Relatório de Atividades - VII InternEJ

Relatório de atividades | VIII InternEJ

O relatório foi dividido por coordenadorias e o coordenador de cada área

redigiu sobre as atividades realizadas até o dia 05-06-2013.

Coordenadoria de Comunicação

Atividade 1: Organizar documentos e coletar materiais de eventos passados.

Responsável: Cleyton Silva.

Status: Realizado

Prazo: 01-02-2013

O que foi desenvolvido: Foram organizados os documentos existentes no e-mail da

coordenadoria e contatos com o Coordenador de Divulgação do VII InternEJ, bem como

com o Diretor de Comunicação da CEEMPRE, recolhendo materiais de arquivos

existentes. Também foram realizadas buscas em redes sociais.

Resultado Esperado: Coletar conteúdos a serem aproveitados pela equipe de

comunicação.

Resultado Alcançado: Arquivos utilizados na divulgação e confecção de materiais

impressos para o dia do evento em formatos originais de edição, registros do contrato

de pedido de camisas todos do VII InternEJ e vídeos de algumas edições anteriores do

evento.

Atividade 2: Seleção dos assessores.

Responsável: Coordenadora Geral do VIII InternEJ Raquel Nunes, Coordenadoria de

Eventos CEEMPRE e Coordenador de Comunicação Cleyton Silva.

Status: Realizado

Prazo: 15-02-2013

O que foi desenvolvido: Foram realizadas entrevistas com os candidatos às cinco vagas

para trabalho como assessor na Coordenadoria de Comunicação. Os candidatos

manifestaram interesse por e-mail, mediante edital. Foram avaliados critérios como

responsabilidade, pontualidade, disposição, desenvoltura e disponibilidade. O modelo

de entrevista foi o mesmo para todas as coordenadorias.

Resultado Esperado: Escolha de 5 candidatos com perfil para a Coordenadoria de

Comunicação.

Resultado Alcançado: Foram selecionados 5 empresários juniores adequados ao cargo.

Atividade 3: Divulgação do resultado de seleção de assessores.


Status: Realizado

Prazo: 10-02-2013

O que foi desenvolvido: Artes para postagem na fanpage da CEEMPRE com a

divulgação dos selecionados para ocupar os cargos de assessores do VIII InternEJ.

Resultado Esperado: Divulgação para conhecimento do público geral os escolhidos

como assessores.

Resultado Alcançado: Divulgação efetiva na página da CEEMPRE.

Atividade 4: Redação da proposta da Coordenadoria de Comunicação do VIII InternEJ.


Status: Realizado

Prazo: 28-02-2013

O que foi desenvolvido: Foi escrita a proposta da programação científica para o VIII

InternEJ. Disponíveis para consulta no documento “Proposta de Projeto VIII InternEJ”.

Resultado Esperado: Obter aprovação do Conselho CEEMPRE.

Resultado Alcançado: Projeto aprovado.

Atividade 5: Reunião para tomada de decisões


Status: Realizado

Prazo: 20-02-2013

O que foi desenvolvido: Reunião de apresentação da equipe, na qual houve espaço

para se conhecerem e tirarem dúvidas quanto ao trabalho da Coordenadoria de

Comunicação. Foram realizados repasses e um momento de debate de como

poderíamos trabalhar as melhores ideias para divulgação do evento e nosso ambiente

de trabalho. Foram definidos:

- Facebook como melhor método de comunicação interna (criação de um grupo

fechado para a equipe de comunicação).

- Facebook como melhor forma de divulgação do evento (fanpage do evento).

- Planilha no docs para compartilhamento de ideias gerais.

- Criação de 3 grupos iniciais de trabalho, sendo:

- Criação de materiais de imagens do evento: Luan Noé.

- Criação de vídeos de divulgação: Nathália Torres e Rodrigo Fuscaldi.

- Orçamentos e contatos com divisão de parques e jardins da UFV: Leonardo

Lemos e Guilherme Raminho.

Resultado Esperado: Divisão de tarefas, apresentação de equipe e organização de

ambiente de trabalho.

Resultado Alcançado: Houve alterações em algumas partes do cronograma, mas que

não prejudicaram o rendimento. Os resultados esperados estão sendo alcançados.

Atividade 6: Criação de grupo no Facebook e planilhas no docs.

Responsável: Leonardo Lemos.

Status: Realizado

Prazo: 21-02-2013

O que foi desenvolvido: Criação de um grupo no facebook e planilhas com tópicos da

coordenadoria no docs.

Resultado Esperado: Comunicação mais rápida com o uso das ferramentas.

Resultado Alcançado: Utilização efetiva do Facebook e não tão efetiva das planilhas,

mas que não causaram problemas no resultado final que é a comunicação mais rápida.

Atividade 7: Reunião de desenvolvimento do logotipo do evento.

Responsável: Cleyton Silva, Guilherme Raminho, Leonardo Coelho, Luan Noé, Nathália

Torres e Assessor de Publicidade da CEEMPRE Gelsner Penha.

Status: Realizado

Prazo: 09-03-2013

O que foi desenvolvido: Na reunião realizamos uma discussão sobre os conceitos do

tema do evento “Projetando sua Identidade” definindo onde queríamos chegar,

realizamos brainstorms sobre cores e representações para o logotipo. Nesta reunião

tivemos a participação de Gelsner Penha, assessor de publicidade da CEEMPRE, que

nos ajudou a desenvolver as ideias.

Resultado Esperado: Escolha do logotipo e identidade visual a serem utilizada no

evento, suas divulgações e documentos.

Resultado Alcançado: Desenvolvimento das ideias que geraram o logotipo e forma de

utilização.

Atividade 8: Divulgação do logotipo em RC para o Conselho da CEEMPRE

Responsável: Cleyton Silva, Nathália Torres e Rodrigo Fuscaldi.

Status: Realizado

Prazo: 17-04-2013

O que foi desenvolvido: Foi desenvolvido um vídeo de apresentação de alguns

conceitos e do próprio logotipo.

