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Versão mais recente: outubro de 2011

A vigorar a partir de: 1o de Janeiro de 2012

Substituindo os documentos anteriores: Esquema de Verificação, Manual de Verificação e Processo de Verificação

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Baseado no novo Modelo de Negócios da Associação, o Sistema de Verificação inicial da 4C, desenvolvido com contribuições dos Membros da 4C e em cooperação com a PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsges, foi agora revisado.

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Regulamentos de Verificação da 4C4CDoc_031_4C Verificação Regulations_v.1.0 PtBr

4C Verification Regulations 2/ 55

Índice

1. Introdução........................................................................................................................................4

2. Objetivo deste documento................................................................................................................4

3. Política da 4C de Verificação da Qualidade........................................................................................5

4. Documentos de referência ................................................................................................................5

5. Glossário de Verificação da 4C (em ordem alfabética [em inglês])......................................................6

6. Estrutura de Verificação Funções e Responsabilidades ....................................................................9

6.1. Unidade 4C ...........................................................................................................................10

6.2. Verificador 4C........................................................................................................................11

6.3. Secretaria da 4C ....................................................................................................................11

6.3.1. Gerente de Padrões e Verificações..................................................................................11

6.3.2. Diretora Executiva ..........................................................................................................12

6.4. A Junta de Mediação da 4C ...................................................................................................12

6.5. Organização Independente ....................................................................................................12

6.6. ISEAL Alliance ........................................................................................................................13

7. Requisitos para as Unidades 4C ......................................................................................................13

7.1. Introdução .............................................................................................................................13

7.2. Não utilização de variedades de Organismos Geneticamente Modificados (GMOs) nas Unidades 4C 13

7.3. Exclusão das 10 Práticas Inaceitáveis (UAPs) pelas Unidades 4C...............................................14

7.4. Mapa dos Parceiros de Negócio (BPM) e Organograma das Unidades 4C ................................14

7.5. Autoavaliação (SA) das Unidades 4C com base no Código de Conduta da 4C e Requisitos aplicáveis ...........................................................................................................................................16

7.6. Desempenho amarelo médio das Unidades 4C ......................................................................17

7.7. Melhorias Contínuas (CI) nas Unidades 4C .............................................................................18

7.8. Monitoramento periódico pelas Unidades 4C .........................................................................19

7.9. Comercilização dos cafés que cumprem os parâmetros da 4C pelas Unidades 4C ...................20

7.10. Unidades 4C concedendo acesso a informações aos Verificadores .........................................21

7.11. Sistema Interno de Gestão (IMS) das Unidades 4C ..................................................................22

8. Processo de Verificação ..................................................................................................................24

8.1. Introdução e resumo do processo de Verificação da 4C .........................................................24

8.2. Seleção do Verificador e Contratação pelas Unidades 4C.......................................................26

8.3. Preparação para a Verificação pelos Verificadores da 4C.........................................................27


8.4. Verificação no local pelos Verificadores da 4C ........................................................................34

8.4.1. Reunião de abertura.......................................................................................................34

8.4.2. Entrevistas, inspeções, conferência dos documentos ......................................................35

8.4.3. Reunião de encerramento ..............................................................................................35

8.5. Avaliação pelos Verificadores da 4C .......................................................................................36

8.5.1. Agregando os resultados da verificação ..........................................................................36

8.5.2. Não conformidadae (NC) e Medidas de Sanção...............................................................38

8.6. Relatórios dos Verificadores da 4C .........................................................................................41

8.7. Decisões de Licenciamento pela Secretaria da 4C ..................................................................42

9. Aprovação / Reprovação de Verificadores da 4C pela Secretaria da 4C ............................................43

9.1. Requisitos para Organizações / Empresas de Verificação da 4C ...............................................44

9.1.1. Pessoa Jurídica ...............................................................................................................44

9.1.2. Conformidade de credenciamento (autodeclarada) a ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021....44

9.1.3. Imparcialidade e conflitos de interesse............................................................................45

9.1.4. Equilíbrio entre gêneros na equipe de verificação............................................................46

9.1.5. Promovendo auditorias combinadas com outros esquemas de sustentabilidade ..............46

9.2. Requisitos de competência da equipe do verificador ...............................................................47

9.3. Mantendo o status de aprovação das empresas de verificação 4C...........................................48

9.4. Processo de aprovação / sanção para empresas de verificação 4C ...........................................49

10. Outras práticas de gestão da qualidade para o Sistema de Verificação 4C...................................50

10.1. Gestão de dados e docuemntos pelos Verificadores da 4C e pela Secretaria da 4C ................51

10.2. Manutenção e monitoramento do sistema de Verificação 4C pela Secretaria da 4C ...............51

10.3. Mecanismo de reclamação e seu monitoramento pela Secretaria da 4C..................................52

10.4. Alterações nos requisitos de verificação geridos pela Secretaria da 4C ....................................52

10.5. Informações públicas sobre verificação compartilhadas pela Secretaria da 4C..........................53

11. Anexos ......................................................................................................................................54

11.1. Resumo dos documentos a seem utilizados pelas partes envolvidas dentro do Sistema de Verificação da 4C...............................................................................................................................54

11.2. Modelo do Plano de Melhoria ................................................................................................55

11.3. Modelo da Atualização Anuaal...............................................................................................55

11.4. Modelo do Pedido de Proposta ..............................................................................................55

11.5. Modelo do Mapa dos Parceiros de Negócio ............................................................................55

11.6. Modelo da Autoavaliação.......................................................................................................55

11.7. Modelo do Relatório de Verificação........................................................................................55


1. Introdução

A Associação 4C é uma organização de várias partes interessadas reunindo agentes que estão sinceramente comprometidos com o tratamento das questões relativas à sustentabilidade do setor cafeeiro. Seus membros incluem cafeicultores (tanto de grande quanto de pequeno porte), operadores (importadores e exportadores), membros da indústria (torrefadores e varejistas), sociedade civil (organizações não governamentais, iniciativas de estabelecimento de normas e padrões, e sindicatos do ramo), e pessoas da iniciativa privada/particulares. Esta comunidade global trabalha em conjunto para melhorar as condições econômicas, sociais e ambientais dos cafeicultores que vivem da produção do café.

Juntos, os membros da Associação 4C desenvolveram o Código de Conduta da 4C, que estabelece os princípios básicos sociais, ambientais e econômicos para a produção e comércio sustentável do café verde e é apoiado pelo sistema de Verificação da 4C, descrito neste documento.

Para assegurar que o Sistema de Verificação da 4C permaneça em dia, válido e atualizado, ele é revisto e revisado sempre que necessário, mas pelo menos a cada dois anos. A análise mais recente ocorreu do final de 2010 ao início de 2011, e foi realizada por organização de credenciamento independente a Accreditation Services International (ASI -http://www.accreditation-services.com).

As recomendações da análise do sistema chegaram no momento oportuno, com a introdução do novo Modelo de Negócios da associação, de acordo com o qual

· As despesas de verificação não mais serão pagas com as taxas de Filiação da 4C. Essa despesa será coberta pelos Membros da 4C das Cadeias da 4C de suprimento de café.

· A Secretaria 4C de agora em diante focará principalmente na manutenção da credibilidade do sistema de verificação e assegurar que os Verificadores da 4C estejam disponíveis e sejam competentes.

O Sistema de Verificação da 4C foi ajustado para acomodar essas mudanças. Apesar disso, suas qualidades essenciais, parâmetros e natureza inclusiva permanecem intactos.

Este sistema revisado entrará em vigor em 1º de janeiro de 2012, na mesma data que o novo Modelo de Negócios. No entanto, como recentemente a Associação 4C se tornou membro pleno da International Social, Environmental and Accreditation Labelling Alliance (ISEAL), a 4C terá de cumprir o Código de Garantia da ISEAL que deverá ser divulgado próximo ao final de 2012. Os membros da ISEAL em geral têm um ano para cumprir com o Código após sua divulgação. Assim, está previsto que este documento de Regulamentos de Verificação da 4C será revisto entre meados e fins de 2013.

2. Objetivo deste documento


Este documento descreve o Sistema de Verificação da 4C, suas regras e conceitos relacionados. Ele visa a informar todos os envolvidos no Processo de Verificação da 4C acerca das funções e responsabilidade de cada parte.

Esses Regulamentos de Verificação combinam três documentos anteriormente existentes em um único. Esses documentos eram o Esquema de Verificação da 4C, o Manual de Verificação da 4C e o Processo de Verificação da 4C.

Este documento aplica-se a todos os tipos de verificação (verificação inicial, reverificação, verificação adicional e visita de acompanhamento) dentro do sistema da Associação 4C.

3. Política da 4C de Verificação da Qualidade

A Verificação 4C é um componente importante do sistema da Associação 4C. Sua função é contribuir para atingir a visão da Associação, propiciando aos Membros da 4C e a outras partes interessadas confiança no progresso da Associação 4C como um todo. Esta confiança é granjeada tendo um sistema confiável, transparente e acessível que é operado de maneira objetiva, competente, responsável e consistente.

A Associação 4C trabalha com empresas independentes de auditoria e certificação para fornecer serviços profissionais de verificação nos locais. Os membros da Associação, por outro lado, depositam sua confiança na Secretaria da 4C, para que ela seja responsável por tomar decisões de licenciamento competentes e imparciais (ou seja, livre de quaisquer conflitos de interesse).

O Sistema de Verificação da 4C está sujeito a revisões periódicas, tanto internamente quanto por organização independente para melhorar continuamente sua eficácia e eficiência. Além disso, como membro pleno da ISEAL, a Associação 4C tem o compromisso de implantar e cumprir com as exigências de verificação da ISEAL.

4. Documentos de referência

No preparo destes Regulamentos de Verificação, foram utilizados e referenciados os seguintes documentos:

· Os Pontos Essenciais da 4C - 4CDoc_001_4C Essentials_v2.0_en· O Código de Conduta da 4C - 4CDoc_001a_Code of Conduct_v1.2_en· Tabela de Indicadores de Práticas Inaceitáveis - 4CDoc_036a_Table indicators

UAPs_v1.0_en· Regras de Participação - 4CDoc_002_Rules of Participation_v2.0_en· Regimento Interno da Junta de Mediação - 4CDoc_010_Bylaws_Mediation

Board_v3.0_en· Estatutos da 4C - 4CDoc_004_Statutes_v2.1_en· Visão Geral do Novo Modelo de Negócios da 4C · Plano de Negócios Junho de 2011· Procedimento para reclamações a respeito de verificações - 4CDoc_047_Procedure for

complaints on Verificação_v1.1_en· Esquema de Verificação da 4C (a ser substituído por este documento) -

4CDoc_031_VerificaçãoScheme_v1.1_en


· Processo de Verificação da 4C (a ser substituído por este documento) -4CVerDoc_002_Verificação Process_v1.2_en

· Manual de Verificação da 4C (a ser substituído por este documento) -4CVerDoc_001_Verificação Manual_v1.2_en

· Contrato Padrão da 4C com os verificadores - 4CVerDoc_025_FR_template_v 2.0_en· Diretriz P050 da ISEAL sobre requisitos para verificação

(http://www.isealalliance.org/resources/p050-orientação-on-iseal-membership-iso-65-or-17021-compliance)

· Requisitos Comuns da ISEAL para certificação de produtores em grupo (http://www.isealalliance.org/resources/p035-iseal-common-rqmts-for-producer-group-cert-v1-nov08)

· ISO 19011: 2002 Diretrizes para auditoria de sistemas de qualidade e/ou gestão ambiental

· DIS 17065 Avaliação de conformidade Requisitos para órgãos certificadores de produtos, processos e serviços

· ISO 17021: 2011 Avaliação de conformidade requisitos para órgãos fornecedores de auditorias e sistemas de gestão de certificação

· ISO 17011: 2004 Avaliação de conformidade/ Requisitos gerais para órgãos de credenciamento que credenciam órgãos de avaliação de conformidade.

5. Glossário de Verificação da 4C (em ordem alfabética [em inglês])

1 Unidade 4C Uma entidade operacional que implanta o Código de Conduta da 4C, a fim de fazer parte de uma cadeia de Suprimentos 4C. Essa entidade pode ser estabelecida em qualquer nível da cadeia de suprimentos de café de um país produtor. Pode ser uma grande fazenda, um grupo de vários cafeicultores, uma cooperativa/associação organizada ou uma beneficiadora, etc. No Sistema 4C, as Unidades 4C estão sujeitas a verificação.

2 Licença 4C O documento oficial emitido pela Secretaria da 4C em nome da Associação 4C.Ela reconhece os esforços de uma Unidade 4C na implantação do Código de Conduta da 4C e que ela alcançou o desempenho mínimo amarelo médio conforme confirmado pelos Verificadores da 4C. Com esta licença, a Unidade 4C pode vender café de seus parceiros de negócio listados como café que cumpre os parâmetros da 4C [4C Compliant Coffee] a outros Membros da 4C na cadeia de suprimentos de café.

3 Verificador 4C Empresas profissionais independentes de auditoria que são aprovadas pela Secretaria da 4C para realizar Verificação 4C.

4 Verificaçãoadicional

Verificação realizada dentro de um ciclo de três anos para reconhecer a expansão da Unidade 4C quando ela quer incluir novos parceiros de negócio além daqueles que originalmente faziam parte da unidade durante a verificação anterior.


5 Atualização anual Conjunto de documentos atualizados pelas Unidades 4C anualmenteapós terem sido licenciadas. Esses documentos incluem: resumo das atualizações anuais, Autoavaliações atualizadas, Mapa de Parceiros de Negócio atualizado e Plano de Melhoria atualizado.

6 Parceiro de Negócio

Qualquer agente na Unidade 4C até o nível da Entidade Gestora que tem contato físico com cerejas ou grãos de café. Em geral, esses agentes são cafeicultores, coletores, armazéns, beneficiadores, pulverizadores de produtos químicos, fornecedores de serviços de mão de obra, etc.

7 Mapa de Parceiros de negócio (BPM)

Uma ferramenta interna simples da 4C (como parte de um IMS) que ajuda as Unidades 4C a gerir os dados básicos e desempenho de seus Parceiros de Negócio. O BPM pode ser substituído por outros documentos de IMS desde que todas as informações necessárias estejam cobertas.

8 Melhoria Contínua

Processo pelo qual os Membros da 4C / Unidades 4C gradualmente melhoram seu desempenham com base no Código de Conduta da 4C e em outros Requisitos da 4C. O objetivo é ajudar os Membros da 4C e das Unidades a galgarem passo a passo mais sustentabilidade em suas práticas de negócio.

9 Visita de acompanhamento

Uma visita curta de verificação que ocorre dentro de180 dias contados o último dia de uma verificação não bem sucedida. Se uma Unidade 4C falhar nessa visita de acompanhamento, será realizada uma verificação completa, desde que a Unidade 4C ainda queira ser verificada.

10 Contrato padrão O contrato formal entre os Verificadores da 4C e a Secretaria da 4C em nome da Associação 4C. Este contrato é assinado por ambas as partes como indicação de que os Verificadores da 4C foram aprovados pela Secretaria da 4C para realizar a Verificação 4C. Este contrato inclui uma declaração de conflito de interesses pelos Verificadores 4C aprovados.

11 Plano de Melhoria Plano desenvolvido pelas Unidades 4C depois da verificação que trata das descobertas / dos riscos / das observações relatadas, e delineia as atividades que as Unidades 4C tencionam implantar a fim de melhorar seu desempenho atual.

12 Sistema Interno de Gestão (IMS)

Conjunto de documentos criado e implantado pela Entidade Gestora das Unidades 4C para gerir tanto as atividades de seus Parceiros de Negócio em conformarem com os Requisitos da 4C e em melhorar continuamente o desempenho. O IMS utilizado para implantação 4C pode fazer parte de um IMS que a Entidade Gestora também utiliza para gerir atividades de acordo com outros esquemas.

13 Homem/dia Carga horária de 8 (oito) horas/dia passada por um membro da equipe do verificador em atividades de verificação. Se a equipe for composta de dois membros que trabalham dois dias inteiros no local, o número de homens/dia é: 2 verificadores x 2 dias no local = 4 homens/dia.


