República Federativa do BrasilPresidente: Luiz Inácio Lula da SilvaVice-Presidente: José Alencar da Silva

Ministério do Meio AmbienteMinistra: Marina Silva

Secretaria-ExecutivaSecretário-Executivo: João Paulo Ribeiro Capobianco

Departamento de Gestão EstratégicaDiretor: Guilherme Euclides Brandão

ORIENTAÇÕES BÁSICAS

PARA PADRONIZAÇÃO DE

CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS

CoordenaçãoLúcia Maria Mazzilli

EditoraçãoCID Ambiental

Projeto GráficoManoel Ribeiro das Neves NetoSimone Oliveira da Silva

MMA/SECEX/DGEDepartamento de Gestão EstratégicaEsplanada dos Ministérios – Bloco B – 6º andarTel: (61) 3317-1551 – 3317-1352Fax: (61) 3317-1984

MMA/CID AmbientalCentro de Informação, Documentação Ambiental e EditoraçãoEsplanada dos Ministérios – Bloco B – térreoTel: (61) 3317-1235e-mail: cid@mma.gov.br

Apresentação .....................................................................................................9Introdução ..........................................................................................................111.Redação oficial - aspectos gerais ..................................................................132.Emprego de pronomes de tratamento e vocativos ...................................... 163.Padronização de correspondências ............................................................ 174.Ofício ............................................................................................................. 185.Ofício Circular .............................................................................................. 226.Aviso.............................................................................................................. 247.Memorando ................................................................................................. 268.Memorando Circular .................................................................................... 309.Fax ................................................................................................................. 3210.Correio Eletrônico ....................................................................................... 3411.Parecer ....................................................................................................... 3612.Nota Técnica ............................................................................................. 4013.Nota Informativa ........................................................................................ 4414. Exposição de Motivos .............................................................................. 4815. Anexo à Exposição de Motivos .................................................................50

S U M Á R I O

A P R E S E N T A Ç Ã O

O Departamento de Gestão Estratégica - DGE, da Secretaria Executiva- SECEX, coloca à disposição dos servidores do Ministério do Meio Ambiente -MMA as ORIENTAÇÕES BÁSICAS PARA PADRONIZAÇÃO DECORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS, com o propósito de possibilitar a adequadaelaboração dos documentos de cada unidade, conferindo eficiência ao processoadministrativo e à comunicação com os públicos interno e externo.

A idéia não é inovadora, porém visa a gestão centrada na otimização deaspectos administrativos organizacionais. O resultado desse esforço, no entanto,somente será alcançado com a participação de todos, já que o fluxo dacomunicação, de modo geral, percorre integralmente a Instituição.

Essas orientações ajudam a disciplinar e facilitar o trabalho, pois contêmmodelos de correspondências oficiais utilizadas com mais freqüência. Certamente,não se caracterizam como um produto acabado e, sendo assim, toda contribuiçãoou sugestão virá enriquecer o documento.

Para tanto, este Departamento se coloca à disposição pelos telefones:3317-1352 ou 3317-1551.

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I N T R O D U Ç Ã O

Além de estabelecer normas de padronização de correspondênciasoficiais no MMA, estas orientações também definem o formato de cada expediente.O objetivo é facilitar e orientar o usuário interno quanto à estrutura e forma dascorrespondências e ao uso adequado dos pronomes de tratamento e vocativos,além de aspectos gerais da comunicação técnica oficial.

Trata-se de um trabalho de pesquisa das práticas administrativas doserviço público, onde foram incorporadas as orientações do Manual de Redaçãoda Presidência da República – segunda edição, revisada e atualizada/ 2002.Constitui instrumento de consulta diária, com informações e referênciasadequadas ao processo de comunicação interna e externa do MMA.

Cada aspecto dos modelos de correspondências deverá ser analisadopor equipe técnica permanentemente mobilizada, a fim de garantir agilidade àsdiscussões necessárias ao aperfeiçoamento e à efetividade das ações demodernização administrativa e gestão organizacional.

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REDAÇÃO OFICIAL - ASPECTOS GERAIS

Redação oficial é a forma que o profissional do serviço público redigeatos normativos de comunicação intra e interinstitucional. Deve caracterizar-sepela impessoalidade, clareza, concisão, uniformidade, formalidade e pelo uso dopadrão culto da linguagem. Objetividade, clareza e concisão são aspectos quecaminham juntos e denotam, de forma geral, estilo prático de redação.

