Proposta de Reestruturagao Organizacional Institut° de ...€¦ · valor desse portfolio sob a...

Proposta de Reestruturagao Organizacional

Institut° de Pesquisa Econornica Aplicada - IPEA

Proposta de Prestagao de Servigos FGV Projetos N° xxJ18

20 de abril de 2018

16,4' FGV PROJETOS

SUMARIO

1. OBJETO DA PROPOSTA 3

2. ANALISE DA QUESTA° 3

3. ESCOPO E METODOLOGIA DO TRABALHO 4

ETAPA 1 - PLANEJAMENTO DO PROJETO 4

ETAPA 2- MAPEAMENTO E ANALISE DOS STAKEHOLDERS 6

ETAPA 3- IDENTIFICA00 E ANALISE DOS PRODUTOS E SERVIcOS 6

ETAPA 4- MAPEAMENTO DAS ATIVIDADES-CHAVE E PRIMEIRA OFICINA DE TRABALHO 7

ETAPA 5- ELAB0RA00 DO MODELO DE ATUA00 INSTITUCIONAL FUTURO E SEGUNDA

OFICINA DE TRABALHO 8

4. PRODUTOS 10

5. PRAZO E CRONOGRAMA DE EXECKAO DOS SERVIcOS 10

6. PRAZO DE VALIDADE DA PROPOSTA 11

7. EQUIPE RESPONSAVEL 11

8. PREQ0 E CONDIOES DE PAGAMENTO 12

9. TERMO DE CONFIDENCIALIDADE 12

10. A FUNDA00 GETULIO VARGAS 13

2 / 14 Proposta de Prestagao de Servigos

FGV Projetos N° XYJCX

FGV

1. OBJETO DA PROPOSTA

A presente proposta de prestacao de servicos da Fundagao Getulio Vargas tern por objetivo

apoiar a Reestruturacao Organizacional para o Institut° de Pesquisa Econ6mica Aplicada -

IPEA, conforme solicitado por meio do Oficio N° 027/2018/DIDES/IPEA de 27 de fevereiro de

2018 e e-mail de 13 de abril de 2018.

2. ANALISE DA QUESTA()

0 Institut° de Pesquisa Econornica Aplicada — lpea, criado em 1967, é uma fundacao pUblica

federal vinculada ao Ministerio do Planejamento, Desenvolvimento e Gestao, tendo como

finalidade principal fornecer suporte tecnico e institucional as acties governamentais para a

formulacao e reformulacao de politicas publicas e programas de desenvolvimento brasileiros.

0 crescimento da dennanda dos cidadaos por melhores servicos pCiblicos e consequentemente por

diversas politicas publicas nos mais diversos campos sOcio, economic°, geografico e cultural,

aliado ao avanco da tecnologia digital de informacao, leva o Institut° a busca continua pela

inovacao e adequagao do seu modus operandi.

Situar-se de forma amplamente conectada aos problemas do Governo Federal e a realidade para

formular, rever e avaliar as politicas publicas, integrando essas politicas corn as acoes do

Governo e a sociedade, garantem a sua imprescindibilidade institucional e seu papel de

vanguarda nas suas atividades essenciais.

Nesse contexto, o Institut° de Pesquisa Econornica Aplicada — Ipea solicitou a Fundagao

Getulio Vargas a presente proposta de prestacao de servicos visando a Revisao do seu Modelo

de Atuagdo Institucional.

3/14 Proposta de Prestagao de Servigos

FGV Projetos N° XXXX

'V FGV PROJETOS

3. ESCOPO E METODOLOGIA DO TRABALHO

A premissa central do projeto aqui proposto é a da ampla participacao do corpo tecnico e de suas

liderancas no processo de analise da situacao atual, bem coma no de elaboragao do modelo de

atuacao futuro. Para tanto, a FGV langara mao de metodos comprovadamente eficazes e que

assegurem tal nivel de engajamento.

Alem disso, as profissionais da FGV, par experiencia academica e profissional, entendem que as

melhores resultados sao obtidos atraves do intercambio de experiencias entre o cliente e o corpo

tecnico especializado, assim coma do comprometimento de ambas as partes corn as objetivos do

trabalho.