14 Entidade gestora Um grupo individual que tem responsabilidade como um todo porgerir uma Unidade 4C quanto a implantação do Código de Conduta da 4C e da comercialização do café que cumpre os parâmetros da 4C [4C Compliant Coffee].

15 Não conformidade

Não conformidade de Requisito 4C aplicável por parte relacionada (especialmente Unidades 4C, Verificadores 4C e a Secretaria da 4C).

16 Organograma Ferramenta usada pelas Unidades 4C para visualizar as diferentes funções/agentes em sua cadeia de Suprimentos 4C.

17 Solicitação de Proposta

Formulário utilizado pelas Unidades 4C para solicitar a Verificadores aprovados pela 4C que apresentem proposta para verificação.

18 Reverificação Verificação realizada dentro de no máximo três anos da verificação inicial bem-sucedida. Isso possibilita a Unidade 4C reter o status de licenciada e permanecer na cadeia de cafés que cumprem os parâmetros da 4C.

19 Risco A probabilidade e até que ponto uma não conformidade possa de fato ocorrer. Calcula-se o risco usando uma matriz de avaliação de risco.

20 Risco baseado em amostragem

Atividade dentro do processo de verificação quando um Verificador 4C determina os Parceiros de Negócio a serem visitados durante a verificação no local, usando uma abordagem de avaliação de risco.

21 Fator de risco Uma situação ou condição que apresenta uma ameaça as Unidades 4C conformarem aos requisitos da Verificação 4C.

22 Verificação Série de atividades realizadas pelos Verificadores 4C aprovados para confirmar o resultado das autoavaliações agregadas das Unidades 4C. Uma verificação bem sucedida resultará na concessão à da Licença 4C à Unidade 4C que permite que ela venda seu café como café que cumpre os parâmetros da 4C.

23 Custos de Verificação

Todos os custos incorridos durante a verificação, inclusive honorários dos verificadores, despesas com transporte, acomodação, gastos gerais dos Verificadores da 4C, diária, etc. Todos os custos de verificação são cobertos ou coordenados (com compradores ou outros) pelas Unidades 4C.

24 Plano de Verificação

Documento preparado pelos Verificadores da 4C e compartilhados com as Unidades 4C antes da realização da verificação no local. Ele lista os principais locais e atividades a serem realizadas durante a verificação.

25 Requisitos da Verificação

Um conjunto de requisitos utilizados pelos Verificadores da 4C durante a verificação para determinar o nível de desempenho das Unidades 4C. Esses requisitos podem incluir, mas não estão limitados ao Código de Conduta da 4C, requisitos estabelecidos neste documento, Autoavaliações agregadas, relatórios anteriores de verificação e progresso das melhorias na(s) Unidade(s) 4C. Esses requisitos podem variar dependendo do tipo da verificação (inicial, reverificação, acompanhamento, adicional).

26 Sanções Medidas impostas aos Membros da 4C / Unidades 4C e Verificadores 4C quando determinados requisitos da 4C não são atendidos.


27 Autoavaliação (SA)

Ferramenta da 4C utilizada pelas Unidades 4C para avaliar seu desempenho na 4C.

28 Autodeclaração Declaração por verificadores em potencial que eles implantaram um sistema de gestão da qualidade eficaz (QMS) em conformidade com a ISO /IEC Diretriz 65 ou a ISO 17021. Esta declaração pode ser uma carta formal à secretaria da 4C ou pode ser comprovada pela documentação QMS.

29 Práticas Não Aceitáveis (UAP)

Dez práticas que os Membros da 4C têm de excluir como pré-requisito para serem submetidos ao sistema de Verificação 4C.

30 Visita Não Anunciada/Visita surpresa

Visita a Verificadores 4C e Unidades 4C por organização externa deterceiros em conjunto com a Secretaria 4C como parte da análiseperiódica do sistema. Essa visita não é anunciada com antecedência até 48 horas antes de ser realizada. O objetivo da visita é certificar-se que o sistema está implantando de maneira competente, consistente e transparente.

6. Estrutura de Verificação Funções e Responsabilidades


6.1. Unidade 4C

A verificação é realizada nas Unidades 4C, que têm as seguintes funções e responsabilidades:

· Implantar o Código de Conduta da 4C, outros requisitos do Sistema 4C e aderência às leis nacionais e internacionais aplicáveis

· Implantar mecanismo de gestão interna para assegurar conformidade aos requisitos aplicáveis

· Engajar os Verificadores 4C de maneira transparente, livre de conflitos de interesse· Pagar os custos de verificação · Comprometer-se a e implantar o conceito de Melhoria Contínua da 4C · Atualizar a Secretaria da 4C a respeito do seu desempenho todos os anos, usando a

Autoavaliação e outras ferramentas fornecidas pela Secretaria da 4C · Vender o café produzido como café que cumpre os parâmetros da 4C [4C Compliant

Coffee] a outros Membros da 4C · Periodicamente comunicar os dados comerciais a respeito do café que cumpre os

parâmetros da 4C· Receber visitas não anunciadas / de surpresa, quando for o caso


· Comprometer-se a manter o Sistema 4C com credibilidade a todo tempo, cumprindo os requisitos aplicáveis estipulados nos documentos pertinentes.

6.2. Verificador 4C

Os Verificadores 4C são empresas de terceiros profissionais independentes que são formalmente treinados e aprovados pela Secretaria da 4C. Dentro do Sistema 4C, suas funções e responsabilidades são:

· Verificar a exatidão da Autoavaliação da Unidade 4C bem como sua conformidade com outros requisitos aplicáveis

· Manter a objetividade, a imparcialidade e o profissionalismo · Ter conhecimento das leis e dos regulamentos nacionais e internacionais pertinentes e

mantê-los disponíveis e atualizados para utilização durante a verificação, quando necessário

· Decidir sobre as amostras da verificação usando uma abordagem baseada nos riscos· Comunicar os resultados das verificações e fazer recomendações à Secretaria da 4C

sobre decisões de licenças e próximo período de verificação · Manter sua própria Qualificação 4C participando em treinamentos presenciais e/ou

virtuais e workshops de calibração organizadas pela Secretaria da 4C · Cumprir o contrato padrão assinado com a Secretaria da 4C quando aprovado· Receber visitas não anunciadas e de testemunho tanto por Organizações Independentes

quanto da Secretaria da 4C.

6.3. Secretaria da 4C

Há duas funções na Secretaria da 4C que estão envolvidas no Sistema de Verificação 4C. Suas respectivas atribuições e responsabilidades estão detalhadas abaixo.

6.3.1.Gerente de Padrões e Verificações · Criar/ ajustar/ revisar os regulamentos do sistema como e quando for necessário· Operar o Sistema de Verificação 4C e assegurar sua credibilidade · Tomar decisões objetivas sobre licenciamento, inclusive concessão, suspensão e

retiradas de Licenças 4C · Desenvolver capacidade de Verificadores 4C e manter suas qualificações e

disponibilidade · Aprovar / rejeitar Verificadores 4C · Aprovar / rejeita relatórios de verificação baseados no discernimento profissional e

comprovação fornecida pelos verificadores · Gerar um resumo periódico do status da verificação das Unidades 4C (licenciada,

suspensa, retirada, etc.) e atualizar os Membros da 4C· Assegurar que o Sistema 4C esteja de acordo com os requisitos de verificação da

ISEAL (Diretriz ISEAL P050 sobre requisitos de verificação por enquanto) · Preparar-se para as revisões periódicas de gestão do Sistema de Verificação 4C;

propor e implantar ações corretivas baseados nos resultados do exame do sistema · Tratar das reclamações das Unidades 4C e/ou verificadores nas questões de

verificação (Procedimento para reclamações sobre Verificação)


· Contribuir com subsídios técnicos para processos relacionados com a perspectiva das Verificações, tais como desenvolvimento e/ou análise de padrões

· Reportar-se à Diretora Executiva.

6.3.2.Diretora Executiva

A Diretora Executiva tem responsabilidade pelo Sistema de Verificação da 4C como um todo, e tem as seguintes funções e responsabilidades:

· Assegurar que o Gerente de Padrões e Verificações é competente e qualificado para realizar suas funções

· Autorizar o gerente de Padrões e Verificações a tomar decisões de licenciamento e a emitir Licenças 4C para as Unidades 4C

· Fornecer recursos adequados para as atividades de verificação · Assegurar que o gerente de Padrões e Verificações esteja capacitado a tomar

decisões autônomas, objetivas e imparciais quanto às licenças· Participar no processo de tratamento das reclamações, quando apropriado· Liderar revisões/análises internas regulares do Sistema de Verificação da 4C em

nome da governança da Associação 4C. A avaliação do desempenho do Gerente de Padrões e Verificações faz parte desta análise interna.

6.4. A Junta de Mediação da 4C

A Junta de Mediação da 4C trata das reclamações que não podem ser resolvidas amigavelmente entre as partes envolvidas.

A intervenção da Junta de Mediação é necessária somente quando as questões ultrapassam os poderes de solução de problemas da secretaria da 4C e sua Diretora Executiva.

O Regimento Interno da Junta de Mediação está disponível para o público no site da Associação 4C.

6.5. Organização Independente

Como o Código de Garantia da ISEAL ainda está sendo desenvolvido, o Conselho de administração da ISEAL preparou uma diretriz provisória P050 em dezembro de 2010 sobre os requisitos das Verificações.

De acordo com a diretriz para sistemas como os da 4C, é necessária uma análise periódica do sistema por órgão de credenciamento independente que cumpra a ISO 17011. O principal objetivo da análise é atestar que o sistema é eficaz e operado de forma competente e consistente, pela organização que estabelece os padrões .Assim sendo, a Associação 4C contratará uma Organização Independente para realizar as análises periódicas do Sistema de Verificação da 4C.


6.6. ISEAL Alliance

A ISEAL Alliance é uma associação global para padrões sociais e ambientais. Trabalhando com sistemas-padrão voluntários estabelecidos e emergentes, a ISEAL desenvolve a orientação e ajuda a fortalecer a eficácia e os impactos desses padrões. A ISEAL também trabalha com empresas lucrativas e sem fins lucrativos, e com governos para apoiar o seu referimento e a utilização dos padrões voluntários.

Como membro pleno da ISEAL, a Associação 4C deve cumprir com os diferentes Códigos da ISEAL de boas práticas, inclusive o futuro Código de Garantia.

Quando o Código de Garantia estiver em vigor, o Sistema de Verificação da 4C será analisado e adaptado conforme. Até lá, o Sistema de Verificação da 4C está sujeito à orientação P050 da ISEAL.

7. Requisitos para as Unidades 4C 7.1. Introdução

O Sistema de Verificação 4C gira em torno das Unidades 4C. Elas são constituídas por membros da 4C da Câmara dos Produtores e da Câmara do Comércio e da Indústria. Somente Membros da 4C podem estabelecer Unidades 4C e passar pela Verificação. Esta seção delineia os requisitos que são aplicáveis às Unidades 4C durante a verificação e outras atividades no Sistema de Verificação 4C, inclusive as visitas não anunciadas.

Cada requisito é apresentado em três partes:

· Requisito: o que é esperado das Unidades 4C;

· Orientação: como entender e implantar os requisitos; e

· Verificação: como o requisito é verificado.

7.2. Não utilização de variedades de Organismos Geneticamente Modificados (GMOs) nas Unidades 4C

De acordo com as Regras de participação da Associação 4C, O café que cumpre com os parâmetros da 4C [4C Compliant coffee] é produzido sem o uso de organismos geneticamente modificados. Dentro da cadeia de Suprimentos 4C, os participantes não cultivarão pés de café geneticamente modificados nem comercializarão café geneticamente modificado .1

Esta questão está sujeita a análise periódica pela governança da Associação 4C e deverá fazer parte do futuro Código de Conduta da 4C na sua próxima revisão periódica. Até lá, este requisito é tratado neste documento de Regulamento das Verificações.

Requisito : as Unidades 4C NÃO PODEM plantar nenhum cultivo de café geneticamente modificado. Se houver pés de café com menos de cinco anos de idade quando da verificação

14CDoc_002_Rules of Participation_v.02 Compromissos Gerais - item 2.11


inicial, comprovação de nenhuma variedade GMO é cultivada na Unidade 4C TERÁ DE SER DISPONIBILIZADA para o Verificador 4C.

Orientação: Esta comprovação poderá ser a nota fiscal/fatura/recibo dos vendedores das mudas ou certificado dos distribuidores. Outras maneiras de verificação também poderão ser aceitas conforme comunicadas pelo Verificador 4C e avaliadas pelo Gerente de Padrões e Verificações.

Verificação: Este requisito é verificado durante a Verificação da 4C. Quando necessário, o Verificador 4C ou o Gerente de Padrões e Verificações poderão decidir que há necessidade de provas adicionais de corroboração de diferentes fontes para comprovar ou desaprovar a conformidade da Unidade 4C em relação a esse requisito. Se for descoberto que a Unidade 4Cestá usando GMO, ela será julgada como não conformando com as regras, o que afetará a decisão quanto à licença.

7.3. Exclusão das 10 Práticas Inaceitáveis (UAPs) pelas Unidades 4C

Requisito: O Código de Conduta da 4C lista dez Práticas Inaceitáveis (UAPs). Para inscreverem-separa a Verificação, as Unidades 4C TÊM de excluir todas as dez UAPs no nível dos Parceiros de Negócio e da Entidade Gestora.

Orientação: é fortemente recomendada a autoavaliação por todos os Parceiros de Negócio bem como pela Entidade de Gestão da Unidade 4C, para assegurar que as UAPs sejam excluídas. A autoavaliação ode ser feita pelos próprios Parceiros de negócio ou pelo pessoal técnico da Entidade Gestora. No caso de outros esquemas, tais como Rainforest Alliance, UTZ Certified ouFairtrade estarem em vigor, as Unidades 4C também podem utilizar os resultados de auditorias internas ou externas para fins da Autoavaliação 4C.

As Unidades 4C têm de usar a tabela de indicadores de Práticas Inaceitáveis para medir seus respectivos desempenhos. A tabela se aplica ao desempenho dos Parceiros de Negócio e da Entidade Gestora da Unidade 4C.

Verificação: Os Verificadores da 4C utilizam o mesmo conjunto de indicadores para verificar que todos os Parceiros de Negócio amostrados e a Entidade Gestora da Unidade 4C excluíram todas as 10 UAPs. As Unidades 4C serão consideradas como não conformes se deixarem de excluir todas as 10 UAPs e, portanto, não poderão ser licenciadas.

7.4. Mapa dos Parceiros de Negócio (BPM) e Organograma das Unidades 4C

Requisito: As Unidades 4C TÊM de preencher o BPM e criar um organograma antes de contatar os Verificadores da 4C para a Verificação. O BPM TÊM de ser atualizado anualmente para que os dados das Unidades 4C estejam atualizados. O organograma TEM de ser atualizado caso haja quaisquer alterações na Unidade 4C.

Orientação: O Mapa dos Parceiros de Negócio e o organograma são ferramentas úteis que possibilitam as Unidades 4C gerir os dados e o desempenho de cada Parceiro de Negócios. O BPM é um formulário que as Unidades 4C preenchem com os dados básicos dos Parceiros de Negócio em diversos passos:


· Listar todos os Parceiros de Negócio e seus nomes completos

· Preencher seus endereços / locais

· Preencher seus dados comerciais básicos (função na cadeia de Suprimentos 4C, número de trabalhadores, tamanho da produção, produtividade, potencial de produção, etc.)

· Avaliar seu desempenho ante o Código de Conduta da 4C e preencher o resultado médio de cada dimensão de cada Parceiro de Negócio

· Identificar as áreas de melhoria de cada Parceiro de Negócio de acordo com o Código de Conduta da 4C.

Os dados de desempenho dos Parceiros de Negócio serão utilizados em um estágio posterior como subsídios para a Autoavaliação agregada da Unidade 4C inteira.

