Relatório de Actividades 2005 · ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL ..... 47 5.1. ANÁLISE...
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Sumário
1. INTRODUÇÃO ...............................................................................................................................1
1.1. MISSÃO, VALORES E VISÃO ....................................................................................................................... 1
1.2. ESTRUTURA ORGÂNICA ............................................................................................................................. 2
2. MEIOS DE ACÇÃO .........................................................................................................................4
2.1. HUMANOS .............................................................................................................................................. 4
2.2. MATERIAIS .............................................................................................................................................. 5
2.2.1. INSTALAÇÕES ............................................................................................................................ 5
2.2.2. EQUIPAMENTOS ......................................................................................................................... 5
2.2.3. DOTAÇÃO ORÇAMENTAL .............................................................................................................. 6
3. ACTIVIDADES ................................................................................................................................9
3.1. PROJECTOS ............................................................................................................................................ 9
3.1.1. OPEN ACCESS E REPOSITÓRIOS ..................................................................................................... 9
3.1.1.1. Projecto RCAAP ................................................................................................................... 9
3.1.1.2. Projecto DRIVER II ............................................................................................................. 11
3.1.1.3. Projecto NECOBELAC ........................................................................................................ 12
3.1.2. IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE QUALIDADE E CERTIFICAÇÃO ............................................. 13
3.2. DA SECÇÃO ADMINISTRATIVA E DE SECRETARIADO .................................................................................... 14
3.3. DA DIVISÃO DE BIBLIOTECONOMIA ........................................................................................................... 15
3.3.1. SECTOR DE AQUISIÇÕES ............................................................................................................ 15
3.3.2. SECTOR DE CATALOGAÇÃO ......................................................................................................... 17
3.3.3 – SECTOR DE ANÁLISE DOCUMENTAL .............................................................................................. 19
3.3.4 – SECTOR DE LEITURA E EMPRÉSTIMO ............................................................................................. 20
3.3.5 - FUNDO DOCUMENTAL ................................................................................................................. 24
3.4. DA DIVISÃO DE INFORMAÇÃO .................................................................................................................. 25
3.4.1. SECTOR DA BIBLIOTECA DIGITAL .................................................................................................. 25
3.4.1.1. Website dos SDUM ............................................................................................................ 25
iii
3.4.1.2. Catálogo Bibliográfico da U.M. ........................................................................................... 26
3.4.1.3. Portal de Pesquisa ............................................................................................................. 26
3.4.1.4. Bases de dados bibliográficos ............................................................................................ 27
3.4.2. SECTOR DE DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO .......................................................................................... 32
3.4.2.1. Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-Bibliotecas ........................... 33
3.4.2.2. Serviço de Referência ........................................................................................................ 35
3.4.2.3. Gestão de Conteúdos e Comunicação ................................................................................ 36
3.4.3. REPOSITÓRIUM ....................................................................................................................... 36
3.4.4. SECTOR DE INFORMÁTICA ........................................................................................................... 41
3.4.4.1. Manutenção e Operação .................................................................................................... 42
3.4.4.2. Suporte ............................................................................................................................. 42
3.4.5. SECTOR DE FORMAÇÃO DE UTILIZADORES ...................................................................................... 44
4. FORMAÇÃO DOS COLABORADORES .......................................................................................... 45
5. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL ......................................................................... 47
5.1. ANÁLISE GLOBAL: OBJECTIVOS E PROGRAMA DE GESTÃO ............................................................................. 47
5.2. ANÁLISE DO DESEMPENHO COM CLIENTES ................................................................................................ 48
5.3. ANÁLISE DO DESEMPENHO DOS FORNECEDORES ....................................................................................... 50
5.4. ANÁLISE DAS NÃO CONFORMIDADES E RECLAMAÇÕES E ESTUDO DE CAUSAS ............................................... 51
5.5. ANÁLISE DA EFICÁCIA DAS ACÇÕES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS ................................................................ 51
5.6. AUDITORIAS INTERNAS ........................................................................................................................... 52
6. CONCLUSÕES ........................................................................................................................... 53
iv
Figuras
Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação. .................................................................................... 3
Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação. .................................................. 4
Figura 3: Receitas. ............................................................................................................................................ 6
Figura 4: Despesas. .......................................................................................................................................... 7
Figura 5: Expediente ....................................................................................................................................... 14
Figura 6: Aquisição de bibliografia em 2009 .................................................................................................... 16
Figura 7: Investimento em livros e revistas. ..................................................................................................... 16
Figura 8: Novos livros recebidos. ..................................................................................................................... 17
Figura 9: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2008 e 2009. .......................................... 18
Figura 10: Entradas mensais de novos registos em 2008 e 2009. ................................................................... 19
Figura 11: Publicações monográficas classificadas em 2008 e 2009. ............................................................. 20
Figura 12: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento. ............................................................. 22
Figura 13: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2009. ....................................................... 22
Figura 14: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website. ............................................................................. 25
Figura 15: Visitas ao Website por mês/ano. .................................................................................................... 25
Figura 16: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano. .............................................................................. 26
Figura 17: Recursos disponíveis no portal de pesquisa. ................................................................................... 27
Figura 18: Resumo anual dos níveis de acesso ao Portal. ................................................................................ 27
Figura 19: B-on – Número de downloads por recurso em 2008 e 2009. .......................................................... 28
Figura 20: B-on – Downloads por mês/ano. .................................................................................................... 29
Figura 21: B-on – Downloads por editora. ........................................................................................................ 29
Figura 22: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do número de pesquisas. ............................................. 30
Figura 23: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês. ............................................................................ 30
Figura 24: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads. ...................................... 31
Figura 25: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês. ..................................................................... 31
Figura 26: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas. ............................................. 32
Figura 27: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês. ............................................................................. 32
Figura 28: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos. ............................................................................ 33
v
Figura 29: Resposta aos pedidos internos. ...................................................................................................... 33
Figura 30: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2008 e 2009. ................................................... 33
Figura 31: Pedidos internos por tipo de utente................................................................................................. 34
Figura 32: Pedidos internos por unidade U.M. ................................................................................................. 34
Figura 33: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas. ............................................................... 35
Figura 34: Sessões nos postos de pesquisa por mês/ano. ............................................................................... 35
Figura 35: Comparação do n.º de comunidades, depositantes, documentos e utilizadores registados. .............. 37
Figura 36: Resumo anual dos níveis de acesso ao RepositóriUM. ..................................................................... 37
Figura 37: Número de visitas em 2009 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2008. ..................... 38
Figura 38: Pesquisas, registos consultados e downloads em 2009. ................................................................. 38
Figura 39: Evolução do n.º de documentos, pesquisas, downloads e registos consultados por ano. .................. 39
Figura 40: Origens do tráfego ao RepositóriUM ................................................................................................ 39
Figura 41: Cobertura no mapa de países e territórios com acessos ao RepositóriUM ........................................ 40
Figura 42: Origem dos downloads ao RepositóriUM ......................................................................................... 40
Figura 43: Visitas/Estágios no âmbito do RepositóriUM ................................................................................... 41
Figura 44: Constituição do parque informático dos SDUM ............................................................................... 42
Figura 45: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção. .................................................... 43
Figura 46: Percentagem de tempo dispendido por tipo de intervenção. ............................................................ 43
Figura 47: Percentagem de tempo dispendido por sector................................................................................. 43
Figura 48: Acções de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM. .................................................... 45
Figura 49: Horas de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM. ..................................................... 46
Figura 50: Indicadores e resultados em 2009.................................................................................................. 47
Figura 51: Respostas ao questionário Libqual .................................................................................................. 49
Figura 52: Questão 1 - Grau de satisfação geral ............................................................................................... 50
Figura 53: Questão 2 - Grau de satisfação por factor ....................................................................................... 50
Figura 54: Não Conformidades a fornecedores ................................................................................................ 51
Figura 55: Não Conformidades registadas e tratadas ....................................................................................... 51
Figura 56: Reclamações registadas e tratadas ................................................................................................. 51
Figura 57: Não Conformidades registadas e tratadas ....................................................................................... 52
vi
Siglas utilizadas
AAA - Símbolo de Acessibilidade na Web, de acordo com "Web Content Accessibility Guidelines 1.0", do W3C
A. JURÍDICA – Assessoria Jurídica
BCE - Biblioteca de Ciências da Educação
BEC - Biblioteca do Edifício dos Congregados
BGUM - Biblioteca Geral da Universidade do Minho
BIEC - Biblioteca do Instituto de Estudos da Criança
BN - Biblioteca Nacional
B-on - Biblioteca do conhecimento online
BPG - Biblioteca do Pólo de Guimarães, actualmente designada Biblioteca da Universidade do Minho em
Guimarães. Também designada “Biblioteca de Guimarães” no decurso deste relatório
C. ALGORITMI - Centro Algoritmi
CCC - Conselho de Cursos de Ciências
CCCEEP - Conselho de Cursos de Ciências Económicas Empresarias e Políticas
CCCS - Conselho de Cursos de Ciências Sociais
CCEIBI – Conselho de Cursos de Educação Infantil e Básica
CCLCH - Conselho de Cursos Letras e Ciências Humanas
CCTT - Centro de Ciência e Tecnologia Têxtil
CEB - Centro de Engenharia Biológica
CECS - Centro de Estudos de Comunicação e Sociedade
CEH - Centro de Estudos Humanísticos
CESC - Centro de Estudos da Criança
CF - Centro de Física
CIEd - Centro de Investigação em Educação
CIPsi - Centro de Investigação em Psicologia
CMAT - Centro de Matemática
DAA - Departamento Autónomo de Arquitectura
DRIVER - Digital Repository Infrastructure Vision for European Research
ED - Escola de Direito
EC/Presidência - Escola de Ciências - Presidência
EC/Dpt. BIOLOGIA - Escola de Ciências - Departamento de Biologia
EC/Dpt. C. da TERRA - Escola de Ciências - Departamento de Ciências da Terra
EC/Dpt. FÍSICA - Escola de Ciências - Departamento de Física
EC/Dpt. MATEMÁTICA - Escola de Ciências - Departamento de Matemática
EC/Dpt. MCT - Escola de Ciências - Departamento de Matemática para a Ciência e Tecnologia
EC/Dpt. QUÍMICA - Escola de Ciências - Departamento de Química
EENG/Presidência - Escola de Engenharia - Presidência
EENG/DEB - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Biológica
vii
EENG/DEC - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Civil
EENG/DEI - Escola de Engenharia - Departamento de Electrónica Industrial
EENG/DEM - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Mecânica
EENG/DEP - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia de Polímeros
EENG/ESA - Escola de Engenharia - Engenharia Sanitária e Ambiental
EENG/DET - Escola de Engenharia - Departamento de Engenharia Têxtil
EENG/DI - Escola de Engenharia - Departamento de Informática
EENG/DPS - Escola de Engenharia - Departamento de Produção e Sistemas
EENG/DSI - Escola de Engenharia - Departamento de Sistemas de Informação
ECS - Escola de Ciências da Saúde
EEG - Escola de Economia e Gestão
ESE - Escola Superior de Enfermagem
FCCN - Fundação para a Computação Científica Nacional
GAQE - Gabinete de Avaliação e Qualidade
GRI - Gabinete de Relações Internacionais
GSI - Gabinete de Sistemas de Informação
ICS - Instituto de Ciências Sociais
IEC - Instituto de Estudos da Criança
IEP - Instituto de Educação e Psicologia
ILCH - Instituto de Letras e Ciências Humanas
MNS - Museu Nogueira da Silva
NEAPP - Núcleo de Estudos em Administração e Políticas Públicas
NICPRI - Núcleo de Investigação em Ciência Política e Relações
NIPE- Núcleo de Investigação em Políticas Económicas
OAI-PMH - Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting
RCAAP - Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal
REITORIA/Orq. da Cam. do Minho - Reitoria / Orquestra de Câmara do Minho
REITORIA/PRT-LMA - Reitoria / Pro-Reitor Responsável: Prof. Doutor Luís Martins Amaral
SAPIA – Serviço de Apoio Informático à Aprendizagem
SARI - Serviço de Alojamento de Repositórios Institucionais
SCOM – Serviço de Comunicações
SDUM - Serviços de Documentação da Universidade do Minho
U. ARQUEOLOGIA- Unidade de Arqueologia
U.M. - Universidade do Minho
1. INTRODUÇÃO
Os Serviços de Documentação são uma importante estrutura de apoio às actividades desenvolvidas na
Universidade do Minho. Recolhem, tratam, organizam, disponibilizam, fornecem e preservam os recursos
informativos relevantes para as actividades educativas e de investigação científica e tecnológica que decorrem na
U.M.
Os Serviços de Documentação garantem a gestão das bibliotecas da Universidade do Minho, tanto em Braga
como em Guimarães, e desenvolvem um conjunto de acções que promovem e facilitam o acesso dos
utilizadores às mais diversas fontes de informação.
A sua intervenção na Universidade manifesta-se nas seguintes vertentes complementares:
▪ Apoio no processo de selecção e aquisição de publicações;
▪ Tratamento técnico de todos os recursos bibliográficos e informativos adquiridos e inserção das
respectivas referências na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho;
▪ Organização dos fundos documentais e sua disponibilização em condições adequadas;
▪ Empréstimo de publicações e funcionamento regular das diversas salas de leitura;
▪ Criação e desenvolvimento do Repositório Institucional da Universidade do Minho, para armazenar,
preservar e divulgar a produção intelectual da Universidade do Minho em formato digital;
▪ Difusão de informação, através de diferentes produtos e serviços, como o Website, a pesquisa
bibliográfica, o fornecimento de documentos do exterior, etc.;
▪ Interligação dos sistemas de informação dos serviços com outros sistemas ou redes de informação;
▪ Formação e sensibilização de utilizadores.
1.1. Missão, Valores e Visão
De acordo com o Regulamento Orgânico da Universidade do Minho, os Serviços de Documentação constituem
uma Direcção de Serviços dirigida por um director, directamente dependente do Reitor.
A Direcção dos Serviços de Documentação constitui um sistema integrado que engloba todas as unidades
funcionais de biblioteconomia e informação bibliográfica e todas as bibliotecas da Universidade, tendo por
atribuições fundamentais (missão):
a) Recolher, gerir e facultar a todos os sectores de actividade da Universidade a informação de carácter
científico, técnico e cultural necessária ao desempenho das suas funções;
b) Participar em sistemas ou redes de informação bibliográfica, científica e técnica, de acordo com os
interesses da Universidade.
No desempenho da sua missão, os Serviços de Documentação são norteados por um conjunto de valores, que
enformam todas as actividades que desenvolvem:
▪ Orientação para os utilizadores;
▪ Respeito pelas pessoas e pelo ambiente;
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▪ Inovação;
▪ Acesso à informação e liberdade intelectual;
▪ Excelência.
Respondendo aos compromissos definidos e assumidos no estabelecimento da sua missão, e orientados pelos
valores que norteiam a sua actividade, os Serviços de Documentação da Universidade do Minho prosseguem
uma visão ambiciosa, pretendendo:
▪ Ser reconhecidos pelos seus utentes (individuais e institucionais) como um serviço indispensável e de
excelência no apoio ao ensino, aprendizagem, investigação, bem como à criação, difusão e valorização
do conhecimento gerado na Universidade do Minho;
▪ Ser uma referência e um dos líderes, em termos nacionais e internacionais, no desenvolvimento e
prestação de recursos e serviços de informação bibliográfica inovadores;
▪ Ser uma organização social e ambientalmente responsável, controlando custos, eliminado desperdícios,
promovendo a formação profissional e o desenvolvimento pessoal dos seus colaboradores e oferecendo
um ambiente de trabalho acolhedor, facilitando a interacção, aos seus utentes e colaboradores.
1.2. Estrutura orgânica
A Direcção dos Serviços de Documentação compreende a Divisão de Biblioteconomia, a Divisão de Informação e
a Secção de Secretaria.
