O Boletim Gestão Pública - SEGEP é o veícu-lo ofi cial impresso, utilizado pela Secretaria de Estado da Gestão e Previdência para di-vulgar os projetos e ações desenvolvidos por esta Secretaria. Terá periodicidade mensal e será distribuído para todas as Secretarias e Órgãos do Governo.

PROJETO: VIRTUALIZAÇÃO DOS PRO-CESSOSA Virtualização é o mecanismo que transforma os documentos, meio físico, para o meio digital. Esse processo facilita a tramitação de documentos, acesso rápido, segurança, conservação da informação, além de contribuir para o acervo permanente. A SEGEP já está implementando essa novidade para sanar obs-táculos corriqueiros, encontrados no momento da bus-ca e processamento de informações.

FINALIDADEEsse projeto tem como base a Modernização da Ad-ministração do Estado de forma integrada com as demais Secretarias. Busca um desempenho efi caz através da melhoria das atividades específi cas de tra-balho, com foco nas pessoas da Organização, centro de todos os processos, e assim, oferecendo maior fa-cilidade e fl exibilidade no uso de ferramentas simples, intuitivas e de fácil manuseio.Para se alcançar essa fi nalidade, são necessários mecanismos efi cazes e efi cientes. O Projeto dotará o Estado do Maranhão em BPM (Business Process Management), com Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), Workfl ow (Fluxo de Trabalho de Processos) com certifi cação digital, incluindo Digitali-zação de Documentos e aquisição de equipamentos modernos.O BPM utiliza uma abordagem disciplinada para iden-tifi car, projetar, executar, documentar, medir, monito- rar e controlar os processos automatizados para al-cançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da Organização.O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o Workfl ow com Certifi cação Digital visam conferir maior celeridade aos processos, resolver problemas relativos à geração, busca, acesso, distribuição e ma-nutenção de documentos, proporcionam economia de tempo, redução de gastos com espaço e material de armazenamento físico, aumentam a segurança e a confi abilidade.A digitalização visa melhorar o armazenamento dos documentos além de evitar a perda dos mesmos, per-mitindo um melhor gerenciamento dos documentos do Governo do Estado de forma unifi cada e centralizada.

BENEFÍCIOSAssim, os benefícios almejados são:• Celeridade com a tramitação virtual;• Diminuição de custos de armazenamento e mate-rial;• Segurança com a Certifi cação Digital;• Delegação de competências;• Desburocratização;• Maior efetividade do controle;• Melhor gerenciamento de processo;• Relatórios de desempenho;• Visualização e acompanhamento de processos de forma fácil;• Preservar a integridade dos documentos;• Integração com outros Sistemas Coorporativos;• Gerenciamento automatizado de processos, aproveitando melhor os recursos humanos, com aumento de produtividade;• Proporcionar maior agilidade/qualidade no acesso aos documentos;• Garantir maior controle e segurança no acesso aos documentos;• Defi nir fl uxos de trabalho e processos para discipli-nar o manuseio, armazenamento e uso dos documentos;• Integrar ferramenta de consulta do acervo digitali-zado do Estado, hoje existente;• Permitir a pesquisa em documentos já digitaliza-dos;• Acesso aos documentos via Internet/Intranet em qualquer lugar.

DIRETRIZES

Por meio da técnica Workfl ow (sequência de passos necessários para automatizar processos, de acordo com um conjunto de regras defi nidas), estão previstas etapas no projeto de Virtualização. Foram estudados e remode-lados 10 processos de várias áreas dentro da SEGEP e SEPLAN: 1 – Locação de Imóveis (1º Aluguel); 2 – Pror-rogação do Contrato de Locação de Imóveis; 3 – Diárias e Passagens; 4 – Alteração Orçamentária; 5 – Requeri-mentos de RH; 6 – Aquisições; 7 – Pagamento de Contra-

1ª Edição - Janeiro / 2013

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tos; 8 – Aposentadoria Voluntária; 9 – Aposentadoria por Invalidez; 10 – Aposentadoria Compulsória (Ex Officio). Estes processos foram remodelados e serão virtualizados no novo sistema, podendo ser utilizados por outras Secretarias, ou estas, podem efetuar es-tudos dos seus processos peculiares e incluírem no sistema.A outra novidade está associada à troca de Sistema de Controle (Protocolo). Será trocada a ferramenta de controle dos processos (Protocolo), por um siste-ma WEB, de interface mais moderna, possibilitando melhor controle, geração de relatórios e economia de recursos.O processo de Digitalização trará mais benefícios no trato das informações. Com a digitalização do acervo, os documentos serão pesquisados e anexados ao sistema de Virtualização de Processos, em especial, o de Aposentadoria dos Servidores do Estado, redu-zindo significativamente o tempo para localização de todas as Fichas Financeiras do Servidor, anteriores a 1994, arquivadas em papel e digitalizadas. É importante notar que as Fichas Financeiras, no período de 1973 a 1994 eram todas arquivadas em papel, no arquivo central. O projeto consiste em: Reparação, Higienização, Re-cuperação, Restauração, Digitalização e Indexação de documentos com consulta e indexação.