O BPM é apoiado por um organograma que ilustra as diferentes funções ao longo da cadeia de Suprimentos da 4C das Unidades 4C. Uma descrição resumida de cada função no organogramatorna a estrutura da Unidade 4C clara para todos os envolvidos e contribui para a transparência da Unidade 4C.

Não há modelo para criar o organograma. Cada Unidade 4C é diferente. A Entidade Gestora da Unidade 4C tem de se certifica que o organograma exigido cobre toda a Unidade 4C e NÃO somente a Entidade Gestora.

As Unidades 4C têm de preparar o BPM e o organograma antes de contatar os Verificadores da 4C para sua proposta de Verificação. Quanto mais preciso forem os dados fornecidos pelas Unidades 4C, mais fácil será para os Verificadores da 4C estimar com exatidão os custos da Verificação.

Depois de serem contratatos para a Verificação, os Verificadores da 4C avaliarão os riscos dos parceiros de Negócio para a amostragem da Verificação, usando o BPM.

Os dados básicos e desempenho dos Parceiros de Negócio são analisados e atualizados anualmente após a verificação.

Verificação: Este requisito é checado durante o processo de verificação e mediante visitas não anunciadas e é monitorado pela Secretaria da 4C. Os Verificadores da 4C verificarão os dados básicos dos Parceiros de Negócio da amostra e os compararão com o que está escrito no BPM e no organograma. Qualquer discrepância será comunicada no relatório de verificação.

O não envio do BPM e do organograma atualizado (se for o caso) para a Secretaria da 4C como parte da atualização anual será considerado como uma não conformidade.


7.5. Autoavaliação (SA) das Unidades 4C com base no Código de Conduta da 4C e Requisitos aplicáveis

Requisito: No mínimo, as Unidades 4C TÊM de realizar uma Autoavaliação agregada antes de contatar os Verificadores da 4C para a verificação E anualmente após a verificação.

Orientação: A Autoavaliação serve a diversas finalidades:

· Assegurar que as Unidades 4C entenderam os requisitos da verificação · Checar internamente se a Conformidade 4C foi alcançada· Reduzir o risco de falha na verificação a ser realizada

A Autoavaliação da Unidade 4C consiste de quatro etapas principais:

· Autoavaliação (de todos ou por amostragem) de cada Parceiro de Negócios e Entidade Mantenedora ante os princípios aplicáveis do Código de Conduta da 4C

· Definição do nível do Sistema de Gestão Interna (IMS) ver seção 7.11 Sistema de Gestão Interna (IMS)

· Consolidação dos resultados das supracitadas Autoavaliações individuais

· Avaliação dos resultados consolidados em relação ao nível do IMS defendeu ver item7.11 Sistema de Gestão Interna (IMS).

A Verificação 4C é realizada utilizando-se a abordagem baseada e riscos, na qual os Verificadores da 4C selecionam uma amostra dos Parceiros de Negócio que são considerados como apresentando um maior risco de não conformidade com o Código de Conduta da 4C. As Unidades 4C podem querer utilizar a mesma abordagem baseada em riscos para a Autoavaliação, embora seja recomendável realizar a autoavaliação para todos os Parceiros de Negócio para evitar perda de tempo e de recursos em Verificações falhas. Os detalhes das amostras baseadas em risco estão descritos na seção 8.3 preparação para a Verificação pelos verificadores.

Em um ciclo de verificação (Autoverificação Verificação Inicial Autoavaliação anual Reverificação após três anos), as Unidades 4C têm de se certificar que a Autoavaliação dos Parceiros de Negócio individualmente e da Entidade Mantenedora seja feita pelo menos uma vez durante a época da colheita.

Para manter seu status de licenciadas, após a Verificação, as Unidades 4C têm de realizar uma Autoavaliação anualmente. Deverá ser repetido o mesmo processo com as quatro principais etapas da Autoavaliação. Se a Autoavaliação for feita para 100% dos Parceiros de Negócio a Entidade Gestora das Unidades 4C poderá utilizar os resultados da verificação inicial e oprogresso nas melhorias como fatores de risco para decidir sobre a amostra para a Autoavaliação anual.

Os resultados em conjunto são então enviados à Secretaria da 4C juntamente com os outros documentos necessários. Ver seção 7.8 Monitoramento periódico.


O formulário para a Autoavaliação está no anexo 11.5.

Verificação: A Autoavaliação agregada de toda a Unidade 4C será utilizada pelos verificadores durante a verificação e para chegarem à conclusão quanto a quaisquer descobertas, observações ou riscos. Onde estiverem disponíveis, os verificadores solicitarão e utilizarão a Autoavaliação dos Parceiros de Negócio individuais ao visitá-los e verificar suas práticas. Os verificadores usarão o mesmo conjunto de indicadores (para UAPs, princípios do Código e IMS) para determinar a exatidão da Autoavaliação agregada.

7.6. Desempenho amarelo médio das Unidades 4C

Requisito: Após excluir as 10 UAPs, as Unidades 4C TÊM de chegar a um desempenho mínimo amarelo médio na Autoavaliação em um nível agregado. Somente então elas podem ser submetidas a Verificação inicial.

Orientação: Este requisito se aplica à Verificação inicial. Para a reverificação, os requisitos estão detalhados na seção 7.7 Melhorias contínuas nas Unidades 4C.

O desempenho amarelo médio indica que as Unidades 4C implantaram o Código de Conduta da 4C e requisitos relacionados e estão agora prontas para a Verificação.

Para cada princípio do Código 4C, há indicadores para as Unidades 4C para determinar como elas estão desempenhando verde, amarelo ou vermelho. Os indicadores para cada nível de desempenho (critério) são agrupados por E ou OU no final de cada indicador. Se um critério tiver indicadores agrupados em conjunto por E , para alcançar o nível de desempenho daquele critério, as Unidades 4C precisam alcançar todos os indicadores dentro daquele critério. Se a Unidade 4C não alcançar todos os indicadores daquele critério, será considerado o próximo nível de desempenho mais baixo. Para critério com indicadores agrupados por OU , ou um ou outro dos indicadores terá de ser alcançado.

Conforme mencionado na seção 7.5 - Autoavaliação por Unidades 4C, o desempenho médio das Unidades 4C é o resultado da Autoavaliação agregada em relação à eficácia de seus IMS. Como se chega ao resultado médio como um todo é explicado na seção 8.5.1 Agregando resultados.

Verificação: Os verificadores da 4C constatam a precisão da Autoavaliação agregada fornecida pelas Unidades 4C. Eles verificam a classificação de Autoavaliação de cada princípio do Código 4C da mesma maneira como verificam as UAPs. No final da Verificação, os verificadores agregam o resultado como um todo com base nos resultados de cada Parceiro de Negócio visitado na amostra da Verificação e da entidade Gestora, o que é então considerado em relação à eficácia do Sistema de Gestão Interna da Unidade 4C (ver seção 7.11 Sistema de Gestão Interna (IMS)). Os Verificadores da 4C então confirmam (ou não) o desempenho amarelo médio da Unidade 4C.

Uma Verificação bem sucedida com confirmação de desempenho amarelo médio resultará em recomendação para concessão da Licença da 4C. Se a Unidade 4C falhar na Verificação, não


será concedida nenhuma licença e será necessária uma curta visita de acompanhamento em no máximo 180 dias do último dia da Verificação.

7.7. Melhorias Contínuas (CI) nas Unidades 4C

Requisito: Dentro de seis semanas após serem licenciadas, as Unidades 4C TÊM de desenvolver um Plano de Melhorias com base nos resultados da verificação que trate das descobertas da verificação, seus riscos e observações. Qualquer prática vermelha conforme concluída durante a verificação anterior TEM de ser eliminada dentro de três anos antes de a Unidade 4C passar por reverificação. As práticas amarelas TÊM de ser gradualmente substituídas por verdes. A Unidade 4C TEM de atualizar o progresso de suas melhorias anualmente em conjunto com a Autoavaliação e os outros documentos.

Orientação: O Sistema 4C estabelece uma entrada inicial básica para os agentes do café para incentivá-los a começar se empenhar em esforços de sustentabilidade. Além disso, um pré-requisito para ingressar na Associação 4C é que os membros se comprometam a melhorar continuamente. A verificação inicial é considerada um ponto de partida no caminho para a melhoria contínua. No entanto, as Unidades 4C podem decidir começar a melhorar a qualquer tempo, até antes da verificação.

Após a verificação, seja qual for o resultado, as Unidades 4C precisam desenvolver um Plano de Melhoria. O Plano expressa a intenção da Unidade 4C de onde ela quer estar em sua caminhada para a melhoria contínua, quando e como. O Anexo 11.2 apresenta um modelo padronizado do Plano de Melhoria.

O Conceito de Melhoria contínua abarca diversos aspectos. Ele cobre a eliminação das práticas vermelhas, passando das práticas amarelas para as verdes ao longo do tempo, melhorando os sistemas internos de gestão e possivelmente ascendendo a esquemas de sustentabilidade mais exigentes.

Todas as práticas vermelhas conforme levantadas durante a verificação anterior no nível agregado da unidade 4C inteira têm de ser eliminadas no prazo de três anos. Qualquer exceção a esta regra (por exemplo, devido a localização das Unidades 4C em zonas de conflito e desastre ou força maior), será determinada pela Secretaria da 4C caso a caso, em consulta com o Verificador da 4C.

As práticas amarelas têm de ser gradualmente substituídas por práticas verdes. As Unidades 4C decidem quais as práticas amarelas que devem ser melhoradas e passadas para o verde e até quando, dependendo de seus recursos disponíveis. NÃO é exigido que todas as práticas amarelas sejam substituídas por verdes no prazo de três anos.

Os Requisitos para a verificação inicial do Sistema Interno de Gestão (IMS) são básicos. As Unidades 4C deverão incorporar mais elementos de um IMS mais eficaz ao longo do tempo. Os requisitos e a orientação sobre o IMS estão detalhados na seção 7.11 Sistema Interno de Gestão (IMS).


A Unidade 4C é incentivada a ingressar em outros esquemas de sustentabilidade, tais como Rainforest Alliance, UTZ Certified ou Fairtrade, além do sistema da 4C. Isto é considerado uma progressão positiva para a Unidade 4C.

Verificação: A melhoria contínua é verificada durante a verificação adicional e a reverificação. No entanto, devido ao escopo e aos objetivo diferentes dos dois tipos de verificação, a não conformidade ou descobertas sobre as melhorias continuas só serão emitidas durante a reverificação. Não obstante, poderão ser notadas observações e riscos de CI durante a verificação adicional.

Para verificar as atividades de melhoria, os Verificadores da 4C utilizam os seguintes documentos e registros que são compartilhados pelas Unidades 4C antes da verificação adicional / reverificação:

· O relatório da verificação anterior · O Plano de Melhoria compartilhado pelas Unidades 4C após a verificação anterior e suas

atualizações anuais · A autoavaliação mais recente da Unidade 4C · Os documentos e registros do IMS da Unidade 4C · Outros documentos e registros disponíveis da Unidade 4C.

O progresso de CI é monitorado com base no Plano de Melhoria preparado e implantado pela Unidade 4C. A não apresentação de progresso de CI (como um mínimo, a eliminação de todas as práticas vermelhas e/ou passando das práticas amarelas para as verdes) durante a reverificação resultará em não conformidade da Unidade 4C. Isso não permite que as Unidades 4C possam renovar suas licenças e necessita de uma visita de acompanhamento dentro de no máximo 180 dias.

7.8. Monitoramento periódico pelas Unidades 4C

Requisito: As Unidades 4C TÊM de manter a Secretaria da 4C atualizada sobre suas respectivas implantações a cada ano. As Unidades 4C TÊM de reportar as atividades comerciais do ano cafeeiro anterior.

Orientação: Para monitorar as atividades de implantação de CI e 4C, é necessária uma atualização anual, que consiste do seguinte:

· Formulário de atualização anual preenchido (Anexo 11.3)· Autoavaliação agregada atualizada· Mapa atualizado dos Parceiros de Negócio · Plano de Melhoria atualizado com os progressos · Organograma atualizado (se tiver havido qualquer mudança na estrutura da Unidade 4C

durante o último ano)· IMS revisado/atualizado (opcional).

As Unidades 4C enviam esses documentos atualizados para a Secretaria da 4C um ano após a visita de verificação anterior, ou a rodada de atualização mais recente.


Os dados atualizados e precisos das Unidades 4C desempenham um importante papel para facilitar as atividades comerciais dentro da cadeia de cafés que cumprem os parâmetros da 4C, conforme os compradores finais preparam os planos de compra e tomam decisões de compra baseadas nas informações da cadeia de suprimentos. Uma vez por ano, as Unidades 4C precisam, portanto, reportar suas atividades comerciais por meio da Plataforma Online da 4C, em outubro de cada ano.

As Unidades 4C também são convidadas a compartilhar seus dados comerciais em bases trimetais. A Secretaria periodicamente coleta dados das Unidades 4C e os compartilha com os membros da Associação 4C. Atualmente a Secretaria da 4C fornece este serviço a todos os Membros da 4C, no entanto, a pedido dos afiliados, está sendo desenvolvido um mercado online onde esses números serão disponibilizados. As Unidades 4C podem fornecer seus dados a qualquer hora a todos e quaisquer compradores dentro da cadeia de cafés que cumprem os parâmetros da 4C.

O fornecimento de dados comerciais trimestralmente é voluntário. No entanto, se as Unidades 4C não fornecerem essas informações, qualquer reclamação de discrepância entre oferta e procura será considerada inválida.

Verificação: Este requisito NÃO é verificado no campo. Em vez disso, ele é monitorado pela Secretaria da 4C. Isto faz parte do mecanismo de Conformidade da 4C e o não cumprimento deste requisito resultará em não conformidade.

7.9. Comercialização dos cafés que cumprem os parâmetros da 4C pelas Unidades 4C2

Requisito: As Unidades 4C SÓ DEVEM comercializar cafés dos Parceiros de Negócio registrados da Unidade 4C como cafés que cumprem os parâmetros da 4C. Os contratos para a venda desses cafés TÊM de fazer referência ao número de licença da Unidade 4C e ao período de validade. Todo e qualquer embarque de café que cumpre os parâmetros da 4C TÊM de incluir uma via da licença da Unidade 4C como parte da documentação de embarque. O café que cumpre os parâmetros da 4C SÓ DEVE ser vendido e embarcado com uma licença válida.

Orientação: O objetivo deste requisito é ter certeza que o café que cumpre os parâmetros da 4C seja vendido e embarcado pelas Unidades 4C de acordo com uma licença válida. Também ajuda a Associação a ficar a par do café que cumpre os parâmetros da 4C que está sendo comercializado durante o ano cafeeiro via a plataforma online, o que contribui para a credibilidade do sistema. A validade da licença da Unidade 4C é compartilhada com os Membros da 4C por motivo de transparência.

Este requisito está relacionado à Prática Inaceitável número 10 Transações imorais em relacionamentos de negócio de acordo com os acordos internacionais, leis e práticas locais , e é verificado durante o processo de Verificação.

2 Isto só se aplica ao fornecimento pelas Unidades 4C de seus próprios cafés que cumprem os parâmetros da 4C. As Unidades 4C e os Membros do Comércio que compram e vendem cafés que cumprem os parametros da 4C de outras Unidades 4C, devem consultar o documento de orientação sobre comercialização de cafés que cumprem os parametros da 4C para mais informações.


No final de uma Verificação bem-sucedida, a Secretaria da 4C emite uma Licença 4C para cada Unidade 4C, contendo o número exclusivo da licença. A licença inclui as datas de validade inicial e final. Ela também inclui o número de Parceiros de Negócio dos cafeicultores da Unidade 4C. Somente o café desses parceiros de negócio dos cafeicultores pode ser comercializado como café que cumpre os parâmetros da 4C, de acordo com essa licença específica.

Se a Unidade 4C quiser comercializar cafés de cafeicultores que não fazem parte da Unidade 4C, como cafés que cumprem os parâmetros da 4C, ela precisa solicitar uma Verificação adicional. Para isso, a Unidade 4C precisa assegurar que a Autoavaliação agregada da Unidade 4C inteira, inclusive dos novos Parceiros de negócio permanece, no mínimo, amarelo médio.

