Acadêmicos: Bruno Filomeno, George Miranda, Rafael Lopes, Rulyan

Almeida

PLANEJAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Escopo – Polícia Rodoviária Federal SC, Núcleo de Multas e Penalidades

• A Polícia Rodoviária Federal foi criada em 1928 pelo presidente Washinton Luiz, visando zelar pela segurança nas rodovias federais.

• O Núcleo de Multas e Penalidades (NMP) só veio a ser criado em 1957, quando a PRF passou a fazer parte da divisão de trânsito, órgão incumbido de concentrar todos os serviços técnicos e administrativos ligados à administração do trânsito.

• Por motivos políticos a PRF teve sua nomenclatura alterada diversas vezes ao longo dos anos, mas não chegou a perder seu caráter de autoridade máxima do trânsito.

Objetivos

MISSÃO:

Tem como missão o patrulhamento ostensivo das rodovias federal tendo parte das responsabilidades do Poder Executivo Federal, para com a segurança pública, além das atribuições normais de prestar segurança aos usuários das rodovias federais, socorro às vitimas de acidentes de trânsito, zelar pela proteção do patrimônio da União, etc.

Objetivos

OBJETIVOS DO NÚCLEO DE MULTAS E PENALIDADES (NMP): • orientar, controlar e executar as atividades referentes às

notificações, penalidades, medidas administrativas, arrecadação, controle e fornecimento de dados para processamento e cobrança das multas de trânsito, taxas e outros valores decorrentes de prestação de serviços, convênios e contratos;

• organizar, controlar e manter atualizado o cadastro de registros de multas e o processamento das penalidades aplicadas, de acordo com as disposições legais;

• controlar, orientar e gerenciar processos de cancelamento de multas;

• elaborar mapas gerenciais e demonstrativos de penalidades aplicadas e da arrecadação de multas, bem como manter registros de débitos existentes

Dificuldades

- O fato de terem que trabalhar com dois sistemas distintos e terem que “alimenta-los” com as mesmas informações dado o grande número de processos que chegam ao NPM com diversos assuntos.

- Falta de um lugar reservado para o julgamento dos processos de defesa de autuação, pois além dos julgamentos, são feitos outros serviços do NMP.

Dificuldades

• Sobrecarga de serviços sobre os PRF`s que trabalham no núcleo, tendo em vista as responsabilidades dos procedimentos, não poderem ser delegadas aos contratados ou servidores

• Todos os autos de infrações são digitados no NMP, sendo que nos postos da PRF possuem computadores ligados ao sistema, podendo os próprios PRF`s digitarem os autos;

Dificuldades

• Os processos de defesa terem que ser cadastrados em até 45 dias da data da infração, e em se passando este prazo por culpa do NMP, terão que ser feitos improvisos para não prejudicar o requerente, mas assumindo riscos para esta resolução.

• O fato de terem que separar os processos de defesa, recurso, ressarcimento, leilão, ANTT, lhes toma muito tempo, assim como digitar todos estes processos no sistema de multas e seus andamentos.

Dificuldades

• Os autos de infrações distribuídos às delegacias que por sua vez distribuem ao PRF`s, após serem utilizados, os mesmos seguem o caminho inverso, e após digitados e digitalizados, são arquivados em ordem temporal, não se atendo a falta de autos do bloco, pois cada bloco possui vinte autos de infrações. Aleatoriamente são verificados alguns autos, mas esporadicamente. Esta falta de controle pode permitir que burlem a digitação de autos.

• - O grande número de informações prestadas por telefone ou pessoalmente, são muito parecidas, repetem-se, andamentos de processos, informações sobre defesas, cópia de autos, transferência de pontuação, ressarcimento de multas.

Dificuldades

• A preocupação em agilizar e tramitar os processos, muitas vezes prejudica a eficiência do serviço, esquecendo documentos, tramitações erradas, etc.

O MÉTODO - BSP + Amaral & Varejão (Cap 5)

1. Atividades Preliminares1.1 – Escopo do estudo

De acordo com as pretensões e necessidades do Núcleo de Multas e Penalidades da Polícia Rodoviária Federal, a consultoria prestada pela SIGA indicará melhorias tendo como base uma análise sistemática dos processos realizados pela Organização.

