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ATIVIDADES PROFISSIONAIS 1

SECRETARIADO

DIREITOS RESERVADOS: A reprodução deste material seja de forma total ou parcial de seus textos ou imagens é permitida, desde que seja referenciado pela nova autoria ao fim de seu material. Todos os direitos reservados para Mundo das Especialidades - Julho de 2013/União Nordeste Brasileira da Igreja Adventista do Sétimo Dia -Clube de Desbravadores – Brasil - Rio Grande do Norte

A Secretaria é o setor componente de uma determinada unidade de

qualquer estabelecimento ou grupo de pessoas, responsável pela do-

cumentação sistemática da vida deste grupo em seu conjunto. Seu

papel é o de proceder, segundo determinadas normas, ao registro, seja

da vida dos integrante, da vida funcional dos líderes que regimentam o grupo e dos atos

promovidos por ambos. O Secretário tem por responsabilidade organizar, sistematizar,

registrar e documentar todos os fenômenos que se processam no âmbito de sua institui-

ção, tornando viável seu funcionamento administrativo e garantindo sua legalidade e a

validade de seus atos.

Aonde for preciso o registro documental de pessoas, validando assim suas posi-

ções e atitudes e a manutenção dos arquivos que validam a existência destes documen-

tos, diante do grupo, é evidente a presença de uma pessoas responsável por esta área,

visto que organização devem ser as palavras que identifiquem e qualifiquem o secretario

para sua função.

Preparamos para você um passo a passo das diferentes funções que um secretá-

rio deve aprender em seu ambiente de trabalho. Siga as orientações e então boa sorte na

sua função de secretariado.

PRATICANDO

Esta especialidade exige que você esteja envolvido em setores ligados a admi-nistração e a secretarias, sejam elas da sua escola ou do seu clube de desbravado-res. Para isso, os requisitos exigem que você mantenha os livros e relatórios de sua unidade ou clube sempre atualizados e organizados, que tal começar pela sua unidade de clube? Vamos desenvolver as nossas ca-dernetas?

MUNDO DAS ESPECIALIDADES

SECRETARIADO– HABILIDADE PROFISSIONAIS – 061

Texto e digramação: Khelven Klay

KHELVEN KLAY

Graduando do curso de Zootecnia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte—UFRN; atua no clube de desbravadores como secretario da 10ª Região no campo da Missão Nordeste e como diretor do site Mundo das Especialidades

Este é o emblema da

nova especialidade


SECRETARIADO


SECRETARIADO - HP - 061

Para um bom secretário que se prese fazer ligações e manter

os seus contatos é importante que você saiba se comunicar e

como ter o alcance dessas pessoas. Usando os DDDs e

DDIs, você tem acesso a qualquer número de telefone de for-

ma simples. Veja como utilizá-los:

COMO FAZER UM INTERURBANO:

Cada cidade ou alguns municípios possuem seus códigos de

localidade (DDD - Discagem Direta à Distância) O DDD é de

uso estritamente nacional e não somente de estado pra esta-

do, como em dados casos de município pra município... de-

pendendo do tamanho dele. Depois disso, você deverá verifi-

car a área de acesso que esteja o município que você gostaria

de discar. As áreas de acesso estão distribuídas abaixo e isso

depende das prestadoras de serviço de telefonia.

Hoje em dia os códigos de área 031(Oi) e 021(Embratel) são

os mais utilizados já que estes possuem alcance nacional em

todo o território. Veja como duas pessoas, uma que mora no

Rio Grande do Norte e outra que mora em São Paulo se co-

municariam pelo telefone em nossa ilustração ao lado.

LIGUE JÁ!

Cada escritório tem sua peculiaridade organização, por isso é

uma atividade muito peculiar da forma como você vai se orga-

nizar porém vamos te dar algumas dicas gerais de Stefane

Braga do site Mais Equilíbrio:

1- Descubra como utiliza seu tempo: todas as tarefas que

você realiza são divididas em três tipos: urgentes (prazo que

está curto ou acabou), importantes (que trazem resultado e

possuem tempo para serem realizadas) e circunstanciais (que

não agregam valor e fazem você apenas perder tempo). Sa-

bendo a forma como seu tempo é utilizado ajudará você a se

planejar. Seu foco será reduzir as atividades urgentes

(priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), au-

mentar as tarefas importantes e eliminar as circunstanciais.

Faça o teste da Tríade e descubra a forma como utiliza seu

tempo diariamente.

PLANEJE-SE PARA O FUTURO

Este garotinho dar um show de planejamento de

vida desde cedo. Depois de seu joguinho de bola ,

ele prepara a janta e aguarda seus pais chegarem

em casa com o novo irmãozinho.

Youtube: http://migre.me/fAKyN

2- Planeje-se! Ter mais tempo para a

vida pessoal e profissional é prevenir

problemas e priorizar aquilo que você

quer. Esse processo de antecipação que

é fundamental na gestão de tempo. Para

isso, planeje sua semana com antece-

dência de, pelo menos, três dias. Veja o

que pode gerar urgências e crie ativida-

des de prevenção.

