Sistema de Custos e Qualidade dos Gastos Públicos - Maria .3-Planilha de alocação de recursos

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  • sistema de custos e qualidade nos gastos pblicos 1

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    SUMRIO Pgina

    1. Apresentao.......................................................................................3

    2. Introduo............................................................................................6 3. Por que desenvolver um sistema de custos para a administrao pblica?..............................................................................................11 4. Desenvolvimento do sistema de custos para o Estado da Bahia.15 4.1. Uniformizar o entendimento da metodologia ABC.................16 4.2. Levantamento dos centros de custos......................................20 4.3. Levantamento dos recursos......................................................21 4.4. Levantamento das atividades relevantes e os direcionadores . das atividades..............................................................................25 4.5.Identificao e seleo dos direcionadores de recursos........29 4.6.Alocao do custo departamental ao custo de cada unidade30

    5. Modelagem do sistema de custos....................................................32 6. Validao e manuteno do sistema de custo................................36 7. Criao de indicadores de desempenho.........................................38 8. Qualidade do gasto pblico..............................................................47

    9. Comparao com o PGM..................................................................53

    10. Consideraes Finais.......................................................................58 11.Bibliografia.........................................................................................61 Anexos: 1- Registro de Visita 2-Mapeamento das atividades 3-Planilha de alocao de recursos s atividades

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    Agradecimentos Agradeo a existncia desta monografia ao incentivo, boa vontade e dedicao do colega e coordenador do projeto Carlos Ramos, que me deu suporte

    no decorrer deste processo.

    Agradeo tambm s pessoas que contriburam para o desenvolvimento do

    Sistema de Custos e, consequentemente, para essa monografia, como a

    liderana assumida pelo Secretrio da Fazenda Albrico Mascarenhas, o apoio do

    Superintendente da rea Financeira Jos Andrade Costa, a capacidade e

    dedicao do gestor do projeto Carlos Ramos de Miranda Filho; o domnio sobre

    sistema de informao de Murilo Costa; o grande envolvimento dos colegas da

    equipe Francisco Aldeci Ferreira, Tertuliano Almeida, Carlos Joaquim de Carvalho,

    Daniel Medeiros, Lcio Teixeira, Djalma Santana e Fernando Halla Jnior; e a

    utilizao da metodologia j aprovada pelos professores Hong Yuh Ching e Diana

    que atravs dos cursos ministrados nos ajudaram a traar as metas, deixar claros

    os objetivos do projeto, concentrao nos problemas-chave e cumprimento de um

    cronograma.

    Desejo tambm expressar meus agradecimentos aos colegas e professores do

    Curso por fazerem com que esta jornada valesse a pena.

    No poderia deixar de agradecer a lembrana e o incentivo do colega Alosio

    Meirelles, sem o qual no teria feito esta Ps-Graduao.

    Salvador, julho de 2002

  • sistema de custos e qualidade nos gastos pblicos 3

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    1. Apresentao

    Esta monografia, que a dissertao de concluso do curso de Ps-Graduao em Administrao Pblica, segunda turma promovida pela Secretaria da Fazenda

    do Estado da Bahia, resulta, na realidade de um resumo do trabalho que est

    sendo desenvolvido pela equipe da Coordenao de Estudos e Avaliaes

    Setoriais da Diretoria de Oramento Pblico da Secretaria da Fazenda, para a

    implementao de um Sistema de Custos para a Administrao do Estado da

    Bahia.

    O trabalho desenvolvido (ainda em fase de implementao) teve como projeto

    piloto as Secretarias da Fazenda, de Administrao e de Planejamento,

    entretanto, como fiz parte da equipe setorial da Secretaria da Fazenda, o campo

    de pesquisa analisado foi no mbito dessa Secretaria.

    Para uma melhor compreenso desta experincia com o Sistema de Custos, esta

    monografia apresentada em 7 captulos.

    Nos captulos 4 a 5, foram descritos todos os passos seguidos pela equipe para se chegar at a fase atual do projeto (Julho /2002) que constam: 4.1 uniformizar o entendimento da metodologia do ABC. 4.2. levantamento dos recursos 4.3. levantamento das principais atividades da Secretaria da Fazenda e dos direcionadores das atividades. 4.4. identificao e seleo dos direcionadores de recursos. 4.5. alocao dos recursos s atividades. 5. modelagem do sistema.

