Relações Institucionais€¦ · Item 1.2: Foram realizadas 6 reuniões de monitoramento ao longo...

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Secretaria de Estado de Casa Civil e Relações Institucionais

RELATÓRIO DE EXECUÇÃO

2ª ETAPA DO ACORDO DE RESULTADOS

PERÍODO DE REFERÊNCIA: 2013

Belo Horizonte, 25 de abril de 2014

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SUMÁRIO 1 – INTRODUÇÃO 2 - DESEMPENHO DAS EQUIPES DE TRABALHO 2.1 – ASSESSORIA DE COMUNICACAO SOCIAL - ASCOM

2.2 – ASSESSORIA DE GESTAO ESTRATEGICA E INOVACAO - AGEI

2.3 – ASSESSORIA DE RELACIONAMENTO INSTITUCIONAL - ARI

2.4 – ASSESSORIA JURIDICA - AJUR

2.5 – ASSESSORIA TECNICO-LEGISLATIVA - ATL

2.6 – AUDITORIA SETORIAL - AUS

2.7 – GABINETE - GAB

2.8 – NUCLEO DE ACOMPANHAMENTO DE TRAMITACAO LEGISLATIVA - NATL

2.9 – SUBSECRETARIA DE CASA CIVIL - SUBCIVIL

2.10 – SUBSECRETARIA DE RELACOES INSTITUCIONAIS - SUBRIN

2.11 – SUPERINTENDENCIA CENTRAL DE ATOS, CHANCELARIA E MEMÓRIA - SCACM

2.12 – SUPERINTENDENCIA DE INFORMACOES E ANALISES TÉCNICO INSTITUCIONAIS - SIATI

2.13 – SUPERINTENDENCIA DE PLANEJAMENTO,GESTAO E FINANCAS - SPGF

2.14 – SUPERINTENDÊNCIA DO PESSOAL DOS SERVIÇOS NOTARIAIS E DE REGISTRO E DE CONCESSÃO CARTORIAL - SPSNRCC

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INTRODUÇÃO

1 – INTRODUÇÃO O presente relatório se destina a fornecer informações sobre o desempenho das equipes de trabalho que compõem a Secretaria de Estado de Casa Civil e de Relações Institucionais no alcance das metas e resultados pactuados na 2ª Etapa do Acordo de Resultados para o período compreendido entre 1º de Janeiro e 31 de Dezembro de 2013. Os dados e informações aqui relatados foram consolidados pela Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação (AGEI), obtidas junto às áreas responsáveis pela execução das metas, marcos e ações pactuadas por meio do monitoramento da 2ª Etapa do Acordo de Resultados, correspondendo à realidade dos fatos e pela qual assumimos a responsabilidade pela exatidão dos mesmos. As fontes de comprovação dos resultados aqui apresentados estão organizadas e arquivadas junto à Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação - Secretaria de Estado de Casa Civil e de Relações Institucionais e podem ser consultadas a qualquer momento pela CAA, pela Auditoria Setorial/Seccional, pela Controladoria Geral do Estado ou por outros órgãos de controle e auditoria.

Belo Horizonte, 25 de abril de 2014

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Joana D'Arc de Melo Bomfim Friche Passos (CASA CIVIL)

ASSESSORIA DE COMUNICACAO SOCIAL - ASCOM

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Thiago Hollerbach Athayde (CASA CIVIL)

ASSESSORIA DE GESTAO ESTRATEGICA E INOVACAO - AGEI

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Caio Barros Cordeiro (CASA CIVIL)

ASSESSORIA DE RELACIONAMENTO INSTITUCIONAL - ARI

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Carolina Borges Monteiro (CASA CIVIL)

ASSESSORIA JURIDICA - AJUR

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Márcio Luís de Oliveira (CASA CIVIL)

ASSESSORIA TECNICO-LEGISLATIVA - ATL

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Márcia de Andrade Dornellas

AUDITORIA SETORIAL - AUS

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Naide Souza De Albuquerque Roquette (CASA CIVIL)

GABINETE - GAB

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Samy Chafic Abou Jaber (CASA CIVIL)

NUCLEO DE ACOMPANHAMENTO DE TRAMITACAO LEGISLATIVA - NATL

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Letícia Moraes Torres (CASA CIVIL)

SUBSECRETARIA DE CASA CIVIL - SUBCIVIL

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Daniel Cabaleiro Saldanha (CASA CIVIL)

SUBSECRETARIA DE RELACOES INSTITUCIONAIS - SUBRIN

_______________________________________________________

Rosana Carvalho Pacheco (CASA CIVIL)

SUPERINTENDENCIA CENTRAL DE ATOS, CHANCELARIA E MEMÓRIA - SCACM

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_______________________________________________________

Leopoldo Portela Júnior (CASA CIVIL)

SUPERINTENDENCIA DE INFORMACOES E ANALISES TÉCNICO INSTITUCIONAIS - SIATI

_______________________________________________________

Helga Torres Chaves de Andrade (CASA CIVIL)

SUPERINTENDENCIA DE PLANEJAMENTO,GESTAO E FINANCAS - SPGF

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Kátia Marília Silveira Carneiro (CASA CIVIL)

SUPERINTENDÊNCIA DO PESSOAL DOS SERVIÇOS NOTARIAIS E DE REGISTRO E DE CONCESSÃO CARTORIAL - SPSNRCC

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2.1 - ASSESSORIA DE COMUNICACAO SOCIAL

PRODUTOS

Nº Produto / Marco Data Pactuada

Data de Realização

Dias de Atraso Peso Nota

1 P.4 - Implantação da Intranet/SECCRI 30/08/2013 09/08/2013 0 15,00 100,00

2 P.5 - Clipping institucional da SECCRI 27/12/2013 27/12/2013 0 15,00 100,00

3 P.6 - Atualização mensal do sítio da SECCRI 27/12/2013 27/12/2013 0 15,00 100,00

QUADRO DE INDICADORES

Nº Indicador Valor de

Referência Execução no Período Peso Nota

2010 2011 2012 Meta Realizado

4 I.12 - Média das notas das equipes, excluindo-se o Gabinete, assessorias e auditoria setorial

- 93,00 97,10 100,00 98,18 30,00 98,18

5 I.13 - Avaliação do sítio institucional da SECCRI - 95,52 73,88 100,00 - 15,00 -

6 I.14 - Atendimento às demandas do Fale Conosco do sítio da SECCRI - 88,37 97,26 100,00 100,00 10,00 100,00

NOTA PRELIMINAR 84,45

INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES SOBRE A EXECUÇÃO DOS PRODUTOS E INDICADORES

1- P.4 - Implantação da Intranet/SECCRI

Este produto foi integralmente cumprido. A Intranet da SECCRI entrou no ar no dia 9 de agosto de 2013, antes da data de 30 de agosto, prevista pelo cronograma, cumprindo sua missão de se tornar um instrumento de comunicação, integração e informação dos servidores.