A Divisão de Biblioteconomia integra os sectores funcionais de Aquisições, Análise Documental, Catalogação,
Fundos Documentais e Leitura e Empréstimo, tem por função accionar as tarefas e serviços de biblioteca
competindo-lhe:
a) Apoiar a Universidade no âmbito da selecção documental e processar a aquisição das publicações
seleccionadas, sem prejuízo da obtenção de publicações por oferta ou permuta;
b) Catalogar todas as publicações recebidas, de acordo com as normas nacionais e internacionais
aplicáveis e em uso nos Serviços de Documentação, e inserir as respectivas referências na base de
dados bibliográficos da Universidade;
c) Classificar todas as publicações recebidas, de acordo com a Classificação Decimal Universal;
d) Organizar os fundos documentais e assegurar a sua utilização em condições adequadas;
e) Garantir o normal funcionamento das salas de leitura das bibliotecas da U.M. e assegurar o empréstimo
de publicações de acordo com as condições estipuladas no respectivo regulamento.
A Divisão de Informação, por seu lado, integra os sectores funcionais de Biblioteca Digital, Informática,
RepositóriUM, Difusão, Formação e Animação, tem por função a gestão e difusão de informação de apoio ao
ensino e à investigação, competindo-lhe:
a) Criar, desenvolver e disponibilizar aos utilizadores os meios necessários para a pesquisa e acesso aos
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recursos informativos de carácter científico, técnico e cultural disponíveis na Universidade;
b) Garantir o normal funcionamento do sistema informático dos SDUM e assegurar a sua interligação com
outros sistemas ou redes de informação (nomeadamente com o sistema de informação da Universidade
e com redes ou portais de bibliotecas universitárias);
c) Criar, desenvolver e disponibilizar serviços de difusão de informação científica e técnica (como a
pesquisa bibliográfica, a difusão selectiva de informação, o fornecimento de documentos do exterior,
por empréstimo inter-bibliotecas ou obtenção de cópia);
d) Proceder à detecção, armazenamento e difusão de informação de interesse para os utilizadores;
e) Editar e difundir as publicações (periódicas ou não periódicas) dos SDUM;
f) Realizar acções de formação e sensibilização de utilizadores, e disponibilizar conteúdos de apoio à
utilização dos recursos informativos disponíveis na Universidade.
Finalmente, a Secretaria, chefiada por um chefe de secção directamente dependente do director, que integra o
sector de Manutenção, tem por função garantir todo o apoio administrativo à direcção de serviços, competindo-
lhe:
a) Executar e controlar as operações administrativas referentes a receitas e despesas dos Serviços;
b) Executar as operações administrativas referentes à gestão do pessoal dos Serviços (assiduidade, férias,
deslocações, etc.);
c) Executar a aquisição de bens e manter o inventário do material não livro;
d) Gerir a entrada e saída de correio e manter o arquivo dos Serviços;
e) Coordenar e controlar as tarefas de manutenção e limpeza do edifício dos Serviços.
Desta forma, a estrutura orgânica dos Serviços de Documentação pode ser graficamente representada pelo
seguinte organigrama:
Figura 1: Organigrama dos Serviços de Documentação.
Director de Serviços
Divisão
Biblioteconomia
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4
2. MEIOS DE ACÇÃO
2.1. Humanos
Durante o ano de 2009 não se registaram quaisquer alterações na composição da equipa de colaboradores dos
Serviços de Documentação. O quadro seguinte apresenta nome e categoria dos funcionários que trabalharam
nos Serviços de Documentação em 2009 (funcionários com contrato por tempo indeterminado ou a termo):
Nome Categoria
Alda Maria Vieira Silva Assistente Técnico
Ana Gabriela Araújo Quadrado Sampaio Assistente Técnico
Anabela Lopes Rocha Assistente Técnico
Augusta Dores Lopes Silva Xavier Guimarães Técnico Superior
Carolina Dores Ferreira Guimarães Assistente Técnico
Cláudia Gabriela Fernandes Torcato Ribeiro Assistente Técnico
Cláudia Manuela Alves Nascimento Assistente Técnico
Cristina Maria Vieira Silva Assistente Técnico
Daniela Alexandra Vasconcelos V. C. Ramalho Técnico Superior
Edite Maria Ribeiro Valmor Silva P. Carvalho Assistente Técnico
Edward Acácio Gomes Cardoso Assistente Técnico
Eloi António Santos Cordeiro Rodrigues Director de Serviços
Ilda Manuela Rodrigues Correia Assistente Técnico
Joaquim Manuel Araújo Oliveira (a) Assistente Técnico
Jorge Pedro Araújo Oliveira Assistente Técnico
José Carlos Rodrigues Cunha Assistente Técnico
Judite Leite Oliveira Dias Assistente Técnico
Maria Cristina Fernando Gonçalves Assistente Técnico
Maria Isabel Leite Silva Maia Araújo Assistente Técnico
Maria Matilde Martins Almeida Chefe de Divisão
Maria Paula Machado Sousa Marques Assistente Técnico
Maria Sameiro Ferreira Leite Correia Assistente Técnico
Maria Sameiro Nogueira Machado Martins Assistente Técnico
Maria Sameiro Silva Oliveira Assistente Técnico
Maria Teresa Moreira Martins Costa Assistente Técnico
Nuno Filipe Jesus Fernandes Assistente Técnico
Paula Cristina Freitas Silva Claro Assistente Técnico
Paulo Agostinho Alves Gomes Técnico Informático de Grau 1 Nível 1
Paulo Jorge Maia Silva Assistente Técnico
Ricardo Otelo Santos Saraiva Cruz Técnico Superior
Rui Miguel Oliveira Martins Assistente Técnico
Senhorinha Santa Cruz Passos Assistente Operacional
Severina Manuela Costa Araújo Coordenador Técnico
Sónia Dique Polanah Assistente Técnico
Susana Cristina Lima Alves Assistente Técnico
Teresa Gomes Costa Ferreira Assistente Técnico
(a) Comissão de serviço extraordinária em 1/3/2007
Figura 2: Funcionários que prestaram serviço nos Serviços de Documentação.
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2.2. Materiais
2.2.1. Instalações
Contrariamente às expectativas iniciais, também ainda não foi no ano de 2009 que a Universidade do Minho
disponibilizou os recursos necessários para a realização das intervenções de alargamento das instalações da
Biblioteca Geral, após a libertação dos espaços ocupados pelo IEP em Março de 2007.
Quanto à biblioteca de Guimarães não se registaram igualmente alterações na situação existente. No entanto os
SDUM realizaram um estudo preliminar para a alteração do espaço da sala de leitura no sentido de criar
espaços para o estudo e trabalho em grupo, e elaboraram uma síntese descritiva de um novo edifício de
biblioteca no campus de Azurém que possa simultaneamente estar ao serviço da cidade e cuja construção
pudesse ser integrada no programa de Guimarães Capital Europeia da Cultura 2012.
Dado que não se registaram alterações relevantes nas instalações da biblioteca geral e na biblioteca de
Guimarães, os problemas de insuficiência e/ou desadequação dos espaços dessas bibliotecas, que
repetidamente temos referido, continuaram a agravar-se.
Também no espaço da Biblioteca do Edifício dos Congregados, dado que a Universidade do Minho não
disponibilizou os meios financeiros, não se realizaram as pequenas obras de reparação e conservação de que a
Biblioteca urgentemente necessita e que são indispensáveis para evitar a degradação do espaço e garantir boas
condições de trabalho para os seus utentes.
2.2.2. Equipamentos
No que diz respeito a equipamentos, no ano de 2009 os investimentos concentraram-se na área dos
equipamentos informáticos. Assim foram adquiridos diversos equipamentos informáticos, dos quais se
destacam:
1 Servidor
1 Switch
1 Computador
3 Impressoras
Para além do equipamento informático apenas se registou a aquisição de uma máquina de destruir papel.
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2.2.3. Dotação Orçamental
a) Receitas
A Figura 3 sintetiza a origem das receitas dos Serviços de Documentação. Comparando com o ano de
2008, em 2009, verificou-se uma diminuição na dotação para despesas correntes (de 15%) e nas
verbas para despesas de capital (de 14%).
Dotação inicial para despesas correntes 20.101,00 €
Autorização transferência de saldo de 2008 12.674,19 €
Dotação inicial para despesas capital 8.000,00 €
Saldo do exercício de 2008 do PSET Nº 983 407 01 29.702,28 €
Venda de serviços 48.579,79 €
Projecto RCAAP 83.000,00 €
Total 202.057,26€
Figura 3: Receitas.
Também no que diz respeito à rubrica “Venda de Serviços” se registou uma diminuição do volume de receitas
(menos 2%), o que é explicado pela continuada redução das receitas arrecadadas pelo serviço de fotocópias, e
consequentemente do seu peso relativo no conjunto das receitas.
De facto, em 2009 o serviço de fotocópias representou 14,43% (7.008,05 €) do total d receitas desta rubrica o
que traduz uma diminuição face aos valores registados em 2008 - 16,09% (8.210,40€) - e pouco mais de
metade dos valores registados em 2007.
As receitas provenientes da aplicação de multas pelo não cumprimento dos prazos de empréstimo na devolução
de publicações representaram 69,14% do total (mais 3,55% que em 2008), registando também um pequeno
aumento no valor absoluto: 33.585,50 € em 2009, face aos 33.474,50 € de 2008.
Do total do montante arrecadado a biblioteca geral em Braga foi responsável pela recolha de 34.224,36 €
(70,45%), a biblioteca da Universidade do Minho em Guimarães 8.594,55 € (17,69%), o gabinete de difusão de
informação 4.261,58 € (8,77%) e a Biblioteca do Edifício dos Congregados 1.439,30 € (2,96%), registando-se
ainda 60,00 € (0,12 %) de outras proveniências.
Finalmente, refira-se que relativamente ao projecto RCAAP não foi recebido, até 31 de Dezembro de 2009, o
total das verbas contratualizadas, pelo que a verba em falta será apenas contabilizada em 2010.
b) Despesas
A Figura 4 sintetiza o total de despesas dos Serviços de Documentação em 2009, discriminadas pelas rubricas
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Despesas Correntes, PSET, Projecto RCAAP e Capital, comparando com o que aconteceu em matéria de
despesas em 2008.
DESIGNAÇÃO 2009 2008 Diferença
2008/2009 CORRENTES PSET RCAAP CAPITAL TOTAL TOTAL
Assistência de máquinas (a) 0,00 € 3.957,14 € 3.957,14 € 4.362,33 € -405,19 €
Bibliografia Pedagógica 3.625,78 € 3.420,82 € 7.046,60 € 6.772,69 € 273,91 €
Catalogação 97,20 € 0,00 € 97,20 € 8.811,23 € -8.714,03 €
Comunicações 1.504,10 € 11,30 € 1.515,40 € 2.434,56 € -919,16 €
Difusão de Informação 1.226,36 € 965,11 € 2.191,47 € 2.558,40 € -366,93 €
Encadernações 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
Equipamentos 44,53 € 635,42 € 679,95 € 529,70 € 150,25 €
Fotocópias (b) 3.840,00 € 2.839,99 € 6.679,99 € 3.517,48 € 3.162,51 €
Formação e Desl. em serviço 0,00 € 7.885,82 € 7.885,82 3.915,19 € 3.970,63 €
Informática (consumíveis) 200,25 € 1.469,41 € 1.669,66 € 1.518,15 € 151,51 €
Informática (Software) 226,80 € 41,01 € 267,81 € 581,41 € -313,60 €
Informática (Equipamentos) 0,00 € 1.648,20 € 8.106,75 € 9.754,95 € 12.235,36 € -2.480,41 €
Leitura e empréstimo 961,45 € 0,00 € 961,45 € 1.219,44 € -257,99 €
Mobiliário 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
Publicações 1.223,04 € 139,98 € 1.363,02 € 1.434,40 € -71,38 €
Consultadoria (Qualidade) 6.160,32 € 0,00 € 6.160,32 € 4.665,70 € 1.494,62 €
Secretaria 1.117,27 € 269,46 € 1.386,73 € 1.759,17 € -372,44 €
Despesas com Pessoal (c) 0,00 € 4.332,73 € 4.332,73 € 23.942,89 € -19.610,25 €
Eventos e Activ.Culturais 0,00 € 0,00 € 00,00 € 112,87 € -112,87 €
Reparação diverso material 0,00 € 70,88 € 70,88 € 1.089,00 € -1.018,12 €
Despesas diversas 31,60 € 352,02 € 383,62 € 1.190,59 € -806,88 €
Despesas de Infraestruturas 0,00 € 896,25 € 896,25 € 1.578,95 € -682,70 €
Projecto RCAAP 85.240,15 € 85.240,15 € 25.656,03 € 59.584,12 €
SUB-TOTAL 20.258,70 € 28.935,54 € 85.240,15 € 8.106,75 € 142.541,14 € 109.855,54 € 32.655,60 €
Abatimentos às Receitas (d) 7.064,42 € 12.450,00 € 18.865,42 € 12.800,69 € 6.064,73 €
TOTAL 20.258,70 € 35.999,96 € 97.690,15 € 8.106,75 € 162.055,56 € 122.686,23 € 39.369,33 €
(a) Excepto máquinas de fotocópias (b) Inclui despesas com assistência de máquinas, papel, cartões, etc. (c) Aquisições de serviço + POCS (d) Componente institucional ef.despacho RT-19/2000
Figura 4: Despesas.
Desta análise comparativa salienta-se um crescimento global das despesas de cerca de 29,72%, relativamente a
2008. No entanto esse crescimento é totalmente justificado pelas despesas associadas ao projecto RCAAP. Se
excluirmos o projecto RCAAP, verificar-se-ia de facto uma diminuição global das despesas de cerca de
31,97% face a 2008.
Para além das despesas com o projecto RCAAP, as únicas despesas que cresceram significativamente em 2009
foram as relacionadas com a formação e deslocações em serviço de colaboradores (mais 101,42%), as
despesas com fotocópias (mais 89,9%, o que se explica pela necessidade de repor o stock de papel, que tinha
transitado de 2008 com um nível reduzido) e as despesas relacionadas com o projecto de certificação da
qualidade (mais 32%).
8
No sentido inverso, deve assinalar-se a redução de despesas nas rubricas Catalogação (menos 98,9%),
Despesas com Pessoal (menos 81,90 %) e Informática – Equipamentos (menos 20,27%).
9
3. ACTIVIDADES
3.1. Projectos
3.1.1. Open Access e repositórios
3.1.1.1. Projecto RCAAP
Na sequência da colaboração estabelecida em 2008 para o desenvolvimento inicial do projecto Repositório
Científico de Acesso Aberto, a Fundação para a Computação Científica Nacional contratou os Serviços de
Documentação da Universidade para o desenvolvimento do projecto RCAAP em 2009, atribuindo-lhe a
responsabilidade pela coordenação científica e técnica de todo o trabalho desenvolvido.
Assim, em 2009 os Serviços de Documentação realizaram todas as actividades que lhe estavam atribuídas e
asseguraram a coordenação e supervisão do conjunto das acções e tarefas, nomeadamente as desenvolvidas
pela Keep Solutions, spin-off da Universidade do Minho, que os SDUM contrataram para colaborar nas tarefas
técnicas relativas ao desenvolvimento e manutenção dos serviços e infra-estruturas informáticas do projecto.
No ano de 2009, o projecto RCAAP consolidou-se e desenvolveu-se em torno das componentes existentes (portal
RCAAP, Serviço de Alojamento de Repositórios Institucionais, Website), tendo-se iniciado ainda a divulgação do
projecto de uma forma planeada e coordenada.
No que diz respeito ao portal RCAAP, ao longo do ano foram agregados mais 13 repositórios. Em 31 de
Dezembro de 2009 o portal agregava cerca de 26.000 documentos de 25 repositórios, contra os 13.000
documentos de 12 repositórios, em Dezembro de 2008.