A Verificação Adicional é realizada a qualquer tempo à discrição da Entidade Gestora. É recomendado levar em conta a relação custo/benefício para se certifica de que vale a pena solicitar a Verificação adicional. Um dos resultados de levar em conta a relação custo/benefício pode ser que talvez seja mais benéfico solicitar uma reverificação antecipada devido ao enorme aumento no número de novos Parceiros de Negócio, ou mesmo para estabelecer uma nova Unidade 4C.

Se for solicitada a verificação antecipada e ela for realizada com sucesso, será emitida uma nova Licença 4C. No caso de uma Verificação adicional bem sucedida, o período de validade da Licença 4C permanece o mesmo, mas com alteração no número total de Parceiros de Negócio.

Assegurar que as licenças permaneçam válidas e que os contratos e embarques de cafés que cumprem os parâmetros da 4C só são feitos conforme uma licença válida é uma responsabilidade crucial para as Unidades 4C.

Os Compradores 4C que compram cafés que cumprem os parâmetros da 4C diretamente de Unidades 4C licenciadas devem estar cientes desses requisitos e da orientação a fim de evitar quaisquer futuros conflitos.

Verificação: Os verificadores realizam verificações aleatórias nos contratos comerciais e cópias dos documentos de embarque para assegurar que este requisito está sendo implantado na prática. O resultado da verificação deste requisito contribui para a classificação da Prática Inaceitável número 10 Transações imorais em relacionamentos de negócio de conformidade com os acordos internacionais, leis e práticas locais .

7.10. Unidades 4C concedendo acesso a informações aos Verificadores

Requisito: As Unidades 4C TÊM de fornecer aos verificadores acesso pleno a todas as informações necessárias para o seu trabalho durante a Verificação.

Orientação: Todos os Verificadores da 4C assumem o compromisso de total confidencialidade como requisito para sua aprovação como verificadores. Este compromisso é um contrato padrão assinado entre os Verificadores da 4C e a Secretaria da 4C. Além deste contrato, os verificadores são em geral credenciados por um padrão (ISO/ IEC Guide 65 ou o futuro 17065)


que exigem sigilo. Se necessário, as Unidades 4C também podem solicitar que o verificador que selecionarem assine um contrato de confidencialidade adicional.

Se qualquer documento, registro ou outras informações não estiverem disponíveis quando solicitadas pelos verificadores, as Unidades 4C têm de assegurar que serão disponibilizados antes do encerramento da Verificação.

O não cumprimento do disposto no parágrafo anterior significará que a classificação de qualquer Prática Inaceitável ou princípio do Código 4C relacionado será afetado de acordo com os indicadores aplicáveis.

Verificação: Os verificadores precisam ter acesso completo a todas as informações pertinentes, inclusive documentos, registros e/ou qualquer outra mídia, durante suas visitas a qualquer pessoa incluída na amostra da Verificação ou além dela. Deixar de fornecer aos verificadores o acesso necessário às informações resultará em não conformidade, o que será declarado no relatório de Verificação.

7.11. Sistema Interno de Gestão (IMS)3 das Unidades 4C

Requisito: As Unidades 4C TÊM de implantar um Sistema Interno de Gestão que assegure que o Código de Conduta da 4C e outros Requisitos sejam colocados em prática de maneira adequada por todos os Parceiros de Negócio dentro da Unidade 4C.

Orientação: O conceito de Unidade 4C é único em muitos aspectos. Ele permite que os Membros da 4C incluam quantos Parceiros de Negócio sua capacidade de gestão pode cobrir dentro da cadeia de suprimentos. Assim, uma IMS é um requisito absolutamente necessário. Como o Sistema 4C é um parâmetro que serve como o trampolim para outros padrões, seus requisitos de IMS são básicos. Como muitas Unidades 4C implantam o Código de Conduta da 4C paralelamente a outros esquemas de sustentabilidade como o Código de Certificação UTZ, Práticas C.A.F.E, padrões SAN ou Fairtrade que têm um sistema IMS/ISC, cobrir os requisitos de diferentes esquemas é uma grande vantagem para as Unidades 4C.

O requisito IMS está refletido quando agregando os resultados da Autoavaliação e Verificaçãocomo um todo (Ver seção 8.5.1 Agregando resultados).

Existem diversos níveis de um IMS básico, intermediário, avançado e integrado conforme ilustrado na matriz abaixo. Cada nível mais elevado adiciona ao(s) nível(is) abaixo dele.

A eficácia é refletida na medida dos elementos do IMS. Para cada elemento, há indicadores que ajudam as Unidades 4C e aos Verificadores da 4C a determinar o nível real do IMS da Unidade 4C.

3 O termo sistema interno de gestão (IMS) em muitos casos é intercambiável com sistema interno de controle (ICS). No entanto, aAssociação 4C adota uma abordagem mais proativa em relação às práticas de gestão em comparação com os sistemas de controle.

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Verificação: A verificação do IMS é clara é direta. Os Verificadores da 4C utilizam elementos e indicadores fornecidos como orientação. O nível de eficácia do IMS da Unidade 4C tem um papel decisivo na agregação do desempenho das Unidades 4C como um todo, na realização da Autoavaliação e a Verificação.

8. Processo de Verificação

8.1. Introdução e resumo do processo de Verificação da 4C

Este capítulo descreve o ciclo de vida completa da Verificação, do contato inicial entre as Unidades 4C e os Verificadores da 4C para um orçamento e proposta de Verificação até a aceitação de um Plano de Melhoria após a obtenção da licença. Ele fornece orientação e osrequisitos para as principais etapas do processo. Todas as partes envolvidas (Unidades 4C, Verificadores da 4C e Secretaria da 4C) devem implantar e cumprir os respectivos requisitos especificados neste capítulo.

O fluxograma abaixo ilustra as principais etapas do processo de Verificação.


8.2. Seleção do Verificador e Contratação pelas Unidades 4C

Requisito: As unidades 4C SÓ DEVEM enviar um pedido de proposta para verificadores aprovados pela 4C. Após a implantação do Código de Conduta da 4C e dos outros Requisitos, a Entidade Gestora tem de assegurar que todos os documentos necessários (ver seção 8.3 Preparação para a Verificação pelos Verificadores da 4C) estão completos antes de enviar um Pedido de Proposta (Anexo 11.4) a Verificadores da 4C aprovados. A seleção do verificador TEM de ser transparente e totalmente isenta de qualquer conflito de interesse em potencial. Os registros TÊM de ser guardados por pelo menos seis anos (dois ciclos de Verificações) pela Entidade Gestora das Unidades 4C e pelos Verificadores da 4C.

Orientação: Este requisito se aplica às Unidades 4C e aos Verificadores da 4C. É especialmente importante para a seleção e contratação de verificadores para a Verificação Inicial e reverificação. Para a Verificação de acompanhamento e a adicional, a Associação 4C recomenda que as Unidades 4C contratem a mesma empresa verificadora.

Se as Unidades 4C implantarem esquemas diferentes, por exemplo, Rainforest Alliance, UTZ Certified, Fairtrade ou C.A.F.E Practices, eles podem coordenar uma auditoria combinada para poupar tempo e recursos.

Num ciclo de Verificação (no máximo três anos), a Verificação tem de ocorrer pelo menos uma vez durante a época da colheita. Se a verificação inicial ocorrer fora da temporada, as Unidades 4C precisam programar uma reverificação ou verificação adiciona durante o período da colheita.

Como muitos verificadores estão normalmente no campo com acesso esporádico a emails e outras mídias de trabalho, a prática comum é um prazo de, pelo menos, cinco dias úteis para uma proposta de Verificação. Depois deste prazo, a Unidade 4C está livre para escolher o verificador mais adequado entre as propostas recebidas. A Associação 4C preparou a orientação para possibilitar as Unidades 4C selecionarem um verificador de uma forma objetiva e sem conflito de interesses. Esses critérios são os seguintes:

· Disponibilidade dos verificadores (o mais próximo da data que as Unidades 4C desejam)

· Localização geográfica (distância entre o local do verificador e a Unidade 4C quanto mais distantes estiverem os verificadores, maiores são as despesas de viagem)

· Equipe com mistura de gêneros (tanto verificadoras quanto verificadores devem estar disponíveis para a Verificação)

· Proficiência no idioma (para poder se comunicar com os Parceiros de Negócio da Unidade 4C no próprio idioma deles).

· Taxa/honorários por dia, e· Tempo estimado necessário para a Verificação.

A lista atualizada dos Verificadores da 4C aprovados está disponível no site da 4C.

Para evitar eventuais confusões, a Unidade 4C deve esclarecer de forma clara se fará ou não os arranjos logísticos (por exemplo, transporte, acomodações) para os verificadores no Pedido de Proposta. Em alguns casos, os custos logísticos podem significar uma quantia significativa do valor total do contrato.


Também é muito importante incluir informações sobre os principais locais dos parceiros de negócio para possibilitar aos verificadores estimar o tempo necessário para viajar de um local para o outro.

Para evitar conflitos de interesse, as Unidades 4C não podem enviar Pedidos de Proposta a Verificadores da 4C que forneceram a essa Unidade serviços de treinamento e consultoria até três anos após esses serviços terem ocorrido. Por enquanto, quando um Verificador da 4C é selecionado para Verificação, as Unidades 4C têm de informar a Secretaria da 4C para fins de monitoramento. No futuro próximo, isto não será necessária, porque o processo todo será feito via Plataforma da 4C Online. No devido tempo, serão enviadas comunicação e instruções de como usar a plataforma online para os Membros da 4C e as Unidades 4C.

Verificação: Este requisito não é verificado durante uma Verificação normal, porém pode ser verificado no decorrer de uma visita não anunciada / surpresa por Organização Independente e pela Secretaria da 4C. O não cumprimento deste requisito resultará em inconformidade.

8.3. Preparação para a Verificação pelos Verificadores da 4C

Requisito: A verificação SÓ PODE ser realizada quando os documentos necessários estiverem preenchidos pela Unidade 4C e compartilhados com o verificador selecionado. A amostra da verificação TEM de ser feita com base no risco. Os nomes dos Parceiros de Negócio na amostra da verificação só podem ser anunciados à Unidade 4C no máximo dois dias antes. A amostra da Verificação NÃO DEVE ser influenciada de maneira nenhuma pela Unidade 4C. O plano de verificação TEM DE ser compartilhado com a Unidade 4C antes de a Verificação de fato ocorrer. Todos os registros TÊM de ser mantidos por pelo menos seis anos (dois ciclos de Verificações) pelas partes envolvidas.

Orientação: Este requisito aplica-se principalmente aos Verificadores da 4C.

Oficialmente, a Verificação tem início quando os verificadores recebem os documentos das Unidades 4C para preparação. O tempo necessário para esta etapa depende de até que ponto os documentos e as informações fornecidas pela Unidade 4C estão completos. Se os documentos não estiverem totalmente preenchidos ou completos, os verificadores terão de gastar mais tempo interagindo com as Unidades 4C para obter informações suficientes para o seu trabalho de preparação.

Os requisitos da verificação são definidos dependendo do tipo da Verificação. A legislação nacional / internacional aplicável sempre fazem parte de qualquer tipo de requisito da Verificação.

Os Verificadores da 4C têm de se assegurar que os documentos apresentados pelas Unidades 4C para Verificação estão atualizados. Os documentos necessários para os diferentes tipos de verificação incluem:


Tipo deVerificação

Prazo Documentos a serem apresentados para seleção pelo(s) verificador(es) antes

da Verificação

Requisitos da Verificação

Inicial Quando prontos

-Autoavaliação Agregada,- Mapa dos Parceiros de

Negócio (ou equivalente) e Organograma.

- O Código de Conduta da 4C e respectivos indicadores

- A Autoavaliaçãoagregada

- Os Regulamentos de Verificação da 4C (este documento)

- A Lista da 4C dos agrotóxicos vermelhos e amarelos

Acompa-nhamento

Até 180 dias após a Verificação, ou um ano (dependendo das diferentes condições)

- Plano de Melhoria e documentação sobre o progresso nos últimos meses

- Autoavaliação agregada atualizada

- Mapa dos Parceiros de Negócio atualizado (ou equivalente)


- A Autoavaliaçãoagregada atualizada

- Regulamentos da Verificação da 4C (este documento) Lista dos agrotóxicos amarelos e vermelhos

- Plano de Melhoria e documentação sobre os progressos

Adicional A qualquer tempo dentro do ciclo de Verificação

- Autoavaliação agregada mais recente também leva em conta o desempenho dos novos Parceiros de Negócio.

- Mapa dos Parceiros de Negócio atualizado (ou equivalente),

- Organograma atualizado refletindo os Parceiros de Negócio recém-incluídos,

- Relatório da Verificação anterior,

- Plano de Melhoria atualizado,- Documentos atualizados

anualmente em relação ao(s) ano(s) anterior(es) no caso de a verificação adicional ser sido marcada para mais de um ano após a verificação anterior.


- A Autoavaliaçãoagregada

- Os Regulamentos de Verificação da 4C (estedocumento)

- A Lista da 4C de agrotóxicos amarelos e vermelhos

- Plano de Melhoria e documentação sobre os progressos

- Relatório da Verificação anterior

Re- No máximo - Autoavaliação agregada mais - O Código de Conduta


verificação três anos após a Verificação inicial

recente,- Mapa dos Parceiros de

Negócio atualizado (ou equivalente),

- Organograma atualizado; - Relatório(s) da(s)

Verificação(ões) anterior(es),- Todos os Planos de Melhoria

e documentação sobre os progressos (do inicial ao mais recente),

- Autoavaliação agregada anual dos anos anteriores,

- Atualizações anuais em relação aos anos anteriores.

da 4C e respectivos indicadores

- A Autoavaliação agregada

- Os Regulamentos de Verificação da 4C (este documento)

- A Lista dos agrotóxicos vermelhos e amarelos

- Um Plano de Melhoria e a documentação sobre os progressos

- O relatório da Verificação anterior

Para apoiar os Membros da 4C e evitar burocracia desnecessária e promover auditorias combinadas (uma auditoria verificando em relação a mais de um padrão), o sistema de Verificação da 4C aceita documentos que são equivalentes ao Mapa de Parceiros de Negócio desde que contenham as informações mínimas necessárias conforme especificadas no BPM.

É responsabilidade dos Verificadores da 4C assegurar que todos os documentos e informações necessárias sejam apresentados completos e atualizados pela Unidade 4C. Se a Unidade 4C apresentar documentos incompletos, os verificadores terão de solicitar os dados faltantes ou documentos faltantes como parte de uma análise no escritório. Nenhuma Verificação pode ser realizada sem que os documentos tenham sido preenchidos e estejam completos.

a. Identificação do fator de risco

Os documentos preenchidos e completos ajudam os verificadores a identificar quaisquer riscos de não conformidade dentro das Unidades 4C que podem contribuir para que elas não sejam licenciadas. Dento de uma Unidade 4C pode existir uma grande variedade de fatores de risco para não conformidades. Abaixo seguem listas não exaustivas de situações que podem colocar as Unidades 4C em risco de não conformidade. Esses fatores são categorizados de acordo com os principais agentes dentro da Unidade 4C: a Unidade 4C como um todo, a Entidade Gestora, os cafeicultores, os coletores e os beneficiadores / processadores. Os Verificadores poderão ter a necessidade de cruzar as informações ou obter informações adicionais das Unidades 4C, paradecidirem a respeito de uma boa amostra para a Verificação. O conhecimento do local pelos verificadores e sua experiência desempenham um papel crucial nesse processo.

· Fatores gerais de risco no nível da Unidade 4C incluem, porém sem a isso se limitar: o O grande porte da Unidade 4C existência de muitos Parceiros de Negócio o Heterogeneidade entre os Parceiros de Negócio (tamanho da fazenda, métodos de

produção, acesso à tecnologia, etc.)o Vasta dispersão geográfica dos Parceiros de Negócioo Cadeia de suprimentos longa o Infraestrutura ruim dentro da área de captação da Unidade 4C o Localizada em zonas de conflito ou desastre o Sistema 4C implantado somente por um curto espaço de tempo o Nenhuma experiência com outros esquemas de sustentabilidade


· Fatores de risco no nível da Entidade Gestora incluem, porém sem a isso se limitar:o Pessoal inexperiente o Sistema Interno de Gestão inadequado o Escassez de recursos humanoso Nenhuma comunicação direta com os cafeicultores (por exemplo, somente através

dos coletores).

