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Universidade Federal de São Carlos Roseli Aparecida Francisco Barbosa O Serviço de Registro de Diplomas: relato da reestruturação interna à UFSCar e estudo de algumas práticas adotadas por unidades registradoras da região sudeste São Carlos-SP 2010
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Universidade Federal de São Carlos
Roseli Aparecida Francisco Barbosa
O Serviço de Registro de Diplomas: relato da
reestruturação interna à UFSCar e estudo de algumas
práticas adotadas por unidades registradoras da
região sudeste
São Carlos-SP
2010
Roseli Aparecida Francisco Barbosa
O Serviço de Registro de Diplomas: relato da
reestruturação interna à UFSCar e estudo de algumas
práticas adotadas por unidades registradoras da
região sudeste
Trabalho de Conclusão de Curso de Especialização em
Gestão Pública para obtenção do título de Especialista
em Gestão Pública da Universidade Federal de São
Carlos.
Professor Orientador: Dr. Mauro Rocha Côrtes
São Carlos-SP
2010
Barbosa, Roseli Aparecida Francisco
O Serviço de Registro de Diplomas: relato da reestruturação interna à UFSCar e estudo de algumas práticas adotadas por unidades registradoras da região sudeste / Roseli Aparecida Francisco Barbosa. – São Carlos: UFSCar, 2010. 70p. Monografia de Especialização em Gestão Pública – Universidade Federal de São Carlos 1. Registro. 2. Diplomas. 3. Sistemas. 4. Avaliação. 5.
Certificação.
Roseli Aparecida Francisco Barbosa
O Serviço de Registro de Diplomas: relato da
reestruturação interna à UFSCar e estudo de algumas
práticas adotadas por unidades registradoras da
região sudeste
Monografia apresentada como pré-requisito para obtenção do
título de Especialista em Gestão Pública da Universidade Federal de
São Carlos, submetida à aprovação da banca examinadora
composta pelos seguintes membros:
_________________________________________________
Professor Orientador: Dr. Mauro Rocha Côrtes
_________________________________________________
Profa. Dra. Luzia Sigoli Fernandes Costa
_________________________________________________
Prof. Dr. Manoel Fernando Martins
São Carlos, outubro de 2010.
AGRADECIMENTOS
Ao meu pai, Francisco Francisco (in memorian), pelo exemplo.
A minha mãe, Aparecida Castral Francisco (in memorian), pela inspiração.
A minha família, João Luis, Bia e Bruna, pela paciência.
Ao meu orientador, Prof. Dr. Mauro Rocha Côrtes pela ajuda e por acreditar
em mim.
A Profa. Abigail França Ribeiro, Diretora da Consultoria em Assuntos
Educacionais – CONSAE (Belo Horizonte - MG), pelo apoio inestimável.
Se você tivesse acreditado na minha brincadeira
de dizer verdades, teria ouvido verdades que
teimo em dizer brincando. Falei muitas vezes
como o palhaço, mas nunca desacreditei da
seriedade da platéia que sorria.
Charlie Chaplin
RESUMO
No Brasil como, muito provavelmente, na maioria dos países, o registro de
um diploma é o que dá validade a ele. As Unidades Registradoras de Diplomas
(URDs) têm importância significativa ao desempenhar o papel de certificar este
documento, garantindo sua legitimidade.
É importante que se reconheça que isto nem sempre foi possível, havendo
casos de registros perdidos ou impossíveis de serem localizados, pela forma como
foram armazenados ou transcritos. Há casos de URDs que foram criadas há mais de
36 (trinta e seis) anos atrás, onde não existiam recursos de informática nem arquivos
esquematicamente elaborados para localizar informações de registros com
referências. Tais situações trazem incertezas que acabam por criar dificuldades ao
exercício profissional, com desdobramentos que podem até colocar em risco a vida
das pessoas em geral.
Este trabalho se desenvolveu em duas frentes distintas. Inicialmente
apresenta as modificações que ocorreram na URD da UFSCar nos últimos seis (6)
anos, para em seguida realizar um diagnóstico das diferentes maneiras de se
operacionalizar o registro de um diploma.
Este diagnóstico foi feito através das análises dos serviços de registro
realizados por outras universidades que possuem unidades registradoras na região
sudeste do Brasil, avaliando a maneira como este registro é operacionalizado e
quais as diferenças das formas como o trabalho é desenvolvido na unidade
registradora da UFSCar.
Palavras-chave: Registro, Diplomas, Sistemas, Avaliação, Certificação.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 Região sudeste do Brasil 8
Figura 2 A espiral do progresso em qualidade 18
Figura 3 Livros de Registro da UFSCar 26
Figura 4 Transcrições feitas em livros de registros na UFSCar 27
Figura 5 Pilhas de processos enfileirados para serem transcritos nos livros de registro
30
Figura 6 Fluxograma dos Processos executados no Registro de Diplomas da UFSCar
33
Figura 7a Fluxograma dos Processos realizados no Registro de Diplomas UFSCar – por responsável – Parte 1
34
Figura 7b Fluxograma dos Processos realizados no Registro de Diplomas UFSCar – por responsável – Parte 2
35
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 - Número de IES da região sudeste do Brasil, separadas por natureza jurídica
9
Tabela 2 - Número de IES da região sudeste do Brasil, separadas por tipo 10
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Principais diferenças entre universidade, centro universitário e faculdade
12
Quadro 2 - Diploma com enfoque diferente na Lei No. 5.540/68 e com o da Lei No. 9.394/96
23
Quadro 3 - Total de livros da UFSCar, por área e tipo 27
Quadro 4 - Respostas dos questionários enviados 40
Quadro 5 - Média por ano do valor recebido pelas universidades 43
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
UFSCar – Universidade Federal de São Carlos
URD – Unidade Registradora de Diplomas
ProAd – Pró-reitoria de Administração
USP – Universidade de São Paulo
IES – Instituições de Ensino Superior
IFs - Institutos Federais Tecnológicos
DAU - Departamento de Assuntos Universitários
LDB - Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional
MEC – Ministério da Educação e Cultura
DeRD – Departamento de Registro de Diplomas
DiRD – Divisão de Registro de Diplomas
DICA – Divisão de Controle Acadêmico da Universidade Federal de São
Carlos
Sumário
Capítulo 1 Introdução 2
Capítulo 2 Justificativa 4
Capítulo 3 Objetivos 5
Capítulo 4 Metodologia 6
Capítulo 5 Referencial Teórico 18
Capítulo 6 Histórico do Registro de Diplomas no País 21
Capítulo 7 O Registro de Diplomas na UFSCar 25
Capítulo 8 Análise de Dados e Resultados 39
Capítulo 9 Considerações Finais 45
Referências 47
Anexos 49
Anexo 1 Resolução Nº 12, de 13 de dezembro de 2007. Dispõe sobre o registro de diplomas expedidos por instituições não-universitárias.
49
Anexo 2 Extratos da Legislação citada no Capítulo 6 – Histórico do Registro de Diplomas no País
50
Anexo 3 Decreto No. 5.786, de 24 de maio de 2006 – Autorização para os Centros universitários registrarem seus próprios diplomas.
54
Anexo 4 Questionário 1 55
Anexo 5 Questionário 2 56
Anexo 6 Portaria Nº 33, DAU/MEC, de 2 de agosto de 1978, com atualizações
57
Anexo 7 Portaria GR No. 12/74, de 1º. De Abril de 1974 – Cria o Serviço de Registro de Diploma
67
Anexo 8 Extrato da Ata da 43ª. Reunião do Conselho de Curadores da UFSCar, realizada em 17 de maio de 1974 (p. 44 – Livro Ata No. 2)
68
Anexo 9 Portaria DAU 251/74 – Delega competências as Universidades
69
Anexo 10 Fluxograma – Descrição dos Símbolos (Juran, 1990) 70
2
Capítulo 1 - Introdução
O registro de um diploma é o que lhe dá validade legal. Através deste
registro uma unidade certificadora, chamada de Unidade Registradora de Diplomas
(URD), prevista legalmente, atesta que as informações ali contidas são verdadeiras
e que a pessoa portadora daquele documento pode exercer as práticas profissionais
que aquelas competências lhe permitem.
Dessa forma, um diploma registrado confere segurança aos mais distintos
atores sociais, permitindo-lhes estabelecer contratos de emprego sem precisar
verificar a veracidade dos dados, sem precisar saber, por exemplo, se a pessoa
realmente cursou um curso de Engenharia Civil ou Pedagogia, por exemplo, se
obteve aprovação em todas as disciplinas do curso, etc. Um diploma registrado
certifica que as exigências necessárias a um determinado exercício profissional
foram cumpridas.
De maneira visível, o registro se objetiva em um carimbo no verso do
diploma, com dados do processo (número sequencial por ano de registro), data do
registro, número de registro, que na UFSCar é de 6 (seis) dígitos, aposto com um
numerador manual. Este número, único para um diploma, é dado e registrado após
conferência minuciosa de toda a documentação do formando, do curso, da IES e da
verificação se o currículo do curso foi cumprido. O registro é assinado pelo reitor da
Universidade responsável pela unidade certificadora ou por um representante
nomeado por ele.
A unidade responsável por registrar um diploma de graduação se constitui
em “Entidade Certificadora”, e sua ação contribui para a eficiência de toda a
sociedade. Como consequência, deve possuir um corpo de funcionários muito bem
preparado e capacitado, com um senso de responsabilidade muito aprimorado além
de grande clareza das competências e conseqüências de seu trabalho. Esta
convicção pode ser sintetizada na citação abaixo:
Na educação superior, tão importante quanto oferecer um ensino de
qualidade, uma infra-estrutura adequada, um corpo docente capacitado
e uma coordenação competente, é assegurar a confiabilidade de seus
controles e registros, que permitirão às Instituições alcançarem um alto
3
nível de segurança e eficiência nas atividades desempenhadas e nas
informações prestadas à comunidade acadêmica e aos órgãos oficiais
de avaliação e controle, constituindo-se ainda em poderosos
instrumentos gerenciais. Guia de Estudos do XI Seminário sobre
Processo e Registro de Certificados e Diplomas nas Instituições de Ensino
Superior, realizado em 03, 04 e 05 de junho de 2009 – Belo Horizonte/MG.
Este trabalho, além de apresentar um relato das mudanças realizadas na
Unidade Registradora de Diplomas da UFSCar (URD/UFSCar) nos últimos seis (6)
anos, visando adequá-la às novas exigências deste “mercado”, também estuda os
procedimentos adotados por alguns órgãos que registram diplomas na região
sudeste, procurando indicar os pontos positivos e negativos de cada um, objetivando
aprimorar os procedimentos adotados na UFSCar.
Tema
O Serviço de Registro de Diplomas – estudo da reestruturação interna e das
práticas de algumas unidades registradoras da região sudeste.
Problema de Pesquisa
Quais foram as principais modificações na forma de organizar o setor de
registro de diplomas na UFSCar e quais são as principais práticas dos agentes
certificadores que atuam na região sudeste?
Proposição
Os procedimentos adotados para se registrar um diploma, na UFSCar,
fazem com que o serviço prestado seja mais eficiente do que os demais
certificadores da região sudeste.
4
Capítulo 2 - Justificativa
Segundo Tachikawa e Andrade (2002), está ocorrendo uma mudança na
natureza das organizações e as Instituições de Ensino Superior (IES) não fogem
deste padrão. De maneira muito sintética pode-se dizer que as formas antigas não
funcionam mais.
Percebendo essas tendências e sendo pressionada por mudanças no
ambiente institucional, a Unidade Registradora de Diplomas da UFSCar
(URD/UFSCar), nos últimos 6 (seis) anos, vem sendo reestruturada em todos os
seus processos. As mudanças que vêm sendo implementadas buscam, em última
instância, construir uma nova orientação das atividades e dos processos de
trabalhos desenvolvidos pela equipe, procurando que os mesmos possuam uma
maior “orientação para o cliente”, por assim dizer. Espera-se, que tais medidas
contribuam para que a URD/UFSCar consiga atingir o objetivo de melhor atender as
necessidades das Instituições de Ensino Superior Isoladas (fundamentalmente
faculdades públicas ou particulares), que não podem registrar seus próprios
diplomas.
Tais medidas mostraram-se particularmente adequadas após a publicação
da Resolução Nº 12, de 13 de dezembro de 2007 (Anexo 1), que passou a
responsabilidade de registrar diplomas para qualquer Universidade do país, o que
trouxe, como consequência, um aumento da concorrência entre as unidades
registradoras de diplomas. Antes da publicação da Resolução No. 12 (Anexo 1),
apenas Universidades indicadas pelo MEC podiam registrar diplomas de IES isoladas.
É importante destacar que o serviço de registro de um diploma é cobrado
das IES isoladas e tende a se constituir em importante fonte complementar de
recursos para as Universidades.
Com esta pesquisa, pretende-se tanto resgatar as modificações feitas
internamente à URD/UFSCar, quanto fazer um estudo exploratório de algumas das
práticas adotadas pelas outras unidades registradoras de diplomas existentes na
região sudeste.
Espera-se que a partir dos dados apresentados e das análises deles
decorrentes seja possível conhecer e ter uma visão geral do serviço executado e a
5
partir daí obter elementos para melhorar o serviço executado na UFSCar, bem como
oferecer às outras URDs da região sudeste a mesma oportunidade. A região
sudeste foi escolhida para fazer parte da análise por que é a que concentra um
maior número de IES isoladas no Brasil.
Atualmente a UFSCar registra diplomas para cerca de 10% (dez por cento)
das faculdades da região sudeste. Há, portanto, grande espaço para se tentar
aumentar este percentual.
6
Capítulo 3 - Objetivos
Realizar levantamento sobre algumas das práticas adotadas pelas
unidades registradoras de diploma de graduação, na região sudeste;
Comparar essas práticas com aquelas adotadas pela UFSCar;
Mostrar a importância dos recursos gerados pelo serviço de registro de
diplomas, para a UFSCar;
Relatar as principais modificações já implementadas no setor, bem
como suas consequências mais significativas.
