Publicação DropBox

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Partilha de Recursos

Através da Plataforma DropBox

Autor: Fernando Rui Campos

Licenciamento: Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 2.5 Portugal

Versão 1.0 9 Janeiro 2011

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/pt/�

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Introdução

A organização dos recursos e a partilha dos mesmos de forma a utilizar os recursos da Web, implicam a organização prévia e a escolha da plataforma a utilizar.

Quando se pretende partilhar ficheiros de vários formatos em que a sua actualização tenha alguma periodicidade, ou quando se pretende transferir ficheiros com uma dimensão superior a 10 MBytes, o correio electrónico deixa de ser a melhor opção. Assim uma das formas de partilhar esses ficheiros é através da utilização de plataformas alternativas que permitem a transferência de ficheiros com dimensão superior a 10 MB. Existem actualmente várias alternativas, tendo sido escolhida uma plataforma que permite uma flexibilidade na sua utilização com segurança de utilização e fiabilidade.

Esta plataforma é actualmente utilizada por milhões de pessoas e organizações Nacionais e Internacionais.

Neste documento, encontra-se descrita a utilização da plataforma DropBox. A forma de organizar a informação e descrito em outro local e depende do utilizador e das suas opções. Este é apenas um exemplo de utilização de tecnologias baseadas na Web 2.0 e procura ser um dos elementos de suporte à partilha e organização de recursos educativos digitais e respectivos elementos (vídeo, áudio, imagens, …).

Armazenamento e partilha na Web Existem várias ferramentas na Web que permitem o armazenamento de ficheiros e

documentos, tal com já referido. De entre estes a plataforma DropBox apresenta

características que permitem a partilha de recursos de forma estruturada e organização de

uma colecção pessoal com acesso de qualquer computador que tenha a aplicação instalada.

Quando da instalação da aplicação DropBox com características especificas. Por exemplo a

pasta “public” faz com que todos os ficheiros colocados aí possam ser acedidos por todos os

utilizadores da estrutura DropBox. Para além disso a pasta publica permite criar um endereço

especifico que enviado por correio electrónico, disponibiliza o acesso directo ao ficheiro.

As condições prévias para poderemos partilhar com quem pretendermos os ficheiros é a

necessidade de existir um endereço de correio electrónico.

O sítio principal para acesso está localizado em http://www.dropbox.com/ . A capacidade

inicial é de 2 Gbytes e pode ser utilizada de forma gratuita, mas necessitando de registo

prévio. As condições mínimas para aceder às pastas a partir de qualquer computador são ter

http://www.dropbox.com/�

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uma ligação à Internet, a aplicação DropBox instalada e uma conta de correio electrónico

activada.

Como instalar

A partir da página inicial seleccionar a opção “Download DropBox”

Após descarregar o ficheiro de instalação deverá a mesma ser instalada no computador local

Durante a instalação será necessário a introdução de um endereço de correio electrónico

activo para os procedimentos de registo e utilização da plataforma.

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Exemplo de registo DropBox

Após a instalação da aplicação DropBox esta cria pastas específicas e ícones de acesso no

ambiente de trabalho. Cria pastas específicas no PC local em que o caminho por defeito é :

Documentos/MyDropBox.

As pastas com a indicação simbólica a verde na pasta significa que o conteúdo se encontra

sincronizado com a plataforma e portanto que todos os dados do computador local está

armazenado no local remoto e disponível para ser acedido de outro computador.

As pastas com a indicação simbólica a azul na pasta significa que o conteúdo não se encontra

sincronizado. Exemplo disso é quando se inicia o processo de partilha de pastas com vários Megabytes

de informação por transferir ou então quando os ficheiros onde nos encontramos a trabalhar estão

numa pasta partilhada. Uma pasta poderá ter várias centenas de ficheiros e o facto de um dos ficheiros

não estar sincronizado é o suficiente para que toda a pasta fique com a indicação com o símbolo a azul.

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A partir dos ficheiros no computador local (pasta DropBox e subpastas) este quando tem uma ligação de

internet activa transfere para a plataforma o conteúdo desses ficheiros. A partir da conclusão da

transferência é possível em outro computador que tenha a aplicação DropBox instalada aceder aos

ficheiros.

Estamos neste caso a falar da utilização pessoal a partir da qual poderemos realizar a colecção pessoal

de recursos, para utilização noutro computador. Neste caso apenas o utilizador que se registou na

plataforma tem acesso.