Para a realizacao do trabalho proposto, a FGV optou par dividi-lo em 05 (cinco) etapas

interdependentes, quais sejam:

• ETAPA 1 — Planejamento do Projeto

E ETAPA 2 — Mapeamento e Analise dos stakeholders

E ETAPA 3 — Identificagao e Analise dos produtos e servigos

ETAPA 4 — Mapeamento das atividades-chave e primeira oficina de trabalho

• ETAPA 5 — Elaboragao do Modelo de Atuagao Institucional futuro e segunda oficina

de trabalho

ETAPA 1 - PLANEJAMENTO DO PROJETO

Essa etapa visa criar as bases para a execucao e o acompanhamento do projeto. Sera°

realizados:

• Planejamento fino das atividades envolvendo agendamento de reuni6es,

entrevistas individuais e oficinas de trabalho.

• Montagem da Equipe de Desenvolvimento.

• Reuniao de kick-off corn a equipe.

4 / 14 Proposta de Prestagao de Servicos


%FGV PROJETOS

Nesta etapa a FGV elaborara as seguintes relatorios:

• Cronograma de acompanhamento.

• Reuni6es, entrevistas e oficinas de trabalho agendadas.

• Equipe de Desenvolvimento definida.

• Langamento do projeto realizado.

Como forma de participagao e desenvolvimento do projeto sera() criados 02 (dais) grupos de

trabalho, compostos pelos principais lideres da organizagao e/ou integrantes do corpo tecnico do

IPEA por eles designados. 0 primeiro grupo integrara a Equipe de Desenvolvimento dos trabalhos

e estara encarregado da facilitagao das tarefas envolvendo interfaces entre a equipe da FGV e o

corpo tecnico do IPEA conforme atribuigoes e responsabilidades detalhadas a seguir. 0 segundo

grupo integrara a Equipe de Lideranga e estara encarregado do acompanhamento estrategico do

processo de trabalho conforme atribuigoes e responsabilidades tambem detalhadas a seguir.

E Equipe de desenvolvimento

• Atribuigoes e Responsabilidades:

• Estabelecer o cronograma de trabalho.

• Reportar o desempenho atual contra o cronograma.

• Identificar problemas e obstaculos.

• Ativar grupos ad hoc para resolver asses problemas.

• Tomar decisoes quanta a prioridades, realocagao de recursos, etc.

• Detalhar os temas identificados pea Equipe de Lideranga.

• Fazer recomendagoes a Equipe de Lideranga.

• Fazer o que for preciso para permitir que o projeto se desenvolva de modo suave,

rapido e obtenha sucesso.

Equipe de Lideranga

• Atribuigoes e Responsabilidades:

• Assegurar que o processo, coma urn todo, alcance sucesso.



\6;" FGV PROJETOS

• Alern das oficinas de trabalho, deve reunir-se, ao menos, uma vez ao mes por

cerca de 60 minutos, de modo a revisar o status do projeto e tomar decisoes

quanta a:

• Recursos (alocagao, aquisicao);

• Volume de trabalho; e,

• Remanejamento de atividades — incluindo atrasos.

A FGV sera responsavel pelo desenvolvimento e aplicagao da metodologia do estudo, sempre em

parceria corn a Contratante. Assim, esse processo devera contar corn a estreita colaboragao da

equipe do IPEA que destacara profissionais para o acompanhamento do projeto e fornecera as

informagoes setoriais de que dispoem e que possam servir para aprimorar as resultados.

ETAPA 2- MAPEAMENTO E ANALISE DOS STAKEHOLDERS

Nesta etapa a forma de atuagao sera identificar, no ambito do atual modelo de atuagao

institucional, as principais stakeholders, seus perfis e relacionamentos, demandas e clientes finais.

A priori, sugere-se o mapeamento e analise dos stakeholders par Diretoria — 7 (sete) ao todo. A

seguir, as principals atividades:

• Definicao do escopo do mapeamento;

• Identificagao dos atores relevantes e de seus perfis basicos;

• Identificagao dos stakeholders-prioritarios;

• Elaboragao do Mapa de Stakeholders; e,

• Identificagao das relagoes entre os stakeholders.

Nesta etapa a FGV elaborara o seguinte produto:

• Mapa e analise de Stakeholders.