2- P.5 - Clipping institucional da SECCRI

Cumprido integralmente, o produto Clipping Institucional da SECCRI 2013 é um relatório de 92 páginas contendo as notícias publicadas mensalmente sobre a Secretaria em jornais, revistas, sites e blogs. O documento foi entregue ao Gabinete no dia 3 de janeiro de 2014 (ver documento enviado via e-mail), atendendo ao prazo estipulado pelo Acordo de Resultados.

3- P.6 - Atualização mensal do sítio da SECCRI

Este produto foi cumprido na sua totalidade. A ASCOM remeteu e-mails mensalmente a todas as unidades da Secretaria, solicitando informações sobre a necessidade ou não de atualização de conteúdos pertinentes no sítio da SECCRI. Todas as atualizações solicitadas foram efetivadas.

4- I.12 - Média das notas das equipes, excluindo-se o Gabinete, assessorias e auditoria setorial

A média das notas das equipes, excluindo-se o gabinete, assessorias e auditoria setorial, alcançou o resultado de 98,18.

5- I.13 - Avaliação do sítio institucional da SECCRI

A avaliação do sítio institucional da SECCRI é realizada pela SEPLAG. Em dezembro de 2013 entrou no ar o novo sítio da SECCRI, o qual ainda não foi avaliado pela SEPLAG. Solicita-se a exclusão da referida meta, tendo em vista que a elaboração do novo sítio da SECCRI demandou grandes esforços durante o ano de 2013 e pode ser lançado ainda no referido ano de execução do AR. O novo sítio da SECCRI apresenta um aprimoramento no layout com estruturação e conteúdo voltados para o atendimento aos cidadãos e aos órgãos do Poder Executivo Estadual.

6- I.14 - Atendimento às demandas do Fale Conosco do sítio da SECCRI

Este indicador foi integralmente cumprido no ano. As mensagens que recebemos por meio do Fale Conosco do sítio da SECCRI foram respondidas dentro do prazo máximo de 2 dias úteis; algumas foram respondidas no mesmo dia.

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2.2 - ASSESSORIA DE GESTAO ESTRATEGICA E INOVACAO






- 93,00 97,10 100,00 98,18 30,00 98,18

2 I.11 - Taxa de Execução do Plano de Trabalho da Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação- AGEI

- 90,20 99,60 100,00 96,11 70,00 96,11




O valor apurado para o indicador “Média das equipes, excluindo-se o Gabinete, Assessorias e Auditoria Setorial” foi de 98,18.

2- I.11 - Taxa de Execução do Plano de Trabalho da Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação- AGEI

Item 1.1: O Sistema Estratégia foi alimentado com informações qualificadas e tempestivas pela AGEI/SECCRI. Foram identificadas dificuldades quanto à resolução de problemas com o MSProject. Item 1.2: Foram realizadas 6 reuniões de monitoramento ao longo do ano de 2013 nas respectivas datas: 16/04, 27/05, 02/07, 22/08, 09/10 e 09/12 . Item 1.3: Os campos referentes à Agenda Positiva no Sistema estratégia foram preenchidos pela AGEI. Verificou-se que os dados inseridos se encontram “Aguardando Aprovação pela SUGES”. Item 2.1: O Acordo de Resultados de 2ª etapa da SECCRI foi elaborado tempestivamente conforme as diretrizes repassadas pela SEPLAG. Item 2.2: O Parecer Técnico da Aderência do Plano Setorial de Gestão do Conhecimento à estratégia governamental foi entregue à AGI tempestivamente. Item 2.3: Os projetos inovadores selecionados foram encaminhados para o NCIM tempestivamente. Item 2.4:

a. Execução do Plano de Governança Institucional: O Plano de Governança Institucional foi finalizado em 30/09, o qual apresentou o mapeamento dos principais processos de interface entre o Poder Executivo Estadual e os seguintes atores estratégicos: ALMG, TJMG, TCEMG, MPMG.

b. Implantação da Otimização do Processo de Autógrafos: Foram realizados 2 workshops e 3 reuniões de segmento visando a implantação das melhorias propostas. O Relatório final foi validado pela Subsecretária de Casa Civil tempestivamente.

c. Implantação da Otimização do Processo de Aposentadoria: Foram realizados 2 workshops e 3 reuniões de segmento visando a implantação das melhorias propostas. O Relatório final foi validado pela Subsecretária de Casa Civil tempestivamente.

d. Taxa de execução dos projetos associados vinculados a operações de crédito - Implementação da Sala de Situação: o resultado apurado até dezembro de 2013 foi de 100%.

e. Documentação dos Sistemas SIAPLE e SIPA: os sistemas foram desenvolvidos atendendo às demandas da SECCRI e entregues tempestivamente.

