Programa 5s D’OLHO NA QUALIDADE São Jerônimo Julho 2013 Superintendência Regional Sicredi...
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Programa 5sD’OLHO NA QUALIDADE
São Jerônimo
Julho 2013
Superintendência RegionalSicredi Centro Leste RS
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D’OLHO NA QUALIDADE
Nossa Cooperativa está entrando no Programa 5s, carinhosamente chamado de
D’OLHO NA QUALIDADE!
Esta etapa servirá de base para o SUCESSO DOS NEGÓCIOS!
Temos a convicção que o ambiente de trabalho organizado gera economia de tempo e
aumento da produtividade.
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D’OLHO NA QUALIDADE
Referência Técnica Sureg Fernanda Elesbão
Patrocinadores Paulo Camargo e Everson Pohlmann
Responsável ???????????????????????????
Referência Técnica Ua Henrique e Renata
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D’OLHO NA QUALIDADE
Responsável
Esta é uma história sobre quatro pessoas chamadas Todo Mundo, Alguém,
Qualquer Um e Ninguém.
A qualidade era um serviço importante a ser feito e Todo Mundo estava certo de
que Alguém o faria.
Qualquer um poderia ter feito, mas Ninguém o fez.
Alguém ficou zangado com isso, porque era serviço de Todo Mundo.
Todo Mundo pensou que Qualquer Um poderia fazê-lo, mas Ninguém imaginou
que Todo Mundo não o faria.
No fim, Todo Mundo culpou Alguém quando Ninguém fez o que Qualquer Um
poderia ter feito.
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O que é o 5S’s?O Programa 5S é assim chamado devido a primeira letra de 5 palavras japonesas:
Seiri (utilização),
Seiton (ordenação),
Seiso (limpeza),
Seiketsu (higiene) e
Shitsuke (autodisciplina)
É um processo e um método para criar e manter organizado, limpo e com alto
desempenho o local de trabalho.
Uma ferramenta de organização visual do ambiente de trabalho.
D’OLHO NA QUALIDADE
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ObjetivoO programa tem como objetivo mobilizar, motivar e conscientizar todos os
colaboradores para a Qualidade, através da organização e da disciplina no local de
trabalho, mudando as atitudes dos colaboradores melhorando o ambiente e a
qualidade de vida de todos, através de uma rotina mais saudável, com menos
desperdicio, mais limpa e transparente, propiciando a geração de resultados,
desenvolvimento das pessoas e principalmente a geração de NEGÓCIOS!
Quando há qualidade, o ASSOCIADO percebe a diferença!
D’OLHO NA QUALIDADE
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Quais são os principais benefícios? Foco no NEGÓCIO pela redução da perda de tempo procurando por objetos e documentos.
Redução de despesas e melhor aproveitamento de materiais;
Melhoria da qualidade de produtos e serviços;
Maior satisfação das pessoas com o trabalho;
Maior foco no associado;
Eficiência da cooperativa;
Associado percebe a organização e limpeza.
Seremos CAÇADORES DE DESPERDÍCIO!
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Porque nosso mascote é a ABELHA?
As abelhas são insetos sociais, que convivem num sistema de
extraordinária organização, isto é, a maioria delas convive
harmoniosamente em um mesmo espaço, chamado de colônia. São
extremamente disciplinadas, trabalhadoras e principalmente
organizadas. Para você ter uma ideia, em uma mesma colônia
convivem cerca de 60 mil abelhas!
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DESCARTE/UTILIZAÇÃO
Devemos nos perguntar: Tudo que guardamos tem utilidade?
Achamos com rapidez e facilidade as coisas que precisamos?
Devemos acabar com a desorganização, pois assim teremos mais tempo para o NEGÓCIO e
evitaremos o DESPERDÍCIO.
“TER SOMENTE O NECESSÁRIO E NA QUANTIDADE CERTA”
O descarte não significa jogar fora o que não tem utilidade, mas sim separar o que não é útil
no momento. O que é inútil para uma área ou pessoa pode ser útil para outra pessoa ou área.
Para o lixo irá somente o que não tiver mais conserto.