Foram formalizadas em documento as condições de serviço do meta-repositório, nomeadamente as condições
para a agregação dos repositórios no portal. Com base nesse documento foram realizadas avaliações periódicas
dos repositórios agregados. Foram ainda realizadas várias melhorias do validador de repositórios, quer na parte
do registo dos repositórios, quer na parte funcional do mesmo e no algoritmo de validação.
Foram também desenvolvidas diversas acções no sentido de tornar o portal RCAAP 100% compatível com as
directrizes de acessibilidade AAA, o que se concretizou ainda no primeiro semestre.
Finalmente, deve destacar-se o desenvolvimento de uma nova versão do portal RCAAP, que foi disponibilizada
em produção em Novembro, e que apresenta diversas melhorias e novas funcionalidades das quais se
destacam: a indexação e pesquisa em texto integral, a disponibilização de um Data provider OAI-PMH
(http://www.rcaap.pt/oai/), novas ferramentas de monitorização e validação dos registos agregados e um novo
painel de administração do portal.
10
Quanto ao Serviço de Alojamento de Repositórios Institucionais (SARI) para além da instalação e alojamento de
novos repositórios foram realizadas várias outras tarefas. Em primeiro lugar foi criado um documento que define
as condições de funcionamento do SARI e estabelece as obrigações, direitos e deveres das instituições aderentes
e da FCCN.
Em segundo lugar, realizaram-se diversas intervenções de carácter técnico, nomeadamente: upgrade do
software DSpace que suporta o serviço para a versão 1.5.2; definição e aplicação a todos os repositórios de um
novo processo de depósito, instalação de um Add-On OAI-Extended (desenvolvido no âmbito do projecto) para
garantir os requisitos das directrizes DRIVER; instalação do Add-On de estatísticas em todos os repositórios;
testes de autenticação Shibboleth num repositório criado para o efeito na infra-estrutura SARI.
Foram realizadas duas chamadas para demonstração de interesse de instituições em utilizarem o serviço SARI,
de que resultou a instalação e configuração de 8 repositórios (7 novos e um previamente existente em infra-
estrutura própria). Da primeira chamada (Março) resultaram os seguintes repositórios:
▪ Universidade da Beira Interior – http://ubithesis.ubi.pt
▪ Instituto Politécnico de Leiria – http://iconline.ipleiria.pt
▪ Instituto Politécnico de Bragança - http://bibliotecadigital.ipb.pt
▪ Instituto Gulbenkian de Ciência - http://arca.igc.gulbenkian.pt
Da segunda chamada, resultaram os seguintes:
▪ Laboratório Nacional de Energia e Geologia – http://repositorio.lneg.pt
▪ Instituto Superior de Psicologia Aplicada – http://repositorio.ispa.pt
▪ Hospital Fernando Fonseca – http://repositorio.hff.min-saude.pt
▪ Instituto Politécnico de Castelo Branco – http://repositorio.ipcb.pt
Para além dos novos repositórios no serviço SARI, foi ainda criado e desenvolvido o Repositório Comum, que se
encontra disponível em http://comum.rcaap.pt. Este repositório destina-se a instituições cuja dimensão e/ou
produção científica não justifica a criação de um repositório institucional próprio. O Repositório Comum tem já
duas comunidades activas, a FCCN e o grupo Linguateca e conta com 458 documentos.
Outras das prioridades em 2009 foi a integração e a interoperabilidade entre o RCAAP e outros sistemas e
serviços. Uma das mais importantes foi a integração do RCAAP no portal de pesquisa da B-on. Foram realizados
os desenvolvimentos necessários para permitir a utilização do interface SRU (Search/Retrieve via URL) para a
realização de pesquisas no portal RCAAP a partir da B-on. O portal RCAAP está igualmente integrado por defeito
nos conjuntos de pesquisa da B-On, permitindo dessa forma mais visibilidade do portal na comunidade de
utilizadores da B-On.
Foi também desenvolvida uma primeira versão de interoperabilidade com o sistema de gestão de currículos
DeGóis. Foram realizadas alterações na plataforma DeGóis e nos repositórios SARI, possibilitando a troca de
metadados, e também o envio do ficheiro no caso do DeGóis, entre os repositórios e o sistema de gestão de
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currículos. Foi ainda desenvolvido um Add-On que permite a outras instituições com repositórios DSPACE
implementarem a mesma funcionalidade.
Finalmente, no domínio da integração com outros sistemas, foi ainda desenvolvida interoperabilidade com a
Biblioteca Nacional (BN) para o envio automático de teses e dissertações. Foi desenvolvido um Add-On ao
DSpace para o envio regular dos registos correspondentes às condições definidas para a BN.
De acordo com o plano de actividades do projecto RCAAP para 2009, uma das áreas prioritárias era a da
divulgação e disseminação, tendo os SDUM desenvolvido uma intensa acção neste domínio. Foi definido um
plano de divulgação que contemplava um conjunto de actividades visando a promoção do portal de pesquisa e
do projecto em geral. O plano de divulgação foi iniciado a 14 de Setembro. Aliado ao plano de divulgação, foram
desenvolvidos diversos materiais de divulgação e promoção (cartazes, flyers, canetas, tapetes de rato, porta-
chaves, etc.).
O esforço de disseminação passou também pelo reforço dos serviços Web e presença nas redes sociais. Após a
configuração dos vários sistemas integrados para difundir a informação do projecto RCAAP, encontra-se em
funcionamento a rede social Facebook (http://www.facebook.com/rcaap), o blog (http://blog.rcaap.pt) e o
Twitter (http://twitter.com/rcaap) como três formas complementares de difundir informação e actividades do
projecto. O início da actividade destes sistemas coincidiu com o início da campanha de divulgação do projecto
RCAAP, iniciada a 14 de Setembro. Foram também produzidos alguns vídeos de divulgação.
Os SDUM participaram ainda em diversas sessões de apresentação de repositórios e do projecto RCAAP,
nomeadamente na Universidade Aberta (2 sessões), Hospitais da Universidade de Coimbra, e Instituto
Politécnico de Bragança.
Um dos grandes momentos de divulgação do projecto e dos seus resultados foi a realização da 4ª Conferência
Open Access, nos dias 26 e 27 de Novembro. A conferência contou com o contributo de mais de uma dezena de
oradores internacionais e nacionais, e com a presença de cerca de 130 participantes.
Finalmente, no âmbito do projecto RCAAP os SDUM desenvolveram dois importantes documentos de referência:
o Kit de políticas Open Access e o Estudo de Estado da Arte do Open Access em Portugal, ambos disponíveis no
site do projecto.
3.1.1.2. Projecto DRIVER II
No decurso de 2009 os Serviços de Documentação da Universidade completaram o segundo e último ano do
projecto Digital Repository Infrastructure Vision for European Research (DRIVER II). Neste período desenvolveram
e executaram as tarefas previstas nos dois work packages (WPs) nos quais a Universidade do Minho participou
durante a duração do projecto: o WP2 – Organisational Development, e o WP5 – Infrastructure Sustainability and
Maintenance.
12
Enquadrados no WP2, os SDUM participaram activamente em diversas reuniões de trabalho (presenciais ou por
videoconferência), em diversos encontros científicos em representação do projecto e na Confederation Summit
(Ghent, Bélgica) onde foi feito um balanço do projecto DRIVER II e constituída oficialmente a Confederation of
Open Access Repositories (COAR). Adicionalmente, neste WP garantiu-se a actualização da página relativa a
Portugal no Wiki do projecto (http://www.driver-support.eu/pmwiki/index.php?n=Main.Portugal) e
desenvolveram-se diversas actividades e iniciativas, algumas das quais também inseridas no projecto RCAAP (ver
3.1.1.1), no sentido de promover a criação de repositórios em Portugal e a sua posterior interligação com o
portal de pesquisa europeu de repositórios DRIVER (http://search.driver.research-infrastructures.eu).
No que concerne ao WP5, de entre o conjunto de actividades desenvolvidas, algumas em coordenação com
actividades do projecto RCAAP, merecem realce a tradução para português e disponibilização da versão 2.0 das
directrizes DRIVER (http://www.driver-support.eu/documents/DRIVER_Guidelines_v2_Final__PT.pdf), a
disseminação e formação sobre esta última versão das directrizes junto dos gestores de repositórios
portugueses, bem como uma nova análise de implementação da última versão do software DRIVER, D-Net1, no
meta-repositório nacional RCAAP. Neste último ponto foi produzido um estudo comparativo entre a plataforma
em uso no RCAAP (ARC2) e o D-Net, tendo-se optado nesta fase pela continuidade do existente.
3.1.1.3. Projecto NECOBELAC
No dia 23 de Fevereiro de 2009 um representante dos SDUM participou na Kick-off Meeting do projecto
NECOBELAC (NEtwork of COllaboration Between Europe and Latin American Caribbean (LAC)), oficializando a
participação dos SDUM neste projecto europeu que visa melhorar a produção e disseminação em Open Access
de informação científica na área da saúde pública. O projecto financiado pelo 7.° Programa Quadro da
Comissão Europeia é coordenado pelo Istituto Superiore di Sanità (ISS), Itália, e tem uma duração de três anos.
O projecto NECOBELAC pretende estabelecer uma rede colaborativa entre países europeus (EU) e países da
América Latina e do Caribe (LAC), para difundir conhecimentos nos métodos de escrita e publicação científica e
em ferramentas apropriadas para a disseminação em acesso livre de informação para protecção da saúde
pública. Os parceiros do projecto NECOBELAC são: Istituto Superiore di Sanità (ISS) de Italia, Consejo Superior
de Investigaciones Científicas (CSIC) de Espanha, a University of Nottingham (SHERPA) do Reino Unido, BIREME
do Brasil, Instituto de Salud Publica (ISP) da Colômbia, e a Universidade do Minho (UMINHO) de Portugal.
O projecto prevê a participação dos parceiros em todos os workings packages3, sendo que a Universidade do
Minho é responsável pelo WP5 - Promoção da infra-estrutura do Projecto para garantir a sua utilização em países
Europe-LAC. O WP5 tem por objectivo o desenvolvimento das acções mais adequadas para que a nova infra-
estrutura de promoção transnacional seja plenamente utilizada em países LAC-UE e as actividades de formação
1 http://www.driver-repository.eu/D-NET_release 2 http://sourceforge.net/projects/oaiarc 3 Excepção do WP1 que é de gestão do projecto.
13
plenamente desenvolvidas.
De acordo com as tarefas previstas no WP5, a Universidade do Minho apresentou no final de 2009 um "Plano
operacional detalhado das actividades a serem desenvolvidas de acordo com os contextos dos países europeus e
LAC" (Deliverable 5.1.). Um documento que contém uma descrição do plano de operações relativo a todas as
actividades a serem desenvolvidas dentro do projecto e que tem em consideração os diferentes enquadramentos
dos países LAC e países europeus. Além disso, colaborou na definição da estrutura e conteúdos do curso de
formação previsto no WP4.
Tem sido mantida a versão portuguesa do website do projecto (http://www.necobelac.eu/pt/index.php), assim
como o wiki integrado no website para permitir maior visibilidade aos visitantes de língua portuguesa.
A equipa afecta ao projecto tem ainda participado nas reuniões mensais através de audioconferências.
3.1.2. Implementação do sistema de gestão de qualidade e certificação
Em 2007, os Serviços de Documentação iniciaram a implementação de sistemas de gestão da qualidade nos
seus serviços, nomeadamente o Balanced Scorecard e a ISO 9001:2008. Para dar continuidade a este projecto
e alcançar a certificação, os SDUM continuaram a contar com o apoio de uma empresa de consultadoria e
realizaram as seguintes acções:
Conclusão de toda a documentação associada a cada um dos processos que compõem o Sistema de
Gestão da Qualidade dos Serviços de Documentação (fluxogramas, procedimentos operativos,
instrumentos de monitorização/suporte);
Conclusão de todas as acções relativas ao planeamento, gestão e monitorização dos Serviços exigidas
pelo Sistema de Gestão da Qualidade;
Implementação dos seguintes processos:
Tratamento de Não Conformidades e Reclamações,
Gestão de compras,
Avaliação do desempenho dos fornecedores,
Gestão das competências e saber fazer,
Gestão das infra-estruturas;
Aplicação do inquérito por questionário LibQual aos utilizadores das bibliotecas da Universidade do
Minho para a avaliação geral dos Serviços e de um outro para avaliação do grau de satisfação e do
modo como são atendidos nas bibliotecas geridas pelos SDUM;
Realização de uma auditoria interna global e de uma externa de concessão e resolução das respectivas
sugestões de melhoria;
Instalação da plataforma Microsoft Office Sharepoint Services (Moss) para alojamento do Sistema de
Gestão da Qualidade os SDUM;
Carregamento de todo o Sistema de Gestão da Qualidade na plataforma Moss;
Realização de acções internas de divulgação da documentação associada ao Sistema de Gestão da
Qualidade e do funcionamento da plataforma Moss.
14
Em resultado de todo o trabalho desenvolvido, os Serviços de Documentação obtiveram a certificação com a
norma NP EN ISO 9001:2008, com zero não conformidades.
3.2. Da Secção Administrativa e de Secretariado
Condensa-se no seguinte quadro o movimento de expediente elaborado ao longo do ano, em Braga e Guimarães,
comparando-se com o registado em 2008:
DESIGNAÇÃO BRAGA GUIMARÃES TOTAL
2009 2008
Ofícios emitidos (a) 204 53 257 662
Notas Internas (b) 210 0 210 256
Documentos despesa 265 0 265 246
Guias de remessa 1628 155 1783 1587
Guias de entrega 158 12 170 114
Informações de serviço 9 0 4
Facturas/Recibos 111 31 142 168
(a) Correspondência emitida para o exterior da U.M.
(b) Ofícios dirigidos a entidades da U.M.
Figura 5: Expediente
Naturalmente que o conteúdo funcional da secretaria dos Serviços não se limita à tarefa de expediente.
Compete-lhe também:
▪ Arquivar toda a correspondência e outra documentação, produzida no âmbito da gestão dos SDUM;
▪ Manter actualizado e conferido o inventário do material não livro existente;
▪ Executar as operações administrativas referentes a receitas e despesas de qualquer proveniência;
▪ Arrecadar, fornecer e controlar o material de consumo corrente;
▪ Guardar e distribuir os impressos de utilização geral;
▪ Receber, abrir e distribuir toda a correspondência recebida;
▪ Executar o processo de aquisição de bens e serviços;
▪ Promover a circulação interna de documentos;
▪ Controlar o serviço de fotocópias e zelar pelo bom funcionamento das respectivas máquinas;
▪ Coligir estatísticas globais e sectoriais dos serviços;
▪ Preparar escalas de serviço, calendário de férias e folhas de assiduidade;
▪ Preencher mensalmente os mapas de controlo, em uso nos SDUM.
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3.3. Da Divisão de Biblioteconomia
3.3.1. Sector de Aquisições
O mapa de movimentos que a seguir se apresenta concentra o investimento que a Universidade do Minho fez,
em 2009, para adquirir novos recursos bibliográficos e informativos.
