O uso de procedimentos metodológicos para apoiar a adoção de sistemas ERP proprietários e do tipo SL/C A em

empresas de sinalização viária Ricardo Villarroel Dávalos – ricardo.davalos@unisul.br Universidade do Sul de Santa Catarina – UNISUL Grupo de Sistemas Integrados de Gestão – GPSIG Rua Prefeito Reinaldo Alves, 25 – Bairro Passa Vinte – Fazenda Pedra Branca 88130-000 – Palhoça - SC - Brasil

RESUMO

Optar por um Sistema Integrado de Gestão (Enterprise Resources Planning - ERP) significa mapear uma estratégia para torná-lo parte integrante do negócio e sob esta ótica a empresa deve, cuidadosamente avaliar quais serão os impactos da implementação dos processos de negócio e estabelecer critérios para a melhor adoção deste sistema. Este artigo apresenta um estudo de aplicação de um procedimento metodológico baseado na proposta de Tonini e outro fundamentado na norma ISO/IEC 9126, para selecionar um sistema ERP proprietário e outro do tipo Software Livre e de Código Aberto (SL/CA), para uma empresa de industrialização e comercialização de produtos de sinalização viária. A principal contribuição deste trabalho é apresentar alternativas de escolha que propiciem uma maior segurança para a adoção de uma solução que demande investimento com fornecedores ou com o próprio setor de Tecnologia de Informação (TI) da empresa.

Palavras chave: Sistemas ERP, Metodologias de avaliação e seleção, SL/CA, TI

1. Introdução

As empresas de diversos segmentos procuram Sistemas Integrados de Gestão (Enterprise Resources Planning - ERP) para melhorar suas atividades de gestão, dar maior agilidade a seus processos de negócio, apoiar o seu relacionamento com o mercado e capacitar seus recursos humanos.

Para tal finalidade, estas empresas adotam diferentes formas de suprir essa necessidade, pois algumas delas optam por desenvolver um sistema próprio, outras escolhem sistemas baseadas em tecnologias livres e outras ainda, preferem os sistemas produzidos e comercializados por empresas desenvolvedoras de sistemas.

A opção da escolha de sistemas ERP se dá por alguns motivos que podem ser definidos como: sistemas da atual gestão não fornecem o desejado ou são incompatíveis, profissionais despreparados para oferecer as integrações necessárias ou até mesmo descontentamento com outros fabricantes de softwares (PADILHA & MARINS, 2005).

Entretanto a empresa que tem optado por utilizar um sistema de gestão nem sempre tem mensurado o tamanho do investimento, em tempo e dinheiro, da tão sonhada informação rápida, segura e estratégica.

A partir de observações realizadas em várias empresas, muitos casos de insucesso se dão por desconhecimento a respeito do assunto por parte de gestores, sejam eles executivos ou técnicos, que encaram a escolha ou implantação de um sistema como algo rápido, de baixo custo e que poderá resolver todos os problemas.

O que se pode perceber é a falta de uma clara metodologia de escolha, preparação e implantação de tais sistemas, podendo ocasionar investimentos acima do orçado e prazos quase sempre além do esperado, sem mencionar que o resultado final, nem sempre será o esperado pela empresa.

Em grande parte dos casos de aquisição de sistemas ERP, não se têm as suas necessidades bem definidas, tampouco uma clara definição dos processos de negócio e se têm uma idéia errônea de que num curto espaço de tempo (logo após as primeiras fases de parametrização), o sistema já terá plena funcionalidade. Parte deste problema pode ser atribuído a falta de comprometimento da alta direção no que se refere ao acompanhamento das atividades de escolha de um sistema ERP (DIAS, 2009).

Existem várias metodologias para apoiar a avaliação e seleção de sistemas ERP proprietários que consideram procedimentos agrupados por etapas e que respeitam a prioridade das dimensões de avaliação. Essas etapas funcionam como se fossem filtros, uma vez que ao final de cada situação algumas das alternativas avaliadas são abandonadas, restando para a situação seguinte sempre àquelas que forem mais aderentes às expectativas da empresa.