7
Capítulo 4 – Metodologia
A metodologia indica o caminho escolhido para responder as questões
levantadas. Pode ser baseada:
Nos objetivos da pesquisa: exploratória, descritiva, experimental
ou explicativa;
Nos procedimentos de coleta: experimento, levantamento,
estudo de caso, bibliográfica, documental, participativa;
Nas fontes de informação: campo, laboratório, bibliográfica,
documental;
Na natureza dos dados: quantitativa e qualitativa.
Os estudos exploratórios não elaboram hipóteses a serem testadas no
trabalho, restringindo-se a definir objetivos e buscar maiores informações
sobre determinado assunto de estudo. Tais estudos têm por objetivo
familiarizar-se com o fenômeno ou obter nova percepção do mesmo e
descobrir novas idéias. (Ferraz, M. C. C., 2010)
Existem diversos métodos e técnicas de pesquisa para buscar atingir os
objetivos propostos. Cada problema tem uma característica diferente. Este trabalho
pode ser caracterizado como uma pesquisa exploratório-descritiva, com a aplicação
de questionário semi-estruturado, com perguntas abertas e fechadas, dirigido aos
órgãos certificadores que prestam serviços de registro de diplomas para instituições
isoladas de ensino superior.
As perguntas fechadas apresentam opções previamente elaboradas. Já as
perguntas abertas são aquelas que não podem ser respondidas com apenas uma
palavra. Normalmente elas se iniciam com "porque?", "o que?", "como?", "onde?".
Diferente das perguntas fechadas, que normalmente são respondidas com sim ou
não.
Inicialmente foi feito um levantamento do número de IES da região sudeste
do Brasil e os questionários foram enviados para todas as Universidades que
poderiam registrar diplomas para faculdades. As faculdades não podem registrar
8
diplomas e os centros universitários só podem registrar os próprios diplomas, não
podendo oferecer este serviço às IES isoladas.
O questionamento foi sobre os diferentes tipos de serviços prestados pelas
unidades registradoras, com a análise dos resultados quali-quantitativo, aplicação de
questionários com perguntas abertas – questões com respostas livres, e fechadas –
com opções pré-definidas de respostas.
Os questionários foram enviados por e-mail para o representante do órgão
registrador das Universidades da região sudeste.
A região sudeste (Figura 1) é a que têm maior número de IES isoladas no
país, detectando assim um maior oferecimento do serviço de registro.
Figura 1 - região sudeste do Brasil
As Instituições de Ensino Superior (IES) isoladas são as que não possuem
status de universidade e nem de centro universitário, podendo ser particulares ou
públicas. As IES isoladas públicas geralmente são municipais.
As IES podem ser organizadas por natureza jurídica e tipo.
As naturezas jurídicas são:
Públicas – sem fins lucrativos
o Federais
o Estaduais
o Municipais
Privadas
9
Os tipos são:
Universidades
Centros universitários
faculdades
Institutos Federais Tecnológicos (IFs)
As tabelas 1 e 2 foram montadas por consulta, em agosto de 2009, no site
do MEC/SESU (Ministério da Educação e Cultura, Secretaria de Educação do
Ensino Superior).
A Tabela 1 apresenta os números de IES por natureza jurídica, na região
sudeste do Brasil.
Estados
Total das públicas e das privadas
TOTAL PÚBLICAS TOTAL
PÚBLICAS PRIVADAS FEDERAIS ESTADUAIS MUNICIPAIS
São Paulo 5 26 23 54 561 615
Minas Gerais 17 5 8 30 308 338
Rio de Janeiro
10 14 2 26 122 148
Espírito Santo
2 1 1 4 99 103
Total 34 46 34 114 1.090 1.204
Tabela 1 - Número de IES da região sudeste do Brasil, separadas por natureza jurídica.1
Percebe-se que as IES públicas somam apenas 114 Instituições, o que
representa apenas 9,4% das IES da região, com as federais ocupando 29,8% desta
parte, metade delas no estado de Minas Gerais.
1 http://portal.mec.gov.br/index.php?option=com_content&view=article&id=287&Itemid=354.
Acesso em 18/08/2009.
10
Na Tabela 2 estas IES estão organizadas por tipo.
Estados
Total por tipo de IES
TOTAL UNIVERSIDADES
CENTROS UNIVERSITÁRIOS
FACULDADES IF
São Paulo 39 48 527 1 615
Minas Gerais 22 16 294 6 338
Rio de Janeiro
18 17 110 3 148
Espírito Santo
1 3 98 1 103
Total 80 84 1.029 11 1.204
Tabela 2 - Número de IES da região sudeste do Brasil, separadas por tipo.2
Na Tabela 2 se observa que as Universidades representam 6,6% da IES,
com os Centros universitários ocupando posição muito próxima 6,9. Já os IFs,
antigos CEFETs, representam apenas 0,91% das IES na região sudeste.
Da Tabela 2 também se pode verificar que a demanda pela contratação do
serviço de registro de diplomas, representada basicamente pelas faculdades, é
bastante expressiva. São 1.029 (mil e vinte e nove) instituições demandando tal
serviço, o que representa 85,4% das IES da região.
Também é importante destacar que o foco desta pesquisa está concentrado
nas 80 (oitenta) Universidades da região sudeste, um vez que são elas que podem
registrar diplomas para os cursos existentes nas 1.029 (um mil e vinte e nove)
faculdades da região. São essas universidades que podem possuir um serviço de
registro de diplomas semelhante ao existente na UFSCar.
Os centros universitários e os institutos federais podem registrar seus
próprios diplomas, mas não podem registrar diplomas de faculdades isoladas. Os
IFs possuem status de um centro universitário.
Os centros universitários receberam autorização para registrarem seus
próprios diplomas a partir de 2006, com a publicação do Decreto No. 5.786, de 24 de
maio de 2006 (Anexo 3), que dispõe sobre os centros universitários e dá outras
providências, como estabelecer critérios para o corpo docente, criação de cursos
etc.
2 http://portal.mec.gov.br/index.php?option=com_content&view=article&id=287&Itemid=354.
Acesso em 18/08/2009.
11
As diferenças entre os três (3) tipos de IES, quanto ao registro de diplomas,
são:
Universidades – registram seus próprios diplomas e podem
registrar diplomas de faculdades isoladas (municipais, estaduais ou
particulares);
Centros universitários – podem registrar apenas os seus próprios
diplomas;
Faculdades – não podem registrar seus próprios diplomas.
As diferenças quanto às atividades são que as Universidades devem
oferecer atividades de ensino, pesquisa e extensão, os centros universitários
precisam ter cursos de graduação em vários campos do saber e as faculdades
podem atuar em um número pequeno de áreas do saber.
Apenas as Universidades e os centros universitários possuem autonomia
para criação de cursos. As faculdades só podem criar cursos com autorização do
MEC.
A quantidade, a titulação e o regime de trabalho do corpo docente são
critérios importantes, segundo o MEC, para determinar o status de uma instituição
de ensino. As Universidades têm que apresentar pelo menos um terço do corpo
docente com título de mestre ou doutor, contratados em regime de tempo integral.
Os centros universitários devem ter no mínimo um terço do corpo docente com
mestrado ou doutorado, com pelo menos um quinto trabalhando em regime de
tempo integral. As faculdades devem possuir docentes com pelo menos pós-
graduação lato sensu e não precisam ser contratados com regime de trabalho de
tempo integral.
As faculdades não precisam oferecer cursos de pós-graduação, os centros
universitários podem oferecer menos do que 4 (quatro) cursos e as Universidades
têm que oferecer pelo menos 4 (quatro) cursos de pós-graduação stricto sensu
(mestrado e doutorado), sendo 1 (um) de doutorado.
As principais diferenças entre os três(3) tipos de IES – Universidade, centro
universitário e faculdade - estão listados e discriminados no Quadro 1.
12
Universidade Centro universitário Faculdade
Atividades
Devem oferecer, obrigatoriamente,
atividades de ensino, de pesquisa e de
extensão (serviços ou atendimentos à
comunidade) em várias áreas do saber
Têm graduações em vários campos do saber
Atuam em um número pequeno de áreas do saber. Muitas vezes, são especializadas e
oferecem apenas cursos na área de
saúde ou de economia e administração, por
exemplo.
Autonomia
Tem autonomia e podem criar cursos
sem pedir permissão ao MEC.
Tem autonomia e podem criar cursos sem pedir permissão ao MEC.
Tem de pedir autorização do Ministério da
Educação - ou seja, não tem autonomia
para criar programas de ensino
Titulação dos
docentes
Um terço do corpo docente, pelo menos,
deve ter título de mestrado ou
doutorado. Quanto maior a titulação dos
professores, mais tempo de pesquisa e mais experiência para
transmitirem aos estudantes
Ter, no mínimo, um terço do corpo docente com mestrado ou doutorado
O corpo docente tem de ter, no mínimo, pós-graduação lato sensu -
menores do que os mestrados e doutorados
Dedicação dos
docentes
Um terço do professorado deve ter contrato em regime de tempo integral - esses são os profissionais
que costumam oferecer maior dedicação à instituição.
Ter, pelo menos, um quinto dos professores
contratados em regime de tempo integral
____
Pós-graduação
Desenvolver, pelo menos, quatro
programas de pós-graduação stricto
sensu (mestrado e doutorado) com boa qualidade - um deles
deve ser de doutorado
São menores do que as Universidades e têm menor exigência de programas de
pós-graduação.
____
Quadro 1 - Principais diferenças entre Universidade, centro universitário e faculdade. Fonte: Clipping Educacional de 09/03/2010 – Matérias de Hoje – Portal UOL Educação -
Saiba qual é a diferença entre faculdade, centro universitário e Universidade – Simone Harnik em São Paulo. Revista eletrônica diária, solicitada no link
http://www.consae.com.br/clipping.php.
13
Como já indicado anteriormente, a população de interesse deste trabalho
são as 80 Universidades (públicas e privadas) existentes na região sudeste.
A identificação deste universo foi a primeira parte do trabalho de campo.
Para realizá-lo foi feito um levantamento no site do MEC/SESU, do número de
Universidades existentes.
Após a realização deste levantamento e da identificação dos endereços
eletrônicos e dos contatos de cada uma destas instituições, foi elaborado um
questionário (Anexo 4) com apenas quatro (4) questões. O objetivo deste
questionário era o de identificar quais instituições desenvolviam atividades de
registro de diplomas para terceiros e também quais delas estariam dispostas a
participar da pesquisa que estava sendo desenvolvida.
O e-mail foi enviado em agosto de 2009, com o seguinte texto:
Bom dia Srs. Meu nome é Roseli, sou chefe do Departamento de Registro de Diplomas da Universidade Federal de São Carlos - UFSCar - SP. Estou fazendo um curso de Pós-Graduação Lato Sensu em Gestão Pública, aqui na UFSCar, sob orientação do Prof. Dr. Mauro Rocha Côrtes, do Departamento de Engenharia de Produção da UFSCar. Minha monografia tem por objetivo analisar as principais diferenças na forma de operacionalizar o registro entre instituições da região sudeste do Brasil. Neste primeiro momento, pedimos a sua cooperação respondendo as quatro (4) questões formuladas abaixo. 1) Esta instituição possui uma unidade (órgão, setor, seção) registradora de diploma? a. Sim ( ) Não ( ) 2) Se sim: registra para outras instituições de ensino superior? Quantas, em média, nos últimos 3 anos (2006, 2007 e 2008)? E qual a previsão para o ano corrente (2009)? 3) Se não: em qual instituição registra os seus diplomas? Quais as razões por ter escolhido esta instituição? 4) Esta instituição pretende registrar diplomas em futuro próximo, ou esta decisão ainda não está tomada? Desde já, agradeço e informo que nos comprometemos a compartilhar o resultado das análises com aqueles que se dispuserem a participar.
14
Informo também que NENHUMA INSTITUIÇÃO SERÁ IDENTIFICADA no trabalho. Atenciosamente, Roseli
Roseli Aparecida Francisco Barbosa Universidade Federal de São Carlos – UFSCar Via Washington Luís, Km 235 Caixa Postal 676 CEP 13565-905São Carlos-SP Fone: (16) 3351-8127 São Carlos – SP Orientador: Prof. Dr. Mauro Rocha Côrtes Departamento de Engenharia de Produção Universidade Federal de São Carlos tel.: (16) 33519525 E-mail: [email protected] http://www.dep.ufscar.br/docentes_desc.php?uid=149
Os questionários semi-estruturados foram realizados mediante a utilização
de questões previamente preparadas, que serviram como eixo orientador desta
pesquisa.
Das instituições consultadas, apenas 19% (15) retornaram o e-mail. Destas,
por sua vez, sete (47%), informaram não possuir unidades registradoras de diplomas
para terceiros, ou seja, registravam apenas os diplomas de seus próprios alunos.
Uma IES universitária pode criar uma unidade registradora para oferecer esse tipo
de serviço para as IES isoladas, mas se observa que nem todas se interessaram em
criar unidades como esta, registrando apenas seus próprios diplomas. Portanto,
para este trabalho, apenas 8 (oito) universidades foram analisadas.3
Após essa identificação, foi enviado um segundo questionário, esse mais
específico, para as 8 (oito) universidades alvo da nossa pesquisa, pedindo detalhes
sobre a maneira de operacionalizar o registro de diplomas.
O e-mail com o questionário 2 (Anexo 5) foi enviado no final do mês de
setembro de 2009, com o seguinte texto:
3 Ainda que não exista sustentação estatística para tanto, pode-se especular que, se esta
porcentagem for mantida em relação à população de universidades da região sudeste, das 80 (oitenta) existentes, cerca de 40 (quarenta) é que devem ter constituído unidades registradoras de diplomas que prestam serviço de registro de diplomas para terceiros.
