28 outubro 2010

PRINCPIOS DO GERENCIAMENTO DO INVENTRIOQuais os mais importantes e como podem ser aplicados no armazm

Estoque um ativo que ningum deseja, mas que toda empresa deve ter. O santo padroeiro do gerenciamento do estoque Vil-fredo Pareto, italiano economista

cuja obra foi publicada durante o in-cio do sculo 20. Ainda que a pesquisa de Pareto no inclusse o estoque, ele foi identificado como o pai dos princ-pios modernos de seu gerenciamento. Seus estudos de distribuio da rique-za na Itlia resultaram na observao de que uma minoria das informaes produz a maioria dos resultados. Ele descobriu que 80% da riqueza era con-trolada por 20% da populao, que ele descrevia como sendo a regra 80-20. A pesquisa foi estendida e os analistas descobriram que o mesmo princpio se

aplica ao estoque. Ou seja, se 20% dos itens do estoque representam 80% da atividade, podemos economizar tempo e dinheiro tratando de forma diferente os 20% dos itens de maior giro.

Por que precisamos de estoque?Antes de entender como gerenciar

o estoque, preciso compreender por que o temos. O estoque garante que te-nhamos aquilo que os clientes querem quando e onde eles quiserem, sem o qual a venda seria perdida. Pelo fato de no conseguirmos estocar tudo, a arte e a cincia do gerenciamento do estoque, previso e probabilidades so usadas para garantir o melhor equilbrio entre estoque, servio e risco. A Lei de Pareto, junto com os princpios da estatstica,

forma a base de clculo da probabili-dade do risco associado demanda in-certa, lead time, possvel interrupo da cadeia de suprimentos e expectativa do cliente. A proteo contra essas incer-tezas so os estoques de segurana. Es-toque muito alto tem impacto no lucro final e o estoque muito baixo corre o risco de decepcionar o cliente e as ven-das serem perdidas.

Custos do estoque Um passo crtico no gerenciamento

do estoque entender o custo de man-t-lo. O custo do capital o primeiro a ser analisado, j que o estoque repre-senta dinheiro que no pode ser usa-do em qualquer outro lugar. Estoque ocupa espao e o valor do espao de

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Estoque um ativo que ningum deseja, mas que toda empresa deve ter

A automao favorece a confiabilidade no estoque

estocagem deve ser medido. Existe um custo de servio para cada estoque que inclui o valor em dinheiro gasto na pre-parao dos pedidos, estocagem, seguro e controle do estoque. Finalmente exis-te um custo de controle do risco. Isso inclui o risco de obsolescncia, avarias, encolhimento ou possvel realoca-o do estoque.

Imagine o estoque como a gua de um rio e sua empresa um bote nessa corrente. Quando a gua sobe demais, as pedras perigosas do lead time, acurcia, previ-so e tempo at o mercado ficam fora de viso. Na verdade, um estoque alto a gua que sobe e esconde os proble-

mas. Quando o dinheiro barato e o espa-o abundante, podem ser tolerados altos estoques; porm quando os estoques so reduzidos a fim de se conduzir os negcios com maior eficincia, o rio est mais baixo e as pedras representam perigo.

Conceitos de gerenciamento O estoque pode ser puxado ou em-

purrado. Um sistema de empurrar for-a os produtos atravs da cadeia de suprimentos, enquanto que o sistema de puxar atrai os produtos atravs da cadeia em resposta demanda. Anos atrs, quase todo fabricante empurrava o estoque. Os relatrios e a comunica-o instantnea dos pontos de vendas de hoje nos permitem controlar um sis-tema de puxar com maior eficincia do que no passado.

A postergao uma estratgia de estoque, descrita pela primeira vez du-rante meados do sculo 20. A marca, embalagem ou at a montagem final do produto no ocorrem at que um pedi-do para esse item tenha sido recebido. A Dell Computer a mais bem conhe-cida praticante da postergao, j que o computador no totalmente montado at que a mquina tenha sido vendida. Outro exemplo de postergao a mis-tura customizada, permitindo ao clien-te escolher uma cor de tinta que seja misturada pelo varejista depois que o produto for comprado.

