SEJAM BEM VINDOS AO COMITÊ DE COMPRAS CBEC RJª_28.08.2019-_RPA... · Origens e evolução 1843...

SEJAM BEM VINDOS AO COMITÊ DE COMPRAS CBEC – RJ

AGOSTO 2019

AGENDA

1. Apresentação CBEC - 18:40 horas

2. Apresentação Naturgy - 18:55 horas

3. Abordagem do Tema do Comitê + Debates - 19:10 horas

4. Encerramento - 21:00 horas

APRESENTAÇÃO CBEC

Sobre

• Instituição sem fins lucrativos,

fundada em 2004, destinada

ao fortalecimento

da área de compras

Objetivo

• Promover: a integração,

capacitação e a qualificação dos profissionais de

compras

Relacionamento

• Associado

• Associado

• Patrocinador

Pessoa Física

Pessoa Jurídica

APRESENTAÇÃO CBEC

APRESENTAÇÃO CBEC

Dados do Comitê de hoje

16%

5%

79%

POSIÇÃO OCUPADA PELO PÚBLICO PARTICIPANTE

Coordenação/Gerência Direção Especialista (comprador, analista, técnico, etc.)

28%

45%

28%

TEMPO ATUANDO EM COMPRAS/SUPRIMENTOS

0 a 3 anos 4 a 10 anos Acima de 10 anos

0%2%4%6%8%

10%12%14%16%18% 16%

14%

10%

7%6% 6%

5% 5% 5%3% 3%

2%

9% 9%

Mais de 90 inscritos...

Mais de 50 empresas sendo representadas...

Sugestões de assuntos para os próximos comitês...

APRESENTAÇÃO CBEC

DIRETORIA EXECUTIVA RJ

Anderson Cotias

Gerente de Suprimentos Brasil

Wilson Sons

Filipe Barroso

Gerente Executivo de Compras Tecnológicas

Tim

Wladimir Salles

Sócio

WM Treinamento e Consultoria

Eva Maricato

Analista de Compras e Contratos Sênior

Spot Educação

Ladyane Oliveira

Compradora

Rede Globo

Verônica Lima

Coordenadora de Suprimentos

Mozak Engenharia

COORDENAÇÃO COMITÊ RJ

Apresentação

Institucional

Origens e evolução

1843

1969

Primeira empresa de gásFundada na Espanha.

Empresa pioneira na distribuição de gás natural na Península Ibérica.

1991Criação do Gas Natural SDG eintegração do setor de distribuição de gás na Espanha (fusão da Catalana de Gas, do Gás Madrid e dos ativos de gás canalizado da Repsol Butano).

1992

Início da expansão internacional na América Latina, com entrada na Argentina.

2000

Início da comercialização de energia elétrica no mercado espanhol liberalizado.

2009Foi concluída a aquisição da Unión Fenosa.

2010Lançamento da marca: Gas Natural Fenosa.

2014Aquisição da empresa Compañía General de Electricidad,

2018Lançamento da marcaNaturgy

Maior empresa integrada de gás e eletricidade

da Espanha e da América Latina

Geração, Transporte e Distribuição

Eólica

Fotovoltaica

Hidroelétrica

Termoelétrica

Nuclear

GNL

Distribuição Elétrica

Distribuição Gás

O grupo no mundo

África do sulExploração de carvão

AustráliaProjetos de geração

PortugalComercializaçãoGN (Gás natural)/GNL (gás natural liquefeito),comercialização de eletricidade

Reino UnidoComercializaçãoGN/GNL

FrançaComercialização GN / GNLInfraestrutura GN / GNL

ItáliaComercializaçãoGN/GNL

BélgicaComercializaçãoGN/GNL

JapãoComercializaçãoGN/GNL

ÍndiaComercializaçãoGN/GNL

OmãAprovisionamiento e infraestructura GN/GNL

MarrocosInfra-estrutura GN / GNL e o gasoduto Magrebe-Europa

EgitoAprovisionamiento e infraestructura GN/GNL

HolandaComercializaçãoGN/GNL

LuxemburgoComercializaçãoGN/GNL

ArgéliaProvisionamentoe infraestrutura GN / GNL e gasodutoMedgaz

AlemanhaComercializaçãoGN/GNL

EspanhaGás de exploração, transporte, distribuição e comercializaçãoe eletricidade, geração

JordaniaComercializaçãoGN/GNL

IrlandaComercializaçãoGN/GNL e eletricidade

PakistánComercializaçãoGN/GNL

SingapuraComercializaçãoGN/GNL

MéxicoDistribuição de gás,geração

PanamáDistribuição e geração de eletricidade

BrasilDistribuição de gás, Comercialização,GN/GNLGeração

ChileTransporte e distribuição de eletricidade, distribuição de gás, projetos de geração