Daí o conceito de “múltiplos filtros”, e com isto a empresa direciona mais adequadamente o tempo e o custo do processo, para aqueles sistemas que realmente possam agregar mais valor realizando as atividades que demandam mais esforço somente (SOUZA & SACCOL, 2003).

Este trabalho apresenta um estudo de dois procedimentos metodológicos baseados na proposta de Tonini (2003) e na norma ISO (International Organization for Standardization) / IEC (International Electrotechnical Comission) 9126, para selecionar um sistema ERP proprietário e outro do tipo SL/CA, para uma empresa de industrialização e comercialização de produtos de sinalização viária.

2. Sistemas ERP

Pode-se definir um sistema ERP como um banco de dados único, que interage com um conjunto integrado de aplicativos e que consolida todas as operações da organização em um único ambiente computacional.

De forma geral, estes sistemas fornecem suporte às atividades administrativas (finanças, recursos humanos, contabilidade e tributário), comerciais (pedidos, faturamento, logística e distribuição) e produtivas (projeto, manufatura, controle de estoques e custos) (HABERKORN, 2003).

Os sistemas ERP integram informações e processos entre as diversas áreas funcionais da organização, proporcionando recursos e procedimentos aos usuários, para um gerenciamento eficiente das informações. Estes sistemas abrangem uma gama de funcionalidades e a Figura 1 ilustra a sua estrutura típica de funcionamento.

Figura 1 - Estrutura típica de funcionamento de um Sistema ERP

Os sistemas ERP podem ser encontrados como proprietários e do tipo Software Livre e de Código Aberto (SL/CA). O primeiro tipo representa sistemas que possuem seus direitos de comercialização pertencentes a seus desenvolvedores e para sua aquisição é necessário pagar pelos seus direitos. Algumas destas soluções mais utilizadas no país são os sistemas: Baan, Benner, Cigam, Microsoft Dynamics, PeopleSoft, Platanus, SAP, Senior Sistemas, TOTVS (Microsiga, Datasul, RM sistemas e Logocenter), etc.

Os sistemas ERP do tipo SL/CA encontram-se disponibilizados, gratuitamente ou comercializados, com as premissas de liberdade de instalação; plena utilização; acesso ao código-fonte; possibilidade de modificações/aperfeiçoamentos para necessidades específicas; distribuição na forma original ou modificada, com ou sem custos.

As soluções do tipo SL/CA representam um novo modelo de negócios que propõe a ruptura de paradigmas tradicionais e bastante incorporados à cultura corporativa, como por exemplo, a propriedade intelectual e o trabalho formalmente organizado (CHRISTOPH, 2005).

Numa rápida pesquisa no repositório sourceforge.net constatou-se a existência de um grande número de sistemas ERP e apesar do número de projetos ser relativamente grande, o crescimento acontece de forma rápida, quase pouco mais de um terço deles se encontra no estágio “não categorizado”, o que significa que, na prática, o projeto é ainda uma idéia. Também, pouco mais de um terço destes projetos se encontram em estágio de planejamento, 12% se encontram em fase de testes (Beta) ou “quase prontos” e “aprovados” para seu uso, e apenas 9% está “maduro” ou suficiente para utilização em “produção estável”.

A Tabela 1 apresenta as características principais dos sistemas ERP do tipo SL/CA (todos em estágio de produção estável) pesquisados no repositório sourceforge.net e destaca-se que estas soluções já estão sendo usadas em muitas empresas de diferentes países, mas seu uso no Brasil ainda é limitado (FERNANDES & VARELA, 2006).

Sistema ERP

Principais módulos

Sistema operacional

Banco de dados

Linguagem Site Nível de

Produção

FacturaLux CRM e Gestão

Financeira

Múltiplas plataformas

(Windows, Linux, Unix, Mac OS,

Solaris)

PostgreSQL C ++ www.facturalux.org 6 – Maduro.

Freedon Todos Múltiplas

plataformas Interbase Java www.freedom.org.br

5 – Produção estável.

