RELATÓRIO FINAL DE RESPOSTA E TRATAMENTO DOS RISCOS ...

Curso Semipresencial de Gestão de Riscos – Teoria e Prática

RELATÓRIO FINAL DE RESPOSTA E TRATAMENTO DOS RISCOS

INFRAESTRUTURA E SEGURANÇA

EQUIPE MATRÍCULA

ANDERSON CARVALHO OLIVEIRA 317.812

EDUARDO ALVES DE OLIVEIRA 313.007

FELIPE PRADERA RESENDE 316.565

SERGIO HENRIQUE RODRIGUES DA SILVA 313.044

SERGIO RODRIGUES PERES 314.461

Brasília – DF

Outubro/2019

2

“Se você não tem fracassos na

sua vida, é porque deixou de

assumir os riscos que deveria.”

(Willian Shakespeare)

3

S U M Á R I O

1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................... 4

2 METODOLOGIA ..................................................................................................... 4

3 ESCOPO ................................................................................................................ 4

3.1 Matriz SWOT ........................................................................................................ 5

4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS .................................................................................... 6

5 NÍVEL DE RISCO RESIDUAL ..................................................................................... 7

6 PROPOSTAS E TRATAMENTO DE RISCOS ............................................................... 10

7 TRATAMENTO .................................................................................................... 11

8 COMUNICAÇÃO E MONITORAMENTO .................................................................. 13

9 CONCLUSÃO ....................................................................................................... 14

4

1 INTRODUÇÃO

A gestão de riscos ainda é incipiente nas instituições privadas, provavelmente, sua

implementação será um desafio para o setor público. Uma mudança de paradigma desse

porte enfrenta muita resistência. Ela traz novas rotinas que precisão ser conciliadas com as

demandas atuais sem incremento de pessoas nas equipes. A tendência natural é que as

demandas prioritárias joguem para segundo plano a gestão de riscos.

Neste contexto, O TJDFT deu um passo importante ao normatizar, por meio de

portaria, a gestão de riscos na Casa. Junto com a publicação do Guia de Gestão de Riscos &

Controles, esta Corte promoveu o presente treinamento com o fim de qualificar servidores

de modo que sejam replicadores dessas boas práticas.

Neste Relatório Final de Respostas e Tratamento de Riscos, o método apresentado

no Guia de Gestão de Riscos & Controles do TJDFT foi aplicado ao caso real de um processo

relacionado a Infraestrutura e segurança, o qual foi Segurança Patrimonial de Depósitos.

2 METODOLOGIA

Estre trabalho segue à risca o Guia de Gestão de Riscos & Controles do TJDFT, que,

por sua vez, está alinhado com a NBR ISO 31000:2009. A Equipe, composta por cinco

integrantes, participou de cinco encontros onde os conceitos teóricos foram debatidos. Em

seguida foi utilizada a ferramenta brainstoming, técnica em que os participantes são livres

para expor todas as ideais que vem à mente, em todas as fases, mesmo na avaliação de

impacto, onde, para evitar interferências, cada membro da equipe trabalho sozinho.

3 ESCOPO

O TJDFT está em processo de constante amadurecimento e adaptação com o fim de

facilitar o acesso e agilizar a Justiça. Assim, há uma circulação de bens patrimoniados que

5

precisam ser recolhidos, substituídos, adquiridos e armazenados e alienados. Desta feita, há

depósitos para guarda e conservação desses bens durante todas essas fases.

Assim, o processo escolhido para tratamento e controle de riscos foi a segurança

patrimonial de depósitos que tem como objetivo principal a preservação do Patrimônio.

3.1 Matriz SWOT

Previamente a identificação de riscos, foi utilizada a Matriz SWOT. Tal ferramenta

auxilia na identificação de fatores internos e externo que impactam direta ou indiretamente

sobre os objetivos do processo em pauta. A matriz, reproduzida abaixo, Quadro 1, foi

importante para inteirar a equipe ao contexto do processo em tela.

FORÇAS (S) OPORTUNIDADES (O)

Qualificação dos Servidores. Fomento à capacitação pelo Órgão.

Experiência dos Servidores. Redução do número de servidores nas edificações decorrente do teletrabalho.

Baixa rotatividade dos terceirizados. Redução patrimônio do tribunal decorrente do PJe.

Logística interna do depósito. Implementação de sistema de contra incêndio pela segurança da Casa.

Construção de Novo Galpão.

FRAQUEZAS (W) AMEAÇAS (T) Número de servidores reduzido. Restrição orçamentária

Não há controle de acesso. Serviço de vigilância prestado e controlado por outro departamento.

Não há sistema de CFTV no depósito. Serviço de Manutenção prestado por outro departamento.