AQUISIÇÃO DE BIBLIOGRAFIA EM 2009 MAPA DE MOVIMENTOS
AQUISIÇÃO DE LIVROS ASSINTURAS
PROPONENTE SDUM (1) PROPONENTE (2) TOTAL REVISTAS B. DADOS TOTAL (3)
A. JURIDICA 127,84 € 127,84 € 127,84 €
C. ALGORITMI 884,00 € 884,00 € 364,38 € 1.248,38 €
CCC 3.916,48 € 3.916,48 € 3.916,48 €
CCCEEP 7.083,09 € 7.083,09 € 7.083,09 €
CCCS 33,32 € 33,32 € 33,32 €
CCEIBI 231,22 € 231,22 € 231,22 €
CCEP 1.004,51 € 1.004,51€ 1.004,51 €
CCLCH 609,68 € 609,68 € 609,68 €
CCTT 3.917,13 € 3.917,13 €
CEB 2.196,11 € 2.196,11 € 1.976,60 € 4.172,71 €
CECS 3.391,06 € 3.391,06 € 25.245,56 € 28.636,62 €
CEH 15.988,99 € 15.988,99 € 23.180,62 € 3.993,41 € 43.163,02 €
CESC € 954,00 € 954,00 €
CF 202,24 € 202,24 € 202,24 €
CIEd 3.551,16 € 13.850,70 € 17.401,86 € 12.238,09 € 29.639,95 €
CIPsi 691,88 € 691,88 € 24.792,00 € 25.483,88 €
CMAT 949,24 € 949,24 € 17.707,11 € 2.538,06 € 21.194,41 €
CONSELHO ACADÉMICO 266,40 € 266,40 € 266,40 €
DAA 4.833,04 € 4.833,04 € 1.700,49 € 6.533,53 €
ED 313,38 € 313,38 € 313,38 €
EC/Presidência 29,60 € 29,60 € 29,60 €
EC/Dpt. BIOLOGIA 2.022,11 € 2.022,11 € 2.022,11 €
EC/Dpt. C. da TERRA 437,69 € 437,69 € 437,69 €
EC/Dpt. FÍSICA 1.967,95 € 1.967,95 € 1.967,95 €
EC/Dpt. MATEMÁTICA 1.362,61 € 1.362,61 € 1.362,61 €
EC/Dpt. MCT 2.565,47 € 2.565,47 € 2.565,47 €
EC/Dpt. QUÍMICA 788,34 € 788,34 € 788,34 €
EENG/Presidência 12.000,00 € 12.000,00 €
EENG/DEB 823,66 € 823,66 € 823,66 €
EENG/DEC 3.370,97 € 3.370,97 € 4.870,35 € 8.241,32 €
EENG/DEI 550,03 € 550,03 € 550,03 €
EENG/DEM 1.008,00 € 1.008,00 € 743,38 € 1.751,38 €
EENG/DEP 651,58 € 651,58 € 651,58 €
EENG/ESA 218,50 € 218,50 € 218,50 €
EENG/DET 1.681,37 € 1.681,37 € 384,03 € 2.065,40 €
EENG/DI 3.154,18 € 3.154,18 € 3.154,18 €
EENG/DPS 937,55 € 3.222,34 € 4.159,89 € 940,94 € 5.100,83 €
EENG/DSI 4.289,28 € 4.289,28 € 4.289,28 €
ECS 6.294,29 € 6.294,29 € 6.294,29 €
EEG 9.410,28 € 9.410,28 € 19.381,63 € 28.791,91 €
ESE 970,34 € 970,34 € 312,40 € 1.282,74 €
GAQE 35,70 € 35,70 € 35,70 €
GRI 722,55 € 722,55 € 722,55 €
ICS 2.778,31 € 4.013,39 € 6.791,70 € 6.791,70 €
IEC 2.036,24 € 2.036,24 € 2.036,24 €
IEP 445,48 € 2.991,61 € 3.437,09 € 3.437,09 €
ILCH 3.452,06 € 3.345,23 € 6.797,29 € 352,28 € 7.149,57 €
MNS 21,56 € 21,56 € 21,56 €
NEAPP 422,52 € 422,52 € 422,52 €
16
NICPRI 230,49 € 230,49 € 230,49 €
NIPE 965,49 € 965,49 € 167,00 € 2.917,98 € 4.281,05 € REITORIA/Orq. da Cam. do Minho 175,34 € 175,34 € 175,34 €
REITORIA/PRT-LMA 1.229,71 € 1.229,71 € 1.229,71 €
SDUM 1.470,21 € 1.470,21 € 516,16 € 2.881,50 € 4.867,87 €
U. ARQUEOLOGIA 2.189,68 € 2.189,68 € 2.189,68 €
TOTAIS 13.518,77€ 119.117,86 € 132.636,63 € 95.186,49€ 68.888,61€ 296.711,73€
Notas (1) - Aquisições efectuadas pelos SD (2) - Aquisições efectuadas directamente pelas Unidades (3) - Total de despesas (livros + revistas + bases de dados)
Figura 6: Aquisição de bibliografia em 2009
Comparativamente com os valores de 2008, verificou-se um aumento global de 12,60%, ou seja mais
33.205,69€, invertendo portanto a tendência registada nos últimos anos. No entanto, estes números devem ser
analisados com prudência, uma vez que uma parte do aumento do investimento resulta do pagamento em 2009
da assinatura de dois anos de algumas revistas e bases de dados. Mesmo ignorando este facto o acréscimo total
verificado em 2009 é substancialmente menor que os cortes verificados desde 2006, mantendo-se o
investimento em bibliografia em níveis historicamente baixos (ver Figura 7).
O investimento evoluiu de forma diferente de acordo com os tipos de recursos informativos: menos 9,71%, ou
14.268,35 €, no investimento na aquisição de monografias, mais 28,63%, ou 15.333,02 €, de investimento em
bases de dados, mais 50,98%, ou 32.141,02€, de investimento em revistas científicas.
O gráfico da Figura 7, onde para efeitos comparativos entre os diferentes anos temos agregado a aquisição de
livros com a assinatura de bases de dados, e assinatura de revistas em papel com a assinatura de revistas
electrónicas e a participação na B-on, ilustra de forma expressiva a tendência que se vem verificando nos últimos
anos quanto à aquisição e assinatura de recursos bibliográficos e informativos na U.M.
Figura 7: Investimento em livros e revistas.
0,00 €
200.000,00 €
400.000,00 €
600.000,00 €
800.000,00 €
1.000.000,00 €
1.200.000,00 €
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Aquisições / ano LivrosRevistasTotal
17
O sector de aquisições bibliográficas recebeu 10.173 volumes de monografias, correspondentes a 3.416
compras e 6.757 ofertas. Comparativamente com 2008, o número global de entradas diminuiu 9,71%. No
entanto, tal como tem vindo a acontecer nos anos anteriores, a diminuição do número de exemplares adquiridos
por compra foi ainda mais significativa: menos 18,63% correspondentes aos menos 782 volumes.
Figura 8: Novos livros recebidos.
No que diz respeito às publicações periódicas, no ano de 2009 não se registaram alterações significativas no
número de títulos assinados pelas unidades e recebidos nas bibliotecas da Universidade do Minho, mantendo-se
em pouco mais de 250 títulos. Também o número de revistas acessíveis em formato electrónico através da B-on
permaneceu estável dado que se mantiveram as mesmas editoras.
3.3.2. Sector de Catalogação
Durante o ano de 2009, o sector de catalogação efectuou a descrição bibliográfica de novos documentos,
inserindo e validando os respectivos registos na base de dados; procedeu à actualização de registos existentes;
efectuou a colagem de etiquetas (anti-furto, código de barras e cota) e respectiva plastificação e, finalmente,
procedeu à embalagem e envio de publicações para as bibliotecas depositárias, acompanhadas de guias de
remessa. Neste contexto, verificou-se um tempo médio de processamento das 10.398 novas publicações
monográficas (descrição bibliográfica, etiquetagem e elaboração de guias de remessa) de 4 dias, tendo sido
efectuado o tratamento técnico de 99% (10.303) do total das publicações que aguardavam tratamento técnico
(225 transitadas de 2008 e 10.173 entradas por compra ou oferta durante o ano de 2009). Transitam para
2010, 96 publicações sem descrição bibliográfica.
Trabalharam regularmente neste sector, em Braga, três assistentes técnicas (com formação profissional
Compras Ofertas Totais Braga Guimarães
2004 6.762 5.973 12.735 9.950 2.785
2005 6.325 4.158 10.483 9.307 1.176
2006 6.334 5.220 11.554 10.081 1.473
2007 4.828 6.572 11.400 9.380 2.020
2008 4.198 7.069 11.267 9.649 1.618
2009 3.416 6.757 10.173 9.180 993
0
2.000
4.000
6.000
8.000
10.000
12.000
14.000
18
especifica em Biblioteca e Documentação) e em Guimarães, uma assistente técnica (com formação profissional
específica em Biblioteca e Documentação).
O contínuo crescimento do RepositóriUM continuou a justificar o envolvimento da equipa do sector de
catalogação, que para além do processo de descrição ou actualização bibliográfica de alguns destes documentos
electrónicos no catálogo bibliográfico dos SDUM, procedeu também à validação dos metadados de 853
documentos depositados no RepositóriUM (um aumento de 25,8% relativamente aos documentos validados em
2008).
Em 2009 foram introduzidas na base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, as referências de
16.463 novas publicações (uma diminuição de 39,8% comparativamente a 2008): 14.610 em Braga (9.209
monografias, 4.715 fascículos de publicações periódicas, 680 documentos audiovisuais e multimédia e 6
documentos cartográficos) e 1.853 em Guimarães (916 monografias, 809 fascículos de publicações periódicas e
128 documentos multimédia). Na Figura 9 pode observar-se o total das publicações que receberam tratamento
técnico documental nos Serviços de Documentação e a sua distribuição pelas respectivas bibliotecas
depositárias em 2009, comparando com a situação verificada no ano de 2008.
2008 2009
BIBLIOTECA Monografias e
Outros
Publicações
Periódicos Total
Monografias e
Outros
Publicações
Periódicos Total
BGUM 5.262 1.787 7.049 3.968 1.255 5.223
BPG 937 1.161 2.098 1.053 751 1.804
BCE 706 439 1.145 957 389 1.346
BCEH 861 598 1.459 646 271 917
BEC 1.920 8.388 10.308 572 623 1195
BECS 782 895 1.677 1.454 1.576 3.030
OUTRAS 2.620 973 3.593 2.289 659 5.978
TOTAL 13.088 14.241 27.329 10.939 5.524 16.463
Figura 9: Publicações enviadas para as bibliotecas depositárias em 2008 e 2009.
Deste processo resultou a criação de 7.585 novos registos bibliográficos (uma diminuição de 0,7%
comparativamente a 2008): 6.648 foram introduzidos nos Serviços de Documentação em Braga (5.940 relativos
a monografias, 440 a documentos cartográficos e multimédia e 268 a publicações periódicas) e 937 em
Guimarães (626 relativos a monografias, 269 a documentos cartográficos e multimédia e 42 a publicações
periódicas). Para os 6.895 novos autores, foi estabelecida a correspondente entrada de autoridade.
Na Figura 10 pode observar-se o ritmo mensal de entradas dos novos registos bibliográficos em 2008 e 2009.
19
Figura 10: Entradas mensais de novos registos em 2008 e 2009.
Considerando os 209 dias úteis de 2009, verifica-se uma média diária de 36,3 novos registos bibliográficos, o
que representa uma diminuição de cerca de 1,6% face à média diária de 36,9 registos verificada em 2008.
Foram ainda recolhidos elementos que permitiram a actualização de 8.878 registos existentes: 7.985 em Braga
e 893 em Guimarães, respeitantes a documentos repetidos, obras em volumes, material acompanhante ou
novos fascículos de publicações periódicas.
Em 31 de Dezembro de 2009 a base de dados bibliográficos da Universidade do Minho, incluía 292.296
registos bibliográficos, correspondentes a 387.389 volumes de monografias, 13.204 documentos audiovisuais,
cartográficos e multimédia e 336.268 fascículos de publicações periódicas.
Para além destas publicações, no ano de 2009 continuou-se o tratamento técnico do fundo documental
proveniente da Escola de Enfermagem e de diversos núcleos e colecções documentais, que entraram nos
Serviços de Documentação por oferta em anos anteriores.
3.3.3 – Sector de Análise Documental
Durante o ano de 2009, o sector de análise documental continuou a realizar as suas actividades no sentido de
facilitar e melhorar o acesso aos recursos bibliográficos e informativos disponibilizados na Universidade do
Minho.
O processo de construção do ficheiro de autoridades do catálogo bibliográfico da U.M. foi continuado, com a
validação pelos técnicos superiores de 287 registos de autoridade.
O crescimento dos conteúdos do RepositóriUM continuou a merecer a dedicação da equipa, que procedeu à
validação dos metadados de 546 documentos aí depositados durante o ano de 2009 (uma diminuição de 15,3%
533 551
760
535567
462496
442
729790
909
811
0
200
400
600
800
1.000
1.200
Jan Fev Mar Abr Maio Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Registos por mês/ano
2008 2009
20
relativamente aos 641 documentos validados em 2008, que se pode justificar pelo maior envolvimento de um
dos elementos da equipa no processo de gestão da qualidade).
No ano em análise, foram pesquisados e classificadas 10.930 volumes de publicações monográficas (menos 9%
que em 2008), tendo sido verificada a classificação de todos os documentos repetidos, obras em volumes ou
material acompanhante, que deram entrada nos SDUM durante o ano de 2009. O tempo médio de
processamento (pesquisa e classificação) das publicações monográficas foi de 0,5 dias.
A Figura 11 permite visualizar a distribuição mensal das publicações monográficas classificadas em Braga e
Guimarães em 2008 e 2009.
Figura 11: Publicações monográficas classificadas em 2008 e 2009.
O processo de análise documental foi efectuado por quatro técnicos superiores de biblioteca e documentação,
sendo de referir que uma das técnicas superiores efectua pontualmente esta tarefa em acumulação com as
funções inerentes à coordenação da divisão de biblioteconomia e outra em acumulação com as funções
inerentes à coordenação da biblioteca da U.M. em Guimarães e do sector de difusão de informação.
Relativamente à distribuição da tarefa da classificação entre Braga e Guimarães, 9.671 volumes de publicações
monográficas (88,5%) foram classificados em Braga e 1.259 (11.5%) em Guimarães.
3.3.4 – Sector de Leitura e Empréstimo
Em 2009, as salas de leitura da BGUM e da BPG, continuaram a registar níveis de utilização elevados,
registando-se frequentes situações de superlotação. No entanto, deve referir-se que a falta de investimento da
Universidade do Minho nas instalações e equipamentos das bibliotecas nos últimos anos, bem como a
acentuada redução do investimento em recursos bibliográficos, vão progressivamente deteriorando as condições
que as bibliotecas oferecem e consequentemente a sua atractividade junto do conjunto dos seus potenciais
9621.028
1.103
728 777852
478420
974
1.242
1.551
815
0
300
600
900
1.200
1.500
1.800
Jan Fev Mar Abr Maio Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Classificações por mês/ano 2008 2009
21
utentes.
Os 39 lugares das salas de estudo em grupo da BGUM e os 96 da BPG mantiveram ao longo do ano níveis
muito elevados de ocupação, encontrando-se quase sempre esgotados.
No sector de leitura e empréstimo exerceram funções treze funcionários na BGUM, quatro na BPG e dois na
BEC.
A BGUM esteve aberta ao sábado de manhã no período compreendido entre Janeiro e Julho.
Em finais de Setembro, os SDUM disponibilizaram aos seus utentes o serviço de renovação de empréstimos via
correio electrónico, cujas 88 respostas foram asseguradas pela BGUM e pela BPG. Considerando os 62 dias
úteis de disponibilização do serviço, a média diária de pedidos efectuados, sobretudo por alunos do 1º ciclo e do
ciclo de estudos integrados e do 2º ciclo, foi de 1,4.
Em meados de Novembro, foi também disponibilizada o serviço de requisição, via correio electrónico, de
publicações localizadas na BGUM, na BPG e na BCE, para levantamento numa outra biblioteca que não a
depositária. Nos 31 dias úteis de disponibilização do serviço, foram efectuados 7 pedidos, cuja resposta foi
igualmente assegurada pela BGUM e pela BPG.