RepúblicaDominicanaGeração

Costa RicaGeração

Porto RicoInfra-estruturaGN / GNL,geração

PerúDistribuição de gás

ArgentinaDistribuição de gásDistribuição de eletricidade

JamaicaComercializaçãoGN/GNL

Maior empresa integrada de

gás e eletricidade da Espanha

e da América Latina

12

Naturgy

Soluções

Não regulado:

(eficiência energética,

assistência técnica

residencial e venda

de aquecedores)

Participação majoritária (85%) de

duas usinas solares no Brasil/ Sobral I e Sertão I no Piauí.

(60 MW)

RJ

Naturgy RJ

Naturgy São Paulo

distribuição

de gás para

mais de 1 milhão

de clientes

PI

SPRJ

MGProprietária de duas usinas solares em

Minas Gerais Guimarania l e Guimarania II

(82 MW)

Residências

Comércios

Indústrias

Veículos

Climatização

Cogeração

Termoelétricas

Líder no mercado de GNV

Líder em M³ fornecidos

Quem somos no Brasil

13

Municípios

(R$) Milhões de

EBITDA

mil km

de rede

7,5Mais de

(R$) Bilhões

Investimentos

desde 97

bilhões de m3

Vendas de

6,7

1.123mi

Mais de

1.089mil clientes

8,2 74

Principais Magnitudes Brasil

Esta apresentação é propriedade da empresa: Naturgy. Tanto o conteúdo temático

como o design gráfico são para uso exclusivo de sua equipe.

©Copyright Naturgy Energy Group, S.A

TEMA

RPA APLICADO AOS PROCESSOS DE COMPRAS E PAGAMENTOS AOS FORNECEDORES

www.smarthis.com.br

1. A Smarthis (5 min)2. O que são os robôs? (10 min)3. Introdução ao RPA (20 min)4. Cases de automação em compras e pagamentos (30 min)

A SMARTHIS é uma empresa de tecnologia, focada em automação, melhoria de processos e analytics.

Formada por pessoas com grande expertise em TI e processos, temos como missão “apoiar as organizações nos seus desafios para a transformação digital”.

Apresentação da empresa

Escritório - Rio de Janeiro:Av das Américas 3500, Bloco 4, salas 310 e 311

+55 21 3546-0186

Localização

Escritório – São José dos Campos:Rua dos Piquirões, 40 - Sl.312 | Jardim Aquarius


Automatizamos processos para

que você possa focar em iniciativas

com maior valor agregado. É a

nossa expertise. Nascemos para

transformar digitalmente a sua

organização.

Fazemos a análise e estruturação

dos dados da sua organização. O

objetivo é gerar informação

qualificada para facilitar a tomada

de decisão.

Robotic Process Automation (RPA) Analytics

A SMARTHIS está preparada para apoiar as organizações com os seguintes serviços


Com o objetivo de alcançar os resultados abaixo

Produtividade Velocidade Qualidade das

informações

Eficiência Erros Custos


Permitindo que nossos clientes possam se preparar para

Expandir o business sem a necessidade de contratar

novas pessoas

Avançar na digitalização do

negócio

Ter mais rapidez na tomada de decisão

1. A Smarthis2. O que são os robôs?3. Introdução ao RPA4. Cases de automação em compras e pagamentos

O que são os robôs? O que comem? Como vivem?

Campanha “Adote um robô”

Geralmente, temos MUITO

trabalho a fazer, certo?

Independente disso, o dia começa com aquela

motivação!

Então, chega a hora de começarmos a trabalhar

Mas nem toda tarefa é motivante...

Todas tem um prazo e ele tem que ser

cumprido, certo?

Algumas vezes a gente não consegue...

Outras, sim!

Mas a conta vem no dia seguinte...

O que queremos?

Vídeo

Atividade 1

Atividade 2

Atividade 3 Atividade 4

Atividade 5

Atividade 6 Atividade 7

Atividade 8

Atividade 9

Divida seu processo em atividades. Você vai notar que algumas delas podem ser automatizadas. Isso vai permitir que a

equipe tenha tempo para...

Como fazer?

Mas qual o limite?É possível automatizar tudo?

Deixe a equipe de desenvolvimento impor limites.

Pense no cenário ideal e peça ele!

Deixe a equipe de desenvolvimento impor limites.Pense no cenário ideal e peça ele!

Não se esqueça!