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Obcecados descartantes
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ORGANIZAÇÃODecidir e organizar onde guardar itens necessários
“UM LUGAR PARA CADA COISA E CADA COISA NO SEU LUGAR”
Após a primeira etapa ficamos somente com o necessário, agora a ordem é organizar esses
materiais em lugares que facilitem o acesso de quem precisa utilizá-los. É uma fase muito
importante, pois definimos os lugares certos de cada material e os mesmos devem ser
mantidos nesse local. Manter próximo apenas o estritamente necessário para realização das tarefas no momento;
Tomar como base a frequência de uso para saber onde colocar os objetos;
Controle visual através de etiquetas, avisos, legendas, instruções;
Organize armários e prateleiras para todos utilizarem;
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LIMPEZA“AMBIENTE LIMPO NÃO É O QUE MAIS SE LIMPA E SIM O QUE MENOS SE SUJA”
Todos deverão se sentir responsáveis pela limpeza devendo incorporar novas atitudes. Se
tivermos a atitude evitando sujar, haverá uma redução dos desperdícios, limpeza do local de
trabalho e melhor imagem da organização.
SUJOU, LIMPOU!
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HIGIENE/PADRONIZAÇÃO DA LIMPEZA
Somente é possível se alcançar qualidade de vida através da prática da higiene, pois a mesma
consiste em eliminação do estresse mantendo as condições físicas e psicológicas favoráveis a
saúde e ao equilíbrio.
Compreende desde os cuidados com a higiene pessoal e boa aparência até a pratica de
exercícios físicos, boa alimentação e os cuidados com a prevenção de nossa saúde.
Ao sair no final da tarde organize e limpe sua estação de trabalho. Comece de manhã
trabalhado em um local limpo e organizado!
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ORDEM MANTIDA/AUTODISCIPLINA
Gerenciamento e liderança para motivar e perseverar
A última etapa é uma das mais importantes e responsáveis para o sucesso do programa, pois é
chegado o momento em que devemos perpetuar a mudança de hábitos, postura, rotinas e
atitudes na organização, pois é necessário desenvolver valores como: controle, determinação,
ordem, organização, pontualidade e força de vontade.
“HUMILDADE, CONFIANÇA, RESPEITO E CONSTANTE APERFEIÇOAMENTO”
Nesse momento a mudança na mentalidade e no comportamento é essencial para o
cumprimento daquilo que todos já sabem que é o certo.
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FOTOS
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D’OLHO NA QUALIDADE - ETAPAS
Criar equipe de apoio - Auditores Patricia V. , Bruna ok
Aprovação dos Responsáveis Paulo Camargo, Everson, Henrique e Renata ok
Criar mascote e nome do programa D’OLHO NA QUALIDADE - Abelha ok
Criar check list auditoria Fernanda E. A executar
Criar modelos etiquetas Fernanda E. ok
Criar painel de acompanhamento Fernanda E. ok
Preparar a equipe de apoio Fernanda E., Patricia e Bruna A executar
Fotografar a situação atual Renata ok
Reunião de lançamento na Ua 18/07/13 ok
Escolher responsáveis por setores 18/07/13 ok
Executar as 5 etapas conforme cronograma A executar
Reunião de apresentação de resultados 02/09/2013 A executar
Rotinas de auditoria conforme checklist Surpresa A executar
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DESCARTE/UTILIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar o descarte
Início: 22/07/13 Fim: 16/08/13
Almox: Renata, Greyce
Cozinha: Patricia V.
Caixas/Tesouraria: Fernanda e Patricia Q.
Plataforma PF: Patricia V., Sheila
Plataforma Rural: Cristian e Bruna
Plataforma PJ: Eduardo
Administrativo: Greyce, Bruna e Renata
Auto atendimento e saguão: Henrique e Renata
Sala dos materiais de limpeza e do vigilante: Sheila
Corredor e espaço perto da tesouraria: Greyce e Renata
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DESCARTE/UTILIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar o descarte
Início: 22/07/2013
Fim: 16/08/2013
Estação de Trabalho:
Há documentos importantes extraviados?
Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil;
Só o que tem utilidade imediata deve estar na mesa de trabalho;
Somente a quantidade certa deve estar disponível;
Informática: existem máquinas ou equipamentos quebrados/estragados sem serventia?
Exemplos: calendários vencidos, agendas muito antigas, muitas canetas,
materiais desatualizados, materiais quebrados...