Em 2009, foram introduzidos nos SDUM os dados relativos a 7.214 novos utentes, ficando com inscrição válida
nas bibliotecas da U.M. 20.480 utentes, dos quais 11.728 (57,3%) efectuaram operações relacionadas com o
empréstimo de publicações. Tendo em conta o número de utentes potenciais, por tipo de utente, verificamos
que durante o ano de 2009 efectuaram operações relacionadas com empréstimos, cerca de 55,7% (6.610) dos
alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados, 66,3% (2.241) dos alunos do 2º ciclo, 46,3% (521) dos
alunos do 3º ciclo, 71% (858) dos docentes e 65% (1.498) dos outros tipos de utente (antigos alunos, alunos
Erasmus, leitores externos, funcionários, investigadores.
Relativamente ao comportamento dos utentes na observação do regulamento das bibliotecas da U.M., passaram
pelo sistema anti-furto 50 utentes com obras não requisitadas: 25 em Braga e 25 em Guimarães. Na biblioteca
de Guimarães registaram-se ainda 25 ocorrências de indisciplina na sala de leitura, normalmente associada a
situações de perturbação recorrente do ambiente de silêncio que se procura impor.
Os balcões de atendimento das bibliotecas da Universidade do Minho que utilizam o sistema de gestão integrado
de empréstimos em uso nos Serviços de Documentação (biblioteca geral da U.M. – BGUM, biblioteca da U.M.
em Guimarães – BPG, biblioteca do Edifício dos Congregados – BEC, biblioteca de Ciências da Educação – BCE
e biblioteca da Escola de Ciências da Saúde – BECS) realizaram no seu conjunto 210.856 operações,
relacionadas com o empréstimo, renovação de empréstimo, devolução e reserva de publicações monográficas,
valor que corresponde a uma diminuição de 6,3 % relativamente a 2008 (ver Figura 12).
22
2009 TOTAL
Biblioteca Empréstimo Renovação Devolução Reserva 2009 2008
BGUM 59.727 31.074 61.565 1.297 153.663 169.144
BPG 11.088 5.924 11.671 346 29.029 32.085
BCE 5.809 5.101 5.700 328 16.938 12.966
BECS 2.052 719 2.169 57 4.997 4.002
BEC 2.392 1.224 2.494 119 6.229 6.538
TOTAIS 81.068 44.042 83.599 2.147 210.856 224.928
Figura 12: Movimentos de empréstimos nos balcões de atendimento.
O decréscimo acima mencionado, verificou-se na BGUM (9,2%), na BPG (3,1%) e na BEC (4,7%), continuando a
tendência já observada em anos anteriores. Ao invés, em resultado de alterações significativas no seu
funcionamento (alargamento do período de abertura e aumento do fundo documental disponível), o número de
transacções cresceu na BCE (30,6%) e na BECS (24,9%).
A Figura 13 permite observar a percentagem total de movimentos efectuados nos balcões de atendimento
(empréstimos, renovações, devoluções e reservas) pelas bibliotecas em análise.
Figura 13: Movimento de empréstimos nas bibliotecas da U.M. em 2009.
Relativamente à operação de renovação de publicações, durante o ano de 2009 foram realizadas 157.877
renovações, o que representa um aumento de 1,9% relativamente ao total de 2008. Do conjunto de renovações
em 2009, 44.042 foram realizadas nos balcões de atendimento (mais 0,7% do que 2008) e 113.835 foram
efectuadas directamente pelos utentes via Internet, através do catálogo bibliográfico (mais 2,3% que em 2008).
Os alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados foram os utentes que mais recorreram a este serviço com
90.376, renovações (70.246 efectuadas via internet e 20.130 solicitadas nos balcões de atendimento),
seguindo-se os do 2º ciclo com 46.466 pedidos (28.849 efectuados via internet e 17.617 nos balcões de
atendimento).
Relativamente às reservas de publicações, durante o ano de 2009 foram realizadas 3.491, o que representa um
decréscimo de 11,5% relativamente a 2008. Do conjunto das reservas em 2009, 2.147 foram realizadas nos
73%
14%8% 2% 3%
BGUM
BPG
BCE
BECS
BEC
23
balcões de atendimento (menos 8,1% que 2008) e 1.344 foram efectuadas directamente pelos utentes via
Internet, através do catálogo bibliográfico (menos 16,6% que em 2008).
Os alunos do 1º ciclo e do ciclo de estudos integrados foram os utentes que mais recorreram a este serviço com
1.780 reservas (829 efectuadas via internet e 951 solicitadas nos balcões de atendimento), seguindo-se os do
2º ciclo com 860 pedidos (327 efectuados via internet e 533 nos balcões de atendimento).
Ao longo do período de abertura da BGUM ao sábado de manhã, registaram-se 3.4614 movimentos
relacionados com o empréstimo de publicações, o que equivale a um aumento de 11,3% face a igual período de
2008. Considerando os 26 sábados de funcionamento da BGUM em 2009, regista-se uma média diária de
119,7 movimentos. O contador de passagens registou uma média diária de 148 passagens, o que equivale a
um aumento de 94% face a igual período de 2008, cuja média diária foi de cerca de 90 passagens.
É de referir que das 289.331 publicações monográficas disponibilizadas para empréstimo, (224.210 na BGUM,
40.603 na BPG, 16.903 na BCE, 4.973 na BEC e 2.642 na BECS), em 2009 foram requisitadas 81.068
(59.727 na BGUM, 11.088 na BPG, 5.809 na BCE, 2.392 na BEC e 2.052 na BECS), ou seja, 28% do fundo
documental requisitável. Estes números representam uma diminuição, em termos absolutos e relativos,
relativamente aos verificados em 2008: 90.283 publicações requisitadas, correspondendo a 32% do fundo
requisitável.
Apesar de o sistema de gestão integrada de bibliotecas possibilitar que os utentes possam requisitar, renovar,
devolver e reservar publicações monográficas, em qualquer uma das bibliotecas que utilizam este sistema
informático, em 2009 apenas foi possível movimentar publicações devido a empréstimo ou devolução entre a
BGUM, a BPG e a BCE num total de 19.634 publicações monográficas, das quais, 9.649 (49,1%) na BGUM,
5.120 (26,1%) na BPG e 4.865 (24,8%) na BCE. Relativamente ao ano de 2008, registou-se um aumento de
41,7%. Comparando apenas os movimentos entre a BGUM e a BPG, o aumento é de 30,9%.
Nas páginas anteriores, procurou-se objectivar o movimento de publicações nos balcões de atendimento das
bibliotecas da U.M. No entanto, considerando o regime de livre acesso às estantes e a total liberdade de
movimentos concedida aos utentes, esses dados ignoram inteiramente o movimento de utentes que, sem
necessidade de se dirigirem aos balcões de atendimento, utilizaram diariamente as salas de leitura e
movimentaram milhares de publicações das estantes.
Um contador de passagens, instalado na BGUM, registou 311.922 saídas em 2009, o que representa uma
média diária de 1.333 passagens (menos 7,8% que em 2008). Na BPG, o contador de passagens registou
263.718 saídas, correspondendo a uma média diária de 1.127 passagens (mais 23,6% que em 2008). Na BEC,
registaram-se 13.806 passagens, correspondendo a uma média diária de 59 passagens (menos 8,7% que em
2008).
Dos 83.599 actos de devolução de empréstimos efectuados em 2009 na BGUM, na BPG, na BEC, na BCE e na
BECS, 17.538, ou seja, 21% foram sujeitos ao pagamento de multas. Comparando estes valores com os
registados no ano anterior verifica-se um aumento em termos absolutos (17.271 devoluções sujeitas a multa em
24
2008) e em percentagem (19,5% em 2008).
3.3.5 - Fundo Documental
Considerando a manifesta e crescente falta de espaço nas estantes das salas de leitura da BGUM, em 2009,
procedeu-se à transferência de alguns exemplares repetidos e sem taxa de utilização para um espaço contíguo
da biblioteca.
É de referir que apesar da referida falta de espaço no depósito de publicações, se continua a disponibilizar em
livre acesso a quase totalidade do fundo documental proveniente da ex-BIEC (cerca de 13.800 exemplares) e as
publicações periódicas com maior taxa de utilização provenientes da extinta Biblioteca de Ciências Sociais (BCS).
Os fascículos das publicações periódicas compreendidas entre as letras A e D, antes disponíveis em livre acesso,
continuam num espaço contíguo, apesar de acessíveis para o utente, mediante solicitação num dos balcões da
biblioteca.
Na BPG foi efectuada a transferência para o depósito de 1.139 exemplares sem taxa de utilização nos últimos
anos e foram disponibilizados em livre acesso 445 exemplares que em 2008 foram transferidos do acervo de
monografias da biblioteca de Geografia e Planeamento para o depósito da biblioteca.
25
3.4. Da Divisão de Informação
3.4.1. Sector da Biblioteca Digital
O sector da Biblioteca Digital tem por funções garantir a gestão, manutenção e disseminação dos recursos
bibliográficos em formato electrónico licenciados na Universidade; a gestão do portal de pesquisa e a
manutenção do website institucional dos SDUM.
3.4.1.1. Website dos SDUM
Em 2009, o número de visitas ao website dos SDUM diminuiu ligeiramente, verificando-se um decréscimo mais
acentuado no número de páginas consultadas (ver Figura 14). Em termos globais, o servidor dos SDUM registou
178.339 acessos, menos 3,4% dos registados em 2008.
2008 2009 Var. %
Total de visitas 184.593 178.339 -3,4%
- Média diária 504 487 -3,4%
Total de páginas 719.683 643.654 -10,6%
- Média diária 1.966 1.759 -10,6%
- Média por visita 3,9 3,6 -7,4%
Figura 14: Resumo anual dos níveis de acesso ao Website.
Figura 15: Visitas ao Website por mês/ano.
0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Visitas / mês2008 2009
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
2004 2005 2006 2007 2008 2009
Visitas / ano
26
3.4.1.2. Catálogo Bibliográfico da U.M.
O catálogo bibliográfico é o serviço de pesquisa que dá acesso às referências bibliográficas de todos os
documentos existentes nas bibliotecas da Universidade do Minho. Este serviço continua a registar elevados
níveis de utilização. No entanto, no ano de 2009, registou-se uma diminuição na procura deste serviço, tendo-se
registado 279.746 sessões, menos 7 % do que em 2008. Este número refere-se apenas ao total de sessões
realizadas com pesquisas, e não ao número global de sessões para outras operações, como a consulta de
índices, o acesso à área pessoal, aos serviços de renovação ou reserva via Web. Ao conjunto de sessões
correspondeu um total de 1.527.058 pesquisas, menos 30% do que em 2008, com uma média de cerca de 5
pesquisas por sessão.
Figura 16: Sessões e pesquisas no catálogo por mês/ano.
3.4.1.3. Portal de Pesquisa
O Portal de Pesquisa é um sistema integrador que referencia recursos bibliográficos e informativos, acessíveis
via Web por via de licenciamento ou em acesso livre. Este serviço reuniu no final de 2009 um total de 112
recursos de tipologia diversificada, dos quais 52 correspondem a recursos licenciados: 32 via consórcio b-on e
0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
30.000
35.000
40.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Sessões / mês2008 2009
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
350.000
2005 2006 2007 2008 2009
Sessões / ano
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
350.000
400.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Pesquisas / mês
2008 2009
0
500.000
1.000.000
1.500.000
2.000.000
2.500.000
2005 2006 2007 2008 2009
Pesquisas / ano
27
20 contratados pela Universidade do Minho. Os restantes correspondem a recursos de acesso livre
seleccionados pelos SDUM (Figura 17).
Figura 17: Recursos disponíveis no portal de pesquisa.
Com base nos dados de utilização disponibilizados pela plataforma que suporta o sistema (Metalib) foi possível
apurar o número de pesquisas, o número de acessos via portal aos websites dos vários recursos, sintetizados no
quadro da Figura 18. De Janeiro a Dezembro de 2009 registaram-se 90.587 pesquisas na opção conjuntos,
1.841 pesquisas na opção Metapesquisa e 23.167 pesquisas nas opções de localização de Recursos e de
Revistas, e um total de 385.842 pesquisas distribuídas pelos vários recursos agregados no portal. A partir do
portal de pesquisa foram acedidas várias bases de dados na sua interface de origem, totalizando 33.149
acessos a esses websites externos. Relativamente a este último tipo de uso, como os utilizadores podem
adicionar os recursos que utilizam aos seus favoritos, a passagem pelo portal deixa de ser necessária.
2008 2009 Var. %
Número global de pesquisas 477.693 385.842 -19,23%
Pesquisas nos conjuntos 97.863 90.587 -7,43%
Pesquisas na metapesquisa 21.836 1.841 -91,57%
Índice de recursos 13.521 10.258 -24,13%
Índice de revistas 15.604 12.909 -17,27%
Ligação ao website do recurso 97.571 33.249 -65,92%
Figura 18: Resumo anual dos níveis de acesso ao Portal.
De sublinhar que o grau de utilização decresceu significativamente, facto que não se poderá dissociar da
inoperacionalidade do sistema, verificada desde meados do ano de 2009, e necessário encaminhamento de
utilizadores para o portal b-on. Esta situação comprometeu iniciativas de formação de utilizadores e de
divulgação da plataforma.
3.4.1.4. Bases de dados bibliográficos
Os recursos contratados no âmbito do consórcio nacional b-on - Biblioteca do Conhecimento
18%
29%54%
UMb-onA.Livre
22 2
26
4613
542
6
5 21
4 1
Bases bibliográficasBases bibliométricasCatálogos de bibliotecasDicionários / EnciclopédiasEstatísticasLegislaçãoLivros electrónicosMotores de PesquisaNormasPatentesPortal temáticoRepositóriosRevistas electrónicasTeses e DissertaçõesAplicativos
28
Online/FCCN, de acordo com o modelo All for All, mantiveram-se os seguintes: ACM, ACS, AIP, Annual
Reviews, Elsevier, IEEE, IOP, RSC, colecções Political e Sociology da Sage, SIAM, Springer, Taylor & Francis,
Wiley, totalizando cerca de 5.200 periódicos; as bases de dados em texto integral Academic Search Complete e
Business Source Complete da EBSCO, que dão acesso a cerca de 12.000 periódicos, embora com alguma
sobreposição relativa às editoras atrás mencionadas; a base referencial Zentralblatt; e as bases de dados da ISI
Web of Knowledge (Web of Science, que passou a aglutinar a ISI Proceedings, Current Contents, Derwent World
Patent Índex, Journal Citation Reports, Essential Science Indicators). Em Outubro foram adquiridas colecções de
arquivo da editora Springer, nomeadamente a colecção de revistas "Historical Journal Archives" referente aos
anos 1832-1996, as colecções de livros electrónicos"Historical archives of ebooks" publicados entre 1902 e
2004, e a colecção Contemporary Ebooks referente aos anos de 2005 a 2008 (os livros editados entre 2006 e
2008, apenas serão disponibilizadas em 2010, 2011 e 2012, respectivamente).
Para além dos recursos b-on, as várias unidades da Universidade do Minho no seu conjunto procederam à
assinatura de 5 bases de dados referenciais (Colour Index International, Compendex, Econlit, MathSciNet, e
PsycInfo); 1 base de dados com texto integral (ABI/Inform Global); 6 colecções de revistas electrónicas
(PsyARTICLES, Emerald - management 111 e Engineering Collection, JSTOR - Business Collection e Arts &
Science III Collection e OCLC ECO Journals); 1 colecção de livros electrónicos (PscyBooks) e uma selecção de
54 livros electrónicos da editora Wiley; os recursos de referência enciclopédia Infopédia da Porto Editora e
Palgrave Dictionary of Economics Online e o Diário da República Online.
Relativamente à taxa de utilização dos recursos bibliográficos já mencionados, começamos por apresentar os
dados dos recursos com texto integral disponíveis via b-on, medidos através do número de downloads de artigos.
Em 2009, verificamos um novo aumento do número de downloads, na ordem dos 12% relativamente ao ano
anterior (Figura 19 e Figura 20). Podemos constatar significativos aumentos do número de downloads em
diversas editoras, com destaque para a ACS, AIP e Sage, verificando-se decréscimos mais acentuados nas
editoras ACM e EBSCO.