Resultado Esperado: Levar a conhecimento do Conselho Deliberativo da CEEMPRE o

logotipo do VIII InternEJ.

Resultado Alcançado: Foi apresentado na data prevista.

Atividade 9: Localização e medidas de banners

Responsável: Leonardo Lemos e Guilherme Raminho.

Status: Realizado

Prazo: 20-04-2013

O que foi desenvolvido: Verificação de locais estratégicos para serem colocados

banners e outras formas de divulgação dentro da UFV com as Divisões de Eventos e

Parques e Jardins, além de listagem de medidas para os banners.

Resultado Esperado: Coletar medidas e informações a respeito dos locais.

Resultado Alcançado: Foi entregue relatório com todos os dados necessários.

Atividade 10: Orçamentos.

Responsável: Leonardo Lemos e Guilherme Raminho.

Status: Realizado

Prazo: 04-05-2013

O que foi desenvolvido: Realizados orçamentos de camisas, impressões de banners e

adesivos.

Resultado Esperado: Orçamentos diversos para tomadas de decisões quanto a

necessidades de gastos.

Resultado Alcançado: Orçamentos de vários locais dentro e fora de Viçosa.

Atividade 11: Materiais e Documentos.

Responsável: Luan Noé.

Status: Realizado

Prazo: 04-05-2013.

O que foi desenvolvido: Foram desenvolvidos os itens para serem utilizados durante o

InternEJ, como material a ser entregue aos congressistas, além de outros materiais de

uso das coordenadorias:

- Pasta de materiais.

- Bloco de anotações.

- Crachás.

- Modelo de camisas.

- Página timbrada.

Resultado Esperado: Disponibilização de todos os materiais necessários para utilização

e para realização de orçamentos.

Resultado Alcançado: Todos os materiais citados acima foram entregues no prazo e

corresponde à identidade do evento.

Atividade 12: Fanpage, Website.

Responsável: Guilherme Raminho, Leonardo Lemos, Luan Noé e No Bugs.

Status: Realizado

Prazo: 05-05-2013

O que foi desenvolvido: Fanpage oficial do VIII InternEJ e a Lauch Page de divulgação.

Resultado Esperado: Estar desenvolvido até o último dia do EMEJ a fanpage e o site

com a identidade do VIII InternEJ.

Resultado Alcançado: Foram entregues no prazo e bem desenvolvidos.

Atividade 13: Divulgação do evento no EMEJ

Responsável: Cleyton Silva, Guilherme Raminho e Nathália Torres.

Status: Realizado

Prazo: 05-05-2013

O que foi desenvolvido: Vídeo de divulgação convidando os congressistas do EMEJ a

participarem e apresentando um pouco do InternEJ. Placa confeccionada para

divulgação, fotos dos congressistas segurando a placa de divulgação que

posteriormente foi postado na fanpage do InternEJ, gravação de vídeo com pessoas

respondendo a uma pergunta relacionada ao tema do evento e distribuição de QR-

Codes com o link para a fanpage.

Resultado Esperado: Divulgação do evento para empresários juniores externos ao

núcleo.

Resultado Alcançado: Foram recebidos feedbacks positivos de quem estava no evento.

A fanpage obteve alto índice de alcance não só de pessoas de Viçosa, mas de Belo

Horizonte, São joão Del Rey, Ouro Preto e Juiz de Fora principalmente. As fotos tiradas

e postadas na fanpage foram o destaque.

Atividade 14: Seleção de Assessor.

Responsável: Coordenadora Geral Raquel, Coordenadoria de Eventos CEEMPRE e

Coordenador de Comunicação Cleyton Silva.

Status: Realizado

Prazo: 25-05-2013

O que foi desenvolvido: Foram realizadas entrevistas com os candidatos as 2 vagas

para trabalho como assessor na Coordenadoria de Comunicação. Os candidatos


responsabilidade, pontualidade, disposição, desenvoltura e disponibilidade.

Resultado Esperado: Escolha de 2 candidatos com perfil para a Coordenadoria de

Comunicação.

Resultado Alcançado: Foi selecionado 1 empresário adequado ao cargo.

Atividade 15: Postagens de conteúdo na fanpage.

Responsável: Cleyton Silva, Giselle Rosa, Guilherme Raminho, Leonardo Lemos, Luan

Noé e Nathália Torres.

Status: Em andamento.

O que foi desenvolvido: Artes para postagem na fanpage do VIII InternEJ, como

conteúdos sobre empreendedorismo, motivacionais, identidade, comunicados do

evento e quais outros temas que a coordenadoria julgar necessário.

Resultado Esperado: Fixação da identidade, promoção e informativos do evento.

Resultado Alcançado: Divulgação efetiva, ainda em desenvolvimento com alcance

dentro do esperado.

*O Assessor Rodrigo Fuscali decidiu se desligar da organização do evento, foi aberto

edital e foi selecionado no dia 25-05-2013, mediante Edital, Giselle Rosa.

Coordenadoria de Conteúdo e Programação

Atividade 1: Organização dos documentos e e-mail da Coordenadoria de C&P.

Responsável: Coordenadora de Conteúdo e Programação Esther.

Status: Realizado

Prazo: 01-02-2013

O que foi desenvolvido: A Coordenadora organizou os arquivos relativos à mesma

coordenadoria do VII InternEJ (editais, tabelas de contatos, modelos de avaliação) e

também os e-mails relativos à Coordenadoria (conteú[email protected],

[email protected], [email protected],

[email protected]).

Resultado Esperado: Deixar os arquivos preparados para as atividades deste ano.

Resultado Alcançado: Todos os arquivos foram organizados.

Atividade 2: Seleção dos assessores.


Coordenadora de Conteúdo e Programação Esther.

Status: Realizado

Prazo: 15-02-2013

O que foi desenvolvido: Foram realizadas entrevistas com os candidatos às 5 vagas

para trabalho como assessor na Coordenadoria de C&P. Os candidatos manifestaram

interesse por email, mediante edital. Foram avaliados critérios como responsabilidade,

pontualidade, disposição, desenvoltura e disponibilidade. O modelo de entrevista foi o

mesmo para todas as coordenadorias e está disponível para consulta nos arquivos da

Coordenadoria.