A customizao e a fabricao para estoque so duas variaes de produ-o que influenciam significativamente o gerenciamento do estoque. Alguns fabricantes conseguem vender seus produtos com base na fabricao sob

pedido ou custo-mizao, em que o produto no fabricado at que seja pedido pelo cliente. Na execu-

o dessa estratgia, essencial enten-der o lead time cumulativo ou o tempo necessrio para pedir o material e fa-bricar o produto. O lead time cumulati-vo deve ser menor que o lead-time do cliente. Por outro lado, para o sistema

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de fabricao para estoque, a mercado-ria produzida e colocada no estoque, com a previso de que ela ser vendida dentro de um prazo razovel.

A classificao ABC nos oferece um sistema til para separao do estoque de acordo com a teoria de Pareto. Em um estoque tpico de armazm, os itens A podem representar apenas 12% das linhas totais, mas 70% das transaes. Em contrapartida, os itens C podem ser 60% das linhas totais, porm repre-sentando apenas 5% das transaes. O mtodo de estocagem e movimentao dos itens C difere substancialmente do mtodo dos itens A.

A importncia da acurciaA tecnologia, antes desconhecida,

permite a acurcia dos saldos. Uma taxa de acurcia de mais de 99% no s possvel, mas normalmente tam-bm necessria. Quando o recebimento acompanhado de captura automtica de dados atravs do reconhecimento

de voz ou cdigo de barras, quando os nveis de estoque so conferidos fre-quentemente pela contagem cclica e o embarque monitorado por tcnicas similares de captura de dados, alcan-ado um alto grau de acurcia.

Cada vez mais, o inventrio fsico geral entre quatro paredes est sendo substitudo pela contagem cclica. Ela um processo de auditoria do estoque e de correo dos registros para refletir a verdadeira posio desse estoque. A contagem tambm pode ser usada para identificar os motivos dos erros, que so o fator-chave para a melhoria da acurcia dos saldos. A contagem cclica tem as seguintes vantagens:1. O atendimento no interrompido,

j que ela pode ser realizada duran-te os momentos tranquilos do dia.

2. Os resultados da contagem cclica so obtidos rapidamente.

3. Os itens mais ativos so contados com mais frequncia do que os de pouca popularidade.

A frequncia tpica de contagem cclica dos itens A de seis vezes por ano, dos itens B duas vezes por ano e das mercadorias de menor popularidade uma vez por ano.

ReposioA determinao da melhor forma de

repedido um dos desafios tcnicos do gerenciamento do estoque. Ela requer a anlise dos fatores a seguir: Ocustodecolocaoerecebimento

de cada pedido; A demanda ou taxa de uso desse

item; Ocustodemanutenodoestoque

em porcentagem da receita bruta; Ovalor,ouocustoporunidadedo

estoque; Onveldeestoquemnimo; O lead time de aquisio desse

item; Avidadeprateleiradoitem; Adisponibilidadededescontospor

quantidade.

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O inventrio garante que tenhamos aquilo que os clientes querem quando e onde eles quiserem, sem o qual a venda seria perdida

Treinar o colaborador para contar o estoque essencial

Para encontrar o lote econmico, ou EOQ, usada uma frmula matemti-ca. O custo de colocao do pedido multiplicado pela demanda e em segui-da dobrado. Esse total dividido pelo custo de manuteno do estoque e mul-tiplicado pelo custo por unidade. A raiz quadrada desse total o EOQ.

O EOQ indica quanto deve ser o repedido, porm no quando ou com que frequncia. Essa deciso orientada pelos ltimos quatro pontos listados acima. O ponto de repedido o nvel em que o estoque alto o suficiente para garantir que o estoque no seja exaurido antes da entrega do novo pedido. O nvel m-nimo de estoque deve incluir o estoque de segurana para proteger contra as contingncias, tais como uma variao da demanda, mudana de um lead-time ou a necessidade de um novo nvel de servio.

Existem algumas alternativas. Para peas pequenas, pode-se usar um sis-tema de duas caixas quando a pri-meira caixa estiver vazia, simplesmente pea o suficiente para ench-la e use a segunda caixa como estoque de segu-rana. O sistema just-in-time, ou JIT,

exige o pedido da quantidade exata ne-cessria e a entrega exatamente quando for usada.

Avaliao do estoqueO seu banqueiro ou tambm o con-

tador esto preocupados com o valor do seu estoque. Aqui esto quatro mtodos normalmente usados para determin-lo: LIFO (ltimo que entra, primeiro

que sai): o valor baseado no custo da ltima unidade comprada. FIFO (pri-meiro que entra, primeiro que sai): o valor baseado

no custo da primeira unidade com-prada.