· Fatores de risco no nível do cafeicultor, incluem, porém sem a isso se limitar: o Localizado a uma grande distância da Entidade Gestorao Nenhuma experiência com outros esquemas de sustentabilidade o Nenhum treinamento recebido a respeito da implantação do Código da 44C e outros

tópicos relacionadoso Analfabetismo e/ou baixíssima escolaridadeo Não ter outra experiência com esquemas de sustentabilidade o Fazendas grandes / pequenas ( quanto maior, mais requisitos se aplicam à fazenda, e

mais exposição a outros fatores de risco. Por outro lado, quanto menor, maior a negligência ou ignorância sobre as boas práticas. Os Verificadores da 4C terão de usar seus conhecimentos do contexto local para determinar esse fator de risco de uma Unidade 4C específica).

o Grande número de empregados o Práticas agrícolas intensivas o Proximidade a áreas de conservação natural (bacia hidrográfica, floresta, parques

naturais, etc.) o Recém-ingressado na Unidade 4Co Não foi avaliado pela Entidade Gestora durante a Autoavaliação da Unidade 4Co Baixo resultado da Autoavaliaçãoo Não verificado / auditado durante verificação anterior / auditoria de outro esquema o Localizado em áreas com erosão do solo

· Fatores de risco no nível dos coletores / armazéns incluem, porém sem a isso se limitar: o Comprar / armazenar café de fontes diferentes (cafeicultores 4C x cafeicultores que

não são da 4C) o Distância até os cafeicultores 4C e até a Entidade Gestora (quanto mais distante

estiver o coletor dos cafeicultores e Entidade Gestora, mais possibilidade há de que a comunicação com eles e o rastreamento do café possa ser difícil).Nenhum treinamento fornecido sobre a implantação do Código 4C e de outros tópicos relacionados

· Fatores de risco no nível do processador (processamento úmido, processamento seco) incluem, porém sem a isso se limitar: o Grande número de empregados o Potencial poluição da água (no processamento úmido)


o Distância da Entidade Gestora e das autoridades que fiscalizam a implantação das leis trabalhistas e ambientais

o Processamento de tipos diferentes de café (café que cumpre os parâmetros da 4C e outros cafés)

o Nenhuma experiência com outros esquemas de sustentabilidade o Não ter sido verificado /auditado durante verificação anterior / auditorias de outros

esquemas o Baixo resultado na avaliação o Alto consumo de energia no processamento

b. Avaliação dos fatores de risco (Identificação dos Riscos)

Os Verificadores da 4C utilizam os fatores de risco no nível agregado da Unidade C para definir uma estratégia de amostragem. Eles também usam os fatores de risco no nível dos Parceiros de Negócio para identificar a amostra.

Os fatores de risco são avaliados utilizando a seguinte matriz de avaliação de riscos:

Em princípio, a avaliação dos fatores de risco ou identificação de risco é realizada durante a etapa de preparação antes de a Verificação ser realizada. No entanto, poderá ser necessário ajustar isso, a critério do verificador, com base em outras informações fornecidas aos

Gravidade: Se ocorrer, quão grande será seu efeito no desempenho da Unidade 4C como um todo?

Probabilidade: Qual a possibilidade de ocorrência do fator de risco?

Quase certo(Ocorre com frequência ou acontece com a maioria dos BPs)

Possível (Ocorre diversas vezes ou acontece com diversos BPs)

Ocasional (Ocorre esporadicamente ou com poucos BPs)

Raro (Pode ocorrer com muito poucos BPs)

Improvável(Praticamente não ocorre nunca).

Significativo (A Entidade Gestora não consegue controlar a situação. A Verificação falha). Alto Alto Alto Médio MédioModerado (A Entidade Gestora pode controlar a situação com dificuldade, mas os requisitos mínimos para ser licenciada são atendidos). Alto Alto Médio Médio BaixoMenor (A Entidade Gestora pode controlar a situação com facilidade. Os requisitos mínimos para ser licenciada são atendidos). Alto Médio Médio Baixo BaixoInsignificante (A situação tem um efeito próximo de zero no desempenho das Unidades 4C como um todo. Os requisitos são atendidos). Médio Baixo Baixo Baixo Baixo


verificadores durante a reunião de abertura, a entrevista com a Entidade Gestora e a inspeção às instalações.

c. Tamanho da amostra

Como sistema paramétrico padrão, a Verificação da 4C utiliza a fórmula universal de amostragem a qual é:

50% da raiz quadrada do número total de Parceiros de Negócio (BP) de uma Unidade 4C + a Entidade Gestora (ME).

Esta fórmula é usada independentemente do tamanho das Unidades 4C. Se 50% da raiz quadrada resultar em um número decimal, ele é arredondado para cima, para o próximo número inteiro.

Exemplo: Uma Unidade 4C que tem um total de 1325 parceiros de negócio (PBs). 50% x 1325 = 18,2 (arredondado para cima, para 19).Amostra da Verificação = 19 (BPs) +1 (ME) => 20 no total.O tamanho da amostra para a Verificação adicional é de:

50% da raiz quadrada do número total de NOVOS Parceiros de Negócio (BP) de uma Unidade 4C + 1 para 3 BPs da amostra da Verificação inicial + a Entidade Gestora (ME).

Exemplo:A Unidade 4C acima tem 1325 BPs. Agora ela tenciona incluir 357 novos BPs e solicita umaVerificação adicional. O tamanho da amostra para a Verificação adicional é de:

50% x 357 = 9,4 (a ser arredondado para cima, para 10) = 10 (novos BPs)+ 2 (BPs da amostra da Verificação inicial) + 1 (ME) => 13 no total

A amostra da Verificação adicional precisa sempre incluir alguns Parceiros de Negócio da amostra da Verificação inicial para verificar os resultados das melhorias contínuas da Unidade 4C. O número de Parceiros de Negócio antigos a serem incluídos na amostra da Verificação adicional varia (entre 1 a 3) dependendo do tamanho da amostra da Verificação inicial. O Verificador da 4C justifica sua decisão e documenta sua justificativa no relatório da Verificação adicional.

d. Amostragem

A abordagem geral da Verificação 4C é que a cadeia é somente tão forte quanto o seu elo mais fraco . É especialmente importante levar essa abordagem em conta na amostragem devido ao pequeno tamanho da amostra que o sistema paramétrico da 4C adota. Os verificadores, portanto, têm de assegurar que sejam incluídos BPs ou áreas de alto risco na amostra daVerificação.

Por outro lado, a amostra da Verificação precisa incluir diferentes tipos de Parceiros de Negócio da Unidade 4C (cafeicultores, cooperativas/ associações, coletores, processadores, etc.) Como mínimo, um Parceiro de Negócio de cada tipo que a Unidade 4C tem, deverá fazer parte da amostra da Verificação.


Dependendo do tamanho da Unidade 4C, os verificadores poderão dividir o número total de BPs em agrupamentos primeiro. Neste caso, os fatores gerais de risco identificados no nível da Unidade 4C, tais como dispersão geográfica, heterogeneidade, localizado em regiões difíceis/ problemáticas, etc., são usados para o agrupamento. O tamanho da amostra de cada agrupamento é proporcional ao tamanho do agrupamento em relação ao número total de BPs.

Exemplo: A Unidade 4C acima tem 1325 BPs (no total). O tamanho da amostra conforme definida acima é de 19 (BPs) +1 (ME).

De acordo com os locais geográficos e a heterogeneidade em termos das práticas de produçãode café, o número total de Parceiros de Negócio pode ser dividido em três agrupamentos.

Agrupamento 1 tem 376 BPs= 28% do número total de BPs = 28% da amostra = 5,32 BPs = 5 BPs

Agrupamento 2 tem 702 BPs = 53% do número total de BPS = 53% da amostra = 10.07 BPs = 10 BPs

Agrupamento 3 tem 247 BPs = 19% do número total de BPs = 19% da amostra = 3.61 BPs = 4 BPs

Então, dentro de cada agrupamento, a mesma abordagem de avaliação de risco é usada para identificar e selecionar Parceiros de Negócio para as visitas de Verificação. Quando os Parceiros de Negócio estão em áreas de alto risco destacadas em vermelho na matriz, os verificadores deverão se certificar que pelo menos 80% da amostra é dedicada a verificá-los. Os restantes 20% da amostra é dividido Parceiros de Negócio de risco médio (em amarelo) e baixo risco (em verde).

Exemplo: No agrupamento 2 acima, uma amostra de 10 BPs deve ser visitada. Muitos Parceiros de Negócio neste agrupamento estão avaliados como de alto risco. Assim os verificadores da 4C deverão fazer oito visitas a BPs de alto risco e duas visitas a BPs de médio / baixo risco.

Os verificadores precisam assegurar que a amostra da reverificação inclui também alguns Parceiros de Negócio que apresentam um desempenho mais fraco na amostra de verificação anterior. Isto é especialmente importante na verificação das melhorias feitas naqueles Parceiros de Negócio.

e. Plano de Verificação

Uma vez que a amostra da verificação tenha sido estabelecida, os verificadores da 4C preparam o Plano de Verificação e o compartilham com as Unidades 4C antecipadamente. Os verificadores podem usar seus próprios modelos para o Plano de Verificação; no entanto, eles têm de incluir as seguintes informações, no mínimo:

· Quando começará a Verificação e aonde · Alocação do tempo para cada atividade durante a verificação · Quem estará presente em que parte da verificação e aonde.


O Plano de Verificação pode ser combinado com um plano de amostra que fornece as informações a respeito das áreas ou regiões que os verificadores irão visitara. No entanto, NENHUM nome de NENHUM Parceiro de Negócio pode ser incluído no Plano de Verificação inicial. O Plano de Verificação inicial deve ser enviado para as Unidades 4C assim que estiver preparado para permitir que as Unidades 4C tenham tempo suficiente para alocar os recursos necessários para a verificação.

Os nomes dos Parceiros de Negócio das amostras só devem ser anunciados para as Unidades 4C no máximo dois dias antes da data da Verificação, permitindo que a Entidade de Gestão da Unidade 4C contatar e informar seus Parceiros de negócio sobre a Verificação.

No caso de ausência justificável e mais tarde verificável (doença, viagem, falecimento, etc.), os verificadores têm de usar a mesma abordagem baseada em risco para encontrar um substituto.

As Unidades 4C NÃO podem influenciar a decisão dos verificadores sobre as amostras e/ou substituições na Verificação de nenhuma forma. Se os verificadores forem considerados como tendo sido influenciados pelas Unidades 4C na amostragem, medidas necessárias de sanção serão aplicadas. Essas medidas podem incluir cancelar o resultado da Verificação e imediatamente retira o verificador da lista de verificadores aprovados da 44C. Se o verificador quiser recorrer da decisão, o mecanismo de reclamação da seção 10.3 Mecanismo de Reclamação será observado juntamente com o regimento interno da Junta de Mediação da 4C (4CDoc_010_Bylaws_Mediation Board_v3.0_en).

Verificação: Este Requisito (Preparação para a Verificação) é verificado por OrganizaçãoIndependente junto com a Secretaria da 4C durante as analises periódicas do sistema de Verificação / visitas surpresa. Os escritórios dos verificadores são visitados e os registros conferidos para confirmar que os verificadores implantaram estritamente este requisito. O não cumprimento deste requisito resultará em uma não conformidade.

8.4. Verificação no local pelos Verificadores da 4C

A maioria da Verificação é realizada no local. A Verificação consiste de diversas partes e envolve diferentes atividades. Esta seção fornece uma breve introdução para a Verificação no local paraas Unidades 4C que nunca receberam uma auditoria antes. Não visa a instruir os verificadores sobre como realizar as auditorias, mas fornecer um resumo introdutório.

Em princípio, todas as principais etapas descritas abaixo são as mesmas para os diferentes tipos de Verificação. A única diferença é o foco da Verificação (por exemplo, durante a reverificação, é dada mais ênfase na verificação das melhorias) e no volume de tempo despendido nas diferentes atividades no campo.

8.4.1. Reunião de abertura

A reunião de abertura é o ponto de entrada para a Verificação no local. Os objetivos da reunião de abertura são para que a Entidade Gestora das Unidades 4C e os verificadores se conheçam pessoalmente, para confirmar os objetivos da Verificação, e os Requisitos, para confirmar ou ajustar os planos de Verificação ou a amostragem e para os verificadores explicarem à Entidade Gestora como a verificação será realizada.

Esta reunião geralmente tem 15 a 30 minutos de duração e é normalmente realiada no escritório da Entidade Gestora. Tanto os gestores da Entidade Gestora quanto as pessoas


responsáveis terão de estar presentes a esta reunião. Se a Entidade Gestora desejar, ela poderá convidar mais participantes das Unidades 4C para participar da reunião da abertura. Todos os membros da equipe do verificador têm de estar presentes à reunião de abertura. Todos que participam deste reunião também devem estar presentes à reunião de encerramento ao final da verificação.

8.4.2. Entrevistas, inspeções, conferência dos documentos

Após a reunião de abertura, os verificadores entrevistam a pessoa ou as pessoas responsáveis pela Unidade 4C e pela implantação do Sistema 4C. O objetivo desta entrevista com a gerência é obter uma visão da Unidade 4C bem como do Sistema Interno de gestão (IMS). A percepção obtida da entrevista com os gerentes poderá levar o verificador a decidir efetuar modificações nos planos de verificação e amostragem.

Em seguida à reunião com os gerentes, os verificadores checam os documentos e registros, realizam entrevistas com outros funcionários pertinentes da Entidade Gestora. Compete aos verificadores decidirem quais as atividades que serão realizadas primeiro, com base na situação de fato. Se a entidade Gestora tiver uma fábrica dentro das suas instalações, todas as atividadesacima poderão normalmente ser realizadas no primeiro dia da verificação no local.

Daí em diante, os verificadores da 4C visitam os Parceiros de Negócio em suas residências, escritórios e fazendas. A equipe dos verificadores geralmente se divide em grupos que visitam diferentes Parceiros de Negócio. A Entidade Gestora da Unidade 4C deverá designara uma pessoa para acompanhar cada grupo de verificadores e os apresentar aos Parceiros de Negócio. O acompanhante não deve responder às perguntas que os verificadores fazem aos Parceiros de negócio. Em muitos casos, os verificadores podem solicitar que o acompanhante os deixe sozinhos com os Parceiros de Negócio para evitar intervenções não solicitadas e manter a confidencialidade.

As principais atividades de verificações realizadas no nível do Parceiro de Negócio são: uma entrevista com os Parceiros de Negócio, cafeicultores e seus trabalhadores: uma inspeção física à fazenda / às instalações; e uma analise dos documentos e registros. Algumas vezes, os verificadores poderão considerar necessário entrevistar outras partes interessadas no local, por exemplo, professores em escolas próximas ou representantes do sindicato fora das Unidades 4C ou pessoa ou lojas de venda de produtos químicos para confirmar ou refutar determinadas informações.

No final de cada verificação no local, os verificadores poderão necessitar aumentar a amostra a fim de obter comprovação para chegar a conclusões profundas sobre o desempenho da Unidade 4C. A Unidade 4C tem o direito de receber uma explicação adequada em relação ao aumento da amostra. Visita(s) adicional(is) a Parceiros de Negócio também têm de ser baseadas nos riscos e são limitadas ao máximo de dois homem/dia extras.

8.4.3. Reunião de encerramento

Quando todas as visitas de Verificação estiverem concluídas, os membros da equipe do verificador reservam um tempo razoável para reunirem-se entre eles e discutir as visitas e consolidar seus resultados. Eles então chegam a um acordo sobre o resultado da verificação como um todo antes de apresentá-lo para a Entidade Gestora da Unidade 4C.