15
Bom dia Srs. Conforme informado no e-mail anterior, que meu nome é Roseli, sou diretora da Divisão de Registro de Diplomas da Universidade Federal de São Carlos - UFSCar - SP. Estou fazendo um curso de Pós-Graduação Lato Sensu em Gestão Pública, aqui na UFSCar, sob orientação do Prof. Dr. Mauro Rocha Côrtes, do Departamento de Engenharia de Produção da UFSCar. Minha monografia tem por objetivo analisar as principais diferenças na forma de operacionalizar o registro entre instituições da região sudeste do Brasil. Dando continuidade a nossa pesquisa, gostaria que respondessem as seguintes questões:
1. Prazo de entrega do diploma registrado 2. Valor cobrado pelo serviço 3. Quantidade de documentos exigidos no processo 4. Suporte – Como o registrador atende às dúvidas? 5. Tempo que leva para cancelar um processo com pendência 6. Tipo de pendências mais comuns
Desde já, agradeço e informo que nos comprometemos a compartilhar o resultado das análises com os Srs. Informo também que NENHUMA INSTITUIÇÃO SERÁ IDENTIFICADA no trabalho. Atenciosamente, Roseli
Roseli Aparecida Francisco Barbosa Universidade Federal de São Carlos – UFSCar Via Washington Luís, Km 235 Caixa Postal 676 CEP 13565-905 São Carlos-SP Fone: (16) 3351-8127 São Carlos – SP Orientador: Prof. Dr. Mauro Rocha Côrtes Departamento de Engenharia de Produção Universidade Federal de São Carlos tel.: (16) 3351-9525 E-mail: [email protected] http://www.dep.ufscar.br/docentes_desc.php?uid=149
O segundo questionário pretendeu conhecer alguns aspectos associados à
idéia de eficiência da unidade registradora, que se traduz, fundamentalmente, no
prazo de entrega de um diploma registrado, no tipo de suporte oferecido e no preço
desse serviço.
16
A questão 1 do Questionário 2 (Anexo 5) tinha o objetivo de identificar o
tempo médio para entregar um diploma registrado, após a entrada do processo na
Universidade registradora. Essa questão é importante por que quanto menor o prazo
de entrega de um diploma registrado, mais eficiente é a unidade certificadora e o
serviço se torna mais atrativo para uma IES isolada.
A questão 2 teve como motivação saber o valor cobrado pelo serviço de
certificação de um diploma de graduação. Quanto menor esse valor, menor o custo
para registrar um diploma, o que também tornaria uma unidade registradora mais
atrativa para uma IES isolada. É importante ressaltar que esse valor não é
controlado pelo MEC, cabendo a cada universidade estabelecer o valor que cobrará
pelo serviço.
A razão da questão 3 foi conhecer os documentos exigidos para a
montagem do processo, além do Diploma, do Histórico Escolar do curso, do
comprovante de conclusão do ensino médio e do documento de identificação A
legislação que cuida da formação de um processo determina quais os documentos
necessários, e, após análise, essa quantidade não passa de 4 (quatro) documentos
atualmente, conforme podemos observar no Anexo 6 - Portaria Nº 33, DAU/MEC, de
2 de agosto de 1978, com atualizações.
Apesar desta portaria, uma unidade registradora pode exigir documentos
adicionais, de maneira que o número total de documentos exigidos por cada unidade
registradora pode variar. Entretanto, ele sempre está relacionado com o tempo de
entrega de um diploma registrado, pois quanto maior o número de documentos
exigidos maior será o tempo necessário para a conferência dos mesmos e maior
deverá ser o prazo de entrega do diploma registrado.
A questão 4 tratou do tipo de suporte oferecido pelas unidades registradoras
aos seus clientes para solucionar problemas encontrados nos processos de registro.
Qual é o meio utilizado pela URD para dar apoio a uma IES isolada quando o
processo de registro apresenta problemas? A importância dessa questão é que
quanto mais ágil o suporte, mais rápido uma IES isolada pode resolver uma
pendência de um processo e por consequência, menor o prazo para uma IES
receber o diploma registrado. O suporte às dúvidas também capacita a IES isolada
aumentando a qualidade na confecção da documentação e montagem de um
processo de registro diploma.
17
A questão 5 está relacionada com a anterior, pois a URD que cancela um
processo de registro de diploma costuma exigir uma maior agilidade da IES isolada
em resolver as pendências dos processos. Se a IES isolada não resolver no prazo
estipulado pode ocorrer o cancelamento do processo de registro daquele conjunto
de diplomas. No cancelamento de um processo, em decorrência do não
cumprimento do prazo estipulado pela unidade registradora para resolver os
problemas encontrados, as IES precisam dar entrada novamente na documentação
para o registro, pagando pelo serviço uma segunda vez, o que dobra o custo do
serviço prestado.
18
Capítulo 5 - Referencial Teórico
Este trabalho pretende analisar alguns aspectos das diferentes maneiras
que as unidades registradoras das Universidades da região sudeste do Brasil
utilizam para operacionalizar o registro de diplomas de IES isoladas (públicas ou
privadas). Também faz uma análise das alterações que ocorreram nas atividades e
tarefas deste serviço realizados pela URD/UFSCar, nos últimos anos.
Uma IES, quando procura um serviço de registro, necessita da certificação
dos diplomas emitidos por ela. Neste mercado não são identificados nichos
específicos, sendo a qualidade do serviço prestado um diferencial competitivo
importante para uma URD. Atributos associados à qualidade deste serviço são a
rapidez, o suporte oferecido para dar apoio na formação da documentação e na
resolução de problemas que vierem a ocorrer. Outro aspecto importante é a
legitimidade da Universidade que está oferecendo o serviço de registro. Esta
legitimidade deriva tanto dos aspectos ligados à qualidade dos serviços prestados,
quanto da seriedade e reputação da Universidade que oferece o serviço de registro.
A Figura 2 apresenta um esquema associado ao desenvolvimento de um
produto – no caso em questão, um diploma registrado.
Figura 2 - A espiral do progresso em qualidade. (Juran, 1990 – p. 5)
No caso do registro, o importante é perceber que sempre há a possibilidade
de aprimoramento na forma de preparar a documentação que comporá o processo,
e que para tanto o próprio retorno do cliente – IES isolada – constitui informação
importante para modificar e melhorar o produto.
19
Este assunto é muito pouco estudado e a bibliografia é muito escassa. O
serviço de registro de um diploma, tratado também como certificação, é pouco
conhecido no meio administrativo e acadêmico das instituições de ensino, e a
padronização do serviço, entre os vários órgãos registradores, praticamente não
existe.
O diploma registrado é um documento pelo qual se reconhece oficialmente,
uma formação educacional, que dá direito a um dado exercício profissional.
Atualmente, um diploma registrado também é considerado um documento de
identificação do seu portador.
Para um leigo no assunto, o registro de um diploma é apenas um carimbo no
verso desse diploma, assinado e cadastrado. Mas esta é uma visão muito
reducionista.
Em termos práticos, pode-se dizer que o registro de um diploma aparece
como uma inscrição, uma anotação, um apontamento de uma informação
importante. Entretanto, tal informação só pode ser materializada após um criterioso
processo de conferência documental. O número de registro de um diploma é único
para aquele formando, naquela instituição, para aquele curso e permanecerá
cadastrado e guardado eternamente em uma unidade registradora vinculada a uma
Universidade.
Em termos gerais, a noção de qualidade está associada a maneira de se
realizar um serviço. No caso em questão, a qualidade vincula-se aos controles e ao
rigor envolvidos na certificação de um documento, além de envolver prazo de
entrega, atendimento, segurança em guardar os dados etc.
O aprimoramento e a melhoria da qualidade nos serviços executados para
certificar um diploma se tornou imprescindível para as universidades que querem
continuar a oferecer este serviço, após a publicação da Lei que autorizou qualquer
universidade a registrar diplomas de IES isoladas (Anexo 1). Antes as universidades
eram indicadas pelo MEC e não havia concorrência. As IES não podiam escolher
onde registrar seus diplomas.
As universidades precisam realizar este trabalho seguindo a legislação
vigente, acompanhando a publicação dos órgãos legisladores do governo federal e
estadual que regulamentam o funcionamento e a execução da certificação daquele
documento.
20
Segundo Juran (1990), para se obter resultados na qualidade de um serviço,
é necessário estabelecer metas e planos, atribuir responsabilidades e, quando
possível, recompensar com base nos resultados.
Na UFSCar, a introdução de um sistema de informática no controle e
anotação dos registros foi uma das principais alterações feitas, e que resultou na
melhoria do atendimento das IES que registram diplomas na UFSCar. Essas
anotações eram feitas em livros de registro, manuscritos.
A resolução de problemas organizacionais, além do suporte de tecnologia e
de ferramentas gerenciais, também exige uma postura específica do gestor,
responsável pela condução da solução do problema.
Todo o processo de melhoria do trabalho de uma organização envolve
algum tipo de método. Contemporaneamente, o Benchmarking tem sido muito
utilizado.
Segundo Melo (2001), a melhoria contínua passou a ser uma arma
poderosíssima para aqueles que desejam manterem-se competitivos. O
Benchmarking é uma ferramenta que busca pelas melhores práticas que levarão ao
desempenho superior, garantindo a permanência da organização no mercado
competitivo.
Melo (2001) destaca o Benchmarking como um ciclo de cinco etapas:
1. Determinar o que fazer;
2. Formar uma equipe;
3. Identificar os parceiros;
4. Coletar e analisar as informações;
5. Agir.
Ainda que de forma um tanto assistemática, as modificações implementadas
na URD a UFSCar foram conduzidas seguido tais passos e estão registradas no
capítulo 6.
21
Capítulo 6 – Histórico do Registro de Diplomas no País
No Brasil, a regulamentação dos órgãos registradores tem início com a
regulamentação do ensino superior. O primeiro documento legal que se tem registro
é o Decreto 3890, de 01/01/1901 (Anexo 2, item 1), que aprovou o Código dos
Institutos Oficiais de Ensino Superior e Secundário, dependentes do Ministério da
Justiça e Negócios Interiores, criando, no seu artigo 247º, o livro de registro dos
títulos do pessoal do estabelecimento. Posteriormente, o Decreto 8659, de
05/04/1911 (Anexo 2, item 2), aprovou a Lei Orgânica do Ensino Superior e do
Fundamental na Republica e trata de certificados, no seu art. 124, sem tratar de
registro.
O Decreto 11530, publicado em 18/03/1915 (Anexo 2, item 3), reorganizou o
Ensino Secundário e o Ensino Superior da República e regulamentou que as
academias que pretendiam que seus diplomas fossem registrados nas repartições
federais, a fim de produzirem os fins previstos em leis vigentes, deveriam requerer
ao Conselho Superior do Ensino o depósito da quota de fiscalização na Delegacia
Fiscal do Estado em que funcionavam. Esse decreto também deixou a critério do
regimento interno de cada instituto a forma de confeccionar os seus certificados e
diplomas.
O Decreto 16782-A, de 13/01/1925 (Anexo 2, item 4), tratou da Reforma do
Ensino Superior e criou o Departamento Nacional do Ensino (DNE). O art. 278
passou a responsabilidade de registrar diplomas ao DNE. É interessante observar
que o prazo dado aos institutos para remeterem seus diplomas era de 30 (trinta) dias
contados a partir da data da colação de grau dos concluintes dos cursos. Atualmente
não existe legislação que contemple o prazo para emissão de um diploma de
conclusão de curso de graduação.
Outra questão é que neste decreto aparece pela primeira vez na história da
legislação do Brasil, a possibilidade de revalidação de um diploma estrangeiro. A
revalidação de um diploma é o que lhe dá validade nacional, sendo que neste
decreto, os diplomas expedidos por institutos de ensino superior estrangeiros
passariam a ser revalidados em institutos federais congêneres.
O Decreto 19851, de 11/04/1931, entre outras providências, tratou, no Título
22
X, arts. 87 a 91, dos diplomas e dignidades4 universitárias, mas não tratou de
registro. Regulamentou a expedição de diplomas, certificados e diploma de
professor honoris causa, sendo este último a mais alta dignidade conferida pelas
Universidades brasileiras.
Em 20 de dezembro de 1961, foi publicada a Lei 4024/61, que
regulamentou, pela primeira vez no país, as Diretrizes e Bases da Educação
Nacional. Seu artigo 102, em Disposições Gerais e Transitórias, passou a
responsabilidade de registrar diplomas para os órgãos do Ministério da Educação e
Cultura.
A partir de 1968, regulamentados pela Lei No. 5.540, de 28/11/1968 e pelo
Decreto Lei No. 464, de 11/01/1969 os registros de diplomas no país passaram a ser
feitos por Universidades federais e estaduais designadas pelo MEC. A Lei 5540/68,
também fixou normas de organização e funcionamento do ensino superior e sua
articulação com a escola média.
O Decreto – Lei 464/69, de 11 de fevereiro de 1969, no seu artigo. 9º,
complementou a Lei nº 5.540, sendo que o registro de diplomas em universidades
oficiais passou a ser feito por delegação do Ministério da Educação e Cultura e os
cursos reconhecidos pelo Conselho Federal de Educação, sujeitos a registro com
validade nacional.
Com a publicação da Lei 9.394/96, em 23 de dezembro de 1996, foram
estabelecidas as novas Diretrizes e Bases da Educação Nacional - LDB,
regulamentando que os diplomas expedidos pelas universidades serão por elas
próprias registrados e aqueles conferidos por instituições não-universitárias serão
registrados por universidades indicadas pelo Conselho Nacional de Educação.
