Renovamente

A EQUIPE

� Geórgia Ferre

� Denise Vasconcelos

� Joel Ayres

� Márcia Falcão

� Bruno Brandão

1

A EMPRESA

� A Recicla é uma empresa privada de projetos na área decoleta seletiva e sustentabilidade.

� MissãoContribuir para o desenvolvimento sustentável das áreasurbanas

� Um dos projetos desenvolvidos pela Recicla é oRenovaMente.

2

RENOVAMENTE

� É um projeto para implantação de coleta seletiva econscientização da população em cidades que ainda nãopossuem este tipo de coleta.

3

RENOVAMENTE

4

RENOVAMENTE

A Recicla apresenta e vende o

projeto RenovaMente

A Rec

icla instala po

ntos

de coleta es

palhad

os

pela cidad

e.

5

OBJETIVO DO TRABALHO

� Aplicar os processos de aquisições aprendidos em sala para o projeto RenovaMente.

6

EAP DO PROJETO

� EAP completa do projeto

� Pacotes Make or Buy

� EAP revisada para a Gerência de Aquisições

� Pacote de trabalho selecionado

Legenda:

Pacotes de trabalho para gerenciar as aquisições;

Pacote de trabalho selecionado para o case

7

Item EAP Make/Buy

0 Renova Mente -

1.1 Gerenciamento do Projeto Make

1.1.1 Plano de Gerenciamento do Projeto Make

1.1.1.1 Escopo Make

1.1.1.2 Tempo Make

1.1.1.3 Custo Make

1.1.1.4 RH Make

1.1.1.5 Comunicação Make

1.1.1.6 Riscos Make

1.1.1.7 Qualidade Make

1.1.1.8 Aquisições -

1.1.1.8.1 Planejar as Aquisições Make

1.1.1.8.2 Conduzir as Aquisições Make

1.1.1.8.3 Administrar as Aquisições Make

1.1.1.8.4 Encerrar as Aquisições Make

8

Item EAP Make/Buy

1.1.1.9 Integração Make

1.1.2 Monitoramento e Controle -

1.1.2.1 Status Report Make

1.1.2.2 Reunião de Acompanhamento Make

1.2 Mobilização Buy

1.2.1 Divulgação Buy

1.2.1.1 Produção de Campanhas Publicitárias Buy

1.2.1.2 Jornal Buy

1.2.1.3 Revista Buy

1.2.1.4 Outdoors Buy

1.2.1.5 Rádio Buy

1.2.1.6 TV Buy

1.2.1.7 Internet Buy

1.2.2 Palestras -

1.2.2.1 Seleção do Local Make

9

Item EAP Make/Buy

1.2.2.2 Seleção do tema Make

1.2.2.3 Palestrante Buy

1.2.2.4 Coffee-Break Buy

1.3 Estrutura -

1.3.1 Capacitação -

1.3.1.1 Material para Treinamento Buy

1.3.1.2 Treinamento Coletadores Make

1.3.1.3 Treinamento Cooperativas Make

1.3.1.4 Treinamento para Indústria Make

1.3.2 Organização de Rotas -

1.3.2.1 Mapeamento das Regiões de Coletas Make

1.3.2.2 Roteiros e Horários de Coleta Make

1.4 Coleta -

1.4.1 Equipamentos Buy

1.4.2 Pontos de Coleta Buy

10

Item EAP Make/Buy

1.4.3 Central de Atendimento Buy

1.5 Encerramento -

1.5.1 Relatórios de Desempenho Make

1.5.2 Arquivar Documentação do Projeto Make

1.5.3 Festa de Encerramento Buy

11

CRITÉRIOS MAKE OR BUYCritério Justificativa

Não é o core business da empresa.A estratégia de atuação da empresa não contempla a atuação no segmento de construção civil.

Capacidade de completar o projeto no prazo.

O projeto tem como característica a realização de várias atividades em paralelo. A contratação de fornecedores possibilitará o cumprimento do cronograma.

Tecnologia a ser utilizada.Contratando a empresa pode analisar as tecnologias apresentadas pelos fornecedores e escolher a que melhor atende ao projeto.

Capacidade de produção.Devido a grande quantidade de pontos de coleta do projeto, a empresa pode optar por subcontratar mais de uma empresa para fornecer. Reduzindo assim os riscos de atrasos da entrega.

Fomento do mercado local.

Contratando fornecedores locais estaremos fomentando o mercado local. Capacitando com isso as empresas para futura ampliação do sistema ou manutenção dos pontos de coletas instalados.

Capacidade de gerenciamento de projeto.

A empresa fornecedora deve evidenciar sua habilidade em trabalhar com projetos e deve fornecer alguns artefatos de gestão de projeto como EAP e cronograma. Isto será mais um fator para minimizar riscos no projeto.