Todas as pessoas que participaram da reunião de abertura no primeiro dia devem participar da reunião de encerramento, que geralmente é realizada no escritório da entidade Gestora, embora possa ser escolhido outro local de mútuo acordo. Eles poderão utilizar esta reunião para esclarecimentos finais e/ou apresentação de evidencias corroborativas para quaisquer questões não resolvidas.

Idealmente, ambas as partes assinam um mútuo acordo a respeito do resultado preliminar da verificação no final da reunião de encerramento, antes de a equipe do verificador partir.

No entanto, este resultado é preliminar, pois a decisão final será tomada na Secretaria da 4C.

8.5. Avaliação pelos Verificadores da 4C

Esta etapa envolve diversos níveis de avaliação. A equipe do verificador deve realizar esta avaliação antes da reunião de encerramento, para chegar à conclusão do resultado preliminar da verificação. Os detalhes das evidencias que comprovam as conclusões da verificação poderão ser delineadas e documentadas mais tarde no relatório de verificação.

Requisito: Os verificadores da 4C TÊM de seguir estas instruções ao elaborar as conclusões da verificação.

Orientação: A equipe do verificador avalia:(i) A precisão da Autoavaliação das Unidades 4C agregando os resultados das visitas aos

Parceiros de Negócio na amostra, incluindo a exclusão das 10 Práticas Inaceitáveis;

(ii) A conformidade da Unidade 4C aos outros requisitos da Verificação, conforme especificados neste documento.

Este capítulo fornece orientação sobre como agregar os resultados da verificação e como classificar a não conformidade em relação aos Requisitos da Verificação.

8.5.1. Agregando os resultados da verificação A agregação dos resultados é uma das partes mais críticas dos processos de Autoavaliação e deVerificação. São necessárias informações de todas as atividades de verificação, inclusive a análise no escritório [desk review], inspeção no local, entrevistas e documentos e checagem de registros. Essas atividades são realizadas, em geral, por diferentes membros da equipe de verificadores (ou pessoal da Entidade Gestora da Unidade 4C, no caso das Autoavaliações). Por isso, a agregação desses resultados requer não só um bom entendimento do Sistema 4C, bem como senso comum da parte dos assessores.

O resultado como um todo é agregado em várias etapas:

1ª etapa: Todos os Parceiros de Negócio da amostra e a Entidade Gestora são avaliados em relação a cada princípio do Código 4C e classificados conforme os indicadores do respectivo princípio. São designados valores para diferentes níveis de desempenho.

2ª etapa: O valor médio por princípio da amostra é calculado somando os valores da classificação de todos os Parceiros de Negócio amostrados e da Entidade Gestora por princípio e então dividindo o resultado pelo tamanho da amostra, incluindo a Entidade Gestora.


Exemplo:O tamanho da amostra no caso da tabela abaixo é 6 (BPs) + 1 (ME) = 7 no total. Portanto, neste caso, a soma dos valores de classificação dos Parceiros de Negócio da amostra e da Entidade Gestora é dividido por 7 para se chegar ao valor médio.

O valor médio de cada princípio e dimensão da amostra é entre 1 e 3.

Se a classificação média apurada pelo verificador de um princípio (vermelha / amarela / verde) for diferente da Autoavaliação da Unidade 4C, é emitida uma descoberta pelo verificador. a diferença poderá ser um classificação para melhor (de vermelho para amarelo ou de amarelo para verde), ou uma classificação para pior (de verde para amarelo ou de amarelo paravermelho). As Unidades 4C têm de tratar de todas as descobertas de classificações para pior no Plano de Melhorias (Ver seção 7.7 Melhoria Contínua).

A tabela de classificações médias por princípio e por dimensão é fornecida às Unidades 4C e aos Verificadores da 4C pela Secretaria da 4C como parte do formulário de Autoavaliação e modelo de relatório de Verificação. As Unidade 4C devem usá-la ao realizar a Autoavaliação inicial e anual.

3ª etapa: O valor médio preliminar por dimensão para a amostra é calculado dividindo-se a soma de todos os valores médios por princípio pelo número total de princípios na dimensão. Exemplo: Na dimensão Social do Código de Conduta da 4C, há 11 princípios no total. A soma de todos os valores médios por princípio na Tabela abaixo é 21.1. Esta soma é dividida por 11 (o número de princípios sociais) para chegar ao valor médio preliminar por dimensão para a amostra, e que é 21.1/ 11 = 1,92.

4ª etapa: No entanto, o valor médio preliminar por dimensão (1,92) ainda não é final. O Sistema da 4C reconhece níveis de progresso dentro do Sistema Interno de Gestão (IMS) da Unidade 4C. Assim sendo, a classificação média por dimensão da amostra é ponderada em relação ao nível definido do IMS da Unidade 4C.

Com um IMS integrado em vigor, o desempenho médio da Unidade 4C ainda poderia ser classificado como amarelo, mesmo se o desempenho do seu Código seja sofrível (por exemplo, acima de 2.251 o valor médio em somente uma dimensão do Código). Presume-se que se a Entidade Gestora tem um bom IMS, ela tem os meios e mecanismos para ajudar seus Parceiros de Negócio a melhorarem seu respectivo desempenho.

Neste caso, será concedida à Unidade 4C licença com duração de 1 (um) ano como medida de incentivo que reconhece seus esforços em ter um IMS funcional. (Ver seco 8.5.2 Não conformidade e medidas de sanção).

Observação: Uma classificação amarela agregada em todas as dimensões é o pré-requisito mínimo para se candidatar a receber uma licença.


8.5.2. Não conformidade (NC) e Medidas de Sanção

Ocorre a não conformidade quando uma Unidade 4C não cumpre um dos Requisitos daVerificação especificados neste documento. Há 2 principais tipos de não conformidade: não conformidade crítica e não conformidade.

Não conformidade crítica

As Unidades 4C são consideradas como tendo uma não conformidade crítica quando deixam de cumprir ou com o Requisito de Exclusão das Práticas Inaceitáveis (7.3), ou o Requisito de Não Utilização de GMO (7.2). A Associação 4C e seus membros não transigem em relação a esses Requisitos.

Os critérios para identificarem uma não conformidade crítica dentro desses 2 Requisitos são:

· Há evidências suficientes sugerindo que existe uma prática inaceitável OU uso de plantas GMOs dentro da Unidade 4C;

E

· Não há evidencia demonstrando que foram tomadas medidas pela Entidade Gestora para tratar essa não conformidade.


Outro caso de não conformidade crítica está relacionado ao Requisito 7.7 Melhoria Continua das Unidades 4C. Esta não conformidade crítica só é descoberta na reverificação. Para confirmar uma não conformidade crítica neste caso, os verificadores precisam fornecer sólida comprovação para demonstrar que:

· Existem uma ou mais práticas vermelhas ainda (depois de três anos);

E

· Nenhum novo Parceiro de Negócio tinha sido incluído na Unidade 4C quando foi feita a reverificação ou o número de novos Parceiros de Negócio que ingressaram na Unidade 4C representam um aumento de menos de 30% do total dos Parceiros de Negócio;

E

· Não existem indícios de que foram tomadas providencias para eliminar as práticas vermelhas.

Se for confirmada qualquer não conformidade crítica, poderão ser aplicadas as seguintes sanções:

Tipo deVerificação

Sanções a serem aplicadas

Inicial e de acompanhamento

- Nenhuma licença é emitida- Uma visita de acompanhamento é realizada dentro de 180 dias sem

concessões - A licença só será emitida após a confirmação durante a visita de

acompanhamento, de que a não conformidade crítica foi resolvida. Adicional - Suspensão imediata da licença

- Visita de acompanhamento é realizada dentro de 180 dias sem concessões

- Os membros são informados- A suspensão só é levantada após confirmação de que a não

conformidade crítica foi sanada, o que ocorre durante a visita de acompanhamento.

-Reverificação - Nenhuma licença é renovada

- Visita de acompanhamento é realizada dentro de 180 dias sem concessões

- Os membros são informados - A licença só é renovada após a confirmação de que a não

conformidade crítica foi sanada, o que ocorre durante a visita de acompanhamento.


Não conformidade

As Unidades 4C são julgadas como não conformando quando elas não preenchem outros Requisitos da Verificação (7.7 Melhoria contínua das Unidades 4C; 7.8 Monitoramento periódico; 7.10 Concessão verifica acesso a informações, 8.2 Seleção do verificador e contratação pelas Unidades 4C) conforme especificado neste documento.

Descrição das não conformidades e respectivas medidas de sanção:

Requisito Descrição Medidas de sanção

7.7 Melhoria contínua

- Ainda existe prática vermelha apesar dos muitos esforços (verificáveis) da Entidade Gestora e dos Parceiros de Negócio para eliminá-la ou devido a uma reverificação anterior (Ver 7.9 Comercializando cafés que cumprem os parâmetros da 4C pelas Unidades 4C)

- Licença provisória de um ano após apresentação de Plano de Melhorias razoável e prático

- Visita de acompanhamento realizada após um ano

- Nova licença de três anos só é emitida depois de verificada a total eliminação da prática vermelha durante a visita de acompanhamento

Plano de aprovação não é apresentado em bases anuais aos verificadores e à Secretaria da 4C

- Suspensão da licença após dois lembretes sem sucesso dentro de quatro semanas após o prazo para apresentação

- A suspensão só é retirada após a apresentação de um Plano de Melhorias atualizado e acompanhamento comprovando os progressos

7.8 Monitoramentoperiódico

- Relatório comercial anual não é preparado

- Atualização anual (incluindo todo os documentos mencionados na seção 7.8.) não são enviados à Secretaria da 4C

- Suspensão da licença após dois lembretes sem sucesso

- A suspensão só é retirada após recebimento das informações e documentos/registros em atraso

7.10 Concessão aos verificadores de acesso às informações

- Acesso a informações que os verificadores necessitam justificadamente não é concedida

- A licença não é emitida- A decisão de licenciar será

considerada quando da apresentação das informações necessárias aos verificadores e à Secretaria da 4C, desde que o resultado amarelo médio como um todo é confirmado com o apoio das evidências apresentadas

8.2 Verificador seleção e contratação

- Verificadores têm conflito de interesse ou seleção não transparente do verificador

- Suspensão imediata da licença - Visita por verificador nomeado

pela Secretaria (pago pelas


Unidades 4C) de no máximo quatro homem/dias (dependendo do tamanho da Unidade 4C)

- Suspensão só é levantada após confirmação pelo verificador nomeado a respeito da conformidade da Unidade 4C como um todo.

Outros casos

(i) Nos casos em que uma classificação vermelha média de qualquer dimensão do Código 4C for confirmada durante a Verificação inicial, mas no qual as Unidades 4C têm IMS avançados (parte final da seção 8.5.1 Agregando resultados), as decisões de licenciamento podem variar dependendo da magnitude das práticas vermelhas e do contexto local. Isso se aplica a situações em que (a) Os requisitos do Sistema 4C são mais rigorosos do que as leis locais (por exemplo, Princípio Social - Liberdade de associação, ou não há proibição no país para o uso de ingredientes vermelhos nas Listas Vermelha e Amarela de Agrotóxicos da Associação 4C); (b) as práticas vermelhas requerem muitos recursos (tanto em tempo quanto financeiros) como no caso de melhoria do tratamento das instalações de águas servidas dos Parceiros de Negócio individualmente.

A decisão poderá ser tomada em uma das seguintes direções:

· O caso poderá ser considerado uma não conformidade crítica e as respectivas sanções na Verificação inicial serão aplicadas; ou

· Será emitida uma licença provisória após a apresentação de um Plano de Melhorias realista com indícios de progressos feitos para eliminar as práticas vermelhas. O Plano de Melhorias terá de ser apresentado dentro de três meses após o último dia da Verificação. Após um ano, terá de ser realizada uma visita de acompanhamento. Outras decisões dependerão dos resultados da visita de acompanhamento.

(ii) No caso em que o desempenho amarelo médio da Unidade 4C for confirmado, mas o Verificador da 4C tem motivos para seu baixo nível de conforto, poderá ser feita uma recomendação à unidade 4C e à Secretaria da 4C ou por uma visita adicional à Unidade 4C em um determinado prazo, ou um intervalo menor para a reverificação. Neste últimocaso, o período de validade da licença da Unidade 4C é determinado pelo intervalo recomendado para a reverificação.

Verificação: Este Requisito se aplica aos Verificadores da 4C. Será verificado pela Organização Independente e pela Secretaria da 4C durante as análises periódicas do sistema / as visitas não anunciadas.

8.6. Relatórios dos Verificadores da 4C

Requisito: Os Verificadores da 4C TÊM de enviar seu relatório final de verificação para a Entidade Gestora da Unidade 4C dentro de quinze dias úteis da data da reunião de encerramento. O relatório de verificação TEM de ser guardado por no mínimo seis anos por todas as partes


envolvidas, ou seja, pela Entidade Gestora da Unidade 4C, pelos Verificadores da 4C e pela Secretaria da 4C.

Orientação: Este Requisito se aplica principalmente aos Verificadores da 4C. Um modelo do relatório de verificação com orientação está disponível para utilização dos verificadores. Os verificadores preenchem todas as informações necessárias no modelo e relatam quaisquer descobertas com evidências verificáveis. Essas evidências podem incluir fotos, cópias de documentos, etc.

Os verificadores têm no máximo quinze dias úteis (três semanas) para finalizar e enviar o relatório tanto para a Entidade Gestora da Unidade 4C quanto para a Secretaria da 4C.

A Entidade Gestora da Unidade 4C tem cinco dias úteis (uma semana) para revisar, assinar e enviar o relatório de volta aos verificadores e à Secretaria da 4C. Qualquer atraso da parte das Unidades 4C em desempenhar sua tarefa resultará em atraso na decisão de licenciar.

Se a Unidade 4C discordar com as conclusões e recomendações finais para a decisão de licenciar do verificador, poderá ser solicitado ao verificador que forneça outras evidências para corroborar as reivindicações. Se a unidade 4C e os verificadores não conseguirem chegar a um acordo ou consenso, a Unidade 4C pode contatar a Secretaria da 4C para dar início ao procedimento de reclamação. Se a questão não puder ser resolvida no nível da Secretaria, outras medidas serão tomadas, de acordo com o procedimento e / ou Regimento Interno da Junta de Mediação.

A Secretaria da 4C aceita os relatórios de verificação preparados em outros idiomas que não sejam o inglês dentro do prazo de quinze dias úteis. Os verificadores da 4C precisam enviar uma tradução do relatório para o inglês dentro das próximas duas semanas úteis.

É boa prática para os verificadores terem uma pessoa dentro de sua empresa com bom entendimento do Sistema 4C que não esteve envolvida na verificação no local para checar e rever o relatório antes que ele seja compartilhado com a Unidade 4C.

Verificação: A conformidade com este requisito é monitorada principalmente pela Secretaria da 4C. Os relatórios de verificação são utilizados mais tarde nas avaliações periódicas do desempenho do verificador. Elas poderão ser verificadas pela Organização Independente tanto no nível da Secretaria quanto no do verificador durante o sistema periódico de análise ou visita surpresa. O não atendimento deste requisito resultará em não conformidade.

8.7. Decisões de Licenciamento pela Secretaria da 4C

Requisito: As decisões de licenciamento TÊM de ser objetivas, imparciais e transparentes. As pessoas que tomam as decisões de licenciamento TÊM de ser componentes na execução desta tarefa. As decisões de licenciamento TÊM de ser tomadas na hora oportuna, para facilitar as atividades comerciais dos membros da Associação 4C.

Orientação: Este requisito é crucial para a credibilidade do sistema 4C. O(s) tomador(es) de decisão em relação às licenças, portanto, têm de ser totalmente livres de qualquer influência e permanecerem independentes durante todo o processo.


A competência da pessoa responsável é desenvolvida em Cida do conhecimento do sistema da 4C e sua missão, treinamento de auditoria, experiência prática em auditoria e bom senso na solução de problemas.

As decisões de licenciamento incluem a emissão de uma Licença da 4C e todas as outras medidas de sanção descritas anteriormente na seção 8.5.2 Medidas de não conformidade e sanções.