O objetivo é melhorar a qualificação do fluxo de informações através de um Planejamento de Sistemas de Informação (PSI).

1. Atividades Preliminares1.2 – Objetivos do estudo

Encontrar alternativas para os problemas encontrados baseadas no PSI para o aperfeiçoamento dos serviços prestados pela Polícia Rodoviária Federal, especificamente pelo NMP (Núcleo de Multas e Penalidades).

1. Atividades Preliminares1.3 – Contribuições positivas para a empresa

1. Modificar ou substituir o sistema;

2. Melhorar o fluxo de informações;

3. Diminuir a sobrecarga de serviço dos servidores;

4. Melhorar informações no site;

5. Eliminar serviços manuais que podem ser automatizados;

6. Criar medidas de controle e desempenho;

7. Trabalhar através de planejamento.

1. Atividades Preliminares1.4 – Possíveis obstáculos

1. Falta de recursos financeiros para custear o projeto;

2. Conflito nos tempos disponíveis pelos participantes do grupo para realização dos encontros;

3. A ausência de um membro da equipe que estará no Rio de Janeiro na época de apresentação do projeto.

1. Atividades Preliminares1.5 – Definição da Equipe / Funções

• Bruno Ávila Rosa Oliveira Filomeno: Consultor Líder e responsável pela Definição dos Processos da Organização e pelo início formal do estudo.

• George Vitor de Medeiros Miranda: Consultor e responsável pelas atividades preliminares e preparação do estudo.

• Rafael Lopes Albano: Consultor e responsável pela definição da arquitetura da organização, pela análise do apoio atual dos SI ao processo e pela realização das entrevistas.

• Rulyan Almeida: Consultor e responsável pela definição das classes de dados e pelas Conclusões e Recomendações.

1. Atividades Preliminares1.6 – Recursos necessários

Serão Necessários recursos para:

- Confecção dos recursos visuais;- Transporte;- Telefone;- Reuniões;

- Planejamento do projeto.

2. Preparação do local de estudo2.1 – Preparação do local de trabalho

Para as entrevistas e reuniões utilizamos a sala de Reuniões do Núcleo de Multas e Penalidades, já para o desenvolvimento das outras tarefas pelos membros da SIGA foram utilizados os espaços da Sala de meios do Núcleo de Multas e Penalidades e as salas disponíveis no Centro de Ciências da Administração – CCA/ESAG.

2. Preparação do local de estudo2.2 – Identificação da informação a recolher

Para reunir as informações de suporte sobre a organização foi desenvolvida uma biblioteca de referência onde ficou disponibilizada a informação indispensável para a realização do PSI.

Além da biblioteca os dados e informações foram recolhidos através de entrevistas com os colaboradores do Núcleo de Multas e Penalidades da Polícia Rodoviária Federal de Santa Catarina.

2. Preparação do local de estudo2.3 – Agenda de entrevistas

As entrevistas foram agendadas de acordo com a disponibilidade dos funcionários do Núcleo de Penalidades da Polícia Federal de SC. Todas as entrevistas foram realizadas no mês de maio. Os executivos entrevistados foram:

• Luis Carlos Padilha - Chefe do Núcleo ( Patrocinador do PSI )• Vanilde Pacheco de Souza Júnior - Chefe substituto• Ailton Hesseur - Agente PRF • Jane Lúcia Rodrigues Moraes - Servidor Adminstrativo

3. Definição dos processos da organização

Tabela de processos

3. Identificação dos requisitos de dados3.1 Função do patrocinador na organização

Disponibilizar as informações necessárias para o andamento do projeto assim como facilitar o processo de pesquisa e entrevistas entre consultores e funcionários. Dessa forma o patrocinador possibilita o entendimento e o identificação das necessidades e carências do NMP.

3. Identificação dos requisitos de dados3.2 Processos relevantes na unidade organizacional3.2.1 – Digitar a infração

O infrator ou proprietário do veículo é notificado sobre a infração e esta é repassada automaticamente para o sistema da Polícia rodoviária Federal estando disponível para os demais processos a serem realizados

no Núcleo de Multas e Penalidades.

