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SISTEMASINFORMATIZADOSDE GERENCIAMENTO

ARQUIVÍSTICODE DOCUMENTOS

Leandro Ribeiro NegreirosMestre em Ciência da Informação

–

Bibliotecário da ALMG

SEMINÁRIO DE GESTÃOE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

06 maio 2009



TÓPICOS

Conceitos;

SIGAD;GED X SIGAD;

Prática possível;Exemplo concreto.



CONCEITOS



ESTABELECENDO CONCEITOS

DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Arquivos são conjuntos orgânicos de documentosproduzidos / recebidos / acumulados por umórgão público, uma organização privada ou umapessoa, no curso de suas atividades,

independentemente do seu suporte, e que, passadasua utilização ligada às razões pelas quais foramcriados, podem ser preservados, por seu valorinformativo, para fins de pesquisa científica outestemunho sociocultural.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística : objeto princípios e rumos. São Paulo: AASP, 2002.




GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Considera-se gestão de documentos [dearquivo] o conjunto de procedimentos e

operações técnicas à sua produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamentoem fase corrente e intermediária, visando a

sua eliminação ou recolhimento paraguarda permanente.

Lei 8.159, 08 de janeiro de 1991 –

DOU –

09/01/1991



SIGAD




SISTEMAS INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICADE DOCUMENTOS

Uma ferramenta capaz de garantir: as propriedades

dodocumento arquivístico; o cumprimento do ciclo vital

dos

documentos; o impedimento de que esses documentosarquivísticos sofram alterações

ou que sejam eliminados,

exceto em situações previamente determinadas; a inclusão deprazos de guarda

e controles de segurança rigorosos; aorganização

eficiente e eficaz da documentação arquivística

de acordo com as previsões de um plano de classificação; aformação de um repositório seguro

de documentos

arquivísticos necessários para a realização das atividades efunções das organizações; e, sobretudo, a facilidade deacesso

a esses documentos arquivísticos produzidos.

NEGREIROS, 2007.



PROPRIEDADES DOS

DOCUMENTOS DE ARQUIVO



GED X SIGAD



DIFERENCIANDO ESPAÇOS

GED ou SIGAD: da teoria à prática ou da

prática à teoria?



DIFERENCIANDO ESPAÇOS

GED ou SIGAD: da teoria à prática ou da

prática à teoria?

PODE-SE UTILIZAR UM GED?



Na teoria...



PRÁTICA POSSÍVEL



Na prática...

GED X SIGAD

• Propostas que prometem solucionar em curtoprazo o complexo cenário de acúmulo dedocumentos nas organizações, tendem asupervalorizar as tecnologias e negligenciar aenorme estrutura que produziu, recebeu, utilizou enecessita, ainda, utilizar os documentos oriundosdas atividades e funções das instituições.

• Três situações podem ocorrer:

FALSAIMPRESSÃO

GESTÃO DAINFORMAÇÃO

DIGITALIZAÇÃO“DESENFREADA”



Na prática, desde que...

GED X SIGAD

Compreensão da organização

Levantamento de requisitosfuncionais

Instrumentos que propiciem a

existência da Gestão deDocumentos Arquivísticos

Levantamento de requisitosnão-funcionais

Objetivos bem definidos:

O que eu quero fazer com osdocumentos da minhaorganização?



REQUISITOS FUNCIONAIS

INSTRUMENTOS



REQUISITOS FUNCIONAIS

e-ARQ

Conselho Nacional de Arquivos Resolução n. 25, de 27 de abril de 2007

Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas

Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos -

e-ARQ Brasil

pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de

Arquivos –

SINAR.



UM EXEMPLO CONCRETO



Armazenamento, organização,recuperação e preservação dedocumentos e informaçõesproduzidos ou recebidos durantea realização dos processos denegócio do Estado

MISSÃO DO AURUS

Oferecer uma solução robusta de Gestão de Conteúdo

integrada com Gestão de Processos, aplicável a todosos Órgãos e Entidades do Estado de Minas Gerais.

Suporte informatizado àdefinição, à execução e aoacompanhamento dos processos

Padronização de fluxos detrabalho

Integração com sistemas desoftware específicos de cada

processo

Gestão de Processos Gestão de Conteúdo

O PROJETO AURUS



O PROJETO AURUS



A ESPECIFICAÇÃO DE

REQUISITOS• Armazenamento e organização de documentos;•

Suporte de documentos em diferentes mídias;

• Controle de versões;• Recursos para assinaturas digitais;•

Digitalização de documentos físicos;

• Controle híbrido de documentos;• Classificação de documentos;• Manutenção de metadados;

• Controle de temporalidade e destinação;• Políticas de preservação;• Integração com sistemas externos;•

Integração com o componente de gestão de

processos.



O MODELO DE GOVERNANÇA

• (re)Pensar a cultura organizacional;•

Descrição geral da ferramenta;

• Definição de etapas de trabalho;–

Instanciar projeto;

–

Preparar e aprovar pré-requisitos;–

Contratar a solução e sua manutenção;

– Gerir a contratação e sua manutenção;• Glossário;•

Definição de papéis;

• Formulário;• Conjunto de metadados;• Orientações do APM.



O TRABALHO MULTIDISCIPLINAR



OBRIGADO!

Leandro Ribeiro Negreiros

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