Sistema de combate a incêndio precário. Serviço de limpeza prestado por outro departamento.

Instalações antigas e precárias. Fluxo inadequado do processo de contratações

Não uso e mau uso de EPIs.

Quadro 1 – Matriz SWOT

4 IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS

Os Riscos identificados foram registrados pela equipe foram formalizados no Quadro 2 que segue. Nele constam os eventos, prováveis causas e possíveis consequências.

ID Causas Evento de Risco Consequências

1 >>Falta de policiamento na região do depósito; >>Vigilância ineficiente; >>Elevado fluxo de pessoas; >>Acesso de pessoas estranhas ao espaço; >>Utilização indevida do espaço; >> A odiosa natureza humana.

Roubo ou furto >>Prejuízo ao erário; >>Indisponibilidade do bem; >>Sindicância investigatória; >>Realizar novo processo licitatório;

2 >>Infraestrutura precária; >>Armazenamento indevido; >>Jardinagem ineficiente; >>Fator humano (esquecer equipamentos ligados, fumantes, etc.); >>Falta de capacitação em combate ao incêndio; >>Falta de prevenção ao incêndio.

Incêndio >>Prejuízo ao erário; >>Indisponibilidade do bem; >>Sindicância investigatória; >>Realizar novo processo licitatório; >>Perda de vidas humanas; >>Responsabilização penal e cível; >>Descontinuidade da atividade; >>Dano a imagem da Instituição.

3 >>Estrutura de armazenamentos imprópria (antigas ou inexistentes); >>Empilhamento inadequado; >>Falhas de infraestrutura que sujeitem os bens a intempéries; >>Falta de equipamentos para manuseio; >>Limpeza inadequada; >>Baixa qualificação da equipe terceirizada; >>Utilização indevida do espaço; >>Superlotação do espaço.

Dano de bens enquanto armazenados

>>Prejuízo ao erário; >>Indisponibilidade do bem; >>Sindicância investigatória; >>Realizar novo processo licitatório; >>Acidentes de trabalho.

4 >>Falta de planejamento de aquisições; >>Inovações tecnológicas; >>Reestruturação de layout ou organograma; >>Interdição de alguma edificação.

Sobrecarga da capacidade de armazenamento

>>Deterioração dos bens; >>Aumento do custo de armazenamento; >>Acidente de trabalho; >>Aumento do risco de incêndio.

5 >>Falta de planejamento de aquisições; >>Inovações tecnológicas; >>Corte de orçamento; >>Reestruturação de layout ou organograma.

Subocupação do depósito

>>Aumento do custo de armazenamento; >>Subutilização da força de trabalho; >>Responsabilização pelo órgão de controle.

7

6 >>Superlotação; >>Falta de qualificação da mão de obra; >>Fata de fiscalização; >>Falta de equipamentos para transporte e levantamento dos bens armazenados.

Acidente de trabalho >>Responsabilização trabalhista; >>Perda de vida humana; >>Afastamentos por licença saúde; >>Incapacitação do ser humano; >>Redução da produtividade.

7 >>Limitação orçamentária; >>Vencimento do contrato; >>Tempo elevado de tramitação de processos licitatórios; >>Greve.

Interrupção inesperada de serviços de tercerizados

>>Suspensão ou atraso do atendimento; >>Maior vunerabilidade dos bens;

8 >>Falta de planejamento das aquisições; >>Reestruturação de layout ou organograma; >>Desuso do bem;

Armazenamento prolongado

>>Prejuízo ao erário; >>Deterioração do Bem; >>Aumento do custo de armazenamento; >>Responsabilização pelo órgão de controle.

Quadro 2 – Riscos Identificados

5 NÍVEL DE RISCO RESIDUAL

De forma individual, cada membro da equipe classificou a probabilidade de cada risco

em das de cinco entre cinco classes (muito Baixo, Baixo, médio, alto e muito alto) conforme

descrito no Quadro 3. O impacto foi avaliado sob sete perspectivas, estratégia,

conformidade, orçamento, imagem, comunicação, operacional e sustentabilidades. A

definição de cada uma, assim como sua divisão em níveis ou graus se encontra no Quadro 4.

ESCALA DE PROBABILIDADE Nível Grau Descrição

1 MUITO BAIXO Evento extraordinário, sem histórico de ocorrência.

2 BAIXO Evento casual e inesperado, sem histórico de ocorrência.

3 MÉDIO Evento esperado, de frequência reduzida, e com histórico de ocorrência conhecido pela maioria dos gestores e operadores do processo

4 ALTO Evento usual, com histórico de ocorrência amplamente conhecido.

5 MUITO ALTO Evento repetitivo e constante.

Quadro 3 – Escala de Probabilidade

8

Quadro 4 – Escala de Impacto

As avaliações individuais foram consolidadas e calculados o nível de risco residual

(NRR) tendo como base o nível de risco inerente (NRI) e o fator de avaliação dos controles

(FC) conforme detalhado no Quadro 5. A Figura 1 apresenta a fórmula do cálculo.