3.2.2 – Requerer defesa da autuação

O condutor ou proprietário do veículo autuado ingressa com uma petição/requerimento contra uma autuação, com o objetivo de cancelá-la. Esta deve ser entregue no protocolo da 8ª Superintendência da PRF com os documentos necessários para análise: a petição com nome e endereço completo do interessado, cópia dos documentos da Carteira Nacional de Habilitação e do documento do veículo e da autuação. A falta de qualquer destes documentos pode prejudicar o julgamento do pedido.

3.2.3 – Recorrer (1ª instância - JARI)

Quando o pedido de cancelamento da autuação é indeferido, a autuação vira multa, e o requerente tem direito a outro pedido de análise, chamado de recurso, o qual será remetido a JARI.

3.2.4 – Recorrer (2ª instância - CONTRAN)

Quando se trata de infração cuja penalidade é grave ou gravíssima o requerente tem direito a mais um pedido de cancelamento de multa, que segue os mesmos procedimentos do recurso à JARI, porém deve anexar comprovante de pagamento da multa.

3.2.5 – Dar baixa de multas pagas

Os bancos que recebem os pagamentos de multas informam diariamente estes pagamentos através do sistema do DETRAN ou da PRF, porém, podem acontecer falhas nestas transmissões e os valores não são creditados, fazendo com que as multas fiquem em aberto, impedido que o proprietário do veículo venda ou licencie o mesmo. Quando ocorre isso, o requerente remete ao NMP o comprovante de pagamento através do protocolo, que por sua vez abrirá um processo e que por fim será encaminhado para o NMP. No núcleo, a baixa será dada por processo, como se a mesmo tivesse sido cancelada.

3.2.6 – Dar baixa de veículos leiloados

Por determinação legal, os veículos leiloados ainda em condições de uso, não podem ser transferidos com multas, devem estar sem débito. Como cada órgão gerencia suas autuações e multas, quando há veículos leiloados pelo DETRAN ou pela própria PRF, cabe ao NMP, a baixa das multas da PRF constantes nestes veículos, sendo assim, abre-se um processo com a relação dos veículos leiloados e com multas na PRF, e procede-se a baixa das mesmas.

3.2.7 – Pedir transferência de responsabilidade

Nas multas de infrações de veículos que transportam produtos perigosos, podem ocorrer duas autuações pelo mesmo motivo, mas uma é para o veículo que está transportando, e outra é para a empresa que embarcou o produto. Acontece que estas infrações ficam registradas na placa do veículo. O proprietário para não pagar duas infrações, entra com um pedido de transferência de responsabilidade, para que uma das infrações seja paga pela empresa que embarcou.

3.2.8 – Pedir transferência de pontos da Carteira Nacional de Habilitação (CNH)

As infrações de trânsito, além das multas, geram pontos na Carteira Nacional de Habilitação (CNH). Quando o condutor não é abordado na hora da infração e não é identificado, o proprietário do veículo tem quinze dias a partir da data do recebimento da autuação, para identificar o condutor, caso contrário os pontos irão para sua CNH. Esta transferência de pontos é feita diretamente pelo Núcleo de Multas da PRF.

3.2.9 – Ressarcir multas pagas

Este procedimento ocorre quando o proprietário do veículo paga a multa para poder fazer o licenciamento do veículo e posteriormente entra com uma defesa da autuação, ou para recorrer e terceira instância (CONTRAN), e seu pedido no fim do processo sua pedido é deferido. O mesmo apresenta o comprovante de pagamento e solicita o ressarcimento. O NMP é que analisa o pedido através do processo de ressarcimento, e o envia para o núcleo financeiro fazer o pagamento.

3.2.10 – Atender ao público

Os telefones do NMP tocam muitas vezes, em média 30 ligações diárias. A maioria dos telefonemas é para ter informações de como obter uma cópia do auto de infração, saber o resultado do processo de defesa ou recurso, como requerer o ressarcimento de uma multa paga, como entrar com uma defesa.

3.2.11 – Enviar respostas aos processos

Todos os processos que entram no NMP, ao final é enviado um ofício informando a resposta do pedido. Com exceção da resposta do processo de defesa da autuação, que ao colocar o resultado no sistema, o mesmo emite automaticamente uma notificação para o proprietário, os outros são todos manuais, inclusive as respostas dos processos da JARI, os quais são feitos manualmente através de mala direta no Word.