Os expedientes oficiais, além da finalidade precípua de informar, podemter caráter abrangente ao estabelecer regras ou expressar resultado de avaliaçãotécnica ou análise de ato legal, o que somente será entendido se,em suaelaboração, for empregada linguagem adequada ao ato institucional proposto,com clareza, objetividade e seqüência lógica das idéias pertinentes.Deve-se evitara repetição de termos ou expressões, sendo recomendável a busca de sinônimose termos simples, porém corretos, o que torna a mensagem objetiva e clara.

A comunicação técnica deve basear-se em fatos eevidências,predominando a linguagem denotativa, centrada em fato concreto. Opadrão culto da linguagem na redação oficial não impede a redação comsimplicidade de expressão, recomendando-se o emprego da linguagem técnicaapenas em situações que a exijam. Da mesma forma, é aconselhável evitarlinguagem rebuscada, ambigüidades e figuras de linguagem.

Seguem alguns aspectos merecedores de cuidadosa reflexão.

Impessoalidade

A redação oficial deve ser isenta das impressões pessoais de quem aelabora, além de evitar o uso de linguagem restrita a determinados grupos.Portratar-se de emissor institucional do serviço público, essas comunicações precisamter interpretação única, ser uniformes e estritamente impessoais,de modo apermitir a compreensão de qualquer cidadão.

Lembre-se que o autor da comunicação é o poder público e o que secomunica é sempre assunto relativo às competências do órgão emissor e,portanto,de interesse público. Em um documento oficial, o redator informa ou comunicaem nome do ente público e institucional, e não em seu nome.

Clareza

Segundo o dicionário Aurélio Buarque de Holanda, o termo clareza

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significa “qualidade do que é claro ou inteligível”, “transparência”. A clareza éuma das qualidades básicas de qualquer documento oficial. Texto claro é aqueleque possibilita a imediata compreensão do leitor.

Não são adequadas palavras sofisticadas nem o uso do jargãotécnico,compreensível somente por pessoas da mesma área profissional. Aoescrever,é necessário pensar no destinatário. Por isso, o texto não deve exigirconstante decodificação, o que leva à desmotivação do leitor.

Clareza também reflete pensamento objetivo e evita idéias ambíguasque confundem o receptor. Deve-se usar palavras simples e frases curtas,porémbem estruturadas, evitando-se o uso de muitas informações no período.Muitasvezes a opção é dispor visualmente as idéias, para que o receptor perceba melhoro conjunto.

Como o objetivo é dar clareza e fluência ao texto, deve-se respeitar oprincípio de que a ordenação direta dos termos da oração é a mais adequada.Essanão é uma regra indiscutível, mas quanto mais direto e objetivo for o texto, melhorserá a sua compreensão.

Concisão

A concisão torna o texto enxuto e, por isso, de fácil entendimento para oreceptor. Ela evita que o redator seja prolixo, isto é, expresse vários pensamentosao mesmo tempo, sem a objetividade necessária. Deve-se ir direto ao assunto,evitando frases ou palavras supérfluas. O acúmulo de termos secundários,normalmente utilizados para impressionar o leitor, enfraquece a idéia principal dotexto.

Texto conciso é aquele que transmite o máximo de informações com omínimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental terconhecimento do assunto sobre o qual se escreve. O esforço no uso da concisãoatende ao princípio da economia lingüística. No entanto, não se deve entendê-lacomo economia, de pensamento, eliminando passagem substancial do texto nointuito de reduzi-lo, mas propõe-se a exclusão de palavras inúteis e redundânciasque nada acrescentem ao que já foi dito.

Padronização e formalidade

A padronização desejável é aquela capaz de expressar uniformidadenas comunicações dos setores administrativos. Para tanto, são imprescindíveisaos documentos oficiais: a) uso de papéis uniformes; b) correta estrutura e formato

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de impressão; c) utilização da logomarca da instituição, a fim de identificar ereconhecer o trabalho por ela realizado. Recomenda-se sempre identificar oemissor, o órgão e a data do documento, informações que caracterizam ainstituição.

As correspondências oficiais devem ter característica formal, atenderpadrões de organicidade administrativa, obedecer regras de tratamento e fazeruso de vocabulário simples.

Além das mencionadas exigências de impessoalidade e de uso do padrãoculto de linguagem, torna-se imperativo, ainda, a formalidade no tratamento. Nãose trata somente do correto emprego de pronomes de tratamento e vocativos,mas de respeito à polidez e à civilidade.