Qualidade do desempenho anterior.

A qualidade aplicada em projetos anteriores do fornecedor tem forte peso. Pois, o pacote escolhido é o pilar deste projeto. O ciclo de vida do produto vai contribuir para a credibilidade do projeto.

12

MAPA DAS AQUISIÇÕESNº Item a ser contratado EAP Vendor List Orçamento Prazo

1Produção de campanhas publicitárias

1.2.1.1• Dmídia• Luamultimídia• Mertake Comunicações

R$10.000,00

Deve ficar disponível após 30 dias da assinatura de contrato com o cliente

2 Material para treinamento 1.3.1.1• Gráfica SantaMarta• Ecográfica• Gráfica San Martin

R$ 10.000,00¹

R$ 10,00/apostila


3 Equipamentos 1.4.1• TecnoEquipe Ltda• MaquinasBrasil• ImportMaq;

R$ 30.000,00²

R$ 300,00/ ponto de coleta

Os equipamentos devem ficar disponíveis no mesmo prazo dos pontos de coleta.

4 Pontos de Coleta 1.4.2

• Géo Ferrer• MetalGil;• Chapa Regional• Metalúgica Conforma;

R$ 150.000,00²

R$ 1.500,00/ponto de coleta


5 Coffee-break 1.2.2.4

• Buffet Brasil Tropical• Buffet E.Brainer• PortoRecife• Café e Cia;

R$15,00/pessoa³

Será agendado de acordo com a agenda das palestras.

¹ Quantidade máxima de 1.000 apostilas ² 100 Pontos de Coletas ³ Quantidade contratada por demanda

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REGISTROS DE RISCOS

Pacote: [1.2.1.1] Produção de Campanhas Publicitárias

Evento de risco Resposta ao riscoMomento da resposta ao risco

Comunicação inadequada - o público alvo tem uma grande diversidade de formação, podendo ser uma pessoa analfabeta, como uma pessoa com graduação completa. A idade das pessoas que formam o público alvo também é bastante ampla, indo desde adolescente até idosos. O risco ocorre caso o público alvo não compreenda e colabore com o projeto.

Fazer uma peça publicitária que conquiste todos os envolvidos. A mudança cultural é fundamental para o sucesso do projeto.

Na especificação, na contratação.

Contratar empresas com experiência e com comprovada habilidade.


Solicitar provas, antes de seguir para a fase de elaboração das peças.

Na administração.

Não cumprir a data acordada em contrato - o risco se concretiza caso os marcos de projeto não sejam cumpridos, comprometendo assim todo o resultado.

Aplicação de multa.Na especificação, na contratação e na administração.

Contratar empresas reconhecidamente boas no mercado.


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REGISTROS DE RISCOS

Pacote: [1.3.1.1] Material para Treinamento


Impressos com baixa resolução - o risco se materializa caso a qualidade da impressão comprometa a compreensão da mensagem que se quer passar.

Fazer uma especificação detalhada.

Na especificação, na contratação

Solicitar provas, para autorizar a impressão

Na administração

Comunicação inadequada - o risco acontece caso o palestrantes e professores não percebam adequadamente o perfil do público e não consiga mobilizá-los para o objetivo do projeto.

Fazer uma especificação detalhada do perfil do público alvo dos treinamentos e palestras.


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REGISTROS DE RISCOSPacote: [1.4.2] Pontos de Coleta


Não atendimento das especificações - o risco ocorre caso os pontos de coleta não estejam exatamente conforme a especificação.

Fazer uma especificação detalhada.Na especificação, na contratação

Aplicação de multa. Na administração

Realizar acompanhamento com periodicidade quinzenal da produção.

Na administração

Realizar inspeção no recebimento das unidades

Na administração

A empresa fornecedora quebrar o contrato -o risco se materializa caso o fornecedor não consiga cumprir todas as exigências do contrato.

Contratar mais de um fornecedor para o mesmo este item. Este é o pacote mais importante do projeto.


Usar contrato do tipo "custo por administração - desempenho de entrega"

Na contratação

Aplicação de multa. Na contratação

Não cumprir o prazo de entrega

Contratar mais de um fornecedor para o mesmo este item.

Na contratação

Aplicação de multa. Na administração

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PACOTE ESCOLHIDO

1.4.2 Pontos de Coleta

Pontos de coletas são os locais onde ficarão armazenadoso lixo antes da realização da coleta.

Os pontos de coletas serão cobertos e possuirão recipientesnas cores específicas para realização da coleta seletivacom a qualidade desejada.