3.2.12 – Digitalizar os processos

Todos os autos são digitalizados no sistema de multas da PRF, o que permite que qualquer Policial Rodoviário Federal possa visualizar os autos de infrações, através da INTRANET.

Essa digitalização é feita por dois funcionários terceirizados, e são digitalizados em média 1200 autos por dia. O scanner digitaliza aproximadamente 50 autos a cada 30 minutos.

3. Identificação dos requisitos de dados3.3 Unidades de informação3.3.1 – Notificação da autuação

É criada pelo processo de Digitação da Autuação e é a informação formal ao proprietário do veículo autuado de que o mesmo pode vir a ser multado. Neste documento estão todos os dados do veículo, do local da infração, da infração, e o prazo para entrar com a

defesa.

3.3.2 – Requerimento

É criado pelo processo de Requerimento da Defesa da autuação. Todo pedido referente a uma infração ou multa, seja de defesa da autuação, de Recurso, de baixa de multas, de transferência de pontos ou ressarcimento, deve ser feito através de

requerimento.

3.3.3 – Protocolo

É criado pelo processo de Recurso à JARI. Fica no núcleo de documentação, e o protocolo nada mais é do que a garantia do interessado que deu entrada com um pedido na PRF. Ao entrar com o pedido, este vai para uma pasta que recebe um número utilizado para ser localizado e é esse número que é cadastrado no sistema.

3.3.4 – Comprovante de pagamento da multa

É criado pelo processo de Recurso ao CONTRAN e é a guia de pagamento de multa autenticada pelo banco.

3.3.5 – Retirada de débito

É criada pelo processo de Baixa de Multas Pagas e é o crédito no valor da multa paga colocada no sistema, substituindo a que esteja em débito como se não tivesse sido paga.

3.3.6 – Liberação para transferência

É criada pelo processo de Baixa de Multas de Veículos Leiloados e é a retirada da multa do sistema através de cancelamento, gerada por um processo.

3.3.7 – Mudança de infrator

É criada pelo processo de Transferência de Responsabilidade e é a transferência da responsabilidade pela infração cometida para outro infrator, essa mudança é feita através da identificação do CPF do infrator no sistema de multas.

3.3.8 – Pontos para outro infrator

É criada pelo processo de Transferência de Pontos da Carteira Nacional de Habilitação e é a transferência de pontos do prontuário da CNH do proprietário do veículo para o prontuário da CNH do condutor infrator.

3.3.9 – Devolução da quantia paga

É criada pelo processo de Ressarcimento de Multas Pagas e é a devolução pecuniária do valor pago de uma multa que foi cancelada.

3.3.10 – Prestação de informações

É criada pelo processo de Ressarcimento de Multas Pagas e é a devolução pecuniária do valor pago de uma multa que foi cancelada.

3.3.11 – Emissão de ofícios

É criada pelo processo de Envio das Respostas dos Processos. São emitidos ofícios para toda informação formal sobre os processos que tramitam dentro do NMP, respostas ou solicitações.

3.3.12 – Localização rápida no sistema

É criada pelo processo de digitalização dos autos. Há uma grande procura por cópia de autos de infrações, e estes, após serem digitalizados, ficam muito mais acessíveis para consulta e impressão.

5. Propostas

O NMP deve elaborar um planejamento visando a redução no número de defesas de autuação, aumentar o número de processos julgados por seções, estabelecer metas como a redução no número de recursos, melhorar o sistema de MULTAS, para que possa controlar a entrada e saída dos autos de infrações e eliminar a digitação e digitalização dos autos de infrações até agora feitos. O sistema também deve ser modificado para que quando seja cadastrado o resultado dos processos da CADA, JARI, CONTRAN, seja automaticamente enviado um ofício com a resposta pra o interessado, evitando assim que sejam feitos ofícios manualmente, alocando o tempo despendido para isso em outro serviço.

5. Propostas

O sistema deve permitir que possam ser feitos levantamentos estatísticos de todos os itens constantes no auto de infração (km, data, hora, infrações, policiais, tipos de veículos, etc.) para poder cruzar informações e verificar que procedimentos são feitos que como resultado uma defesa da autuação. Ex: Se em muitas defesas há a alegação de que no km “X” não poderia ser autuado porque a sinalização não existe ou é precária, o NMP deve verificar a veracidade desta informação e tomar providências se for o caso.

