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Programa de Capacitação
Público Alvo
A priori, a Comissão para Implantação do SEI/SUAP no IF Goiano
realizará a capacitação dos servidores da Reitoria, nos dias 05/06/2018 e
08/06/2018.
No dia 12/06/2018, no Auditório da Reitoria, serão capacitadas as Equipes
de Multiplicadores dos campi. Essas equipes irão replicar/repassar o
treinamento e o conhecimento adquirido aos demais servidores de suas
respectivas unidades.
Composição das Equipes de
Multiplicadores dos campi
Objetivo da Capacitação
Origem dos Sistemas Eletrônicos
PEN (Processo Eletrônico Nacional)
O PEN é um projeto implementado por diversas entidades da
Administração Pública Federal com duas finalidades: proporcionar a
maior publicidade possível de tudo aquilo que é produzido no setor
público; e tornar os atos administrativos menos burocráticos e mais
eficientes.
O PEN possui 3 grandes estruturas em sua composição:
• SEI (Sistema Eletrônico de Informações): consiste na base operacional
do projeto, ou seja, o SEI é o sistema eletrônico padrão do Governo
Federal.
• Barramento de Serviços: plataforma de comunicação entre as
entidades que utilizam sistemas eletrônicos (SEI, SAPIENS,
SEI/SUAP, etc).
• Protocolo Integrado: canal de comunicação com a sociedade civil,
onde é possível consultar processos produzidos pelas entidades que
utilizam sistemas operacionais eletrônicos.
O que é o SEI/SUAP?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI/SUAP) é um sistema de
gestão documental desenvolvido pelo Instituto Federal do Rio
Grande do Norte. Ele foi adotado pelo Instituto Federal Goiano
como sistema padrão a ser utilizado na instituição, possibilitando a
seus usuários a produção, edição, assinatura e trâmite de processos
e documentos eletrônicos. O SEI/SUAP reduz o tempo de
elaboração e tramitação de documentos e processos eletrônicos,
além de proporcionar economia significativa do uso de papel.
Obs.: cabe ressaltar que em um primeiro momento o IFRN criou o
SUAP, e posteriormente foi adaptando o sistema com as mesmas
funcionalidades do SEI. Por essa razão o nome SEI/SUAP, ou
seja, uma mesclagem de dois sistemas eletrônicos.
O que é o SEI/SUAP?
Não consigo deixar
de usar papel em
meu trabalho…
Com o SEI/SUAP
você conseguirá!
Manutenção do SEI/SUAP: Algumas demandas relacionadas à melhorias
no SEI/SUAP serão atendidas e providenciadas pela DGTI/Reitoria.
Entretanto, algumas modificações mais complexas são de atribuição
exclusiva do IF do Rio Grande do Norte.
Nesse sentido, cabe ressaltar que o aperfeiçoamento do SEI/SUAP é um
trabalho conjunto do IF Goiano com o IF Rio Grande do Norte.
Importante
Regulamento do SEI/SUAP
Ato normativo apreciado e aprovado pelo Conselho Superior por meio da
Resolução n° 045/2018, de 27 de Março de 2018. O documento foi
disponibilizado também para consulta pública, no período de 01/02/2018 a
08/02/2018.
Ele contempla as normas de utilização do SEI/SUAP no âmbito do IF
Goiano, e define algumas diretrizes estratégicas que serão apresentadas a
seguir.
Das Competências
Art. 7º Compete às Pró-Reitorias, Diretorias, Assessorias,
Coordenações e demais unidades setoriais do IF Goiano:
I - A criação, a edição, a assinatura eletrônica e a tramitação de
documentos e processos eletrônicos no SEI/SUAP;
II - A tramitação de documentos eletrônicos de caráter
informativo/enunciativo criados no SEI/SUAP, sem a necessidade de
autuação processual, exclusivamente por meio de e-mail institucional;
III - O recebimento, as providências necessárias, e a tramitação de
processos eletrônicos no SEI/SUAP;
IV - A responsabilidade por toda a demanda de documentos encaminhados
e recebidos a nível setorial, em relação aos prazos de atendimento e de
resposta;
Art. 8º Compete aos Setores de Protocolo do IF Goiano a execução das
seguintes atividades:
I - A autuação de processos eletrônicos no SEI/SUAP, mediante motivação
interna ou externa;
II - O recebimento de documentos e processos externos à Instituição,
realizando a inserção, o registro e o envio da documentação por meio do
SEI/SUAP;
III - A remessa de documentos e processos eletrônicos aos destinatários
externos por meio de e-mail institucional e/ou de forma física até que a
infraestrutura de remessa de processos e documentos eletrônicos entre
órgãos públicos seja regularizada pelo Poder Executivo Federal;
Do Perfil de Acesso
Art. 10. Os usuários internos poderão criar documentos eletrônicos, bem
como criar e tramitar processos eletrônicos no SEI/SUAP, de acordo com
seu perfil de acesso e competências funcionais.
