Programa de Capacitação 2013 - Plano Plurianual Municipal · de gestão (SWOT, análise de...

“Apesar da clareza das disposições constitucionais, o reconhecimento do caráter estratégico do PPA ainda encontra resistência, seja no âmbito da administração, seja entre estudiosos, parlamentares e especialistas.”

- Luiz Fernando Arantes Paulo

Programa de Capacitação para a

Elaboração dos

PPAs municipais 2014-2017

Avisos Iniciais

Crachá com o nome e município de atuação;

Lista de frequência e certificado;

Local dos banheiros;

Disponibilidade de café e bolachas;

Dúvidas sobre o conteúdo, com o facilitador. Demais dúvidas, apenas com a equipe;

Agradecimentos: Prefeitura, funcionários;

Instrutores.

Apresentações

Instrutor: Rogi Rusch

Graduado em administração pela UNIFAE;

Cursando MBA em Gestão Estratégica de Empresas pela FGV;

Aspirante a Oficial da reserva do Exército;

Experiência profissional no exterior, no HSBC, na Caixa Econômica e em consultoria de fusões e aquisições;

Experiência com orçamento público;

Trabalhando com monitoramento do estado.

Apresentações

Dinâmica – Ordenando números

Regras do Rogi

1. Não me deixem falar rápido demais!

2. Não guarde dúvidas!!

3. Participem!!!

Conteúdo Programático

Conceito de planejamento; Momentos do planejamento:

Explicativo - apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados); Normativo – Conceituação do PPA e sistemática para construção; Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento; Tático – Testando o planejamento;

Papel da unidade de planejamento; 12 Passos para elaboração do PPA; Sistema PPA Municipal.

Histórico do Planejamento Estratégico

Origem nos militares, devido à inúmeras guerras e batalhas;

Adaptação para o contexto empresarial;

PMI, MASP, PDCA, TQC, Logical Framework, ZOPP, BSC, 5W2H, GUT, SWOT, CANVAS.

Adaptação das mesmas ferramentas ao contexto público;

Modelos de Planejamento

Trabalhando com o Planejamento

Planos de Proteção;

Planos de Contingência;

Correção constante dos recursos de cálculo;

Redundância dos recursos de cálculo.

Mais informação;

Diversificação de apostas;


O planejamento e a gestão são complementares e integrados.

Todos os recursos são escassos;

Existem outros atores envolvidos;

O planejamento deve ser participativo;


A realidade possui mais de uma explicação;

Existe mais de um critério de avaliação das decisões;

O Plano não é uma certeza, mas uma aposta;

Devem existir métodos para lidar com a incerteza;

Momentos do Planejamento

Explicativo - apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados);

Normativo - Conceituação do PPA e sistemática para construção;

Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento;

Tático – Testando o planejamento;


Análise FOFA / SWOT

Forças (Strengh) - Vantagens internas, em relação ao cenário atual.

Oportunidades (Oportunity) - Aspectos positivos externos, com potencial de fazer crescer as vantagens competitivas da organização.

Fraquezas (Weakness) - Desvantagens internas, em relação ao cenário atual.

Ameaças (Treats) - Aspectos negativos externos, com potencial de comprometer as vantagens competitivas da organização.

F

O

F

A

Análise FOFA / SWOT

Vantagens:

Simples e fácil de entender e de aplicar

Estimula a participação

Induz a uma reflexão mais realista da situação

Ajuda a identificar problemas e prioridades

Desvantagens:

Não serve para reflexões estratégicas sofisticadas

Depende da quantidade de informação disponível

Análise FOFA / SWOT Forças (Interno / Ajuda)

• Capacidade de Gestão da Prefeitura

Municipal

• Boa gestão financeira

• Capacidade para mobilizar os

recursos naturais

• Capacidade de fortalecer a

organização da sociedade civil

• Bom relacionamento com a Câmara

de Vereadores

Fraquezas (Interno / Atrapalha)

• Coalizão política instável, gerando

conflitos políticos

• Baixa capacidade de endividamento

• Situação fiscal precária

• Recursos Humanos desmotivados

• Pendências administrativas ou legais

bloqueiam recursos

Oportunidades (Externo / Ajuda)

• Programas Federais e Estaduais

com impacto positivo no

município

• Consórcios com municípios

vizinhos para solução de

problemas regionais

• Novos investimentos no

município.

Ameaças (Externo / Atrapalha)

• Conflito com governo Estadual e

Federal

• Problemas climáticos ou

ambientais

• Crise econômica ou social

regional ou nacional

• Mudanças legais ou regulatórias

• Oposição sistemática da Câmara

de Vereadores

WORKSHOP

Divisão do grupo em equipes;

Podem ser usados dados fictícios;

Boletins Municipais serão devolvidos;

Estamos em um ambiente compartilhado;

Teremos 1 hora de almoço;

Apresentação de algumas equipes para debate.

