Seção Técnica de Controle de Processos – DPM-10 Projeto Modernização do SIMPROC Sistema...

Seção Técnica de Controle de Processos – DPM-10Projeto Modernização do SIMPROC

Sistema Municipal de Processos

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Divisão Técnica de Processos Municipais

1. Introdução2. A Tabela de Unidades3. A Tabela de Assuntos4. Emitindo o Requerimento5. Consultando Requerimentos Emitidos6. Autuando o Requerimento7. Problemas mais comuns8. Glossário

Manual de Autuação com Requerimento



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Introdução



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Introdução

Por que emitir requerimento de autuação pelo SIMPROC?

Após analisar diversos tipos de processos de todos os Órgãos da PMSP, vimos que o memorando de autuação muitas vezes apresenta falta de dados ou mesmo erros, contrariando as normas vigentes, que dispõe que o requerimento inicial deve trazer todos os dados necessários ao preenchimento da capa do processo.

O processo autuado desta forma corre o risco de não prosperar, ou de ter sua tramitação atrasada, uma vez que um processo com dados errados acaba voltando para correção.

Outro ponto a ressaltar é que os setores de autuação têm que tentar encaixar o processo em um assunto existente, e nem sempre o assunto escolhido é o correto para o processo, uma vez que cabe à unidade solicitante conhecer a legislação à qual o processo se refere.



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Introdução

Por outro lado, é mais cômodo e prático centralizar o requerimento de autuação no SIMPROC, pois assim é possível saber exatamente quais dados devem ser cadastrados, quantos e quais requerimentos foram emitidos por qualquer unidade, além do preenchimento automático do nome e unidade de quem vai assinar.

Sobretudo, a emissão de requerimento pelo SIMPROC permitirá maior agilidade para o setor de autuação, na medida em que elimina o retrabalho de digitação de dados e a localização de assuntos que se encaixem no requerimento.



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A Tabela de Unidades



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A Tabela de Unidades

Conhecer e manter atualizada a Tabela de Unidades é uma das operações mais importantes do SIMPROC, pois ela contém dados de todas as unidades da Administração Municipal que tramitam processos e é baseada no organograma oficial dos Órgãos.

Através dela é possível saber o nome oficial da unidade e a sigla pela qual ela é mais conhecida, o telefone, endereço e o horário de atendimento.

Outra informação importante é o campo “Responsável pela Unidade”, ou seja, o servidor que responde pela unidade e o seu cargo.

É baseada nela também a consulta de processos pela Internet, que já ultrapassa um milhão de acessos/mês, portanto ao manter os dados de sua unidade atualizados você estará ajudando o cidadão e as demais unidades da PMSP a entrar em contato quando necessário.



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• No menu do SIMPROC, acesse a tela TAB. UNIDADES.

Atualizando a Tabela de Unidades



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1. Digite o CÓDIGO DA UNIDADE e tecle ENTER.



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2. Confira se todos os dados em vermelho estão corretos e atualizados.



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3. Se não estiverem, altere os dados necessários, e tecle ENTER e F9 para salvar as alterações



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4. IMPORTANTE: Aqui deve ser colocado o nome completo do responsável pela unidade e o cargo pelo qual ele responde.



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A Tabela de Assuntos



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A Tabela de Assuntos

Assunto é o tema do processo, ou seja, é a indicação do que o processo trata de modo geral. Para facilitar e melhorar o entendimento desta indicação são usados subassuntos, que visam esclarecer qual rotina específica está sendo tratada dentro daquele tema.

Aos Assuntos/Subassuntos são atribuídos códigos numéricos, para que possam ser agrupados em uma tabela e entendidos pelo Sistema. Esta é a Tabela de Assuntos.

