS DADOS EXIGIDOS PELA LEGISLAÇÃO.

?????? Placa?? Km??

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O cupom fiscal não oferece condições para aceite pela Embrapa, como documento de suporte de pagamento, para efeito de comprovação de custos e despesas operacionais, quando da aquisição de bens ou serviços, independente de valor, porque não atende plenamente as disposições legais que regulam tais operações. É exigência da legislação pertinente em vigor que, para ser aceito como documento de suporte de pagamento, o cupom fiscal deverá conter as seguintes informações da pessoa jurídica compradora:• Identificação da pessoa jurídica (Embrapa) mediante a indicação do número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ;• Descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumida ou por códigos;• Data e valor da operação.

Sendo assim, o cupom fiscal sem as informações supra, não poderá ser aceito no âmbito da Embrapa porque não atende as exigências da legislação para o adquirente de produtos e serviços. Fundamento: Lei nº 9.532/1997, artigo 61.

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A legislação do ICMS estabelece ao contribuinte do ICMS (caso da Embrapa), a obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A nas operações como adquirente de bens ou serviços. A Nota Fiscal deve ser preenchida com as seguintes informações:DATA DE EMISSÃO (preencher com a data atual);CLIENTE (preencher com o nome do funcionário);ENDEREÇO (preencher com o endereço da UEP);CPF (preencher com o CPF do funcionário);DESCRIÇÃO, UNIDADE, VALOR UNITÁRIO E VALOR TOTAL;PLACA DO VEÍCULO e KM.

(Fundamento: Convênio ICMS S/Nº de 15.12.70, artigo 50, caput, por exclusão).

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Em função dessa obrigatoriedade, também não podem ser aceitas Notas Fiscaisde Venda a Consumidor, modelo 2, para comprovação de despesas combustível.

Veja modelo a seguir:

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Ressalta-se que com base na Lei 9.532/97, a Embrapa PODE ACEITAR O CUPOM FISCAL, desde que esses contenham as seguintes informações:

CLIENTE (preencher com o nome do funcionário); ENDEREÇO (preencher com o endereço da UEP); CPF (preencher com o CPF do funcionário); PLACA DO VEÍCULO e KM

JOSÉ PEREIRA DA SILVA

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DESPESAS COM TÁXI

São cobertas pela Embrapa as despesas com táxi em viagem em trajetos considerados não-urbanos. Abrangem os seguintes roteiros:

1)Residência-Aeroporto ou Embrapa-Aeroporto;2)Aeroporto-Hotel ou Aeroporto-Embrapa;3)Embrapa-Aeroporto ou Hotel-Aeroporto;4)Aeroporto-Residência ou Aeroporto-Embrapa.

É obrigatória a apresentação do comprovante de despesa com táxi, em quaisquer dos roteiros acima, na prestação de contas de viagem.

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DESPESAS COM TÁXI

O Comprovante de despesa com táxi deverá ser fornecido pela Cooperativa de táxi ou pelo taxista. Nos casos em que esse recibo não for fornecido, o Empregado deverá preencher um formulárioda Embrapa denominado de Comprovante de Despesa (CD). No comprovante deverá constar o nome do favorecido, descrição do percurso, valor e data.

Segue modelo de Comprovante de Despesa.

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Comprovante de Despesa - CD

Data Discriminação   Valor R$

         

  TAXI NÃO URBANO    

20/09/09 Residência X Aeroporto (Recife)   23,00

27/09/09 Hotel X Aeroporto (Confins)   80,00

27/09/09 Aeroporto (Recife) X Residência   25,00

         

         

         

  FAVORECIDO:    

  José Pereira da Silva    

  CPF: 123.123.123-12    

  Matrícula: 123.123    

         

         

         

         

         

         

         

      Total R$ 128,00

Favorecido   Para comprovação de Despesa de Fundo Fixo

    Recebi o valor correspondente à presente despesa

   

___/___/___ ___/___/___ ___/___/___

Data Data Data

   

___________________ ___________________ ___________________

Assinatura Assinatura Assinatura

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Para informações mais detalhadas, favor consultar as normas de viagens constantes no Manual Financeiro da

Embrapa que pode ser acessadoatravés do link:

MANUAL FINANCEIRO DA EMBRAPA