Resultado Esperado: Escolha de 5 candidatos com perfil para a Coordenadoria.

Resultado Alcançado: Foram selecionados 5 empresários adequados ao cargo.

Atividade 3: Reuniões e divisão de responsabilidades

Responsável: Coordenadora de Conteúdo e Programação Esther.

mailto:conteú[email protected]

mailto:[email protected]



Status: Realizado

Prazo: 15-02-2013

O que foi desenvolvido: Em reunião as atividades e responsabilidades da

Coordenadoria de C&P foram divididas entre a Coordenadora e os assessores. Cada

assessor teve o direito de escolher sua área, ficando assim definido:

- Palestras – busca por contatos e contato: Luísa e Karla (assessoras).

- Workshops seniores – busca por contatos e contato: Mateus (assessor).

- Workshop da EJs: Mateus e Esther (assessor e Coordenadora).

- Painel com pós-juniores – busca por contatos e contato: Wilson (assessor).

- Editais de cases, artigos e projeto – revisão dos antigos editais e redação dos novos:

Amanda (assessora).

- Administração das atividades, repasses e busca por suporte às atividades: Esther

(Coordenadora).

- Atualização e revisão da programação: Esther (Coordenadora).

Também foi estipulado um horário semanal para a reunião da Coordenadoria, podendo

ser alterado mediante solicitação ou necessidade do grupo. Nestas reuniões serão

feitos repasses das atividades propostas.

Resultado Esperado: Divisão justa de tarefas e melhor desempenho da equipe.

Resultado Alcançado: Até o momento as tarefas foram cumpridas no prazo e com alto

desempenho.

Atividade 4: Criação de um Dropbox e um grupo no Facebook para a Coordenadoria

Responsável: Coordenadora Esther

Status: Realizado

Prazo: 20-02-2013

O que foi desenvolvido: Foi criado um Dropbox da Coordenadoria de Conteúdo e

Programação com pastas referentes a cada tópico da programação científica do evento

(Cases, coffee-bech, editais, painel com pós-juniores, palestras e workshops) além de

uma pasta com arquivos diversos, úteis para toda a equipe e outra com atas.

Resultado Esperado: As pastas devem ser de acesso aos assessores e à Coordenadora

para consultas e compartilhamento dos materiais.

Resultado Alcançado: Cada assessor se tornou responsável pelo conteúdo de sua

respectiva pasta, preenchendo os documentos necessários e arquivando as devidas

informações. A troca de materiais se mostrou efetiva até o momento.

Atividade 5: Redação da proposta da Coordenadoria de Conteúdo e Programação do

VIII InternEJ.

Responsável: Coordenadora Esther

Status: Realizado

Prazo: 28-02-2013

O que foi desenvolvido: Foi escrita a proposta da programação científica para o VIII

InternEJ. A proposta inclui o conteúdo (Palestras, Workshops, Cases, Artigos, Projetos,

Painel com Pós Juniores e Coffee-bench) e programação do evento. Disponíveis para

consulta no documento “Proposta de Projeto VIII InternEJ”. A proposta descrita é um

modelo piloto que pode sofrer alterações quanto à programação (para adequações de

horários e durações de cada tópico da programação) ou mesmo de conteúdo,

mediante extrema necessidade e aprovação da Coordenação do evento.

Resultado Esperado: Obter aprovação do Conselho CEEMPRE.

Resultado Alcançado: Projeto aprovado.

Atividade 6: Busca por contatos

Responsável: Assessores e Coordenadora

Status: Em Andamento

Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Toda a coordenadoria deveria buscar contatos de

palestrantes, ministrantes de workshops e pós-juniores para participarem do evento.

Cada assessor buscou contatos relativos à sua área de responsabilidade.

Resultado Esperado: Ter um bom número de opções para o evento deste ano e criar

um banco de contatos para as próximas edições do InternEJ.

Resultado Alcançado: Vários contatos já foram levantados e arquivados pela

coordenadoria.

Atividade 7: Redação dos editais

Responsável: Assessora Amanda


Prazo: 18-03-2013 à 10-06-2013

O que foi desenvolvido: A assessora responsável pela atividade revisou os antigos

editais e está redigindo os novos editais para este ano mediante revisão da

Coordenadora de C&P e Coordenadora Geral.

Resultado Esperado: Ter os editais prontos até quatro meses antes do evento.

Resultado Alcançado: Os editais foram concluídos e passam por revisão da

Coordenadora Geral.

Atividade 8: Contato com os conferencistas.

Responsável: Assessores, sob supervisão da Coordenadora.


Prazo: 05-03-2013

O que foi desenvolvido: Os assessores responsáveis deverão entrar em contato com os

possíveis ministrantes apresentando o evento e fazendo a proposta de

convite/contratação.

Resultado Esperado: Fechar o convite/contratação de todos os conferencistas

necessários para o evento.

Resultado Alcançado: Aguardando respostas.

Atividade 9: Reunião com o Centev.

Responsável: Coordenadora Esther e Assessora Amanda.

Status: Realizado.

Prazo: 15-04-2013

O que foi desenvolvido: A Coordenadora e Assessora foram até o Centev buscar

parceria da incubadora de empresas para avaliar e aprovar um projeto, como ocorreu

na última edição do InternEJ. A melhor “Ideia de Negócio” será acompanhada pela

incubadora e receberá os devidos suportes.

Resultado Esperado: Fechar a parceria para elaborar e divulgar o edital, avaliar as

ideias enviadas, aprovar e dar suporte à melhor Ideia de Negócio.

Resultado Alcançado: O Centev fechou a parceria com o evento.

Atividade 10: Reunião com o Centev.

Responsável: Coordenadora Esther e Assessora Amanda.

Status: Realizado.