Correção gramatical

Avaliar um texto contendo erros de grafia e de acentuação, termos degíria e impropriedade vocabular, torna-se quase impossível. Assim, convémreproduzir livremente as idéias e posteriormente proceder à análise crítica demérito do conteúdo, tomando-se a precaução de fazer as correções, para que alinguagem final seja clara e gramaticalmente correta. A releitura do documentoevita eventuais redundâncias ou repetições de idéias.

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PADRONIZAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS

Caracteriza, sinteticamente, como usar cada espécie de documento.

OFÍCIO

O Ofício é a modalidade de correspondência de uso externo, utilizadapor autoridades públicas para entidades vinculadas ao Ministério do MeioAmbiente, como IBAMA, Instituto Chico Mendes, ANA, JBRJ, e outros órgãospúblicos. Sua finalidade é tratar de assuntos de interesse dos órgãos daadministração pública, podendo ser utilizado, também, para empresas da iniciativaprivada ou particulares. Usado para comunicação do mesmo assunto a um ouaté dois destinatários.

Estrutura e forma

Cabeçalho da primeira página: deve trazer, além do brasão daRepública, as seguintes informações: nome do Ministério, do órgão ousetor, endereço para correspondência com telefone e o site.Sempre quehouver mudança de página, deverá ser preenchido o cabeçalhoinformando a continuação do documento.

Referência ou tipo: registrar a palavra Ofício nº (apenas a primeiraletra em maiúscula), seguida da numeração, ano vigente e sigla do órgãoexpedidor (tudo separado por barra), sempre do órgão de hierarquia in-ferior para o de hierarquia superior.

Exemplo:Ofício nº xxxxx /200.../SECEX/MMA

Obs.: O ano deve ser escrito com todos os dígitos. Ex: Ofício nº 175/2007 e não Ofício nº 175/07.

Local e data: digitados por extenso, com alinhamento à direita, devemestar a 1,5 cm abaixo da linha de referência do documento.

Brasília, de de 200.....

Destinatário: utilizar o pronome de tratamento adequado, seguido donome completo do destinatário (maiúsculas e negrito), o cargo, o CEP ea cidade com a respectiva abreviatura da unidade da Federação.

Obs.: O campo de identificação do destinatário deverá aparecer semprena primeira página do documento.

Assunto: breve resumo do teor da comunicação, devendo ser digitado

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1cm abaixo da identificação do destinatário e registrado em negrito.

Vocativo: expressão que invoca o destinatário, seguida de vírgula.

Exemplos: Senhor Ministro, Senhor Secretário,

Texto: deve ser escrito considerando a introdução, o desenvolvimentoe a conclusão do assunto tratado.

Introdução - quando necessário, deve referir-se ao expediente quesolicitou o encaminhamento, ou à informação do assunto que motivaa comunicação, indicando, em seguida, os dados completos dodocumento (data, origem ou signatário e assunto tratado)

Desenvolvimento - refere-se à exposição do assunto. Quando foro caso, o autor da comunicação poderá numerar e estruturar o textoem parágrafos. No caso de o texto apresentar apenas dois parágrafos,somente o segundo será numerado. Quando houver três ou maisparágrafos, todos serão numerados,inclusive o primeiro.

Conclusão - é a reafirmação ou reapresentação da posiçãorecomendada sobre o assunto.

Fecho: forma como se encerra o documento. O termo Atenciosamentedeve ser usado para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquiainferior e Respeitosamente para autoridades superiores à emissora.

Signatário: identificação do nome completo (em maiúscula e negrito)daautoridade responsável pela expedição do documento e seu respectivocargo, abaixo do local da assinatura.

Forma de apresentação: no corpo do texto, recomenda-se utilizar aletra de fonte Times New Roman, nos seguintes tamanhos - 12 para ocorpo do texto; 11 para citações; e dez para notas de rodapé. A numeraçãoda página do documento começa a partir da segunda página. No rodapé,à esquerda, coloca-se o nome do arquivo.

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OFÍCIO CIRCULAR

A diferença entre o Ofício e o Ofício Circular é que este último trata deum assunto que é comum a três ou mais órgãos ou pessoas.

Estrutura e forma: a estrutura e a forma do Ofício Circular deverão seriguais às do Ofício, diferenciando apenas nos itens:

Referência ou tipo: registrar a palavra Ofício Circular no (somente asprimeiras letras das duas palavras em maiúscula), seguida da numeração, anovigente e sigla do órgão expedidor (separando-os por barra), sempre do órgãode hierarquia inferior para o superior.