A tecnologia pode permitir que você alcance seu maior potencial como ser

humano

Humanos são para PERGUNTAS.”

- Kevin Kelly

“Máquinas são para respostas

Adoteum robô!

Automação de processos através de robôs (RPA) é a aplicação de uma tecnologia que permite que osusuários automatizem processos e atividades altamente repetitivos e rotineiros, permitindo que asorganizações direcionem seus esforços para iniciativas que realmente agreguem valor aos seusprodutos/serviços.

Robotic Process Automation (RPA)

Principais características:

✓ Oferece às organizações uma

força de trabalho virtual e ágil;

✓ Segue os processos de negócios

através de regras bem definidas; e

✓ Interage com os sistemas da

mesma forma que os usuários

finais.


Redução de custo

Redução de FTEs

Controle / Compliance

Melhoria do nível de serviço

Redução do tempo de processo

Aumento da produtividade

Maior flexibilidade e escalabilidade

Registros dos dados para auditorias

Benefícios


Exemplos de processos candidatos para RPA

Controles internos

• Relatórios de conformidade• Documentação de auditoria• Relatórios fiscais

Finanças e contabilidade

• Conciliação bancária• Fechamento contábil• Entrada e saída de NFs• Reconciliação de fatura

Tecnologia da Informação

• Gestão de acesso• Help Desk management• Teste de aplicação• Políticas e treinamentos de TI

Compras e Suprimentos

• Gestão de fornecedores• Gestão de pedidos• Gestão de contratos• Pagamentos

RH

• Recrutamento• Payroll• Administração de benefícios• Reports de gestão do

desempenho

Exemplos de atividades para RPA

Assumir tarefas repetitivas que o colaborador realiza

50-60 vezes por dia

Relatórios periódicos, entrada e análise de dados

Geração de e-mail em massa, arquivamento e

extração

Lista de processos e armazenamento de arquivos

Transações de ERP “Conversa” de dados, formatos e gráficos



A automação deve ser aplicada, inicialmente, em atividades simples e repetitivas e que já estão com um nívelde maturidade elevado. Três pontos devem ser destacados na automação:

1. O volume de trabalho deve justificar o investimento no desenvolvimento de uma automação2. O processo deve ser revisado antes do desenvolvimento de uma automação3. Entradas e saídas do processo são fatores críticos de sucesso

A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada em um negócio é que a

automação aplicada a uma operação eficiente irá ampliar a eficiência.

O segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente vai ampliar a

ineficiência.


Riscos

Tempo de desenvolvimento

O desenvolvimento de RPA pode demorar mais do que o esperado devido a complexidades organizacionais.

Selecionar o processo correto para automação é crítico para um desenvolvimento mais eficiente

Qualidade dos dados

Seus dados estão estruturados o suficiente? A realidade é que muitas empresas não possuem dados bem estruturados para receber o RPA.

Ambiente operacional

Existe a necessidade de uma operação estruturada para gerenciar e manter os

robôs, podendo ser desde uma pequena equipe até o estabelecimento de um centro

de excelência.

Ambiente de TI

O engajamento antecipado da TI é fundamental para o sucesso: ambientes, gestão de mudanças, segurança, testes,

hospedagem, etc. o RPA não acontece com sucesso sem a Coordenação e suporte de TI.

Estratégia de automação

Sem isso, a empresa vai criar muitas POCs sem oferecer os benefícios

reais do RPA


A Smarthis possui uma metodologia para o desenvolvimento de um projeto de RPA, que deve seguir as etapasabaixo:

Seleção do processos

A seleção dos processos candidatos é realizada com base nas seguintes variáveis

- Processo com atividades, entradas e saídas bem definidas;

- Processo com alto volume;- Maturidade do processo;- Possíveis resultados gerados, entre

outros. Esfo

rço

BenefícioBaixo Médio Alto

Ba

ixo

Méd

ioA

lto

O processo que deve ser priorizado é o que possui maior benefício e

menor esforço.

Quadrante de priorização dos processos

Processo A

Processo B

Processo C

Automatização

Após a seleção dos processos, é realizada a automatização. Para isso, temos as seguintes etapas:

Identificação do processo

Assessment e redesenho

Documentação Desenho da solução

Desenvolvimento Teste Hyper-care

Seleção Automatização

1 – Entendimento do processo junto ao usuário e preenchimento do documento de levantamento de requisitos e escopo da automação2 – Desenvolvimento da automação3 – Homologação junto ao usuário4 – Entrega em produção após o aceite do usuário.5 – Operação Assistida

Operação

A etapa de operação é fundamental para o acompanhamento das automações garantido que qualquer ajusteseja executado rapidamente.

