REVISO

Espao reservado para o logo da empresaSISTEMA DE GESTO INTEGRADO

Tipo do Documento:PROCEDIMENTO SISTMICOCdigo:PS 05

Ttulo do Documento

COMUNICAO INTERNA, EXTERNA, PARTICIPAO E CONSULTAReviso:00Pgina:8 de 8

REVISOMOTIVO DA ALTERAODATA

00Elaborao do procedimento

ELABORAOAPROVAO

rea:Elaborador:rea:Aprovador:

QSMS QSMS CORPORATIVO

1. FINALIDADEDescrever as diretrizes corporativas, necessrias para orientar, onde necessrio, a elaborao de Planos de Comunicao em cada Estabelecimento (Escritrios, Obras, Oficinas), que possibilite estabelecer processo de comunicao especfica entre a Xxxxxxxxxxxxx, e demais partes interessadas, bem como a sistemtica de participao e consulta de funcionrios, aos aspectos tocantes ao Sistema de Gesto Integrado.2. APLICAOEste documento aplicvel a todos os Estabelecimentos (Escritrios, Obras, Oficinas), relacionada ao Sistema de Gesto Integrado.

3. DEFINIES3.1. Comunicao: Ligao atravs de um canal de transmisso entre dois ou mais intervenientes, que possibilita a emisso/recepo de informao, de acordo com uma srie de regras predefinidas e do conhecimento das entidades envolvidas;3.2 Comunicao Externa: Canal de comunicao entre o Estabelecimento e as partes interessadas, a fim de detectar informaes pertinentes : Produtos / Servios, Consultas de Clientes, Reclamaes, Percepo dos Clientes e/ ou Parte Interessada;3.3 Partes Interessadas: Qualquer pessoa (fsica, jurdica ou governamental), preocupada ou afetada pelo desempenho do Estabelecimento;3. 4 Material/ Informao: Para efeito deste procedimento entende-se como material/ informao todo e qualquer elemento a ser divulgado, podendo ser CIs devidamente formalizadas pelo responsvel da informao que se queira transmitir, bem como elementos de divulgao da prpria XXX (manual/ boletim/ evento etc).4. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

NBR ISO 14.001:2004 - Sistemas da gesto ambiental - Requisitos com orientaes para uso;

OHSAS 18001:2007 - Sistemas de gesto da sade e segurana no trabalho Requisitos; NBR ISO 9001:2008 Sistema de Gesto da Qualidade Requisitos; MGI Manual de Gesto Integrada.5. RESPONSABILIDADES E ATRIBUIES5.1 Diretoria e/ou Responsvel designado: Responder mdia, em entrevistas, quando necessrio.

5.2 Superintendncia:

Responder s partes interessadas especficas de sua rea de atuao, quando exigido.

5.3 Administrativa / Financeira Institucional:

Preparar resposta e/ ou direcionar questes especficas rea competentes para solucionar possveis questionamentos das partes interessadas.

5.4 Responsvel pelo Estabelecimento e/ou Responsvel designado:

Responder s partes interessadas especficas de sua rea de atuao, quando exigido;5.5 Conselho Diretor do Consrcio: Estabelecer as regras e sistemticas de comunicao entre a gerncia de contrato e o referido conselho.

5.6 Gerente Jurdico: Receber as demandas de aes diversas oriundas dos diversos estabelecimentos e distribuir entre os especialistas de cada matria para tratamento das mesmas;

Identificar em cada regio advogados autnomos , quando aplicvel, afim de assessorar e acompanhar as aes judiciais em loco.

6. DESCRIO DO PROCESSO6.1 Comunicao InternaA comunicao interna dos diversos Estabelecimentos (Escritrios, Obras, Oficinas), deve seguir a sistemtica adotada pela XXX no que se refere padronizao de sua apresentao, os tipos de comunicao adotados, podem ser: Intranet, Correio Eletronico, Mural, Correspondncias, em geral, sempre considerando o tipo de comunicao a ser empregada face ao assunto a ser discutido e/ou comunicado.A principal finalidade da comunicao interna de transmitir a empresa, informaes pertinentes :

- Requisito dos clientes e de demais partes interessadas, se for o caso;

- Responsabilidades e autoridades;

- Poltica do Sistema de Gesto Integrado;

- Representantes da Direo / Alta Administrao

- Desempenho do Sistema de Gesto Integrado;

- Aspectos / Impactos e Perigos e Danos associados as suas atividades, processos, produtos ou servios, bem como as medidas de controle para administr-los;

- Conscientizao de todos os colaboradores e contratados de sua importncia para o pleno alcance de uma gesto eficiente e eficaz da qualidade, meio ambiente, segurana e sade ocupacional.

- A forma e o mtodo de comunicao com entidades de classes diversas das esferas pblicas e privadas.6.1.1 Processo de comunicao interna

Este processo consiste no envio de material/ informao que se deseje divulgar rea de comunicao corporativa da XXX por meio de fax, e-mail, correspondncia etc.

A rea de comunicao, de posse desse material providenciar sua formatao, reviso ortogrfica e demais alteraes que sejam apropriadas.

