PROCESSO DE PLANEJAMENTO*

Thomás Freud

O processo de planejamento trata-se de uma técnica por meio da qual se faz possível a administração das relações com o futuro. Trata-se, pois, do processo por meio do qual se estabelecem os objetivos almejados, assim como um curso de ação necessário para que se faça possível a concretização de tal empreitada, além dos meios de controle, para que se assegure que o processo não se desvie do curso desejado.

Atitude, do ponto de vista da psicologia, são predisposições comportamentais que podem vir a ser consumadas ou não. Decorre da organização de experiências e comportamentos relacionados com um objeto ou evento em particular, donde para cada atitude existir-a um conceito cognitivo1

relacionado, assim como um comportamento, explicito, ou não.

Em se tratando de planejamento, o mesmo também é resultado de atitudes favoráveis a mudança, de atitudes que reconhecem que a mudança é algo necessário, assim como posturas que promovam a mudança também o são. Quanto as atitudes em relação as mudanças, estas podem ser proativa ou reativa;

Proativa é a atitude que se faz representar por “forças que desejam e impulsionam as mudanças na organização”2. Administradores que gozam de tal característica, em geral, processam de forma positiva os estímulos – inputs - do ambiente no qual a organização está inserida, assim como de dentro da própria entidade e, desta forma, utilizam esta informação para “alterar dinamicamente seus sistemas internos e suas relações com o ambiente”3, aumentando o grau de dinamismo do sistema organizacional com o ambiente.

Já a atitude reativa, por sua vez, é representada por forças que preservam a estabilidade e o comodismo, deste modo, administradores com essa característica são, em geral, fechados, ou não processam, às informações que vêm do ambiente externo ou interno da organização. As forças que resistem a mudança são bastante acentuadas.

Admitindo que estas forças coexistam dentro do ambiente organizacional e são ambas necessárias à manutenção da organização, o ideal é que se busque estabelecer o ponto de equilíbrio entre as duas, já que, a atitude proativa é necessária para a inovação e adaptação às mudanças do ambiente, contribuindo para o crescimento organizacional; enquanto a atitude reativa, por sua vez, é necessária para a manutenção da estabilidade e impede que mudanças abruptas e desnecessárias comprometam os negócios.

O PROCESSO DE PLANEJAMENTO funciona como um sistema composto por três etapas básicas4, quais sejam: (1) a etapa de obtenção ou produção de informações, (2) a etapa de análise das informações produzidas ou obtidas e, por fim, (3) a etapa de preparação ou elaboração de um plano ou planos.

A obtenção de informações é o passo inicial do processo de planejamento, são elas que mostram

* MAXIMIANO, A.C.A, Introdução à Administração, ?Ed., São Paulo, Atlas, 2002, cap 61 Cognição relaciona-se com a capacidade de conhecer, assim como o que são conhecidas como funções

cognitivas superiores como a percepção, a emoção, memória, linguagem etc.2 MAXIMIANO, A.C.A, Introdução à Administração, ?Ed., São Paulo, Atlas, 2002, p 873 Idem p.884 Idem p.89

necessidades, ameaças ou oportunidades que servem de fundamento para o processo decisório. Enquanto a análise destas informações é o processo pleo qual se classificam, comparam, avaliam, ordenam e interpretam os dados com o intuito de tomar decisões. Em geral, a análise de informações, produz outras informações como, por exemplo: Descrição da situação presente e situação desejada; Identificação das alternativas; Avaliação das alternativas e escolha de um curso de ação.

Plano é o registro das decisões oriundas do processo de análise das informações obtidas à respeito da situação. É um guia para a ação futura. O plano acaba por trazer estabelecido qual a situação que se almeja e o que precisa ser feito para que se possa alcança-la, assim como os recursos que deverão ser aplicados nesse esforço.

O plano é composto de alguns elementos como os objetivos, meios de realização dos objetivos e os meios de controle.

Os objetivos são os resultados desejados e que orientam o intelecto e a ação. Geralmente desdobram-se em outros objetivos, que são o chamados objetivos intermediários, todos convergidos para o fim último.

Um objetivo pode ser: uma situação ou estado futuro desejado; a realização de um produto ou a realização de um evento.

Já os meios enquadram os cursos de ação, a execução de atividades e os recursos empregados . Os cursos de ação definem o caminho a seguir e as estratégias.

Existem também os meios de controle, quais se constituem em informações, geralmente sob a forma de indicadores de desempenho, utilizados para avaliar se os objetivos estão sendo atingidos e se os cursos de ação definidos são realmente apropriados.

Os planos podem ser temporários, quando extinguem-se quando os objetivos são realizados, ou permanentes, geralmente em forma de decisões programadas, utilizadas em situações predefinidas como políticas e procedimentos.

Os planos permanentes podem ser políticas – diretrizes que orientam de forma genérica e define em linhas gerais o curso de ação a aser seguido quando do surgimento de determinado problema; as políticas são feitas e classificadas de acordo com as áreas funcionais das organizações.

Podem ser também procedimentos – são rotinas ou normas que descrevem detalhadamente as sequências de atividades que devem ser realizadas para que um objetivo possa ser cumprido; os procedimentos reduzem ao mínimo a autonomia dos gerentes, pois definem com precisão o comportamento a ser seguido.

Existem técnicas que consistem em processar informações concretas para produzir novas informações concretas e outras que se destinam a lidar com a incerteza e com o futuro desconhecido, essas são as técnicas para estudar o futuro.

A análise de séries temporais consiste no estudo de dados ao longo de determinados períodos, dispondo as projeções em forma de gráficos e estudandu-os estatisticamente, de maneira a identificar tendências e flutuações.

Existem as projeções derivadas, que são estudos que procuram identificar associações entre o comportamento de duas variáveis.

As relações de causa e efeito procuram determinar o que provoca determinados acontecimentos e a existência de possíveis “leis” de comportamento ou regularidade.

Os niveis de planejamento organizacional são três:

O ESTRATÉGICO: é o processo de definir a missão ou o negócio e os objetivos da organização, considerando as ameaças e oportunidades do ambiente e outros fatores. É de responsabilidade da alta adminsitração;O FUNCIONAL: São elaborados para possibilitar a realização dos planos estratégicos e abrangem áreas de atividades especializadas da empresa;O OPERACIONAL: é o processo de definir meios para a realização de objetivos, como atividades e recursos, especificando atividades e recursos que são necessários para a realização de qualquer espécie de objetivos.