Separar material recuperável e colocar no “local indicado” no administrativo;
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DESCARTE/ORGANIZAÇÃO
Início: 22/07/2013 Fim: 16/08/2013
Responsável: Henrique
Diretório F:
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Aditivos: Bruna e Greyce
Administrativo: Bruna e Greyce
Auditoria: Renata
Backups: Henrique
Bens a venda: descartar(tem no Guia)
BNDES: Cristian e Bruna
Cartório: tem várias – Greyce
Compe por imagem: Greyce
Consultas e Consulta Rural: Adm
Controle: Adm
Digitalizações: ver o que dá para descartar
Educação Corporativa: Renata descartar
Enescredi: Henrique descartar
Ex colaborador: Henrique colocar no C: junto com os backup
Fotos: cada um salva as que quiserem no C:
Guia de negócios 2: Henrique
Limites Dezembro: manter
Limites Massa: manter
Liquidez: Henrique
Manuais: manter
Manuais BNDES: Bruna e Cristian colocar na pasta Manuais
Notificações: Renata colocar junto com FG_INAD
Oferta Certa: manter
Pertencer: manter
Pesquisa de clima: Henrique
Pesquisa de negócios: manter
PJ: Eduardo
Placar metas: Henrique
Poupança: colocar junto com os Manuais
Procaps: Henrique
Processos Estimativas Esforço: Renata
Produção diário 2011 e 2012: Henrique
Rawdata: perguntar pro Sergio ou Mateus
Relatórios Complice: Renata
Bureau: manter
Retaguarda: Renata, Bruna e Greyce
Rural Custeio e afins: Cristian e Bruna
São: Henrique
São Jerônimo: depois que organizar as demais, pois são
muitas pastas
Sergio: ?
Sicredi aprende: Renata descartar
SIS: Renata descartar
Taxas: manter
124 itens, sendo 83 pastas + 41 arquivos soltos
133GB usados
SUGESTÃO:• Pastas pessoais• Administrativo• Comunicação e Programas Sociais• Caixas• Rural• PF• PJ
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013 Fim: 23/08/2013
MESAS: uso constante (ATENDIMENTO)1 Computador/note1 Mouse1 MousepadTelefone1 Porta Folders: contendo folders e 2 canetas1 bloco de anotações ou agenda ou caderno2 bandejas de “demandas em aberto” e “administrativo” (com etiquetas)1 calendárioPlaca Anbid/Anbima*No final do expediente não poderá ficar papel espalhado em cima da mesa, somente nas bandejas. *Celular no silencioso e dentro da gaveta ou bolsa*Não pode:Fotos, porta recados, copos sujos, recadinhos colados nos monitores,.....
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013 Fim: 23/08/2013
MESAS: uso constante (ADM)1 Computador/note1 Mouse1 MousepadTelefone1 bloco de anotações ou agenda ou caderno3 bandejas com demandas de acordo com a atividade (com etiquetas)1 calendário*No final do expediente não poderá ficar papel espalhado em cima da mesa, somente nas bandejas. *Celular no silencioso e dentro da gaveta ou bolsa*Não pode:Fotos, porta recados, copos sujos, recadinhos colados nos monitores,.....
D’OLHO NA QUALIDADE
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013 Fim: 23/08/2013
GAVETAS: uso constante (ATENDIMENTO e ADM)
1ª gaveta: organizador de gavetas contendo: lápis, lapiseira, caneta, destacador de
texto, borracha, régua, tesoura, cola, apontador, grampeador, carimbos, extrator de
grampos, clips, calculadora, pen drive, atilho, corretivo.
2ª gaveta: material de apoio
3ª gaveta: uso pessoal
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013 Fim: 23/08/2013
EM CIMA DOS ARMÁRIOS atrás das MESAS (ATENDIMENTO)
Somente Impressoras
Não pode:• Cuia e térmicas• Bolsas• Guarda-chuva• Toner• Folders• Plantas• documentos.......
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013 Fim: 23/08/2013
DENTRO DOS ARMÁRIOS atrás das MESAS (ATENDIMENTO): uso periódico
Espaço para acomodar as bolsas
Material mínimo de expediente
As caixas ou pastas que estiverem dentro dos armários devem estar identificadas
com etiquetas*
*conforme modelo
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013 Fim: 23/08/2013
ARMÁRIOS (Administrativo): uso periódico
Numeração de contas identificadas por fora do armário;
Espaço para acomodar as bolsas;
As caixas ou pastas que estiverem dentro dos armários devem estar identificadas
com etiquetas*
No lado de fora dos armários devem constar etiquetas* contendo as informações do
conteúdo dos armários
*conforme modelo
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013 Fim: 23/08/2013
Responsável: Greyce
ALMOX : uso raro
Brindes com etiquetas* de identificação
Materiais de expediente com identificação*
Banners
Arquivo morto
O responsável pelo almox ficará com a chave e controle de entrada e saída de
materiais e brindes.
*conforme modelo
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013 Fim: 23/08/2013
Responsável: PatríciaCAIXAS/TESOURARIA
Movimentos de Caixa: O prazo para envio dos movimentos de caixa (sem documentação pendente) para a Sureg é de 96h após o encerramento do dia.