17

DECLARAÇÃO DO TRABALHO

� Especificação Funcional:Construção e instalação de quiosque, com recipientedividido em quatro compartimentos, feito de ferro, nasdimensões 1,50m de largura, 1,50m de comprimento, 1,60de altura. Cada compartimento deve ter uma abertura naparte superior, para que o material reciclado sejadepositado pela população. Cada compartimento dorecipiente deve ser pintado em uma cor entre as coresamarelo, azul, vermelho e verde, de forma que cadarecipiente possua as quatro cores. Deve haver uma portana parte de baixo de cada compartimento, commanivela para abertura e fechamento, para que omaterial reciclável recebido possa ser esvaziado. Cobertade lona plástica nas dimensões 1,70 x 1,70 x 2,20, paraproteção do ponto de coleta. O conjunto deverá serinstalado sob base de concreto com 1,50 X 1,50.

18


� Qualidade:Experiência mínima de um ano em construção derecipientes de estrutura metálica; certificação de registrode empresa ABNT.

� Prazo:180 dias após a assinatura do contrato

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� Manutenção:Limpeza e lubrificação dos mecanismos a cada doismeses, por no mínimo dois anos.

� Garantia:Substituir peças e realizar reparos no quiosque por, nomínimo, 2 anos.

� Local de Entrega:Instalação dos quiosques conforme planta de arranjo geralfornecidos na reunião de kick-off.

20


� Peso da entrega na EAP: 60%

� Quantidade: 100 quiosques

� Avanço Físico: Como o peso da entrega na EAP é de60% para o projeto RENOVAMENTE e estamos falando deuma quantidade total de 100 quiosques , cada quiosqueentregue representa um avanço de 0,6%

21

DECLARAÇÃO DO TRABALHO� Critério de Medição:

Eventos de Pagamento Descrição Peso(%)

Autorização do Fornecimento Com a emissão do contrato de fornecimento, inicio dos pedidos de matérias primas e detalhamento do projeto dos pontos de coleta (Civil e Mecânico).

12%

Base em Alvenaria Com a construção da base em alvenaria para receber a estrutura de coletores e cobertura.

20%

Fabricação Etapa 1 Com a fabricação dos suportes de ferro para montagem dos coletores.

8%

Fabricação Etapa 2 Com a fabricação e pintura dos coletores. 8%

Fabricação Etapa 3 Com a fabricação e pré-montagem da estrutura para cobertura dos pontos de coleta.

10%

Montagem dos Coletores Com a montagem dos suportes de ferro e coletores nos suportes.

15%

Montagem da Cobertura Com a montagem da cobertura já pré-montada na base de alvenaria.

15%

Acabamento / Testes Finais Com a verificação se o ponto de coleta está pronto para utilização. (Serão realizados testes com os carrinhos de coleta). 7%

Aceite Com a emissão do relatório final (Data Book) e aceite do cliente.

5%

22

CRITÉRIOS ELIMINATÓRIOS

� Apresentação de documentos que comprovemregularidade fiscal da empresa;

� Apresentação de documentos que comprovem acapacidade técnica da empresa na execução deserviços semelhantes ao objeto a ser contratado;

� Apresentação de documentos que comprovem acapacidade financeira da empresa;

� Apresentação de documentos que comprovem acertificação como empresa ABNT;

� Apresentação de documentos que demonstrem aregularidade com os encargos trabalhistas das pessoasque serão envolvidas no projeto.

23

CRITÉRIOS CLASSIFICATÓRIOS

� Menor preço;

� Menor prazo para executar o serviço;

� Maior prazo de garantia;

� Maior prazo de manutenção;

� Solidez e organização da empresa;

� Possuir filiais em outros estados do país;

24

CRITÉRIO DE AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR

� A Recicla Opta por não divulgar os critérios de avaliaçãodos fornecedores para esta declaração de trabalho paraque não haja o risco da manipulação dos valoresapresentados entre os fornecedores, para que não haja orisco deste trabalho ser impugnado judicialmente por algumfornecedor que possa se sentir prejudicado no julgamentofinal e para que os critérios de tomada de decisão daempresa sejam preservados.

25

SISTEMA DE PONTUAÇÃO

CONCORRENTESCONCORRENTESCONCORRENTESCONCORRENTES Chapa RegionalChapa RegionalChapa RegionalChapa Regional MetalGilMetalGilMetalGilMetalGil GeoFerreGeoFerreGeoFerreGeoFerre

CRITÉRIO PESO (%) NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA

Menor prazo 35 5 1,75 10 3,5 8 2,80

Menor preço 25 8 2,0 4 1,0 10 2,5

Maior prazo de garantia 15 0 0 0 0 10 1,5

Maior prazo de manutenção

10 8 0,8 8 0,8 5 0,5

Solidez e organização da empresa

10 5 0,5 8 0,8 7 0,7

Possuir filiais em outros estados

5 10 0,5 6 0,3 8 0,4

PONTUAÇÃO DO CONCORRENTE

5,55 6,40 8,40

26

DOCUMENTOS DE AQUISIÇÕES

Item EAP DOCUMENTO UTILIZADO JUSTIFICATIVA

1.4.2 Pontos de ColetaRFP - PROPOSTA TÉCNICA E COMERCIAL

Por ser um pacote vital para o sucesso doprojeto a Recicla visa contrata-lo não sólevando em consideração o preço e sim aqualidade da entrega , por isso , a RECICLAsolicita aos fornecedores interessados ematender esta demanda uma Proposta Técnica eComercial que será devidamente classificadalevando em consideração o sistema depontuação descrito anteriormente.