Compiere Todos Múltiplas

plataformas

JDBC, Oracle,

PostgreSQL Java, PL/SQL www.compiere.org

5 – Produção estável

Tiny ERP Todos Múltiplas

plataformas PostgreSQL Java e Python www.tinyerp.com

5 – Produção estável

WebErp CRM e Gestão

Financeira

Múltiplas plataformas

MySQL PHP www.weberp.org 5 –

Produção estável.

OpenBravo ERP

Todos Múltiplas

plataformas Oracle e

PostgreSQL

Java, JavaScript, PL/SQL

www.openbravo.com 5 –

Produção estável.

Tabela 1 – Sistemas ERP do tipo SL/CA pesquisados

3. Procedimentos metodológicos utilizados

Os procedimentos metodológicos propostos por Tonini (2003) e pela norma ISO/IEC 9126 serão utilizados para a seleção do sistema ERP proprietário e de outro do tipo SL/CA. A seguir são descritos estes procedimentos.

3.1 Procedimento metodológico proposto por Tonini

Além de reafirmar os estudos que considerem a adequação das funcionalidades sistêmicas e as necessidades da empresa, este método considera outros aspectos importantes como usabilidade, tecnologia, fabricante do sistema e, também, a operação comercial envolvida na aquisição do sistema ERP proprietário.

Tonini (2003) apresenta uma clara proposta de seleção de um sistema ERP, analisando o fato de que o uso de uma proposta pode contribuir para o sucesso da implantação, minimizando tempo e dinheiro, garantindo a satisfação da organização. Para tanto, ele define alguns procedimentos que serão utilizados como base na seleção do sistema e seu fabricante.

O procedimento utilizado foi dividido em três blocos e propiciou a construção de uma página na internet para realizar consultas de todos os passos e tabelas abordados nesta metodologia. A Figura 2 ilustra as principais etapas utilizadas na seleção do sistema ERP proprietário.

Figura 2 - Fluxograma do procedimento metodológico de Tonini (2003)

Dessa forma, Tonini (2003) prescreve um conjunto sistemático de atividades fundamentais e iniciais, com o objetivo de avaliar e classificar o sistema e seu respectivo fornecedor. Essa metodologia é baseada em um modelo de seleção de múltiplos filtros, no qual os avaliadores determinam um sistema de pontuação para cada uma das atividades na fase de seleção.

Esses pontos devem representar o grau de importância de cada item verificado em cada uma das etapas, tendo em vista que os próprios avaliadores determinam o que é mais ou menos relevante no seu ramo de negócio. A decisão final será baseada no ranking de pontos somados das avaliações dos sistemas, baseados nas aderências ou não aderências do sistema ERP.

3.2 Procedimento metodológico baseado na norma ISO/IEC 9126

As normas ISO são criadas com base no trabalho de especialistas do mundo todo. Essas normas tornaram-se a base para especificar produtos, organizar fornecimento de serviços e, mesmo, para elaborar legislação em vários países (KOSCIANSKI & SOARES, 2007).

Para a finalidade deste trabalho são considerados os requisitos de qualidades externas (visíveis aos usuários) e internas (funcionalidade) definidos pela ISO/IEC 9126 e, também a metodologia MEDE-PROS desenvolvida no CENPRA - Centro de Pesquisas Renato Archer. (ANJOS & MOURA, 2009)..

A norma ISO/IEC 9126 diz que software nunca executa sozinho, mas sempre como parte de um sistema maior, tipicamente formado por outro produto de software com o qual ele tem interfaces, hardware, operadores humanos e fluxo de trabalho. É recomendado que, para a avaliação de qualidade de um produto de software, seja definido um modelo de qualidade e que este seja usado na definição das metas de qualidade para os produtos de software final e intermediários.

Recomenda que a qualidade do produto de software seja decomposta hierarquicamente em um modelo composto de características e sub-características, as quais podem ser usadas como uma lista de verificação de tópicos relacionados com a qualidade.