Com a publicação da atual LDB o enfoque do diploma conferido ao formando
mudou. Na LDB No. 5.540/68, os diplomas conferiam capacitação para o exercício
profissional, na área abrangida pelo currículo do curso. Já na LDB No. 9.394/96 o
enfoque do diploma passou para a formação recebida pelo seu titular. Os diplomas
de cursos superiores registrados passam a configurar prova da formação recebida
por seu titular, não importando mais a capacitação profissional, aumentando a
4 Uma dignidade universitária é um título honorífico atribuído a um professor universitário que define
uma linha de honestidade e ações corretas baseadas na justiça e nos direitos humanos, construída através dos anos criando uma reputação moral favorável, respeitando todos os códigos de ética e cidadania e nunca os transgredindo, ferindo a moral e os direitos de outras pessoas. http://pt.wikipedia.org/wiki/Dignidade - Acesso em 18/08/2010.
23
responsabilidade do seu registro e dos órgãos registradores.
O Quadro 2 resume estas diferenças:
DIPLOMA: DIFERENÇA ENTRE A LEGISLAÇÃO ANTERIOR E A ATUAL
LEI No. 5.540/68 LEI No. 9.394/96
Art. 27. Os diplomas expedidos por universidade federal ou estadual nas condições do art. 15 da Lei nº. 4.024, de 20/12/1961, correspondentes a cursos reconhecidos pelo Conselho Federal de Educação, bem como os de cursos credenciados de pós-graduação serão registrados na própria universidade, importando em capacitação para o exercício profissional na área abrangida pelo respectivo currículo, com validade em todo o território nacional.
§ 1º O Ministério da Educação e Cultura designará as universidades federais que deverão proceder ao registro de diplomas correspondentes aos cursos referidos neste artigo, expedidos por universidades particulares ou por estabelecimentos isolados de ensino superior, importando o registro em idênticos direitos.
§ 2º nas unidades da Federação, em que haja universidade estadual, nas condições referidas neste artigo, os diplomas correspondentes aos mesmos cursos, expedidos por estabelecimentos isolados de ensino superior, mantidos pelo Estado, serão registrados nessa universidade.
Art. 48 Os diplomas de cursos superiores reconhecidos, quando registrados, terão validade nacional como prova da formação recebida por seu titular.
§ 1º Os diplomas expedidos pelas universidades serão por elas próprias registrados, e aqueles conferidos por instituições não-universitárias serão registrados em universidades indicadas pelo Conselho Nacional de Educação.
§ 2º Os diplomas de graduação expedidos por universidade estrangeiras serão revalidados por universidades públicas que tenham curso do mesmo nível e área ou equivalente, respeitando se os acordos internacionais de reciprocidade ou equiparação.
§ 3º Os diplomas de Mestrado e de Doutorado expedidos por universidades estrangeiras só poderão ser reconhecidos por universidades que possuam cursos de pós-graduação reconhecidos e avaliados, na mesma área de conhecimento e em nível equivalente ou superior.
Quadro 2 - Diploma com enfoque diferente na Lei No. 5.540/68 e com o da Lei No. 9.394/96.
Em 1977, ocorreu um Encontro dos Chefes dos Setores de Registro de
Diplomas das Universidades Oficiais, onde foi gerada a Portaria DAU/MEC No.
33/78, com instruções detalhadas sobre como elaborar um diploma e um histórico
escolar no país. Esta portaria está em vigor até a presente data, com publicações
posteriores atualizando ou revogando alguns artigos. (Anexo 6)
Mais recentemente foi publicada a Resolução 12, de 13 de dezembro de
2007 (Anexo 1), que passou o registro de diplomas expedidos por IES não-
universitárias para universidades credenciadas pelo Conselho Nacional de
24
Educação, independente de autorização prévia daquele Conselho. Esta autorização
foi dada para as universidades públicas e privadas. Antes da publicação dessa
resolução, somente as universidades públicas e indicadas pelo MEC podiam
registrar diplomas de faculdades isoladas.
25
Capítulo 7 – O Registro de Diplomas na UFSCar
Na Universidade Federal de São Carlos, a Unidade responsável pelo registro
de diplomas foi criada em 1/04/1974, através da Portaria GR 12/74, e era
denominada Seção de Registro de Diplomas – SRD/UFSCar (Anexo7). Sua criação
se deu a pedido do Departamento de Assuntos Universitários – DAU do governo
federal, “em virtude do acúmulo de serviço cometido à USP, que ocasionava sérios
inconvenientes, como, por exemplo, demora de mais de seis meses no
processamento”, conforme Ata da 43ª. Reunião do Conselho de Curadores da
UFSCar, de 17 de maio de 1974. (Anexo 8).
Estava vinculada à Divisão de Informação e Controle Acadêmico - DICA, que
por sua vez estava subordinada à Secretaria Geral. Posteriormente, em 29 de
novembro de 1995, foi deslocada para a Pró-Reitoria de Administração – ProAd,
permanecendo com este vínculo até a presente data.
A Universidade Federal de São Carlos (UFSCar) recebeu delegação do
Departamento de Assuntos Universitários para registrar diplomas das instituições da
Região de Ribeirão Preto e da Região de São José do Rio Preto, conforme Portaria
DAU 251/74 (Anexo 9). O estado de São Paulo foi dividido em 3 (três) distritos geo-
educacionais5, que estavam separados na Universidade Estadual de Campinas –
UNICAMP, na Universidade de São Paulo – USP e na UFSCar. No caso da
UFSCar, o distrito compreenderia a região centro-oeste do estado de São Paulo.
É importante destacar que todo este trabalho de registrar diplomas foi
iniciado em uma época onde os recursos de informática praticamente não existiam.
Para se obter um registro o número de documentos exigidos pela SRD,
necessários para compor um processo, era grande e sua checagem
exageradamente criteriosa, avançando sobre responsabilidades devidas a outros
agentes públicos. Até 2003 o Registro era cadastrado em livros especialmente
criados para esta finalidade, chamados “Livros de Registros”, catalogados em ordem
numérica e separados por área de estudos, como pode ser observado na figura 3.
5 Distrito é um tipo de divisão administrativa, gerenciada por um governo local. Eles variam muito em
tamanho, abrangendo regiões inteiras, ou condados, vários municípios, ou subdivisões de municípios. Distritos Geo-educacionais seriam sub-divisões de número de entidades educacionais dentro de cada distrito geográfico. Esta divisão foi feita pelo MEC para distribuir melhor o número de faculdades isoladas para cada Universidade registradora. Também foi levada em conta a distância da faculdade com a Universidade que prestaria o serviço de registro de seus diplomas.
26
As áreas eram CHU – Ciências Humanas, CMB – Ciências Médicas e
Biológicas e CEx – Ciências Exatas.
Para ser registrado, um diploma era carimbado, numerado e assinado, e
esses dados eram armazenados (escritos manualmente) somente nos livros,
teoricamente em ordem numérica de número de registro. Essa ordem de
armazenamento não era seguida de maneira rigorosa, pois não havia nenhuma
referência para localizar um número de registro nos livros.
Figura 3 - Livros de Registro da UFSCar
Cada página do livro continha 8 (oito) transcrições de registro e cada livro
possuía 400 páginas, totalizando 2.800 (dois mil e oitocentos) registros anotados em
cada livro. No verso do diploma, no carimbo do registro, era transcrito também o
número e área do livro (CHu, CEx ou CMB) e número da folha onde esse registro foi
transcrito, criando um vínculo com os dois tipos de informação: diploma registrado e
local do livro onde foi feita a anotação do registro.
No Quadro 3 é apresentada a quantidade de livros gerados no período de
1974 a 2003, pelo SRD/UFSCar:
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No. Livros Área
93 Ciências Humanas – CHU – IES Isoladas
13 Ciências Exatas – CEX – IES Isoladas
26 Ciências Médicas e Biológicas – CMB – IES Isoladas
4 UFSCar Graduação
4 UFSCar Pós-Graduação
140 TOTAL
Quadro 3 - Total de livros da UFSCar, por área e tipo.
As transcrições eram detalhadas, com nome do formando, número do
registro, filiação, data de nascimento, curso, estabelecimento onde concluiu o ensino
superior, ano de conclusão, grau, expedição do diploma, número do processo.
Também eram transcritos no diploma: o número do registro (único para
aquele formando, naquele curso, naquela instituição de ensino), data, número e área
do livro, folha em que foi anotado, número do processo (sequencial por ano). Após
assinatura final, os diplomas eram devolvidos à instituição que solicitou o serviço. Os
processos eram, então, arquivados no SRD/UFSCar.
É importante destacar que, na maioria das vezes, nem todos os dados eram
preenchidos, e não havia nenhuma ação para tratar desta questão.
A Figura 4 apresenta um modelo de transcrição realizada:
Figura 4 - Transcrições feitas em livros de registros na UFSCar.
28
Nos anos de 2002 e 2003, a partir de estudos realizados por uma equipe de
pesquisadores do Departamento de Engenharia de Produção da UFSCar, foi
detectado que a unidade de registro de diplomas da UFSCar estava desatualizada e
com muitos processos desnecessários e obsoletos. Estes estudos geraram um
relatório elaborado pelo então formando do curso de Engenharia de Produção Muris
Lage Junior, sob orientação do Prof. Dr. Ricardo Siloto, à época Pró-reitor de
Administração.
No ano de 2004 a administração superior da UFSCar concluiu pela
necessidade de melhoria dos processos organizacionais visando atender melhor as
IES isoladas que apresentavam seus diplomas para serem registrados. Naquele
momento, o prazo médio de entrega dos diplomas registrados passava de 2 (dois)
anos.
O serviço de registro de um diploma foi, então, reestruturado, sendo que as
3 principais mudanças foram:
1. Mudança na forma de corrigir um processo: o processo possui
teoricamente 2 (duas) partes para serem conferidas –
documentação e currículo. Essas partes eram corrigidas por
conferentes diferentes, sem ordem e nem divisão específica. Isso
ocasionava uma demora, visto que tratam-se de tarefas
independentes que não eram vistas desta forma pelos
conferentes. As duas tarefas passaram a ser atribuídas a um
único conferente, para um mesmo processo. Este conferente,
além de analisar a documentação e o currículo, também passou a
ter a responsabilidade sobre essa conferência junto à IES que
enviou a documentação para registro.
2. Informatização da unidade: o Registro de Diplomas possuía
apenas 2 (dois) microcomputadores – um na sala da chefia e
outro com um conferente, que introduzia os dados de registro em
um sistema precário, elaborado em uma base de dados
desatualizada. Com a informatização do departamento, todos os
conferentes receberam um microcomputador, agilizando
sobremaneira a conferência de um processo.
3. Os diplomas emitidos pela UFSCar também eram conferidos.
Esses processos já tinham sido conferidos antes de chegarem ao
29
Registro de Diplomas. O de graduação era conferido pela DICA e
o de pós-graduação, pela secretaria do programa de pós-
graduação e pela ProPG (Pró-reitoria de Pós-graduação). Com o
término dessa conferência, pode-se dedicar mais tempo na
conferência de processos de IES isoladas.
As unidades registradoras, assim como várias unidades administrativas das
universidades, sofreram um impacto com importantes transformações, com a
introdução dos computadores. Houve uma verdadeira revolução nos meios e
métodos de trabalho, visando um aumento significativo na eficiência dos serviços
prestados, maior velocidade para desenvolver as tarefas e um conhecimento
crescente dos fluxos dos processos.
Através da rede de informação desenvolvida dentro da unidade, houve um
vínculo entre as áreas de conhecimento e os processos foram reduzidos, com
algumas etapas excluídas, reduzindo o tempo para se obter o produto final: o
diploma registrado.
Essas mudanças constituíram um longo processo, que foi da proposição de
determinada modificação, passando por sua definição, treinamento do pessoal e
implementação. Estes processos incluíram uma gama de relações e decisões que
foram aceitas pela equipe que trabalhava na unidade. A produção foi planejada,
criando um processo de melhoria contínua, para se chegar ao produto com maior
velocidade.
Para adquirir as informações dos funcionários foi necessário contornar
problemas internos na unidade: ambiente de acusação e culpa inibindo o fluxo livre
de comunicação, relações chefe-subordinado influenciando as informações
fornecidas e conflito de lealdades, onde os funcionários escondiam informações para
não criarem problemas para seus colegas.
Foi necessário um grande trabalho de relacionamento que teve por objetivo
fazer com que as pessoas voltassem a sentir orgulho pelo trabalho realizado
(Deming, 1990). O atendimento direto do conferente com o representante da IES
motivou o funcionário do Registro da UFSCar, que começou a ver e sentir resultados
diretos do seu trabalho.
Houve inicialmente a necessidade imediata de redução do tempo de entrega
do diploma registrado e redução de papéis armazenados na unidade.
30
Figura 5 - Pilhas de processos enfileirados para serem transcritos nos livros de registro.
A partir do ano de 2005, começou a ser utilizado um sistema informatizado
desenvolvido por uma outra universidade, que tornou desnecessária a transcrição
em livros. Este sistema foi trazido da Universidade Estadual de Campinas
(UNICAMP) e cedido para o Registro de Diplomas da UFSCar através de um
convênio entre as universidades. Este programa era feito no Access 2.0, uma
linguagem lenta e desatualizada para ser utilizada nesta época. Mas mesmo assim,
todos os processos do ano de 2004 e 2005 foram introduzidos neste sistema,
agilizando imensamente o registro e diminuindo o acúmulo de papéis na unidade
(Figura 5), pois com a utilização do sistema informatizado, os processos de diplomas
podiam ser devolvidos para as IES isoladas, após os diplomas serem registrados.
Em 2006 esse sistema foi atualizado por um estagiário, aluno da UFSCar do
curso de Engenharia da Computação, Paulo Hecht, mudando a linguagem de
programação para PHP (Hypertext Preprocessor), compatível com a internet.
Com essa etapa, foi consolidado o Sistema de Registro que a UFSCar
utiliza até hoje.