Exemplo:Ofício Circular nº xxx /200.../SECEX/MMA

Obs.: O ano deve ser escrito com todos os dígitos. Ex.: Ofício Circularno 179/2007 e não Ofício Circular no 176/07.

Destinatário: utilizar o pronome de tratamento adequado, seguido donome completo de cada destinatário (caixa alta e negrito), o cargo, o CEP, eacidade com a respectiva abreviatura da unidade da Federação. Embora contendoo mesmo texto, é encaminhado a todos os destinatários, havendo alteraçãoapenas quanto aos nomes e endereços destes. A assinatura do emitente é feitaem cada um dos documentos.

Atenção:a) Para cada destinatário, serão registradas as informações requeridas

nesse item;b) o campo de identificação do destinatário deverá ficar sempre na

primeira página; ec) os demais campos deverão acompanhar os mesmos procedimentos

descritos no Ofício: cabeçalho, local e data, assunto, vocativo, texto, fecho,signatário e forma de apresentação.

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AVISO

Aviso é a modalidade de correspondência oficial de uso externo, com afinalidade de tratar assuntos de interesse dos órgãos da administraçãopública.Segue o mesmo padrão do Ofício, porém é expedido somente porMinistros de Estado e para autoridades da mesma hierarquia.

Estrutura e forma: a estrutura e a forma do Aviso deverão seguir omodelo de Ofício, diferenciando apenas nos itens:

Referência ou tipo: registrar a palavra Aviso nº (só a primeira letra emmaiúscula), seguida da numeração, ano vigente e sigla do órgão expedidor(separando-os por barra), sempre do órgão de hierarquia inferior para o superior.

Exemplo:

Aviso nº xxx /200.../GM/MMA

Destinatário: utilizar o pronome de tratamento adequado, seguido donome completo do ministro destinatário (caixa alta e negrito) e do seu respectivocargo.

Obs.: O campo de identificação do destinatário deve ficar sempre naprimeira página, porém sem registrar o endereço.

Vocativo: expressão que invoca o destinatário, seguida de vírgula.

Exemplo:Senhor Ministro,

Os demais campos deverão acompanhar os mesmos procedimentosdescritos para o Ofício: cabeçalho, local e data, assunto, texto, fecho, signatárioe forma de apresentação.

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MEMORANDO

Memorando é a modalidade de comunicação oficial usada entre unidadesadministrativas internas do MMA para expor assuntos diversos, fazer algumasolicitação ou determinar providências a serem adotadas em determinadatemática, com o objetivo de conferir agilidade e simplicidade nos procedimentosburocráticos.

Características básicas

Utilizado para comunicação de assunto comum a um ou até doisdestinatários.

Forma de comunicação estritamente interna. Os despachos no Memorando devem ser dados no próprio documento

podendo, quando for o caso, usar a folha de continuação. Expedido para nível hierárquico diferente ou equivalente.

Estrutura e forma

Cabeçalho: devem constar, além do brasão da República, as seguintesinformações: nome do Ministério, nome do órgão ou setor. Se houver uso demaisde uma página, é preciso ser preenchido o cabeçalho informando a continuaçãodo documento.

Referência ou tipo: o Memorando deve ser registrado conforme exemploa seguir, usando apenas a primeira letra em maiúsculo, e ser seguido do númerode ordem e sigla de identificação da unidade interna de origem,separados porbarra, sempre do órgão inferior para o superior. Essas informações devem serapresentadas na margem esquerda superior do expediente.

Exemplo:Mem. nº ______/SPOA/SECEX/MMA

Data: digitada sem a identificação do local, com o dia em algarismoarábico e o mês por extenso. O alinhamento é à direita. Deve figurar na linhaabaixo daquela onde foi registrado o número de identificação do Memorando.

Exemplo:Em 12 de outubro de 2007.

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Vocativo: não se usa em Memorando.

Destinatário: denominação do cargo ocupado pelo destinatário.

Exemplo: Ao Sr. Secretário de Recursos Hídricos e Ambiente Urbano

Assunto: resumo do teor da comunicação, digitado em negrito comespaço simples.

Exemplo:Assunto: Reunião do Comitê de Desburocratização.

Texto: desenvolvimento do teor da comunicação. Deve ser iniciado 4cm ou quatro espaços verticais após o assunto. A numeração dos parágrafos éfeita na margem esquerda do corpo do texto.