ETAPA 3- IDENTIFICAcA0 E ANALISE DOS PRODUTOS E SERVIcOS

Esta etapa tern como proposito identificar e analisar as caracteristicas do portfolio de produtos e

servigos ofertados em relagao aos pUblicos-alvo. A partir da avaliagao critica da percepgao de

6 / 14 Proposta de Prestaga'o de Servigos

FGV Projetos N° )(XXX

FGV PROJETOS

valor desse portfolio sob a Mica dos clientes finais da instituicao sera possivel contribuir para a

futura definicao do novo modelo de atuaoao institucional. A seguir, as principais atividades:

• Levantamento e caracterizagao dos produtos e servigos segundo os

seguintes criterios:

• Identificagao das linhas de pesquisa prioritarias;

• Distingao entre atividades/produtos de carater continuo e ad hoc;

• Atributos de valor;

• Percepgao de valor dos stakeho/ders-prioritarios; e,

• Demanda (processo de captagao, produgao continua, da sociedade, ad hoc

para o setor publico, etc.).

Nesta etapa a FGV elaborara o seguinte produto:

• Matriz Clientes versus Produtos/Servigos.

• Percepgao de valor segundo a perspectiva dos clientes.

ETAPA 4— MAPEAMENTO DAS ATIVIDADES-C HAVE

Essa etapa contempla identificar as atividades e recursos criticos (ex.: competancias,

tecnologias, etc.) necessarios para a producao e distribuicao dos produtos e servicos

ofertados no ambito do atual modelo de atuagao institucional do IPEA, bem coma a

realizacao da Primeira Oficina de Trabalho. A partir da avaliagao critica desses elementos

sera possivel elaborar urn diagnOstico desse modelo e contribuir para a futura definicao do

novo modelo de atuagao institucional.

4.1 — Identificagao das atividades e recursos.

A seguir, as principals atividades aqui cornpreendidas sac:

• Mapeannento dos macroprocessos e processos (Cadeia de Valor) levando-se

em consideragao:

• Projeto organizacional;

• Fluxo de informagOes;



FGV PROJETOS

• Necessidades de tecnologia da informagao;

• Custos;

• Tempo;

• Variabilidade; e,

• Elaboragao do diagn6stico do Modelo de Atuagao Institucional

- Primeira Oficina de Trabalho

Em funcao do desenvolvimento do item 4.1, real izaremos a 1a oficina de trabalho que comp6em:

• Apresentagdo e dialog° sobre o diagnostic° do Modelo de Atuagao Institucional

atual envolvendo a Equipe de Lideranga e de Desenvolvimento e das necessidades

de TI.

• Obtengdo dos direcionadores estrategicos que orientarao o desenho do Novo

Modelo de Atuagao Institucional, incluindo:

• Prioridades estrategicas de curt° prazo; e,

• Diretrizes de atuagao de long° prazo.

Nessa etapa a FGV elaborara o seguinte produto:

• Macroprocessos e processos mapeados.

• Diagnostic° do Modelo de Atuagao Institucional atual.

• Resultado da Primeira Oficina

ETAPA 5 — ELABORA00 DO MODELO DE ATUACAO INSTITUCIONAL

FUTURO

Nessa etapa a principal atividade e projetar o Novo Modelo de Atuacao Institucional levando-se

em consideracao os direcionadores estrategicos, as oportunidades de melhoria (quick-wins), as

oportunidades de expansao do universo de atuagao, os ajustes no projeto organizacional -

dimensoes estruturais e tecnologia, derivados do diagnostic° do atual model° de atuagao e

eventuais inovagoes de medio e longo prazo. Ainda nessa etapa, sera realizada a Segunda

Oficina de Trabalho.

8/14 Proposta de Prestagao de Servicos


FGV PROJETOS

5.1 — Proposta de Reestruturagao

A seguir, sac) apresentadas as principais atividades:

• Elaboracao do Mapa de Tendencias corn os stakeholders-prioritarios;

• Elaboragao de propostas de redesenho dos processos de trabalho

observando-se ajustes na estrutura organizacional, no uso mais intensivo de

novas tecnologias aplicadas, bem como nas politicas e procedimentos;

• Definicao das Areas Estrategicas de Atuagao e perfis das competencias

necessarias;

• Elaboragao da minuta do novo Estatuto; e,

• Elaboragao do Plano de Implementacao preliminar das propostas de

redesenho.