Gavetas: 1ª gaveta com organizador de gavetas2ª gaveta com material de apoio
Armário:Talão de chequesMateriais do dia-a-dia dos caixasuso pessoal (bolsas)
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013
Fim: 23/08/2013
Responsável: Eduardo
Cozinha
Organizar mantimentos/louças/potes e talheres.*pode-se identificar através de etiquetas nos armários
Etiquetar 2 lixos: Orgânico e Seco
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013
Fim: 23/08/2013
Responsável: Sheila
Sala dos materiais de limpeza e do vigilante:
Pertences do vigilanteMateriais de limpezaCopa
Manter identificados com etiquetas*
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013
Fim: 23/08/2013
Responsável: Greyce e Renata
Corredor e espaço perto da tesouraria:
Somente 1 mesa até ser reutilizada
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ORGANIZAÇÃO
O quê fazer? Realizar a organização
Início: 19/08/2013
Fim: 23/08/2013
Responsável: Edgar
Placas de identificação dos setores
Refazer a sinalização (banheiros, cozinha)
* Placas dos caixas não param coladas......(Edgar adequar)
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PARA REFLETIR
IMPRESSÕES
De 20/03/2013 à 19/04/2013 - 5494 cópias R$ 247,23De 20/04/2013 à 22/05/2013 - 7148 cópias R$ 321,67
AUMENTOU 1654 cópias – R$ 74,44
Objetivo: Reduzir o desperdício!Responsável: TODOS COLABORADORES
GERALResponsável: Sergio e MateusIdentificar TOMADAS (VOLTAGEM)Organizar os fios soltos nas mesasOrganizar o servidor (cabos e rack)
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ORGANIZAÇÃO
Início: 19/08/2013
Fim: 23/08/2013
Responsável: Cristian
ESTACIONAMENTO E VEÍCULO:
Lavagem do veículo;
Manter veículo abastecido;
Revisões em dia;
Sinalizar o estacionamento (Edgar)
* Local do estacionamento dos colaboradores = nos fundos
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LIMPEZA
O quê fazer? Realizar a limpeza
Combinar com a Ana da STAR SERVICE = seguir rigorosamente o cronograma e fazer uma limpeza profunda. *Tirar pó das mesas e computadores no mínimo 2 vezes por semana.
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HIGIÊNE/PADRONIZAÇÃO DA LIMPEZAO quê fazer?
Manter a boa aparência pessoal
Preferencialmente uso do uniforme de segunda-feira a quinta-feira (Com o
uniforme padronizado, nós, colaboradores, passamos uma imagem de
organização, qualidade e bom gosto) “SoftDay”-a roupa de sexta-feira fica de livre escolha.
Pratos e talheres dos cafés/aniversários e reuniões (cada um lava seu prato e
talher)
Cada um leva e trás a sua cadeira para as reuniões
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ORDEM MANTIDA/AUTO DISCIPLINA
O quê fazer?
Início: surpresa
Realizar as auditorias Quadro de acompanhamento da área
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AUDITORES
Bruna e Patricia V.
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ORDEM MANTIDA/AUTO DISCIPLINA
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Agende-se:
Reunião de apresentação dos Resultados em 02/09/2013
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D’OLHO NA QUALIDADE
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Resistência à Mudanças...
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Sicredi Centro Leste e as pessoas
O Sicredi é formado por pessoas. Portanto, as Mudanças Organizacionais são
operadas pelas pessoas. As pessoas têm que querer mudar.
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A mudança através das pessoas
Mudança significa quebrar e alterar relacionamentos com coisas que prezamos.
Medo do
Desconhecido
Sentimento de Perda
Medo da mudançaMedo de Perder:
Controle Confiança
D’OLHO NA QUALIDADE
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As resistências podem ser trabalhadas através de ações pró-ativas
Falta de razão clara para o projeto
Resistência de pessoas-chave Gerenciamento de Influenciadores
Comunicação
Direção / Visão da mudança
Resistência devido ao desconhecido
D’OLHO NA QUALIDADE
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CONSIDERA-SE QUE A RESISTÊNCIA É:
Natural, generalizada a qualquer processo de mudança.
A RESISTÊNCIA PODERÁ DIMINUIR SE:
A mudança deixar de ser percebida como ameaçadora;
Os colaboradores estiverem envolvidos;
Os colaboradores perceberem a mudança como benéfica.
E TEMOS CERTEZA QUE :
VOCÊS compõem uma EQUIPE engajada e comprometida;
VOCÊS entenderão que essa mudança não é ameaçadora;
Perceberão ao longo do TEMPO que tudo isso é BOM e refletirá
nos NEGÓCIOS e na VIDA de todos VOCÊS.
D’OLHO NA QUALIDADE
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Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às
mudanças. Charles Darwin
Contamos com a sua colaboração!!!
Obrigada
D’OLHO NA QUALIDADE
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