Editora 2008 2009 Var.%
ACM 6.127 4.001 -34,7%
ACS 14.775 31.399 112,5%
AIP 4.925 7.144 45,1%
AR 2.175 2.278 4,7%
EBSCO 53.499 30.552 -42,9%
Elsevier 239.411 291.999 22,0%
IEEE 23.513 19.659 -16,4%
IOP 4.256 3.998 -6,1%
RSC 4.845 5.030 3,8%
Sage 4.178 5.447 30,4%
SIAM 69 s.d s.d.
Springer 28.110 33.592 19,5%
T & F 15.224 13.556 -11,0%
Wiley 25.968 27.621 6,4%
Total 427.075 476.277 11,5%
Figura 19: B-on – Número de downloads por recurso em 2008 e 2009.
29
Figura 20: B-on – Downloads por mês/ano.
A editora com maior utilização e número de artigos descarregados mantém-se a Elsevier, facto que não se pode
dissociar do elevado número de títulos que disponibiliza e sua abrangência multidisciplinar. No entanto, se
relacionarmos a taxa de utilização de cada uma das editoras com o número de títulos que disponibilizam,
obtemos uma curva bastante diferente, destacando-se neste caso a ACS e a AIP, nos domínios da química e da
física (ver Figura 21).
Figura 21: B-on – Downloads por editora.
No que diz respeito às bases de dados de âmbito multidisciplinar da ISI Web of Knowledge (ver Figura 22 e
Figura 23) registaram-se um total de 54.803 pesquisas na Web of Knowledge (pesquisa simultânea em todas as
bases), 82.394 pesquisas na Web of Science, 7.616 pesquisas na ISI Current Contents, 454 pesquisas na base
de dados de patentes ISI Derwent Innovations Índex, 7.555 pesquisas na base bibliométrica Journal Citation
Reports e 950 na base Essential Science Indicators. Relativamente à base de dados referencial Zentralblatt
Math, especializada na área de matemática, verificou-se um acentuado decréscimo no número de pesquisas em
42%, destacando-se a clara preferência pelo recurso alternativo MathSciNet assinado na Universidade do Minho.
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Downloads / mês2008 2009
238.031287.823
343.537
427.075476.277
0
100.000
200.000
300.000
400.000
500.000
600.000
2005 2006 2007 2008 2009
Downloads / ano
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
350.000
ACM
ACS
AIP
AR
EBSC
O
Else
vier
IEEE IOP
RSC
Sage
SIAM
Sprin
ger
T &
F
Wile
y
Downloads / Editora2008 2009
54
924
550
623
14254
111 14883
0 30 1161
0
150
300
450
600
750
900
1.050
ACM
68
ACS
34
AIP
13
AR 3
2
Ebs
109
44
Else
v 2
059
IEEE
362
IOP
36
RSC
34
Sage
66
SIAM
14
Spri
113
2
T&F
120
5
Wile
y 4
54
Média de downloads por títulos/editora2008 2009
30
Recurso 2008 2009 Var. %
ISI WoK 36.380 54.803 50,6%
ISI WoS 91.701 82.394 -10,1%
ISI CCC 12.619 7.616 -39,6%
ISI Proc 8.795 s.d. s.d.
ISI JCR 7.301 7.555 3,5%
ISI Derwent 102 454 345,1%
ESI s.d. 950 s.d.
Zentralblatt 5.047 2.910 -42,3%
Total 161.945 156.682 -3,3%
Figura 22: B-on / Bases Referenciais – Resumo anual do número de pesquisas.
Figura 23: B-on / Bases Referenciais – Pesquisas por mês.
Passamos de seguida para a apresentação dos dados de utilização dos recursos bibliográficos subscritos pela
Universidade do Minho.
Ao nível das bases de dados bibliográficos com texto integral, a taxa de utilização foi medida com base
no número de downloads de artigos (ver Figura 24 e Figura 25).
▪ Na base de dados ABI/Inform Global, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 4.240
downloads (recurso em acesso restrito à rede da EEG até Novembro de 2009).
▪ Na base de dados PsyARTICLES, especializada na área de psicologia, registaram-se 9.967 downloads,
menos 13,5% do que no ano anterior (11.522 downloads).
▪ No arquivo de revistas da Emerald, com cobertura nas áreas de gestão, gestão industrial e ciências da
informação, registaram-se 12.941 downloads.
▪ No arquivo de revistas JSTOR, colecções de revistas na área de gestão e na área de humanidades,
registaram-se 13.587 downloads, mais 34,3% do que no ano anterior (10.119 downloads).
▪ No serviço de agregação de revistas ECO da OCLC, com apenas 2 títulos na área de psicologia,
registaram-se 557 downloads, menos 5,8% do que em 2008 (1.210 downloads).
0
4.000
8.000
12.000
16.000
20.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Pesquisas / mês2008 2009
31
▪ O dicionário online Palgrave Dictionary of Economics registou 250 consultas.
▪ Não foi possível obter dados relativos ao número de downloads na colecção de livros electrónicos
PsycBOOKS, apenas o número de pesquisas na base, situando-se no valor de 4.713.
▪ A Infopédia registou 49.765 consultas nos dicionários e enciclopédia.
▪ Não foi possível obter dados relativos Diário da República Online.
Recurso 2008 2009 Var. %
ABI/Inform s.d. 4.240 s.d.
Emerald s.d. 12.941 s.d.
Infopédia s.d. 49.764 s.d.
JSTOR 10.119 13.587 34,3%
OCLC ECO 1210 557 -54,0%
Palgrave Dic. 159 250 57,2%
PsycARTICLES 11.522 9.967 -13,5%
PsycBOOKS (pesq.) 6.405 4.713 -26,4%
Wiley Books s.d. 2397 s.d.
Total 17.927 98.416 449,0%
Figura 24: U.M. / Bases de texto integral – Resumo anual do número de downloads.
Figura 25: U.M. / Bases de texto integral – Downloads por mês.
Ao nível das bases de dados referenciais constatamos globalmente um ligeiro decréscimo nos níveis de
utilização face a 2008, mas com variações acentuadas entre recursos. Seguem-se os dados relativos às bases
de dados, medidos com base no número pesquisas (ver Figura 26 e Figura 27).
3.896
9.482
13.58812.403
10.89511.020
6.543
2.459
6.177
9.376
6.231 6.346
0
4.000
8.000
12.000
16.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Downloads / mês 2009
32
Recurso 2008 2009 Var.% Colour Index s.d. s.d. s.d.
Compendex 6.709 5.643 -15,9%
Econlit 0 1.981 s.d.
PscyInfo 21.410 15.565 -27,3%
MathSciNet 9.815 16.113 64,2%
Total 37.934 39.302 3,6%
Figura 26: U.M. / Bases referenciais – Resumo anual do número de pesquisas.
Figura 27: U.M. / Bases referenciais – Pesquisas por mês.
▪ Não foi possível aceder a dados de utilização da base de dados Colour Índex International.
▪ Na base de dados Compendex, especializada na área de engenharia e tecnologia, registaram-se 5.643
pesquisas em 2009, menos 16% do que no ano anterior.
▪ Na base de dados Econlit, especializada na área de economia e gestão, registaram-se 1.981 pesquisas
(recurso subscrito em Maio).
▪ Na base de dados PsycINFO, especializada na área de psicologia, registaram-se 15.565 pesquisas em
2009, menos 27% do que no ano anterior.
▪ Na base de dados MathSciNet, especializada na área de matemática, registaram-se 16.113 pesquisas,
mais 64% do que no ano anterior.
3.4.2. Sector de Difusão de Informação
O sector de Difusão de Informação tem por funções garantir a disseminação de recursos bibliográficos e
informativos através dos serviços de fornecimento de documentos e de empréstimo interbibliotecas, do serviço
de referência e de outras iniciativas de divulgação.
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
3.500
4.000
4.500
5.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Pesquisas / mês 2008 2009
33
3.4.2.1. Serviço de Fornecimento de Documentos e Empréstimo Inter-
Bibliotecas
O serviço de fornecimento de documentos e empréstimo inter-bibliotecas, assegurado pelo Gabinete de Difusão
de Informação, teve um volume de pedidos internos e externos inferior ao registado em 2008, em cerca de 16%.
A taxa de satisfação diminui ligeiramente, em 3% (ver Figura 28). No ano 2009, os pedidos efectuados por
utentes da U.M., para o fornecimento de documentos do exterior, diminuíram 24,4%, passando de 467 pedidos
em 2008 para 353 pedidos em 2009. Os pedidos provenientes do exterior, para o fornecimento de documentos
disponíveis na Universidade do Minho, diminuíram 4,1%, passando de 367 pedidos em 2008 para 352 pedidos
em 2009.
Figura 28: Pedidos e resposta aos pedidos de documentos.
Ao longo dos últimos anos, a taxa de satisfação dos pedidos solicitados por utentes da U.M. (pedidos
internos), satisfeitos por entidades externas, por intermédio dos SDUM, tem-se mantido próximo dos 90%,
independentemente do aumento ou diminuição do número total de pedidos. Dos 353 pedidos de utentes da
U.M., recebidos em 2009, foram satisfeitos até ao final do ano 310 pedidos, o que traduz uma ligeira
diminuição, em 3,05%, na taxa de satisfação relativamente a 2008 (ver Figura 29 e Figura 30).
Tipo Pedido Satisf. N Satisf. Pend. Total Tx Satisf.
Fotocópias Nacionais 73 10 0 83 88,0%
Fotocópias Internacionais 123 11 0 134 91,8%
Emp. Nacional de Publicações 82 12 0 94 87,2%
Emp. Intern. de Publicações 32 10 0 42 76,2%
Total 310 43 0 353 87,8%
Figura 29: Resposta aos pedidos internos.
Totais Taxa de Satisfação
Tipo Pedido 2008 2009 Var. % 2008 2009 Var. %
Fotocópias Nacionais 93 83 -10,8% 91,4% 88,0% -3,77%
Fotocópias Internacionais 170 134 -21,2% 91,8% 91,8% 0,03%
Emp. Nac. de Publicações 123 94 -23,6% 90,2% 87,2% -3,34%
Emp. Intern. De Publicações 81 42 -48,1% 87,7% 76,2% -13,08%
Total 467 353 -24,4% 90,6% 87,8% -3,05%
Figura 30: Comparação da resposta aos pedidos internos em 2008 e 2009.
Totais Taxa de Satisfação
Tipo Pedido 2008 2009 Var.% 2008 2009 Var.%
Internos 467 353 -24,4% 90,58% 87,8% -3,0%
Externos 367 352 -4,1% 88,28% 85,5% -3,1%
Total 834 705 -15,5% 89,4% 86,7% -3,1%
34
Os tipos de utentes que solicitam este serviço com maior frequência são os docentes, os investigadores e os
alunos de pós-graduação, como ilustrado pelo gráfico da Figura 31. Relativamente à origem dos pedidos por
unidade U.M. o gráfico da Figura 32 ilustra a distribuição de pedidos por parte das diversas unidades.
Figura 31: Pedidos internos por tipo de utente.
Figura 32: Pedidos internos por unidade U.M.
No que diz respeito aos pedidos de fornecimento de documentos solicitados por entidades externas à U.M.
(pedidos externos), registou-se igualmente um decréscimo, na ordem dos 4,1%, passando-se dos 367 em
2008 para os 352 em 2009. Verificou-se ainda uma ligeira diminuição de 3,1% na taxa de satisfação,
comparativamente a 2008 (ver Figura 33). A percentagem de pedidos não satisfeitos resulta de solicitações de
documentos não existentes no fundo documental da Universidade do Minho.
0%
21%
8%
6%
65%
Alunos AA
Alunos PG
Alunos LIC
Leitores Externos
Doc./Inves./Func./Núcleos
2%
19%
11%
17%
10%
3%
9%
29%
EC
EENG
ED
EEG
ICS
IEC
IEP
ILCH
35
Totais Taxa de Satisfação
Tipo Pedido 2008 2009 Var. % 2008 2009 Var. %
Fotocópias Nacionais 66 41 -37,9% 65,2% 78,0% 19,8%
Fotocópias Internacionais 1 2 100,0% 100% 100,0% 0,0%
Artigos Digitais Nac./Intern. 82 66 -19,5% 100,0% 80,3% -19,7%
Emp. Nac. de Publicações 212 241 13,7% 90,6% 88,0% -2,9%
Emp. Int. de Publicações 6 2 -66,7% 100% 100,0% 0,0%
Total 367 352 -4,1% 88,3% 85,5% -3,1%
Figura 33: Resposta aos pedidos solicitados por entidades externas.
Em resultado da prestação dos serviços de fornecimento de documentos, o Gabinete de Difusão gerou receitas
no valor de 4.643,08 €.
3.4.2.2. Serviço de Referência
As bibliotecas da Universidade do Minho oferecem apoio personalizado às actividades identificação e utilização
de fontes de informação, numa perspectiva informativa, pedagógica e fomentadora de uma maior autonomia e
auto-suficiência dos utilizadores. Ao longo de 2009, o sector de Difusão da Informação respondeu a um número
significativo de pedidos de referência colocados presencialmente, telefonicamente ou via Web através do serviço
Pergunte-nos, e ainda através dos contactos de correio electrónico institucionais. Para além do apoio de primeira
linha prestado pela equipa do serviço de atendimento, colaboraram na actividade quatro técnicos superiores e
um técnico profissional.
Nas bibliotecas de Braga e Guimarães são disponibilizados aos utentes 17 postos de pesquisa e de acesso à
Internet, onde se registaram uma média de 49 horas de utilização por dia e uma média de cerca de 3 horas
diárias por terminal.
Figura 34: Sessões nos postos de pesquisa por mês/ano.
0
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
7.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Sessões / mês 2008 2009
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
2004 2005 2006 2007 2008 2009
Sessões / ano
36
3.4.2.3. Gestão de Conteúdos e Comunicação
A fim de promover e divulgar os serviços e recursos bibliográficos disponíveis são habitualmente produzidos
diversos tipos de conteúdos (in)formativos, disseminados através do website dos SDUM, nos espaços das
bibliotecas geridas pelos Serviços de Documentação ou por distribuição externa.
Em 2009, para além da manutenção e actualização dos conteúdos do website dos SDUM (versão portuguesa e
inglesa) e do Portal de Pesquisa, foram realizadas as seguintes actividades:
▪ organização de 8 acessos experimentais a novos recursos bibliográficos: Qualfood, livros electrónicos da
Myilibrary, bases da ProQuest Central, Association of Learned Journals Collection, colecção Academic
Complete de livros electrónicos da Ebrary, colecções de livros electrónicos Business & Management
Collection 2009 e Social & Cultural Studies Collection 2007 da editora Palgrave, Enciclopédia Britannica
Online Academic Edition, vLex - Informação Jurídica;
▪ produção de um guia de utilizador das bibliotecas U.M., com distribuição de 2.000 exemplares no Kit
do Caloiro pela Associação Académica da U.M.;
▪ produção de uma brochura informativa sobre as bibliotecas U.M., em língua inglesa, com distribuição
de cerca de 200 exemplares, em apresentação organizada em colaboração com o Gabinete de
Relações Internacionais;
▪ produção de 25 notícias/novidades com destaque na homepage;
▪ actualização de conteúdos, templates utilizados nas acções de formação e apresentações dos SDUM
(português e inglês);
▪ actualização das plantas da sala de leitura da BPG;
▪ distribuição de diversos materiais (posters, folhetos) com fins informativos e promocionais.
3.4.3. RepositóriUM
No decurso de 2009 o RepositóriUM continuou a consolidar o seu crescimento, quer a nível dos documentos
que reúne, quer a nível da utilização, o que se traduziu também pela manutenção de alta visibilidade e
notoriedade que granjeou a nível nacional e internacional.