As definições das características e sub-características foram escolhidas de modo a evitar sobreposições. Dessa maneira, quando uma característica como "funcionalidade" é avaliada, não se consideram fatores relativos à outra característica, como "confiabilidade". As definições também se distinguem da noção de requisito funcional ou não funcional. Cada sub-característica deve ser dividida em atributos, que são elementos presentes no software, como, uso ou não de interface gráfica (FERNANDES & VOSTOUPAL, 2008).

De acordo com Anjos e Moura (2009) o processo de avaliação de produtos de software do MEDE-PROS é baseado na ISO/IEC 9126 que visa a prover exigências e recomendações para a implementação prática de avaliação de produtos de software, desenvolvidos ou em desenvolvimento, como uma série de atividades definidas e acordadas entre o cliente e o avaliador.

A Figura 3 ilustra o processo do modelo MEDE-PROS e a parte selecionada desta apresenta quais características serão usadas na avaliação dos sistemas ERP do tipo SL/CA, definidos aqui.

Fonte: Adapatado de Anjos e Moura (2009). Figura 3 – Processo do modelo MEDE-PROS

As características dos modelos de composição utilizados para a avaliação dos sistemas propostos aqui encontram-se descritos a seguir:

• Funcionalidade: conjunto de atributos que evidenciam a existência de um conjunto de funções e suas propriedades especificadas;

• Confiabilidade: conjunto de atributos que evidenciam a capacidade do software de manter seu nível de desempenho sob condições definidas durante um período de tempo estabelecido;

• Eficiência: conjunto de atributos que evidenciam o relacionamento entre o nível de desempenho do software e a quantidade de recursos usados, sob condições estabelecidas;

• Portabilidade: conjunto de atributos que evidenciam a capacidade do software ser transferido de um ambiente para outro.

As questões definidas terão o peso em porcentagem para cada característica e subcaracterística, sendo o que elas representam dentro do processo de avaliação. Cada questão valerá uma pontuação de (0 á 100) e ao final do processo é feita a medida dos resultados e a elaboração do relatório, obtendo-se a soma das pontuações dividida pela soma dos pesos definindo qual sistema ERP do tipo SL/CA apresenta melhor qualidade com base nas normas apresentadas. 4. Seleção dos sistemas ERP

Pelas características específicas dos sistemas ERP proprietários e do tipo SL/CA, optou-se por selecioná-los separadamente, a fim de respeitar o princípio destes sistemas. A seleção respectiva destes, seguindo os procedimentos definidos na seção anterior, encontram-se descritas a seguir.

4.1 Seleção do sistema ERP proprietário

Aplicando as primeiras fases (Bloco 1) do procedimento definido por Tonini (2003), foram definidas as áreas e pessoas (Comitê) que farão parte do processo de escolha do sistema ERP proprietário para a empresa aplicada, bem como o levantamento de necessidades e possíveis fornecedores de três sistemas atuantes no mercado e implantados em muitas empresas do país (DIAS, 2009).

Considerando o Bloco 2 da Figura 2, foram coletados dados a respeito dos fornecedores e produtos oferecidos, baseados em uma série de quesitos, previamente especificados pelo Comitê de decisores e por exemplo na Tabela 2 foram analisadas os requisitos concorrentes.

Fornecedores Sistema ERP 1 Sistema ERP 2 Sistema ERP 3 Sistema ERP 4

Requisitos concorrentes

Compras 80 80 80 80

Controle de Produção 70 80 70 80

Contas a pagar 90 90 80 70

Vendas 80 80 80 80

Contas a receber 90 90 90 70

Total 410 420 400 380

Tabela 2 - Avaliação dos requisitos concorrentes

Da mesma forma que o apresentado na tabela anterior foram analisados: requisitos futuros; requisitos de implementabilidade; requisitos de suportabilidade; avaliação tecnológica; avaliação de investimento; avaliação dos clientes dos fornecedores e a avaliação da proposta comercial, ilustrada na Tabela 3 a seguir.