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f. Criar banco de dados de Autógrafos de Atos Normativos: A criação do Banco de Dados de Autógrafos não alcançou o prazo pactuado de conclusão – deveria ser entregue em abril/2013. Inúmeras circunstâncias do trabalho, além da necessidade de maior prazo para conhecimento das etapas e módulos de implementação deste sistema ocasionaram a perda da meta pactuada. Durante o ano foram realizadas reuniões com a SUBSCC, a fim de auxiliar a conclusão deste sistema, que está programado para o primeiro trimestre de 2014. g. Criação de dois vídeos institucionais da SECCRI: Foi elaborado 1 vídeo institucional referente à Secretaria de Estado de Casa Civil e de Relações Institucionais, o qual foi apresentado no dia 10/01 para o Governador. O segundo vídeo previsto não chegou a ser finalizado em tempo hábil, tendo em vista a indisponibilidade de agenda para as gravações. Item 3.1: Os percentuais de participação nos Fóruns de Planejamento e Gestão foram atendidos. Item 3.2: A) Realização de 3 cursos de capacitação pela AGEI: (i) Intercâmbio Acadêmico entre os servidores da SECCRI;

(ii) Gestão do Conhecimento; (iii) Palestra sobre Auto-Liderança. B) Frequência mínima de 85% nas capacitações da SUGES: meta atingida.

C) Busca do autodesenvolvimento pelos integrantes da AGEI: os certificados de capacitação foram entregues

tempestivamente.

Item 4.1: Avaliação coordenada pela SEPLAG. Item 4.2: Avaliação coordenada pela SEPLAG.

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2.3 - ASSESSORIA DE RELACIONAMENTO INSTITUCIONAL

PRODUTOS




1 P.27 - Elaboração do Manual dos Instrumentos de Governança Institucional 30/09/2013 30/09/2013 0 20,00 100,00

2 P.28 - Acompanhamento dos Conselhos Curadores das Fundações e Conselhos de Administração das Autarquias do Poder Executivo Estadual

27/12/2013 13/12/2013 0 10,00 100,00

3 P.29 - Relatório Semestral de reuniões de Estado em Rede 27/12/2013 10/12/2013 0 10,00 100,00

4 P.30 - Plano de Governança Institucional 30/09/2013 30/09/2013 0 30,00 100,00





5 I.29 - Índice de qualidade na realização de Reuniões Intersetoriais - 100,00 80,00 85,00 100,00 30,00 100,00



1- P.27 - Elaboração do Manual dos Instrumentos de Governança Institucional

No Manual dos Instrumentos de Governança Institucional foram descritos os conceitos e etapas de execução dos instrumentos de governança já existentes no âmbito do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, quais sejam: Comitê Temático, Fórum especializado de Políticas Públicas, Conferência Participativa de Políticas Públicas, Audiência Pública, Consulta Pública, Conselho de Políticas Setoriais, Portais Institucionais, Agenda de Melhorias, Câmara Multissetorial de Política Pública, Unidades Administrativas Regionais, Desconcentração do Monitoramento da Estratégia Governamental e Conferências de Serviços. As informações foram retiradas de Leis e Decretos que regulamentam cada Instrumento. O material constitui-se em fonte credível de orientação e pesquisa, contendo ainda anexos com exemplos e legislação de cada instrumento.

2- P.28 - Acompanhamento dos Conselhos Curadores das Fundações e Conselhos de Administração das Autarquias do Poder Executivo Estadual O Relatório de acompanhamento dos Conselhos Curadores das Fundações e Conselhos da Administração das Autarquias

do Poder Executivo Estadual apresenta informações sobre os 18 Conselhos de Administração das Autarquias e 16 Conselhos Curadores das Fundações. Foi descrita a composição dos Conselhos (membros nomeados ou eleitos), o status de funcionamento contendo informações sobre a freqüência das reuniões, notificação sobre a existência de regimento interno e outras observações relevantes. Vale ressaltar que não houve levantamento de informações sobre os Conselhos Universitários da UEMG e da UNIMONTES. A solicitação das informações foi feita via ofício, encaminhado para o representante de cada Conselho e com o prazo estabelecido para o retorno.

3- P.29 - Relatório Semestral de reuniões de Estado em Rede

A Assessoria de Relacionamento Institucional participou das reuniões do estado em Rede a fim de acompanhar os debates e auxiliar os gestores regionais na resolução de demandas, promovendo assim o alinhamento destas com a estratégia governamental. O Relatório Semestral foi feito para registrar súmula das reuniões, contendo o nome, data, local e horário de cada reunião, o nome do servidor da SECCRI que acompanhou, a lista dos principais pontos tratados e por fim as considerações finais desta Assessoria. No segundo semestre, ocorreu apenas uma participação da ARI no programa, pois atendendo as estimativas previstas pelo Decreto nº 46.289, de 31 de julho de 2013, cujas diretrizes prevêem a contenção de despesas, a participação da SECCRI nas Reuniões dos Comitês Regionais do Estado em Rede, ocorridas fora de Belo Horizonte, foi suspensa.

4- P.30 - Plano de Governança Institucional

Em parceria com o Gabinete e a Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação, foi produzido o Plano de Governança Institucional objetivando a identificação dos atores, das interlocuções e dos processos que envolvem o Governo Estadual, bem como os mecanismos e instrumentos aptos à promoção de alinhamento estratégico voltado para o relacionamento

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institucional. Por intermédio de reuniões periódicas entre os envolvidos na construção desse material e de entrevistas com as lideranças estratégicas de outros órgãos, foram traçadas as interfaces de relacionamento entre o Governo de Minas e a Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, o Ministério Público do estado de Minas Gerais, o Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais e por fim o Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais.

5- I.29 - Índice de qualidade na realização de Reuniões Intersetoriais

A Assessoria de Relacionamento Institucional participou de 21 Reuniões Intersetoriais com o objetivo de acompanhar a interlocução entre os interessados em determinados temas estratégicos para o Governo, provendo um alinhamento de informações e interesses em busca da pactuação de medidas conjuntas para atendimento de demandas de todas as instituições envolvidas. As reuniões foram documentadas através de Atas constando o tema da reunião, lista de participantes com o nome da instituição que representam e assinatura, os principais pontos tratados e os encaminhamentos e compromissos assumidos por cada parte com a nomeação de responsável e prazo para a execução.