Estas mudanças, feitas com o apoio da administração superior da
universidade, fez com que fossem repensados vários dos procedimentos realizados
31
na unidade e suas finalidades. Foram detectados, por exemplo, procedimentos que
eram feitos com a única justificativa de que “sempre foram feitos assim”.
Todas as alterações realizadas partiram de uma premissa: a administração
superior reconheceu a importância da unidade dentro da organização, apoiou as
mudanças e incentivou financeiramente. Este apoio foi dado para que o trabalho
realizado fosse feito em menor tempo, com maior qualidade e aceitação ao cliente.
Também foram feitas alterações no espaço físico, com a compra de móveis
novos, mais adequados para as funções da unidade. Em 2008 foi realizada uma
reforma no prédio, aumentando e adequando a área física.
Tudo isso foi feito por que houve uma preocupação da administração
superior em atender as IES isoladas da melhor maneira possível, preparando a
unidade registradora da UFSCar para continuar a atender as IES para as quais já
prestava serviços, e até aumentar o número destas IES, aumentando a arrecadação
recebida.
Todos os processos de trabalho interno da unidade foram analisados.
Alguns foram extintos, outros atualizados. O fazer por que “sempre foi feito assim”
não foi aceito mais, e, após vencer a resistência dos funcionários do setor, os
processos foram agilizados e atualmente a unidade registradora da UFSCar entrega
diplomas registrados em um prazo médio de 2 (dois) meses após a entrada do
processo.
Foi um trabalho constante, gradativo, que permitiu um alinhamento cognitivo
dos funcionários do setor aos novos tempos, resultando em novas práticas e
produzindo aumento da eficiência.
Os resultados foram alcançados através dos funcionários que já estavam
trabalhando na unidade, o que representa um aspecto importante. Foi necessário
unir pessoas e processos para criar valor nas mudanças.
Atualmente a unidade possui um fluxo de processos organizado e adequado
para atingir com eficiência em direção ao objetivo final: o diploma registrado em um
menor tempo.
Para mostrarmos como ficaram os processos de trabalho na unidade
registradora da UFSCar, foram feitos 2 (dois) tipos de Fluxograma: o primeiro
completo, com todos os processos realizados (Figura 6) e o segundo separando por
responsável pelo processo (Figuras 7a e 7b). e no Anexo 10 descrevemos o
significado dos símbolos utilizados no fluxograma.
32
O primeiro fluxograma, apresentado na Figura 6, mostra a sequência dos
processos até o produto final – o diploma registrado. Cada processo transcrito no
fluxograma possui um responsável: IES (Instituição de Ensino Superior), recepção,
conferentes, estagiários ou direção do registro da UFSCar. Este fluxograma
apresenta a sequencia dos processos como são feitos atualmente na unidade.
No segundo e terceiro fluxogramas, apresentados nas Figuras 8a. e 8b.,
separamos os processos realizados para registro de diplomas aqui na UFSCar por
responsável, dando uma visão de como os processos são distribuídos para cada tipo
de função desenvolvida na unidade.
33
Figura 6 - Fluxograma dos Processos executados no Registro de Diplomas da UFSCar. (Digitalizado por Maristela Ouro Ruy
Martinez – Secretaria Geral de Recursos Humanos - UFSCar)
34
Figura 7a - Fluxograma dos Processos realizados no Registro de Diplomas UFSCar – por responsável – Parte 1. (Digitalizado por Maristela Ouro Ruy Martinez –
Secretaria Geral de Recursos Humanos - UFSCar)
35
Figura 7b. - Fluxograma dos Processos realizados no Registro de Diplomas UFSCar – por responsável – Parte 2. (Digitalizado por Maristela
Ouro Ruy Martinez – Secretaria Geral de Recursos Humanos - UFSCar)
36
Não fizemos um fluxograma representando o tempo de duração de cada
atividade.
Podemos afirmar, não com a análise dos fluxogramas apresentados, mas
analisando o tempo gasto para cada processo, que o gargalo, sem dúvida alguma, é a
conferência. O processo de conferência é realizado em várias checagens e etapas para
liberar cada processo de diploma. O tempo de conferência varia, pois cada membro da
equipe tem sua velocidade, habilidade e destreza, com diferenças individuais. Na etapa
de conferência caberia um novo fluxograma somente para ela.
O processo é montado pela IES isolada com os seguintes documentos: cópia da
carteira de identidade, cópia do certificado de conclusão do ensino médio, histórico
escolar e diploma do curso concluído.
O conferente tem que verificar em cada processo:
Analisando o histórico escolar -
1. Se o formando que se classificou no Processo Seletivo nele podia inscrever-
se, checando as datas de conclusão do ensino médio, datas do processo
seletivo e datas do início do curso;
2. Se as atividades escolares foram cumpridas regularmente, atendendo-se o
currículo pleno do curso, a duração e o plano de ensino identificado, a partir
de cada programa aprovado, para as disciplinas respectivas. Esta análise é
feita com base na estrutura curricular do curso, enviada pela IES para
compor os dados cadastrados e guardados no servidor do registro da
UFSCar;
3. Se os concluintes dos cursos cumpriram com êxito, efetivamente, todas as
disciplinas do currículo pleno e as práticas e estágios curriculares exigidos.
Esta análise é feita com base na estrutura curricular do curso, enviada pela
IES para compor os dados cadastrados e guardados no servidor do registro
da UFSCar;
4. Se a portaria de reconhecimento do curso está correta para o curso
transcrito.
5. Se a portaria de reconhecimento não está vencida;
6. Se a situação do aluno junto ao Exame Nacional de Desempenho dos
Estudantes (ENADE) está correta.
37
Analisando o diploma-
1. Se os formandos que receberam o grau respectivo são efetivamente os que
concluíram toda a configuração curricular de seu curso;
2. Se os diplomas expedidos o foram para o grau respectivo;
3. Se a portaria de reconhecimento do curso está correta para o curso
transcrito.
4. Se a portaria de reconhecimento não está vencida.
Analisando a documentação no diploma e no histórico escolar -
1. Se as transcrições no diploma e no histórico estão cumprindo toda a
legislação vigente;
2. Se o nome do aluno está transcrito corretamente;
3. Se a transcrição do RG (registro geral) da carteira de identidade está
correta;
4. Se não houve erro de português em nenhuma palavra;
5. Se a qualidade do diploma e do histórico está adequada, como tipo do papel
e cor da impressão;
6. Se as datas de colação de grau, conclusão do curso e expedição estão
corretas.
São diversas checagens feitas pelos conferentes e se uma dessas exigências
legais não for cumprida, o processo pára com pendência e é arquivado, aguardando a IES
isolada resolver o problema, para ser dado andamento ao registro do diploma do
formando.
Uma solução para resolver esse gargalo seria distribuir as várias fases desse
processo, passando para um número maior de responsáveis. Cada conferente ficaria com
a responsabilidade de checar uma parte específica, como por exemplo, a documentação
do aluno ou portaria de reconhecimento dos cursos.
Isso poderia ser feito se tivéssemos um quadro bem maior de funcionários – pelo
menos o dobro. Envolveria também um maior comprometimento e sincronização, para
não voltarmos à situação anterior descrita, em que as duas partes de conferência de um
processo (documentação e currículo) eram corrigidas por conferentes diferentes, sem
ordem e nem divisão específica, que ocasionava considerável demora na finalização da
tarefa.
38
O controle administrativo do processo também teria que aumentar, pois cada
conferente teria que dar conta da sua parte conferida com a IES que enviou o processo
para registro do diploma.
Atualmente uma das características principais do trabalho de conferência é que
cada processo tem um conferente responsável, que analisa todos os itens necessários e
se comunica com a IES que enviou o processo, no caso de ter encontrado problemas na
checagem. Com essas modificações, um processo teria mais de um conferente
respondendo por ele. Quem atenderia a IES? Teríamos que melhorar e ampliar o nosso
sistema informatizado, aumentar o número de telefones, para atender o cliente – IES
isolada – a contento.
39
Capítulo 8 – Análise de Dados e Resultados
A segunda parte do trabalho consistiu em levantar algumas das práticas
realizadas por outras universidades registradoras de diplomas na região sudeste, com o
objetivo de compará-las com aquelas utilizadas na UFSCar.
Percebeu-se inicialmente que não existe uma padronização para a execução
deste serviço, com que alguns órgãos registradores possuem maneiras de prestação de
serviços de registro semelhantes e outros diferentes da UFSCar.
Em certo sentido existe uma competição entre as unidades registradoras, mas
essa competição não é aberta ou muito visível.
De forma geral, os clientes deste serviço possuem as mesmas características,
necessidades e expectativas das universidades onde se localizam os órgãos
registradores. São IES isoladas (públicas ou privadas) que necessitam de atendimento e
apoio, para registrar seus diplomas.
Foi necessário fixar prioridades, como melhorar o atendimento, diminuição do
tempo para entregar um diploma registrado, alocação de recursos nos pontos fracos para
que os clientes fossem atendidos de modo mais significativo, equipamentos de
informática, por exemplo.
Nas interações com os clientes, uma interface importante identificada foi o
processo de recepção no registro. É a “cara” da unidade, onde lida muito diretamente com
o cliente. A recepção do registro atende diretamente os representantes das IES isoladas,
quando vão entregar remessas de processos ou buscar remessas prontas. Chamamos de
remessas, processos que dão entrada, por IES, por data, no registro da UFSCar.
O alvo desta pesquisa são as universidades que atendem as IES isoladas -
clientes, diretamente vinculadas à atividade fim de uma unidade registradora, que é a de
gerar recursos próprios para a universidade a que pertence.
40
Respostas dos questionários
Univer-sidade
SIM QUESTIONÁRIO 2
QTAS IES
QUANTOS DIPLOMAS
(média / ano)
PRAZO MÉDIO (meses)
VALOR MÉDIO
DOCUMENTOS EXIGIDOS
SUPORTE CANCELA-
MENTO
U01 100 14.277 1,5 40 RG E-mail,
pessoalmente e telefone
Não cancela
U02 73 ― 9 25
Certidão de nascimento, RG, HE de cursos anteriores
(certidão de dispensa),
certificado militar e título de eleitor
(quitação)
Pessoalmente e telefone
Não cancela
U03 14 383 ― ― ― ― ―
U04 19 ― 4 30
Certidão de nascimento, RG e
HE de cursos anteriores
E-mail, pessoalmente e
telefone
1 a 6 meses
U05 100 30.000 4 25
Certidão de nascimento, RG, HE
de cursos anteriores,
certificado militar e título de eleitor
Pessoalmente e telefone
Não cancela
U06 35 ― ― ― ― ― ―
U07 72 22.000 1,5 75 RG E-mail,
pessoalmente e telefone
Até 1 mês
U08 167 40951 4 75 RG e HE de cursos
anteriores
E-mail, pessoalmente e
telefone
Não cancela
U09 60 ― 4 75 RG e HE de cursos
anteriores
E-mail, pessoalmente e
telefone
Não cancela
Média Geral
― 21.522 ou
26.807 (sem a U03)
4 49
Quadro 4 - Respostas dos questionários enviados.
41
Do quadro 4, observa-se que a U08 é o órgão registrador que atende maior
número de IES isoladas, e registra o maior número de diplomas por ano. Seu prazo de
entrega é de 2 a 6 meses.
Algumas universidades registradoras preferem pedir os históricos anteriores para
conferir a transcrição dos aproveitamentos no histórico final, no caso de transferências
entre cursos ou entre IES. A solicitação de históricos escolares de cursos anteriores, no
caso de alunos que entraram nas IES por transferência, com certeza atrasa a entrega do
diploma registrado, que atinge 6 meses. O atraso se deve ao fato de que a universidade
registradora, às vezes, chega a conferir 4 (quatro) históricos escolares de cursos
anteriores, para aproveitamentos de disciplinas. Não há necessidade de conferir históricos
anteriores. É só solicitar às IES isoladas enviarem os históricos escolares do curso cujo
diploma está sendo registrado com os aproveitamentos transcritos corretamente,
contendo todos os dados necessários, como nome da disciplina aproveitada, carga
horária e menção.
As Universidades U02, U04, U05, U08 e U09 analisam a transcrição das
disciplinas aproveitadas em IES anteriores. Elas exigem na documentação apresentada
no processo de diploma, históricos escolares de cursos anteriores. A UFSCar não analisa
históricos escolares com disciplinas aproveitadas. Consideramos que isso é de
responsabilidade da IES isolada-cliente. A UFSCar exige a transcrição correta dessas
disciplinas aproveitadas, com carga horária e nota no histórico escolar final e a checagem
é feita no histórico escolar do curso concluído, enviado no processo de registro.
O mesmo acontece com a U09, apesar de ter informado um número menor de
IES atendidas, também analisa históricos escolares de cursos anteriores.
As Universidades U02 e U05 também exigem certificado militar e título de eleitor
no processo de diploma. Esta exigência tinha embasamento legal na Portaria No. 33/78
DAU/MEC (Anexo 6, com atualizações), que regulamentava no histórico escolar do curso
concluído - e) Referência à quitação com o Serviço Militar; e f) Referência à quitação com
o Serviço Eleitoral. Esta exigência foi dispensada pelo Parecer CES/CNE No. 379/04.
Quanto maior o número de documentos exigidos no processo de diploma, maior o
tempo de entrega do diploma registrado. Os documentos entregues têm que ser avaliados
e analisados, ocasionando uma demora na correção do processo e um aumento no
número de pendências.
As pendências (erros encontrados nos processos de diplomas) são tratadas de
maneira diferente por cada universidade registradora.