Após o registo na plataforma DropBox e de acordo com as pastas pessoais é possível aceder a partir de

qualquer outro computador.

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As pastas por defeito são criadas pela plataforma DropBox. É ainda dada a indicação do espaço

ocupado em percentagem (66%).

Partilha de Recursos

Para que se realize a partilha de recursos existem alguns procedimentos adicionais, para que

seja possível a sua utilização.

A plataforma DropBox permite a partilha de ficheiros de forma controlada e com

utilizadores distintos.

Para que se possa partilhar as pastas e respectivos ficheiros é necessário conhecer

antecipadamente o endereço de correio electrónico com quem se que partilhar.

O passo seguinte é criar uma pasta com quem se quer partilhar os ficheiros. Todas as

subpastas e ficheiros da pasta a quem se dá acesso ficam disponíveis ao utilizador.

Após a selecção da opção “SHARE A FOLDER”, surge um conjunto de indicações por passos

para a partilha dos ficheiros.

Na primeira página das opções é possível criar uma nova pasta para partilhar ou então utilizar

uma pasta já existente no computador local e com quem se quer partilhar os ficheiros.

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No segundo passo teremos de seleccionar qual a pasta que queremos partilhar. Neste caso foi seleccionada a pasta “personal”.

A pasta “personal” ficará disponível para os utilizadores, cujo endereço de correio electrónico

será inserido na opção “Invite collaborators to this folder”. É ainda possível enviar uma

mensagem opcional personalizada através do preenchimento da opção “(Optional) Send a

personal message with your invitation”.

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Uma das funcionalidades de gestão é realizada através da opção “events”.

Esta opção permite visualizar as ocorrências das pastas e ficheiros disponíveis através do

DropBox.

Após o registo para a colocação de uma pasta partilhada de um determinado utilizador este

recebe uma mensagem de convite que terá de aceitar.

Após a aceitação do convite, os ficheiros colocados na pasta partilhada fica disponível para o convidado. O utilizador que convida deve de receber uma mensagem na sua caixa de correio.

Na mensagem enviada é adicionado à mensagem o nome do utilizador que foi convidado.

Por outro lado o convidado poderá colocar ficheiros na pasta partilhada que o utilizador que realizou o convite inicialmente fica com a possibilidade de aceder a esses ficheiros.

A nível da partilha da pasta “SHARE” e respectivos ficheiros é possível verificar se os utilizadores para os quais foram enviados convites, os que aceitaram e os que não aceitaram o convite.

Pode ocorrer que se pretenda retirar o acesso a um ou mais utilizadores, por exemplo em caso de erro de inserção de endereço de correio electrónico, ou por opção de quem envia o convite.

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Pode ocorrer por engano um dos utilizadores (convidado) apagar o ficheiro de quem convidou (owner). Nesse caso aparece uma mensagem no ambiente da DropBox de quem convidou, com a opção de recuperar o ficheiro entretanto apagado.

Utilização da pasta pública

A utilização da pasta pública da DropBox, tem como um dos objectivos o envio de uma ligação por correio electrónico para o destinatário, enviando apenas uma hiperligação. A título de exemplo. A utilização da pasta pública permite a partilha de ficheiros, mesmo para quem não tem a aplicação DropBox instalada.

Para utilizar em primeiro lugar deverá colocar-se o ficheiro que se pretende transferir. Por exemplo um vídeo educativo, manuais de dimensão elevada, que muitas vezes ultrapassam os 10 MBytes.

Inicialmente tem de se realizar o LogIn na plataforma DropBox com as credenciais respectivas.

Em primeiro lugar teremos de aceder à pasta pública que é instalada por defeito. Esta pasta com o ícone , encontra-se na subdiretoria, da pasta DropBox.

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Após seleccionar a opção Copy public link, a plataforma dá a indicação do link a enviar para o ficheiro respectivo.

No caso de se pretender que o link seja mais curto deverá escolher-se a opção Shorten Link

O endereço é obtido automaticamente pela plataforma DropBox.

A partir daqui é possível partilhar a ligação e respectivo ficheiro via correio electrónico, Blog, plataformas LMS entre outras. Utilizando a opção Copy to clipboard, fica o endereço disponível para “colar” no documento que se pretende.

O endereço a utilizar depende da opção escolhida, dado que ambas as ligações fazem o download do ficheiro.

Fim do documento

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