9

Quadro 5 – Nível de Avaliação de Controle

Figura 1 – Fórmula de cálculo do NRR

O Quadro 6 consolida os elementos considerados para cálculo do NRR para cada um

dos riscos identificados já classificados do maior para o menor.

ID Evento de Risco

Medidas de controles existentes

(Ação preventiva)

Medidas de controles existentes (Ação de

contingência)

FATOR DE CONTROLE

NRI NÍVEL DE

RISCO INERENTE

NRR NÍVEL DE

RISCO RESIDUAL

2 Incêndio

>>Sistema de combate a incêndio; >>Manutenção preventida; >>Logística de armazenamento.

>>Sistema de combate a incêndio.

FRACO 3,78 Médio 3,02 11,40358184

1 Roubo ou furto

>>Vigilante armado; >>Iluminação externa; >>Controle de acesso; >>Barreiras físicas.

MEDIANO 3,88 Médio 2,33 9,02124115

4 Sobrecarga da capacidade de armazenamento

>>Plano anual de contratações; >>Política de ocupação de espaços; >>Comunicação interna.

MEDIANO 2,65 Baixo 1,59 4,223240317

8 Armazenamento prolongado

>>Plano anual de contratações; >>Política de ocupação de espaços; >>Comunicação

>>Processo de desfazimento

MEDIANO 2,55 Baixo 1,53 3,904623074

10

interna; >>Processo de desfazimento.

5 Subocupação do depósito

>>Plano anual de contratações; >>Política de ocupação de espaços; >>Comunicação interna.

MEDIANO 1,94 Baixo 1,16 2,255310287

6 Acidente de trabalho

>>Capacitação de equipe tercerizada; >>Utilização de EPIs; >>Equipamentos para manejo de bens; >>Fiscalização.

SATISFATÓRIO 2,88 Baixo 1,15 3,31211995

3 Dano de bens enquanto armazenados

>>Manutenção preventida; >>Logística de armazenamento; >>Equipamentos para manejo de bens; >>Capacitação de equipe tercerizada.


7

Interrupção inesperada de serviços de tercerizados

>>Plano anual de contratações; >>Monitoramente de validade de contratos; >>Procedimentos de gestão de contratos.

>>Contratação emergêncial


Quadro 6 – Controles e NRR

6 PROPOSTAS E TRATAMENTO DE RISCOS

Após a identificação e categorização dos riscos, e equipe voltou a se reunir e,

novamente utilizando a ferramenta do brainstorming, foram levantadas propostas de

11

medidas de controles preventivos e de contingência para todos os riscos identificados. O

resultado do trabalho pode ser conferido no Quadro 7.

ID EVENTO Proposta de medidas de controle

PREVENTIVA Proposta de medidas de controle

CONTIGÊNCIA

2 Incêndio Atualizar sistema de detecção

e combate a incêndio. Seguro

1 Roubo ou furto

Instalar sistema de CFTV;

Instalar cofre (Alto custo);

Instalação de alarme contra intrusão.

Seguro

4 Sobrecarga da capacidade de

armazenamento

Planejamento das aquisições;

Publicar portaria para movimentação de bens móveis.

Desfazimento de bens.

8 Armazenamento

prolongado

Planejamento das aquisições;

Rotina de verificação com o requisitante;

Controle de estimativas com base em estatística.

Desfazimento de bens.

Quadro 7 – Propostas de respostas aos riscos

7 TRATAMENTO

Para fins didáticos, foi elaborado um plano de tratamento com datas fictícias. O

trabalho consolidado segue abaixo na Tabela 8 contendo as etapas de tratamento de riscos para as propostas que foram consideradas viáveis.

Evento de Risco: Incêndio Gestor de Risco: Felipe Controle: Implementar novo Sistema de Detecção e Combate a Incêndio

Atividades Responsável Data de

início

Data prevista para

conclusão

% Conclusão

Data real de

conclusão

1 Elaborar DOD, ETP e PB Felipe nov/19 out/20 0

2 Treinamento de combate a incêndio com o sistema existente

Sergio Henrique out/19 nov/19 0

3 Elaboração e implementação de plano de evacuação

Sergio Henrique jan/20 mar/20 0

Evento de Risco: Incêndio/Roubo ou furto Gestor de Risco: Sergio Peres Controle: Seguro

