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Dissertação e

Técnicas de Apresentação

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Objetivos

compreender os princípios para escrever introduções, conclusões e sumários executivos

reconhecer técnicas para organizar e explicar a sua informação

compreender técnicas para escrever frases claras e concisas

compreender como editar eficazmente os seus documentos

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Introdução

A estrutura e a linguagem dos seus relatórios deve prender os seus leitores – de forma fácil e convincente.

Mas como escolher a forma mais adequada de organizar a sua informação?

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Escrever a introdução, conclusão e sumário

Qualquer relatório precisa de uma introdução e uma conclusão eficaz.

Mas que informação isso deve conter, e quanta informação?

O mesmo se pode dizer dos sumários executivos, com mais uma pergunta:

Será que preciso mesmo dele?

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Quais são os eventos mais importantes que levaram à elaboração deste relatório?

A introdução é como um “cartão de visita”. É a sua primeira – e melhor – oportunidade de cativar o seu público.

A pergunta principal a fazer é:

Introdução

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Uma boa introdução guia o leitor do conhecimento geral para os detalhes.

Ela também deve dar ao leitor três coisas específicas:

Criar um contexto partilhado peloleitor e o autor

Estabelecer claramente o objectivodo relatório

Descrever a organização do relatório

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Introdução

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A conclusão dá-lhe mais uma oportunidade de levar o leitor na direcção que você escolher.

Crie um sentido de finalização

Técnicas para conclusões eficazes:

Recomende acções

Repita os pontos mais importantes

Sumarize todo o documento

Realce a importância do tópico

Introdução

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Um sumário executivo é uma breve descrição dos conteúdos mais importantes de um relatório.

O sumário executivo deve incluir o que você quer que o leitor recorde.

Se o seu relatório estiver bem escrito e organizado, o autor pode:

rever o que escreveu extrair as ideias mais essenciais, e incluí-las no sumário

Sumário Executivo

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Um sumário executivo deve conter as respostas que os decisores procuram no relatório. Portanto, lembre-se:

Qual é o problema?

O que é necessário para o resolver?

Como é que deve ser resolvido?

Quais são os benefícios de o resolver desta maneira?

Sumário Executivo

Pode-se utilizar a ferramenta da qualidade 5W1H

Sumário Executivo

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Técnicas de organização e explicação

Há três esquemas (ou sequências) comuns que o podem ajudar:

Como organizar e explicar a sua informação?

A sequência indutiva começa com detalhes específicos e utiliza-os para construir uma conclusão ou recomendação geral.

O padrão dedutivo é o oposto do padrão indutivo.

O modelo espaço/tempo dispõe a informação de acordo com a sequência em que os leitores a podem encontrar no mundo real.

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Técnicas de organização e explicação

Dentro dos esquemas organizativos, há essecialmente seis técnicas para explicar a sua informação:

Exemplo

Analogia

Definição

Categorização

Comparação e contraste

Causa e efeito

Um exemplo concretiza uma ideia geral através de uma ou mais circunstâncias específicas.

Uma analogia é um tipo de exemplo, que compara uma coisa com outra.

Uma definição identifica algo de forma única.

Categorização é pegar na informação e dividi-la em partes distintas.

Comparação e contraste é ilustrar as semelhanças e diferenças, respectivamente.

Causa e efeito explica porque é que uma coisa aconteceu.

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Escrever frases claras e concisas

O seu estilo de escrita precisa de ser:

claro explícito, e fluir com rapidez e lógica

Consegue-se um alto nível de fluidez de leitura ao incorporar:

clareza economia e direccionamento na sua escrita

(especialmente a nível da frase)

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Para “medir” a fluidez de leitura, faça as seguintes perguntas a si próprio:

O meu leitor vai compreender o que escrevi ao ler a frase rapidamente?

O meu leitor vai compreender o que escrevi sem ter que voltar atrás e reler algumas partes?

O meu leitor vai ficar sem fôlego no meio da frase?

Usei uma palavra grande onde uma pequena bastaria?

Há mais do que uma ideia na minha frase?

Há palavras (particularmente adjectivos e advérbios) que podem ser retiradas?

Escrever frases claras e concisas

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Escrever frases claras e concisas

Exemplo de uma frase:

A mesma frase melhorada:

“A área de comunicação que os pontos focais estão interessados em conhecer melhor está relacionada com os relatórios técnicos

usados na agricultura e no governo.”

“Os pontos focais gostariam de saber mais sobre relatórios técnicos usados na agricultura e no governo.”

Consultar o  site http://www.gramaticaonline.com.br

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Editar documentos

Depois de ter completado um rascunho do relatório, precisa de o rever cuidadosamente.

Aqui estão alguns elementos a que se deve prestar atenção:

Ortografia Repetição de informação

Pontuação Frases densas, pesadas

Encadeamento dos parágrafos Clareza da mensagem

Informação em falta Questões politicamente sensíveis

Formato Coerência dos parágrafos

Informação desnecessária Repetição desnecessária de palavras

Sequência lógica dos parágrafos Erros gramaticais

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Editar os documentos

Um processo ieal de edição tem três fases:

Fase conceitual/estrutural

Fase linguística

Fase de revisão /formatação

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Editar os documentos

Nesta primeira fase lê-se rapidamente o documento.

Deve-se concentrar a atenção apenas nos seguintes elementos do quadro anterior:

Fase conceitual /estrutural

Clareza da mensagem Encademaento dos parágrafos/ideias Informação em falta Informação desnecessária Repetição de informação

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Editar os documentos

A edição linguística é a fase que consume mais tempo, já que o autor tem que ler cuidadosamente o documento, palavra por palavra, e perguntar-se “Será que me agrada a maneira como exprimi esta ideia?”

Deve concentrar a sua atenção nos seguintes elementos do quadro: :

Fase linguística

Frases densas, pesadas Clareza da mensagem Questões politicamentre sensíveis Repetição desnecessária de palavras Sequência lógica das frases

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Edição dos seus documentos

Revisão é simplesmente verificar se há erros. Deverá concentrar-se nos seguintes elementos do quadro:

Ortografia Pontuação Gramática

Fase de revisão /formatação

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Sumário

Uma boa introdução deve estabelecer claramente o objectivo do relatório e antecipar a sua organização.

Técnicas para elaborar conclusões eficazes são: recomendar acções, repetir os pontos principais, resumir todo o documento, re-enfatizar a importância do tópico.

Utilizarão esquemas indutivos, dedutivos e/ou de espaço/tempo para organizar a vossa informação e diversas técnicas para a explicar.

Ao incorporar clareza na vossa escrita, especialmente a nível das frases, poderão alcançar um alto nível de fluidez de leitura.

Um processo ideal de edição tem três fases: fase conceptual/estrutural, fase linguística e fase de revisão / formatação.

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A Importância da Comunicação

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A Importância da Comunicação

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Bibliografia Sugerida:

Martos, Cloder Rivas - Gramática Pedagógica 29a Ed. 2005