Sistema de Informação do ICEIS na Internet

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SISTEMA DE INFORMAÇÃO DO ICEIS NA

INTERNET

Vânia Patrícia Pires Ramos

[email protected]

Resumo: Face à necessidade de elaboração de um sistema de informação que divulgue e

faça a gestão do ICEIS foi proposta a elaboração de um projecto envolvendo

base de dados e programação na Internet, tecnologias de vanguarda que estão

a ser muito procuradas no mercado. É este projecto que é apresentado no

artigo, em conjunto com o enquadramento organizacional e os fundamentos,

objectivos e efeitos esperados do mesmo. O artigo termina com algumas

sugestões para desenvolvimentos futuros.

1 INTRODUÇÃO Com o passar do tempo a Internet passou a ser “obrigatória” em instituições públicas e

privadas devido às suas funcionalidades. É um mundo inesgotável, dinâmico e surpreendente de

informação que se abre perante os utilizadores, de todas as raças, de todas as classes etárias e

económicas. Cada vez mais o sucesso depende da informação que se possui e a Internet permite

obtê-la com um simples click. É um meio através do qual se podem trocar conhecimentos e

experiências, permitindo divulgar eventos e promover culturas e regiões.

Tendo por base o que se acabou de referir, cada vez mais se tornou evidente a crescente

necessidade de elaboração de um site em interacção com base de dados, que de uma forma

simples permita disponibilizar a informação e os eventos do ICEIS (International Conference of

Enterprise Information Systems), bem como efectuar a sua gestão.

O ICEIS é uma conferência internacional dos sistemas de informação empresariais, que se

realiza anualmente desde à três anos, cujo propósito é o de reunir especialistas relacionados de

alguma forma com as tecnologias de informação (investigadores, engenheiros, profissionais ou

simples curiosos) e que têm em comum a paixão pelos avanços tecnológicos, a partilha de

conhecimentos e experiências, e a convivência com culturas diferentes. Actualmente abrange

quatro áreas distintas das tecnologias de informação: base de dados e integração de sistemas de

informação, inteligência artificial e sistema de apoio à decisão, computação na Internet e

comércio electrónico, e especificação e análise de sistemas de informação.

Trabalho supervisionado pelos Professores: Fernando Valente e Joaquim Filipe

2ª Workshop de Projectos de Fim de Curso de Informática de Gestão Outubro de 2001

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Para solucionar o problema proposto, dividiu-se o projecto em duas partes distintas. Numa

primeira fase foi elaborada uma análise detalhada à base de dados existente com o intuito de

analisar as necessidades e problemas da mesma. Depois desta análise procedeu-se à

restruturação para evitar os problemas ocorridos em anos anteriores. A segunda fase do projecto

engloba o trabalho efectuado no site do ICEIS. Com o objectivo de obter uma melhoria global

em todos os aspectos, foram acrescentadas funcionalidades e melhoradas outras. A prioridade

era a de tornar a gestão do site mais eficiente para que o utilizador no futuro tenha um contacto

mais estreito e mais produtivo com o mesmo.

2 ENQUADRAMENTO ORGANIZACIONAL DO PROJECTO

2.1 Apresentação da Organização

2.1.1 Designação Social

A Escola Superior de Tecnologia de Setúbal (EST Setúbal), foi criada a 26 de Dezembro

de 1979, Decreto-Lei n.º 513-T/ 79, sendo uma unidade de ensino politécnico integrada no

Instituto Politécnico de Setúbal (IPS).

2.1.2 Localização

A escola situa-se no Campus do IPS, sito na Rua Vale de Chaves, Estefanilha, a cerca de

6 km da cidade de Setúbal, com bons acessos às auto-estradas e àcapital portuguesa.

2.1.3 Estrutura Interna

Da organização interna da EST Setúbal fazem parte os Órgãos de Gestão Central, que

dirigem toda a organização, os Departamentos ou Secções Autónomas, unidades orgânicas

propensas para o ensino, para a investigação e desenvolvimento e para a prestação de serviços, e

os Serviços e Unidades de Apoio Técnico ou Administrativo.