5. Propostas

A partir do momento em que os PRF`s que analisam processos da CADA e da JAR, diminuírem os serviços burocráticos e dedicarem-se mais aos processos, melhorará a qualidade no julgamento, diminuindo os

recursos e aumentará o número de processos julgados.

5. Propostas

O Controle dos autos de infrações é uma tarefa muito complicada e necessita rapidamente de uma mudança. Devem-se eliminar os autos físicos, e implantar os virtuais, sendo impressos apenas quando necessários.

5. Propostas

A mudança de autos manuscrito, por autos impressos, uma vez que a PRF deve adquirir Palm Top`s, onde os autos serão lavrados e impressos para entregar a via do infrator se a autuação for com abordagem (parada do infrator), ou se não for com abordagem, o envio on-line diretamente para o sistema de multas. Podendo assim eliminar várias etapas e serviços que são necessários com autos de infrações distribuídos em blocos, como os extravios de autos, o tempo para os mesmo serem digitados e o controle total de autuações por PRF`s, por local, hora e etc.

5. Propostas

Deve ser feita uma mudança no sistema do protocolo, para que ao digitar os andamentos e resultados ou informações sobre qualquer processo de multas no NMP, deve ser disponibilizado no sistema do protocolo também, evitando assim a digitação de informações idênticas em dois sistemas.

5. Propostas

Este novo sistema deve ser seguro o suficiente para permitir que todos os interessados possam acessar e verificar os andamentos dos processos, assim como obter informações sobre os mesmos.

5. Propostas

Disponibilizar no site da PRF o link ligado diretamente ao NMP, onde lá sejam encontradas todas as informações sobre autuações, multas, ressarcimento, pontuação e informações sobre as dúvidas mais freqüentes.

5. Propostas

Como o número de processos que tramitam na 8ª Superintendência/SC é muito grande, principalmente no que se refere ao NMP, deve ser implantado no sistema de protocolo que deve ser o mesmo sistema de multas, código de barras nos processos e consequentemente em cada núcleo ou setor que o processo tramite, basta passar o leitor óptico, devendo ser digitado apenas informações sobre o processo que não possa ser automatizado, o resultado, por exemplo. Esta automatização nos andamentos dos processos, também reduziria em muito o tempo gasto com a digitação dos processos no sistema, uma vez que os processos possuem 12 (doze) dígitos.

5. Propostas

Outra mudança necessária é a instalação de uma secretária eletrônica no NMP, fazendo com que os usuários tenham no mínimo quatro informações básicas necessárias para retirada de dúvidas mais freqüentes, informando principalmente que todas as informações sobre autuações, multas, recursos, etc., estão no site da PRF.

6. Conclusão

Os objetivos do NMP são bem definidos, porém não há um planejamento formal do sistema de informação. Os objetivos estão diretamente ligados ao encaminhamento e controle dos processos da CADA e JARI, e após o envio das respostas destes. O sistema de multas é de acesso restrito, o sistema da PRF, onde qualquer um pode acessar pela internet, não cumpre totalmente sua finalidade, por não disponibilizar todas as informações

que necessitam.

6. Conclusão

A gestão é feita basicamente de acordo com as necessidades, uma vez que há um grande número de serviços a serem executados. Apenas as resposta das defesas da autuação são enviadas automaticamente, os demais são lançados manualmente no Word, através de mala direta. Se todos os processos da JARI também fossem emitidos por respostas automáticas, muito tempo se ganharia para outros serviços.

6. Conclusão

• O sistema poderia mostrar os locais que mais são lavradas autuações, que dias e que horários, para assim poder tomar medidas de prevenção, e até para verificar os procedimentos feitos pelos PRF`s.

• Vimos que o fato de terem que cadastrar os processos em sistemas diferentes inclusive todos os andamentos, prejudica o serviço. Mais informações deveriam estar disponíveis ao público através da internet, assim como os andamentos e as respostas dos processos, cópia de autos de infrações e as informações para retiradas de dúvidas mais freqüentes.