Sistema de descrição arquivística em contexto empresarial...
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Sistema de descrição arquivística em contexto empresarial hospitalar
Caso de Estudo
José Pedro Maçorano Gabriel David
Fernanda Gonçalves
Desafio
Oportunidade de melhoria
Necessidades de acesso a informação retrospetiva por parte do CA (Conselho de Administração)/SOA (Serviço de Organização Administrativa);
Desatualização do sistema de arquivo utilizado e volume de informação em causa resultam em constrangimentos e demoras no acesso à informação, influenciando a capacidade de recuperação e a eficácia/completude da mesma.
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Projeto
Implementação de boas práticas nacionais e internacionais: ◦ ICA – ISAD(G) e ISAAR(CPF).
◦ DGLAB – No enquadramento da ACE - MEF e MIP.
◦ Boas práticas de gestão - Gestão por processos.
Implementação de procedimentos e tecnologias informáticas atuais - ICA-AtoM como solução informática de suporte.
Perspetiva integrada de gestão da informação - suporte aos processos de tomada de decisão, potenciando o acesso/reutilização da informação administrativa retrospetiva de suporte a processos funcionais atuais.
Lançar as bases para a preservação digital do Arquivo do CA.
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MEF CHSJ
Projeto
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Sistema de informação do CA/SOA
ISAD(G) e ISAAR(CPF)
Planos de classificação
funcional
Macroestrutura Funcional/MIP
Gestão por Processos
Sistema de Arquivo CHSJ ICA-AtoM
Sistema de Informação – CA/SOA
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Predominância do critério orgânico;
Compartimentação e redundância de informação;
Dificuldade em assegurar standardização (documentos /procedimentos);
Reduzida exploração efetiva de ferramentas informáticas em uso– informação não clínica;
Uso de suporte papel (vs. digital <≠> valor legal);
Dificuldades na gestão e recuperação de informação retrospetiva;
Colaboradores assumem necessidade de melhoria.
Entrevista estruturada (diretor do SOA); Questionário a colaboradores; Análise documental; Análise orgânico-funcional
Sistema de Informação – CA/SOA
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Necessidades identificadas Estruturar os fluxos de informação internos e externos; Recuperação de informação retrospetiva - baixo nível de
ruído, elevada completude, sem limite de antiguidade; Recuperação da informação retrospetiva por
colaboradores integrados em diversos processos/unidades;
Garantia de segurança da informação e no seu acesso; Seleção da informação a integrar no arquivo; Utilização preferencial de informação
digital/digitalizada – acesso rápido e múltiplo, diminui a duplicação;
Acesso e/ou integração de outros arquivos; Integração da informação proveniente de outras
unidades orgânicas internas e instituições externas.
Planos de Classificação Funcional
Planos de Classificação Funcional
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A utilização de um Plano de Classificação Funcional assume que apenas o fator funcional é determinante do significado da informação e seu valor informacional.
Gestão por processos Conformidade não verificada no SOA
CHSJ constituiu um contexto ideal – Gestão por Processos
Trabalho exploratório do potencial de aplicabilidade e exequibilidade da substituição/complemento do PC da instituição;
Específicos de cada instituição, dada a
singularidade de funcionamento e organização das
mesmas.
MEF CHSJ
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Planos de Classificação (PC)
Fatores determinantes do significado e valor informacional
Os PC têm que refletir os fatores essenciais que determinam o significado da informação e seu valor informacional, sob pena de não cumprirem a sua função.
Análise da instituição/tipo de instituição Inadequação de PC externos
Contexto de produção da informação
CHSJ => PC Orgânico-Funcional
MEF CHSJ
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Poderá a MEF substituir um PC Orgânico Funcional?
Recontextualização da deliberação no respetivo Processo de Negócio, após a descontextualização funcional resultante da primazia do critério orgânico.