Prazo: 16-05-2013

O que foi desenvolvido: A Coordenadora e Assessora foram até o Centev para acertar

os detalhes do processo de inscrição das propostas de projeto que deverão ser

enviadas para o InternEJ.

Resultado Esperado: Determinar qual será o sistema de envio.

Resultado Alcançado: Esperando retorno do Centev quanto ao seu sistema online.

Atividade 11: Busca de dados para o Workshop das Empresas Juniores.

Responsável: Assessor Mateus.

Status: Realizado.

Prazo: 04-06-2013

O que foi desenvolvido: O assessor buscou, junto à Diretoria de Desenvolvimento da

CEEMPRE quais serão as temáticas abordadas nas Capacitações programadas para este

ano.

Resultado Esperado: Determinar quais serão as temáticas abordadas nos Workshops

das empresas juniores.

Resultado Alcançado: A etapa de captação de dados foi concluída. Agora os dados

serão confrontados com a PND e serão decididos os temas dos Workshops.

Atividade 12: Fechamento de palestras, workshops e vinda de pós juniores.

Responsável: Assessores, sob supervisão da Coordenadora.


Prazo: 05-03-2013 à 31-07-2013

O que foi desenvolvido: Os contatos deverão ser fechados para o evento e os

Coordenadores devem buscar todas as informações necessárias sobre as palestras e

workshops, além de informações pessoais sobre os conferencistas.

Resultado Esperado:

Resultado Alcançado: Até o momento foram fechados dois workshops sêniores, uma

palestra e seis pós-juniores.

Atividade 13: Confecção de banco de contatos.

Responsável: Coordenadora Esther e Assessores.


Prazo: Até o final do evento.

O que foi desenvolvido: A Coordenadora criou uma planilha que contem todos os

dados dos contatos que foram e estão sendo realizados este ano para que possam ser

repassados às próximas equipes coordenadoras para que essas tenham uma fonte de

contatos. A planilha está sendo preenchida pelos assessores. Outra planilha no mesmo

estilo foi criada pelo Assessor Wilson exclusivamente com os contatos de pós-juniores.

Resultado Esperado: Construir a parte do processo de gestão do conhecimento.

Resultado Alcançado: A planilha está sendo preenchida à medida que a equipe obtém

novos contatos.

Observação: A planilha contém todos os contatos que a equipe possuí, dentre eles os

que serão utilizados para o VIII InternEJ e também aqueles que não são viáveis no

momento. Há um campo que discrimina o status do contato, se este foi ou não

utilizado no evento deste ano, para que futuras coordenadorias tomem como base.

Coordenadoria Geral

Atividade 1: Selecionar equipe de Coordenadores

Responsável: Raquel, Coordenadoria de eventos da Gestão 2012 e 2013 da CEEMPRE,

Pedro Vargas, Presidente da CEEMPRE.

Status: Realizado

Prazo: 20-01-2013

O que foi desenvolvido: O edital de seleção foi escrito pela coordenadora geral e

revisado pelo Presidente da CEEMPRE, as entrevistas foram agendadas tendo em vista

a disponibilidade do entrevistado, do coordenador geral, do presidente da CEEMPRE,

do coordenador da área do VII InternEJ e do coordenador de eventos da CEEMPRE. A

entrevista foi realizada nas datas marcadas seguindo o Roteiro de Entrevista da

Diretoria Presidência e perguntas específicas para cada coordenadoria de acordo com a

habilidade necessária para a área. A decisão dos coordenadores selecionados foi

tomada pelo presidente da CEEMPRE e coordenadoras geral do VII e VIII InternEJ. O

resultado foi enviado para a Diretoria de Comunicação da CEEMPRE para que a

assessoria de publicidade fizesse a arte e postasse na fanpage.

Resultado Esperado: Coordenadores selecionados dentro do prazo estabelecido.

Resultado Alcançado: Os coordenadores foram entrevistados e selecionados dentro do

prazo, entretanto não teve participação dos coordenadores de cada área do VII

InternEJ, é de extrema importância que eles estivessem presentes. O ideal seria ter

todos os coordenadores selecionados ainda em dezembro, mas como a seleção do

coordenador geral demorou, não foi possível que isso acontecesse.

Atividade 2: Realizar primeira reunião com os coordenadores.

Responsável: Raquel

Status: Realizado

Prazo: 27-01-2013

O que foi desenvolvido: A primeira reunião foi realizada com o objetivo de integração

da equipe, para que o time se conhecesse e entendesse o propósito de cada um na

equipe. Teve uma dinâmica de integração, apresentação da dinâmica de trabalho,

decisão de dia e horário para reunião semanal e explicação de como e quando seriam a

seleção dos assessores. Foi estabelecido que a comunicação interna se daria por um

grupo no facebook para os coordenadores e a coordenadora de eventos da CEEMPRE

que acompanha todas as atividades, através dos e-mails institucionais e por planilhas

de acompanhamento via Google Docs.

Resultado Esperado: Integrar e equipe e estabelecer uma Dinâmica de Trabalho.

Resultado Alcançado: A equipe tem se mostrado integrada e a dinâmica de trabalho

tem sido efetiva, mas sempre que necessário a elaboramos melhor para adaptar às

necessidades de todos e do evento.

Atividade 3: Seleção dos assessores

Responsável: Raquel e coordenadores de todas as áreas.

Status: Realizado

Prazo: 10-02-2013

O que foi desenvolvido: O edital foi escrito pela coordenadora geral e revisado pelo

presidente da CEEMPRE. Os candidatos às assessorias enviaram interesse ao email da

coordenadoria geral e ele era repassado ao coordenador da área para agendar. As

entrevistas foram realizadas seguindo o Roteiro de Entrevistas da Diretoria Presidência

e perguntas específicas a cada coordenadoria. Todos os coordenadores e

coordenadoria de eventos da CEEMPRE poderiam acompanhar as entrevistas, mas ela

era conduzida pelo coordenador da área. O resultado foi divulgado na fanpage da

CEEMPRE.