2.1.4 Objectivos

De entre os inúmeros objectivos que a EST Setúbal possui, visando não só o seu

crescimento, como o da região em que insere, e o dos profissionais que emprega e forma,

destacam-se: a formação de alunos segundo elevados padrões de qualidade, actividades de

investigação e desenvolvimento (I&D), a prestação de serviços àcomunidade, a participação em

projectos de cooperação nacional e internacional de âmbito educativo, cultural e técnico e, o

intercâmbio com instituições similares nacionais e estrangeiras.

2.1.5 Serviços

A EST Setúbal presta serviços à comunidade em três áreas de acção: a formação, a

investigação e a consultoria. Os diplomados pela escola, correspondem a mão de obra

qualificada e especializada. Os cursos ministrados actualmente na EST Setúbal são cursos, bi-

Escola Superior de Tecnologia de Setúbal

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etápicos: Engenharia do Ambiente, Engenharia Electrotécnica, Engenharia de Electrónica e

Computadores, Engenharia de Electromecânica, Engenharia de Automação, Controlo e

Instrumentação, Engenharia Informática (ramos informática de gestão e informática industrial),

Engenharia Mecânica-Produção, Engenharia Mecânica-Energia e Engenharia Mecânica-

Automóvel (apenas bacharelato).

2.2 Análise Estratégica

2.2.1 Missão

A EST Setúbal apresenta como missão preparar profissionais altamente qualificados e em

simultâneo promover o desenvolvimento da região onde se insere.

Por forma a atingir com sucesso a sua missão, a escola tem vindo a desenvolver uma

política de abertura àcomunidade envolvente, o que resulta numa maior visibilidade da mesma

e na consolidação de uma imagem de ensino de qualidade, basicamente através de dois meios de

intervenção: a I&D e a prestação de serviços.

2.2.2 Análise SWOT

A análise estratégica ou análise SWOT consiste em caracterizar uma organização nos seus

aspectos internos e externos. Do ponto de vista externo importa analisar as ameaças e as

oportunidades. Já do ponto de vista interno é importante identificar os pontos fortes e os pontos

fracos, os quais são equacionados na definição das opções estratégicas a tomar pela EST

Setúbal.

Oportunidades

§ A EST Setúbal insere-se num distrito de elevada densidade populacional, próximo

de Lisboa.

§ Encontra-se próxima de zonas industriais onde a procura de mão-de-obra

qualificada é grande, assim como de instituições públicas e privadas de prestação

de serviços.

§ A escola apresenta excelentes condições de acessibilidade (proximidade a Setúbal,

a auto-estradas e àcapital portuguesa).

Ameaças

§ O declínio na escolha das engenharias como opção de formação, apesar da elevada

procura de profissionais desta área.

§ A elevada concorrência que se verifica em alguns dos cursos ministrados pela EST

Setúbal.

§ A preferência dos potenciais alunos por universidades de nome reconhecido no

mercado.


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§ O cepticismo da sociedade no que respeita ao ensino Politécnico, para o qual muito

contribui a indefinição por parte do Ministério da Educação.

Pontos Fortes

§ A escola está localizada num ponto estratégico junto a uma zona industrial

economicamente viável e à capital do distrito de Setúbal, possuindo excelentes

acessos.

§ Os cursos ministrados estão bem adequados à região em que a ESTSetúbal se

insere e àprocura existente.

§ A qualidade de ensino, imagem de marca da escola, é bem perceptível aos olhos

das instituições públicas e privadas, e das empresas, o que favorece a inserção dos

alunos no mercado de trabalho.

§ A ESTSetúbal é dotada de excelentes instalações, e de meios materiais e humanos.

§ O ambiente social existente na escola é de entreajuda, o que se torna bastante

enriquecedor e motivante para todos.

§ A existência do horário nocturno e dos cursos bi-etápicos atrai os trabalhadores

estudantes que assim mais facilmente podem adquirir a tão ansiada formação

superior.

§ Realização e participação em congressos e conferências nacionais e internacionais.

Pontos Fracos

§ O rápido crescimento da ESTSetúbal originou que a escola esteja a atingir

praticamente a sua capacidade máxima.