Gestão de mudança

Para a gestão de mudança é preciso pensar em processos, comunicação, capacitação e alinhamento organizacional. Por exemplo: a cada alteração no processo, o robô precisa ser ajustado. Assim, com uma boa gestão de mudanças, a alteração é realizada previamente evitando que algum incidente ocorra.

Gestão de mudanças

Assessment da mudançaPatrocínio e alinhamento

da liderançaEngajamento dos

stakeholders

Processo de solicitação de mudança

Plano de comunicação e execução

Treinamento

Plano de capacitação em RPA

Certificações e métricas

Implantação do RPA

Framework de gestão de mudanças

COE – RPA Team – Estrutura inicial (Sugestão)

Governança

RPA COE Leader

RPA Sponsor

Gerente de Infra / Sistemas

Desenvolvedor interno

Líder Fornecedor RPASmarthis

DesenvolvedoresSmarthis

Líder de área

Área que a participação do representante seja importante

para a equipe do COE. Ex: Líder do CSC

Supervisor RPA RPA Change Manager

Responsável pela

instalação de

servidores e resolução

de problemas

É o agente de mudança

do RPA em toda a

empresa. Cria e gerencia

a mudança e plano de

comunicação

Administra e controla a

força de trabalho virtual.

Concentra-se em

melhorar o desempenho

do robô. Projeta, desenvolve, testa e

suporta a solução UiPath

A Governança estabelece os papéis e responsabilidades que suportarão a implantação e suporte de toda asolução, além de dar visibilidade do avanço do RPA para a empresa. (Cont.)

Governança

Assessment dos

processos

Definição dos processos

candidatos

Priorização dos processos

Aprovação do COE

Automação do processo

Lista com os processos elencados

pelas áreas

Processos automatizados

A Governança estabelece os papéis e responsabilidades que suportarão a implantação e suporte de toda asolução, além de dar visibilidade do avanço do RPA para a empresa.

Caminho do processo para a automação

Governança

A Governança estabelece os papéis e responsabilidades que suportarão a implantação e suporte de toda asolução, além de dar visibilidade do avanço do RPA para a empresa. (Cont.)

Modelo de status report

Centro de excelência (COE) de RPA

COE

Estratégia

GovernançaEntrega

Estratégia• Visão e alinhamento• Desenvolvimento de talentos• Escolha dos processos

Governança• Gestão da mudança• Infraestrutura operacional• Gerenciamento do programa• Gerenciamento de desempenho

Entrega• Mobilizar• Desenhar• Desenvolver• Testar• Homologar• Disponibilizar em produção


Premissas para entendimento

1. A empresa possui possui filiais e um escritório responsável por toda a parte administrativa

2. Existem requisitantes em cada filial e no escritório

3. Existe um comprador em cada filial

4. Existe uma área de compras no escritório (responsável pela criação dos pedidos de compra egarantia de chegada dos materiais adquiridos)

Requisitante: Preciso solicitar uma peça para reparo de uma máquina. Vou abrir umarequisição de compras.

Primeiro ato: O requisitante

O material já está cadastrado no meusistema? Caso não exista, é necessáriosolicitar a criação do novo material paraárea responsável

Requisitante: Vou enviar um e-mail solitando o cadastro do novo material.

Cena extra: Masterdata

O analista recebe o template por e-mail e deve realizar a carga do material no ERP.

O processo leva cerca de 8 minutos para ser realizado manualmente, mas ele foi

automatizado, então...

Vídeo

Requisitante: Agora eu tenho tudo que preciso para abrir uma nova requisição.

Vale a pena automatizar um processo tão simples?

Primeiro ato: O requisitante

O exemplo da receita e o conceito dedefinição de pacotes:

• Sempre solicitamos o mesmo produto?• Costumamos comprar com o mesmo fornecedor?

Se a resposta for sim

Temos oportunidade!

Analista de compras: Tenho uma lista de requisições para dar seguimento, então, vamoscomeçar:

E se a gente disser que boa pare desse processo pode ser automatizado? Vamos considerarque, para isso, existirá uma planilha base.

Segundo ato: O analista de compras

Criar o pedido de compras

com todas as informações necessárias

Definir o fornecedor* e o preço pelo qual

o item será adquirido

Verificar o preço do item

ou o preço pelo qual esse item já foi adquirido

Verificar as empresas que já fornecem / forneceram esse item

Verificar se esse item já foi

comprado antes

Entender o item que está sendo

comprado


Planilha utilizada para orquestraro processo de criação de pedidossemi-automático.

