Simulação « secretariado »

Análise

Esta manha, o coordenador do departamento de ensino « estratégia » de uma grande escola de gestão está perplexo. A organização do secretariado, motivo regular de tensão, está mais uma vez na pauta do dia da reunião do departamento agendada para as duas da tarde no dia seguinte.Apesar dessa reunião, para a qual as secretárias foram convidadas, ameaçar ser tensa, ele tem a convicção de chegar a uma organização viável e eficiente do secretariado.

Nessa perspectiva, não é o comportamento dos professores (que são 6) ou das secretárias (que são 3) que o preocupa mais. E mais a heterogeneidade das expetativas de uns e outros.

Para resolver o debate, não existe definição de função à qual se referir. A única definição de função disponível, a das secretárias administrativas, não leva em conta os aspetos « pedagógicos » da função de secretária do departamento.Desse modo, cada departamento de ensino adotou uma segundo seu tamanha, as personalidades em presença e seu organização « original » contexto especifico (tipo de cursos, quantidade, atividades de pesquisa…).

Recapitulação do contextoRecapitulação do contexto

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SumárioSumário

Desenrolar da reunião

A busca de uma resposta a curto prazo

PericiaAuto-afirmaçaoManipulação

Afirmação/cooperação

Modo de animação

Organização do trabalho

Gestão do tempo

Alavancas

Escuta dos atores

Autoridadeformal

Norma de grupo

Poder de influência

Atitude dos atores

Desenrolar dos debates

A dinâmica de procura de consensoA dinâmica de procura de consenso

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Dinâmica de reuniãominorité – majorité

Alliances Procura deconsenso

AMBIENTE DEFENSIVO

Avaliação

Controle

Estratégia

Neutralidade

Superioridade

Certeza

AMBIENTE DE APOIO

Descrição

Orientação para os problemas

Espontaneidade

Empatia

Igualdade

Exame das alternativas

Fonte: Jacques R. Gibb

Ambiente defensivo contra ambiente de apoioAmbiente defensivo contra ambiente de apoio

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Os pontos chave da gestão de reuniões

Começar a horas

Acabar a horas

O controle do tempo é essencial para que uma reunião seja produtiva

Montante Jusante

Organizar a etapa seguinte

Uma reunião se inscreve em uma perspectiva que deve ser claramente entendida pelos participantes.

Validarconsenso

divergências

O produto de uma reunião deve ser explicito para que os elementos de acordo não sejam questionados.As divergências residuais devem ser explicitadas para ser tratadas mais tarde.

Reformular e validar

Reformular e validar

Desenrolar

Focalizar o debate sobre os temas de realce e evitar

As digressões

O êxito de uma reunião depende da percepção de sua

produtividade pelos participantes

Evitar a personalização do debate

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A distribuição dos papeis

AnimadorOrganizar o debate, distribuir o tempo de palavra, limitar as digressões…,

garantir o respeito da pauta do dia.

Gerenciar

Tomar distância em relação aos atores, validar a progressão do trabalho, arbitrar e incentivar se necessário, sintetizar e definir o caminho a seguir.

Secretário

Ficar atento ao conteúdo dos debates, reformular as intervenções para facilitar o entendimento mutuo, recolher os resultados do trabalho coletivo

(pontos de acordo e divergências).

Decidir

Capitalizar Organizar

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Se preparar a conduzir a reunião

Trabalhar a sua concentração

Prepara o seu dossiê

Preparar a sua argumentação

Esclarecer o(s) objetivo(s)

Garantir as condições

Formular o objetoDefinir o objetivo

Iluminar o caminho

MomentoDuração

LocalFacilidades

Identificar seus interlocutores

Identificar as alianças

Antecipar as objeções

Preparar o terreno

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Não esquecer de abrir a reuniãoNo inicio da reunião

Organizar a fase de apresentação dos participantesSe fizer um tour de tabela de apresentação, defina a « norma »

apresentando-se antes de ceder a palavra a outro participante Defina o objeto da reuniãoNão confundir objeto e objetivo de uma reunião. O objeto deve ser

claro, o objetivo pode não ser explicito no inicio. Defina o método propostoPara que uma reunião seja produtiva, é importante ter um método e

trabalho (facilita a objetivação dos debates e a formalização das conclusões)

Defina e atribua os papeis(secretária/ animador/ manager)

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Dirigir a reuniãoUtilize vários tipos de interações

Produção : produzir novas ideias. Facilitação : organizar o trabalho entre os membros, garantir que

o objetivo é atingido. Regulação : escutar a « musica » do grupo, dizer o que não foi

dito pelos outros.