Fecho: digitado a 1cm vertical após a última linha do texto. Estáuniformizado pelo Manual de Redação da Presidência da República, em doistipos: Atenciosamente, seguido de vírgula, para autoridades de mesmo nívelhierárquico ou de hierarquia inferior); ou Respeitosamente, também seguido devírgula, para autoridades de níveis hierárquicos superiores.

Signatário: descrever nome e cargo do signatário da comunicação a 4cm ou quatro espaços verticais após o fecho. O nome do signatário deve serdigitado em letra maiúscula e negrito.

Forma de apresentação: no corpo do texto, recomenda-se utilizar aletra de fonte Times New Roman, nos seguintes tamanhos - 12 para o corpo dotexto; 11 para citações; e dez para notas de rodapé. A numeração da página dodocumento começa a partir da segunda página. No rodapé, à esquerda, coloca-se o nome do arquivo.

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MEMORANDO CIRCULAR

Memorando Circular é a modalidade de comunicação oficial usadaentre unidades administrativas de um mesmo órgão, para a exposição deassuntos comuns aos diversos destinatários, ou para determinar providências aserem adotadas em determinada temática.

Características básicas:

Utilizado para comunicação com três ou mais destinatários ao mesmotempo.

Forma de comunicação estritamente interna. Os despachos no Memorando Circular devem ser dados no próprio

documento podendo, quando for o caso, usar a folha de continuação. Expedido para nível hierárquico diferente ou equivalente.

Estrutura e forma: o Memorando Circular deve ser encaminhado atodos os destinatários com o mesmo teor, alterando apenas os dados referentesaos destinatários. A assinatura do emitente deve aparecer em cada um dosdocumentos. Difere do Memorando comum nos seguintes itens:

Referência ou tipo: Memorando Circular deve ser registrado conformeexemplo, a seguir, usando apenas a primeira letra das duas palavras emmaiúsculo e ser seguido do número de ordem e sigla de identificação da unidadeinterna de origem, separados por barra, do órgão inferior para o superior.

Essas informações devem figurar na margem esquerda superior doexpediente.

Exemplo:Mem. Circular nº ______/SPOA/SECEX/MMA

Os demais campos deverão apresentar os mesmos procedimentosadotados no documento Memorando: cabeçalho, data, vocativo, destinatário,assunto, texto, fecho, signatário e forma de apresentação.

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F A X

Fax é a modalidade de comunicação utilizada para transmitir mensagenscurtas e urgentes ou antecipar assuntos de documentos relevantes. É aceitávelo uso em assuntos não-formais.

Desenvolvimento do texto

Deve apresentar linguagem objetiva e clara, caracterizado, na maioriadas vezes, como encaminhamento de outro documento de maior conteúdo. Ovocativo utilizado normalmente é Senhor (a), seguido do cargo ocupado pelodestinatário.

Estrutura e forma

Cabeçalho: devem constar, além do brasão da República, as seguintesinformações: nome do Ministério, nome do órgão ou setor, endereçopara correspondência, telefone e fax da unidade.

Destinatário: registrar o nome do destinatário da mensagem. Nº do fax: registrar o número de telefone para o qual está sendo

enviada a mensagem. Data: registrar a data de remessa do Fax. Nº de páginas, incluindo esta: informar o total de páginas

transmitidas, a fim de facilitar a conferência de recebimento pelodestinatário. Incluir nesse total a folha de rosto usada para fazer oencaminhamento.

Nº do documento: registrar a numeração do documento enviado. Endereço eletrônico: informar o endereço eletrônico do remetente

da mensagem. Mensagem: exposição do assunto ou, apenas, uma referência da

documentação anexa. Forma de apresentação: deve-se utilizar a letra de fonte Times New

Roman, tamanho 12, no corpo do texto. Telefone do remetente: informar, no rodapé da página, o número do

telefone do remetente para contato, em caso de falha na transmissão.

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CORREIO ELETRÔNICO (*/e-mail/)

Correio Eletrônico é a modalidade de correspondência usadafreqüentemente para transmissão de comunicados e/ou envio eletrônico dedocumentos anexos, que não exijam, necessariamente, a formalidade dedocumento original. Ultimamente está sendo utilizada para comunicaçõesinternas urgentes, dispensando, assim, o uso de papel, porém privilegiando aracionalização de recursos e tempo, e a otimização da tecnologia disponível.

Características básicas

O Correio Eletrônico caracteriza-se pela comunicação flexível; entretanto,recomenda-se o uso de linguagem compatível com a da comunicação oficial.