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2.4 - ASSESSORIA JURIDICA

PRODUTOS




1 P.2 - Implementação do SISDOC - módulo AJUR 30/06/2013 28/06/2013 0 5,00 100,00

2 P.3 - Compêndio de pareceres validado pelo Gabinete da SECCRI 30/09/2013 30/09/2013 0 30,00 100,00






- 93,00 97,10 100,00 98,18 30,00 98,18

4 I.7 - Tempo médio para emissão de pareceres, notas jurídicas e notas técnicas - - 7,42 7,00 5,33 35,00 100,00



1- P.2 - Implementação do SISDOC - módulo AJUR

Tendo em vista o crescente número de consultas submetidas à Assessoria Jurídica, mostrou-se necessária a criação de um sistema de gerenciamento de demandas e documentos, o que foi efetivado, em 2013, por meio da implementação do SISDOC. Hoje, após alguns ajustes, o sistema se mostra eficaz, atendendo ao propósito para o qual foi criado.

2- P.3 - Compêndio de pareceres validado pelo Gabinete da SECCRI

Com vistas a nortear as atividades da Superintendência de Pessoal dos Serviços Notariais e de Registro e de Concessão Cartorial – SPSNRCC – da SECCRI, e a orientar a resolução dos casos concretos que são submetidos à análise, evidenciou-se a necessidade de selecionar os principais Pareceres Jurídicos e Notas Jurídicas elaborados sobre algumas discussões acerca da situação jurídica dos Delegatários e Serventuários dos Serviços Notariais e de Registro do Estado de Minas Gerais. A presente demanda foi cumprida por meio da elaboração de um compêndio aprovado pela Secretária de Estado de Casa Civil e de Relações Institucionais em Setembro de 2013.


O indicador em questão é de grande importância para a mensuração da efetividade geral das áreas finalísticas da Secretaria no desempenho de suas funções. Dessa forma, a pactuação deste indicador é fundamental para que a área meio ofereça o suporte necessário para que a área finalística execute suas atividades de forma adequada.

4- I.7 - Tempo médio para emissão de pareceres, notas jurídicas e notas técnicas

Em razão do crescente número de demandas, a AJUR ampliou o seu quadro de servidores e sistematizou sua atuação, o que permitiu elevar os índices de produção sem, contudo, afetar o alto nível dos trabalhos realizados.

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2.5 - ASSESSORIA TECNICO-LEGISLATIVA

PRODUTOS




1 P.22 - Implantação de Rede de Especialistas para análise de atos normativos 30/11/2013 10/09/2013 0 5,00 100,00

2 P.23 - Análise de projeto de lei com base na metodologia de legística 30/11/2013 29/11/2013 0 20,00 100,00

3 P.24 - Atualização e publicização da Cartilha de Elaboração de Decretos 27/12/2013 - 20,00 -

4 P.25 - Mapeamento dos processos de gestão de atos normativos 30/09/2013 30/09/2013 0 15,00 100,00

5 P.26 - Elaborar estudo dos atos normativos e regulamentares do Estado que exigem regulamentação pelo Poder Executivo

27/12/2013 27/12/2013 0 20,00 100,00





6 1.27 - Número de retificações e republicações no Diário do Executivo. 5,00 10,00 4,00 8,00 2,00 10,00 100,00

7 I.26 - Porcentagem de expedientes analisados e liberados em até 5 dias úteis 76,33 62,74 82,71 72,50 83,93 10,00 100,00



1- P.22 - Implantação de Rede de Especialistas para análise de atos normativos

Rede de Especialistas implantada, com a elaboração de relatório contendo os contatos da ATL nos órgãos e entidades.

2- P.23 - Análise de projeto de lei com base na metodologia de legística

Análise do Projeto de Lei Complementar nº 23/2012, que contém a Lei Orgânica da Polícia Civil, com base na metodologia de legística, com a produção de relatório detalhado.

3- P.24 - Atualização e publicização da Cartilha de Elaboração de Decretos

Produto não executado em função da ausência de finalização do Manual de Redação Oficial do Governo de Minas Gerais pela Secretaria-Geral da Governadoria (SGG).Por esse motivo, solicita-se a exclusão do produto para fins de composição da nota do Acordo de Resultados, considerando a inviabilidade de sua execução pela ATL, uma vez que, apesar de elaborada, a Cartilha não pode ser disponibilizada aos órgãos e entidades em função do Manual não ter sido concluído.

4- P.25 - Mapeamento dos processos de gestão de atos normativos

Mapeamento executado, com a geração do pertinente relatório.

5- P.26 - Elaborar estudo dos atos normativos e regulamentares do Estado que exigem regulamentação pelo Poder Executivo Estudo realizado, com o encaminhamento de relatórios ao Gabinete da SECCRI dos atos normativos pendentes de

regulamentação.

6- 1.27 - Número de retificações e republicações no Diário do Executivo.

A meta pactuada foi atingida, sendo inferior a oito o número de retificações e republicações no Diário Oficial que tiveram por fundamento incorreções na revisão final promovida pela ATL.

7- I.26 - Porcentagem de expedientes analisados e liberados em até 5 dias úteis

A meta pactuada foi atingida, com a análise e liberação de 83,93% dos expedientes em até cinco dias úteis.

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2.6 - AUDITORIA SETORIAL






- 93,00 97,10 100,00 98,18 30,00 98,18

2 I.9 - Índice médio de execução do Plano Anual de Auditoria (PAA) - 93,55 87,91 95,00 95,63 70,00 100,00




Alcançou-se o resultado de 98,18 para a média das notas das equipes, excluindo-se o Gabinete, Assessorias e Auditoria Setorial.

2- I.9 - Índice médio de execução do Plano Anual de Auditoria (PAA)

Houve alteração do período de vigência do Plano Anual de Auditoria (PAA) para o período compreendido entre janeiro a setembro de 2013, sendo as metas pactuadas cumpridas. Os trabalhos do PAA contribuíram para trazer benefícios aos cidadãos na medida em que visam assegurar a isonomia, a legalidade, a impessoalidade e a publicidade dos procedimentos da Secretaria, além de assegurar os interesses da coletividade no que se refere a resguardar a efetiva e regular gestão dos recursos públicos.