MEF CHSJ (exercício exploratório)
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Funções Subfunções Processos
300
ADMINISTRAÇÃO
DE DIREITOS,
BENS E SERVIÇOS
300.10 AQUISIÇÃO,
VENDA, ABATE
OU PERMUTA
300.10.01 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO
DE SERVIÇOS CLÍNICOS
300.10.02 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO
DE SERVIÇOS NÃO CLÍNICOS
300.10.03 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO
DE EQUIPAMENTOS NÃO CLÍNICOS
300.10.04 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO
DE EQUIPAMENTOS CLÍNICOS
300.10.05 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO
DE MEDICAMENTOS E REAGENTES
300.10.06 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO
DE CONSUMÍVEIS
MEF CHSJ (exercício exploratório)
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Funções Subfunções
150 PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA
150.10 DEFINIÇÃO E AVALIAÇÃO DE POLÍTICAS
150.20 PLANEAMENTO, AVALIAÇÃO E MELHORIA DE SERVIÇOS
250 ADMINISTRAÇÃO DE RELAÇÕES DE TRABALHO
250.10 ESTABELECIMENTO E CESSAÇÃO DE RELAÇÕES DE TRABALHO
250.20 GESTÃO DE RELAÇÕES INDIVIDUAIS DE TRABALHO
300 ADMINISTRAÇÃO DE DIREITOS, BENS E SERVIÇOS
300.10 AQUISIÇÃO, VENDA, ABATE OU PERMUTA
300.40 PROTEÇÃO, CONSERVAÇÃO E VALORIZAÇÃO
300.50 UTILIZAÇÃO, EXPLORAÇÃO E RENDIBILIDADE
350 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 350.10 EXECUÇÃO ORÇAMENTAL
350.30 GESTÃO DE TESOURARIA
500 SUPERVISÃO, CONTROLO E RESPONSABILIZAÇÃO
500.10 INSPEÇÃO, AUDITORIA, FISCALIZAÇÃO E MONITORIZAÇÃO DE CONFORMIDADE À NORMA
500.20 AÇÃO DISCIPLINAR
500.40 IMPUGNAÇÃO ADMINISTRATIVA 700 PRESTAÇÃO DE CUIDADOS DE SAÚDE
700.20 SERVIÇOS CLÍNICOS
800 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS TÉCNICOS E CIENTÍFICOS, INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO
800.20 EXECUÇÃO DE PROJETOS DE INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO
ICA-AtoM – Implementação e Povoamento
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Parametrização da aplicação em função do CHSJ:
i. Diagnóstico de problemas e sua solução;
ii.Estrutura OF e documental;
iii. MEF;
iv. Indexação por assuntos;
v. Tradução;
vi. Personalização visual – CHSJ.
vii. Integração na política de backups - CHSJ.
Diagnóstico de problemas na aplicação
Problema
Pesquisa Pesquisa em língua portuguesa
Resultados da pesquisa
Preenchimento Termos de indexação e registos de
autoridade
Objetos digitais
Integração dos objetos digitais nas
descrições
Criação dos Thumbnails
Exportação/
Importação
Termos de indexação
Duplicação de descrições e termos de
indexação
Perda de elementos descritivos nos registos
de autoridade e taxonomias
Imperativo Legal =>
Valor probatório; Menor valor funcional.
Imperativo Operacional =>
Maior valor funcional; Reconstituição do processo.
ICA-AtoM – Implementação e Povoamento
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Resultam do mesmo ato informacional
=> uma Série
Atas e Deliberações das reuniões do CA
Atas das reuniões do CA
Deliberações das reuniões do CA
Estrutura documental
Descrição: não detalhando deliberações.
MEF: classificação única.
Descrição: detalhando as deliberações.
MEF: classificação múltipla.
ICA-AtoM – Implementação e Povoamento
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Povoamento da aplicação
Definição da estrutura do arquivo;
1954, 2001, 2003;
Deliberações:
Ex: 130 folhas (média), 46 decisões, 26 assuntos, 13 processos (MEF), 159 nomes.
máximo: 320 folhas.
Conclusões
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- Aplicação como repositório digital no CHSJ, freeware, MySql (integração, migração, evolução) => boas práticas na ACE/Setor da saúde - Orientação estratégica;
- Mais-valia da utilização de software de arquivo em contexto empresarial – Promoção de uma perspetiva de gestão integrada e reutilização da informação produzida/ armazenada pelo CHSJ;
- MEF – evolução: possível benefício da orientação para a gestão por processos no CHSJ; enquanto instrumento de interoperabilidade e não substituição do PC;
- Base de trabalho para gestão por processos no CHSJ: diagnóstico do Sistema de Informação CA/SOA.
Conclusões
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- Relação intrínseca: Modelo de gestão => realidade informacional => Planos de Classificação
Trabalho futuro - Uso da ferramenta no CHSJ – informação retrospetiva do
arquivo do CA,
- Evolução da MEF e da linguagem controlada de indexação;
- Alargamento a outros arquivos/informação não clínica.
- Estudo orgânico-funcional retrospetivo e alargado;
- Integração com sistemas de produção de informação.
- Desenvolvimento da Gestão por processos - CHSJ.