O número de documentos disponíveis publicamente no repositório institucional da Universidade do Minho em
finais de Dezembro de 2009 totalizava 8.807. No último ano verificou-se um crescimento de 29% no número de
documentos depositados comparativamente a 2008. No total foram acrescidos ao acervo do RepositóriUM
1.420 novos documentos por 96 depositantes (ver Figura 35).
37
Dezembro 2008 Dezembro 2009
N.º comunidades 36 36
N.º depositantes 99 96
N.º documentos disponíveis 7.391 8.807
N.º de utilizadores registados 5.375 6.555
Figura 35: Comparação do n.º de comunidades, depositantes, documentos e utilizadores registados.
No que concerne aos tipos de documentos disponíveis ao público no RepositóriUM a 31 de Dezembro de 2009,
cerca de 41% eram documentos resultantes de comunicações a congressos e conferências, 32% artigos
científicos e 17% a teses de doutoramento e dissertações de mestrado.
A esmagadora maioria (93%) dos documentos existentes no RepositóriUM estavam disponíveis em acesso livre e
apenas 7% estavam com acesso restrito à Universidade do Minho, definitivamente, ou com um período de
embargo compreendido entre 1 a 3 anos.
Quanto ao ano de publicação, verificou-se que do total de documentos existente no RepositóriUM no final do ano,
12% reportavam-se a publicações de 2004, 13% a publicações de 2005, 14% de 2006, 13% a publicações de
2007, 10% a publicações de 2008 e 7% a publicações de 2009.
No que concerne aos acessos e visitas, em 2009 registaram-se 1.974.203 acessos, o que significou uma média
de 5.409 visitas por dia (ver Figura 36). Como se pode constatar pelos dados, os meses de mais fraca afluência
parecem traduzir os usuais ciclos académicos e/ou períodos de férias (ver Figura 37).
2009
Total de visitas 1.974.203
- Média diária 5.409
Total de páginas 12.141.008
- Média diária 33.263
- Média por visita 6
Figura 36: Resumo anual dos níveis de acesso ao RepositóriUM.
38
Figura 37: Número de visitas em 2009 ao RepositóriUM por mês comparativamente com 2008.
No período em análise registou-se um aumento das pesquisas efectuadas em 16% e no download de
documentos depositados no RepositóriUM em 6%. Relativamente às consultas de documentos verificou-se uma
inflexão de 20%, quando comparada com o período anterior. É de registar que desde a sua abertura em
Novembro de 2003 já se registaram mais de 3.800.000 downloads do RepositóriUM, dos quais 1.161.298
apenas em 2009 (ver Figura 38 e Figura 39).
2009
Total de Pesquisas 812.595
- Média diária 2226
Registos Consultados 1.237.261
- Média diária 3390
Total Downloads 1.161.298
- Média diária 3182
Figura 38: Pesquisas, registos consultados e downloads em 2009.
0
50.000
100.000
150.000
200.000
250.000
300.000
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Visitas por mês/ano2008
2009
39
Figura 39: Evolução do n.º de documentos, pesquisas, downloads e registos consultados por ano.
Considerando as origens de tráfego que originou as visitas em 2009, verificamos que o acesso ao RepositóriUM
é efectuado maioritariamente de forma indirecta através de motores de pesquisa (80%), 14% por websites de
referência e apenas 6% das visitas são efectuadas directamente na interface do RepositóriUM (ver Figura 40).
Figura 40: Origens do tráfego ao RepositóriUM
Realce-se ainda que no último ano o RepositóriUM registou acessos e downloads provenientes de mais de 207
países e territórios de todo o mundo (ver Figura 41). Para além de Portugal, com cerca de 51% do número de
documentos descarregados, o Brasil, com cerca de 22%, é a principal origem internacional dos downloads no
0
500
1.000
1.500
2.000
2.500
3.000
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Documentos depositados / ano
0
150.000
300.000
450.000
600.000
750.000
900.000
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Pesquisas / ano
0
250.000
500.000
750.000
1.000.000
1.250.000
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Downloads / ano
0
500.000
1.000.000
1.500.000
2.000.000
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Registos consultados / ano
80%
14% 6%Motores de pesquisa
Sites de referência
Trafego directo
40
RepositóriUM. O conjunto dos países da União Europeia (com 6%), os EUA (3%), a Índia (3%) e a China (1%) são
os países que registam números mais significativos em termos de downloads (ver Figura 42).
Figura 41: Cobertura no mapa de países e territórios com acessos ao RepositóriUM
Figura 42: Origem dos downloads ao RepositóriUM
Em 2009, a visibilidade e o reconhecimento internacional do RepositóriUM e da política de auto-arquivo da
Universidade do Minho continuaram a ser evidenciados. Refira-se que na edição de Julho de 2009 do
Webometrics Ranking of World Universities, foi publicado um novo Ranking Web of World Repositories (de um
universo de 1.418 repositórios mundiais) no qual o RepositóriUM, repositório institucional da Universidade do
Minho, surgia na 1.ª posição em termos nacionais, na 16.ª posição no universo dos repositórios institucionais e
51%
22%
6%
3%3% 1% 14%
Portugal
Brasil
União Europeia
Estados Unidos
Índia
China
Outros
41
na 25.ª posição em termos mundiais absolutos.
Em 2009, os SDUM continuaram a receber solicitações para colaboração, visitas de trabalho/estágios.
Mês Visitas/estágios em 2009
Agosto
Estágio de mobilidade Erasmus (Universidade de Huelva) José Carlos Morillo Moreno Lourdes Moreno Universidade de Huelva (Espanha)
Novembro Visita/Formação de: Duas delegações da UTAD Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (Portugal)
Dezembro Visita/Formação de: Anselmo Matavele Universidade Eduardo Mondlane (Moçambique)
Figura 43: Visitas/Estágios no âmbito do RepositóriUM
Relativamente, ao processo de gestão e recepção das versões digitais de dissertações de mestrado (DM) e teses
de doutoramento (TD) defendidas e aprovadas na UM e seu subsequente depósito no RepositóriUM, findo o ano
de 2009, verifica-se que foram depositadas um total de 377 (169 DM e 208 TD). Reportando-nos
especificamente às teses de doutoramento defendidas e aprovadas em 2009, é de realçar que a taxa de recolha
e depósito efectivo no RepositóriUM durante o período foi de 99%.
No que respeita à manutenção e operação corrente do RepositóriUM, e da plataforma (DSpace) que o suporta,
para além do trabalho administração e monitorização das comunidades existentes (configurações, permissões,
etc.), deu-se continuidade ao serviço de Helpdesk e ao acompanhamento e validação de metadados de novos
documentos depositados. Adicionalmente, no âmbito do processo de certificação de qualidade dos SDUM, foi
produzido trabalho específico conducente à sua conformidade com o Sistema Gestão Qualidade implementado.
Em parceria com o Gabinete de Sistemas de Informação (GSI) da Universidade do Minho, prestou-se ainda
apoio/colaboração na prossecução das seguintes tarefas funcionais no RepositóriUM:
Migração da plataforma utilizada no RepositóriUM (DSpace) para a versão 1.5.2 (layout, preparação de
idiomas de tradução, testes);
Migração/adaptação do Add-on de estatísticas para a nova versão 1.5.2 do DSpace;
Migração/adaptação do Add-on Request a Copy para a nova versão 1.5.2 do DSpace;
Implementação das Directrizes DRIVER v2.0.
3.4.4. Sector de Informática
As condições de funcionamento do sector de informática em 2009 agravaram-se a partir de Julho, dada a
ausência, por motivos de saúde, do técnico de informática que presta serviço a tempo inteiro no sector. Esta
42
ausência, que se prolongou até ao final do ano, obrigou a canalizar o trabalho de um assistente técnico, com
formação em informática e que já colaborava nas tarefas do sector, para assegurar todo o suporte de primeira
linha, contando com a colaboração do GSI (bem como dos SCOM e dos SAPIA) para problemas que o
requereram.
3.4.4.1. Manutenção e Operação
Em 31 de Dezembro de 2009, o parque informático dos SDUM era constituído por:
Designação Δ 2008
57 Postos (computador, ecrã, teclado e rato) de trabalho e pesquisa 0
10 Servidores (6 Windows 2003, 2 Windows 2008 e 2 Linux) -2
1 Armário de Discos 0
1 Servidor Gestão de Impressões (GESPAGE) 0
20 Impressoras -1
2 Multifunções (Impressora, Scanner, Fax) 0
3 UPS’s 0
3 HUB’s + 1 SWITCH -1
5 Scanners 0
Algumas dezenas de outros equipamentos, periféricos e acessórios (pistolas de leitura de códigos
de barras, placas de som, headsets, etc.).
Figura 44: Constituição do parque informático dos SDUM
Relativamente à infra-estrutura de base, além da manutenção e operação normal em 2009, destacam-se as
seguintes actividades:
▪ Instalação e configuração do Microsoft Office SharePoint Server como plataforma de suporte ao sistema
de gestão da qualidade dos SDUM;
▪ Instalação do servidor Arquivo para Backup’s;
▪ Definição da política de backup’s dos servidores e postos de trabalho.
3.4.4.2. Suporte
A tarefa de suporte, resolução de problemas e helpdesk continuou a absorver o essencial da actividade do sector
de informática em 2009.
A partir das intervenções registadas, apresentam-se de seguida alguns dados que caracterizam o tipo de
intervenção e a origem das solicitações (ver Figura 45 a Figura 46).
43
Figura 45: Percentagem do número de solicitações por tipo de intervenção.
Figura 46: Percentagem de tempo dispendido por tipo de intervenção.
Figura 47: Percentagem de tempo dispendido por sector.
26%
6%
18%9%
14%
8%
14%
3% 1% Correcções e Alter. Circ. DocumentalPedidos de envio de PasswordsAvarias de equipamentos
Prob e Config. Aleph
Utentes e emprestimos
Instalação - SW e HW
Outros
Alteraçoes WebSites
Serviço Indisponiveis
8%2%
17%
13%
16%
17%
21%
6%
0%Correcções e Alter. Circ. DocumentalPedidos de envio de PasswordsAvarias de equipamentos
Prob e Config. Aleph
Utentes e emprestimos
Instalação - SW e HW
Outros
Alteraçoes WebSites
Serviço Indisponiveis
48%
1%
6%
0%
5%
14%
3%
13%
4%
4%
1% Análise Documental
Aquisições
Catalogação
Difusão
Direcção
Empréstimo - Braga
Empréstimo - Guimarães
Informática
Outras
RepositoriUM
Secretaria
44
3.4.5. Sector de Formação de Utilizadores
Relativamente à formação de utilizadores, durante o ano de 2009 foram realizadas 65 acções de
formação/visitas, abrangendo um número total de 1.596 participantes.
Na Biblioteca Geral em Braga decorreram 21 acções de formação, com um número total de 368 participantes,
dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo em Biologia Aplicada, Ciências da Comunicação, Educação Básica,
Enfermagem, Estudos Portugueses e Lusófonos, Gestão, Línguas e Culturas Orientais, Negócios Internacionais,
Química, Relações Internacionais, Sociologia. Foram realizadas 21 visitas guiadas, com 420 participantes,
dirigidas a grupos da Escola Profissional Profitecla de Braga, de diversas Escolas Secundárias no âmbito do Dia
Aberto da Escola de Economia e Gestão, da Escola Secundária Henrique Medina de Esposende, da Escola
Secundária Pedro Alexandrina de Odivelas, do Curso EFA Secundário de Técnicas Administrativas, da
Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, da Universidade Eduardo Mondlane – Moçambique, da
Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro.
Foram ainda organizadas 4 acções de formação dirigidas a toda a comunidade U.M., correspondendo a um total
de 8 horas e com participação de 97 pessoas, sobre os seguintes recursos: Emerald Management Workshop (2
acções), Emerald - Workshop para potenciais autores e plataforma de pesquisa IS Web of Knowledge.
Os SDUM participaram ainda no Programa de Orientação ERASMUS 2009/2010, que decorreu em Gualtar, e
que contou com cerca de 350 participantes.
Na Biblioteca do Pólo de Guimarães decorreram 16 acções de formação, com um número total de 251
participantes, dirigidas a grupos dos cursos de 1º ciclo de Arquitectura, Engenharia Civil, Engenharia e Gestão
Industrial, Engenharia Mecânica, Engenharia de Polímeros, Estatística Aplicada e Geografia e Planeamento. Foi
realizada 1 acção de formação dirigida a alunos do Doutoramento MAP-tele, com 10 participantes e 1 visita
guiada dirigida a grupo de 60 alunos da Escola Secundária de Póvoa do Lanhoso.
Foi ainda organizada 1 acção de formação de 3 horas sobre a plataforma de pesquisa IS Web of Knowledge,
dirigida a toda a comunidade U.M., com 30 participantes.
Colaboraram na actividade quatro técnicos superiores e, pontualmente, dois técnicos profissionais.
45
4. FORMAÇÃO DOS COLABORADORES
Ao longo de 2009, os colaboradores dos Serviços de Documentação frequentaram as acções de formação
abaixo indicadas, tendo sido avaliadas em termos de eficácia as que se encontram assinaladas:
Figura 48: Acções de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM.
Data Acções de formação realizadas Interna Externa Eficácia
S N
25/11/08 a
22/01/09
Gestão estratégica e gestão por objectivos X a)
Jan. (1 dia) Seminário regime do contrato de trabalho em funções públicas X X
9/01 a 20/02 Curso intensivo de alemão PETRA X b)
24/01 Workshop ISO 9001:2000 Versus ISO 9001:2008 X X
28 a 30/01 Aleph EIB X b)
31/3 Emerald X c)
Março (2 dias) Aleph Administração X X
29/04 a 8/05 Regime férias, faltas e licenças X b)
19 e 20/04 ISI - Web of Science - formação on-line X c)
29/04 Validação de metadados no RepositóriUM X c)
4 a 28/05 Implementação de SGQ segundo a Norma ISO 9001:2008 X X
18 a 21/05 Open Repositories 2009 X X
21/05 Rede de informação do INE em bibliotecas do ensino superior X X
17 a 19.Jun. OAI6 X X
Junho e Julho Regime do contrato de trabalho em funções públicas X b)
Junho e Julho Auditorias da Qualidade X X
Maio - Julho FORGEP X X
Julho Erasmus – Biblioteca da Universidade de Rioja X X
Setembro Atendimento ao público em serviços de informação X b)
Set.09– Abr.2010 FORGEP X d)
Out. Formação sobre a Web of Knowledge X c)
Out. DSUG09 X b)
Dez. Formação geral para técnicos de atendimento nos pontos de
acesso da RIIBES
X b)
Dez.08 – Fev.09 Curso inglês básico para bibliotecários X d)
Data Acções de formação/treino/sensibilização definidas como
acções correctivas Interna Externa
Eficácia
S N
25/04 Validação de metadados no RepositóriUM X c)
a) Acção de formação que transitou de 2008, não se enquadrando na metodologia de avaliação da sua eficácia
b) Acção de formação cujo período para avaliação da sua eficácia termina em 2010
c) Acção de formação à qual não é aplicável a metodologia de avaliação da sua eficácia
d) Acção de formação cuja conclusão ocorre em 2010
46
Refira-se que, para além deste relatório, a avaliação da eficácia das acções de formação é registada no Plano de
Formação de 2009.
O número de horas de formação per capita oscilou entre as 3 e as 192, resultando nos seguintes dados:
.
N.º total de horas de formação - 763
N.º de colaboradores abrangidos - 34
Figura 49: Horas de formação frequentadas por colaboradores dos SDUM.
47
5. ANÁLISE DO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL
5.1. Análise global: objectivos e programa de gestão
No início do ano, tendo em conta os objectivos definidos no Quadro de Avaliação e Responsabilização da
Universidade do Minho, os SDUM definiram os seus objectivos para 2009. Essa definição foi também
enquadrada no âmbito do projecto de estabelecimento do sistema de gestão de qualidade dos Serviços de
Documentação, utilizando a metodologia Balanced Scorecard. Para os diferentes objectivos foram definidos
indicadores e metas (ver Figura 50).