27

ENVIO DOS CONVITES� O meio adotado para o envio dos convites será por meio

do portal coorporativo da RECICLA , o fornecedor secadastra no portal recicla.com e lá ele terá acesso atodas as informações sobre a empresa , todos os convitesque recebeu , todos os fornecimentos que realizou , bemcomo a avaliação de cada fornecimento o credenciandoa fazer parte do vendor list da RECICLA ou não.

� A RECICLA adota esta ferramenta, pois além de ser muitodinâmica , provém uma maior transparência na relaçãoCliente x Fornecedor , fora que a acessibilidade doshistóricos é muito mais fácil e serve como base para obanco de dados de lições aprendidas e o fornecedorverifica como foi seus fornecimentos anteriores e podetrabalhar em prol de sua melhoria continua afim de semanter entre os fornecedores qualificados da RECICLA.

28

CONTRATO FORMAL OU TÁCITO

� Todos os contratos firmados entre a RECICLA e seusfornecedores serão formais, visto que é uma empresaque detém clientes do setor público, como prefeiturase, com isso, necessita prestar contas de todas ascontratações realizadas em seus projetos, além disso, ocontrato formal a garante judicialmente, fato este quenão acontece em um contrato tácito.

29

ESPÉCIE DO CONTRATO

Item EAP ESPÉCIE DE CONTRATO JUSTIFICATIVA

1.4.2 Pontos de Coleta COMPRA E VENDAContrato de Compra e Venda , pois consistena contratação do pacote e remuneraçãode acordo com as entregas realizadas.

30

TIPO DE CONTRATO

Item EAP TIPOS DE CONTRATO JUSTIFICATIVA

1.4.2 Pontos de ColetaCUSTO POR ADMINISTRAÇÃO -DESEMPENHO DE ENTREGA

Este é o item mais importante do projetoRENOVAMENTE , é o pacote (Coração) doprojeto e para este pacote a RECICLA estarábem focada em fiscalizar as entregas e oandamento do escopo como um todo , obônus sobre entrega antecipada faz-senecessário , pois causará boa impressão emtodos os Stakeholders , é o pacote que refleteo avanço físico do projeto.

31

CONCORRÊNCIA PRIVADA

� A Recicla é uma empresa privada de projetos e , comisso , se utiliza de Concorrências Privadas para contratarseus fornecedores , outro motivo é que a Recicla escolheseus fornecedores não apenas pelo menor preço e simpor critérios classificatórios que atestem que ofornecimento será o mais perfeito possível , comqualidade , prazo e garantias.

32

FLUXO - CONCORRÊNCIA PRIVADA

33

ATITUDES E FISCALIZAÇÃO

Atitudes:

� Aderência aos termos e condições do contrato;

� Comunicação efetiva e controlada;

� Controle de mudanças efetivo;

� Acompanhamento do andamento e entregas;

� Administração de conflitos e disputas.

34

ATITUDES E FISCALIZAÇÃO

Fiscalização:

� Adoção de Sistema de Ordens de Serviço;

� Auditorias e controle de qualidade;

� Controle Integrado de mudanças;

� Adoção de sistemática para administração de conflitos edisputas;

� Avaliação do fornecedor e atualização do Banco deFornecedores;

� Relatório de Acompanhamento Semanal (Avanço Físico);

� Relatório de Inspeção e Comprovação de Evento (AvançoFinanceiro);

� Boletim de Medição

35

RELATÓRIOS

� Serão três relatórios para administração das aquisições, umcom o acompanhamento semanal do avanço físico dospacotes de trabalho e seus entregáveis , outro relatório seráde inspeção / diligenciamento quando houver algumevento de pagamento e junto a este relatório será anexadoo boletim de medição que comprovará a realização doevento dará o direito , ao fornecedor , de ser remunerado.

36

RELATÓRIOS

� Acompanhamento Semanal (Avanço Físico) – Relatório queserá emitido semanalmente para relatar o avanço físico dopacote de trabalho / itens , bem como avanço de cronograma, fatos relevantes, desvios e mitigações, plano de ação, relatóriofotográfico , com ele seremos capazes de traçar planos devisita e acompanhamento no campo e no próprio fornecedor ,bem como revisarmos os documentos do projetoRENOVAMENTE (Cronograma , orçamento , riscos e etc...).