Fornecedores Sistema ERP 1 Sistema ERP 2 Sistema ERP 3 Sistema ERP 4

Avaliação da proposta comercial Quanto à discriminação dos módulos a adquirir

80 80 70 70

Quanto à discriminação dos serviços a adquirir

80 90 70 70

Quanto à discriminação das licenças a adquirir

70 70 70 70

Quanto à discriminação das evoluções dos produtos

80 80 70 70

Quanto à discriminação do suporte prestado

70 70 70 70

Quanto à discriminação dos valores e prazos a contratar

70 80 70 70

Total 450 470 420 420

Tabela 3 - Requisitos para a avaliação da proposta comercial

Dando continuidade, no Bloco 3, foram aplicadas as fases finais do procedimento para a escolha do sistema ERP proprietário. A Tabela 4 apresenta toda a pontuação das etapas anteriores, seguindo os pesos diferenciados atribuídos pela organização.

Resumo Geral

Critérios Peso dado pela

Empresa

Pontuação

Sistema ERP 1 Sistema ERP 2 Sistema ERP 3 Sistema ERP 4

Requisitos Concorrentes

30% 24,60 25,20 24,00 22,80

Requisitos Futuros 15% 12,37 13,12 11,25 10,87 Requisitos de Implementabilidade

10% 8,25 8,25 8,00 7,50

Requisitos de Suportabilidade

15% 13,5 13,5 12,75 11,62

Avaliação tecnológica

10% 8,00 9,00 7,80 7,40

Avaliação de investimento

10% 7,00 7,50 8,00 7,50

Avaliação dos clientes dos fornecedores

5% 3,75 4,12 4,00 3,75

Avaliação da proposta comercial

5% 3,75 3,91 3,50 3,50

Escore Total 100% 81,22 84,60 79,3 74,94

Tabela 4 - Tabela de avaliação da pontuação

Após a apuração da pontuação e os possíveis descartes (não atingiram a pontuação mínima exigida pela organização), poderão acontecer empates, ou diferenças sutis entre os finalistas, cabendo o consenso entre os membros do Comitê para que se tome a decisão final. O Comitê

então analisa todos os dados coletados e pontuados na Tabela 4 e, caberá a este decidir pela escolha do sistema ERP 2.

4.2 Seleção do sistema ERP SL/CA

Foram inicialmente definidos os sistemas ERP do tipo SL/CA: OpenBravo, Compiere e WebErp, para serem avaliados conforme critérios da norma ISO/IEC 9126. A Tabela 5 apresenta um resumo sucinto das questões, respostas e pontuação dos requisitos da funcionalidade do sistema OpenBravo (SANTOS & VILLARROEL DÁVALOS, 2010). Funcionalidades Q = Questão R = Resposta N = Nota

Adequação Q: Presença das funções especificadas? R: Demonstrou apresentar todas as funções especificadas em seu site. N: 100

Interoperbilidade

Q: Interage com os sistemas especificados? R: Sim por exemplo faz a exportação de dados para Excel e PDF e alguns módulos há possibilidade de importação dos dados. N: 90

Segurança de acesso Q :Evita (ou ao menos previne) acesso não autorizado aos dados? R : O sistema demonstrou-se seguro nas configurações de acesso, permissões e grupo. N : 100

Confiabilidade Q = Questão R = Resposta N = Nota

Maturidade Q : Com que freqüência apresenta falhas? R : Segundo teste aos módulos do sistema ele apresenta ligeiras falhas. N : 95

Recuperabilidade

Q: É capaz de recuperar dados em caso de falha? capacidade do produto para re-estabelecer o nível de desempenho desejado e recuperar dados em caso de ocorrência de falha. R: Sim pois possui um agendador de tarefas que são executadas automaticamente segundo configuração obtendo-se por exemplo backups diários ou de hora em hora N :100

Eficiência Q = Questão R = Resposta N = Nota

Tempo

Q : Qual é o tempo de resposta, a velocidade de execução? medida do tempo de resposta e de processamento ou taxas de processamento, ao executar a funções prescritas R: Demonstrou boas taxas de processamento apesar de ser desenvolvido em Java o software responde bem N: 80