Indicadores Resultado 2008 Meta 2009 Resultado
Custo por utente 50,92 € ≤48,37 € 49,78 €
Taxa de cumprimento do orçamento de capital Desvio 0,2% Desvio ≤ 5% Desvio 0%
Taxa de cumprimento dos objectivos 89,0% 95% 90%
Custos funcionamento/custos totais 10,73% ≤10,19% 8,79%
Nível de satisfação (Escala 1 a 10) 8,4 ≥ 8,5 8,6
Visitas à biblioteca per capita 29,86 30,45 28,30
Nº Acessos e Downloads do RepositóriUM 1.091.016 1.145.566 1.161.298
Nº Pesquisas no Catálogo 2.171.522 2.214.952 1.527.058
Nº de Pesquisas no Portal de Pesquisa 477.693 487.246 385.842
Grau de cumprimento do plano de actividades 89% ≥ 90% 90%
Tempo médio de tratamento de documentos no circuito documental 6,4 ≤ 5 5,3
Tempo médio de validação de metadados no RepositóriUM (segundo semestre) - 2 2
Tempo médio de processamento dos pedidos de fornecimento de documentos EIB 1 1 1
Tempo médio de processamento dos documentos administrativos - Monitorizar 1,5
Taxa de cumprimento do plano de formação interna - ≥ 90%. 90%
Taxa média de cumprimento dos objectivos individuais (SIADAP) 98% ≥ 90% 95%
Grau de cumprimento da agenda de actividades de análise - ≥ 90% 90%
Figura 50: Indicadores e resultados em 2009
Como se pode concluir da análise do quadro anterior, apesar de se terem atingido a maioria das metas
definidas, em vários indicadores, alguns de grande relevância para os SDUM, o desempenho ficou aquém do
esperado. Analisando os principais processos da cadeia de valor, pode-se concluir que o desempenho melhorou
globalmente em 2009, mas em alguns casos ficou aquém dos objectivos estabelecidos.
O tempo médio de tratamento dos documentos, desde à sua entrada no circuito documental até ao seu envio
para as bibliotecas destinatárias, foi de 5,3 no conjunto do ano de 2009, ou seja menos 1,1 dias do que o valor
registado em 2008, mas 0,3 dias superior à meta definida. Apesar disso, deve sublinhar-se que o tempo médio
veio a baixar ao longo de 2009, registando-se no último trimestre (apesar do grande volume de livros entrados –
cerca de 1/3 do total do ano) um tempo médio já ligeiramente inferior a 5 dias.
Já no que diz respeito ao RepositóriUM, foi cumprido o objectivo de terminar com as grandes “filas de espera”
48
(mais de 300 no início do ano) e concluir o ano com um tempo médio de processamento próximo dos 2 dias
úteis dos documentos depositados no segundo semestre.
No que se refere aos serviços de empréstimo, registaram-se níveis de utilização ligeiramente inferiores aos
verificados no ano de 2008 quanto ao número de utentes activos e ao número de transacções (empréstimos,
devoluções, renovações e reservas) efectuados nos balcões de atendimento. Registou-se também uma redução
das visitas à Biblioteca Geral (bem como à Biblioteca dos Congregados), facto que foi responsável pela
diminuição do número de visitas per capita às bibliotecas, apesar de terem aumentado as visitas à Biblioteca da
U.M. em Guimarães.
A diminuição do número de utilizadores activos e do número de visitas à Biblioteca Geral são responsáveis ainda
pela não concretização do objectivo de redução de 5% do custo por utente. De facto, apesar de ter sido possível
reduzir os custos totais, dada a diminuição dos utentes só foi possível reduzir o custo por utente em cerca de
2,2%.
No que concerne aos Serviços de Documentação Digital, os dados apurados apresentam aspectos contraditórios
quanto à utilização dos principais serviços disponibilizados. Assim, registou-se uma diminuição significativa do
número de pesquisas no catálogo bibliográfico, o que acontece pela primeira vez desde há muitos anos.
Simultaneamente, registou-se também uma diminuição a utilização do portal de pesquisa, mas neste caso tal
facto ficou a dever-se essencialmente à indisponibilidade parcial do portal no segundo semestre de 2009, devido
a problemas técnicos, uma vez que durante o primeiro semestre o nível de utilização do portal estava em linha
com as metas definidas para 2009. Ao contrário do que se passou com o catálogo e o portal de pesquisa, o
número de downloads do RepositórUM cresceu 6,4%, ou seja 1,4% acima da meta estabelecida.
5.2. Análise do desempenho com clientes
No período de 25 de Fevereiro a 11 de Março, foi realizado um inquérito por questionário aos utilizadores das
bibliotecas da Universidade do Minho. Foi aplicado o questionário LibQual, utilizado em inúmeras bibliotecas de
todo o mundo, o qual foi disponibilizado via electrónica para preenchimento pelos utilizadores. Foram recolhidas
259 respostas (ver Figura 51).
49
Sexo N %
Masculino 83 32
Feminino 173 66,8
Sem indicação 3 1,2
Total 259 100
Tipo de utilizador N %
Aluno de Licenciatura 146 56,4
Aluno de Especialização 2 0,8
Aluno de Mestrado 71 27,4
Aluno de Doutoramento 7 2,7
Investigador 1 0,4
Docente 23 8,9
Funcionário 2 0,8
Leitor Externo 4 1,5
Sem indicação 3 1,2
Total 259 100
Figura 51: Respostas ao questionário Libqual
A análise global do questionário segundo os parâmetros LibQual, e numa escala de 1 a 9, revelou os seguintes
resultados:
Por dimensão
Dimensões X Nível mín.
(VM) X valor observ.
(VO) X valor desej.
(VD) Adeq. do serviço
(VO-VM) Super. do serviço
(VO-VD)
Valor afectivo do serviço 6,58 6,61 7,93 0,03 -1,32
A biblioteca como espaço 6,69 6,20 8,12 -0,49 -1,93
Controlo da informação 6,58 6,61 7,93 0,03 -1,32
Por adequação do serviço
Questão mais pontuada: C1 - O acesso aos recursos electrónicos pode ser feito a partir de casa ou de
outro local que não o campus universitário.
Questão menos pontuada: E5 - Na biblioteca existem espaços para a aprendizagem e o estudo em
grupo.
A análise global do questionário segundo as medidas de tendência central apresentou os seguintes resultados:
50
Dimensões Média Mediana Moda
Valor afectivo do serviço 6,62 7 8
A biblioteca como espaço 6,20 7 7
Controlo da informação 6,64 7 7
Total 6,49 7 7
Para além deste questionário, e à semelhança do sucedido em anos anteriores, de 23 de Novembro a 4 de
Dezembro, foi realizado um outro inquérito por questionário aos utilizadores das bibliotecas da Universidade do
Minho para avaliar o seu grau de satisfação e o modo como são atendidos na Biblioteca Geral, na Biblioteca de
Guimarães e na Biblioteca do Edifício dos Congregados.
A aplicação do questionário foi feita por amostra aleatória nos balcões de atendimento das referidas bibliotecas.
Após actos de atendimento, os funcionários dos respectivos balcões entregaram o questionário impresso aos
utilizadores solicitando a sua colaboração. Foram utilizadas caixas para recolha dos questionários colocadas
para o efeito em cada uma das bibliotecas em análise (BGUM, BPG e BEC).
As Figuras 52 e 53 sintetizam os resultados obtidos através da aplicação do questionário. A escala utilizada foi:
1=Totalmente insatisfeito; 10=Totalmente satisfeito.
N Válidos 707
Não responde 3
Média 8,64
Mediana 9,00
Moda 10,00
Figura 52: Questão 1 - Grau de satisfação geral
Simpatia Educação Clareza Eficiência Rapidez Disponibilidade
N Válidos 708 703 701 705 703 700
Não responde 2 7 9 5 7 10
Média 8,59 8,86 8,56 8,60 8,46 8,66
Mediana 9,00 9,00 9,00 9,00 9,00 9,00
Moda 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00
Figura 53: Questão 2 - Grau de satisfação por factor
5.3. Análise do desempenho dos fornecedores
Todos os fornecedores avaliados, no período de Junho a Dezembro de 2009, pelo sector de Aquisição de
bibliografia, do Economato, do Empréstimo Inter-bibliotecas e dos Recursos digitais alcançaram um índice de
qualificação elevado (acima dos 80%).
51
Nesse mesmo período, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades a
fornecedores:
Processo Não Conformidade
Gestão do Circuito Documental 1
Serviços de Documentação Digital 4 Total 6
Figura 54: Não Conformidades a fornecedores
5.4. Análise das Não Conformidades e Reclamações e estudo de causas
De Fevereiro a Dezembro de 2009, foram registadas e tratadas, por processo, as seguintes Não Conformidades:
Processo Não Conformidade
Serviços de Leitura 158
Serviços de Empréstimo 21
Gestão do Circuito Documental 353
Gestão do RepositóriUM 27
Serviços de Documentação Digital 5 Total 564
Figura 55: Não Conformidades registadas e tratadas
E as seguintes Reclamações apresentadas pelos utentes da bibliotecas da UM:
Processo Nº de Reclamações
Serviços de Leitura 17
Serviços de Empréstimo 26
Gestão do Circuito Documental 1
Gestão do RepositóriUM 12
Serviços de Documentação Digital 3 Total 59
Figura 56: Reclamações registadas e tratadas
O estudo das causas das ocorrências registadas, bem como, o tratamento dado às mesmas e respectiva
avaliação de resultados, encontra-se registado na documentação que compõe o processo “Tratamento de Não
Conformes e de Reclamações” da rede de processos do Sistema de Gestão da Qualidade dos SDUM.
5.5. Análise da eficácia das acções correctivas e preventivas
O acompanhamento e a avaliação da eficácia das acções correctivas e preventivas são efectuados através do
Programa de Gestão e do Registo de Não-Conformidades e de Reclamações.
52
5.6. Auditorias internas
Nos dias 2 e 3 de Junho de 2009, os SDUM realizaram uma auditoria interna global aos seus serviços. Os
resultados dessa auditoria foram os registados na tabela seguinte:
Cláusulas da Norma ISO 9001:2008 Não Conformidade Sugestão de melhoria
4.2 – Requisitos da documentação 1 5.6 – Revisão pela gestão 1 6.2 – Recursos humanos 1
6.3 – Infra-estruturas 1 7.4 – Compras 2 7.6 – Controlo dos equipamentos de
monitorização e de medição 1 8.2 – Monitorização e medição 1 8.5 - Melhoria 1 Total 8 1
Figura 57: Não Conformidades registadas e tratadas
O maior número de Não Conformidades registadas em auditoria incidiu na cláusula normativa 7.4, relativa a
Compras. O maior número de oportunidades de melhoria incidiu na cláusula normativa 6.2, relativa a Recursos
humanos.
53
6. CONCLUSÕES
Do conjunto da informação constante deste relatório, e para além da operação regular das bibliotecas de U.M. e
dos serviços que estas oferecem, queremos destacar três aspectos mais significativos que marcaram a
actividade dos Serviços em 2009.
Em primeiro lugar deve ser referida, com preocupação, a tendência para a diminuição da procura da
generalidade dos serviços oferecidos pelas bibliotecas, desde os serviços de empréstimo, até à utilização dos
espaços das bibliotecas, mas incluindo também alguns dos serviços de biblioteca digital. Existem algumas
excepções a esta tendência, mas é indesmentível que em 2009 diminuiu globalmente a utilização dos serviços
oferecidos e geridos pelos SDUM.
Existirão certamente vários factores que concorrem para esta realidade, desde as alterações da composição da
população estudantil (com diminuição do número de alunos do primeiro ciclo, e aumento dos alunos de segundo
e terceiro ciclo), até às condições em que os SDUM prestam os serviços (que poderão ter de ser revistas e
melhoradas em alguns casos). Mas julgamos que a principal razão para esta evolução é o não investimento, ou
mesmo desinvestimento, da Universidade do Minho nas suas bibliotecas que se tem verificado nos últimos 6
anos (fenómeno que já sinalizamos, e para cujas consequência temos vindo a alertar, há vários anos). Os dois
exemplos mais significativos desta preocupante realidade são a inexistência de qualquer investimento
significativo nas instalações das bibliotecas e o diminuto investimento da Universidade na aquisição de recursos
bibliográficos.
Relativamente ao investimento em recursos bibliográficos e informativos, apesar de um ligeiro aumento do
investimento em 2009 (que em boa medida é apenas aparente, uma vez que resulta do processamento de
despesas de outros anos), manteve-se em 2009 um nível historicamente baixo que representa menos de 1/3 do
investimento que a Universidade realizava no início da década. Quanto ao não investimento nas instalações,
destaca-se a não realização das obras para o alargamento da Biblioteca Geral, que esgotou há muito a sua
capacidade de acolhimento e armazenamento, que deveriam ter-se iniciado em 2007.
Aliás, as instalações são o aspecto que revelou menor nível de satisfação dos utentes das bibliotecas, ao
contrário do atendimento que continua a registar bons níveis de satisfação.
Em segundo lugar, merece destaque a continuidade e o aumento do envolvimento dos Serviços de
Documentação em projectos nacionais e europeus, relacionados com os repositórios e o Acesso Livre. Em 2009,
para além de uma muito intensa actividade no âmbito do projecto RCAAP, os SDUM participaram em 3 projectos
europeus (um – DRIVER - terminado em Novembro, e outro – OpenAIRE- com início em Dezembro), receberam a
informação da aprovação de um novo projecto (VOA3R) em que participam e que se iniciará em 2010, e
integraram o consórcio que se candidatou a outro projecto financiado pelo 7º Programa Quadro.
Esta crescente participação em projectos nacionais e europeus (e com níveis de responsabilização também
acrescidos, como acontece no projecto OpenAIRE em que somos os coordenadores dos parceiros do Sul da
54
Europa – Espanha, Itália, Grécia, Chipre e Malta) resulta do reconhecimento nacional e internacional da
actividade desenvolvida pelos Serviços de Documentação da Universidade do Minho e é uma oportunidade para
a obtenção de recursos para o estabelecimento de um centro de conhecimento e serviços em Open Access e
repositórios na U.M. No entanto, para que tal aconteça e se possam aproveitar todas as oportunidades, será
necessário criar uma equipa dedicada a esta tarefa, recrutando os recursos humanos adequados.
Em terceiro lugar, last but not least, é obrigatório referir o trabalho realizado ao longo do ano de 2009, e em
particular o esforço realizado no primeiro semestre, no processo de criação e implementação de um sistema de
gestão da qualidade. Todo o trabalho realizado neste domínio, desde o final de 2007, permitiu sistematizar,
organizar, ou reorganizar quando necessário, procedimentos, métodos e ferramentas de trabalho, mantendo o
foco nos utilizadores dos Serviços de Documentação, e procurando ganhos de eficiência e produtividade. No
âmbito deste processo foi também criado um portal interno (intranet) dos SDUM, que reúne e dá acesso a toda
a documentação relevante.
Em resultado deste grande esforço, os Serviços de Documentação obtiveram a certificação do seu sistema de
gestão da qualidade pela norma ISO 9001:2008 em Julho de 2009, o que constitui um reconhecimento por
parte da entidade certificadora do esforço dos SDUM em assegurar eficazmente a conformidade legal e
regulamentar dos serviços que presta, a satisfação dos seus clientes e a melhoria contínua.
O estabelecimento do sistema de gestão de qualidade dos SDUM, e a sua certificação, constituem também uma
poderosa ferramenta para a monitorização constante dos seus processos de trabalho, para aumentar a
confiança nas práticas desenvolvidas e potenciar os níveis de satisfação dos utentes nas bibliotecas da
Universidade. A orientação para a qualidade nos SDUM é também uma condição necessária (ainda que não
suficiente) para que os SDUM enfrentem com êxitos os desafios e ameaças que se lhes apresentam.
Braga/Guimarães, Janeiro de 2010