37

RELATÓRIOS

38

RELATÓRIOS

� Relatório de Inspeção e Comprovação de Evento (AvançoFinanceiro) – Este relatório é emitido uma vez por mês ecomprova tecnicamente o avanço financeiro , este relatóriodeve ser emitido sempre acumulando as etapas mês a mês ,para no final retratar um dos relatórios de aceite final do item. Orelatório deve ser assinado por um inspetor designado pelaRECICLA para atestar o avanço da etapa , deve ser assinado porum representante do Fornecedor e um Representante daRECICLA. Este relatório credencia o fornecedor a emitir o boletimde Medição.

39

RELATÓRIOS

40

RELATÓRIOS

� Boletim de Medição - Serve como um Recibo que comprovamedição e credencia o fornecedor a ser remunerado peloevento realizado, este relatório é emitido uma vez ao mês eenglobam os eventos realizados entre o dia 26 do mês anterior eo dia 25 do mês em questão, o pagamento é realizado até o dia30 e só é aprovado em conjunto com o Relatório de Inspeção eComprovação de Evento liberado.

41

RELATÓRIOS

42

FLUXO – ADMINISTRAÇÃO DO CONTRATO

43

FLUXO – ENCERRAR CONTRATO

44

PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES

� Na Recicla todas as aquisições dos projetos ocorrem deforma centralizada, ou seja, existe um departamentoespecializado em aquisições, onde o gerente deaquisições pode ser responsável pelas contratações demuitos projetos. Quando necessário um “gerente deaquisições” é alocado no projeto e este trabalha emparceria com o gerente do projeto ao longo do ciclode vida da aquisição.

� Os pacotes de trabalho que serão adquiridos foramindicados na EAP revisada, como resultado deatividades de planejamento das outras áreas deconhecimento do projeto. Uma vez identificados ospacotes de trabalho que serão comprados, o gerentedo projeto elabora o PGA.

45


O PGA será estruturado assim:

� Registro de que a gestão de aquisição ocorrerá deforma centralizada, e que todas as ações da equipede gerenciamento de projeto devem estar alinhadasao departamento de aquisição da Recicla;

� Registro de que o PGA será formal, e faz parte do Planode Projeto;

� Formatos e layout:� Modelos da empresa Recicla para os documentos de

aquisição (para plano, acompanhamento, administração,controle de mudança e encerramento);

� Orientação o uso para as declarações de trabalho deaquisições e contratos;

� Modelos dos relatórios de acompanhamento;

46


� Procedimentos:� Procedimentos para que o planejamento das aquisições esteja

sempre alinhado com os outros processos da gestão deprojeto;

� Forma de relacionamento e acompanhamento das aquisiçõespara cada fornecedor ou grupo de fornecedores, com oobjetivo de facilitar o bom relacionamento. Estabelecendo ecomunicando para cada caso a periodicidade e forma deacompanhamento de contratos.

� Orientação para que os fornecedores disponibilizem WBS dopacote contratado, para facilitar o acompanhamento docontrato;

� Estabelecimento da periodicidade e forma de coleta dasinformações para os relatórios de acompanhamento;

� Orientação para uso da base histórica das estimativas daempresa Recicla, que é especializada em projetos destanatureza;

47


� Orientação para que seja elencado os tipos decontrato para cada pacote contratado, e registrá-losnum mapa de contratação (baseado na EAPrevisada);

� Orientação para elaboração do mapa de riscos paracada pacote contratado, considerando as restrições epremissas que podem afetar as aquisições;

48

� FLUXO DE CONCORRÊNCIA PRIVADA

� FLUXO DE ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS

� FLUXO DE ENCERRAMENTO DE CONTRATOS

� RELATÓRIO SEMANAL DE ACOMPANHAMENTO

� RELATÓRIO DE INSPEÇÃO E COMPROVAÇÃO DE EVENTO

� BOLETIM DE MEDIÇÃO

ANEXOS

49

INÍCIOIDENTIFICAR

FORNECEDORES QUALIFICADOS

DISPONIBILIZAR PORTAL PARA

CADASTRO

ENVIAR RFP PARA OS FORNECEDORES CADASTRADOS E

APTOS

AVALIAR PROPOSTAS RECEBIDAS

CLASSIFICAR PROPOSTAS

DETALHAR PROPOSTA

VENCEDORA

DETALHAMENTO CONCLUÍDO ?