A ideia principal é utilizar todas as informações que já

estão disponíveis nos sistemas

para evitar o retrabalhodo comprador.


Atualizada diariamente usando RPA

Utilizamos a madrugada parautilizar o ERP no momento demenor demanda

Vídeo


Atualizada pelos compradores com

as informações para criação do pedido


ZTMM0142 - Requisições Pendentes

ME2M - Histórico de Requisições

CAMPOS DA NOVA REQUISIÇÃO

Utilizar dados da Requisição

Utilizar dados do Histórico

Preencher Valores

Utilizar dados da Requisição

Utilizar dados do Histórico

Preencher Valores

Atualizar Valores

Opções de Preenchimento

Com todas as informações preenchidas, o analista aperta um botão para ter todas asinformações atualizadas com o histórico presente no sistema

Ao terminar o analista envia o comando para que o arquivo de carga seja preparado,economizando assim, o tempo de inserir as informações no ERP

Atualizar Valores

Vídeo

Terceiro ato: A divisão de trabalho

O RPA ajuda na produção derelatórios gerenciais.

Vamos falar sobre o exemplo de umrelatório simples que ajuda nadistribuição de tarefas

Rótulos de Linha Contagem de ReqC Máx de Quantidade de

ARBA 1097 497

BR3R 339 326

BRAC 142 735

BRBE 19 707

BRBR 187 355

BRCA 4 63

Mesmo que seja um relatório simples, pense na regularidade. Ter essa informação disponível pode ser mais

importante que o tempo que você leva para produzi-la.

Vídeo

Quarto ato: Controlando vencimento de contratos

Controlar o vencimento de contratos parece uma tarefa fácil, mas diante de todas as atividadesda área de suprimentos, torna-se um desafio . Então, deixa a gente tentar ajudar.

Quarto ato: Controlando vencimento de contratos

Alerta sobre informações pendentes na planilha de controle

Alerta sobre o vencimento do contrato com as informações necessárias

para iniciar o processo de renovação. Com isso, a equipe de suprimentos pode iniciar a negociação com tempo e brigar por

condições melhores de contrato.

Quinto ato: Manutenção das datas de entrega

Vários fatores podem fazer com que uma entrega atrase e, com isso, a data de entrega nonosso sistema acaba ficando desatualizada.

Exisite um motivo para manter a data atualizada: impedir as ligações dos requisitantes para aequipe de compras confirmando a data de entrega.

O número de acionamentos a equipe diminuí

quando as informações estão atualizadas,

disponíveis e são confiáveis.

Extrair relatório com pedidos de compra pendetes (um para cada comprador)

Aplicar regras de negócio (data de remessa < d+7)

Confirmar data de entrega (ou nova data

de entrega)

Atualizar datas na própria planilha

extraída do sistema

Realizar a carga da nova informação no

sistema

Quinto ato: Manutenção das datas de entrega

Nessa automação, o seguinte fluxo foi proposto:

Nesse fluxo, o comprador precisaria apenas atualizar a planilha que foi extraída do sistema coma nova data da entrega. No final do dia, as datas são carregadas no sistema.

A ideia por trás dessa informação é que o comprador não precise entrar pedido por pedidopara atualizar a data remessa. Ele simplesmente altera a data onde no relatório extraído e todoo resto é realizado de maneira automática.

Sexto ato: Enviando informações

É comum enviarmos informações para fornecedores, mas não é trivial dar o acesso para queeles vejam o que precisam em nossos sistemas.

Algumas automações, apesar de simples, são importantes

para garantir o bom relacionamento com o

fornecedor.

Vídeo

Vamos focar aqui em notas fiscais de serviço.

Sétimo ato: Registro de notas fiscais

Recebendo a nota fiscal com um determinadopadrão (p.e. recebimento por e-mail), é possívelrealizar o cadastro no sistema. Nesse cenáriotemos as seguintes vantagens:

1. Maior assertividade no registro dasinformações

2. Cadastro tão rápido quanto o agendamentodefinido (p.e. uma vez ao dia)

3. Notificação por e-mail (em caso de sucessoou fracasso)

Vídeo

Oitavo ato: Bloqueio e desbloqueio de pagamento

Vamos considerar que o fornecedor atrasou para entregar o material/serviço que foi compradopela área de suprimentos.

Nesse cenário, ele teve seu pagamento bloqueado, mas, depois de algum tempo, ele realizou aentrega.

Então, está na hora de desbloquear o pagamento.

Será que conseguimos ajudar nisso?

Vídeo

ENCERRAMENTO

FOI UM PRAZER RECEBÊ-LOS!

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