Resultado Esperado: Assessores selecionados dentro do prazo estabelecido.

Resultado Alcançado: Os assessores foram selecionados dentro do prazo estabelecido,

entretanto como tiveram muitos candidatos e as entrevistas foram realizadas em uma

semana, o coordenador geral não pode acompanhar todas as entrevistas.

Atividade 4: Realizar Reunião Geral

Responsável: Raquel.

Status: Realizado

Prazo: 03-03-2013

O que foi desenvolvido: Junto com os outros coordenadores foi escolhida a data e

alguns temas foram sugeridos para abordagem e capacitações da equipe. Os assessores

foram avisados da reunião através do grupo da equipe no facebook e por e-mail

através do e-mail de grupo. A assessora de conteúdo e programação Karla Coelho

reservou o auditório do DTA III para a realização da reunião. O coordenador de

integração ficou responsável pela dinâmica de apresentação no dia e a coordenadoria

de eventos da CEEMPRE ficou responsável pelo coffee-break. O presidente da

CEEMPRE, Pedro Vargas realizou um treinamento com a equipe. Na reunião foi

apresentado por cada coordenador o projeto da sua área e pela coordenadora geral a

dinâmica de trabalho.

Resultado Esperado: Equipe mais integrada e alinhada ao propósito do evento.

Resultado Alcançado: A reunião teve um feedback positivo pela equipe e se mostrou

efetiva para um primeiro contato e inserção da equipe no propósito do evento.

Atividade 5: Escrever Projeto do Evento

Responsável: Raquel e os outros coordenadores

Status: Realizado

Prazo: 26-02-2013

O que foi desenvolvido: Os coordenadores fizeram um plantão para discutir qual seria

o propósito do evento, para então definir o tema. Nesse dia o tema foi decidido a partir

de discussões a respeito do relatório de feedback do VII InternEJ, alinhamento a

estratégia da CEEMPRE, outros eventos do MEJ e o conceito do evento pelos

coordenadores. Alguns assuntos de infraestrutura, cenários esperados, data, grade de

programação, foram discutidos e decididos nesse dia. As atividades mais específicas de

cada coordenadoria foram escritas por cada coordenador, enviada para a

coordenadora geral que estruturou e revisou todo o projeto. Depois de montado o

projeto foi enviado aos coordenadores para revisão, apresentado a equipe na reunião

geral e sabatinado e deliberado pelos conselheiros da CEEMPRE.

Resultado Esperado: Projeto completo no prazo e aprovado.

Resultado Alcançado: O projeto foi aprovado pelos conselheiros deliberativos e foi

elogiado por muitas pessoas pela clareza, objetividade e abrangência de todos os

detalhes do evento.

Atividade 6: Fazer contato com a Coordenadoria de Eventos da Brasil Júnior


Status: Realizado

Prazo: 20-01-2013

O que foi desenvolvido: Foi realizado uma primeira reunião com a Tatiana,

coordenadora de eventos da BJ, com a coordenadora geral e o presidente da CEEMPRE,

nessa reunião foi explicado o objetivo do InternEJ, qual o histórico, qual a relação com

o núcleo e quais as perspectivas. A partir dessa reunião um assessor de eventos ficou

responsável por acompanhar o InternEJ, os coordenadores foram adicionados em um

grupo para os organizadores de todos os eventos do MEJ e tem participado de todos os

workshop realizados pela coordenadoria.

Resultado Esperado: Apoio da Brasil Júnior para o VIII InternEJ

Resultado Alcançado: A relação estabelecida foi efetiva e tem sido aproveitada pelos

coordenadores.

Atividade 7: Avaliação de Desempenho da Equipe

Responsável: Raquel e assessores de Gestão de Pessoas da CEEMPRE


Prazo: Junho - 2013

O que foi desenvolvido: Coordenador Geral procurou os assessores de Gestão de

Pessoas para analisar a viabilidade da Avaliação de Desempenho, fizeram uma primeira

reunião e estruturaram como ela seria e definiram datas. Teremos uma próxima

reunião para definir metodologia de aplicação e de feedback.

Atividade 8: Reunir com Professor Magnus

Responsável: Raquel, Natália e Karoline.

Status: Realizado

Prazo: 25-03-2013

O que foi desenvolvido: Nessa reunião foi apresentado o Projeto do Evento para o

professor, pedimos sugestões a ajuda em alguns pontos de infraestrutura que estavam

pendentes.

Resultado Esperado: Estabelecer relação com o Professor Magnus.

Resultado Alcançado: A reunião foi muito produtiva ele deu muitas sugestões, aprovou

o projeto e se mostrou disponível estabelecendo contato com os coordenadores.

Atividade 9: Estruturar forma de Repasse ao Conselho Deliberativo


Status: Realizado

O que foi desenvolvido: Foi estabelecido que o repasse seria pelo relatório de

atividades e apresentação em RC, e as datas foram estabelecidas e aprovados pelo

Presidente do Conselho da CEEMPRE.

Resultado Esperado: Repasse claro e com frequência adequada.

Coordenadoria de Infraestrutura

Atividade 1: Levantamento inicial de empresas montadoras de stands para

programação concomitante

Responsável:Natália Karnauchovas

Status: Não concluído

Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Iniciou-se a busca por empresas que trabalham com

montagem de stands para eventos. O levantamento foi feito via internet e,

inicialmente, não havia referência alguma de busca por este serviço. Posteriormente

entrou-se em contato com o Coordenador de Infraestrutura do JEWC para obter

maiores informações e, por meio de busca na internet, encontrou-se um relatório do

JEWC com alguns contatos (Tropical Sul, Solare, Cobermax, Gauss, Servitec, Top Flex).

Não foi possível encontrar qualquer contato da maioria das empresas, outras não

trabalhavam com stands e outras não atendiam Minas Gerais.

Resultado Esperado: Obter orçamentos de stands.

Resultado Alcançado: Não foram obtidos orçamentos. Necessidade de novo

levantamento de empresas.