Recursos

Q : Quanto recurso usa? Durante quanto tempo? medida da quantidade de recursos necessários (CPU, disco e memória) e a duração do seu uso ao executar as funções prescritas. R:Na versão de servidor instalado em um PC ele utiliza no mínimo 50 /% da CPU, 512 de memória e 2GB de disco a taca da CP?U varia conforme a utilização das funções N: 80

Portabilidade Q = Questão R = Resposta N = Nota

Adaptabilidade Q : É fácil adaptar a outros ambientes? R : Sim pois ele é multiplataforma aceitando todos os principais sistemas operacionais N : 100

Capacidade para ser instalado

Q :É fácil instalar em outros ambientes? R : Sim pois ele possui pacotes específicos para instalação em diversos ambientes dependendo do nível de conhecimento do instalador N : 100

Tabela 5 – Questionário do sistema Openbravo para avaliação da qualidade

O questionário também foi aplicado de forma análoga para os demais sistemas e a Tabela 6 apresenta um resumo comparativo destes para a caracterítica funcionalidade.

Critério Pontuação

Sub-característica Peso Openbravo WebERP Compiere

Adequação 25% 25 20 20

Acurácia 25% 20 20 20

Interoperabilidade 10% 9 7 8

Segurança de acesso 40% 40 32 34

Total 100% 94 79 82

Tabela 6 – Resultados da característica funcionalidade

As características confiabilidade, eficiência e portabilidade também foram avaliadas analogamente a tabela anterior. A Figura 4 apresenta os resultados gerais das quatro características avaliadas.

Figura 4 - Resultado final dos sistemas ERP do tipo SL/CA

A aplicação da norma ISO/IEC 9126 definiu a seguinte classificação dos sistemas: Openbravo (93.55 pontos), Compiere (88.75 pontos) e WebERP (84.85 pontos).

5. Conclusões e recomendações

Este trabalho apresentou a aplicação de dois procedimentos metodológicos baseados na proposta de Tonini (2003) e na norma ISO/IEC 9126, para selecionar um sistema ERP proprietário e outro do tipo SL/CA, para uma empresa de industrialização e comercialização de produtos de sinalização viária.

Estes procedimentos foram aplicados separadamente para respeitar a natureza de cada tipo de sistema, pois o primeiro considera a parte comercial envolvida na sua aquisição e o outro procedimento considera melhor nas características técnicas dos sistemas ERP.

Os resultados apresentados neste artigo servem como referência para a adoção de um sistema ERP (sistema ERP 2 e Openbravo) e cabe aos gestores decidir por qual solução optar. Se for pelo primeiro, deverão realizar um considerável investimento e como retorno poderá ter um sólido apoio para sua manutenção e, se optar pelo outro sistema deverá investir no pessoal do setor de TI (Tecnologia de Informação) para ter sucesso na sua manutenção.

Uma grande vantagem do procedimento baseado na proposta de Tonini (2003) é que incorpora a parte comercial e a expertise do fabricante. A desvantagem é que as características técnicas não ficam muito aprofundadas, pois os fabricantes não disponibilizam em sua integridade estes sistemas.

Conclui-se também que este procedimento norteia o acompanhamento da solução juntamente com a evolução negócio, pois considera a preocupação por parte da empresa em reconhecer os requisitos futuros e qual a periodicidade de atualização da solução pelo fornecedor do sistema ERP frente as novidades do mercado.

No procedimento baseado na norma ISO/IEC 9126 a grande vantagem é que as características técnicas podem ser bem aprofundadas, pois os sistemas encontram-se disponibilizados e a desvantagem é que pouco aprofunda nas características de mercado.

A avaliação dos sistemas baseados neste procedimento (ISO/IEC 9126) é importante para a adoção, pois respeita sua natureza e se baseia em características técnicas. Esta avaliação pode ser de grande importância para as pequenas empresas que desejam implantar um sistema de baixo custo e com padrões elevados de qualidade.

Contudo, para empresas que optarem por qualquer tipo dos sistemas ERP estudados aqui e que sejam de outros segmentos, há a necessidade de adequação das propostas metodológicas abordadas aqui. Referências

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