42
O cancelamento dos processos com pendências não resolvidas também envolve
um grande número de pontos negativos. O maior deles é o custo, pois é necessário dar
entrada novamente, com pagamento de nova taxa. Um processo de diploma acaba tendo
o dobro do custo para a IES isolada. A U07 cancela os processos que apresentaram
pendências após um mês. Essa medida possui seu lado negativo e o lado positivo. O
ponto mais negativo, já explicitado acima: custo do processo para o cliente. O positivo
seria que as IES isoladas atendidas pela U07 têm que ter um nível de organização alto,
com maior qualidade nos processos. As IES isoladas atendidas pela U07 tem que possuir
um aprimoramento constante na qualidade de apresentação do processo de diploma. A
U07 apresenta uma quantidade maior de diplomas registrados por ano e um prazo igual
ao da U01.
A U01 possui um prazo de até 2 meses – e um custo para registrar os diplomas
mais baixo que a U07. A U01 não cancela processos que apresentam pendências, o que
também atrai IES isoladas, mas acarreta para a U01 um acúmulo de processos na
unidade, tendo que oferecer local e conservação apropriada aos processos arquivados.
A U02 e a U05 são as Universidades que exigem o maior número de documentos
no processo de diploma. Provavelmente em decorrência disso, são as que demoram mais
para entregar o diploma registrado – 6 a 12 meses. A U02 não utiliza e-mail para dar
suporte aos seus clientes, o que com certeza atrasa mais ainda a entrega do diploma
registrado. U02 não nos informou a quantidade de diplomas registrados por ano.
Essas mesmas ocorrências são encontradas na Universidade U05, mas o prazo
de entrega é menor – de 2 a 6 meses. Isso deve ter como motivo um quadro de pessoal
maior para atender a demanda, mais informatização ou um fluxo de processos mais
enxuto. Estas afirmações não foram questionadas, mas explicariam um prazo menor. Nos
questionários não foram solicitadas informações sobre o número de funcionários que
trabalham nas unidades registradoras
A U05 e a U02 são as Universidades que menos cobram pelo serviço, o que
oferece um atrativo muito grande para as IES isoladas que necessitam do serviço de
registro.
A U06, apesar de ter apresentado os requisitos para participar da pesquisa, só
respondeu a primeira questão do Questionário 1, não podendo ser analisada em outros
itens além da quantidade de IES isoladas que atende, que são 35 (trinta e cinco).
A U03 também não respondeu todos os questionamentos, mas nas 2 questões
respondidas, demonstrou que é a universidade que registra diplomas para menos IES
isoladas e em um número de diplomas menor do que as outras universidades analisadas.
43
Para um aprimoramento do registro aqui na UFSCar, após análise das respostas
aos questionários, pode ser a adoção do cancelamento do processo com pendência.
Essa medida iria fazer com que as IES melhorassem a apresentação dos
processos, fazendo um processo de diploma com maior qualidade.
O restante das questões, fazendo uma análise restrita apenas às respostas dos
questionários enviados, não apresentaram maiores modificações da maneira de
operacionalizar o registro aqui na UFSCar.
Com um levantamento desses dados, no Quadro 5 apresentamos uma estimativa
do valor médio recebido pelos órgãos registradores (apenas os que informaram) por ano.
Universidade No. DE IES
QUANTIDADE MÉDIA DE DIPLOMAS
VALOR MÉDIO(R$) MÉDIA ESTIMADA DO
VALOR/ANO(R$)
U01 100 14.277 40 571.080,00
U02 73 ― 25 ―
U03 14 383 ― ―
U04 19 ― 30 ―
U05 100 30.000 25 750.000,00
U06 35 ― ― ―
U07 72 22.000 75 1.650.000,00
U08 167 40.951 75 3.071.325,00
U09 60 ― 75 ―
Quadro 5 – Média por ano do valor recebido pelas universidades
Constatamos que a U01 obteve uma arrecadação média anual estimada de
R$571.080,00 (quinhentos e setenta e um mil e oitenta reais), considerando a média dos
4 (quatro) anos informados (2006, 2007, 2008 e 2009). U05 arrecadou R$750.000
(setecentos e cinquenta mil reais), a U07 R$1.650.000,00 (um milhão, seiscentos e
cinquenta mil reais) e a U08 3.071.325,00 (três milhões, setenta e um mil e trezentos e
vinte e cinco reais). As outras universidades citadas no Quadro 5 não informaram
quantidades e/ou valores, para que pudéssemos fazer um cálculo estimado da média de
arrecadação.
Considerando que trabalhamos com valores médios, afirmamos que uma unidade
registradora contribui substancialmente para aumentar recursos próprios da universidade
a qual pertence. E comparativamente, a universidade que recebeu o valor médio maior foi
a U08.
44
Capítulo 9 - Considerações Finais
É necessário fazer uma tradução – saber o que cada IES isolada quer e espera
do órgão registrador. Identificar as necessidades e a realidade de cada IES. O que ela
precisa? Qual a intensidade do apoio desejado? Possui equipe treinada? Tem condições
de apresentar documentação dentro dos padrões necessários para ser efetivado o
registro de seus diplomas? Todos os funcionários/colaboradores do serviço de registro
têm condições e conhecimento suficiente para dar esse apoio? Tudo isso têm que ser
analisado e levado em conta para oferecer um serviço de qualidade e que atenda a
maioria das necessidades das IES isoladas. Em troca, a universidade recebe pelo serviço
e fica mais atrativa para oferecer essa certificação.
A universidade registradora oferece esse serviço por delegação do MEC. Esse
serviço é cobrado e precisa ser bem feito, com suporte adequado, pois as IES isoladas
não recebem esse suporte do MEC.
Consideramos um bom sensor o aumento significativo do número de IES isoladas
que querem registrar na unidade registradora da UFSCar. Desde o ano de 2004 este
número dobrou. As mudanças feitas durante os últimos anos foram adequadas para
oferecer um serviço atrativo. Mesmo após a Resolução 12 (Anexo 1), que deixou a critério
da IES isolada em que universidade registrar seus diplomas, a UFSCar continua a
receber novas IES, ano após ano, com um aumento médio anual de 20% (vinte por cento)
no número de IES isoladas/clientes que atendemos.
Para avaliar os serviços prestados, a unidade de medida é abstrata. Pode ser
considerado cortesia, conhecimento do assunto tratado, passar segurança, ser
compreensiva, paciente, confiável, disponível. Cobrar um valor menor e oferecer um
serviço rápido.
As explicações aplicadas a cada IES dão margem a várias interpretações,
dependendo do conhecimento e da expectativa de cada contato da IES. Temos que
definir muito bem como, qual a intensidade e a periodicidade desse apoio e até onde
devemos interferir nas tomadas de decisões das administrações superiores das IES,
como por exemplo, interferir no tipo de papel de confecção de diploma de graduação.
Com a análise das respostas enviadas pelas universidades registradoras,
detectamos que cada unidade presta serviços da sua maneira, não havendo
padronização.
45
A única referência para a confecção de um histórico escolar e um diploma está na
Portaria DAU/MEC 33/78, que está no Anexo 6 com atualizações. Ela foi publicada no ano
de 1978 e mesmo com as atualizações, algumas universidades registradoras ainda a
seguem na risca, como por exemplo, pedir certidão de nascimento como documento
obrigatório na identificação de um formado, para fazer parte de um processo de diploma.
A unidade certificadora não pode passar para a IES isolada a sensação de
incompetência e nem de tentar faze-la sua refém na montagem dos processos de
diplomas. As IES isoladas têm que saber o porquê estão recebendo aquelas instruções e
por que elas têm que ser seguidas, sempre utilizando a Portaria No. 33/78 DAU/MEC
(Anexo 6) que é o único documento publicado, e as atualizações, que legalizam a
confecção de diplomas e históricos escolares. Os documentos publicados posteriormente
com atualizações, citados no Anexo 6, melhoraram a apresentação desses documentos, e
renovaram estas normas para os dias atuais. Vimos, através das respostas dos
questionários, que essas renovações não são seguidas por todas as universidades
registradoras. Essas atualizações trouxeram a apresentação desses documentos para a
realidade atual. Modernizaram a confecção de diplomas e históricos escolares.
Essas análises desnecessárias atrasam o tempo de entrega de um diploma
registrado. O prazo de entrega menor é considerado um dos fatores mais atrativos para
aumentar o número de IES isoladas que registram diplomas em universidades que
possuem unidades registradoras.
Analisando as respostas dos questionários, não consideramos que a UFSCar
deva fazer modificações substantivas na forma de operacionalizar o registro de um
diploma.
As modificações feitas nos últimos anos, apresentadas neste trabalho, mostram
que a UFSCar está atenta às mudanças necessárias na operacionalização do registro de
um diploma. E essas inovações são bem aceitas pelas IES isoladas que necessitam
desse serviço.
46
Referências
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recomendações e propostas do seminário. Estudos. Brasília, Abmes, 15(18),
1997.
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advantage. London: Kogan page, 1995. 187 p. ISBN 0-7494-2227-0.
Csillag, João Mário. Análise do valor: metodologia do valor: engenharia do valor,
gerenciamento do valor, redução de custos, racionalização administrativa.
São Paulo: Atlas, 1985.
Deming, William Edwards, 1990-. Qualidade: a revolução da administração. Rio de
Janeiro: Marques Saraiva, c1990. 367 p. ISBN 85-85238-15-1.
Ferraz, M. C. C. Metodologia e Técnicas de pesquisa: conceitos básicos, exercícios
práticos. São Carlos: s.n., 2010
Juran, Joseph M. Juran planejando para a qualidade: tradução de João Mário Csillag,
Cláudio Csillag. – São Paulo: Pioneira, 1990. (Coleção Novos Umbrais)
Finger, Almeri Paulo; LIMA, Sergio Ferraz de. Centros universitários: proposta e gestão.
Curitiba: Champagnat, 1999. 123 p. -- (Serie Educação: Teoria e Pratica; 5) ISBN
85-7292-046-3.
Franco, E. Projeto institucional e melhoria da qualidade do ensino superior. Estudos.
Brasília, Abmes, 15(18):57-67, 1997.
Garvin, David A.. Gerenciando a qualidade: a visão estratégica e competitiva. João
Ferreira Bezerra de Souza (Trad.). Rio de Janeiro: Qualitymark, 1992. 357 p.
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Guia de Estudos do XI Seminário sobre Processo e Registro de Certificados e Diplomas
nas Instituições de Ensino Superior da CONSAE, realizado em 03, 04 e 05 de
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Hall, Richard H.. Organizações: estrutura e processos. Wilma Ribeiro (Trad.). 3 ed. Rio
de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 1984. 260 p.
Material de estudo da aula da Profa. Dra. Maria Cristina Comunian Ferraz – Metodologia e
Técnicas de Pesquisa.
MEC. Lei no. 9.394 – Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional. Brasília, MEC,
1996.
47
Melo, Alexandre Meneses de. ESTUDO E SISTEMATIZAÇÃO DA IDENTIFICAÇÃO DO
OBJETO DE ESTUDO DE BENCHMARKING. Dissertação (Mestrado) – Escola
de Engenharia de São Carlos – Universidade de São Paulo, 2001. Orientador:
Prof. Dr. Luiz César Ribeiro Carpinetti.
Sampaio, Helena Maria Sant'Ana. Ensino superior no Brasil: o setor privado. São Paulo:
Hucitec, 2000. 392 p. -- (Estudos Brasileiros; v.34) ISBN 85-271-0529-2.
Sacomano, N. M., Truzzi, M. S. Perspectivas Contemporâneas em Análise
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Disponível em http:\\pt.wikipedia.org\wiki\Teoria_da_burocracia. Acesso em
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Tachikawa, Takeshy; Andrade, Rui Otavio Bernardes de. Gestão de instituições de
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Trivinõs, Augusto N. S. Capítulo 1 - Introdução à pesquisa em ciências sociais: a
pesquisa qualitativa em educação. São Paulo: Atlas, 1987. p. 116 a 175.
48
Anexos
Anexo 1 - RESOLUÇÃO Nº 12, de 13 de dezembro de 2007. Dispõe sobre o registro de diplomas expedidos por instituições não-universitárias.
RESOLUÇÃO Nº 12, de 13 de dezembro de 2007
Câmara de Educação Superior. Conselho Nacional de Educação.
Dispõe sobre o registro de diplomas expedidos
por instituições não-universitárias.
O Presidente da Câmara de Educação Superior do Conselho Nacional de
Educação, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o disposto no § 1º do art.
48 da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, e no Parecer CNE/CES nº 165/2007,
homologado por Despacho do Senhor Ministro de Estado da Educação, publicado no
DOU de 7 de dezembro de 2007, resolve:
Art. 1º Os diplomas dos cursos de graduação e seqüenciais de formação específica
expedidos por instituições não-universitárias serão registrados por universidades
credenciadas, independentemente de autorização prévia deste Conselho.
Art. 2º Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, ficando
revogado o Parecer CNE/CES nº 287/2002.
ANTÔNIO CARLOS CARUSO RONCA (DOU de 14/12/2007 – Seção I - p. 22)
49
Anexo 2 – Extratos da Legislação pertinente.
1) Decreto 3890, de 01/01/1901 – Aprova o Código dos Institutos Oficiais de Ensino Superior e Secundário, dependentes do Ministério da Justiça e Negócios Interiores.
CAPITULO XVIII
DA SECRETARIA
Art. 247. A secretaria, além do necessário para o expediente, terá os seguintes livros:
1º Para os termos de posse do diretor, dos lentes, substitutos, professores e mais funcionários;
2º Para o registro dos títulos do pessoal do estabelecimento;
(http://linker.lexml.gov.br/linker/processa?urn=urn:lex:br:federal:decreto:1901-01-01;3890&url=http%3A%2F%2Fwww6.senado.gov.br%2Flegislacao%2FListaPublicacoes.action%3Fid%3D60451&exec. Acesso em 31/03/2010)
2) Decreto 8659, de 05/04/1911 – Aprova a lei Orgânica do Ensino Superior e do
Fundamental na Republica E trata de certificados no art. 124, sem tratar de registro.