5.2 — Segunda Oficina de Trabalho

A segunda oficina compoe:

• Apresentagao e dialogo sobre o Novo Modelo de Atuagao Institucional

envolvendo a Equipe de Lideranga e a de Desenvolvimento, bem como,

sempre que for apropriado, outros integrantes do corpo tecnico do IPEA.

• Apresentagao do Plano de Implementagao preliminar.

Nessa etapa a FGV elaborara o seguinte produto:

• Mapa de Tendencias organ izacionais e tecnolOgicas.

• Propostas de redesenho dos processos de trabalho, de ajustes na estrutura

organizacional, das Areas estrategicas e dos perfis de competencia do corpo

tecnico.

• Minuta do novo Estatuto.

• Plano de implementagao preliminar.

• Resultado da segunda oficina.

9114 Proposta de Prestageo de Servigos


116.4r FGV PROJETOS

4. PRODUTOS

Como resultados dos trabalhos desenvolvidos, sera() apresentados, impressos cada urn em uma

via, os seguintes produtos:

O Produto 1.1 — RelatOrio de Planejamento do Projeto

O Produto 1.2 — Mapeamento e Analise dos stakeholders

O Produto 1.3 — Identificagao e Analise dos produtos e servigos

O Produto 1.4 — Mapeamento das atividades-chave e resultados da primeira

oficina de trabalho

▪ Produto 1.5 — Elaboragao do Modelo de Atuagao Institucional futuro e

resultados da segunda oficina de trabalho

5. PRAZO E CRONOGRAMA DE EXECKAO DOS SERVICOS

Para a realizagao dos servigos objeto da presente proposta, a FGV estima urn prazo execugao de

05 (cinco) nieses, contados a partir da data de inicio do projeto, conforme apresentado na Tabela

5.1 a seguir.

Tabela 5.1

Cronograma de Execucao

Discriminag.ao 1

Meses 2 3 4 5

Etapas de Trabalho

ETAPA 1 — Planejamento do Projeto

ETAPA 2— Mapeamento e Analise dos stakeholders MMMM

ETAPA 3 — Identificagao e Analise dos produtos e senricos .1... ....

ETAPA 4— Mapeamento das athridades-chave 11110010M ....

ETAPA 5 — Elaboragao do Modelo de Atuaoao Institucional futuro IIIIBINI MM.

Produtos

Produto 1.1 — RelatOrio de Planejamento do Projeto

Produto 1.2— Mapeamento e Analise dos stakeholders •

Produto 1.3 — Identificagao e Analise dos produtos e senricos

Produto 1.4— Mapeamento das atividades-chaN,e 0

Produto 1.5— Elaboraoao do Modelo de Atuagao Institucional futuro



FGV PROJETOS

Observa-se que a data de inicio do projeto sera estipulada quando da contratacao dos servicos,

conforme acordado entre as partes.

Quaisquer alteracCies na programacao deverao ser comunicadas tanto pela equipe de trabalho da

FGV, quanto pelas dos Contratantes e sera() documentadas por meio de correspondencia oficial

a outra parte interessada, para analise e validacao, para que, a partir de entao, tais alteracoes

sejam devidamente formalizadas.

A conclusao do projeto se dara a partir da entrega de todos os produtos e da efetiva quitacao de

todas as parcelas.

6. PRAZO DE VALIDADE DA PROPOSTA

A presente proposta de prestacao de servicos da Fundagdo Getulio Vargas tern validade de 120

(cento e vinte) dias, contados a partir da data de seu encaminhamento.

7. EQUIPE RESPONSAVEL

Para coordenar os trabalhos propostos neste documento, a FGV alocara os seguintes

profissionais:

Coordenador — Jose Bento Carlos Amaral Jr

Alem desses profissionais, a FGV alocara uma equipe pertencente ao seu quadro tecnico, e, caso

necessario, contratara servicos acessorios que sera° executados sob sua orientagao, cabendo-lhe

a responsabilidade tecnica pela execucao desses servicos. Para garantir a dinamica dos

trabalhos, uma equipe auxiliar tambem sera destacada.