3- Escolha uma ferramenta: agenda, Iphone, Outlook, Neotriad ou caderno que faça com que você tire as pen-dências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e ante-cipar seus problemas.


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4- Limite seu horário de trabalho: muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tem-po adicional. Se fosse uma obrigação sair exatamente do seu horário (quando as luzes do escritório são apagadas, por exemplo), com certeza você seria mais centrado e, conse-quentemente, mais produtivo. Experimente criar esses "limitadores" para você no dia a dia.

5- Organize seu local de trabalho: sua papelada, revistas e seus armários. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações e isso é muito tempo perdido.

6- Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na sequência de exe-cução.

ORGANIZANDO ARQUIVOS

Thais Godinho, publicitária, proprietária do blog “Vida organi-

zada” aponta que nem tudo é informática. O escritório sem

papel – em nossa opinião – é uma utopia. Portanto, seja cra-

que no assunto “Arquivamento”, tanto para a execução do

trabalho quanto para a orientação de sua eventual assessora/

equipe. Comecemos por alguns itens que podem aumentar

sua produtividade e a qualidade do trabalho:

1) Padronização: Este é um item vital para garantir

produtividade e qualidade. Separe cada assunto por cores.

Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que

haja títulos claros e procure manter um padrão inclusive nos

tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armários com

etiquetas de boa qualidade.

2) Planejamento: Separe toda a papelada e docu-

mentação previamente. Se for necessário um tempo antes do

arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicações

claras do local destinado para arquivo.

3) Regularidade: Não deixe acumular a papelada.

Mantendo um sistema de arquivo diário você e seus colabora-

dores e colegas vão se sentir melhor. O acúmulo de papéis

sem arquivo aumenta o risco de perdas.

4) Pastas: Dê preferência às pastas tipo caixa. É mais

fácil a identificação e o posicionamento. Faça uso também das

pastas suspensas. Aplique subtítulos, dividindo em seções,

por assunto.

5) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a

que elas mal possam ser arquivadas. Procure manter pastas

de até 3 cm de espessura na quantidade de papéis.

6) Atualização: Descubra um sistema de atualização,

de tal forma que você possa periodicamente fazer uma

“limpeza” e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis

cujo conteúdo está no computador e, portanto, dependendo

do caso, ele é desnecessário.

FICHÁRIOS TELEFÔNICOS

São materiais de fácil execução, além de serem extrema-mente úteis. As agendas podem ser feitas com um simples caderno com linhas, como existem brochuras especialmente para este tipo de atividade vendidas em papelarias. Geral-mente os nomes ficam divididos em ordens alfabéticas, se-guidas de sua função, tarefa, destinatário ou serviço. É co-mum em qualquer ramo empresarial a existência de um fi-chário telefônico, além de organizar seus contatos, permite que você os busque de forma rápida sempre que precisar consulta-lo.

De um jeito simples e com estilo você pode manter os seus contatos sempre por perto e de forma organizada


SECRETARIADO



Você como secretário muitas das vezes é a primeira pessoa a manter contato com o público. Sua maneira de falar e agir vai contribuir muito para a imagem que irão formar sobre sua empresa que você trabalha, neste caso o clube de Desbravadores. Não se esqueça você é um cartão de visitas e um testemunho vivo.

Todo secretário que se prese tem seus contatos sempre atualizados

e em dias, em um simples caderno organize uma agenda telefônica

por ordem alfabética, coloque os telefones fixos, celulares e e-mails,

se ainda for preciso coloque contato de redes sociais para aumentar

ainda as chances de contato com a posterior pessoa.

As agendas de compromisso podem ser feitos de maneira simples e

organizada, aqui no Mundo das Especialidades é feita uma tabela

colocadas dentro de um prospecto, onde ficam as principais datas a

disposição dos olhos dos colunistas e prazos que os mesmos devem

cumprir. Você pode por exemplo utilizar de um mural.

CARTÃO DE VISITAS

ORGANIZANDO AGENDAS PESSOAIS

CARTÃO DE VISITAS

ORGANIZANDO AGENDAS PESSOAIS


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UM NOVO TEMPO

Veja este vídeo de 1983, do Jornal Hoje, da Rede

Globo, sobre os primeiros caixas eletrônicos aqui no

Brasil. A tecnologia daquela época que hoje jaz no

limbo-limboso

Youtube: http://migre.me/

Se antigamente tudo girava em torno de um banqueiro, ele guardava seu dinheiro, lhe

entregava o cache quando precisa-se e era a ele que você realizava seus pagamentos.

Era muita coisa para uma pessoa só. De lá pra cá, a tecnologia alcançou os sistemas

econômicos e facilitou a nossa vida. Hoje falasse do “dinheiro virtual” que através de um

cartão de crédito você pode ter acesso ao seu “Money” de qualquer agência bancária

do país. Abaixo te explicamos quais são os termos mais utilizados:

PROCESSOS BANCÁRIOS

Na tela!