ASSINAR CONTRATO

CONTRATO ASSINADO

A Recicla é uma empresa priviada de projetos e , com isso , se utiliza de Concorrências Privadas para contratar seus fornecedores , outro motivo é que a Recicla escolhe seus fornecedores não apenas pelo menor preço e sim por critérios classificatórios que atestem que o fornecimento será o mais perfeito possível , com qualidade , prazo e garantias.O Processo de concorrência é bem simples , começa pela triagem de fornecedores com experiência no mercado , a Recicla manda um convite para que o fornecedor se cadastre no portal Recicla.com e se candidate a tornar-se um fornecedor qualificado pela Recicla e faça parte do vendor list , após os cadastros , a Recicla envia uma RFP solicitando uma proposta técnica e comercial para o pacote a ser contratado , após receber as propostas , a Recicla as avalia nos critérios eliminatórios , caso haja alguma inconsistência , é solicitado uma revisão da proposta e uma nova avaliação será realizada , após as propostas serem aprovadas no critério eliminatório , passamos aos critérios classificatórios para escolher qual proposta é mais completa e que atenderá a demanda de melhor forma , após a escolha inicia-se o detalhamento , no detalhamento estão as negociações de preço , prazo , garantia , entregas , ou seja , um pente fino antes da assinatura do contrato , caso o detalhamento seja complexo mas a proposta já esteja bem encaminhada , a Recicla dará ao fornecedor a oportunidade de apresentar uma carta de intenção e já iniciar o fornecimento em paralelo a assinatura do contrato , caso o fornecedor não concorde em iniciar com a carta , ele terá a possibilidade de continuar o detalhamento ou desistir do fornecimento , caso desista a Recicla contata o fornecedor cuja proposta foi classificada logo abaixo do fornecedor desistente , o fluxo roda até que a proposta seja totalmente detalhada e o contrato seja assinado.

CONCORRÊNCIA PRIVADA

PROPOSTA APROVADA ?

SOLICITAR REVISÃO DE PROPOSTA

N

PRONTO PARA CARTA DE

INTENÇÃO ?

APRESENTAR CARTA DE INTENÇÃO

DESISTÊNCIA ?

S

S

NS

N

S

N

INÍCIODEFINIR GESTOR DO

CONTRATOANALISAR CONTRATO

REUNIÃO DE KICK OFF

ESTABELECER PRIORIDADES

INÍCIO DA EXECUÇÃO

RECEBER RELATÓRIOS

SEMANAIS / MENSAIS

REALIZAR INSPEÇÃO FABRICAÇÃO /

MONTAGEM

RESULTADO SATISFATÓRIO

EMISSÃO DO BOLETIM DE MEDIÇÃO

AUTORIZAR PAGAMENTO

CONTRATO ENCERRADO

FIM- PROCESSO DE ENCERRAMENTO DO

CONTRATO

INFORMAR STAKEHOLDERS

EMITIR RELATÓRIO DE NÃO

CONFORMIDADE

APRESENTAR MUDANÇAS

REGISTRAR MUDANÇAS

GERENCIAR MUDANÇAS

N

S

N

S

O Processo de administração de contratos segue uma linha bem definida no projeto RENOVAMENTE , após a definição de um gestor de contrato , o contrato é analisado pela área jur²dica , engenharia e planejamento onde são definidos

pontos importantes que serão colocados ao fornecedor na reunião de Kick Off , nesta reunião as empresas definem seus pontos focais , seus canais de comunicação , seus processos e definem uma data para a reunião de estabelecimento de prioridades , onde serão estabelecidos os cronogramas de entregas e as datas limite para realização das etapas , depois dessa fase de planejamento é dado início a execução das atividades , com inicio das atividades é iniciado também o inicio do controle com os relatórios semanais de avanço e os relatórios mensais e realizações de inspeções de fabricação e montagem , após a realização das inspeções verifica-se se os resultados estão satisfatórios , caso estejam o fornecedor está autorizado a emitir o BM e o pagamento será realizado , caso o resultado seja insatisfatório , é emitido um relatório de não conformidade , de posse desse relatório , o fornecedor apresenta as mudanças necessárias , as mudanças são registradas e são gerenciadas pela área de gerenciamento de mudanças , o loop roda até todos os resultados ficarem satisfatórios e o contrato realizar todas as entregas ( encerramento do contrato).