§ Os insuficientes conhecimentos dos alunos que ingressam na escola face às

exigências lectivas.

§ Existem carências no que respeita aos funcionários não docentes, quer a nível da

formação dos existentes quer a nível quantitativo.

§ A inserção prematura dos alunos no mercado de trabalho, relegando para segundo

plano a conclusão do curso.

§ A ESTSetúbal ainda não possui um nome vincado no mercado nacional como

algumas instituições de ensino superior.

2.2.3 Parcerias

Algumas das actividades de formação, investigação e consultoria, levadas a cabo pela EST

Setúbal com o objectivo de aumentar a visibilidade da escola no meio empresarial e rentabilizar

os equipamentos existentes, têm sido realizadas em parcerias com outras instituições públicas,

destacando-se a APCER – Associação Portuguesa de Certificação e a Força Aérea Portuguesa.

De entre as instituições privadas destaca-se a cooperação desenvolvida com a Portucel

Industrial.


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Um outro parceiro estratégico para a escola no que respeita àinvestigação e àprestação de

serviços é o Instituto Superior Técnico.

2.2.4 Análise Concorrencial e de Mercado

Verifica-se que a principal fonte de concorrência da EST Setúbal são as instituições de

ensino superior que ministram cursos de engenharia, muitos dos quais semelhantes aos da

escola. Algumas dessas instituições possuem um prestígio sólido e são conhecidas mesmo

internacionalmente.

A nível de mercado, temos por um lado o mercado de formação, quer inicial quer contínua,

cuja procura é constituída por estudantes que terminam a sua formação secundária e pelos

activos que procuram complementar/actualizar a sua formação base. Por outro, o mercado de

competências cuja procura é constituída pelas instituições públicas e privadas com capacidade

para absorver as competências produzidas pela escola.

Nos últimos anos as candidaturas à EST Setúbal têm vindo a aumentar o que reflecte que a

escola tem correspondido às aspirações do mercado no que respeita àqualidade de ensino.

2.3 Fundamentos, Objectivos e Efeitos Esperados do Projecto

O objectivo do projecto é o de processar o registo dos dados da conferência internacional

dos sistemas de informação empresariais (ICEIS), por forma a que esta se encontre acessível

através do uso dos recursos informáticos, bem como permitir que os eventos e a informação

estejam acessíveis a todas as pessoas que pretendam informações sobre a conferência.

No mundo das comunicações, a existência de um espaço na Web, torna-se indispensável.

Isto devido às inúmeras vantagens que daí advêm, pelo fácil acesso e difusão da informação,

garantida pelo extenso leque de utilizadores em todo o mundo. Daí que o site do ICEIS é de

extrema importância pois,, em grande parte, é através dele que a conferência é divulgada.

O site tem como principais objectivos interligar todos os interessados e intervenientes no

ICEIS, divulgá-lo, processar as submissões dos papers, disponibilizar informação sobre a

conferência e eventos agendados, seus intervenientes e áreas tecnológicas abrangidas.

No domínio da investigação o ICEIS mostra-se importante pois devido àarticulação deste

com outros projectos, adquirem-se contactos e conhecimentos que se mostram fundamentais

para a parte de investigação e consultoria levada a cabo pela EST Setúbal.

No que respeita ao financiamento do ICEIS este é suportado pela EST Setúbal e o

excedente é utilizado de diversas formas, onde a prioridade passa pela aquisição de novos

equipamentos ou upgrades.


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3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO

3.1 Análise de Requisitos

O objectivo deste projecto passa pela criação de um sistema de informação disponível

online que permita não só a gestão do ICEIS como a sua divulgação.

Depois de elaborada uma análise cuidada determinou-se que as funcionalidades prioritárias

para o projecto passam pela:

§ Criação de diversos interfaces que permitam disponibilizar toda a informação

julgada necessária para promover o ICEIS.

§ Introdução, modificação e/ou consulta de dados de autores que efectuam o seu

registo com o intuito de participar na conferência e/ou nas workshops.

§ Introdução, modificação e/ou consulta da informação dos revisores que avaliam os

papers submetidos pelos autores.