As decisões de licenciamento, sob condições normais, devem ser tomadas no prazo de não mais de dez dias úteis (duas semanas) do recebimento do relatório final de verificação assinado tanto pelo verificador quanto pela Unidade 4C.

As decisões de licenciamento tomadas pelo Gerente de Padrões e Verificações da 4C nem sempre poderão estar de acordo com as conclusões e recomendações do verificador. Todas as ações tomadas do momento em que ocorre a discordância precisam ser registradas pela Secretaria da 4C. Se a discordância prosseguir, as partes poderão iniciar o procedimento de reclamação. A Unidade 4C em questão tem de ser informada em tempo oportuno a respeito do caso e ser atualizada quanto ao seu andamento.

Verificação: Este requisito aplica-se principalmente à Secretaria da 4C. A Organização Independente verifica a conformidade a este requisito durante a análise periódica do sistema. Qualquer caso que tiver sido mal encaminhado será comunicado à Diretoria Executiva da Associação 4C.

9. Aprovação / Reprovação de Verificadores da 4C pela Secretaria da 4C

Os verificadores da 4C desempenham uma função crucial no sistema de Verificação da 4C. Eles são a principal ponte entre as Unidades 4C e a Secretaria da 4C e outros órgãos da Associação 4C. o objetivo da Verificação da 4C não está limitado em confirmar o desempenho da Unidade 4C, possibilitando que participem ou permaneçam na cadeia de cafés que cumprem os parâmetros da 4C. Ela também visa a fornecer mais conhecimentos para as Unidades 4C e seus Parceiros de Negócio para possibilitar que melhorem sua eficiência e reduzam os impactos negativos de longo prazo no meio ambiente e na sociedade local. Para atingir esses objetivos, a Associação 4C trabalha com organizações profissionais independentes que compartilham esses valores.

É política da Associação 4C trabalhar com empresas do local ou que funcionam no local, pois entendem os contextos locais e trazem perspectivas locais para o processo de aprendizado da Associação 4C. Elas também normalmente são facilmente acessíveis para os produtores. A Associação 4C reconhece que os verificadores disponíveis no local nem sempre são credenciados independentemente do seu profissionalismo e competência. Em muitos casos, isso ocorre devido aos dispendiosos processos de credenciamento.

Por isso, embora a Associação 4C prefira trabalhar com verificadores credenciados com ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021, ela assume uma abordagem pragmática em relação a trabalhar com verificadores que se autodeclaram cumprir a ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021.

Assim, qualquer organização / empresa pode se tornar um Verificador da 4C desde que os requisitos aplicáveis especificados abaixo sejam atendidos.


9.1. Requisitos para Organizações / Empresas de Verificação da 4C

9.1.1.Pessoa Jurídica

Requisito: Os verificadores da 4C TÊM de ser registrados como pessoas jurídicas ou como parte oficial de uma pessoa jurídica maior.

Orientação: A legalidade dos Verificadores da 4C é importante no processo de verificação, quando a responsabilidade está em jogo. As filiais locais de empresas multinacionais de certificação que podem não estar oficialmente registradas poderão ser aceitas desde que o contato principal permaneça com a matriz da empresa e a filial local atue com uma subcontratada.

Se as filiais locais estiverem local e legalmente registradas, também é possível que se tornem um verificador da 4C independente (em relação à matriz).

Nos dois casos, o cumprimento ou credenciamento em ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021 tem de cobrir as atividades da filial local no que se refere à Verificação da 4C.

Verificação: Este Requisito será verificado pela Secretaria da 4C antes de ela assinara contratos padrão com os potenciais verificadores, bem como pela Organização Independente durante as análises periódicas do sistema / visitas não anunciadas.

9.1.2.Conformidade de credenciamento (autodeclarada) a ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021

Requisito: Os verificadores da 4C TÊM de ser credenciados pelo ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021 (para qualquer escopo agrícola) / ou estarem (autodeclarados) conformes (para o Escopo da 4C).

Orientação: As boas práticas estabelecidas no ISO/ IEC Guide 65 têm sido reconhecidas no mundo inteiro para certificação de produtos há décadas. No entanto, com a proliferação de muitos padrões ambientais e sociais, inclusive da Associação 4C, que não é um esquema de certificação de produtos, o padrão (ISO/ IEC Guide 65) não é mais relevante para todos os esquemas.

Com o novo Modelo de Negócios da Associação 4C, de acordo com o qual os Membros pagam os custos da verificação , a acessibilidade das verificações é de especial importância, ao mesmo tempo em que assegura que a credibilidade do sistema não seja comprometida. Por isso, os verificadores em potencial precisam:

· Ser credenciados ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021 em qualquer escopo e ou (i) ter documentação separada para cobrir a Verificação 4C; ou (ii) a Verificação 4C é coberta na documentação de credenciamento, mas não coberta pelo credenciamento em si. Uma cópia de certificado de credenciamento válido fará parte da documentação de aprovação do verificador que será revista pela Secretaria da 4C.

OU

· Cumprir as diretrizes ISO/IEC Guide 65 ou ISO 17021 tendo um sistema completo com a documentação necessária de acordo com os padrões, mas nenhum credenciamento em


vigor (autodeclarado). O Manual de Qualidade, como mínimo, exigido por ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021 será examinado e será parte integrante do processo de aprovação do verificador realizado pela Secretaria da 4C.

No caso em que os verificadores em potencial são multinacionais com filiais locais que querem assinar um contrato padrão entre sua matriz e a Secretaria da 4C, elas precisam assegurar que a conformidade com o credenciamento a ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021 cobre essas filiais locais. Isso precisa ser mencionado no escopo do certificado de credenciamento ou em outros documentos, se of verificadores autodeclararem sua conformidade.

O credenciamento ISO/IEC Guide 65 ou ISO 17021 de uma junta ou autoridade de credenciamento oficial nacional é aceito mesmo quando a junta ou autoridade de credenciamento ainda não for membro do Fórum Internacional de Credenciamento ou do Conselho de Credenciamento do Pacífico (PAC).

O principal objetivo do credenciamento ISO/IEC 65 ou ISO 17021 e sua conformidade em conjunto com a competência é assegurar que os verificadores potenciais têm um sistema de gestão confiável em vigor para assegurar a qualidade e credibilidade da Verificação 4C.

Verificação: Este requisito é verificado tanto pela Secretaria da 4C quanto pelos escritórios do Verificador da 4C e é checado por Organização Independente durante a análise periódica do sistema / visitas não anunciadas. O não atendimento deste requisito resultará em não conformidade do Verificador 4C.

9.1.3.Imparcialidade e conflitos de interesse

Requisito: Os verificadores da 4C TÊM de estar totalmente isentos de qualquer potencial conflito de interesse e/ou situação que possa afetar a imparcialidade e objetividade da Verificação da 4C. Eles se comprometem a isso ao assinar uma declaração de conflito de interesse como parte do contrato padrão.

Orientação: A imparcialidade e os conflitos de interesse são grandes preocupações enfrentadas pelo setor de certificação / verificação. Por isso, embora essa questão faça parte do ISO/ IEC Guide 65 e ISO 17021, a Associação 4C é de opinião ser necessário colocar mais ênfase neste regulamento para torná-lo transparente para os Membros da 4C e as Unidade da 4C.

Antes de enviar uma proposta para a Unidade 4C solicitando uma verificação, os Verificadores da 4C precisam se certificar de que não há conflito de interesse nessa verificação específica.

Os conflitos de interesse podem surgir quando · O Verificador da 4C fornece serviços à Unidade 4C para implantar o Sistema 4C (dentro

dos últimos três anos) e a prepara para a atual verificação solicitada.

· O verificador da 4C foi selecionado pela mesma Unidade 4C por duas verificações consecutivas antes da atual solicitação de verificação.

· O verificador da 4C tem interesses no negócio da Unidade 4C que solicita a verificação.


As empresas de verificação 4C têm de analisar os pedidos de verificação das Unidades 4C e alocar recursos para assegurar que os mesmos membros da equipe do verificador não realizem a verificação das mesmas Unidades 4C em mais de duas visitas consecutivas.

No entanto, durante a verificação os membros da equipe do verificador podem fornecer às Unidades 4C informações uteis sobre diversas questões que NÃO estão relacionadas com atingir o nível amarelo médio de desempenho do Sistema 4C. Neste caso, os verificadores da 4C precisam tornar claro para as Unidades 4C que:

· As sugestões fornecidas não são requisitos vinculantes

· As próprias Unidades 4C permanecem responsáveis por implantar o Código da 4C e os requisitos relacionados.

Verificação: Este requisito se aplica às empresas de verificadores da 4C e é checado por Organização Independente e Secretaria da 4C durante as análises periódicas do sistema / visitas não anunciadas. O não atendimento deste requisito resultará em não conformidade do Verificador da 4C.

9.1.4. Equilíbrio entre gêneros na equipe de verificação

Requisito: As empresas de Verificação 4C TÊM de assegurar que a equipe de verificação seja sempre equilibrada em termos de gênero dos participantes.

Orientação: A Verificação 4C precisa ser realizada por uma equipe de pelo menos duas pessoas, exceto conforme observado abaixo.

O equilíbrio de gênero da equipe de verificadores é importante para a Verificação da 4C. Milhões de mulheres trabalham no setor cafeeiro. Em muitos casos, devido a razões socioculturais, verificadores do sexo masculino nem sempre conseguem realizar entrevistas em profundidade com cafeicultoras mulheres ou com trabalhadoras e verificar suas condições de vida de maneira eficaz.

Pelo menos um membro da equipe de verificação deve ser uma mulher. Se isto não for possível devido a circunstâncias extraordinárias, a equipe precisa justificar o fato no relatório de verificação. Se a Unidade 4C e, portanto, ao tamanho da amostra for muito pequeno para uma equipe de dois membros (menor do que ou igual a 3 no total (2 BPs + 1ME), é aceitável que apenas um verificador realize a Verificação.

Verificação: Este requisito aplica-se às empresas de verificadores da 4C e é checado por Organização Independente e pela Secretaria da 4C durante as análises periódicas do sistema / visitas não anunciadas. O não cumprimento deste requisito resultará em não conformidade do Verificador da 4C.

9.1.5.Promovendo auditorias combinadas com outros esquemas de sustentabilidade

Requisito: Quando for apropriado, os verificadores da 4C PROMOVERÃO uma verificação 4C combinada com outros esquemas de auditoria.

Orientação: Em muitos casos, as Unidades 4C implantam diferentes esquemas de sustentabilidade para diferentes compradores e segmentos de mercado. Por outro lado, muitas


empresas de verificadores da 4C oferecem vários certificados e serviços de verificação ante diferentes padrões de esquemas.

Para apoiar os Membros da 4C em evitar duplicidade de auditorias, a Associação 4C incentiva os verificadores da 4C a proativa e publicamente oferecer auditorias combinadas a seus clientes. No entanto, a decisão de realizar uma auditoria combinada permanece com as Unidades 4C.

Verificação: Este requisito se aplica as empresas de verificadores da 4C e é checado por Organização Independente e pela Secretaria da 4C durante análises periódicas do sistema / visitas não anunciadas.

9.2. Requisitos de competência da equipe do verificador

Requisito: Os verificadores da 4C TÊM de assegurar que qualquer equipe selecionada para executar a Verificação 4C é competente para apresentar os resultados esperados. As empresas de verificadores 4C TÊM de manter registro da competência das equipes por pelo menos seis anos.

Orientação: Embora o Sistema 4C aja como uma linha básica, sua cobertura temática é ampla. Como ele opera na maioria das regiões que produzem café, há uma grande variedade de diversidade cultural e contextual. A equipe verificadora precisa poder tratar de situações complexas de maneira profissional e competente.

Toda equipe de verificação tem de ter um Verificador Líder para liderá-la. Os requisitos de competência para o Verificador Líder são ligeiramente diferentes daqueles dos outros membros da equipe.

As empresas de verificação precisam referir-se ao ISO 19011: 2002 para orientação geral sobre competência. Requisitos adicionais (mais específicos da 4C) estão listados abaixo. Eles são aplicáveis para a equipe de verificação como um todo. NÃO é necessário que cada membro da equipe atenda a todos os requisitos.

· Treinamentoo Os verificadores líderes da 4C têm de ser treinados pela Associação 4C. Depois da

participação bem-sucedida, é emitido um certificado de Verificador Líder da 4C. Os verificadores líderes da 4C lideram a Verificação 4C e podem transmitir o treinamento para seus colegas dentro da empresa de verificação. Neste caso, essesauditores treinados internamente terão de atender aos seguintes requisitos a fim de se tornarem Verificadores da 4C:

§ Serem treinados por um Verificador Líder da 4C; e

§ Observar pelo menos três verificações completas; e

§ Realizar pelo menos duas verificações como verificadores provisórios; e

§ Serem aprovados pelo Verificador Líder e pela gestão da empresa de verificação da 4C.

o Para os verificadores da 4C se tornarem verificadores líderes, eles têm de:


§ Ser membro de equipe sob um Verificador Líder da 4C em pelo menos duas verificações; e

§ Liderar de maneira provisória pelo menos uma verificação sob a supervisão de um Verificador Líder da 4C; e

§ Ser aprovado pelo Verificador Líder da 4C e pela gestão da empresa de verificação da 4C.

o Treinamento sobre SA 8000, BSCI ou outros padrões sociais são pontos a favor.

· Conhecimentos, habilidades e competências: o Conhecimentos sobre o Sistema 4C e entendimento de sua missão / visão o Conhecimentos sobre a legislação local aplicável e convenções internacionais e

capacidade de aplicá-las durante a verificação o Conhecimentos do contexto local e capacidade de aplicá-los durante a

verificação o Conhecimentos do setor cafeeiro o Competência para entrevistar o Capacidade e habilidade analítica para tomar amostras de verificação com base

em riscos e decisões e recomendações persuasivas o Habilidade para resolver problemas (verificador líder) e capacidade de liderar

discussões com várias partes interessadas o Conhecimento do idioma falado pela maioria dos produtores nas Unidades 4C.

Se este conhecimento não estiver disponível dentro da equipe, poderá ser recrutado um intérprete independente. Para evitar conflitos de interesse, as equipes de verificação não podem aceitar intérpretes que trabalham paraqualquer Parceiro de Negócio dentro da Unidade 4C.

· Experiênciao Experiência anterior em auditar outros esquemas e sistemas de gestão tais como

Rainforest Alliance, UTZ Certified, Fairtrade, GlobalG.A.P, orgânico, ISO 9001/ ISO 14001/ SA8000, etc.

o Experiência de trabalho no setor cafeeiro

As empresas de verificação 4C são responsáveis pela avaliação periódica da competência dos membros da equipe conforme especificado no ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021.

Verificação: Este requisito é verificado por Organização Independente na Secretaria da 4C e as empresas verificadoras 4C durante análises periódicas do sistema / visitas não anunciadas.

9.3. Mantendo o status de aprovação das empresas de verificação 4C Requisito: Para manter o status de aprovação, as empresas de verificação 4C aprovadas TÊM de assegurar que cumprem os requisitos especificados (credenciamento / cumprimento autodeclarado / competência dos verificadores e outros requisitos importantes) sempre.

Orientação: Cada vez que verificadores credenciados ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021 renovam seu certificado de credenciamento, eles TÊM de enviar uma cópia para a Secretaria da 4C o quanto antes. O período de carência é de no máximo três meses.


Os verificadores autodeclarados que estão conformes têm de enviar os resultados das auditorias internas e análises de gestão regulares com ações corretivas (no caso de qualquer não conformidade) para a Secretaria da 4C.

As empresas verificadoras 4C devem enviar seus membros de equipe (pelo menos o Verificador Líder) para participarem de workshops de verificadores regularmente, sendo que tais workshops são organizados e anfitrionados pela Secretaria da 4C. Os workshops são realizados em diferentes regiões oferecendo a oportunidade para os verificadores compartilharem suas experiências de verificação 4C e calibrarem seus conhecimentos e entendimento dos Conceitos e Sistema 4C. Durante esses workshops, a Secretaria da 4C apresenta atualizações sobre os acontecimentos recentes, inclusive informações e comentários recebidos dos membros e das Unidades 4C sobre verificações e verificadores da 4C.