No envio de um /e-mail/, recomenda-se saudar a pessoa à qual está sedirigindo (Caro/Prezado fulano) e despedir-se ao final; a ausência dessassaudações caracteriza-se como grosseria.

Da mesma forma, a marcação de mensagem “urgente” somente deveser utilizada para as comunicações realmente urgentes, sendo consideradodescortesia o uso indiscriminado.

A mensagem encaminhando arquivos deve trazer informaçõesresumidas sobre o conteúdo do assunto. Sempre que disponível, utilizar-se dorecurso de confirmação de leitura e, caso não seja possível, colocar o pedido deconfirmação de recebimento no próprio texto da mensagem.

O assunto (/subject/) consiste numa pequena frase ou conjunto depalavras informando o conteúdo da correspondência. Se utilizado o texto, estedeve conter, no máximo, quatro ou cinco palavras que descrevam sinteticamentea mensagem enviada. Ao abrir o gerenciador de /e-mail/ para verificar ascorrespondências, o destinatário visualizará o assunto da mensagem recebidae a pessoa que a enviou, podendo priorizar a leitura das mensagens maisimportantes.

Forma e estrutura

Não há forma rígida para sua estrutura. Para os arquivos anexos àmensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. FormatoRich Text é um formato de arquivo que permite troca de gráficos e textoformatados entre diferentes processadores de texto em diferentes SistemasOperacionais. Vantagens: (i) é um formato amplamente reconhecido e muitas

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aplicações o suportam, incluindo /WordPad/ e /Microsoft Word/; e (ii) podearmazenar complexas instruções de formatação, imagens, tabelas, /hyperlinks/e texto Unicode.

Não se deve emitir mensagem inteira em letra maiúscula (/Caps Lock/),pois caracteriza ênfase excessiva e não forma adequada de texto, sendointerpretado pelo destinatário como *mensagem aos gritos*. Para enfatizar trechoda mensagem, as maiúsculas podem ser um recurso válido, passando forçaextra ao trecho destacado. Há, também, outros modos mais elegantes deenfatizar parte do texto, como colocar asteriscos ou traços de sublinhado antese depois do trecho escolhido.

O arquivo de assinatura refere-se a recurso a ser utilizado pelo signatáriopara registrar dados de sua identificação, adicionados ao final da mensagem emediante comandos específicos dos programas de /e-mail/. Recomenda-se nãoexceder a quatro linhas.

Não é aconselhável utilizar acentuação ao escrever as mensagens, poiscomo nem todos os equipamentos conectados à Internet utilizam o Windows, ouso de acentos poderá provocar o registro de caracteres ininteligíveis e/outruncados em uma máquina que não esteja disponível o mesmo sistemaoperacional.

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P A R E C E R

Parecer é a opinião emitida por servidor ou prestador de serviçosespecializados em determinado assunto técnico ou informação específica daárea responsável. Trata-se de descrição e de análise técnica propriamente ditasobre o assunto em questão. Tem caráter opinativo e subsidia o processodecisório.

Características básicas

Tem como objetivo o esclarecimento de dúvidas ou questionamentospara fornecer subsídios à tomada de decisões, à interpretação de textos legaise à apreciação dos fatos, objeto da análise. É emitido quando solicitada umafundamentação formal ou informação específica da área responsável pelamatéria. Seu conteúdo deve ter linguagem clara e forma didática.

O Parecer compõe-se de duas partes distintas: 1. análise e parecertécnico do assunto que o documento pretende fazer; e 2. conclusão,compreendendo o texto que finaliza a análise caracterizada anteriormente, comsugestão e/ou opinião técnica de encaminhamento do assunto.

Tipos de Parecer

Administrativo: juízo emitido por especialistas, por órgãos consultivosou por auditorias.

Técnico-científico: emite opinião baseada em enfoque teórico,estudos e pesquisas. Em algumas áreas recebe o nome de Laudo.

Jurídico: exprime interpretação de jurista e tem como base alegislação e a jurisprudência na doutrina.

Estrutura e forma

Cabeçalho: devem constar, além da logomarca, o nome do Ministérioe o nome do órgão ou unidade.

Assunto: registrar o título ou o assunto sobre o qual vai ser emitido oparecer.

Origem: informar sigla do órgão expedidor (separando por barra),sempre do órgão inferior para o superior.

Numeração: registrar, obedecendo os critérios estabelecidos pelaunidade expedidora, a identificação numérica do PARECER (caixa altae negrito).

