Relatório de Atividades do Setor em 2010
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Instituto de Ciência e Tecnologia de Alimentos Gerência Administrativa Setor de Manutenção, Almoxarifado, Patrimônio e Espaço Físico [email protected] RELATÓRIO DE ATIVIDADES SEMAP 2010 Paulo Cesar Roza da Luz Porto Alegre, dezembro de 2010
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Instituto de Ciência e Tecnologia de Alimentos
Gerência Administrativa Setor de Manutenção, Almoxarifado, Patrimônio e Esp aço Físico
RELATÓRIO DE ATIVIDADES
SEMAP
2010
Paulo Cesar Roza da Luz
Porto Alegre, dezembro de 2010
Instituto de Ciência e Tecnologia de Alimentos
Gerência Administrativa Setor de Manutenção, Almoxarifado, Patrimônio e Esp aço Físico
ÍNDICE
- Introdução ......................................................................................... 03
- Atividades realizadas ........................................................................ 04
1) Manutenção ........................................................................... 04
2) Almoxarifado .......................................................................... 06
3) Patrimônio .............................................................................. 07
4) Espaço físico .......................................................................... 10
5) Outras realizações importantes ............................................. 11
- Considerações finais ......................................................................... 13
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INTRODUÇÃO
Este relatório tem como objetivo divulgar as atividades realizadas
pelo Setor de Manutenção, Almoxarifado, Patrimônio e Espaço Físico
(SEMAP) no período de janeiro a novembro de 2010.
Os resultados serão apresentados individualmente em cada
seção do setor, para facilitar o entendimento de todos.
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ATIVIDADES REALIZADAS
1) MANUTENÇÃO:
O ano de 2010 foi bastante produtivo no que diz respeito às
atividades de manutenção. No início do ano criamos um novo modelo
de guia de solicitação de serviços, com contagem mensal, para facilitar
o controle de execução das atividades. Também passamos a registrar
pequenos serviços que antes não eram contabilizados, como troca de
lâmpadas, tomadas, etc., o que possibilitou uma real dimensão da
importância da seção para o bom andamento das atividades do
Instituto.
Durante os meses de janeiro a outubro foram realizados 206
serviços, que foram divididos nas especialidades equipamentos,
mobiliário, instalação elétrica, gerais, internos SEMAP, projetos,
hidráulica/gás/ar condicionado, eletrônica, e predial (Figura 01).
Observando o gráfico percebemos que os períodos de maior demanda
por serviços de manutenção são os meses imediatamente após o início
dos semestres letivos, neste caso abril e setembro. Por outro lado, no
período localizado em meses de férias letivas as solicitações de serviço
caem sensivelmente, o que nos permite programar para este período
serviços de manutenção nas salas de aula e laboratórios, como pintura,
troca de lâmpadas, lubrificação e pintura de equipamentos, etc.
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Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro
Meses
Ser
viço
s re
aliz
ados
Predial
Eletronica
Hidráulica/Gas/Ar
Projeto
Internos SEMAP
Gerais
Instalação Eletrica
Mobiliário
Equipamentos
Figura 01 - Serviços realizados pela seção de Manutenção do SEMAP no período de
janeiro a outubro de 2010.
Uma novidade que pudemos oferecer neste ano foi a
recuperação de equipamentos utilizados em aulas práticas da
graduação. O primeiro laboratório atendido foi a Planta Vegetal (sala
119), onde foram feitas lubrificação e pintura dos equipamentos
despolpadeira e tacho com unidade geradora de vapor (neste último
também foi feito o revestimento da tubulação de vapor com lã de
vidro, para minimizar perdas de calor para o ambiente e evitar
acidentes com queimadura em alunos).