§ Submissão de papers, por parte dos autores inscritos no ICEIS, os quais serão

posteriormente avaliados por revisores e publicados ou não nos Proceedings da

conferência.

Toda a informação referente àsubmissão de papers deverá estar armazenada numa base

de dados consistente e normalizada, quer sejam os dados dos autores e dos revisores, qual o

revisor responsável por avaliar cada paper(s), e qual a avaliação atribuída a cada paper.

3.2 Especificações Técnicas

A base de dados de suporte do sistema de informação do ICEIS na Internet, está organizada

de forma a que a informação da revisão dos papers esteja separada da submissão dos mesmos.

Apresenta onze tabelas normalizadas e interligadas de forma relacional. A base de dados foi

implementada em Microsoft Access 2000.

O site usa páginas estáticas em HTML e páginas dinâmicas em ASP, com recurso a

comandos escritos nas linguagens VBScript e JavaScript. As ferramentas utilizadas para as

adições/modificações implementadas foram o DreamWeaver e o Microsoft FrontPage 2000.

Irá ser explicada sucintamente a função de cada uma das tabelas.

3.2.1 Tabela T_Paper

É a responsável por guardar toda a informação referente aos papers submetidos à

conferência e às workshops, assim como o estado do processo de submissão, i.e., se o mesmo

foi cancelado, se a submissão foi feita com sucesso ou se está incompleta.

3.2.2 Tabela T_Autor

A tabela apresenta como objectivo guardar a relação existente entre os papers e o(s)

autor(es).


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3.2.3 Tabela T_Pessoa

É nesta tabela que se encontra registado o nome e o email dos vários autores. O email irá

servir posteriormente para efectuar o login quando o autor pretender efectuar alterações, a partir

do site, nos seus dados pessoais.

3.2.4 Tabela T_Detalhe_Pessoa

Esta tabela surge da necessidade de optimizar a performance da base de dados. É nela que

se encontra todo o detalhe dos dados pessoais dos autores.

3.2.5 Tabela T_Password

É a responsável por guardar as passwords dos vários autores, as quais são criadas através

de uma sequência numérica aleatória.

3.2.6 Tabela T_Revisao

Tem como objectivo guardar os dados referentes àavaliação dos papers efectuada por um

revisor, a qual pode inclusivé ser levada a cabo três vezes e por três revisores distintos.

3.2.7 Tabela T_Pontuacao

A tabela tem como objectivo guardar a escala de pontuação utilizada para a avaliação do

papers das workshops e da conferência.

3.2.8 Tabela T_Revisor

É a tabela onde se encontram registados os campos nome, email e password, os principais

dados referentes a um revisor, pessoa responsável pela avaliação dos papers. É com o recurso

aos dois últimos campos mencionados que os revisores poderão posteriormente, através do site,

proceder a alterações na sua informação, e registar e consultar as suas alterações bem como os

papers que são responsáveis por avaliar.

3.2.9 Tabela T_Detalhe_Revisor

Esta tabela surge da necessidade de optimizar a performance da base de dados. É nela que

se encontra todo o detalhe dos dados pessoais dos revisores, assim como as áreas tecnológicas

em que o mesmo se insere, e quais as workshops em que participa. Estes dois últimos pontos são

de extrema importância pois só assim se pode saber quais os papers que o revisor pode avaliar.

3.2.10 Tabela T_Situacao

É a tabela responsável por guardar os vários estados que podem ocorrer para um revisor.

3.2.11 Tabela T_Colaborador

A tabela guarda informações básicas dos revisores secundários.


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Figura 1 - Relações existentes entre as tabelas da base de dados do ICEIS

3.3 Software Desenvolvido

Como resultado do projecto inicialmente proposto foi desenvolvido um site em interacção

com a base de dados do ICEIS. Este site visa ser acedido por pessoas de todo o mundo e que

vão desde simples visitantes a participantes na conferência.

O site permite de uma forma simples e eficiente, ter acesso a toda o tipo de informação

sobre o ICEIS, bem como a comunicação e interacção entre os diversos intervenientes.