PROCESSOS DE ADM CONTRATUAL

REGISTROS

IMPUT PARA OUTRAS ÁREAS DE CONHECIMENTO

ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS

LEGENDA

REGISTRAR / RESOLVER

PENDÊNCIAS

CONTRATO ENCERRADO

O Processo de encerramento do começa com os loops de escopo , pagamento e aspectos legais , caso algum desses

itens não esteja 100% atendido , são geradas pendências , estas são registradas e priorizadas para serem resolvidas ,

caso as pendências sejam resolvidas , retomamos ao início para verificar novas pendências e assim até que todas sejam

efetivamente resolvidas , se , ainda assim , o contrato continuar com pendências , o setor Jur²dico é acionado para

devidas providências de ruptura de contrato , seja com resilição ou a própria rescisão. Caso o contrato não tenha

nenhuma pendência referente a Escopo , Pagamentos e Aspectos Legais , partimos para o recebimento do manual de

Operação e Manutenção e termos de garantia e suporte , dado esses recebimentos , a Recicla assina os termos de

recebimento definitivo do pacote contratado.

Os Registros de lições aprendidas são realizados a qualquer hora no decorrer da contratação e da execução do contrato

, porém esses registros só são consolidados e se tornam ativos da empresa ao final do processo seja por recebimento

definitivo ou por ruptura (Resilição / Rescisão) , após a atualização de todos os Ativos da Recicla , o contrato é

encerrado.

ENCERRAMENTO DO CONTRATO

ESCOPO ATENDIDO ?

RECEBER MANUAL DE OPERAÇÃO /

MANUTENÇÃO

S

N

S

N

CONTRATO

PAGAMENTO EFETUADO ?

ASPECTOS LEGAIS

ATENDIDOS?

RECEBER TERMOS DE GARANTIA /

SUPORTE

ASSINAR TERMOS DE RECEBIMENTO

DEFINITIVO

CONSOLIDAR REGISTROS DE

LIÇÕES APRENDIDAS

ATUALIZAR ATIVOS DA ORGANIZAÇÃO

S

N

PENDÊNCIA RESOLVIDA

SCONSULTA AO SETOR

JURÍDICO

RESILIÇÃO ?

REGISTRAR / CONCLUIR

PENDÊNCIASRESCISÃO

MEDIDAS JUDICIAIS

N

N

S

jayres

Typewritten Text

jayres

Typewritten Text

jayres

Typewritten Text

jayres

Typewritten Text

jayres

Typewritten Text

PROJETO /

SUPRIMENTOCIVIL

FABRICAÇÃO /

MONTAGEMTESTES / ACABAMENTO TOTAL

7% 25% 60% 8% 100%

Avanço W Avanço X Avanço Y Avanço Z

Soma dos Avanços Multiplicado pelos

pesos de cada etapa: Avanço = (Wx10%) +

(Xx10%) + (Yx75%) + (Zx5%)

Data estipulada em

contratoData reprogramada

Média dos Avanços de Projeto / Suprimento

Média dos Avanços de

Construção Civil

Média dos Avanços de Fabricação e Montagem

Média dos Avanços de Testes e Acabamento

Média dos Avanços de cada Etapa Data de Entrega Final

contratual Cronograma

Data Reprogramada Final Cronograma

DATA: data SEMANA: nº da semana

FORNECEDOR: nome do fornecedorCONTRATO: Nº do contrato

ESCOPO / AVANÇO / PRAZO

ENTREGA

CONTRATUAL ESTIMADA

AVANÇO %

ITENS / PESOS ETAPAS (FÍSICO)

RELATÓRIO SEMANAL DE ACOMPANHAMENTO

(Avanço Físico)

PREOGRESSO DO FORNECIMENTO

COMENTÁRIOS

Listar Entregáveis

Assinatura / Carimbo / Data Assinatura / Carimbo / Data Assinatura / Carimbo / Data

Fotos , Cronograma atualizado com os avanços da semana , plano de ação caso ocorra algum desvio.

DILIGENCIADOR / SUPERVISOR FORNECEDOR RECICLA

COMENTÁRIOS

Descrever todos fatos Relevantes ocorridos na semana , eventuais atrasos , causas , medidas preventivas e corretivas e observações pertinentes.

ANEXOS

DESCRIÇÃO DAS ETAPAS ETAPA REALIZADA PESO DA ETAPA AVANÇO FINANCEIRO DATA PREVISTA DATA REALIZADA

Com a emissão do contrato de fornecimento , início dos

pedidos de matérias primas e detalhamento do projeto dos

pontos de coleta (Civil e Mecânico)

SIM / NÃO 12%

Se Etapa Realizada =

Sim , Avanço = Peso da

Etapa , se Não avanço =

0

Data Prevista para realização

da Etapa.