Referência: informar, resumidamente, o tema a ser abordado, com

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alinhamento à direita. Análise e Parecer Técnico: desenvolver, neste item, o assunto objeto

do Parecer. Os parágrafos poderão ser numerados e, se necessário,subdivididos.

Conclusão: recomendação final de quem emite o Parecer, levada àconsideração do superior imediato.

Data e assinatura: o registro da data deve ser feito com o dia emalgarismo arábico e o mês por extenso. Para a assinatura deverá sergrafado o nome completo do emitente (maiúscula e negrito), seu cargoe/ou função.

Forma de apresentação: recomenda-se o uso da letra fonte TimesNew Roman ou Arial, tamanho 12.

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NOTA TÉCNICA

Nota Técnica é um documento elaborado por técnicos especializadosem determinado assunto e difere do Parecer pela análise completa de todo ocontexto, devendo conter histórico e fundamento legal, baseados em informaçõesrelevantes. É formal e impessoal, não podendo ser utilizada a primeira pessoa.Oferece alternativas para tomada de decisão.

Características básicas

A Nota Técnica é emitida quando identificada a necessidade defundamentação formal ou informação específica da área responsável pelamatéria. Deverá ser elaborada por técnicos do assunto e encaminhada à chefiaimediata, para validação e providências devidas. Compõe-se de três partesdistintas:

Introdução: deve abordar o histórico ou a fundamentação legalreferente ao contexto em que o assunto estará inserido.

Análise ou parecer técnico: trata-se da descrição e da análise técnicapropriamente dita, além de avaliação fundamentada sobre o assuntoem questão. É importante que sejam expressas as alternativas deencaminhamento posterior e as soluções da problemática apresentada.A descrição e a avaliação precisam pautar-se em fundamentação técnicae a redação conter objetividade, clareza de linguagem e forma didática.

Conclusão: deve estar embasada nas justificativas descritas no item Análise ou Parecer Técnico e conter manifestação clara de parecer

favorável ou desfavorável, com sugestões e/ou proposições deprovidências. Recomenda-se que este documento contenha aconcordância da chefia imediata com o encaminhamento devido.

Exemplo: Baseado nas informações descritas no item 2.2., este órgãose manifesta favorável a ... etc.

Estrutura e forma

Cabeçalho: devem constar, além da logomarca, o nome do Ministérioe o nome do órgão ou unidade.

Assunto: registrar o título ou o assunto que vai ser abordado.Origem: informar sigla do órgão expedidor (separando por barra),

sempre do órgão inferior para o superior.Local e data: registrar o local, seguido da sigla da unidade da

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Federação e da data (dia em algarismo arábico e mês por extenso).Numeração: registrar, obedecendo os critérios estabelecidos pela

unidade que irá expedi-lo, a identificação numérica da Nota Técnica.(maiúscula e negrito)

Referência: informar resumidamente o tema a ser abordado, comalinhamento à direita.

Introdução, fundamentação legal ou histórico: desenvolver, nesteitem, a fundamentação legal, o histórico ou a introdução embasando oassunto objeto da Nota Técnica. Os parágrafos poderão ser numeradose, se necessário, subdivididos.

Análise ou Parecer Técnico: proceder à análise crítica, comparativae avaliativa da temática em questão.

Conclusão: recomendação final que deve ser validada com aconcordância da chefia imediata, contendo manifestação favorável oudesfavorável, sugestões e/ou proposições de providências.

Assinatura: deverá identificar o nome completo do emitente(maiúscula e negrito), seu cargo e função.

Encaminhamento: após a concordância com as proposiçõesconstantes da conclusão, a chefia imediata deverá fazer oencaminhamento necessário.

Anexos: documentos que subsidiaram a análise e a conclusão,devendo ser citados nominalmente ao final do documento.

Forma de apresentação: recomenda-se o uso da letra fonte TimesNew Roman ou Arial, tamanho 12.

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NOTA INFORMATIVA

Nota Informativa é o documento utilizado pelas subunidades, contendoinformações emitidas a respeito de determinado assunto para balizar decisõessuperiores. Tem cunho simplificado e informal. Pode ser emitida por especialistade qualquer área administrativa ou de temática finalística e registrar, após aanálise, o entendimento final sobre o assunto em questão.

Características básicas

Esse documento deve conter dados qualitativos e quantitativos sobre oassunto objeto da informação.

Estrutura e forma

Cabeçalho: conter, além da logomarca, o nome do Ministério e onome do órgão ou unidade.