Atividade 2: Registro do evento no RAEX

Responsável: Luriani Ferreira


Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Entrou-se em contato com o professor Magnus a fim de

agendar uma reunião para abordar o registro no RAEX e dificuldade de análise de

proposição de evento, porém o professor estava de recesso até dia 12-03-2013. A

reunião foi marcada e efetuada dia 25-03-2013, estiveram presente Raquel Nunes

(Coordenadora Geral), Karoline D’Assunção (Coordenadora de Finanças) e Natália

Karnauchovas (Coordenadora de Infraestrutura) e discutiu-se, entre outras questões, o

registro do evento no RAEX. O professor Magnus afirmou que o registro no RAEX só é

feito a partir da garantia do local do evento. Será marcada uma reunião entre os

coordenadores, o prof. Magnus e o Gumercindo (Pró-Reitoria de Extensão e Cultura)

para conversar sobre a análise da proposição do evento. Após o pedido ser deferido

será verificada a questão do registro no RAEX.

Resultado Esperado: Registro no RAEX feito.

Resultado Alcançado: Registro do RAEX não feito.

Atividade 3: Verificar viabilidade de almoço no Restaurante Geraes

Responsável: Luriani Ferreira


Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Entrou-se em contato com a administração do restaurante

Geraes, no campus da UFV, para verificar a possibilidade de abertura do restaurante

nos dias do evento (feriado e final de semana) para atendimento dos congressistas e

conferencistas. O restaurante só funciona em horários excepcionais (feriados e finais

de semana) mediante a confirmação de, no mínimo, 100 clientes. Como o evento ainda

não tem o número exato de congressistas, dado obtido após abertura das inscrições, o

contato será retomado futuramente para analisar a viabilidade de almoço no Geraes.

Resultado Esperado: Análise de viabilidade concluída.

Resultado Alcançado: Análise de viabilidade não concluída.

Atividade 4: Orçamento de diárias em hotéis da cidade

Responsável: Gabriela Furfuro

Status: Realizado

Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Ida nos hotéis Viçosa Palace, Orquídea Hotel, Príncipe Hotel,

Alfa Hotel e Hotel da UFV para obter orçamentos de diárias a fim de verificar,

posteriormente, a alocação dos congressistas de fora de Viçosa em hotéis ou dar

continuidade à Casa MEJ.

Resultado Esperado: Obter orçamentos de hotéis

Resultado Alcançado: Orçamentos obtidos

Atividade 5: Fazer levantamento de materiais necessário para 300, 400 e 500

congressistas.

Responsável: Maíra Magalhães

Status: Realizado

Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Fazer a listagem de todos os materiais necessários (pulseiras

de identificação, blocos, canetas, pastas, crachás, canecas) para 300, 400 e 500

congressistas a fim de facilitar o processo de pedido de orçamentos.

Resultado Esperado: Confeccionar lista de materiais

Resultado Alcançado: Lista de materiais confeccionada

Atividade 6: Orçamento de material gráfico


Status: Realizado

Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Pedido de orçamentos de canetas, pastas e blocos de papel

junto a diversas empresas.

Resultado Esperado: Orçamentos obtidos.

Resultado Alcançado: Orçamentos obtidos.

Atividade 7: Orçamentos de canecas para festa


Status: Realizado

Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Pedido de orçamento de canecas junto a diversas empresas.

Resultado Esperado: Obter orçamentos de canecas.


Atividade 8: Orçamento de crachás em papel semente

Responsável:Luriani Ferreira

Status: Realizado

Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Pedido de orçamento de crachás em papel semente junto a

diversas empresas.

Resultado Esperado: Obter orçamentos de crachás em papel semente.

Resultado Alcançado: Orçamentos dos crachás obtidos. No momento, espera-se

apenas pelos valores de frete.

Atividade 9: Orçamentos iniciais de coffee-breaks,coffee-end e café da manhã

Responsável: Warley Gandra e Ana Luísa Mello

Status: Realizado

Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Orçamentos iniciais de coffee-breaks,coffee-end e café da

manhã em diversas empresas de Viçosa para verificar produtos oferecidos e

respectivos valores e compatibilizar as informações obtidas com as necessidades do

evento.

Resultado Esperado: Obter orçamentos de coffee-breaks, coffee-end e café da manhã.


Atividade 10: Orçamento de alimentação especial



Prazo: 18-03-2013

O que foi desenvolvido: Entrou-se em contato com a EmpNut (Empresa Júnior de

Nutrição) para obtenção de orçamento de alimentação especial para prováveis

congressistas com restrições alimentares (intolerância à lactose, glúten, vegetarianos,

entre outros). Na época de contato com a empresa a mesma estava reformulando seu

cardápio de coffee-break especial, optou-se, então, por retornar o contato

futuramente, a partir da definição do número de congressistas com restrições

alimentares (pós-inscrição).

Resultado Esperado: Obter orçamento de alimentação especial.

Resultado Alcançado: Orçamento não obtido.

Atividade 11: Orçamento de stands.

Responsável: Natália Karnauchovas, Luriani Ferreira e Gabriela Furfuro


Prazo: 24-05-2013

O que foi desenvolvido: A partir da tentativa inicial de contato com empresas

montadoras de stands foi feita uma nova busca, desta vez em fanpages do Facebook e

com resultados mais satisfatórios. Foram encontradas diversas empresas via internet e

buscou-se, na Divisão de Eventos e Secretaria da Semana do Fazendeiro (UFV) contatos

de empresas mais próximas que trabalhem com este serviço (muitas das empresas

encontradas eram de São Paulo, Rio de Janeiro ou Espírito Santo). Dividiu-se os

contatos das empresas para otimizar a obtenção dos orçamentos. Inicialmente tentou-

se contato direto via e-mail, o que, no entanto, não surtiu resultados. Passou-se então,

ao contato via telefone e confirmação via e-mail para pedido dos orçamentos.

Resultado Esperado: Obter orçamentos de stands.