É importantíssimo observar que antes de solicitar a autuação de um processo devemos saber a qual assunto ele pertence, pois cada um deles pode ter diferentes trâmites e fluxos, dentre os quais:

•PRAZO DE RECEBIMENTO DO RECURSO •PRAZO PARA ANALISE •PRAZO PARA ARQUIVAMENTO•DESTINO DO PROCESSO APÓS PRAZO ARQUIVAMENTO•LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA



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Consultando a Tabela de Assuntos

Para exemplificar o uso da tabela de Assuntos, vamos à casos práticos:

1 – É necessário autuar um processo para efetuar o pagamento de contas telefônicas.

- Usaremos o assunto 022-pagamento e subassunto 011-telecomunicação. O código de Assunto para este processo é 022-011.

2 – Se precisarmos de um processo para aquisição de material com valor estimado em 40 mil reais.

-Toda compra da Administração Pública é feita através de Licitação, então sabemos que o assunto será 016 – Licitação e o Subassunto 009 - Abertura.

-Mas a legislação prevê que até determinado valor não é necessário fazer licitação. Se este for o caso, então o Subassunto será 004 – Dispensa.

-Ou então, se já existir uma ARP para o item, poderemos usar o subassunto 011 – Ata de Registro de Preços.



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Para consultar os assuntos possíveis para processos, acesse o item TAB. ASSUNTOS do SIMPROC e tecle ENTER para ver o assunto 001. tecle F8 para ver as próximas opções.



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Após escolher o assunto, acesse a tela TAB. SUBASSUNTOS, coloque o CÓDIGO DO ASSUNTO escolhido no campo, conforme figura e tecle ENTER. Tecle F8 para ver as próximas opções.



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Outra opção é acessar o endereço

www.prefeitura.sp.gov.br/processos

e clicar no link TABELAS.

Esta home tem também muitas outras informações a respeito de processos e sobre o SIMPROC, como estatísticas, legislação, procedimentos para correções e modelos de formulários e peças do processo.



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Clique depois em TABELA DE ASSUNTOS



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Em seguida aparecerá a lista de Assuntos e respectivos Subassuntos, para consulta. Esta opção é mais recomendada pois a visualização e entendimento são mais claros.



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Emitindo o

Requerimento de Autuação



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Emitindo o Requerimento de Autuação

No menu do SIMPROC acesse o item PROCESSO-EMITE REQTO



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1. Coloque o código do ASSUNTO e SUBASSUNTO escolhidos para o Processo.



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2. No MOTIVO DA AUTUACÃO escreva uma breve descrição do que trata o processo, ou coloque informações que complementem o Assunto/Subassunto.



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3. Coloque o CNPJ da Unidade Orçamentária e o Tipo 4, se o interessado for a própria PMSP,

Ou o CNPJ do interessado e o tipo 2 se for Munícipe.

Se o interessado for pessoa física, coloque o CPF e o Tipo 1.



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4. Coloque a quantidade de folhas a serem autuadas junto com o requerimento.



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5. Coloque o código da unidade interessada na autuação do processo.

Através do Código, o SIMPROC trará o nome da Secretaria no cabeçalho, o nome do responsável pela unidade, ou seja, aquele que assinará o requerimento de autuação e o código para onde será enviado o processo após autuado.



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6. Após teclar ENTER o SIMPROC trará todos as descrições dos códigos preenchidos. Se estiver tudo correto tecle F9 para imprimir o Requerimento de Autuação.



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O Requerimento



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1. O SIMPROC emitirá o requerimento de autuação com todas as informações necessárias para a formação do processo, conforme modelo.



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2. Nome da Secretaria à qual pertence a unidade solicitante.



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3. Quantidade de folhas enviadas ao setor de Autuação com o requerimento. Caso o número de folhas informado não seja igual ao enviado de fato, o setor de autuação deverá devolver tudo para regularização.



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4. Número seqüencial do requerimento.



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5. Assunto e Subassunto do processo. Aqui há também um campo para a legislação à que se refere o processo.



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6. Motivo da Autuação, é usado para descrever brevemente do que o processo está tratando. Pode ser também um complemento do assunto.