Além destes serviços também foram solicitados à Prefeitura do
Campus do Vale, através do Portal do Servidor, 96 serviços que não
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são executados diretamente por nosso Setor, como desentupimento
de canalização de esgotos, limpeza e desentupimento de caixas de
drenagem no pátio do Instituto, solicitação de funcionários
terceirizados para transporte de móveis e equipamentos dentro do
prédio, entre outros. Destes apenas 15 (15,6%) ainda constam, no
sistema, como não finalizados.
2) ALMOXARIFADO:
Na seção Almoxarifado foram feitas 22 compras via SAM (Sistema
de Administração de Materiais) entre os meses de janeiro e novembro,
perfazendo um total de R$ 7.765,41 em aquisição de material de
escritório e limpeza, com uma média de custo de R$ 705,95 por mês. A
variação do custo das compras em função dos meses pode ser
visualizado na Figura 02.
Uma novidade implantada pelo SEMAP foi a divisão física de nosso
Almoxarifado entre material administrativo e de limpeza, a partir do mês
de maio. Para viabilizar tal ação o Setor recuperou a sala 001 (antigo
Depósito), incluindo adequação da porta de entrada e rede elétrica,
colocação de um balcão e confecção de uma estante de madeira,
transferindo para lá os itens de limpeza. Durante os meses de maio a
julho o SEMAP foi o responsável pelo controle da retirada destes itens
pela Equipe de Limpeza, passando esta atribuição para o Setor de
Projetos da Gerência Administrativa a partir de agosto. Convém
lembrar que o SEMAP é responsável pela compra dos itens de
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limpeza, após o encaminhamento, pelo Setor de Projetos, da
necessidade de cada item no início de cada mês.
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200
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600
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1000
1200
1400
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov
Mês
Tot
al d
e co
mpr
as (
R$)
Figura 02 - Custo de compras realizadas através do Sistema de Administração de
Materiais (SAM) durante os meses de janeiro a novembro de 2010.
3) PATRIMÔNIO:
A seção de Patrimônio, através do Sistema de Administração de
Patrimônio (SAP), emitiu um total de 157 documentos, sendo que
destes 75 % (Figura 03) foram termos de transferência de bens móveis,
que são usados para transferir bens entre os diversos órgãos do ICTA.
No mês de julho de 2010 o Setor deu início ao levantamento de
bens móveis do Instituto, que consiste em percorrer todos os espaços
físicos do prédio localizando os bens tombados em cada sala e
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atualizando sua localização no SAP. No entanto o levantamento foi
interrompido no mês de agosto, em função de 02 ocorrências: 1ª)
entrada em licença médica do Agente Patrimonial do Instituto e; 2ª)
desligamento do bolsista do Setor para assumir bolsa de iniciação
científica em sua área de estudo. Como até o momento não nos foi
encaminhado outro bolsista, o Levantamento Patrimonial deverá ser
retomado em 2011.
64%
3120%
21%
11875%
Guia de manutenção debens móveis
Solicitação de recolhimentode bens móveis
Solicitação de transferênciade responsabilidade debens móveis
Termo de transferência deresponsabilidade de bensmóveis
Figura 03 - Documentos expedidos pelo SEMAP, utilizando o Sistema de Administração
de Patrimônio (SAP), durante os meses de janeiro a novembro de 2010.
O Setor também atuou, em 2010, recebendo os bens permanentes
adquiridos pelos diversos órgãos do ICTA quando da impossibilidade
da recepção e assinatura dos Termos de Responsabilidade por seus
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respectivos responsáveis patrimoniais no ato da entrega pelo
Departamento de Patrimônio (DEPATRI).
Outra atividade importante realizada pela seção de Patrimônio foi o
levantamento e negociação do recolhimento, junto ao DEPATRI, de
uma grande quantidade de bens tombados inservíveis que estavam
depositados na parte não construída do subsolo do Instituto. Esta
operação foi fundamental para abrir caminho para as obras de
construção das salas de aula e auditório naquele espaço, agora em
andamento (Imagem 01).