12


início

Data prevista para

conclusão

% Conclusão

Data real de

conclusão

1 Elaborar DOD, ETP e PB Anderson out/19 abr/20 0

2 Gestão do contrato Sergio Peres abr/20 abr/25 0

Evento de Risco: Roubo ou Furto Gestor de Risco: Sergio Henrique Controle: Instalar sistema de SFTV e alarme contra intrusão.


início

Data prevista para

conclusão

% Conclusão

Data real de

conclusão

1 Elaborar DOD, ETP e PB Felipe out/19 abr/20 0

2 Gestão do contrato Sergio Henrique abr/20 abr/25 0

Evento de Risco: Sobrecarga de capacidade de armazenamento/Armazenamento por tempo prolongado Gestor de Risco: Anderson Controle: Plano Anual de Contratações


início

Data prevista para

conclusão

% Conclusão

Data real de

conclusão

1 Monitorar execução do PAC Eduardo out/19 out/20 0

Evento de Risco: Sobrecarga de capacidade de armazenamento Gestor de Risco: Anderson Controle: Elaborar Minuta de movimentação de bens patrimoniados


início

Data prevista para

conclusão

% Conclusão

Data real de

conclusão

1 Renião para deliberação Anderson out/19 out/19 0

2 Redação da minuta Sergio Peres nov/20 nov/20 0

3 Revisão Anderson dez/19 jan/20 0

Evento de Risco: Sobrecarga de capacidade de armazenamento Gestor de Risco: Anderson Controle: Controle de bens com base em estatística


início

Data prevista para

conclusão

% Conclusão

Data real de

conclusão

1 Implementar sistema de controle Eduardo out/19 out/19 0

2 Levantar das e alimentar o sistema

Anderson nov/20 nov/20 0

3 Analizar dados e fazer relatórios Sergio Peres dez/19 jan/20 0

Evento de Risco: Sobrecarga de capacidade de armazenamento Gestor de Risco: Sergio Peres Controle: Desfazimento de bens


início

Data prevista para

conclusão

% Conclusão

Data real de

conclusão

13

1 Inventario de bens inservíveis Eduardo out/19 out/19 0

2 Instruir editais de Credenciamento ou Leilão

Anderson nov/20 nov/20 0

Quadro 8 – Etapas de tratamento de Riscos

8 COMUNICAÇÃO E MONITORAMENTO

As fases de Comunicação e monitoramento se destacam por serem contínua. Elas

irão criar um histórico que será utilizado para retroalimentar o processo e Gestão de riscos.

O Quadro 9, apresenta o Plano de Comunicação final do processo analisado.

Unidade a ser

comunicada

Responsável pela comunicação

Método de Comunicação

Objeto da Comunicação

Frequência

SEG Sergio Henrique Processo

Administrativo - SEI Incêndio Ad hoc

SEG Sergio Henrique Processo

Administrativo - SEI Roubo ou furto Ad hoc

SEMA Sergio Peres Processo

Administrativo - SEI Nível de ocupação

do depósito Semestral

SEMA Anderson Relatório Bens não

movimentados Semestral

Quadro 9 – Plano de Comunicação

O desempenho do processo será verificado e acompanhado conforme Quadro 10.

RISCOS MONITORAMENTO ID EVENTO Resp Controle Inicio Fim Perc Expec

2 Incêndio Felipe >>Sistema de detecção e combate a incêndio >>Contratação de Seguro

out/19 nov/20 0% BAIXO

1 Roubo ou Furto Sergio

Henrique

>>Instalção de CFTV >>Instalação de alarme contra intrusão


4 Sobrecarga da capacidade de armazenamento

Sergio Peres

>>Elaborar Minuta de movimentação de bens patrimoniados >>Controle de bens com base em estatística


8 Armazenamento prolongado

Anderson >>Desfazimento de bens out/19 nov/20 0% BAIXO

Quadro 10 – Plano de Comunicação

14

9 CONCLUSÃO

Há muitos benefícios diretos quando riscos são devidamente tratados ou

contingenciados. Embora sempre haja um risco residual, com planejamento adequado,

danos são minimizados e oportunidades são aproveitadas.

Por meio desse trabalho foram identificadas vulnerabilidades no processo de

armazenamento de bens patrimoniados. A metodologia aprendida no treinamento permitiu

montar um plano de ação prático e eficaz de modo a aumentar o nível de segurança de tal

processo.

Com a devida comunicação e monitoramento, tal plano pode ser aperfeiçoado

evitado gastos públicos desnecessários, o que, por sua vez, tem impacto positivo no serviço

prestado ao cidadão pelo TJDFT.

RELATÓRIO FINAL DE RESPOSTA E TRATAMENTO DOS RISCOS ...

Documents

Transcript of RELATÓRIO FINAL DE RESPOSTA E TRATAMENTO DOS RISCOS ...