4 ILUSTRAÇÃO DO FUNCIONAMENTO DO SISTEMA Ao aceder ao site oficial do ICEIS (www.iceis.org), o utilizador é contemplado com uma

página principal, a qual serve de ponto de partida para todas as outras que compõem o sistema

de informação do ICEIS online.

Para facilitar a navegação, no lado esquerdo do écran encontra-se uma série de botões que

permitem aceder a outras páginas, as quais por sua vez permitem o acesso a diversos tipos de

funcionalidades e informações da conferência: história, eventos, datas relevantes, programa,

submissão/consulta de papers, workshops, inserção/modificação/consulta de autores e revisores.

Nem sempre é possível a submissão de um paper. Esta opção só é acessível ao utilizador

na barra de navegação quando se está no intervalo de tempo destinado para o efeito. Quando o

utilizador acede à mesma surge uma página que o irá conduzir ao longo de cinco pontos para a

submissão com sucesso: instruções, introdução de contactos do(s) autor(es), introdução de


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informação sobre o paper a ser submetido bem como o ficheiro do mesmo, verificação da

informação introduzida e a confirmação da submissão.

Após um paper ter sido submetido o mesmo é associado a um ou mais revisores, os quais

irão proceder à sua respectiva avaliação. Para o poderem fazer necessitam de se autenticar

perante o sistema. Existe uma opção no site que permite aceder a uma página em que o revisor

introduzirá o seu login (o email) e respectiva password. De igual forma para registar/alterar

informação de um autor e de um elemento do program commitee é necessário efectuar o login, o

processo é idêntico, muito embora as páginas sejam diferentes.

Os revisores possuem um interface com campos para serem preenchidos em que têm várias

classificações a atribuir aos papers que avaliam, assim como, diversos critérios de avaliação.

Figura 2 - Página inicial do site do ICEIS

Figura 3 - Algumas das páginas usadas para a avaliação dos papers submetidos pelos revisores


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Figura 4 - Interfaces para a submissão de um paper


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Figura 5 - Exemplo de interfaces para a gestão da informação do program commitee

Figura 6 - Algumas das páginas utilizadas para a gestão dos dados dos autores do ICEIS

5 CONCLUSÕES E TRABALHO FUTURO Apesar do projecto e do ICEIS, não apresentarem fins lucrativos, mas sim meramente

científicos e humanos, são de extrema importância e são bem visíveis os benefícios que daí

advêm, pois facilita a divulgação da escola, da região, assim como enriquece a troca de

conhecimentos entre culturas.


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Como acções futuras salienta-se a optimização do código desenvolvido, a correcção de

alguns erros e a adição de novas funcionalidades que optimizem o sistema de informação. No

que diz respeito a funcionalidades futuras do site, seria importante o desenvolvimento e

aperfeiçoamento de determinados pontos. A saber:

§ A submissão de papers através de um browser Netscape.

§ A disponibilização de um estudo de âmbito estatístico para analisar a coesão de

critérios para a avaliação dos papers e consequentemente permitir uma ordenação

estruturada dos mesmos.

§ A criação de um meio para efectuar um matching entre as subáreas de cada área

das tecnologias de informação abordadas na conferência e as keywords que o autor

introduz quando submete os papers.

§ O desenvolvimento de um novo conjunto de tabelas da base de dados, páginas

HTML e programas ASP, para suporte à interacção com os autores de artigos e

outros conferencistas, incluindo as respectivas inscrições na conferência e a

informação a disponibilizar na “welcome desk”.

A nível da base de dados de suporte ao sistema de informação, uma intervenção futura

passaria por acrescentar uma tabela para inscrições na conferência e nas workshops, permitir a

distinção entre o autor, o contacto e quem paga a submissão do paper (uma vez que pode existir

distinção entre todos ou podem ser a mesma pessoa) e possuir um campo de situação, i. e., um

campo que permita determinar o estado da revisão dos papers.

AGRADECIMENTOS Agradeço à Escola Superior de Tecnologia de Setúbal por me ter proposto o tema que

serviu de base àrealização deste trabalho. Estou particularmente grata aos Professores Fernando

Valente e Joaquim Filipe pela disponibilidade demonstrada no acompanhamento da realização

do projecto, fornecendo toda a informação e esclarecimentos necessários.

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