DOCUMENTOS DIGITALIZADOS- Demonstrativos Financeiros (das Secretarias: Ed-ucação, Saúde, Segurança, Fazenda, Justiça, Agri-cultura, Assembleia, Tribunal de Contas, “antigo” IPEM, Cultura, Meio Ambiente, Casa Civil, Desen-volvimento e Lazer, Auditoria Geral, Procuradoria da Justiça, Administração, Planejamento, dentre ou-tras);- Dossiês dos Aposentados (inativos e falecidos) do Executivo, Judiciário, Legislativo, PM, Corpo de Bombeiros, Tribunal de Contas e Ministério Público;Dossiês dos Pensionistas (pensão previdenciária e pensão especial);Certidões e Declarações de tempo de contribuição e declaração de aposentado.

PRODUÇÃO ATUAL: ATÉ 21/01/201310.200.000 (dez milhões e duzentos mil) Documen-tos Digitalizados aproximadamente.9.368.647 (nove milhões, trezentos e sessenta e oito mil, seiscentos e quarenta e sete) Documentos In-dexados aproximadamente.Neste projeto está previsto, também, distribuição de scanners, doados pela SEGEP, a todos os RH das Secretarias (50 unidades) do Estado para atender o Projeto de Virtualização de Processos, principal-mente no processo de Aposentadoria, Requerimento de Servidores, entre outros.

CERTIFICADO DIGITALPara tanto, é necessário dar autenticidade, caráter legal, nas informações, para enfim, atender a Virtualização de Processos. Foram adquiridos certificados digitais pessoais de gestores que assinarão os documentos virtuais para esta finalidade. Dessa forma os dados passam a ter o mesmo valor legal dos documentos originais.

As demais Secretarias podem utilizar o mesmo workflow criado pela Segep, que estará disponível no sistema. Po-dem, também, produzir seu próprio workflow e posterior-mente inserirem no sistema. Cada Secretaria, se desejar, deverá adquirir seus certificados digitais.

LEGISLAÇÃO Já existe no § 5 do art. 25 da Lei 8.959/2009, que trata da Elaboração e Tramitação dos Atos e Processos Administra-tivos, no âmbito do Poder Executivo do Estado do Mara-nhão, a possibilidade da Administração Pública disciplinar, mediante Decreto, a prática e a comunicação oficial dos atos processuais, por meios eletrônicos.Encaminhamos uma minuta de decreto à Casa Civil regula-mentando o processo virtual.

INFORMAÇÕES ADICIONAIS Indicamos os Srs. Claudio Gaspar e Edgard Magalhães para prestar quaisquer esclarecimentos que sejam necessários sobre esse Projeto, através dos e-mails claudio.gaspar@segep.ma.gov.br e edgard.magalhaes@segep.ma.gov.br.

FIGUE POR DENTRO DAS ÚLTIMAS INFOR-MAÇÕES DA SEGEP: • SEGEP digitaliza os processos Judiciais da PGE:Aproximadamente 15 mil processos judiciários, cerca de 1.300.000 (um milhão e trezentos mil) documentos serão restaurados, digitalizados e indexados. Permitirá a consulta aos Processos Judiciais através de diversos indexadores que o identifiquem em conformidade com a definição da PGE, garantia de controle e a segurança do acesso aos documentos. Acesse o sistema pelo site: http://acervoweb.segep.ma.gov.br • Treinamento do novo Sistema de Protocolo:Ocorreu, no período de 14 a 18/01/2013, na Escola de Go-verno do Maranhão (EGMA), o Treinamento do novo Sis-tema de Protocolo. Acesse o sistema pelo site: http://www.eprocessos.ma.gov.br • Ouvidoria do Servidor Público Estadual:A Ouvidoria do Servidor da SEGEP iniciará sua operação em âmbito estadual no início de março de 2013, conforme previsto no cronograma de implantação. • Treinamento sobre Virtualização de Processos apli-cado à Previdência:Período: 24 a 31/01/2013 para a equipe da SEGEP• Treinamento sobre Virtualização de Processos com a equipe da SEGEP:Período: 28 a 31/01/2013, no Auditório da SEGEP.

Produzido por: ASCOM - SEGEP

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