Atividade 12: Negociação de valor e cardápio do coffee-break, coffee-end e café da

manhã



Prazo: 25-05-2013

O que foi desenvolvido: A partir dos orçamentos feitos inicialmente foi feita uma

reunião entre a Coordenadora de Infraestrutura, Natália Karnauchovas, e os Assessores

de Infraestrutura, Warley Gandra e Ana Luísa Mello, para estabelecer um cardápio de

coffee-break, coffee-end e café da manhã compatíveis com as necessidades do VIII

InternEJ. Após a confecção do cardápio foi retomado o contato com as empresas

fornecedoras a fim de obter um novo orçamento e verificar sua forma de trabalho e

infraestrutura para o fornecimento das refeições no Espaço Multiuso.

Resultado Esperado: Obter os valores de orçamento de acordo com as reais

necessidades do evento e obter informações sobre a infraestrutura de fornecimento

das refeições nos dias do evento.

Resultado Alcançado: Orçamentos obtidos para as reais necessidades do evento.

Coordenadoria de Integração

Atividade 1: Orçamentos dos locais de Eventos em Viçosa.

Responsável: Todos

Status: Realizado

Prazo: 07-04-2013

O que foi desenvolvido: Listamos os locais para eventos em Viçosa e logo após

dividimos para que o mais rápido possível conseguíssemos os preços de todos os locais.

Resultado Esperado: Olhar o máximo de locais possíveis e achar algum com um preço

mais acessível ao evento.

Resultado Alcançado: Tivemos como resultados os orçamentos dos seguintes locais em

Viçosa: Fazendinha, Sítio das Palmeiras, Parthenon e Coliseu que foram os adequados

para uma festa para o número de pessoas que teremos no evento. Ainda foram

analisados outros espaços como: Espaço Requinte, SamSara e Galpão porém foram

descartados devido a não comportar, com conforto, todos os congressistas.

Atividade 2: Entrar em contato com Dj Thiago

Responsável: Ícaro

Status: Realizado

Prazo: 10 - 03 - 2013

O que foi desenvolvido: Entrei em contato com o Dj Thiago por ser da mesma cidade

dele e já conhecê-lo, e negociamos sobre o preço e o que ele terá a nos oferecer para

festa do InternEJ.

Resultado Esperado: Preço próximo ao último feito por ele.

Resultado Alcançado: Ele está com mais equipamentos e mais luzes, preço totalmente

adequado pelos equipamentos e pelo tempo de festa que irá tocar, no caso de tocar de

5 a 6 h na festa. Já deixei-o sobre aviso e até o presente momento será o Dj da festa de

Integração.

Atividade 3: Pegar todo material da Copa Jr. passada

Responsável: Ícaro e Marcel

Status: Realizado

Prazo: 17-04-2013

O que foi desenvolvido: Entrar em contato com Joelson (Coordenador de Integração

VII InternEJ), com a EFICAP e pegar todo o material disponível relativo a Copa Jr.

Resultado Esperado: Recolher tudo dentro do prazo estabelecido.

Resultado Alcançado: Todo material já foi passado a nós.

Atividade 4: Integração da equipe VIII InternEJ

Responsável: Bráulio, Daniel, Marcel, Ricardo e Tiago


Prazo: 14-11-2013

O que foi desenvolvido: Tudo o que é preciso para integração já foi feito: orçamento,

possíveis locais e datas para se fazer.

Resultado Esperado: Realizar a Integração no primeiro mês de aula preferencialmente.

Resultado Alcançado: Não foi encontrado locais nas datas disponíveis e houve muito

conflito de datas com eventos do MEJ e/ou feriados. Estão estudando outra forma de

integração para que a mesma ocorra mais rápido possível.

Atividade 5: Reunião com Conteúdo e Programação

Responsável: Todos

Status: Realizado

Prazo: 03-2013

O que foi desenvolvido: A coordenadora de Conteúdo e Programação, Esther, esteve

presente em uma de nossas reuniões e nesse dia definimos os horários e tempos do

espaço para coordenadoria durante o evento.

Resultado Esperado: Definir horários e duração das atividades de Integração

Resultado Alcançado: Tudo definido.

Atividade 6: Possíveis Orçamentos para festa

Responsável: Todos

Status: Realizado

Prazo: 10-04-2013

O que foi desenvolvido: Com base no preço de bebidas, locais e DJ, fizemos

orçamentos de nossa festa para termos um parâmetro.

Resultado Esperado: Todos fazerem pelo menos um orçamento base.

Resultado Alcançado: Os orçamentos tiveram a mesma média de valores o que deu

uma direção boa de para onde estamos indo e o quanto será necessário para realização

da festa.

Atividade 7: Olhar dinâmicas e atividades para realização durante o evento

Responsável: Todos


Prazo: 10-09-2013

O que foi desenvolvido: Tivemos algumas reuniões com ideias para ver qual se

adequava a cada momento da programação para deixar os congressistas mais a

vontade e descansá-los da programação.

Resultado Esperado: Ideias inovadoras e/ou concisas.

Resultado Alcançado: Brainstorming positivo com boas ideias que serão analisadas

com mais calma.

Coordenadoria de Recursos

Atividade 1: Leitura de documentos e organização do e-mail da Coordenadoria de

Recursos.

Responsável: Yasmin Lopes.

Status: Realizado

Prazo: 01-02-2013

O que foi desenvolvido: A coordenadora leu os repasses do VII InternEJ, conversou

com a Coordenadora de Recursos do VII InternEJ, Diana, e organizou os documentos

que estão no e-mail da Coordenadoria de Recursos.

Resultado Esperado: Se preparar, estar ciente das dificuldades e organizar os

documentos para as atividades desse ano.

Resultado Alcançado: Organização dos documentos e troca de ideias efetiva.

Atividade 2: Seleção das assessoras


Coordenadora de Recursos Yasmin.

Status: Realizado

Prazo: 15-02-2013

O que foi desenvolvido: Foram realizadas entrevistas com os candidatos às 5 vagas

para trabalhar como assessor na Coordenadoria de Recursos. Os candidatos


responsabilidade, pontualidade, disposição, desenvoltura e disponibilidade. O modelo

de entrevista foi o mesmo para todas as coordenadorias e está disponível para consulta

nos arquivos da Coordenadoria.