Se for questionado,.. Responda dizendo em que capacidade: Como membro de uma instituição à qual pertence, pensa... Como perito, pensa… Como animador/secretário/ manager da reunião, pensa…

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Evitar uma sucessão de trocas bilateraisNão deve haver trocas bilaterais e uma reunião. Segundo o nível de estresse dos participantes, essa dinâmica produz indiferença, conversas à parte, aborrecimento, … ou ansiedade, frenesim, … e raramente escuta.

É necessário se esforçar por produzir trocas multilaterais centradas em uma problemática comum suscitando contribuições e um comportamento de escuta e de associação a fim de ultrapassar os interesses particulares ao proveito do interesse coletivo.

S C Tema comum

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Ne Não esquecer de encerrar a reunião

No final da reunião Evitar a « ilusão de grupo »:Tome tempo para esclarecer duvidas e valide as decisões como

manager. Certifique-se da operacionalidade das decisões: Teste a exequibilidade, a pertinência de conteúdo, os prazos de

implementação, a vontade de fazer. Transforme as decisões em compromissos.Atribua a responsabilidade da implementação. Precise o resto do processo.Fixe os próximos encontros e defina ou atribua o trabalho para

realizar entretanto.

A procura de consenso revela os interesses individuais e comuns, a fim de encontrar a solução mais próxima do interesse geral.

O regateioFaz perder de vista o

objetivo comum.

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Procurar um acordo

Efeitos perversos levando à negociação podem aparecer.

Quando os consensos parecem se equilibrar, temos tendência para

entrar em um jogo mesquinho.

Resulta de concessões reciprocas.

OCompromisso

O consenso

Resulta da análise de todos os protagonistas do contexto e de suas restrições a fim de resolver uma problemática.

SumárioSumário

Desenrolar da reunião

Busca de uma resposta a curto prazo

Três abordagens diferentes condicionam a visão dos professores:Há os que consideram que sua secretária se deve comportar como uma autêntica assistente. Delegam a gestão de sua agenda, confiam-lhe a redação de todos os documentos produzidos, cartas simples, documentos pedagógicos, relatórios de pesquisa e lhe pedem para gerir as aulas que dão (planificação, testes, reprografia dos documentos da aula, ... ) assim como as relações com os serviços da escola (administração, escolaridade). Alguns até os encarregam de tratar as questões relativas a sua vida profissional fora das escola (conselho, pesquisa externa). São muito afeiçoados a sua secretária e não gostam de a dividir com outros, nem de mudar. Os que consideram que nunca se é tão bem servido como elo próprio, e preferem fazer tudo, ou quase, eles próprios. Redigem suas cartas e documentos pedagógicos em seu computador pessoal, não comunicam, a não se rem casos excecionais, sua agenda a sua secretária, mas lhe confiam tudo o que necessite antecipação e organização, nomeadamente a gestão « administrativa » do ensino sob sua responsabilidade (reprografia e distribuição dos documentos) e as relações com os serviços de escolaridade. Dividir não lhes coloca nenhum problema existencial. Para estes, as secretárias devem ser intercambiáveis quando necessário para assegurar a continuidade do serviço.Há por fim os que consideram que uma secretária é uma datilografa que deve dedicar a totalidade de seu tempo a redigir documentos e a gerir a reprografia. Para estes, é necessário organizar o secretariado como um polo reprografia. Esperam do secretariado do departamento uma disponibilidade total para digitar sem demora os textos quando necessário.