Quanto dinheiro tenho no meu bolso...?Quanto

posso gastar este mês? Este aplicativo foi desen-volvida para responder a

estas perguntas! Este aplicativo pode ajudá-lo a gerir facilmente os

seus rendimentos e despe-sas. Fácil de usar! Basta introduzir o rendi-

mento e despesas, e o saldo irá aparecer imedia-tamente.

Nome: Gestor de Mesada

GooglePlay


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Acesse o site: edacaooficial.ufsc.br , sua fonte de consultas para redações oficiais



TÉCNICAS DE REDAÇÃO

As redações oficiais técnicas são preditas por normas que devem ser seguidas

daqueles que lhe fazem uso. As normas aqui ditas são todas fornecidas da

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA que possui em seu portal

padrões destes documentos que devem ser usados e catalogados, vejamos

abaixo as regras para cada um:

Diagramação padrão oficio

Fonte: Times New Roman Tamanho da fonte: Texto em geral: 12 Citações: 11 Notas de rodapé: 10 Espaçamento: Simples entre as linhas e uma linha em branco após cada parágrafo. Papel: A-4 (29,7 x 21,0 cm) Parágrafos: Distância de 2,5 cm da numeração do parágrafo à esquerda . Margens: Lateral esquerda: 3,0 cm de largura Lateral direita: 1,5 cm de largura Entre o logotipo e o início do texto: 5,0 cm de altura Margem inferior: 1,5 cm de altura Margem superior (a partir da segunda página): 3,5 cm de altura Numeração de páginas: Obrigatória a partir da segunda página. Cores: Impressão preta em papel branco. Impressão colorida somente em gráficos e ilustra-ções. Observações: 1. Não deve haver abuso de formas que afetam a elegância e sobriedade do documento (negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas etc.) 2. É permitido que os memorandos, ofícios e seus anexos sejam impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens direita e esquerda terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho).

TÉCNICAS DE REDAÇÃO



OFÍCIOS E MEMORANDOS

1. Timbre: No alto da folha. Deve conter o símbolo do ór-gão, o nome do órgão e do setor, o endereço para corres-pondência, o telefone, o fax e o e-mail. 2. Tipo e número do expediente, seguido da sigla do ór-gão que o expede, com alinhamento à esquerda e sem ponto final. Memorando n.o 123/2012/GR Ofício n.o 118/2012/DDP/SEGESP 3. Local e data em que foi assinado por extenso, com ali-nhamento à direita, ponto final e sem o número zero antes do dia. Florianópolis, 7 de junho de 2012 . 4. Destinatário: O nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação, com alinhamento à esquerda. Ofício: A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Ministro da Educação Endereço Memorando: Ao Senhor Chefe do Gabinete da Reitoria À Senhora Secretária de Gestão de Pessoas 5. Assunto: Resumo do teor do documento. Em negrito e com alinhamento à esquerda. Sem ponto final. Assunto: Produtividade do órgão na Gestão 2008-2012 Assunto: Necessidade de servidores no Centro Tecnológi-co 6. Texto Introdução Desenvolvimento Conclusão 7. Fecho: 2,5 cm de distância da margem à esquerda. Atenciosamente, Respeitosamente, 8. Assinatura do autor da comunicação e identificação do signatário: Centralizado.

(espaço para assinatura) NOME Reitora


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CARTAS E E-MAILS

Estes não tem caráter oficial como as demais redações, porém no próprio Word em seu compu-tador na opção “Novo” existem uma infinidade de modelos que você pode seguir para elaborar

os seus documentos. Como isto é de natureza pessoal deixarei a cargo de vocês para que esco-lham o modelo que mais preferirem e se adequarem.

ATAS E PAUTAS

O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e *clara* as deliberações, resoluções e demais ocor-rências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das mani-festações de todos os participantes. Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupan-do virtualmente todo o espaço disponível na página e reduzin-do sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico. As características básicas da formatação de atas são:

texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens - ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;

números, valores, datas e outras expressões sempre re-presentados por extenso;

sem emprego de abreviaturas ou siglas;

sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;

todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, deci-diu...); Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secre-tário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o "digo", como no exemplo: "(...) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (...)". Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retifi-car no término do texto, como no exemplo:"Em tempo: onde consta ’vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ’trinta mil unidades de matéria-prima’" Vamos a um modelo simplificado de ata de reunião, inclu-indo um exemplo de como registrar uma correção de uma ata anterior:

CARTAS E E-MAILS


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FUNÇÃO DO SECRETARIADO E SUAS QUALIDADES

PESSOAIS

Secretariar uma reunião ou determinado local ou grupo é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião, Não é apenas a pessoa designada das pa-

peis, mas uma peça fundamental no desenrolar histórico– documentacional em determinado grupo

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