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2.7 - GABINETE

PRODUTOS




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Política de Gestão de Informações, com base no Decreto n. 45.969, de 2012 – Preparação para a Classificação das Informações Sigilosas e para a Proteção das Informações Pessoais - SECCRI

31/12/2013 23/12/2013 0 20,00 100,00






- 93,00 97,10 100,00 98,18 40,00 98,18

3 I.2 - Taxa de Execução da Agenda Regional de todos os Órgãos - - 94,90 100,00 82,98 10,00 80,00

4 I.3 - Envio semanal de controle de encaminhamento de documentos - - - 100,00 100,00 10,00 100,00

5 I.4 - Tempo médio de Resposta às demandas das Ouvidorias Especializadas/OGE

- - 6,75 10,00 5,00 10,00 100,00

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I.5 - Percentual de Decretos de Utilidade Pública para supressão de Mata Atlântica referente aos trechos do Caminhos de Minas publicados em 30 dias.

- - - 100,00 100,00 10,00 100,00



1- Política de Gestão de Informações, com base no Decreto n. 45.969, de 2012 – Preparação para a Classificação das Informações Sigilosas e para a Proteção das Informações Pessoais - SECCRI A preparação para classificação das informações públicas, conforme o Decreto 45.969/2012 permitiu à SECCRI identificar

as informações sigilosas e se preparar para a proteção das informações pessoais


Durante o ano de 2013 o Gabinete envidou esforços no sentido de coordenar as demais unidades para que pudessem contribuir com a atuação dos setores finalísticos da SECCRI. Agindo assim, o que se constatou ao final do ano foi um excelente desempenho, retratado pelos resultados obtidos pelas áreas finalísticas da Secretaria.

3- I.2 - Taxa de Execução da Agenda Regional de todos os Órgãos

Conforme relatório do indicador em questão, elaborado pela SEPLAG, verifica-se uma taxa média de execução dos itens da agenda regional de 82,98%, tendo em vista que das 47 metas previstas para o ano de 2013, 39 foram cumpridas integralmente. Este resultado demonstra que a maior parte das ações escolhidas pela população local foram atendidas, o que pode contribuir para aumentar a satisfação do cidadão quanto à atuação do Governo do Estado de Minas Gerais.

4- I.3 - Envio semanal de controle de encaminhamento de documentos

Os relatórios emitidos semanalmente viabilizaram uma gestão eficiente das demandas protocoladas no Gabinete da SECCRI, facilitando a localização e propiciando um controle rigoroso no tempo das respostas.

5- I.4 - Tempo médio de Resposta às demandas das Ouvidorias Especializadas/OGE

Durante o período avaliatório a SECCRI atendeu às demandas das Ouvidorias Especializadas/OGE em um tempo médio de 5 dias, valor abaixo da meta estabelecida de 10 dias. Este resultado demonstra o compromisso desta Secretaria em atender as demandas dos cidadãos, que se beneficiam com a eficiência da SECCRI no atendimento aos questionamentos apresentados

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6- I.5 - Percentual de Decretos de Utilidade Pública para supressão de Mata Atlântica referente aos trechos do Caminhos de Minas publicados em 30 dias. Foram publicados 10 decretos no Diário Oficial de Minas Gerais dentro do prazo de trinta dias, conforme estabelecido na

meta. Esse resultado demonstra o compromisso da Secretaria com a execução das obras envolvendo trechos do Projeto “Caminhos de Minas”

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2.8 - NUCLEO DE ACOMPANHAMENTO DE TRAMITACAO LEGISLATIVA

PRODUTOS




1 P.14 - Relatório semestral de atividades parlamentares 27/12/2013 27/12/2013 0 40,00 100,00

2 P.15 - Material instrutivo sobre participação em audiências públicas 31/07/2013 29/08/2013 29 25,00 80,00

3 P.16 - Implementação do plano de melhoria na qualidade e responsividade de Notas Técnica sobre projetos e proposições de leis em tramitação na ALMG

27/12/2013 21/11/2013 0 30,00 100,00





4 I.21 - Índice de responsividade às solicitações de Notas Técnicas - - 37,56 60,00 46,54 5,00 77,57



1- P.14 - Relatório semestral de atividades parlamentares

Produto executado tempestivamente e com interessante acúmulo de dados e informações acerca da tramitação legislativa. A expertise adquirida pela equipe ao longo dos últimos anos, aliada à presença in loco na Assembleia Legislativa favoreceram o cumprimento da meta. A entrega do 2º relatório consolidado foi programada para o dia 15/01/2014 (10º dia útil) e entregue no prazo.

2- P.15 - Material instrutivo sobre participação em audiências públicas

Trata-se de relevante produto idealizado pelo próprio NATL, com o objetivo de divulgar aos órgãos de Governo o trabalho de acompanhamento da agenda legislativa realizado pela SECCRI. O material foi elaborado nos termos propostos, no entanto somente foi concluído na data de 29/08/13.

3- P.16 - Implementação do plano de melhoria na qualidade e responsividade de Notas Técnica sobre projetos e proposições de leis em tramitação na ALMG Para a execução do produto, foram necessárias inúmeras reuniões técnicas entre o NATL e a SUBSCC, com o intuito de

formatar o evento e elaborar o material técnico a ser apresentado. A realização de reuniões de revisão do plano de melhoria poderia contribuir ainda mais para o aprimoramento da qualidade e agilidade da responsividade das notas técnicas.

4- I.21 - Índice de responsividade às solicitações de Notas Técnicas

A apuração do relatório não apresentou maiores obstáculos. As dificuldades de execução residiram na ausência de respostas, por parte dos órgãos solicitados, no prazo pactuado. Foram realizadas inúmeras intervenções, por parte do NATL e da SUBSCC, junto aos órgãos demandados, com o objetivo de qualificar a elaboração das notas técnicas e agilizar a sua resposta. Houve melhora da responsividade, mas ainda não nas proporções previstas no Acordo de Resultados.