Posteriormente a rea de comunicao disponibilizar para a rea solicitante da divulgao, o material para uma anlise crtica final antes de sua efetiva publicao.

Caso haja necessidade de atualizao do material, a rea de comunicao providenciar as correes devidas com a aprovao final da rea solicitante e posterior divulgao.

6.2 Comunicao com as Partes Interessadas

A Comunicao com Partes Interessadas tais como: ONGs, Governos, Sindicatos etc. devem ser identificadas pelo Gestor do Contrato, ou quando necessrio pela Superintendncia, que avaliar a estratgia de comunicao a ser seguida. Os canais apropriados e os limites de competncia para a realizao das comunicaes com tais partes interessadas sero avaliados considerando os aspectos tcnicos, institucionais e jurdicos.NOTA 1: Fica estabelecido que os Estabelecimentos (escritrios, obras e oficinas) no realizaro a comunicao externa sobre seus aspectos ambientais significativos.6.3 Comunicao com as Subcontratadas e/ou FornecedoresA comunicao com as Subcontratadas crtica para o bom desempenho do Empreendimento, e deve ocorrer por meio de cartas, e-mail, fax etc. e caso necessrio por meio de formulao de contrato prprio de prestao de servio.

Os contratos devem ser firmados considerando as diretrizes padronizadas de formulao de contratos estabelecida pela rea jurdica.6.4 Comunicao com o Conselho Diretor (Obras em Consrcio)

A comunicao com Conselho Diretor da responsabilidade do Gestor de Contrato. Este tem, no entanto, o poder de delegar / designar tal comunicao a pessoas especficas quando necessrio e apropriado.

O Conselho Diretor, superintendentes e gestores, por sua vez, que se relaciona diretamente com as Empresas Consorciadas.

Quando julgar necessrio, antes da efetivao de uma das demais modalidades de comunicao externa, o Gestor do Contrato pode submeter tal evento para apreciao do Conselho Diretor. Cabe tambm, sempre que necessrio, realizar consultas jurdicas preventivas.

NOTA 2: Caso o Consrcio estabelea um padro de emisso de correspondncias e/ou de qualquer tipo de comunicao, entre o Consrcio e o Cliente ou entre as partes do consrcio, esse deve ser adotado e contemplado no respectivo Plano de Comunicao do Empreendimento.Nos caso em que o cliente no estabelea uma padronizao formal de comunicao e/ou de emisso de correspondncia o Consrcio poder desenvolver uma sistemtica prpria de emisso e identificao de correspondncia, contemplando-a no respectivo Plano de Comunicao do Empreendimento.6.5 Comunicao com o Cliente

Toda a comunicao com o Cliente dever seguir as exigncias contratuais. Na ausncia de tal referncia ou em lacunas existentes na comunicao prevista no Contrato, devero ser seguidas as diretrizes a seguir: Toda a comunicao com o Cliente ser realizada formalmente atravs do Gestor do Contrato e/ou por responsvel por ele designado, cabendo a Obra manter todo o histrico e/ou registro de comunicao com o Cliente.NOTA 3: Em casos especficos os lderes de cada rea podero proceder comunicao, dos assuntos pertinentes a sua rea de atuao, desde que previamente estabelecido pelo Gestor de Contrato. Assuntos tcnicos especficos quando definidos entre as partes (Empresa e Cliente), podero ser comunicados diretamente com a fiscalizao de modo formal (ata de reunio, email etc..). Na ausncia de requisito contratual, deve ser desenvolvido mecanismo formal equivalente a um Relatrio Dirio de Obra ou documento similar, memorando etc, para documentar o processo de comunicao.NOTA 4: Comunicaes no formais devero ser confirmadas por escrito para registro e efeitos de controle / rastreabilidade requerida, ficando esta confirmao a cargo do interessado.

6.5.1 Padro de Correspondncia

Toda correspondncia trocada entre os responsveis pelo empreendimento e o Cliente, dever ser endereada ao Responsvel do Cliente e/ou Fiscalizao e preferencialmente deve ser emitida com cpias para o Gestor do Contrato, se for o caso. Outras reas podero receber cpias com ou sem anexos, se houver, conforme necessrio.

Toda correspondncia da Obra para o Cliente dever ser assinada por um dos gerentes do Empreendimento ou em nome dele, por uma pessoa por ele(a) designada.

Toda correspondncia dever ter no mnimo uma cpia. Essa cpia ser devolvida com a assinatura para evidenciar o recebimento pelo destinatrio.Toda correspondncia tcnica ou administrativa dever fazer referncia ao nmero do contrato e tratar de um nico assunto, o qual dever estar claramente mencionado no tpico Referncia, juntamente com as definies do projeto.