A visão dos professoresA visão dos professores

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As expetativas das secretárias não são mais homogêneas :

Há as que aspiram a um estatuto de assistente a quem são delegadas responsabilidades e que desejam que sua função seja reconhecida por todos os interlocutores professores como responsáveis administrativos ou encarregados do ensino.

Há as que não querem assumir tais responsabilidades, mas desejam trabalhar para um (ou até dois) professor(es) (desde que tenham os mesmo hábitos), tratar de sua agenda, resolver assuntos que lhes ao conferidos, redigir documentos.

Concordam, todavia, sobre dois pontos:Rejeição do funcionamento de polo que consideram como a expressão de um “taylorismo arcaico”. Primazia concedida à personalização de suas relações com os professores que assistem.

As expetativas das secretáriasAs expetativas das secretárias

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Duas dimensões determinantesDuas dimensões determinantes

Solidariedade?

Auto organização?

Lealdade?

Compatibilidade?

Equidade?

Compromisso?

Aprendizagem?

Investimento?

O funcionamento em equipe :Se considera ?que as secretárias formam uma equipe que deve assumir um conjunto de responsabilidades.ouque cada secretária trata somente o que diz respeito aos professores que lhe estão associados.

A perspectiva temporal:Se considera ?Que se pode edificar a médio prazo.ouque o turno-over obriga a raciocinar a curto prazo.X

X

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A situação de partidaA situação de partida

G1 G2Bloche Jolivet Thomas

G1

Ledoux X

Camus X

G2

Durant X

Riquet X

Altran X

G3

Weber X

Posição dos atores/ situação atual

Altran NNS Bloche

Weber NS

Ledoux NSSQ Thomas

Riquet SQ

Durant NSQ Jolivet

Camus SQSQ = Statu Quo NS = Nao SatisfeitoN = Neutre

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Otimizar segundo três planosOtimizar segundo três planos

Conce

pção

da

prof

issão

Empatia Quantidade de trabalho

Bloche Jolivet Thomas

Ledoux +/+ =/= -/+

Camus =/= +/+ -/=

Durant =/= =/= =/=

Riquet =/= =/= =/+

Altran +/= =/= =/=

Weber -/- =/= +/=

G1 G2Bloche Jolivet Thomas

G1Ledoux XCamus X

G2Durant XRiquet XAltran X

G3 Weber X

C P

Ledoux 3 X

Camus 6 X

Altran 4 X

Weber 8

Durant 6 X

Riquet 6C = Aula P= Pesquisa

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Concepção da profissão Empatia

As possibilidades de associaçãoAs possibilidades de associação

G1 G2Bloche Jolivet Thomas

G1Ledoux XCamus X

G2Durant XRiquet XAltran X

G3 Weber X

G1 G2Bloche Jolivet Thomas

G1Ledoux XCamus X

G2Durant XRiquet XAltran X

G3 Weber X

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O distribuição da quantidade de trabalhoO distribuição da quantidade de trabalho

G1 G2Bloche Jolivet Thomas

G1

Ledoux X

Camus X

G2

Durant X

Riquet X

Altran X

G3

Weber X

Charge de travailLedoux 3X

9XX BlocheDurant 6XRiquet 6

14 ThomasWeber 8Altran 4X

12X JolivetCamus 6X

Charge de travailLedoux 3X

7XX BlocheAltran 4X

Riquet 614 Thomas

Weber 8Durant 6X

12XX JolivetCamus 6X

G1 G2Bloche Jolivet Thomas

G1

Ledoux X

Camus X

G2

Durant X

Riquet X

Altran X

G3

Weber X

Altran

Durant9XX

10XX

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Os interesses dos participantes são satisfeitosAssenta em um conjunto de critérios objetivos, aceites por todosÉ rico em opções criativas papar cada uma das partes

É mais vantajoso do que a melhor solução de substituição de cada uma das partes

Foi obtido graças a uma comunicação de qualidade

Reforçou a relação entre as partes

Corresponde às minhas opções estratégicas

As caraterísticas de um bom acordoAs caraterísticas de um bom acordo

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