  • sistema de custos e qualidade nos gastos pblicos 4

    Os captulos 6 a 9 foram resultados da experincia adquirida nos ltimos oitos anos de atuao direta com o sistema PGM.

    Aproveitando o conhecimento que obtive trabalhando com o sistema PGM , seis

    anos como supervisora da Inspetoria de Brotas (hoje Bonoc) e dois diretamente

    na elaborao de relatrios mensais de acompanhamento da arrecadao na

    Coordenao de Estudos da Diretoria de Oramento Pblico da Secretaria da

    Fazenda acrescentei um relato do sistema PGM- Planejamento de Mercado , e fiz

    algumas adaptaes ao sistema ACP - Sistema de Apropriao de Custos Pblicos.

    Entendo que essa experincia com os sistemas de gesto em relao receita,

    principalmente o PGM, fornece importantes lies para se atingir um progresso

    mais rpido na aplicao do ACP em relao aos gastos pblicos.

    No captulo 7 esto os Indicadores de Desempenho, Metas de Custos, Relatrios de Acompanhamento de Desempenho, Reunies de Metas e Premiao. Observa-se que se trata meramente de uma adaptao dos procedimentos utilizados em relao no sistema PGM, cujo foco o controle da

    Arrecadao do Estado "RECEITA para o ACP, que focalizar o controle dos Custos DESPESAS /GASTOS do Estado.

    Os Indicadores de Desempenho foram determinados de acordo com a definio

    de categorias de Indicadores adotada pela AGE- Auditoria Geral do Estado, que

    tambm adotada pelo Governo Federal.

    Com a experincia adquirida nos trabalhos realizados com o PGM tive a

    oportunidade de observar uma importante mudana cultural no que se refere

    viso dos gestores com relao ao controle da arrecadao do Estado com a

    implementao do Sistema PGM.

  • sistema de custos e qualidade nos gastos pblicos 5

    Possveis problemas podero surgir que incluem o medo de ser controlado,

    resistncia em alterar a estrutura de uma determinada atividade e falta de

    disposio e de aprender novos procedimentos e tcnicas.

    Entretanto, planejamento estratgico lidar com desafios, como bem lembra o

    termo "estratgia" que vem da linguagem militar, trazendo tona a luta pela

    sobrevivncia e o domnio, ou derrota e aniquilamento.

    As metas de um novo sistema de custos no podem ser como um ponto de

    chegada fixo, l em frente. Elas se parecem mais com horizontes possveis que

    nossa ao tenta tornar efetivos, num processo por etapas e ajustes sucessivos.

    O erro no necessariamente um fracasso, mas um alerta para a necessidade de

    aes corretivas ou, ainda, de reviso da leitura da situao e, eventualmente, at

    de redefinio da meta final.

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    2. Introduo Muito se tem discutido sobre os efeitos benficos ou mesmo malficos da globalizao do mundo hodierno. Contudo, nessa reflexo, algo absoluto, a sua

    irreversibilidade. Somente uma coisa certa: tudo continua mudando e numa

    velocidade extraordinria. Nesse ambiente de profundas mutaes nos vrios

    cenrios de ordem poltica, econmica e social, dois conceitos merecem uma

    reflexo: eficincia operacional e eficcia estratgica.

    Eficincia fazer as aes corretamente e eficcia fazer as aes certas. Dessa

    forma, eficincia operacional tem foco no processo, no modus operandi, na forma

    de executar um determinado conjunto de tarefas numa organizao industrial ou

    numa empresa de servios, por exemplo.

    A eficincia operacional tem a ver com maior produtividade e para increment-la a

    organizao pode ter necessidade de investimento de capital, mudar pessoal, ou

    simplesmente, adotar novos sistemas de gesto.

    Dito de outra forma, a eficincia operacional essencial para uma performance

    singular. desenvolver melhor as atividades para que se alcance um nvel de

    desempenho superior. Portanto a eficincia operacional algo de relevncia

    fundamental para a competitividade das empresas por um curtssimo espao de

    tempo. Um outro conceito precisa ser posto em prtica: a eficcia estratgica.

    Como se sabe, eficcia est relacionado a resultados, a clientes e mercados.

    Assim, pode-se ser os mais rpidos e os mais econmicos na produo de um

    determinado produto ou no oferecimento de um servio especfico. E da? A

    pergu