DOS CERTIFICADOS CONFERIDOS PELOS INSTITUTOS
Art. 124. O estudante que terminar as provas escolares receberá, mediante o pagamento da taxa respectiva, o certificado que lhe competir, de acordo com os regulamentos especiais.
(http://linker.lexml.gov.br/linker/processa?urn=urn:lex:br:federal:decreto:1911-04-05;8659&url=http%3A%2F%2Fwww6.senado.gov.br%2Flegislacao%2FListaPublicacoes.action%3Fid%3D58698&exec. Acesso em 31/03/2010)
3) Decreto 11530, de 18/03/1915 – Reorganiza o Ensino Secundário e o Ensino
Superior da República
Art. 11. As academias que pretenderem que os diplomas por elas conferidos sejam registrados nas repartições federais, afim de produzirem os fins previstos em leis vigentes requererão ao Conselho Superior do Ensino o deposito da quota de fiscalização na Delegacia Fiscal do Estado em que funcionaram.
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 132. O Regimento Interno de cada instituto determinará a forma e os dizeres do certificado ou diploma de habilitação nas matérias do curso.
(http://linker.lexml.gov.br/linker/processa?urn=urn:lex:br:federal:decreto:1915-03-18;11530&url=http%3A%2F%2Fwww6.senado.gov.br%2Flegislacao%2FListaPublicacoes.action%3Fid%3D52597&exec. Acesso em 31/03/2010)
4) Decreto 16782-A, de 13/01/1925 – Reforma o Ensino Superior. No art. 178 trata do registro dos diplomas pelo Departamento Nacional do Ensino. (Reforma João Luiz Alves, conhecida por Lei Rocha Vaz)
Estabelece o concurso da União para a difusão do ensino primário, organiza o Departamento Nacional do Ensino, reforma o ensino secundário e o superior e dá outras providências.
SEÇÃO DÉCIMA QUARTA
CAPÍTULO XII
Disposições gerais e transitórias
50
Art. 278 – Serão registrados no Departamento Nacional do Ensino todos os diplomas conferidos pelos institutos federais, oficializados ou equiparados para que possam produzir os necessários efeitos legais.
§ 1° - Os institutos de ensino superior federais, oficializados ou equiparados, são obrigados a remeter ao Departamento, dentro de 30 dias, contados da data da colação do respectivo grau, os diplomas ou certificados dos que concluírem o curso.
§ 2° - Nos institutos equiparados a remessa será feita por intermédio dos respectivos inspetores e nos outros por intermédio da Diretoria, acompanhando sempre o histórico completo da vida escolar de cada diplomado.
§ 3° - Só poderão ser registrados os diplomas expedidos depois da data da equiparação, verificada a regularidade do curso de cada diplomado.
§ 4° - Os diplomas expedidos por institutos de ensino superior estrangeiros só poderão ser revalidados em institutos federais congêneres.
(In: NÓBREGA, V. da. Enciclopédia da legislação do ensino. Rio de Janeiro: Romanitas, 1972)
5) Decreto 19851, de 11/04/1931 – Dispõe que, o ensino superior no Brasil obedecerá,
de preferência, ao sistema universitário, podendo ainda ser ministrado em institutos isolados, e que a organização técnica e administrativa das universidades é instituída no presente decreto, regendo-se os institutos isolados pelos respectivos regulamentos, observados os dispositivos do seguinte Estatuto das Universidades Brasileiras. No Título X, arts. 87 a 91, tratou dos diplomas e dignidades universitárias, mas não tratou de registro.
TÍTULO X
DIPLOMAS E DIGNIDADES UNIVERSITÁRIAS
Art. 87. As universidades brasileiras expedirão diplomas e certificados para assinalar a habilitação em cursos seriados ou avulsos dos diversos institutos universitários, e concederão títulos honoríficos para distinguir personalidades científicas ou profissionais eminentes.
...
Art. 91. O título de professor honoris causa constitui a mais alta dignidade conferida pelas universidades brasileiras.
§ 1º O título de que trata este artigo só poderá ser conferido a personalidades científicas eminentes, nacionais ou estrangeiras, cujas publicações, inventos e descobertas, tenham concorrido de modo apreciável para o progresso das ciências, ou tenham beneficiado a humanidade.
§ 2º A concessão do título de professor honoris causa deverá ser proposta ao Conselho Universitário por qualquer uma das Congregações universitárias, após parecer de uma comissão de cinco membros do instituto que tiver a iniciativa e aprovação da proposta por dois terços de votos de todos os professores catedráticos do mesmo instituto.
§ 3º O diploma de professor honoris causa será expedido em reunião solene da Assembléia Universitária, com a presença do diplomado ou de seu representante idôneo.
(http://linker.lexml.gov.br/linker/processa?urn=urn:lex:br:federal:decreto:1931-04-11;19851&url=http%3A%2F%2Fwww6.senado.gov.br%2Flegislacao%2FListaPublicacoes.action%3Fid%3D40255&exec. Acesso em 31/03/2010)
6) Lei 4024/61, de 20/12/1961 - Fixa as Diretrizes e Bases da Educação Nacional. – art.
102
TÍTULO XIII
Disposições Gerais e Transitórias
51
Art. 102. Os diplomas de curso superior, para que produza efeitos legais, serão previamente registrados em órgãos do Ministério da Educação e Cultura.(Revogado pela Lei nº 5.692, de 1971)
(http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/108164/lei-de-diretrizes-e-base-de-1961-lei-4024-61. Acesso em 31/03/2010)
7) Lei 5540/68, de 28/11/1968 – Fixa normas de organização e funcionamento do ensino superior e sua articulação com a escola média, e dá outras providências. art. 27
CAPÍTULO I
Do Ensino Superior
Art. 27. Os diplomas expedidos por universidade federal ou estadual nas condições do artigo 15 da Lei nº 4.024 (*), de 20 de dezembro de 1961, correspondentes a cursos reconhecidos pelo Conselho Federal de Educação, bem como os de cursos credenciados de pós-graduação serão registrados na própria universidade, importando em capacitação para o exercício profissional na área abrangida pelo respectivo currículo, com validade em todo o território nacional.
(Revogado pela Lei nº 9.394, de 1996)
§ 1º O Ministério da Educação e Cultura designará as universidades federais que deverão proceder ao registro de diplomas correspondentes aos cursos referidos neste artigo, expedidos por universidades particulares ou por estabelecimentos isolados de ensino superior, importando o registro em idênticos direitos.
(Revogado pela Lei nº 9.394, de 1996)
§ 2º Nas unidades da Federação em que haja universidade estadual, nas condições referidas neste artigo, os diplomas correspondentes aos mesmos cursos, expedidos por estabelecimentos isolados de ensino superior, mantidos pelo Estado, serão registrados nessa Universidade.
(Revogado pela Lei nº 9.394, de 1996)
(http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/109783/lei-5540-68. Acesso em 31/03/2010)
8) Decreto – Lei 464/69 – art. 9º Estabelece normas complementares à Lei nº 5.540, de
28 de novembro de 1968, e dá outras providências.
Art 9º O registro de diplomas em universidades oficiais far-se-á por delegação do Ministério da Educação e Cultura, na forma do que dispõe o artigo 102 da Lei nº 4.024, de 20 de dezembro de 1961.
Parágrafo único. Os diplomas correspondentes a cursos criados de conformidade com o art. 18 da Lei nº 5.540, de 28.11.1968, estarão sujeitos a registro e terão validade nos termos do artigo 27 da mesma lei.”
(http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/decreto-lei-464-69. Acesso em 31/03/2010)
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9) Lei 9.394/96, de 23/12/1996 – Estabelece as diretrizes e bases da educação nacional.
CAPÍTULO IV
DA EDUCAÇÃO SUPERIOR
Art. 48. Os diplomas de cursos superiores reconhecidos, quando registrados, terão validade nacional como prova da formação recebida por seu titular.
§ 1º Os diplomas expedidos pelas universidades serão por elas próprias registrados, e aqueles conferidos por instituições não-universitárias serão registrados em universidades indicadas pelo Conselho Nacional de Educação.
§ 2º Os diplomas de graduação expedidos por universidades estrangeiras serão revalidados por universidades públicas que tenham curso do mesmo nível e área ou equivalente, respeitando-se os acordos internacionais de reciprocidade ou equiparação.
§ 3º Os diplomas de Mestrado e de Doutorado expedidos por universidades estrangeiras só poderão ser reconhecidos por universidades que possuam cursos de pós-graduação reconhecidos e avaliados, na mesma área de conhecimento e em nível equivalente ou superior.
(http://www.planalto.gov.br/CCIVIL/LEIS/l9394.htm. Acesso em 31/03/2010)
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Anexo 3 – Decreto No. 5.786, de 24 de maio de 2006 – Autorização para os Centros
Universitários registrarem seus próprios diplomas.
Edição Número 99 de 25/05/2006 Atos do Poder Executivo
DECRETO No. 5.786, DE 24 DE MAIO DE 2006
Dispõe sobre os centros universitários e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 45 da Lei n o 9.394, de 20 de dezembro de 1996,
D E C R E T A:
Art. 1º. Os centros universitários são instituições de ensino superior pluricurriculares, que se caracterizam pela excelência do ensino oferecido, pela qualificação do seu corpo docente e pelas condições de trabalho acadêmico oferecidas à comunidade escolar.
Parágrafo único. Classificam-se como centros universitários as instituições de ensino superior que atendam aos seguintes requisitos:
I um quinto do corpo docente em regime de tempo integral; e
II um terço do corpo docente, pelo menos, com titulação acadêmica de mestrado ou doutorado.
Art. 2º. Os centros universitários, observado o disposto no Decreto n o 5.773, de 9 de maio de 2006, poderão criar, organizar e extinguir, em sua sede, cursos e programas de educação superior, assim como remanejar ou ampliar vagas nos cursos existentes, nos termos deste Decreto.
§ 1º. O disposto no caput deverá observar os limites definidos no plano de desenvolvimento da instituição.
§ 2º. É vedada aos centros universitários a atuação e a criação de cursos fora de sua sede, indicada nos atos legais de credenciamento.
§ 3º. Os centros universitários somente serão criados por credenciamento de instituições de ensino superior já credenciadas e em funcionamento regular, com avaliação positiva pelo Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior - SINAES.
§ 4º. Os centros universitários poderão registrar diplomas dos cursos por eles oferecidos.
Art. 3º. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 4º. Fica revogado o Decreto n o 4.914, de 11 de dezembro de 2003.
Brasília, 24 de maio de 2006; 185º. da Independência e 118º. da República.
LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA
Fernando Haddad
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Anexo 4 - Questionário 1
Questões que foram enviadas
1) Esta instituição possui uma unidade (órgão, setor, seção) registradora de
diploma?
2) Se sim: registra para outras instituições de ensino superior? Quantas, em
média, nos últimos 3 anos (2006, 2007 e 2008)? E qual a previsão para o
ano corrente (2009)?
3) Se não: em qual instituição registra os seus diplomas? Quais as razões por
ter escolhido esta instituição?
4) Esta instituição pretende registrar diplomas em futuro próximo, ou esta
decisão ainda não está tomada?
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Anexo 5 - Questionário 2
Questões que foram enviadas:
1. Prazo de entrega do diploma de graduação registrado
( ) 1 a 2 meses
( ) 2 a 6 meses
( ) 6 a 12 meses
( ) Mais de 12 meses
2. Valor cobrado pelo serviço
( ) 20 a 30 reais
( ) 30 a 50 reais
( ) 50 a 100 reais
( ) Mais de 100 reais
3. Documentos exigidos no processo, além do Diploma, do Histórico
Escolar do curso e do comprovante de conclusão do ensino médio
( ) Certidão de nascimento
( ) RG
( ) Certificado Militar
( ) Histórico Escolar de cursos anteriores – no caso de transferência
( ) Título de Eleitor
4. Suporte – Como o registrador atende às dúvidas das IES?
( ) Telefone
( ) Pessoalmente
5. Tempo que leva para cancelar um processo com pendência
( ) Até 1 mês
( ) 1 a 6 meses
( ) 6 meses a 1 ano
( ) Não cancela
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Anexo 6 - PORTARIA Nº 33, DAU/MEC, de 2 de agosto de 1978, com atualizações
Normas para o processamento do registro dos diplomas de curso superior nas Universidades Oficiais delegadas.
Complementação do texto com atualização da legislação feita pela empresa Consultoria em Assuntos Educacionais (CONSAE), apresentada na apostila do VI Seminário sobre Processo e Registro de Certificados e Diplomas das Instituições de Ensino Superior, realizado nos dias 23 e 24 de abril de 2007, em São Paulo-SP.
PORTARIA Nº. 33, DAU/MEC, de 2 de agosto de 1978
“O Diretor-Geral do Departamento de Assuntos Universitários, no uso de suas atribuições e considerando a necessidade de estabelecer nova sistemática para o registro dos diplomas de curso superior,
RESOLVE:
Art. 1º Ficam aprovadas as recomendações anexas a esta Portaria, apresentadas pelo Grupo de Trabalho designado do Encontro dos Chefes dos Setores de Registro de diplomas das Universidades Oficiais realizado em Brasília, em agosto de 1977, com a finalidade de dinamizar o registro dos diplomas de curso superior nas mesmas Universidades.
Art. 2º A partir da publicação da presente Portaria, as Universidades Oficiais, que receberam delegação de competência do Departamento de Assuntos Universitários para o registro definido no artigo anterior, deverão proceder à adoção gradativa das normas contidas nas referidas recomendações, de modo que no ano de 1979 esteja em pleno funcionamento a nova sistemática.
Edson Machado de Souza
D.O. de 7/8/78 – pág. 12.431
(Documenta 214, pág. 642)
RECOMENDAÇÕES ANEXAS À PORTARIA Nº 33, de 2/08/78. (normas para o processamento do registro dos diplomas de curso superior nas Universidades Oficiais delegadas).