No futuro, os workshops de verificadores poderão ser organizados online, onde as condições permitirem.

As empresas de verificação 4C têm de avaliar o desempenho dos membros de suas equipes anualmente. Os resultados da avaliação têm de ser documentados e as ações precisam ser tomadas para tratar de qualquer necessidade (por exemplo, treinamento) para manter adequadamente a competência das equipes para a verificação 4C.

Verificação: Este requisito se aplica principalmente aos verificadores da 4C. A Organização Independente verifica nos escritórios dos verificadores da 4C bem como na Secretaria da 4Cdurante as análises periódicas do sistema / visitas não anunciadas.

9.4. Processo de aprovação / sanção para empresas de verificação 4C

Requisito: SOMENTE empresas de verificação em potencial que atendem aos requisitos especificados acima (9.1 e 9.2) são aprovadas para realizar a Verificação 4C. Empresas de verificação 4C aprovadas TÊM de ser listadas publicamente no site da Associação 4C. A lista das empresas de verificação 4C aprovadas TÊM de ser atualizadas a intervalos regulares.

Orientação: Antes de aproar uma empresa de verificação em potencial, a Secretaria da 4Canalisa sua documentação, inclusive cópias dos certificados de credenciamento, procedimentos, registros de treinamento, etc.

Quando aprovados, um contrato padrão é assinado entre a empresa de verificação 4C e a Secretaria da 4C em nome da Associação 4C. O contrato padrão também inclui a declaração de confidencialidade do Verificador 4C. O contrato é válido para um período de três anos. Após três anos, se ambas as partes concordarem continuar sua cooperação e se os requisitos relevantes para as empresas de verificação 4C sejam atendidos, o contrato padrão poderá ser renovado.

Existem outros requisitos que as empresas de verificação 4C aprovadas têm de atender. A Secretaria da 4C é responsável por monitorar seu desempenho e conformidade com os requisitos relevantes. Também é responsável por tomar decisões oportunas para assegurar que o sistema seja confiável sempre. Essas decisões incluem tanto a aprovação de novos verificadores e a reprovação de verificadores que não cumprem os requisitos.

Abaixo estão as não conformidades e as sanções correspondentes aplicáveis aos verificadores:


Não conformidades Correções Sanções4

Certificado de credenciamento expirou -9.1.2. ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021 Credenciamento /Conformidade autodeclarada

Enviar certificado valido para a Secretaria dentro de no máximo três meses após a data em que terminou.

Reprovação = Os membros da 4C serão informados (via email, site da Associação 4C) + status de desaprovação na lista 4C de verificadores aprovados

Não foram enviados a Secretaria da 4C nenhum resultado de auditoria interna anual, análise de gestão e ações corretivas (para verificadores autodeclarados -9.1.2. - ISO/ IEC Guide 65 ou ISO 17021/Credenciamento/ Conformidade autodeclarada

Enviar comprovação necessária e registros dentro de no máximo três meses

Reprovação, se- Nenhum documento e

comprovante for enviado até três meses; ou

- O atraso se repete mais de uma vez

Nenhuma participação no workshop de atualização para verificadores da região, ou treinamento online

Orientação individual com a Secretaria 4C incorrendo em taxa extra

Reprovação do status na Lista dos verificadores aprovados da 4C

Relatório atrasado - 8.6.Relatórios pelos verificadores da 4C

Alerta. Reprovação do status na Lista de verificadores 4C aprovados após três alertas.

Realizando verificações sem ter concluído os documentos para as Unidades 4C 8.3 Preparação para a Verificação

Alerta. Reprovação do status na lista de verificadores da 4C aprovados, após três alertas.

Evidência de conflito de interesse óbvio - 9.1.3. Imparcialidade e conflito de interesse

Reprovação do status na lista de verificadores 4C aprovados

Uma lista regularmente atualizada das empresas de verificação 4C e dos seus detalhes de contato está disponível no site da Associação 4C. Os membros da 4C e das Unidades 4C só podem enviar Pedidos de Proposta a empresas aprovadas nesta lista.

Verificação: Este requisito aplica-se a Secretaria da 4C. A Organização Independente verifica isso durante análises periódicas do sistema / visitas não anunciadas.

10. Outras práticas de gestão da qualidade para o Sistema de Verificação 4C

Para assegurar que o sistema de verificação 4C é eficaz e eficiente, é necessário seguir práticas de gestão da qualidade. Muitos elementos do sistema de boa qualidade da gestão já estão incorporados nos vários requisitos para as partes envolvidas nos capítulos anteriores deste documento. Quaisquer elementos que não foram suficientemente tratados anteriormente estão descritos neste capítulo.

4 As sanções são impostas aos verificadores da 4C se as ações corretivas não forem aplicadas.


10.1. Gestão de dados e documentos pelos Verificadores da 4C e pela Secretaria da 4C

Requisito: Os dados e registros da verificação TÊM de ser mantidos por no mínimo seis anos. Os documentos relacionados à verificação TÊM de ser geridos de tal forma que somente as versões aprovadas e válidas estejam em uso.

Orientação: Os dados e documentos de verificação envolvem principalmente as atividades das empresas de verificação 4C e a Secretaria da 4C. Os documentos e registros exigidos no nível da Unidade 4C são cobertos de acordo com o Código de Conduta e Requisitos do Sistema de Gestão Interna. Vários outros documentos e registros necessários para esses Regulamentos de Verificação estão especificados sob as respectivas cláusulas.

Os dados, registros e documentos da verificação podem estar em qualquer mídia (cópia impressa ou eletrônica) desde que haja um mecanismo em vigor para assegurar que sejam adequadamente geridos.

Verificação: Este requisito aplica-se principalmente às empresas de verificação 4C e a Secretaria da 4C. É verificado por Organização Independente durante análises periódicas do sistema / visitas não anunciadas.

10.2. Manutenção e monitoramento do sistema de Verificação 4C pela Secretaria da 4C

Requisito: O sistema de Verificação da 4C TÊM de ser regularmente analisado e monitorado para assegurar sua eficácia e eficiência em fornecer confiança aos Membros da 4C.

Orientação: Regularmente (mensal ou trimestralmente), a Secretaria da 4C relata os destaques e questões críticas do sistema de Verificação 4C para a Diretoria Executiva. Dentro da Secretaria da 4C, o Gerente de Padrões e Verificações atualiza e relata as questões referentes à Diretora Executiva mensalmente. Qualquer discrepância na implantação dos Regulamentos de Verificação da 4C são comunicadas de maneira oportuna e ações corretivas são propostas e implantadas.

Como parte do sistema de monitoramento e manutenção, uma análise periódica do sistema, inclusive visitas de campo, são necessárias. Este sistema de análise checa a consistência e competência do sistema de Verificação da 4C e até que ponto ele está de acordo com os requisitos de verificação da ISEAL e requisitos mencionados neste documento. Este exame e análise do sistema é realizado com a Secretaria da 4C e as empresas verificadoras da 4C pela Organização Independente, que executa visitas não anunciadas a empresas verificadoras 4C. Visitas de surpresa às Unidades 4C durante a Verificação serão acompanhadas pela Organização Independente e pela Secretaria da 4C como parte da análise periódica do sistema.

Para confirmar a eficácia e consistência do sistema, documentação e registros serão analisados pela Secretaria da 4C e um mínimo de uma ou duas visitas de campo não anunciadas serão executadas. As visitas não anunciadas (tanto às empresas verificadoras da 4C quanto àsUnidades 4C) serão decididas pela Organização Independente com base nas informações fornecidas pela Secretaria da 4C utilizando uma abordagem baseada em riscos.

A Organização Independente e a Secretaria da 4C (conforme o caso) utilizam esses Regulamentos de Verificação como base da análise do sistema.


Dependendo do resultado da análise periódica do sistema, ações corretiva e oportunidades de melhoria serão definidas e implantadas pelos respectivos agentes no sistema de Verificação da 4C, incluindo na Secretaria da 4C.

Atualmente, a frequência da análise periódica do sistema é determinada pela ISO 17011 padrão, de acordo com a orientação ISEAL P050. De acordo com a ISO 17011, a análise deverá ser realizada todos os anos. No entanto, como esta análise e exame do sistema faz parte do Sistema de Verificação da 4C inteiro, ele será revisto e ajustado de acordo com orientação do Código de Garantia da ISEAL.

O Gerente de Padrões e Verificações seleciona uma Organização Independente que é credenciada segundo o ISO 17011 para esse objetivo. A seleção é aprovada pela Diretora Executiva em nome da governança da Associação 4C.

Verificação: Este requisito aplica-se à Secretaria da 4C. Ele é verificado pela Organização Independente durante a análise/exame periódico do sistema. O não cumprimento deste requisito resultará em não conformidade da Secretaria da 4C. O relatório da análise do sistema é compartilhado com a Secretaria da ISEAL. Ações corretivas são propostas e implantadas pelo Gerente de Padrões e Verificações. A Organização Indeependente analisa/examina as ações corretivas propostas. A comprovação e os resultados da implantação das medidas corretivas são compartilhadas com a ISEAL e com a Organização Independente.

10.3. Mecanismo de reclamação e seu monitoramento pela Secretaria da 4C

Requisito: TEM de ser disponibilizado um mecanismo transparente e acessível para as reclamações relacionadas às verificações.

Orientação: Um procedimento em separado para reclamações relativas à verificação está disponível na maior parte dos idiomas da Associação 4C no site da 4C. Também há o Regulamento Interno da Junta de Mediação da Associação 4C que apoia casos nos quais as reclamações não possam ser resolvidas no nível da Secretaria da 4C. Esse regimento interno também está disponível em diversos idiomas no site da Associação 4C.

A Secretaria da 4C é responsável por manter um registro das reclamações e por resumir as reclamações, seu status e respectivas soluções. Este é publicamente disponibilizado no site da Associação 4C anualmente.

Verificação: Este requisito aplica-se à Secretaria da 4C e é verificado por Organização Independente durante as análises periódicas do sistema / visitas não anunciadas.

10.4. Alterações nos requisitos de verificação geridos pela Secretaria da 4C

Requisito: Qualquer alteração nos requisitos de Verificação TEM de ser comunicada às partes afetadas de maneira oportuna para permitir a preparação adequada e uma transição tranquila.

Orientação: As alterações dos requisitos de verificação afetarão os Membros da 4C e suas Unidades 4C, os Verificadores da 4C, as organizações de implantação (que oferecem serviços tais como treinamento e consultoria para as Unidades 4C na implantação do Sistema da 4C), a Organização Independente e a própria Secretaria da 4C.


Dependendo da natureza das mudanças, as partes afetadas têm de ser comunicadas com pelo menos dois meses de antecedência a respeito de qualquer mudança. Algumas mudanças podem necessitar períodos mais longos de transição. Qualquer decisão tomada a respeito de mudança nos requisitos de verificação tem de levar em conta este período de transição.

Verificação: Este requisito aplica-se principalmente à Secretaria da 4C. Se outros órgãos da Associação 4C (tais como Diretoria Executiva ou Conselho) tomarem a decisão de alterar os requisitos da verificação, a Secretaria da 4C é responsável por tornar esses requisitos conhecidos aqueles órgãos. A verificação da conformidade a este(s) requisito(s) será(ão) realizada(s) por Organização Independente durante as análises periódicas do sistema.

10.5. Informações públicas sobre verificação compartilhadas pela Secretaria da 4C

Requisito: Incentivar a transparência e economizar recursos dos Membros da 4C permitindo auditorias combinadas; as informações TÊM de estar acessíveis ao público.

Orientação: As informações sobre verificação são classificadas em diferentes categorias, algumas das quais requerem a permissão do membro da 4C para serem publicadas. Na plataforma online da Associação 4C, as diferentes partes interessadas terão diferentes acessos às informações sobre a verificação. No entanto, as seguintes informações podem ser publicamente compartilhadas com todos no site da 4C:

· Este documento de Regulamento da Verificação da 4C· Procedimentos para reclamações a respeito de questões relacionadas à Verificação· Regimento Interno da Junta de Mediação· Orientação para implantação do Código· Lista de Verificadores da 4C aprovados e seus detalhes para contato e status de sanções

(se houver). Esta lista será atualizada sempre que ocorrer alguma modificação. · Lista das Unidades 4C licenciadas, sua localização e situação da verificação. Esta lista será

atualizada trimestralmente. · Resumos das reclamações e seu status. O resumo será atualizado anualmente.

Verificação: Este requisito aplica-se à Secretaria da 4C e é verificado pela OrganizaçãoIndependente durante as análises periódicas do sistema / visitas não anunciadas.


11. Anexos

11.1. Resumo dos documentos a serem utilizados pelas partes envolvidas dentro do Sistema de Verificação da 4C

NºDocumento de

Verificação da 4C Usuários Principal utilização

1 Código de Conduta da 4C

Unidade 4COrientação para alcançar um desempenho de no mínimo amarelo médio e para melhorar mais

Verificador da 4C

Para confirmar o resultado da Autoavaliação da Unidade 4C

Secretaria da 4C

Para confirmar as conclusões da Verificação feita pelo Verificador da 4C

2Tabela de indicadores

Práticas Inaceitáveis

Unidade 4COrientação para assegurar que não existem Práticas Inaceitáveis antes da Verificação

Verificador da 4C

Para confirmar a exclusão das PráticasInaceitáveis

Secretaria da 4C

Para confirmar a conclusão do Verificador da 4C de que a Unidade 4C excluiu as Práticas Inaceitáveis

3Lista de agrotóxicos

vermelhos e amarelos

Unidade 4COrientação sobre quais agrotóxicos estão na lista vermelha para evitar e reduzir o seu uso

Verificador da 4C

Para confirmar o desempenho das Unidades 4C em relação a essa prática

Secretaria da 4C

Para confirmar a conclusão dos Verificadores da 4C

4Regulamentos da

Verificação da 4C (este documento)

Membros/Unidades da 4C

Orientação sobre outros requisitos do Sistema 4C e como os implantar

Verificador da 4C

- Orientação para requisitos aplicáveis e como cumpri-los.

- Confirma conformidade das Unidades 4C com os requisitos pertinentes do sistema

Organização Independentede credenciamento

- Orientação sobre os requisitos do Sistema da 4C para as diferentes partes

- Confirma conformidade das diferentes partes aos requisitos relevantes

ISEAL Decide sobre a filiação da 4C

Secretaria da 4C

- Orientação para os requisitos aplicáveis e como implantá-los Monitoramento das Unidades 4C e desempenho do Verificador da 4C e tomada de decisões relevantes

5 Orientação para Membros / - Orientação em relação ao processo


implantação do Código Unidades da 4C de Verificação da 4C - Orientação para implantação do

Código de Conduta da 4C Verificador da 4C

Orientação em relação ao processo de Verificação da 4C

6 Contrato Padrão

Verificador da 4C

Documento vinculante com a Associação 4C para realizar a Verificação da 4C

Secretaria da 4C

Documento vinculante com as empresas de verificadores da 4C

7

Procedimento para as reclamações

relacionadas à Verificação

Membros / Unidades da 4C

Orientação para o processo das reclamações relacionadas à Verificação

Verificador da 4CSecretaria da 4C

8Regimento Interno da Junta de Mediação e

seus anexos

Membros/ Unidades da 4C

Orientação em relação ao processo de reclamações relacionadas à Verificação e além do procedimento da reclamação

Verificador da 4CSecretaria da 4C

11.2. Modelo do Plano de Melhoria

11.3. Modelo da Atualização Anual

11.4. Modelo do Pedido de Proposta

11.5. Modelo do Mapa dos Parceiros de Negócio

11.6. Modelo da Autoavaliação

11.7. Modelo do Relatório de Verificação

Ressalva: Em nenhuma circunstância a Secretaria da 4C será legalmente responsável por violações/ infrações incorridas pelos membros da 4C em relação a qualquer regra de Verificação da 4C e às consequências a elas associadas. .

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