Imagem 01 - Área não construída do subsolo do ICTA após a retirada de bens inservíveis
pelo Departamento de Patrimônio (DEPATRI) em 22/07/2010.
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4) ESPAÇO FÍSICO:
Até o final do mês de novembro nosso Setor já havia recebido mais
de 300 solicitações de reserva de espaços físicos do ICTA, sendo que
destas mais de 90 % foram atendidas. Uma descrição mais detalhada
dos tipos de solicitações recebidas pode ser observada na Figura 04.
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
Aulas deGraduação
Aulas de PósGraduação
Ações deExtensão
Projetos dePesquisa
Eventosinstitucionais
Finalidade da solicitação
Núm
ero
de s
olic
itaçõ
es
Realizadas
Atendidas
Figura 04 – Solicitações de reserva de espaços físicos cadastradas no Sistema Espaço
Físico entre os meses de janeiro e novembro de 2010.
Analisando a Figura 04 percebemos que mais de 60 % das
solicitações foram classificadas como eventos institucionais, que inclui
desde reuniões departamentais, palestras, reserva do laboratório de
informática para aulas práticas até a realocação de aulas teóricas de
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graduação e pós-graduação que por algum motivo não puderam
ocorrer em seus locais originais.
Ainda com relação às reservas de espaço recebemos até o mês de
novembro, através de nosso endereço eletrônico [email protected],
95 solicitações. Este número é bastante superior se comparado às
solicitações recebidas da mesma forma em 2009, porém soma pouco
mais de 30 % das solicitações cadastradas no Sistema Espaço Físico,
indicando que há necessidade de maior publicidade desta forma de
solicitação de reserva aos nossos usuários, onde fiquem claras as
vantagens para nosso Setor, mas principalmente aquelas
proporcionadas aos usuários que sigam este procedimento, como
envio de resposta confirmando o atendimento da solicitação.
5) OUTRAS REALIZAÇÕES IMPORTANTES:
Durante todo o ano de 2010 o SEMAP implementou ações com o
objetivo de oferecer um atendimento de maior qualidade aos usuários
do Instituto. Após negociação com a Gerência Administrativa e a
Direção do ICTA a parte administrativa do Setor foi transferida para a
Sala de Manutenção (124). Com esta ação conseguimos oferecer
atendimento ininterrupto das 08 às 17 horas, atendimento este que há
bastante tempo era colocado como uma das demandas do Setor. Esta
transferência também propiciou uma maior agilidade na resolução dos
problemas a nós encaminhados.
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Em conseqüência do exposto no parágrafo anterior a sala 124
passou por reformas para melhorar a disposição das estações de
trabalho. Para isso, retiramos uma antiga base de concreto que ficava
próximo às janelas e uma caixa de controle de câmera fria que não era
utilizada. Com estas melhorias foi possível organizar melhor o
ambiente administrativo do Setor e também acomodar com maior
conforto os servidores e bolsistas (Imagem 02).
Imagem 02 - Ambiente administrativo da Sala 124 após a realização de obras de melhoria
do espaço físico.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
Encerramos este relatório agradecendo ao apoio recebido da
Gerência Administrativa e da Direção do ICTA durante este ano, e que
propiciou a obtenção dos bons resultados aqui apresentados.
Esperamos que esta parceria seja mantida nos próximos anos.
Fica aqui também o agradecimento ao servidor Edgar Pimentel pelo
excelente trabalho que desempenha na área de manutenção do ICTA e
pelo apoio e participação ativa em todas as melhorias que foram
implantadas durante este ano; e também aos bolsistas Daniel Dalla
Valle e Eder Beardi pelo apoio dado em todos os serviços oferecidos
pelo Setor no período em que estiveram conosco.
Esperamos que este relatório tenha mostrado a importância que as
atividades executadas pelo SEMAP têm para o bom funcionamento de
todas as atividades do Instituto, em especial aquelas diretamente
relacionadas com o ensino de Graduação e Pós Graduação.