1 - FLUXO DO PROCESSO DE REGISTRO DE DIPLOMA.
Cada Universidade, dentro de sua autonomia e de acordo com a sua organização, determinará o fluxo do processo de registro dos diplomas por ela emitidos bem como os emitidos por outras instituições.
2 - CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO DE REGISTRO DE DIPLOMA.
O processo de registro de diploma deverá estar instruído com as seguintes peças indispensáveis:
a) Ofício de encaminhamento do diploma à Universidade, assinado por autoridade credenciada;
b) Certidão de nascimento ou de casamento (fotocópia autenticada);
Só se pode exigir fotocópia com autenticação de cartório nos casos indicados expressamente por Lei.
c) Certificado de conclusão do curso de 2º grau ou equivalente;
d) Histórico escolar do curso superior;
e) Ficha de Registro de Diploma devidamente preenchida;
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f) Outros documentos específicos, conforme o caso (Ex. exercício de Magistério, cômputos de estágio, guia de transferência, carteira mod. 19), a critério de cada Universidade.
3 - HISTÓRICO ESCOLAR.
O formato e o modelo do Histórico Escolar serão de livre escolha das Instituições de Ensino Superior, devendo entretanto, constar o mesmo, no mínimo, os seguintes elementos:
a) Nome do estabelecimento, com endereço completo;
b) Nome completo do diplomado;
c) Filiação (Pai e Mãe);
A letra “c” foi alterada pelo art. 1º. da Lei 7.088, de 20 de março de 1983, retirando a obrigatoriedade de filiação.
d) Data e local de nascimento (somente o Estado);
A letra “d” foi alterada pelo art. 1º. da Lei 7.088/83, obrigando „a inscrição de naturalidade (cidade/estado).
e) Referência à quitação com o Serviço Militar;
Exigência dispensada pelo Parecer CES/CNE no. 379, de 8 de dezembro de 2004.
f) Referência à quitação com o Serviço Eleitoral;
Exigência dispensada pelo Parecer CES/CNE no. 379/04.
g) Nome do curso e da habilitação, se for o caso;
h) Decreto de reconhecimento do curso, constando o número e a data de publicação do D.O. da união;
Atualmente, para o Sistema Federal de Ensino, portaria; para os Sistemas Estaduais, o ato indicado pelos mesmos. Os atos deverão ser publicados no Diário Oficial da União/DOU, no
primeiro caso, e no Diário Oficial do Estado, no segundo.
i) Vestibular data da realização (mês e ano) e relação das disciplinas;
O Parecer CES/CNE no. 379/04 recomenda apenas a indicação do mês e ano de realização do Processo Seletivo.
j) Disciplinas cursadas: período, relação, notas ou conceitos;
l) Carga horária de cada disciplina e a soma das mesmas;
m) Data da conclusão do curso e da expedição do diploma;
n) Assinatura do Diretor e do Secretário para as Instituições Isoladas de Ensino Superior, e assinaturas das autoridades competentes no caso de Universidade, com o carimbo sotoposto a cada assinatura;
O Parecer CES/CNE No. 379/04 recomenda que as assinaturas sejam de acordo com os regimentos das IES.
o) Assinatura de um dos membros da equipe de supervisão do MEC, no caso dos estabelecimentos isolados.
A letra “o” foi revogada pela Portaria SESu 51, de 22 de junho de 1982.
O Parecer CES/CNE no. 379/04 indica necessidade de que a IES declare, no Histórico Escolar, que o diplomado (concluinte) cumpriu o estágio e/ou prática profissionais exigidas
pela legislação vigente.
A Lei No. 10.861/04 obriga a anotações no Histórico Escolar sobre o Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes – ENADE.
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A Resolução CNE no. 3, de 18 de dezembro de 2002, obriga a anotação, no Histórico Escolar dos Cursos de Formação de Tecnólogos, das competências profissionais definidas
no perfil profissional de conclusão do respectivo curso.
4 - DIPLOMA.
O Diploma de Curso de Graduação deverá ser uniforme para todas as instituições de Ensino Superior e obedecerá ao seguinte:
a) Formato: tamanho ofício;
b) Material: papel apergaminhado, ou pergaminho natural ou trabalhado;
c) Escrita: totalmente impresso ou com os nomes variáveis escritos a tinta nanquim, com caracteres bem legíveis;
O parecer CES/CNE no. 379/04 dispensou as letras “a”, “b” e “c”. O que causará dificuldades para as IES do Sistema Federal de Ensino, relativamente aos requisitos de
segurança.
d) Dados indispensáveis:
I - No anverso: Nome do estabelecimento, Selo nacional, Título conferido, Nome completo do diplomado, Filiação, Data e local de nascimento (somente o Estado), Data de Expedição do Diploma, Nome do Curso, Assinatura das autoridades competentes: Nas Universidades: Reitor, Diretor do Departamento de Assuntos Acadêmicos ou equivalentes, Nas Instituições Isoladas de Ensino Superior: Diretor ou pessoa por ele credenciada e Secretário, Local para assinatura do diplomado (Este poderá assinar o diploma antes ou depois do registro, a critério da Universidade).
O item “I” foi alterado pela Lei 7.088/83, que passou a exigir nome; nacionalidade; naturalidade; data de nascimento e número de cédula de identidade, para identificação do
titular do diploma.
O Parecer CES/CNE no. 379/04 incluiu a data da Colação de Grau.
O Parecer CES/CNE no. 379/04 recomenda que as assinaturas sejam de acordo com os regimentos das IES.
O Parecer CES/CNE no. 379/04 recomenda aposição dos nomes das autoridades assinantes, com a indicação de seus cargos.
II - No verso: Local para o registro do Diploma, Número do Decreto de Reconhecimento do Curso, com a data de sua publicação no D.O. da União, Apostilas de habilitações e respectiva averbação ou registro quando for o caso.
Atualmente, para o Sistema Federal de Ensino, portaria; para os Sistemas Estaduais, o ato indicado pelos mesmos. Os atos deverão ser publicados no Diário Oficial da União/DOU, no
primeiro caso, e no Diário Oficial do Estado, no segundo.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES QUANTO AOS DADOS DOS DIPLOMADOS:
a) Por uma questão de estética, os nomes das autoridades, com a indicação do respectivo cargo, poderão vir carimbados ou datilografados no verso do diploma;
Atualmente, tudo pode vir impresso.
b) A data da conclusão do curso será a da respectiva ata;
No passado, entendia-se que o curso só era concluído por ocasião da Colação de Grau.
c) A data da expedição do Diploma será a constante no seu anverso;
d) As Instituições Isoladas de Ensino Superior poderão efetuar o registro interno de seus diplomas porém sem anotá-lo no verso dos mesmos;
e) Estão sendo apresentados, em anexo, os modelos de Diplomas e carimbos de registros.
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5 - DADOS NECESSÁRIOS PARA O REGISTRO DO DIPLOMA.
O registro do Diploma poderá ser feito em livro, folhas avulsas ou através de controle eletrônico (processamento de dados), a critério de cada Universidade. Nos dois últimos casos, porém, as folhas deverão ser numeradas, rubricadas e encadernadas. Em qualquer das modalidades haverá os termos de abertura e encerramento, assinados pelo Dirigente do Setor. Os dados do registro, entretanto, devem ser os seguintes:
a) número do registro;
b) nome completo do diplomado;
c) filiação;
A letra “c” foi alterada pelo art. 1º. da Lei 7.088/83, retirando a obrigatoriedade de filiação.
d) data e local de nascimento (somente o Estado);
A letra “d” foi alterada pelo art. 1º. da Lei 7.088/83, obrigando à inscrição de naturalidade (cidade/estado).
e) nome do curso e da habilitação, se for o caso;
f) data da conclusão do curso e data da expedição do diploma;
g) data do registro;
h) número do processo;
i) assinatura de quem efetuou o registro;
j) visto do dirigente do Setor. Quando houver delegação de competência do Reitor, deverá se indicado o documento da delegação.
O Parecer CES/CNE no. 379/04 recomenda que as assinaturas sejam de acordo com os regimentos das IES.
OBSERVAÇÃO: Os diplomas expedidos pela própria universidade são registrados por força do disposto no Art.27 da lei nº 5540/68. Não há necessidade, portanto, de referência à delegação do MEC. Quanto aos diplomas expedidos pelas demais Instituições, serão registrados por delegação de competência do Ministério da Educação e Cultura, devendo, então, constar o número da respectiva Portaria.
A “observação” da Portaria refere-se ao art. 27 da Lei 5.540/68, que deve ser substituído pelo art. 48 da Lei 9.394/96.
6 - REGISTRO DE APOSTILAS.
Quando a apostila se referir a habilitação realizada em unidade de ensino da mesma área da Universidade que registrou o diploma, essa apostila será averbada, se possível à margem do registro do diploma. Quando a apostila se referir a nova habilitação, realizada em unidade de ensino situada em área sob o controle de outra Universidade delegada, cabe a esta efetuar o registro da apostila, em livro próprio, e anotar, à margem desse registro, todos os dados referentes ao registro do diploma. Em seguida, transmitirá à Universidade que registrou o diploma os dados relativos ao registro da apostila.
7 - 2º VIA DE DIPLOMA: EXPEDIÇÃO E REGISTRO.
A 2º via de um diploma pode ser expedida tanto por motivo de extravio como por danificação do original. Para ser expedida por extravio será necessária a comprovação, pelo interessado, da publicação do extravio do diploma, em órgão da imprensa de maior circulação local, com a antecedência de pelo menos 30 (trinta) dias. No caso de danificação, deverá ser juntado à petição do diploma danificado. O novo diploma expedido trará os dados usuais, apenas vindo, com destaque, no verso, a expressão 2º via, e será registrado como um diploma comum. No verso, porém, além dos dados referentes ao seu próprio registro serão transcritos os relativos ao registro do diploma original.
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A Portaria 1/82, do Ministro Extraordinário para a Desburocratização dispensou a publicação do extravio em órgão da imprensa.
8 - DIPLOMA DE PÓS-GRADUAÇÃO.
O modelo e o texto do diploma de pós-graduação será de livre escolha das Universidades. O seu registro, porém, deve ser feito em livro próprio, com os elementos semelhantes aos dos diplomas de graduação. E o processo ficará instruído com os seguintes documentos:
a) ofício de encaminhamento;
b) diploma de graduação (fotocópia autenticada);
Só pode exigir fotocópia com autenticação de cartório nos casos indicados expressamente por Lei.
c) histórico escolar do curso de Pós-Graduação, do qual deverá constar o Parecer do CFE que o credenciou;
d) diploma de Pós-Graduação.
9 - DOCUMENTO DO CURSO DE 2º GRAU.
O documento que comprovará a conclusão do ensino de 2º grau será o histórico escolar ou o diploma, quando se tratar de curso profissionalizante, devidamente registrado nos órgãos competentes. A verificação de autenticidade poderá ser dispensada, cabendo à Universidade exigir a autenticação pelos Órgãos Estaduais de Ensino apenas quando houver dúvidas a respeito (Ver os Pareceres 3702/74 e 1153/76 do CFE)
Atualmente, documento do Ensino Médio.
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Anexo 7 – Portaria GR No. 12/74, de 1º. De Abril de 1974 – Cria o Serviço de
Registro de Diploma
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Anexo 8 - EXTRATO DA ATA DA 43ª. REUNIÃO DO CONSELHO DE CURADORES DA UFSCar, REALIZADA EM 17 DE MAIO DE 1974
.(p. 44 – Livro Ata No. 2) .
.
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Anexo 9 – Portaria DAU 251/74 – Delega competências as Universidades.
DEPARTAMENTO DE ASSUNTOS UNIVERSITÁRIOS
PORTARIA No. 251, DE 12
DE MARÇO DE 1974
O Diretor-Geral do Departamento de Assuntos Universitários, no uso de suas atribuições, e de acordo com a Portaria Ministerial no. 612, de 11 de dezembro de 1963, resolve:
Art. 1º. Fica delegada competência as Reitorias da Universidade de São Paulo, da Universidade Estadual de Campinas e da Universidade Federal de São Carlos, para promover o registro de diplomas de curso superior expedidos por estabelecimento estrangeiro de ensino superior, após a revalidação nos termos da lei.
Art. 2º. Será da competência: a) da Universidade de São Paulo o registro de
diplomas expedidos pelas demais instituições de ensino superior da Região da Grade São Paulo, da Região do Litoral, da Região do Vale do Paraíba, da Região de Bauru, da Região de Araçatuba, da Região de Presidente Prudente e da Região de Marília;
b) da Universidade Estadual de Campinas, o das instituições da Região de Campinas e da Região de Sorocaba;
c) da Universidade Federal de São Carlos, o das instituições da Região de Ribeirão Preto e da Região de São José do Rio Preto.
§ 1º. Quando julgar conveniente, a Universidade de São Paulo poderá descentralizar seus serviços de modo a que os diplomas expedidos pelas instituições localizadas nas Regiões de Bauru, Araçatuba, Presidente Prudente e Marília sejam registrados em sua unidade sediada em Bauru.
§ 2º. As Regiões Administrativas a que se refere o Artigo são as definidas no Decreto no. 52.576 , de 12 de dezembro de 1970, do Governo do Estado de São Paulo.
Art. 3º. Esta Portaria entrará em vigor à data de sua publicação, revogado o § 4º. Do artigo 1º. Da Portaria da Diretoria do Ensino Superior, e demais dispositivos em contrário.
Brasília, 8 de março de 1974 – Heitor Gurgulino de Souza, Diretor Geral.
DOU – 28 de março de 1974 – p. 3495
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Anexo 10 - Fluxograma – Descrição dos Símbolos (Juran, 1990)
Atividade
Decisão
Terminal
Documento
Arquivo
Linha de Fluxo
Conector