NOTA 5: Caso o Cliente estabelea um padro de emisso de correspondncias e/ou de qualquer tipo de comunicao, essa deve ser adotada e contemplada no respectivo Plano de Comunicao do Empreendimento.Nos caso em que o cliente no estabelea uma padronizao formal de comunicao e/ou de emisso de correspondncia a Obra deve utilizar a sistemtica de emisso e identificao de correspondncia adotada pela XXX, contemplando-a no respectivo Plano de Comunicao do Empreendimento.6.6 Comunicao de Ordem Jurdica

Toda demanda de assuntos envolvendo autos de infrao (ambiental ou trabalhista), multas de qualquer espcie e natureza ou ainda outros tipos de processos que envolvam a instituio XXX, devem ser encaminhadas pelos respectivos estabelecimentos (obras, escritrio, oficinas), por meio de seu representante rea jurdica, que tomar as medidas cabveis de representao da empresa, junto aos rgos e entidades competentes.6.7. Tipo de ComunicaoSo meios tpicos de comunicao com as diversas partes interessadas (Clientes, Fornecedores, Subcontratados, comunidade, empregados etc)CorrespondnciasReuniesRelatrios

CartasQuinzenal de Acompanhamento Relatrio Dirio de Ocorrncias - RDO

E-mailMensal de QSMS Dirio de obras

Guia de Remessa de Documentos (GRD)Tcnicas no PeridicasRelatrio Mensal do Empreendimento

Softwares especficos na forma de Gerenciamento Eletrnico de DocumentosNo Programadas Relatrio Mensal de reas do Empreendimento (Suprimentos, Engenharia, QSMSRS etc.)

Vdeo confernciaAuditoria do cliente

Apresentaes e TreinamentosComunicao VerbalComunicao Visual

Para o ClienteTelefone Cliente Quadros de Aviso

Para o Fornecedor com cpia para o clienteAudioconferncia Murais

VdeoconferenciaIntranet

CIPAInformativos

Encontros SindicaisPolticas

Normas de Conduta

APRs

6.8. Participao e ConsultaOs Estabelecimentos (Escritrios, Obras, Oficinas), devem proporcionar as ferramentas necessrias a participao e consulta de seus funcionrios.Com relao aos processos de participao e consulta, os funcionrios devem ser:

Envolvidos, quando apropriado na identificao de perigos, na avaliao de danos e na determinao de controles;

Envolvidos na investigao de incidentes e/ou acidentes;

Envolvidos na elaborao de APRs (Anlises Preliminares de Risco),

Consultados quando existem quaisquer mudanas que afetem sua Segurana e Sade no local de trabalho por meio da CIPA (Comisso Interna de Preveno de Acidentes).NOTA 6: Essa consulta, quando apropriado, deve ser feita tambm aos terceirizados e as partes interessadas externas. Representados nos assuntos de Segurana e Sade;

Informados sobre quem (so) seu(s) representante(s) nos assuntos do SGI, e sobre o representante nomeado pela alta administrao.

A XXX disponibiliza ainda para seus Colaboradores, Contratada e Fornecedores, informaes pertinentes aos aspectos ambientais e ocupacionais gerados pelas suas atividades, produtos ou servios, entretanto os aspectos gerados por seus fornecedores e contratados nem sempre podem ser controlados de forma direta, neste caso a XXX exerce sua influncia.O processo de conscientizao deve ser permanente nos estabelecimentos (Escritrios, Obras, Oficinas) para que os colaboradores, devendo ser estendida aos contratados e fornecedores, para que possam estar conscientes da importncia da conformidade com a poltica, indicadores de desempenho, das conseqncias da inobservncia de procedimentos, dos impactos reais e potenciais, suas funes e responsabilidades e requisitos do Sistema de Gesto Integrado da Qualidade, Meio Ambiente, Sade e Segurana.

Os meios para conscientizar os colaboradores e contratados so os seguintes: Integrao; Disponibilizao de cartilhas, folhetos, cartazes, faixas e artigos institucionais publicados para comunicao da empresa;

Dilogo Dirio de Qualidade, Meio Ambiente, Sade e Segurana (DDQSMS) nos postos de trabalho, no caso de implantao de novos procedimentos, reviso de procedimentos j existentes e divulgao de informaes especficas consideradas convenientes e oportunas pela empresa;

Treinamentos sobre procedimentos prprios da atividade do empregado. Nestes treinamentos, alm dos conhecimentos tcnicos necessrios execuo da atividade, procura-se conscientizar quanto s conseqncias para os Sistemas de Gesto Integrados (poltica, objetivos, PSs etc).

Ciclos de palestras, divulgao da Poltica de Gesto Integrada da XXX, a todos os colaboradores, Contratados e Fornecedores.7. CONTROLE OPERACIONAL

Em funo dos aspectos e impactos ambientais e ocupacionais significativos identificados para atividades administrativas, os Estabelecimentos da XXX devem, quando e onde aplicvel:

Dispor os resduos gerados conforme descrito no Procedimento Operacional sobre Gerenciamento de Resduos e Efluentes ou por meio de um Procedimento Prprio.

Adotar em casos de emergncia o Procedimento Prprio para as situaes de Contingncias e Emergncias.

8. REGISTROS

Correspondncias, emails, memorandos etc; Registros de DDQSMS;

Dirio de obra;

Registros de freqncia de treinamentos; CIs; Murais;

Boletins.