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2.9 - SUBSECRETARIA DE CASA CIVIL

PRODUTOS




1 P.10 - Relatório de sugestões para o instrumento de Consulta Pública 27/12/2013 30/08/2013 0 15,00 100,00

2 P.12 - Quadro de controle de publicações 27/12/2013 26/12/2013 0 15,00 100,00

3 P.13 - Relatório de implementação do processo de autógrafo mapeado em 2012 27/12/2013 27/12/2013 0 15,00 100,00





4 I.18 - Média das notas das equipes vinculadas à Subsecretaria da Casa Civil - 88,80 94,10 100,00 94,79 10,00 94,79

5

I.19 - Percentual de atos normativos publicados e adequados aos padrões do Arquivo Público Mineiro para microfilmagem

- 100,00 100,00 100,00 100,00 20,00 100,00

6

I.20 - Taxa de execução dos projetos associados vinculados a operações de crédito - Implementação da Sala de Situação.

- - - 100,00 100,00 25,00 100,00



1- P.10 - Relatório de sugestões para o instrumento de Consulta Pública

Foi elaborado modelo de relatório de sugestões para o instrumento de consulta pública, abordando as dificuldades e sucessos do procedimento, segundo análise do Núcleo de Apoio aos Processos de Consulta Pública e do órgão patrocinador da consulta. No modelo consta a base do que deverá ser analisado ao fim do procedimento, devendo o relatório ser adaptado de acordo com as especificidades de cada consulta. Em 2013 foram realizadas duas consultas públicas, no entanto, a segunda ainda está em execução. Assim, o relatório referente à consulta 01/2013 foi finalizado e o referente à 02/2013 está em andamento. Não houve dificuldades na execução do produto.

2- P.12 - Quadro de controle de publicações

Com o objetivo de disponibilizar informações estratégicas ao Poder Executivo de forma ágil, inovadora e confiável, o produto em referência robusteceu a concretização da transparência das contas públicas, por meio da sistematização e controle das publicações de competência dos diversos Poderes do Estado em seus respectivos sítios eletrônicos, proporcionando maior acesso e conhecimento acerca dos gastos públicos com pessoal e com outras despesas orçamentárias pelos três Poderes do Estado (Executivo, Legislativo e Judiciário) mais o Ministério Público e o Tribunal de Contas do Estado. Dificuldades encontradas na execução do produto: A disponibilização das informações relativas às publicações nos sítios eletrônicos dos Poderes muitas vezes acontece depois da data prevista para a entrega do marco parcial e a forma peculiar com que as informações são disponibilizadas por cada órgão/Poder em seus respectivos sítios eletrônicos.

3- P.13 - Relatório de implementação do processo de autógrafo mapeado em 2012

O mapeamento resultou no alinhamento da metodologia, identificando os pontos positivos e as melhorias necessárias do processo em questão. Contribuiu para demonstração do fluxo do trabalho de forma clara e precisa.

4- I.18 - Média das notas das equipes vinculadas à Subsecretaria da Casa Civil

Considerando o conjunto de indicadores e produtos pactuados, foram computados significativos resultados proporcionando maior eficiência nas rotinas de trabalho e melhoria dos processos das unidades. Os resultados permitiram apresentar o trabalho executado pelas equipes vinculadas a Subsecretaria de Casa Civil, razão pela qual se configura como fundamental para mensurar o desempenho geral de toda subsecretaria para o ano de 2013.

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5- I.19 - Percentual de atos normativos publicados e adequados aos padrões do Arquivo Público Mineiro para microfilmagem O Núcleo de Autógrafos adequou os atos normativos publicados em 2010, segundo orientações do Arquivo Público

Mineiro, cumprindo meta acordada de 100%. Os dossiês dos atos normativos e seus antecedentes foram analisados e organizados conforme ordem cronológica e /ou assuntos dos documentos contidos no processo.

6- I.20 - Taxa de execução dos projetos associados vinculados a operações de crédito - Implementação da Sala de Situação.

No período, foram desenvolvidas diversas ações, tais como: a) o mapeamento das fontes de informação e dos processos que subsidiarão o funcionamento da Sala de Situação, b) a implementação de melhorias no Sistema de Acompanhamento de Projetos e Proposições de Lei (Siaple); c) a especificação dos requisitos do sistema de informação a ser desenvolvido) a assinatura do termo de cooperação técnica com a ALMG; d) o estudo e estruturação dos processos de compra referente aos equipamentos e soluções de tecnologia da informação para o Projeto; e e) a contratação e início do desenvolvimento do sistema de informação para a Sala de Situação. Observa-se que a maior parte das ações descritas acima foi realizada com a utilização e potencialização dos recursos internos (equipes, recursos financeiros, estrutura, dentre outros).A implantação das novas diretrizes governamentais acerca dos recursos de operações de crédito acrescida da necessidade de ampliar o conhecimento técnico interno, considerando as especificidades dos itens para aquisição, e o baixo retorno obtido na realização das pesquisas de mercado impactaram bastante na conclusão dos processos de aquisição para o projeto. Destaca-se que todos os esforços realizados pela equipe técnica foram no sentido de concluir os referidos marcos e realizar a implementação efetiva do Projeto.

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2.10 - SUBSECRETARIA DE RELACOES INSTITUCIONAIS





1 I.28 - Médias das Notas das equipes vinculadas à SUBRIN. - - 97,00 100,00 100,00 100,00 100,00



1- I.28 - Médias das Notas das equipes vinculadas à SUBRIN.

As equipes da Assessoria de Relacionamento Institucional e da Superintendência de Informações e de Análises Técnico-Institucional tiveram suas metas avaliadas em 100.

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2.11 - SUPERINTENDENCIA CENTRAL DE ATOS, CHANCELARIA E MEMÓRIA

PRODUTOS




1 P.18 - Relatório de modelos de atos revisados 29/11/2013 07/11/2013 0 25,00 100,00

2 P.19 - Agenda Institucional disponibilizada no sítio da SECCRI 31/10/2013 31/10/2013 0 25,00 100,00

3 P.20 - Manual informativo sobre processamentos de Atos 31/10/2013 31/10/2013 0 25,00 100,00

4 P.21 - Procedimentos para o processamento de Atos 30/09/2013 27/09/2013 0 25,00 100,00



1- P.18 - Relatório de modelos de atos revisados

O relatório teve por objeto a identificação de possíveis melhorias na nomenclatura e disposição dos modelos de atos avulsos do SIPA, que estão disponíveis na aba denominada “Gerar Atos” e são acessados por todos os usuários do Sistema com perfil “RH”. Uma vez identificados e propostas as alterações, foram modificados no Sistema os nomes e a forma de hierarquização dos conteúdos, tornando seu uso mais ágil e intuitivo.