Conforme mencionado, os Contratantes deverao destacar uma pessoa cu uma equipe, que sera

responsavel pelo fornecimento das informacoes necessarias, pelo agendamento das reuniOes

solicitadas e pela aprovagao de documentos encaminhados pela FGV visando o andamento do

projeto.



FGV PROJETOS

8. PREgO E coNDOEs DE PAGAMENTO

0 prego dos servigos propostos foi arced° pela FGV em:

R$ 1.385.000,00

(Urn milhao trezentos e oitenta e cinco mil reais)

Nesse valor já estao incluidos os custos corn mac, de obra (salarios, encargos trabalhistas e

beneficios sociais), os custos fiscais, as despesas corn servigo de apoio, secretaria e impressao

de relatorios e documentos da FGV, bem como as despesas corn viagens (passagens aereas,

transporte local, alimentagao e acomodagao), dos profissionais que integram a equipe tecnica da

FGV, para o Distrito Federal.

Como forma de pagamento, a FGV prop6e o seguinte esquema:

1 a parcela, no valor de R$ 210.000,00 (duzentos e dez mil reais), quando da entrega do

Produto 1;

Es 2a parcela, no valor de R$ 210.000,00 (duzentos e dez mil reais), quando da entrega do

Produto 2;

L. 3a parcela, no valor de R$ 275.000,00 (trezentos e setenta e cinco mil reais), quando da

entrega do Produto 3;

E 4a parcela, no valor de R$ 345.000,00 (trezentos e quarenta e cinco mil reais), quando da


1L7 5a parcela, no valor de R$ 345.000,00 (trezentos e quarenta e cinco mil reais), quando da


9. TERMO DE CONFIDENCIALIDADE

A Fundagao Getulio Vargas se compromete a garantir o tratamento confidencial das informacoes

levantadas e/ou fornecidas pelos Contratantes, e assume as seguintes obrigagoes:



1\- FGV PROJETOS

LI Nao divulgar quaisquer informagoes relativas aos servigos prestados a terceiros, nem

facilitar de qualquer maneira tal divulgagao; e

Nao utilizar a documentagao associada corn os trabalhos para fins nao aprovados por

escrito pelos Contratantes, nem facilitar de qualquer maneira tal divulgagao.

Os compromissos acima nao abrangem informagoes que: (a) eram do conhecimento da FGV

anteriormente, nao estando sujeitas a obrigagao de serem mantidas ern sigilo; (b) sejam reveladas

a terceiros pela parte que as forneceu a FGV, isenta de restrigoes; (c) estejam ou se tornem

publicamente disponiveis por meio diverso salvo a revelagao nao autorizada pela FGV; (d) tenham

sido exigidas por ordem judicial ou administrativa.

Alem disso, a FGV considera que todos os resultados dos estudos relativos a presente proposta,

desenvolvidos sob a responsabilidade direta dos profissionais da FGV, sera° de propriedade dos

Contratantes e formulados, apresentados e divulgados estritamente em seu nome.

10. A FUNDAPAO GETULIO VARGAS

Criada em 1944, a FGV é uma entidade sem fins lucrativos que apresenta uma extensa folha de

servigos prestados a comunidade tecnico-cientifica-empresarial e a sociedade coma urn todo. A

tradigao, aliada a eficacia e a eficiencia de sua atuagao, constitui a marca registrada desta

I nstituigao.

No campo dos projetos, a FGV se diferencia por agregar aos seus trabalhos o seu maior

patrimonio: a credibilidade, estabelecida ao longo do tempo pela seguranga e competencia em

tudo o que faz.

As rapidas e eficientes formulagoes de grupos multidisciplinares de altissima qualificagao tecnica

permitem a prestagao de servigos em suas diversas areas de conhecimento.

13 / 14 Proposta de Prestageo de Servigos


IL- FGV _

A rica vivencia pratica, nos setores public° e privado, de seus especialistas detentores de solida

formacao academica e os valores fundamentals que caracterizam e distinguem a instituicao

garantem resultados que s6 uma organizacao como a Fundagao Getulio Vargas pode atingir.

14 /14 Proposta de Prestagao de Servigos


Proposta de Reestruturagao Organizacional Institut° de ...€¦ · valor desse portfolio sob a...

Documents

Transcript of Proposta de Reestruturagao Organizacional Institut° de ...€¦ · valor desse portfolio sob a...