Explicação de uma Situação

Considerar a explicação de outras pessoas.

Toda informação possui interesses e subjetividade, e é apoiada em valores.

Explicar envolve avaliar, apreciar e qualificar causas e efeitos.

Momentos da explicação:

Entrar na perspectiva da outra pessoa, para compreendê-la.

Voltar a sua própria perspectiva para qualificar a explicação.


Erros Comuns e de grande impacto:

Atribuir ao outro nossa própria explicação.

Desconhecer a assimetria nas explicações.

Desqualificar a explicação do outro, ignorá-la.


Video: Talking Twin Babies

Selecionar um problema crítico para construir a árvore de problemas.

Para selecionar um problema, é preciso:

Encontrar uma situação desagradável;

Entender que ela é evitável;

Localizar essa situação dentro da governabilidade;

Descrever como um problema de forma contextualizada.

Análise de Problemas

Análise de Problemas

Critérios:

Valor;

Capacidade de enfrentá-lo;

Vontade;

Custo de sua postergação;

Recursos exigidos.

Árvore de Problemas

PROBLEMA

CENTRAL

EFEITO 1 EFEITO 2

CAUSA 1 CAUSA 2 CAUSA 3

Problemas

relacionados

CAUSA 1.1 CAUSA 1.2 CAUSA 2.1 CAUSA 3.1 CAUSA 2.2 CAUSA 3.2

CAUSA 1.1.1

EFEITO

Efeitos

Causas

Baixa

renda

Pequenos Agricultores não

tem água para irrigação

Conflito entre os produtores

sobre os direitos da água

Falta de produção de

cultivos de alto valor

Colheitas abaixo do

potencial

Menos

emprego

Escassez de água

para uso doméstico

e industrial

Água de Irrigação mal

utilizada pelos produtores

Falta de investimentos

em novas áreas irrigadas

Sistema de irrigação

em mau estado

Problemas sociais na

população local

Insegurança

alimentar

Inexistência de

incentivos para

investimentos

privados e o

governo sem

recursos

Desconhecimento

dos produtores

sobre requisitos

ótimos de

irrigação

Mesmo custo da

água

independentemente

do nível de uso

Indefinição

das

demandas

da

comunidade

Falta de

manutenção

nos

sistemas

atuais

Árvore de Problemas Exercício – Fazer uma árvore

CAUSA 1 CAUSA 2 CAUSA 3

CAUSA 1.1 CAUSA 1.2 CAUSA 2.1 CAUSA 3.1 CAUSA 2.2 CAUSA 3.2

CAUSA 1.1.1

EFEITO 1 EFEITO 2

EFEITO

PROBLEMA

CENTRAL

Árvore de Problemas Exercício – Ordenar a árvore

Redução de número de

passageiros

Perda de confiança na

empresa

Passageiros chegam atrasados

Passageiros são feridos/mortos

Alta frequência de acidentes

dos ônibus Municipais

Mau estado dos

veículos

Ônibus trafegam em

alta velocidade

Mau estado das

ruas

Motoristas

despreparados

Veículos

muito velhos

Insuficiente

manutenção

dos veículos

Dificuldade na obtenção

de peças de reposição

Baixo

investimento na

manutenção das

vias

Causas Fundamentais (mais baixas)




passageiros


empresa

Passageiros chegam atrasados Passageiros são feridos/mortos

Mau estado dos

veículos

Ônibus trafegam em

alta velocidade

Mau estado das

ruas



Motoristas

despreparados

Baixo

investimento na

manutenção das

vias

Veículos

muito velhos

Insuficiente

manutenção

dos veículos

Causas Fundamentais (mais baixas)



Motoristas

despreparados

Baixo

investimento na

manutenção das

vias

Veículos

muito velhos

Insuficiente

manutenção

dos veículos

É onde se aplicam as ações.

Cada causa demanda uma ação completa.

Compõem uma cadeia causal na árvore.

Uma ação sobre uma causa crítica pode repercutir positiva ou negativamente em outros nós.

Árvore de Resultados

É a inversão da carga negativa dos quadros.