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7. Caso o processo trate de assunto relativo à imóvel, este campo trará o número do SQL ou INCRA.



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8. Dados do Interessado, com nome completo, documento e endereço.



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9. Aqui é mostrado o código da unidade para onde deverá ser enviado o processo após autuado. É o mesmo código da unidade interessada.



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10. Campo para assinatura do responsável pelo pedido de autuação É sempre o nome do responsável legal pela unidade. Caso esteja incorreto, consulte o item “Atualizando a Tabela de Unidades”



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11. Operador que emitiu o Requerimento e data de emissão.



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Depois de impresso, se houver a necessidade de correção em algum dado, tecle F10, coloque o cursor em ALTERAÇÃO e tecle ENTER.



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1. Coloque o numero do requerimento e tecle ENTER.

2. Corrija o dado incorreto e tecle F9 para reimprimir o requerimento.

3. Atenção! Depois de autuado, não é mais possível alterar dados do requerimento.



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Consultando

Requerimentos Emitidos



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1. Tecle F10, e coloque o cursor em RELATÓRIO e tecle ENTER.

2. coloque o código da unidade e o período que deseja relacionar e tecle ENTER.

Consultando Requerimentos Emitidos



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1. A tela vai mostrar todos os requerimentos emitidos pela unidade informada e os números dos processos caso já tenham sido autuados.

2. Atenção. Requerimentos não autuados em 6 meses serão automaticamente excluídos da base de dados, sem possibilidade de recuperação. Esta medida visa evitar o acúmulo de dados desnecessários no SIMPROC.



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1. A tela vai mostrar todos os requerimentos emitidos pela unidade informada e os números dos processos caso já tenham sido autuados.



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Autuando o

Requerimento



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No menu do SIMPROC acesse o item PROCESSO-AUTUA REQTO



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Autuando o Requerimento

1. Coloque o número do requerimento e tecle <ENTER>



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1. O Sistema irá trazer os dados inseridos pela unidade requisitante. Verifique se estão todos corretos e tecle F9 para Autuar o processo.

2. Atenção! Depois de autuado, não é mais possível alterar dados do requerimento.



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1. Se tudo estiver correto, o SIMPROC emitirá a capa do processo, neste formato.



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Problemas freqüentes



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P: Esta mensagem indica que o assunto informado não pode ser usado por sua unidade.

S: Escolha outro código que se encaixe no tema do seu processo.



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P: O assunto é permitido para minha unidade, mas o sistema informa não.

S: Verifique o tipo do interessado. O tipo 5 (RG) não é aceito nesta tela.



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P: Impressora indicada não é laser.

S: verifique com sua unidade de informática a possibilidade de cadastrar a impressora como no CFL junto à PRODAM. Mais informações podem ser obtidas através do e-mail [email protected]



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Glossário



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Autuação é o ato de cadastrar a petição (requerimento) inicial no sistema e gerar um número de processo, apor a capa de cartolina e protetor plástico e juntar os documentos que instruírem o requerimento.

• Autuação

• Juntar documentos

Junção ou juntar documentos significa atribuir numeração seqüencial e cronológica aos documentos, consignando em cada um deles o número do processo atribuído para o requerimento, o nome, rf e unidade de lotação do funcionário e sua assinatura.

É importante salientar que no verso da primeira folha e no verso da última folha juntada deve-se informar a folha ou intervalo de folhas que se estará juntando daí em diante.

Glossário

• ProcessoSegundo a LEI 14.141, de 27/03/2006, é todo conjunto de documentos,

ainda que não autuados que exijam decisão.



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• Unidade

Cada um dos setores da PMSP que possui código de SIMPROC próprio.



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Caso hajam dúvidas, entre em contato com DPM-10 através do e-mail [email protected] ou através dos telefones

• 3396-7083 ; 3396-7079 e 3396-7080

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