Tipo de documento: registrar a NOTA INFORMATIVA nº (letrasmaiúsculas e negrito), seguida da numeração e sigla do órgão expedidor(separadas por barra), sempre do órgão inferior para o superior.

Referência: informar, resumidamente, o tema a ser abordado comalinhamento à direita.

Texto: refere-se à exposição do assunto tratado. Caso hajanecessidade de algum comentário, o autor da comunicação poderáestruturá-lo em parágrafos.

Data: a data deve ser registrada com o dia, mês e ano em algarismoarábico.

Assinatura: identificar o nome completo do emitente (maiúscula enegrito), seu cargo e/ou função.

Forma de apresentação: usar, de preferência, a letra fonte TimesNew Roman ou Arial, tamanho 12.

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EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS

Exposição de Motivos é o expediente dirigido ao Presidente daRepública ou ao Vice-Presidente.

Características básicas

Este documento é utilizado:· para informar determinado assunto;· propor alguma medida; ou· submeter projeto de ato normativo à consideração.Em regra, a exposição de motivos é expedida por um Ministro de Estado

e, nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a mesmadeverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos sendo, por essa razão,chamada de interministerial.

Estrutura e forma

A exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício, devendoser acompanhada de anexo que proponha alguma medida ou apresente projetode ato normativo.

A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duasformas básicas de estrutura.

Para a exposição de motivos que tenha caráter exclusivamenteinformativo, que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento doPresidente da República, sua estrutura segue o modelo do padrão ofício.

Para aquela que proponha alguma medida ou submeta projeto de atonormativo à consideração do Presidente da República; ou a sugestão de algumamedida a ser adotada; ou a que lhe apresente projeto de ato normativo – emborasigam também a estrutura do padrão ofício – além de outros comentários julgadospertinentes por seu autor devem, obrigatoriamente, apontar:

na introdução: o problema que está a reclamar a adoção da medida oudo ato normativo proposto;

no desenvolvimento: o porquê de ser aquela medida ou aquele atonormativo o ideal para se solucionar o problema, e eventuais alternativasexistentes para equacioná-lo;

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na conclusão: novamente, qual medida deve ser tomada, ou qual atonormativo deve ser editado para solucionar o problema.

Deve, ainda, trazer apenso o formulário de anexo à exposição de motivos,devidamente preenchido, de acordo com o modelo previsto no Anexo II doDecreto no 4.176, de 28 de março de 2002, conforme se segue.

Parecer Jurídico

A síntese do Parecer do Órgão Jurídico deverá ser com base emavaliação do ato normativo ou da medida proposta à luz das questões levantadas.

A falta ou insuficiência das informações prestadas pode acarretar, acritério da Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, a devolução doprojeto de ato normativo para que se complete o exame ou se reformule aproposta.

O preenchimento obrigatório do anexo para as exposições de motivosque proponham a adoção de alguma medida ou a edição de ato normativo temcomo finalidade:

a) permitir a adequada reflexão sobre o problema que se busca resolver;b) ensejar profunda avaliação das diversas causas do problema e dos

efeitos que pode ter a adoção da medida ou a edição do ato, em consonânciacom as questões que devem ser analisadas na elaboração de proposiçõesnormativas no âmbito do Poder Executivo;

c) conferir perfeita transparência aos atos propostos.

Dessa forma, ao atender às questões que devem ser analisadas naelaboração de atos normativos no âmbito do Poder Executivo, o texto daexposição de motivos e seu anexo complementam-se e formam um todo coeso:no anexo, encontramos uma avaliação profunda e direta de toda a situaçãoque está a reclamar a adoção de certa providência ou a edição de um atonormativo; o problema a ser enfrentado e suas causas; a solução que se propõe,seus efeitos e seus custos; e as alternativas existentes. O texto da exposiçãode motivos fica, assim, reservado à demonstração da necessidade da providênciaproposta: por que deve ser adotada e como resolverá o problema.

Nos casos em que o ato proposto for questão de pessoal (nomeação,promoção, ascensão, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento,reintegração, recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa,disponibilidade, aposentadoria), não é necessário o encaminhamento do

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formulário de anexo à exposição de motivos.

Ressalte-se que:

– a síntese do parecer do órgão de assessoramento jurídico não dispensa oencaminhamento do parecer completo;– o tamanho dos campos do anexo à exposição de motivos pode ser alterado deacordo com a maior ou menor extensão dos comentários a serem ali incluídos.

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