Os efeitos se tornam uma situação futura desejada.




passageiros


empresa

Passageiros chegam atrasados Passageiros são feridos/mortos

Baixa frequência de acidentes


Aumento do número de

passageiros

Aumento da confiança na

empresa

Passageiros não se atrasam Integridade dos Passageiros mantida

Mau estado dos

veículos

Ônibus trafegam em

alta velocidade

Mau estado das

ruas



Motoristas

despreparados

Baixo

investimento na

manutenção das

vias

Veículos

muito velhos

Insuficiente

manutenção

dos veículos

Baixa frequência de acidentes


Aumento do número de

passageiros

Aumento da confiança na

empresa

Passageiros não se atrasam Integridade dos Passageiros mantida

Bom estado dos

veículos

Ônibus trafegam em

velocidade adequada

Bom estado das

ruas

Acesso às peças de

reposição

Motoristas

Preparados

Investimento

adequado na

manutenção das

vias

Veículos

atualizados

Manutenção

periódica dos

veículos

Vantagens: É flexível; Facilita entender o nível de governabilidade; Demonstra quais medidas devem ser tomadas para sanar um problema; Estimula a discussão sobre causas, sintomas e efeitos dos problemas.

Desvantagens: Problemas complexos confundem causas, sintomas, efeitos; Exige conhecimento real do problema; Dificuldade em distinguir o que seria o desejo e o que pode ser realizado.

Árvore de Problemas e Resultados (Fluxograma Situacional)

WORKSHOP

Divisão do grupo nas mesmas equipes e com os mesmos municípios;

Utilizar a FOFA para encontrar um problema crítico e construir a árvore de problemas e a árvore de resultados;

Até 2º grau de efeitos e 3º grau de causa;

Apresentação de algumas equipes para debate.

Conteúdo Programático

Conceito de planejamento; Momentos do planejamento:

Explicativo - apresentação e workshop de ferramentas de gestão (SWOT, análise de problemas, Árvore de problemas e de resultados); Normativo – Conceituação do PPA e sistemática para construção; Estratégico - Viabilizar a execução e monitoramento; Tático – Testando o planejamento;

Papel da unidade de planejamento; 12 Passos para elaboração do PPA; Sistema PPA Municipal.

Instrumento previsto no art. 165 da CF;

Organiza e viabiliza ação pública;

É a melhor forma de definir as estratégias de uma gestão;

Conceito Básico PPA

Dura 4 anos (três no mandato atual e um no mandato seguinte);

Principal ferramenta de planejamento de médio prazo;

Serve como instrumento de cobrança (positiva ou negativa).

Ante-Projeto de Lei

Conceito Básico PPA

Obrigação de quem arrecada, guarda, utiliza, gerencia ou administra dinheiro, bens e valores públicos; Prefeitura

Projeto de Lei

Informação

Cobranças / Votos

Monitoramento

Prestação de contas

Os PPAs no pós Real

* 164

969

4300

5081

2417

0

388 374 306 65

1992-1995 1996-1999 2000-2003 2004-2007 2008-2011 2012-2015

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

Ações

Programas

Sistema de monitoramento, avaliação e revisão. “PPA móvel”: manutenção ao longo dos anos. Orientação Estratégica de Governo e Ministérios Diálogos federativos e agendas transversais.

Desenhando um Programa Piloto

= Programa

Causas =

Objetivos (com metas)

Situação futura desejada


O Programa deve possuir:

Não contempla gestão e manutenção do Município. Há programa exclusivo para isso.

Desenhando Programas

Um programa é uma decisão pública.

Deve-se analisar o Plano de Governo.

O programa tentará atingir a situação futura desejada, constante na árvore de resultados.

As causas, na árvore, tornam-se um objetivo parcial ou setorial a ser perseguido.

Pode ser utilizado qualquer ferramenta da administração (Metodologia PMI, ZOPP, Quadro Lógico, 5W2H, GUT, CANVAS)

O Triângulo de Governo Triângulo de Clausewitz

Objetivos

Define a política pública, o que o programa pretende realizar

Garantir que sejam uma entrega à sociedade;

Transformador de uma situação atual;

Indicadores

Forma de medir se o objetivo foi alcançado.

Deve ser de uma fonte confiável.

Sua medição deve ser dentro de um tempo compatível com o monitoramento.

Ações/Metas

Forma de alcançar o objetivo.

Identificar os recursos necessários e mobilizáveis, as estratégias e os resultados pretendidos.

Precisar aspectos do produto e do resultado.

Produto e Resultado acontecem ao longo do tempo.

Há incerteza sobre a eficácia da proposta.

Dificuldade de precisar reação dos demais atores e cenários.

Ações/Metas

Deve ser SMART:

Specífica

Mensurável

Atingível

Relevante

Temporal

S

M

A

R

T

e

Análises de um Programa

Análise de Vulnerabilidade

Encontrar as situações que podem comprometer o objetivo do programa.