Resultado Esperado: Escolha de 5 candidatos com perfil para a Coordenadoria.

Resultado Alcançado: Foram selecionados 5 empresários adequados ao cargo.

Atividade 3: Reuniões e divisão de responsabilidades


Status: Realizado

Prazo: 28-02-2013

O que foi desenvolvido: Em reunião, as atividades e responsabilidades da

Coordenadoria foram divididas entre a Coordenadora e as assessoras. Ficando dividido

da seguinte forma:

- Parceiros fora de Viçosa: Nilcélia e Priscila

- Parceiros de Viçosa: Camilla e Larissa

- Editais de fomento e parceiros estratégicos: Yasmin

- Confecção de Carta de Patrocínio e Contrato: Melissa

Também foi estipulado um horário semanal para a reunião da Coordenadoria, podendo

ser alterado mediante solicitação ou necessidade do grupo. Nestas reuniões serão

feitos repasses das atividades propostas.

Resultado Esperado: Divisão das tarefas de acordo com a afinidade das assessoras.

Resultado Alcançado: Até o momento as tarefas foram cumpridas no prazo e com alto

desempenho.

Atividade 4: Selecionar e montar um Banco de Possíveis Parceiros.

Responsável: Assessoras e Yasmin Lopes.

Status: Realizado

Prazo: 07-03-2013

O que foi desenvolvido: Foi solicitado às assessoras que pesquisassem possíveis

parceiros para o evento. A pesquisa deveria ser feita pela internet, observando

parceiros de outros eventos de mesma finalidade e parceiros do MEJ e que após essa

pesquisa, fosse repassado à coordenadora para que juntasse os dados e montasse o

Banco de Parceiros.

Resultado Esperado: Coletar possíveis parceiros para o evento.

Resultado Alcançado: Foi montado um banco de parceiros para a cidade de Viçosa e

outro para empresas fora de Viçosa, observando parcerias que possuíssem o mesmo

propósito que o evento. A partir disso, foi confeccionado uma planilha de

acompanhamento para monitorar as atividades realizadas pelas assessoras.

Atividade 5: Confecção do Plano de Cotas.


Status: Realizado

Prazo: 07-03-2013

O que foi desenvolvido: A coordenadora, em reunião com suas assessoras, propôs a

criação do plano de cotas, que consistia no plano de valores para cada tipo de

patrocínio. A parte do plano de divulgação feito pela Coordenadoria de Comunicação,

os valores foram estipulados pelas assessoras e coordenadora, logo depois, houve

apresentação e aprovação da coordenadora geral e demais coordenadores.

Resultado Esperado: Confeccionar um Plano de Cotas justo e acessível aos parceiros.

Resultado Alcançado: Criação do Plano de cotas com valores acessíveis e justos,

observando os modos de parcerias adequados para a cidade de Viçosa, e para as

empresas fora de Viçosa.

Atividade 6: Confecção da Carta de Patrocínio

Responsável: Melissa Santana.

Status: Realizado

Prazo: 07-03-2013

O que foi desenvolvido: A assessora Melissa confeccionou a Carta de

Parceria/Patrocínio de acordo com o tema proposto neste ano. O documento se

encontra nos arquivos da coordenadoria.

Resultado Esperado: Confeccionar a carta para apresentar aos parceiros, contendo o

plano de cotas.

Resultado Alcançado: Criação da Carta de Patrocínio contendo todas informações

sobre o evento, plano de cotas, plano de divulgação.

Atividade 7: Reunião com Parceiros de Viçosa

Responsável: Larissa e Camilla

Status: Em andamento

Prazo: 19-03-2013

O que foi desenvolvido: As assessoras Larissa e Camilla preparam as cartas

personalizadas para cada parceiro e realizaram uma visita ao estabelecimento do

possível parceiro para apresentação do evento.

Resultado Esperado: Apresentação do propósito do evento ao possível parceiro para

que ele se torne um patrocinador do evento.

Resultado Alcançado: As assessoras ainda não finalizaram suas visitas, e a maioria dos

parceiros solicitam um prazo para avaliação da proposta, em algumas empresas houve

resposta negativa, alegando que a greve atrapalhou o planejamento financeiro da

empresa. Obtivemos a resposta positiva da empresa Vivest que já é um parceiro

confirmado do VIII InternEJ.

Atividade 8: Envio de E-mail a parceiros fora de Viçosa

Responsável: Nilcélia e Priscila

Status: Em andamento

Prazo: 25-03-2013

O que foi desenvolvido: As assessoras Priscila e Nilcélia prepararam as cartas

personalizadas para cada parceiro, e enviaram por e-mail, página específica, ou

entraram em contato pelo “Fale Conosco”.

Resultado Esperado: Entrar em contato com parceiros de grande porte, apresentando

a eles nosso projeto e carta de patrocínio para que possam se tornar parceiros do

nosso evento.

Resultado Alcançado: As assessoras ainda não finalizaram o envio da proposta aos

possíveis parceiros, mas os enviados até agora, obtivemos retorno e estamos

esperando a fase de análise por parte da empresa, no momento aguardamos resposta.

Atividade 9: Envio do projeto ao CNPq


Status: Concluído

Prazo: 05-04-2013

O que foi desenvolvido: A coordenadora coletou juntamente com os demais

coordenadores as informações necessárias para o envio do edital de fomento do CNPQ.

Em reunião com o Prof. Magnus montamos o projeto para enviar ao CNPQ.

Resultado Esperado: Contar com o apoio/patrocínio da CNPQ para nosso evento.

Resultado Alcançado: O projeto foi enviado a CNPQ cumprindo as exigências

solicitadas, mas o prazo para confirmação da parceira é de um mês e meio para mais

ou para menos. Sendo assim, ainda estamos aguardando resposta do CNPQ.

Relatório de Atividades - VII InternEJ

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