2- P.19 - Agenda Institucional disponibilizada no sítio da SECCRI

O objetivo deste produto foi realizar a inserção de conteúdos no módulo Agenda Institucional e disponibilizá-lo no Sítio da SECCRI. Foram inseridas no sistema informações referentes a condecorações e distinções honoríficas, datas comemorativas e outras ações do Poder Executivo Estadual. A disponibilização da Agenda Institucional por meio eletrônico facilita a localização e obtenção das informações, além de oferecer um padrão uniforme de acesso.

3- P.20 - Manual informativo sobre processamentos de Atos

A redação deste manual possibilitou que os fluxos de processamento de atos fossem documentados, de modo que a registrar a forma adequada de tramitação dos atos. Foi realizado o mapeamento e registro dos procedimentos e diretrizes referentes ao processamento de atos do Governador, o que servirá de material básico informativo para os servidores da SCACM. A elaboração do manual ocorreu em reuniões semanais desta Superintendência juntamente ao gabinete para definir a forma e o conteúdo a ser abordado, obedecendo às diretrizes estabelecidas.

4- P.21 - Procedimentos para o processamento de Atos

A elaboração do manual ocorreu em reuniões semanais desta Superintendência em conjunto com a Subsecretaria de Casa Civil, Assessoria Jurídica e o gabinete da SECCRI para garantir total alinhamento das instruções nele contidas com o ordenamento estadual e com as diretrizes governamentais. O produto foi entregue conforme pactuado em 31/10/2013, em conformidade com os critérios de aceitação que previa a validação do Manual pelo Gabinete da SECCRI.

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2.12 - SUPERINTENDENCIA DE INFORMACOES E ANALISES TÉCNICO INSTITUCIONAIS

PRODUTOS




1 P.31 - Consolidado anual dos "Relatórios de Representações Institucionais e participação em reuniões".

27/12/2013 26/12/2013 0 20,00 100,00





2 I.30 - Percentual de pareceres sobre a concessão do Selo Evento Sustentável emitidos em até 9 dias úteis

- - 100,00 100,00 100,00 50,00 100,00

3

I.31 - Índice de "Relatórios de Representações Institucionais e partipação em reuniões" encaminhados mensalmente no prazo

- - 88,00 100,00 100,00 30,00 100,00



1- P.31 - Consolidado anual dos "Relatórios de Representações Institucionais e participação em reuniões".

Todos os relatórios mensais foram elaborados durante o ano e organizados em um único documento, sendo devidamente entregue no prazo, por meio físico e eletrônico, ao gabinete com a assinatura do Superintendente.

2- I.30 - Percentual de pareceres sobre a concessão do Selo Evento Sustentável emitidos em até 9 dias úteis

O Decreto nº 45.815 regulamenta o procedimento para o reconhecimento da sustentabilidade ambiental, social e cultural de eventos artísticos, técnicos e comemorativos. Os eventos considerados ambiental, cultural e socialmente sustentáveis receberão um selo de reconhecimento, chamado “selo evento sustentável”. Os pedidos de concessão do Selo submetidos à SUBRIN, de acordo com o Acordo de Resultados pactuados, devem ser concedidos os pareceres finais em até 09 (nove) dias úteis. No ano de 2013 foram submetidos à SUBRIN nove pedidos de concessão e os mesmos foram avaliados dentro do prazo estabelecido, não chegando nem a totalizar os 09 (nove) dias úteis supracitados. Dentre os nove pedidos apenas três projetos foram aprovados e receberam a certificação do Selo Evento Sustentável.

3- I.31 - Índice de "Relatórios de Representações Institucionais e participação em reuniões" encaminhados mensalmente no prazo Os relatórios têm por finalidade organizar e registrar as representações e participação em reuniões em atendimento à

agenda institucional. Em cumprimento das metas do Acordo de Resultados, todos os relatórios foram enviados dentro do prazo estabelecido.

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2.13 - SUPERINTENDENCIA DE PLANEJAMENTO,GESTAO E FINANCAS

PRODUTOS




1 P.7 - Relatório de implementação dos processos de compras/contratos e diárias de viagem 30/11/2013 29/11/2013 0 15,00 100,00

2 P.8 - Relatório de status dos processos do pessoal da Imprensa Oficial sob gestão da Diretoria de Recursos Humanos/SECCRI

16/12/2013 16/12/2013 0 15,00 100,00

3 P.9 -Relatório de status das prestações de contas dos adiantamento de despesas e diárias de viagem 16/12/2013 16/12/2013 0 15,00 100,00





4 I.15 - Taxa de execução do Programa de Valorização do Servidor - 67,00 80,00 84,00 100,00 20,00 100,00

5 I.16 - Percentual de Servidores com PGDI elaborado no Prazo - 100,00 100,00 100,00 100,00 20,00 100,00

6 I.17 - Percentual de recomendações de auditoria implementadas - 85,00 100,00 100,00 100,00 15,00 100,00



1- P.7 - Relatório de implementação dos processos de compras/contratos e diárias de viagem

A iniciativa de mapear e implantar uma rotina para os processos de compras/contratos e de diárias representou um ganho na sua otimização e refletiu positivamente na qualidade da execução das despesas, com a adoção de procedimentos de controle e de seu acompanhamento global. Tal controle busca evitar o retrabalho e os vícios que possam comprometer a realização de despesas necessárias à consecução dos objetivos institucionais. Com a implementação do fluxo de compras e contratos, os processos ficaram mais fáceis de serem localizados, através da Planilha de Acompanhamento de Processos, e o fluxo ficou mais definido, permitindo maior transparência nas instruções e tramitações dos contratos e processos de compras. Compras: a meta foi concluída no prazo, atendendo ao critério de aceitação de implantação do processo até 30/08. Como resultado da entrega, foi elaborado relatório de implementação do processo de compras, validado pela SPGF em 29/11. Diárias: a meta foi concluída no prazo, atendendo ao critério de aceitação de implantação do processo até 30/08. Como resultado de entrega, foi elaborado relatório de implementação do processo de diárias de viagem, validado pela SPGF em 29/11.