Mdiaponderada:ovalorbaseadono preo mdio por unidade pago por todas as compras durante o ano anterior.

CusteioPadro:ohistricodecom-pras ignorado e aplicado um custo-padro pela gerncia.Em pocas difceis, a avaliao do

estoque pode ser baseada no valor de liquidao ou na quantia em dinheiro que seria recebida se o estoque fosse vendido em leilo. Obviamente, o m-todo usado na avaliao do estoque tem influncia significativa na folha de

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32 outubro 2010

Seis dicas para uma contagem anual do inventrio bem-sucedidaMuitos gerentes de centros de distribuio ficam apreensivos em fazer as contagens anuais do inventrio. O maior desafio de um inventrio que todos realmente necessitam saber como contar e o que esto contando. Em geral, erros comuns de contagem ocorrem devido aos tamanhos das embalagens. Por exemplo, se cinco lminas vm dentro da embalagem, deve-se cont-las como uma ou cinco?

As seis dicas a seguir so importantes para realizar um inventrio bem-sucedido:

1. Limpe o armazm. Quando se visita um armazm, normalmente tm-se a sensao da acurcia dos saldos se o local for organizado ou no. Se h caixas nos corredores, artigos enfiados nos cantos e teias de aranha nos cabos de vassouras, fcil saber que quem o opera no est dando muita ateno acurcia.

2. Faa alguma contagem antes do evento. A melhor forma de contar antes do evento separar os artigos de menor giro. Faa uma classificao por ordem de giro e tente adiantar a contagem dos ltimos 25% da lista. Por suas reais naturezas, esses artigos raramente sero movimentados nas prximas seis semanas. Sua equipe de movimentao de materiais deve contar os artigos e identificar os j contados com uma grande etiqueta adesiva fluorescente contendo a quantidade encontrada.

3. Congele os negcios. Na noite anterior ao evento, voc deve interromper os negcios. No uma boa ideia movimentar os materiais durante a contagem fsica. Faa um relatrio de transferncia em aberto. Quais itens no atingiram seu destino? Garanta que os materiais sejam alocados no seu local correto.

4. Garanta que as etiquetas de separao impressas sejam retiradas da prateleira e colocadas em espera. Se o estoque for deixado nas estantes, voc desencadear uma discrepncia. Isso obrigar o prolongamento da contagem enquanto o problema corrigido. Qualquer item que no tenha entrado no sistema deve ser identificado claramente com a indicao no contar. De acordo com o sistema, ele no chegou doca.

5. Crie as equipes de contagem com antecipao. No deixe isso por conta de seus colaboradores. Invariavelmente, pessoas inexperientes acabaro ficando juntas. Voc na realidade vai querer uma pessoa experiente com uma que regularmente no tenha contato com o estoque. Para conseguir a melhor contagem, a recomendao que a pessoa experiente conte os artigos, enquanto a principiante faa os registros.

6. Conte da estante para a folha. Com muita frequncia, v-se as pessoas olhando na folha de contagem e chamando o nmero da pea. A pessoa vai procurar o item e faz da estante. Isso pode fazer com que sejam ignorados alguns itens no meio da estante. Em vez disso, faa a contagem da prateleira para a folha, assim o contador quem dirige a equipe. Olhe para a estante, conte o item e encontre-o na folha. Isso incluir um elemento de descoberta para o processo. Ao longo do ano, os itens fora de estoque aparecem na estante num passe de mgica. Quando um cliente decide no levar um item que um distribuidor comprou para ele, esse dever ser devolvido diretamente para o fornecedor. Infelizmente, as pessoas so deficientes na devoluo de itens fora de estoque. muito mais fcil encaix-los nas estantes prximos de itens similares.

balano e no demonstrativo de lucros e perdas de sua empresa. A contabilidade tradicional considera o estoque como ativo, porm um nmero crescente de tericos de administrao acredita que o estoque deve ser um passivo. O inven-trio algo que ningum deseja.

OportunidadesSe o objetivo minimizar o investi-

mento em estoque, devem ser explora-das vrias perguntas:

Podemosmelhoraracapacidadedepreviso?

Podemos aumentar a acurcia dossaldos?

Podemospedirlotesmenoresecommais frequncia?

Existe ummeio de reduzir o lead-time?Finalmente, a regra mais importante

do gerenciamento do estoque manter os olhos no que est frente e no no espelho retrovisor.

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