Data em que foi realizada a

etapa

Com a construção da base em alvenaria para receber a

estrutura de coletores e cobertura. 20%

Com a Fabricação dos suportes de ferro para montagem dos

coletores 8%

Com a fabricação e pintura dos coletores 8%

Com a fabricação e pré montagem da estrutura para cobertura

dos pontos de coleta 10%

Com a montagem dos suportes de ferro e coletores nos

suportes 15%

Com a montagem da cobertura já pré montada na base de

alvenaria 15%

Com a verificação se o ponto de coleta está pronto para o uso 7%

RELATÓRIO DE INSPEÇÃO E COMPROVAÇÃO DE EVENTO

FORNECEDOR: nome do fornecedor

PACOTE DE TRABALHO: Qual pacote de trabalho está sendo

medido

AVANÇO FINANCEIRO

Fabricação Etapa 2


Montagem Coletores

Montagem Cobertura

Acabamento / Testes Finais

DATA: data do Relatório

EVENTO COMPROVADO: Qual evento será comprovado

nesse relatório (um por relatório)

CONTRATO: Nº do contrato

ITEM DO PACOTE: Caso no Pacote de trabalho tenha mais de um

item , colocar qual item se refere o relatório

Base em Alvenaria


EVENTOS DE PAGAMENTO

Autorização do Fornecimento

(serão feitos testes com os carrinhos de coleta)7%

Com a emissão do relatório final (Data Book) e aceite do

cliente 5%

100%Total do Avanço Financeiro do Item

em %

Colocar a Data prevista da última etapa = Aceite

Caso seja o relatório Final , colocar a data da última etapa = Aceite

Assinatura / Carimbo / Data Assinatura / Carimbo / Data

FORNECEDOR

Assinatura / Carimbo / Data

HISTÓRICO DA COMPROVAÇÃO DOS EVENTOS

Descrever históricamente as comprovações de eventos , fatos relevantes , processos de contrução e montagem , métricas de qualidade , ensaios utilizados para atestar a qualidade (Na comprovação da última etapa , ACEITE, é necessário incluír

neste campo esquemas explicando como devem ser utilizados os pontos de coleta , como deverá ser o processo de limpeza e manutenção e mensionar a extensão da garantia tanto em período de tempo como nas condições de uso).

HISTÓRICO DE FOTOS DA COMPROVAÇÃO DOS EVENTOS

Colocar as fotos de todo o processo históricamente seguindo as comprovações dos eventos até o Aceite final quando ocorrer.

DILIGENCIADOR / SUPERVISOR RECICLA

Acabamento / Testes Finais

Aceite

STATUS FINAL DO RELATÓRIO

ENTREGA:

2012 2013

VALOR BRUTO PACOTE:

Valor total do pacote

contratado

Reajuste no ano

de 2012

Reajuste no ano

de 2013

REALIZADO % MEDIÇÃOVALOR

EVENTO P0DATA

VALOR

REAJUSTETOTAL

BOLETIM DE MEDIÇÃO

FORNECEDOR: CONTRATO:

PERÍODO MEDIÇÃO

R$ 0,00 REAJUSTES:

A medição se dá entre o dia 26 e o dia 25 do mês subsequente.

1 - EVENTOS % REAJUSTE

1º Autorização do Fornecimento

Marcar X se

realizado

12,00%

Valor Bruto x %

medição

Data Evento % reajuste no período

3º Fabricação Etapa 1 8,00%

Valor Evento P0 x

% Reajuste

Valor Evento P0 +

Valor Reajuste

2º Base em Alvenaria 20,00%



7º Montagem Cobertura 15,00%

6º Montagem Coletores 15,00%

9º Aceite 5,00%

8º Acabamento / Testes Finais 7,00%

2 - VALOR TOTAL DA MEDIÇÃO R$ 0,00

Total (VL) 100,0%

DILIGENCIADOR / INSPETOR GP - RECICLA FORNECEDOR

OBS 9: Acabamento / Testes Finais - Consiste em verificar se o ponto de coleta está pronto para o uso (serão feitos testes com os carrinhos de coleta);

OBS 10: Aceite - Pagamento desta etapa após emissão do relatório final (Data Book) e aceite do cliente.

OBS 2: Autorização do Fornecimento - Adiantamento na assinatura do contrato de Fornecimento para prover o início dos trabalhos;

OBS 3: Base em Alvenaria - Consiste na execução da Base Civil que será montada a estrutura de coletores;

OBS 1: Se no pacote de trabalho houver mais de uma entrega , emitir um BM para cada entrega. Ex: 100 Pontos de coleta , será emitido um BM para cada ponto;

OBS 4: Fabricação Etapa 1 - Consiste na fabricação dos suportes de ferro para montagem dos coletores;

OBS 5: Fabricação Etapa 2 - Consiste na fabricação e pintura dos coletores;

OBS 6: Fabricação Etapa 3 - Consiste na fabricação e pré montagem da estrutura para cobertura dos pontos de coleta;

OBS 7: Montagem Coletores - Consiste na montagem dos suportes de ferro e coletores nos suportes;

OBS 8: Montagem Cobertura - Consiste na montagem da cobertura já pré montada na base de alvenaria;

Renovamente

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