2- P.8 - Relatório de status dos processos do pessoal da Imprensa Oficial sob gestão da Diretoria de Recursos Humanos/SECCRI O referido relatório foi entregue tempestivamente. O produto visou subsidiar a chefia da SPGF e o Gabinete da SECCRI

com informações estratégicas sobre o andamento dos processos dos ex-servidores do extinto órgão autônomo de Imprensa Oficial, sob a gestão da DRH/SECCRI, que decorrem de ações judiciais destes servidores movidas contra o Estado. Buscou ainda auxiliar no atendimento efetivo das demandas judiciais, fornecendo uma visão tempestiva dos processos urgentes e dos prazos estimados, a fim de suprir a AJUR/SECCRI de documentação necessária à resposta.

3- P.9 -Relatório de status das prestações de contas dos adiantamento de despesas e diárias de viagem

O relatório de status das prestações de contas dos adiantamentos de despesas e diárias de viagem foi entregue tempestivamente. O controle de status dos processos de diárias e de adiantamentos para despesas em viagens proporcionou visualizar o conjunto dos processos em andamento e acompanhar com mais propriedade os prazos legais para utilização dos recursos, para prestação de contas e para efetivação das respectivas baixas contábeis; resultando em uma gestão mais transparente da aplicação dos recursos dessa natureza.

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4- I.15 - Taxa de execução do Programa de Valorização do Servidor

O PROGRAMA DE VALORIZAÇÃO DO SERVIDOR obteve sucesso em seu objetivo de oferecer aos servidores da Seccri oportunidades de aperfeiçoamento e obtenção de novos conhecimentos, valorização profissional, integração, participação em práticas de Qualidade de Vida no Trabalho, oficinas e eventos; estimulando o crescimento pessoal e contribuindo para a melhoria da satisfação e motivação pessoal. Estes aspectos fundamentais para um bom desempenho refletem-se nos serviços prestados à sociedade mineira.

5- I.16 - Percentual de Servidores com PGDI elaborado no Prazo

A meta foi plenamente cumprida no dia 28/05/13. Os PGDIs são instrumentos de gestão do desempenho que contribuem para nortear e avaliar a atuação dos servidores e para mensurar os resultados setoriais e institucionais, favorecendo a aferição do desempenho global de toda a estrutura administrativa, refletindo de forma benéfica nos serviços prestados à sociedade.

6- I.17 - Percentual de recomendações de auditoria implementadas

Foram implementadas 100% das recomendações de auditoria em 2013. A gestão adequada dos processos afetos à SPGF e o controle rígido do atendimento à legislação pertinente exigem da equipe um esforço cada vez maior no sentido de sanar e prevenir inconformidades, refletido na busca pela implementação de todas as recomendações feitas pela Auditoria em seus relatórios.

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2.14 - SUPERINTENDÊNCIA DO PESSOAL DOS SERVIÇOS NOTARIAIS E DE REGISTRO E DE CONCESSÃO CARTORIAL

PRODUTOS




1 P.17 - Relatórios de implementação do processo de concessão de aposentadoria 27/12/2013 27/12/2013 0 20,00 100,00





2 I.22 - Defasagem média entre a data do requerimento da aposentadoria e o deferimento de sua concessão

26,86 69,00 - 20,00 39,00 10,00 5,00

3 I.23 - Defasagem média entre o requerimento de Certidão de Contagem de Tempo e a sua disponibilização

16,34 19,62 13,27 13,00 9,79 25,00 100,00

4 I.24 - Defasagem média entre o requerimento de Planilhas de Vencimentos e a sua disponibilização

- 8,64 5,61 5,00 3,87 25,00 100,00

5 I.25 - Taxa de execução do mapeamento de informações do pessoal dos serviços notariais

- 0,00 0,00 100,00 100,00 20,00 100,00



1- P.17 - Relatórios de implementação do processo de concessão de aposentadoria

A execução do resultado ocorreu dentro da normalidade, alcançando o resultado esperado.

2- I.22 - Defasagem média entre a data do requerimento da aposentadoria e o deferimento de sua concessão

O indicador de deferimento da aposentadoria no ano de 2013, não atingiu a meta estabelecida. Foram deferidos 10(dez) processos dos quais: 05(cinco) foram iniciados nos anos 2011/2012, configurando passivo, o que impactou negativamente no resultado de 2013. Vale ressaltar que dos 05 processos com emissão anterior a 2013, 01 foi concluído dentro do prazo previsto na meta. Desta forma, pode-se constatar, através de gráfico de tendência, que o processo de aposentadoria está sendo desenvolvido pela equipe com tempestividade, inexistindo passivo. Conclui-se que este processo, após as estratégias desenvolvidas internamente alcançou, atualmente, o resultado previsto, além de ser rotineiro. Solicitação de exclusão da meta para contabilização da nota de 2013. Justificativa: A solicitação de exclusão justifica-se pela existência de requerimento ocorrido nos períodos anteriores (2011/2012) configurando passivo, o que comprometeu o resultado do indicador, em 2013.

3- I.23 - Defasagem média entre o requerimento de Certidão de Contagem de Tempo e a sua disponibilização

A execução do indicador ocorreu dentro da normalidade, alcançando o resultado esperado.

4- I.24 - Defasagem média entre o requerimento de Planilhas de Vencimentos e a sua disponibilização

A execução do indicador ocorreu dentro da normalidade, alcançando o resultado esperado.

5- I.25 - Taxa de execução do mapeamento de informações do pessoal dos serviços notariais

A execução do indicador obteve sucesso, devido ao especial empenho da equipe da SPSNRCC, bem como dos colaboradores imediatos, resultando na implantação do SIPECAR – Sistema do Pessoal de Cartórios, cuja operacionalização tem trazido benefícios na localização e armazenamento de informações.

Relações Institucionais€¦ · Item 1.2: Foram realizadas 6 reuniões de monitoramento ao longo...

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