DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

ABRANGÊNCIA

Diagnóstico empresarial é um importante processo para o aperfeiçoamento contínuo das empresas. É com o diagnóstico empresarial que se identificam os pontos prioritários a serem revisados para melhorar a performance da gestão operacional e estratégica. O diagnóstico permite:

Identificar as ações da empresa que precisem ser revisadas prioritariamente; Fornecer os meios e métodos mais adequados a serem aplicados; Apresentar os critérios para desenvolver as revisões de processos; e Estabelecer os critérios para validação das revisões.

Estes pontos são essenciais para garantir o ciclo de PDCA nos processos mais importantes ou críticos das empresas.

Conceituando

Falamos sobre “processos” e “procedimentos”; a definição destes termos segundo o dicionário Aurélio é:

Processo: Maneira pela qual se realiza uma operação, segundo determinadas normas; método, técnica.

Procedimento: Processo, método.

PDCA NAS EMPRESAS

Quando falamos de uma empresa organizada, temos uma empresa com processos claramente definidos e seguidos.

O mundo muda constantemente, e as empresas devem mudar também para se manterem atualizadas e em sincronia com os momentos socioeconômicos em que estão inseridos. O conceito de mudar ou ajustar a empresa nada mais é do que mudar ou ajustar os processos, ou seja, ter os processos plenamente compatíveis com as necessidades do momento.

“Mudar ou ajustar processos” é também um processo; isso mesmo, mais um processo! Este processo de ajuste, ou aprimoramento contínuo é também conhecido pelos administradores como PDCA (note que esta técnica é aplicável mesmo sem existir a informatização), que significa:

← [P] Planejar(originalmente em inglês: Plan)Estabelecer a missão, visão, objetivos, metas, procedimentos e processos necessários para atingir os objetivos desejados

← [D] Desenvolver(originalmente em inglês: Do)Desenvolver os processos

← [C] Conferir(originalmente em inglês: Check)Verificar se os resultados são os planejados

← [A] Agir(originalmente em inglês: Act)Agir de acordo com o verificado determinando a necessidades de novos planejamentos

OBJETIVOS PRINCIPAIS

Identificar necessidade de informações gerenciais para ações estratégicas a) Identificar junto à Direção as metas de médio e longo prazo b) Avaliar quanto das informações gerenciais disponíveis atenderão às

necessidades previstas c) Definir relatórios a serem desenvolvidos; o desenvolvimento poderá ser desde

o simples cadastramento de dados que permitam extrair as informações necessárias até a modelagem de um relatório a ser desenvolvido pela equipe de tecnologia

Identificar possibilidades de melhoria na gestão empregando ERP: 1. Envolvendo a equipe de TI responsável pelo ERP, as seguintes análises:

a) Da situação atual das integrações entre os vários módulos do sistema b) Da situação atual dos métodos de cálculo empregados c) Quanto ao uso adequado do sistema d) Quanto ao uso de recursos disponíveis e) Quanto à necessidade de treinamento

2. Envolvendo a equipe de usuários a) Análise dos procedimentos operacionais atuais b) Identificar alternativas de procedimentos visando maior eficiência e

segurança

PLANO DE TRABALHO

O plano de trabalho deve englobar os seguintes pontos principais:

Levantamento dos procedimentos da empresa – visão geral

Este levantamento terá por objetivo identificar os principais procedimentos operacionais que se relacionam com as áreas que usam o sistema de gestão, com foco na sua gestão e no uso do sistema de gestão atual.

Este levantamento será feito por meio de entrevistas com os usuários que se relacionam com as áreas em foco neste serviço. Os usuários a serem entrevistados deverão ser os responsáveis pelas suas áreas ou usuários chaves, eles serão definidos pelo líder deste projeto por parte do Cliente.

As entrevistas sugeridas são as seguintes:

1. Direção

2. Contabilidade, Fiscal e Custos (para visão geral)

3. Financeiro

4. Compras e recebimento

5. Faturamento e expedição

6. Produção e almoxarifado

7. Tecnologia da informação

As entrevistas serão agendadas pelo líder deste projeto por parte do Cliente com a antecedência necessária para assegurar aproveitamento adequado de nosso tempo e não interferir nas tarefas dos profissionais.

Levantamento dos procedimentos específicos da Contabilidade, Fiscal e Custos

No caso das áreas de Contabilidade, Fiscal e Custos estamos considerando dedicar 8 horas entrevistando e acompanhando a rotina do pessoal. Isto ocorrerá após a rodada de entrevistas iniciais.

Elaboração do “Diagnóstico da gestão de processos administrativos”

Com base no levantamento efetuado elaboramos um relatório de apresentação com nossas observações e recomendações pertinentes ao escopo definido.

Muitas são as barreiras e fraquezas que encontramos, não só financeiramente, mas, também, na parte administrativa, financeira, comercial, logística, recursos humanos, contabilidade, fiscal, tributária e marketing.

Como está a sua empresa hoje?

Aonde ela apresenta deficiências?

Elas podem ser corrigidas?

Os problemas podem ser resolvidos?

O que está faltando para sair do lugar?

O que está errado?

Onde estão as falhas?

Todas estas questões e muitas outras podem ser respondidas, claramente, no DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL.

Na realidade o DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL, que é uma excelente ferramenta de gestão empresarial, vai, além de responder a tudo isto e muito mais, lhe oferecer subsídios para que você mesmo, ou com a ajuda de terceiros, seus colaboradores e algum conhecimento além de muito comprometimento, a resolver, senão todos, uma boa parte de todos os problemas que a sua empresa possa estar passando neste momento.

Outras questões como:

Se você receber uma fiscalização hoje, você está preparado?

Se um colaborador seu for dispensado e entrar na Justiça do Trabalho, você está tranqüilo?

Você sabe, exatamente, qual é o seu lucro mensal?

Você sabe, exatamente, qual a sua sobra de caixa no dia tal?

Você sabe qual é o ponto de equilíbrio de sua empresa?

Toda a documentação da sua empresa está absolutamente em ordem, tem certeza disto?

Todas as obrigações legais estão sendo cumpridas de acordo com a legislação?

Através do seu balanço mensal você está fazendo todas as análises financeiras e econômicas possíveis?

Com certeza o seu controle de estoque está absolutamente em dia, não é mesmo?

Com base nos anos anteriores você sabe exatamente quanto cresceu este ano, certo?

Na última reunião de capacitação de seus colaboradores você foi cordial quando disse que as metas vão ter que, obrigatoriamente, serem atingidas com seus clientes?

Na última capacitação de seus colaboradores foi falado tudo a respeito da importância de seus clientes e de como tratá-los adequadamente, suas necessidades, etc... Todos os seus colaboradores tem, cada um, o fluxograma de seus respectivos trabalhos?