PrintSpy

Ferramentas de Gestão

Gestão dos Recursos de

Impressão

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O Contexto

O ambiente de impressão é um dos muitos recursos disponíveis nas empresas.

O recurso de impressão possui custo de manutenção altamente variável, de acordo com o uso.

A maioria dos funcionários administrativos possui acesso indiscriminado a este recurso.

A crescente circulação de informações digitais permite o acesso aos mais diversos tipos de mídia e documentos pelos funcionários.

Boa parte dos funcionários não possui qualquer preocupação com os recursos da empresa.

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Como assumir o controle?

Políticas para gerenciamento do recursoEducar

Intimidar o abuso e o desperdício

ControlarAplicar restrições de uso

ResponsabilizarApropriar o gasto a quem é de direito

PreservarPromover a consciência ambiental

RacionalizarPlanejar o investimento

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Educar – Como?

Colher informações sobre o usoPublicar dadosPromover workshops ou reuniões sobre o temaTratar casos críticos seletivamentePunir reincidências

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Educar - Como?

Colher informações sobre o uso

Este é um dos diversos relatórios do Print Spy, que podem ser obtidos de maneira interativa e on-line.

Diversas informações estão disponíveis, inclusive quem imprimiu, o que foi impresso e o custo associado.

O PrintSpy coleta também informações de cópias realizadas em multi-funcionais* (*em modelos compatíveis)

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Educar – Como?

Publicar Informações

Através de um navegador Web é possível consultar informações sobre o uso dos recursos de impressão, podendo exportar para PDF ou dados brutos (CSV).

É possível ocultar relatórios detalhados e informações de custo, bem como especificar o acesso por centro de custo, fornecendo informação apenas a quem tem responsabilidade sobre ela.

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Educar – Como?

Divulgar Informações É possível configurar o encaminhamento automático de relatórios por e-mail para usuários, facilitando a divulgação das informações.

Ao definir um agendamento é possível também especificar um filtro, de sorte a direcionar a informação sendo enviada.

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Controlar – Como?

Colher dados

Avaliar necessidade

Definir orçamento

Estabelecer quotas

Restringir a impressão colorida

Exigir o uso de duplex

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Controlar – Como?

Estabelecer quotas para usuários, grupos e centros de custo

Uma políticas de quotas permite definir um orçamento máximo para usuários ou grupos

O Notificador do Print Spy permite ao usuário acompanhar da sua estação de trabalho o saldo atual e páginas remanescentes.

Caso a impressão não possa prosseguir o usuário pode ser notificado no ato, na sua própria estação de trabalho e/ou por e-mail.

O PrintSpy pode também alertar por e-mail usuários e gerentes quando o saldo estiver abaixo de um percentual da quota.

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Controlar – Como?

Restringir impressão colorida

Exigir uso de duplexMuitas vezes uma impressora é usada para impressão tanto colorida quanto P&B. O PrintSpy permite bloquear a impressão colorida de usuários.

O uso de duplex é uma iniciativa de redução do uso de papel com importante impacto ambiental e também no custo geral de suprimentos.

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Controlar - como

Aplicar políticas em um ambiente integrado e fácil de usar

O ambiente de administração é similar às ferramentas do próprio Windows Server®

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Responsabilizar – Como?

Distribuir a impressão em centros de custo

Solicitar o centro de custo no ato da impressão

Autenticar o usuário no ato da impressão

Liberar a impressão quando o usuário está próximo

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Responsabilizar – Como?

Distribuir a impressão em centros de custo Relatórios exibem o total de impressão de cada centro de custo, permitindo......cobrar gerentes de

departamento, gerar competição pelo menor custo e atribuir o custo a quem é de direito.

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Responsabilizar – Como?

Solicitar o centro de custo no ato da impressãoO centro de custo pode ser solicitado ao usuário através de um popup na estação de trabalho, no ato da impressão.

Deste modo é possível atribuir a impressão dinamicamente a um cliente ou projeto.

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Responsabilizar – Como?

Autenticar o usuário no ato da impressão Para certificar-se que a pessoa imprimindo no computador é o usuário atualmente conectado, pode-se solicitar a senha no ato da impressão.

O PrintSpy também permite solicitar um usuário e senha para situações de uso comartilhado do computador.

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Responsabilizar – Como?

Liberar a impressão quando o usuário está próximo

Quando a ilha de impressão fica distante dos usuários é comum ocorrerem impressões que nunca são coletadas.

Com o Release Station é possível manter as impressões suspensas no servidor até a liberação num terminal próximo às impressoras.

Esta função também permite proteger impressões com conteúdo sensitivo.

O Release Station pode ser utilizado ainda em modo “operador” onde uma central de cópias imprime e distribui documentos para todos os usuários.

*Este componente é licenciado à parte.*Este componente é licenciado à parte.

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Preservar – Como?

Promover a consciência ambiental

O meio ambiente precisa ser protegido. Esta é uma responsabilidade de todos.

O gráfico ambiental permite observar o impacto de reduções por uso de duplex em árvores preservadas e créditos de carbono.

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Racionalizar o uso - Como?

Colher dados

Avaliar o TCO do recurso

Conhecer a demanda

Planejar o investimento

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Racionalizar o uso – Como?

Avaliar o TCO do recurso

Cadastrando os eventos de troca dos consumíveis......é possível obter a sua

durabilidade e o custo por página de cada impressora

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Racionalizar o uso – Como?

Conhecer a demandaGráficos de volume diário, semanal e mensal permitem identificar variações periódicas na demanda

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Racionalizar o uso – Como?

Planejar o investimentoRelatórios por centro de custo permitem identificar quais departamentos demandam maior investimento...

...e a existência de recursos de impressão compartilhados

*Dados irreais, apenas para efeito demonstrativo*Dados irreais, apenas para efeito demonstrativo

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PrintSpy – Comparativo entre as edições

Funcionalidade Corp Pro Lite

Extração de informações

Gráficos de volume de impressão x x x

Relatórios por usuário, computador, impressora e data x x x

Relatórios por uso de consumíveis x x

Relatórios por grupos de usuários e centros de custo x

Relatório ambiental x

Relatórios via web x

Envio automático de relatórios por e-mail x

Cadastro de consumíveis x x

Extração de relatórios por linha de comando x

Integração com o Active Directory x x x

Sincronização de centro de custo com o Active Directory x

Suporte a múltiplos domínios x

Contabilização de cópias (Em modelos de impressora selecionados) x

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PrintSpy – Comparativo entre as edições

Funcionalidade Corp Pro Lite

Restrições

Bloquear impressão colorida x x  

Bloquear impressão que não utiliza duplex x x  

Quotas por usuário x x  

Quotas por grupo e centro de custo x  

Solicitar centro de custo ao usuário no ato da impressão x  

Solicitar autenticação para permitir impressão x  

Aguardar liberação da impressão pelo usuário (Licenciado à parte) x