Análise de pertinência

Checar se as atividades realmente dizem respeito ao programa e se não há alternativas melhores.

Análise de consistência

Checar se determinada atividade resolverá determinado problema.

WORKSHOP

Divisão do grupo nas mesmas equipes e com os mesmos municípios;

Criar um programa, no padrão do Sistema PPA Municipal, de acordo com árvore de resultados já elaborada;

Devolver os Boletins municipais;

Apresentar para todo o grupo para debate.

WORKSHOP

Estratégias

Valor + Interesse de outros Atores = Tipos de estratégia:

Imposição;

Persuasão;

Negociação;

Mediação;

Coação;

Confronto;

Dissuasão.

Estratégias

Atitudes possíveis:

Fazer o possível;

Empreender o impossível;

Construir viabilidade técnico-política;

Não há “receita de bolo”.

Estratégias

Articulam-se em função de:

diferentes atores envolvidos;

diferentes Projetos/Operações planejadas;

diferentes sequências de tempo e encadeamento.

Mudam no tempo porque:

as forças se realinham durante o jogo;

os objetivos mudam;

mudam as motivações dos atores;

mudam as possibilidades de êxito.

Monitoramento e avaliação

Qualidade do monitoramento determina a avaliação.

Avaliação = juízo de valor técnico e político

Avaliação mede a eficácia e serve como mecanismo de responsabilização.

Ambos participam do processo de aprendizado contínuo.

A fonte deve ter credibilidade.





Tático – Testando o planejamento; Tático – Testando o planejamento;

Verificação de um Plano Estratégico

1ª Prova: de necessidade

2ª Prova: de eficácia • Coerência

• Potência

• Consistência Temporal

• Eficácia da trajetória

• Flexibilidade

• Consistência ideológica

3ª Prova: de viabilidade econômica

4ª Prova: de variedade de opções


5ª Prova: de vulnerabilidade (confiabilidade) • Argumentos

Contra-argumentação

Apostas críticas

Controle sobre apostas críticas

Reforço às apostas críticas

6ª Prova: de viabilidade política Quais atores e forças pretende-se alterar?

Qual a motivação e peso desses atores?

Quais ações de viabilização são propostas a eles?


7ª Prova: de eficácia de comunicação • Plano de comunicação;

• Medidas para evitar o “uso precoce” da ação;

• Preservado X Difundido;

• Planos personalizados;

• Expectativa X Resultados.

8ª Prova: de equidade (suporte político e ético) Quem se beneficia?

Como distribuir os benefícios?



Normativo - sistemática para construção de um PPA;



Unidade de Planejamento

Alimentar o planejamento frequentemente.

Identificar e tratar os macroproblemas centralizadamente.

Fornecer apoio metodológico às unidades descentralizadas.

Dar suporte à agenda do dirigente.

Manter o sistema de monitoramento.

Assegurar encaminhamento técnico e político das decisões.

O Assessor de Planejamento

Os Erros mais comuns:

Pensamento egocêntrico;

Propensão ao tecnocratismo;

Absolutismo do método;

Confusão entre apoio tecnopolítico e emocional.

Ego excessivo, aceitando missões impossíveis.

Insensibilidade, forçando prioridades na agenda.

12 Passos 2. Constituição da Equipe

3.Definição do Cronograma

4. Definição da Estrutura do PPA

5. Diagnóstico do Município

6. Dimensão Estratégica

7. Identificação do Problema

8. Elaboração do Programa

10. Índice e Metas

11. Validação dos Programas

12. Elaboração do PL e Mensagem

1. Sensibilização do Prefeito


9. Estimativa da Receita

2. Constituição da Equipe







10. Índice e Metas




12 Passos 1. Sensibilização do

Prefeito








10. Índice e Metas




12 Passos Mês 1 Mês 2 Mês 3 Data-Limite

1a. S 2a. S 3a. S 4a. S 1a. S 2a. S 3a. S 4a. S 1a. S 2a. S 3a. S 4a. S 3 Dias Lei Orgânica


2. Constituição da Equipe Nuclear

3. Definição do Cronograma




7. Identificação de Problemas

8. Elaboração de Programas

9. Estimação de Receitas

10. Definição de Índices e Metas


12. Elaboração do PL e da

Mensagem

Geração de Arquivos e Impressão

Federal = 31 de agosto


Prefeito








10. Índice e Metas





Prefeito









10. Índice e Metas




Prefeito








10. Índice e Metas




Sistema PPA Municipal

http://www.ppamunicipal.pr.gov.br/

http://www.ppamunicipal.pr.gov.br/

Sistema PPA Municipal

MUITO OBRIGADO!

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