Art. 11. Os usuários colaboradores poderão tramitar processos
eletrônicos e criar documentos eletrônicos, porém não poderão assiná-los
no SEI/SUAP.
Do Nível de Acesso
Art. 12. Os documentos e processos eletrônicos pertencentes ao SEI/SUAP
devem obedecer aos seguintes níveis de acesso:
I - Público, com acesso garantido e sem formalidades a qualquer
interessado;
II - Restrito, quando se tratar de informação sigilosa não classificada;
(acesso restrito a setores)
III - Sigiloso, quando se tratar de informação sigilosa classificada, por ser
imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado, nos termos dos
artigos 23 e 24 da Lei nº 12.527/2011, passível de classificação nos graus
ultrassecreto, secreto ou reservado; (acesso restrito a servidores)
Importante: A regra geral é classificar os documentos e processos
eletrônicos como públicos. No entanto, existem algumas situações em que
a regra geral não se aplica.
As orientações a seguir foram editadas pelo Ministério do Planejamento
por meio do Manual de Uso de Sistemas Eletrônicos. Tratam das exceções
à regra geral e informam as situações nas quais documentos e processos
eletrônicos serão classificados como Restritos ou Sigilosos.
Ao classificar um documento como restrito é obrigatório justificar a razão
da restrição. Significa que após a classificação como restrito o sistema
oferecerá opções para indicar o motivo. Serão objeto de classificação duas
categorias: Documentos Preparatórios e Documentos com Informações
Pessoais.
Documentos Preparatórios
• Notas Técnicas, Pareceres e Notas Informativas que venham a subsidiar
os dirigentes em tomadas de decisões;
• Documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que
culminarão com edição de algum ato normativo;
Documentos Restritos
Documentos que contenham informações pessoais
• Dados relativos a documentos de identificação pessoal (RG, CPF, Título
de Eleitor, Documento de Reserva);
• Informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares;
• Informações financeiras ou patrimoniais de determinada pessoa;
• Informações sobre alimentandos, dependentes ou pensões;
• Endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa;
• Número de telefone ou endereço eletrônico pessoais;
• Origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas,
filosóficas ou morais;
• Opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou a organizações de
caráter religioso, filosófico ou político;
São três as categorias de classificação dos documentos sigilosos:
I – documentos submetidos temporariamente à restrição de acesso em
razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do
Estado, nos termos do art. 23 da Lei nº 12.527/2011;
II – documentos que contenham informações protegidas por outras
hipóteses legais de sigilo, tais como sigilo fiscal, bancário, industrial
(patentes), entre outras, sendo necessário indicar, no campo
correspondente, qual é a hipótese legal que fundamenta o sigilo; e
III – documentos que culminarão em Sindicância e/ou Processo
Administrativo Disciplinar (PAD), nos termos do Enunciado CGU n.º
14 de 31 de maio de 2016.
Documentos Sigilosos
Art. 27. O Reitor definirá, por meio de portaria, a data de início de uso do
SEI/SUAP no âmbito do IF Goiano.
Parágrafo único. A partir dessa portaria ficará vedada a criação de
documentos e processos físicos.
A data prevista para a “virada de chave” será 30/07/2018 para todo o IF
Goiano.
Da Transição para o SEI/SUAP
Todas as informações sobre o SEI/SUAP estão disponíveis no site
institucional, no menu “INSTITUCIONAL” “SEI/SUAP”.
Site
https://www.ifgoiano.edu.br/home/index.php/sei-suap.html
Material de Apoio e Perguntas Frequentes - SUAP
https://suap.ifgoiano.edu.br/centralservicos/baseconhecimento/publica
/265/
Informações SEI/SUAP
Módulo: Documentos Eletrônicos
01 - Criar Documento Eletrônico
02 - Solicitar Revisão de Documento Eletrônico
03 - Revisar Documento Eletrônico
04 - Assinar Documento Eletrônico
Dinâmica da Capacitação
Módulo: Processos Eletrônicos
01 - Criar Processo Eletrônico
02 - Opções e Ações Possíveis em um Processo Eletrônico
03 - Upload de Documento Externo
04 - Confirmação de Ciência
05 - Receber e encaminhar Processos Eletrônicos
Dinâmica da Capacitação
Comissão de Implantação
SEI/SUAP – IF GoianoRodrigo Rodrigues de Santana
Murilo César Martins
Rodolfo Carvalho
Ana Paula Oliveira Sousa
Gustavo Carvalho da Rocha Lima Martins
Sarah Suzane Amâncio Bertolli Venâncio Gonçalves
Ronnie Peterson Pitaluga de Godoi
Flávia de Barros Victoi
Flávia Montalvão Martins
Thiago de Oliveira Piloto
Rafael Lobo Nery
Markus Vinícius de Oliveira