Programação e Gestão de

Eventos

Sandra Mateus

1.Dezembro.2014

Conceitos Eventos – acontecimento planeado em determinado tempo e espaço, envolvendo um grupo ou comunidade, procurando a integração e sensibilização entre quem participa e quem realiza.

Serviço Turístico

Perecibilidade Gestão e Procura da Oferta

Só consigo vender o evento quando o cliente/convidados estão presentes a consumir.

Um lugar perdido nunca é recuperável.

Intangibilidade Os eventos não se limitam a momentos únicos de consumo. Devemos procurar técnicas de comunicação que façam o evento perdurar (antes e depois): canetas, t-shirts, porta-chaves, …

Heterogeneidade Variabilidade de um serviço.

Em termos de Globalização existe multicultralidade dentro de uma empresa.

São qualquer acontecimento, resultado ou

incidente que ocorre periódica ou

esporadicamente e que se torna

memorável. Cada um tem um carácter

singular, resultante de uma amálgama de

gestão, programação, logística, arte cénica

e pessoas.

Bowdin et al. (2006)

Clientes

(consumidor)

Organismos Institucionais

deTurismo

Entidade Organizadora

Empresas Prestadoras de

Serviços Turísticos e Outros

Patrocinadores

CRIAR VALOR

Tipologia de Eventos • Finalidade

• Institucionais • Promocionais

• Periodicidade • Esporádicos • Periódicos • Oportunidade

• Área de Abrangência • Locais • Regionais • Nacionais • Mundiais

• Zona de Acção • Internos – instalações da empresa • Externos – fora das instalações da empresa

• Cliente • Empresarial (corporate) • Consumidor

• Nível de Participação da Empresa • Organizadores • Patrocinadores

• Oficial • Apoio

• Características e Objectivos • Formação – congresso, convenção, workshop, conferência, palestra, simpósio,

jornada, seminário, colóquio, forum, reunião, feira/exposição, educacional; • Eventos Sociais – incentivo, entrega de prémios, comemorações diversas; • Eventos Culturais – espectáculos, festivais; • Eventos Desportivos; • Outro Tipo de Eventos.

MISSÃO DE UM EVENTO

• Justificação – condicionada pelo cliente e participantes;

• Quais as tarefas destinadas à organização do evento;

• Deve traduzir: • Propósito do evento; • Beneficiário do evento; • A natureza do evento; • Filosofia de organização do evento.

OBJECTIVOS DO EVENTO

• SMART

Specific específicos

Measurable mensuráveis

Agreable de acordo entre o cliente e o gestor do evento

Realistic realísticos

Time Specific delimitados no tempo

• Estratégicos

• Operacionais

Em termos gerais organizacionais Apresentação / Acções de Marketing

Pedido / Briefing

Proposta

Visita de Inspecção (site inspection)

Contratação

Definições Específicas e Plano Operativo

Operacionalidade

Debriefing do Cliente

Facturação

Planeamento e Gestão Operacional

Programação

Recursos Humanos

Marketing

Gestão do Risco

Orçamentação

Logística

Venue

Transporte

Alojamento

F&B

Ticketing

Secretariado

Segurança

Meios Técnicos (audiovisuais, grafismos, ...)

Decoração e cenários, ....

CASE STUDY

BRIEFING

• Cliente da agência de comunicação • Mostra de uma vasta gama de equipamento da marca (open day) • Espaço diferente – área de lisboa • Espaço que fosse o reflexo da marca (inovação e psicionamento) e dos

equipamentos inovadores • “UAU” factor • Almoço para convidados especiais • Target: imprensa • Convidado especial – CEO damarca cliente (Hong Kong) • Sem restrições orçamentais • Liberdade de criação

A proposta foi dividida nas seguintes partes:

• Objectivos –qual a finalidade do evento, tendo em atenção as características da marca, os seus valores, pontos fortes e promoção habitual;

• Target do evento: dividir o dia (em vários horários) com diferentes grupos de imprensa: • Grupo I: IT, gamming e marketing

• Grupo II: generalistas e IT

• Grupo III: revistas femininas e masculinas, e lifestyle

• Grupo IV: produtores, bloggers de lifestyle e revistas de tendências e sociedade

• Conceito do evento – depois de encontrado um conceito para o evento é necessário explicá-lo, tendo em conta a identidade da marca, valores e posicionamento da marca cliente e dos produtos a serem mostrados no “open day” e nos locais propostos;

• Logotipo – criar um novo logotipo para o evento e explicar o seu conceito;

• Local – descrever os diferentes locais do evento, como fazem a comunicação (logística) e justificar a escolha;

• Decoração – descrever e colocar fotografias sobre as escolhas para cada espaço;

• Horário – colocar o horário específico para cada parte do evento (visitas de grupos manhã, almoço, visitas de grupos tarde);

• Catering – qual a ementa proposta para a máquina de comida e bebida no espaço de gamming, coffee station no espaço de design e almoço para os convidados especiais;

• Hospedeiras – proposta de farda das hospedeiras;

Outro tipo de documentos que se enviam normalmente: • Mapas de como chegar ao local (ou diferentes locais) do evento;

• Mapas de disposição da decoração no interior de cada espaço;

• Cronograma de produção (tarefa, deadline e responsabilidade);

• Horários de montagens e desmontagens;

• Horário de equipas de acompanhamento do evento e responsabilidades;

EM R.P.

OBRIGADA PELA ATENÇÃO!

Votos de Sucesso!

sandrabarrosmateus@gmail.com